Programma Drechtstedendinsdag 7 september 2010, middaggedeelte

Transcriptie

1

2

3

4

5 Programma Drechtstedendinsdag 7 september 2010, middaggedeelte uur Collegevergaderingen: De colleges van Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Sliedrecht en Zwijndrecht vergaderen in het Regiokantoor uur Pauze uur Gezamenlijke lunch in de centrale hal in de kelder van het SCD, Noordendijk 248 te Dordrecht, inclusief actuele mededelingen door de voorzitter van de Drechtsteden uur Portefeuillehoudersoverleggen/themabijeenkomsten Fysiek Voorzitter: dhr. A.S. Scholten Sociaal Voorzitters: dhr. H.A. Nieuwstraten, dhr. D.A. van Steensel Bestuur Voorzitter: dhr. A.B. Blase Dit eerste portefeuillehoudersoverleg in de nieuwe samenstelling staat in het teken van een inhoudelijke kennismaking met de beleidsvelden Fysiek. De regionale portefeuillehouders lichten de beleidsvelden kort toe, met een korte terugblik naar de afgelopen periode en vooruitblik naar de nieuwe opgaven. - Kennis maken met elkaar en de inhoud van het beleidsterrein. Terug- en vooruitblikken aan de hand van de evaluatie MJP en de maatschappelijke agenda. - Behandeling inhoudelijk onderwerp Zorg voor jeugd. - Kennismaking en introductie: verkenning van de bestuurlijke agenda / PFO Bestuur. - Discussie over rol en positie van de burgemeesters aan de hand van notitie uur Pauze in de centrale hal in de kelder van het SCD uur Themabijeenkomst in de centrale hal in de kelder van het SCD Regionaal Meerjarenprogramma Drechtsteden (RMJP) Middagvoorzitter: dhr. R. Wever Gestart wordt met de presentaties van de collegeprogramma s gevolgd door presentaties over de aanzet van het RMJP en het Innovatieprogramma Drechtsteden (IPD). Na een column als reactie op het RMJP, vindt onder leiding van de middagvoorzitter een plenaire discussie plaats over de hoofdkeuzen in de aanzet tot het RMJP, te weten: a. Onze prioriteiten zijn economie en arbeidsmarkt-kennisinfrastructuur; b. Het fundament is ondersteunend aan deze twee prioriteiten; c. Ons streefbeeld blijft samen stad aan het water ; d. De strategie waarlangs we dat streefbeeld willen bereiken zijn de Pieken; e. Het RMJP is een compact document met de focus op programmeren en uitvoeren; f. De vijf gedefinieerde programma s werken we in maatschappelijke coalities uit tot programmakaarten, waarin tot programmering wordt gekomen als ook de aansluiting met de gemeentelijke programma s wordt gelegd; g. Een Meerjaren Investeringsprogramma (MIP-D) wordt geïntroduceerd en 10 grote projecten worden benoemd en geanalyseerd op quick wins; h. Het Innovatieprogramma Drechtsteden is het instrument voor kwaliteitsverbetering en bezuiniging. Aan de hand van stellingen worden de meningen over de hoofdkeuzes gepeild en conclusies getrokken. Drie groepen (de PFO s Fysiek, Sociaal, Bestuur & Middelen) gaan uiteen en praten door over de invulling van het RMJP: waar gaat het om in de 5 programma s Economie, Ruimte, Arbeidsmarkt, Maatschappij en Bestuur. Tenslotte vindt plenaire terugkoppeling plaats uur Gezamenlijke maaltijd in het restaurant van het Regiokantoor Zie verder het programma voor het avondgedeelte

6

7 Concept-agenda voor het Portefeuillehoudersoverleg Fysiek op 7 september 2010 van uur één van de vergaderkamers van het SCD, Regiokantoor te Dordrecht 1. Opening, persoonlijke kennismaking, mededelingen en vaststellen concept-agenda Ontwerp-besluit: Vaststellen van de concept-agenda 2. Eerste inhoudelijke kennismaking met de fysieke beleidsvelden - Economie door dhr. A.S. Scholten - Toerisme en Recreatie, Bereikbaarheid, Groen door dhr. S.J. Veerman - Ruimtelijke Ontwikkeling, Water door dhr. P.H. Sleeking - Milieu, Wonen en Stedelijke Vernieuwing door dhr. T.A. Stoop De onderliggende stukken zijn te downloaden via intranet: - Overdrachtsdocument Economie - Overdrachtsdocument Toerisme - Overdrachtsdocument Verkeer en Vervoer - Milieu in de Drechtsteden 2009 (Overdrachtsdocument Groen, Water, Milieu en Ruimtelijke Ontwikkeling) - Overdrachtsdocument Wonen en Stedelijke Vernieuwing Ontwerp-besluit: Ter informatie (De bedoeling is alvast de focus te richten op het nieuwe regionale MJP. Inhoudelijke discussies per beleidsveld worden gevoerd in de themabijeenkomst vanmiddag vanaf uur) bijlage 1 Tijdstip Stukken ter kennisname De onderliggende stukken zijn te downloaden via intranet: - Concept-verslag Portefeuillehouderoverleg Economie & Bereikbaarheid d.d. 11 februari Concept-verslag Portefeuillehouderoverleg Ruimte, Groen en Milieu d.d. 25 maart Concept-verslag Portefeuillehouderoverleg Wonen & Stedelijke Vernieuwing d.d. 17 juni 2010 Ontwerp-besluit: Kennisnemen van de concept-verslagen 4. Rondvraag en sluiting De volgende vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg Fysiek vindt als onderdeel van de Drechtstedendinsdag plaats op dinsdag 5 oktober 2010.

8

9 bijlage 1 Vergadernotitie voor het Portefeuillehoudersoverleg Fysiek op 7 september 2010 Onderwerp Eerste inhoudelijke kennismaking met de fysieke beleidsvelden Status Ter informatie. Aandachtspunten van de portefeuillehouder bij agendering Niet van toepassing. Voorstel Kennisnemen van de hoofdlijnen van de fysieke beleidsvelden in de Drechtsteden agendapunt 2 datum 22 augustus 2010 bestuurlijk pfh. A.S. Scholten akkoord best.pfh d.d. 24 augustus 2010 steller J.K. de Jong doorkiesnummer Jk.de.jong@drechtsteden.nl Ontwerp-besluit Kennisnemen van de hoofdlijnen van de fysieke beleidsvelden in de Drechtsteden Korte voorgeschiedenis en wijze van voorbereiding Maart jl. hebben de gemeenteraadsverkiezingen plaatsgevonden. Deze verkiezingen hebben geleid tot een nieuwe samenstelling van gemeenteraden en colleges. Daarmee hebben ook de Drechtraad, het Drechtstedenbestuur en de portefeuillehoudersoverleggen (PFO s) deels een gedaanteverwisseling ondergaan. Daarom staat dit eerste PFO een inhoudelijke kennismaking met de fysieke beleidsvelden centraal. Elke regionaal portefeuillehouder zal in de vergadering zijn beleidsvelden kort toelichten (circa 15 minuten per portefeuillehouder) en een doorkijk geven naar de opgave voor deze collegeperiode. Ter voorbereiding op dit PFO is voor elke beleidsveld een overdrachtsdocument opgesteld. Dit overdrachtsdocument is een beknopt overzicht van de lopende regionale activiteiten in Het overdrachtsdocument is geen compleet overzicht van alle activiteiten uit de afgelopen collegeperiode. Hiervoor wordt u verwezen naar de evaluatie van het rmjp welke op 17 februari 2010 is behandeld in de Drechtraad (zie website). Advies aan DSB Niet van toepassing. Relatie met andere (interne) beleidsterreinen/organisaties Regionaal Meerjarenprogramma (rmjp) Aansluitend aan de PFO s is er dinsdagmiddag 7 september een themabijeenkomst voor alle colleges en onze vaste maatschappelijke partners. In die bijeenkomst staat de opzet voor het nieuw regionaal Meerjarenprogramma centraal. Als gevolg van de effecten van de economische laagconjunctuur en de daaruit volgende bezuinigingsopgave is het noodzakelijk lokaal en regionaal scherpe keuzen te maken. Consequenties Personele en organisatorische consequenties Niet van toepassing. Juridische consequenties Niet van toepassing.

10 pagina 2 van agendapunt: Eerste inhoudelijke kennismaking met de fysieke beleidsvelden Financiële consequentie Niet van toepassing. Communicatie Deze overdrachtsdocumenten zijn opgesteld met input van de ambtelijke overleggen (AO s) en de betrokken projectleiders vanuit het Intergemeentelijk Kenniscentrum (IKC). De programmacoördinatoren doen een kennismakingsronde langs de nieuwe wethouders in de Drechtsteden. De overdrachtsdocumenten worden daarbij benut om overzicht te geven van de lopende activiteiten binnen het beleidsveld. Verdere procedure Niet van toepassing. Toelichting In de vorige collegeperiode is een forse stap gezet met de doorontwikkeling van het regionaal beleid. Het grootste deel van de activiteiten uit het regionaal meerjarenprogramma zijn in gang gezet en afgerond. Aan andere activiteiten wordt in 2010 nog gewerkt. Daarnaast zijn er activiteiten met een continu karakter. Het overdrachtsdocument geeft per beleidsveld inzicht in de lopende activiteiten in Begin van dit jaar is het vorige rmjp geëvalueerd. De evaluatie geeft zowel inzicht in de afgelopen periode als ook dat speerpunten worden benoemd voor de komende vier jaar. Onderliggen stukken (bijlagen staan alleen op intranet) - Overdrachtsdocument Economie - Overdrachtsdocument Toerisme en Recreatie - Overdrachtsdocument Verkeer en Vervoer - Milieu in de Drechtsteden 2009 (Overdrachtsdocument Groen, Water, Milieu, Ruimtelijke Ontwikkeling) - Overdrachtsdocument Wonen en Stedelijke Vernieuwing Samenvatting van de bijlagen c.q. bij dit voorstel behorend rapport De overdrachtsdocumenten an-sich zijn al een samenvatting per beleidsveld.

11 Concept-agenda voor het Portefeuillehouderoverleg Sociaal op 7 september 2010 van uur in één van de vergaderkamers van het SCD, Regiokantoor te Dordrecht Tijdstip 1. Opening, mededelingen en vaststellen concept-agenda Ontwerp-besluit: Vaststellen van de concept-agenda 2. Kennismaken portefeuillehouders en de inhoud van het beleidsterrein bijlage voorstelrondje - terugblik en vooruitblik beleidsveld sociaal waaronder Arbeidsmarkt & Beroepsonderwijs en Maatschappij (Zorg en Welzijn) - taakverdeling sociaal Onderliggende stukken zijn te downloaden via intranet: - Overdrachtsdocument Sociaal - Verantwoording RAS Kader Drechtstedendinsdag Ontwerp-besluit: - Ter informatie (De bedoeling is alvast de focus te richten op het nieuwe regionale MJP. Inhoudelijke discussies per beleidsveld worden gevoerd in de themabijeenkomst vanmiddag vanaf uur) - Afspraken maken over de taakverdeling binnen sociaal. 3. Stand van zaken Zorg voor Jeugd Drechtsteden/Alblasserwaard- Vijfheerenlanden bijlage Onderliggende stukken zijn te downloaden via intranet: - Stand van zaken Zorg voor Jeugd - Convenant Signaleringssysteem Zorg voor Jeugd Drechtsteden en AV - Kadernota Zorg voor Jeugd Ontwerp-besluit: Vaststellen van de voorgenomen besluiten 1 en 2 4. Stukken ter kennisname Onderliggende stukken zijn te downloaden via intranet: - Concept-verslag Portefeuillehoudersoverleg Sociaal van 18 februari Concept agenda BC SDD 6 september 2010 Ontwerp-besluit: Ter informatie 5. Rondvraag en sluiting De volgende vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal vindt als onderdeel van de Drechtstedendinsdag plaats op dinsdag 5 oktober 2010.

12

13 bijlage 1 Vergadernotitie voor het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal op 7 september 2010 Onderwerp Kennismaken portefeuillehouders en de inhoud van het beleidsterrein Status Eerste bespreking. Aandachtspunten van de portefeuillehouder bij agendering In de vergadering bepalen welke taakverdeling binnen het beleidsveld sociaal gehanteerd gaat worden. Voorstel Eerste bespreking van het voorstel. agendapunt 2 datum 23 augustus 2010 bestuurlijk pfhs. H.A. Nieuwstraten D.A. van Steensel akkoord best.pfh d.d. 19 augustus 2010 steller S. Beunke doorkiesnummer s.beunke@drechtsteden.nl Voorgenomen besluit Kennismaken met elkaar en een eerste bespreking om te komen tot een aanzet van het nieuwe MJP. Korte voorgeschiedenis en wijze van voorbereiding In het laatste Portefeuillehoudersoverleg Sociaal d.d. 18 februari 2010 voor de gemeenteraadsverkiezingen is in het kader van het overdrachtsdocument sociaal gesproken over de regionale maatschappelijke agenda. De Drechtraad heeft de notitie Regionale Maatschappelijke Agenda op 16 december 2009 vastgesteld als basis voor verdere uitwerking van een uitvoeringsagenda als onderdeel van het nieuwe Meerjarenprogramma Inmiddels hebben de rapporten van de commissies Meijdam en Scholten en de speech van drs. Brok meer richting gegeven aan het op te stellen nieuwe Meerjarenprogramma en het beleidsveld sociaal daarin. Relatie met andere (interne) beleidsterreinen/organisaties De overige beleidsterreinen binnen Fysiek zijn betrokken bij het nieuwe MJP. Daarnaast dient per 1 januari 2011 verdere verbinding met de Sociale Dienst Drechtsteden plaats te vinden. Consequenties Personele en organisatorische consequenties Niet van toepassing. Juridische consequenties Niet van toepassing. Financiële consequenties Niet van toepassing. Communicatie Het nieuwe MJP en beleidsveld sociaal zijn terugkerende onderwerpen in dit PFO. Per onderdeel wordt te zijner tijd aangegeven hoe daarover gecommuniceerd wordt. Verdere procedure - Taakverdeling communiceren naar Drechtstedenbestuur, ter kennisname op 23 september. - Inhoudelijke discussie als opmaat naar het nieuwe MJP vindt plaats in het themadeel van vanmiddag na uur.

14 pagina 2 van agendapunt: Kennismaken portefeuillehouders en de inhoud van het beleidsterrein Onderliggen stukken (bijlagen staan alleen op intranet) - vergadernotitie + bijlage overdrachtsdocument d.d. 16 december 2009 Drechtraad - Kader Drechtsteden Dinsdag versie 18 augustus Verantwoording RAS 2009 Samenvatting van de bijlagen c.q. bij dit voorstel behorend rapport Niet van toepassing.

15 bijlage 2 Vergadernotitie voor het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal op 7 september 2010 Onderwerp Stand van zaken Zorg voor Jeugd Drechtsteden/Alblasserwaard- Vijfheerenlanden Status Besluitvormend. Aandachtspunten van de portefeuillehouder bij agendering In de vergadering bepalen wie deelneemt vanuit Drechtsteden aan gesprek met de organisaties. agendapunt 3 datum 30 juli 2010 bestuurlijk pfh. H.A. Nieuwstraten akkoord best.pfh d.d. 19 juli 2010 steller W.E.G.A. Seelen doorkiesnummer WGEA.Seelen@dordrecht.nl Voorstel Vaststellen van de voorgenomen besluiten 1 en 2. Ontwerp-besluit 1. Drie bestuurders, waaronder de portefeuillehouder jeugd van de Drechtsteden, gaan in gesprek met de instellingen die de zorgcoördinatie uitvoeren om de gesignaleerde knelpunten te bespreken. 2. Iedere twee maanden komt er voor de bestuurders een voortgangsrapportage Zorg voor Jeugd waarin door de beleidsmedewerkers van de betrokken gemeenten inzichtelijk wordt gemaakt wat de status is van de signalen en de uitvoering van de taak zorgcoördinatie voor de betreffende gemeente. Daarnaast ontvangen bestuurders per kwartaal een stand van zaken notitie. Korte voorgeschiedenis en wijze van voorbereiding Zorg voor Jeugd is het in 2008 en 2009 opgezette signaleringssysteem om daar, waar er meerdere hulpverleningsorganisaties bij een kind/jongere/gezin betrokken zijn, de zorg tussen de verschillende organisaties te coördineren. Het systeem is half 2009 ingevoerd in de Drechtsteden en de Alblasserwaard/Vijfheerenlanden. In de notitie worden de knelpunten in de zorgcoördinatie aangegeven. Advies AO Sociaal aan PFO Sociaal Het AO sociaal van 24 juni jl. vindt de aangegeven knelpunten zodanig ernstig dat hier bestuurlijke reactie op nodig is. Relatie met andere (interne) beleidsterreinen/organisaties De Stromen Opmaatgroep, Rivas, GGD en Bureau Jeugdzorg zijn de instellingen die de zorgcoördinatie uitvoeren. Daarbuiten is er een groot aantal instellingen dat als mogelijke melder bij het systeem betrokken is. Consequenties Personele en organisatorische consequenties Niet van toepassing. Juridische consequenties Niet van toepassing. Financiële consequenties Niet van toepassing.

16 pagina 2 van agendapunt: Stand van zaken Zorg voor Jeugd Drechtsteden/Alblasserwaard-Vijfheerenlanden Communicatie De procesondersteuner Zorg voor Jeugd, vertegenwoordiger vanuit de gemeenten, informeert coördinerende instellingen over de afspraak met de bestuurders. Verdere procedure Afspraak regelen met bestuurders en coördinerende instellingen in oktober 2010, in afstemming met betrokken wethouders uit de regio Alblasserwaard/Vijfheerenlanden. Procesondersteuning Zorg voor Jeugd regelt de afspraak met bestuurders en de coördinerende instellingen: GGD, De Stromenopmaat groep, Rivas en Bureau Jeugdzorg. Toelichting Zorg voor Jeugd is sinds juni 2009 in de regio Drechtsteden/AV ingevoerd. Er doen zich op dit moment twee belangrijke knelpunten voor: - De zorgcoördinatie uitgevoerd door Rivas, GGD, de Stromen Opmaatgroep en Bureau Jeugdzorg wordt nog niet volgens afspraak aan medewerkers toegekend en wordt nog niet binnen de afgesproken termijnen uitgevoerd. - Daarnaast blijft het aantal afgegeven signalen door lokaal aangesloten instellingen (o.a. onderwijs) achter. Hier ligt vooral een taak voor de gemeenten om signaalgevers actief bij Zorg voor Jeugd te betrekken. Aan bestuurders wordt gevraagd om het voorgaande met de coördinerende instellingen te bespreken en de urgentie te benadrukken. NB: Afgesproken is dat de in september 2010 de zorgcoördinatie geëvalueerd zou worden. Daarbij is echter de voorwaarde gesteld dat voor een zinvolle evaluatie het systeem 6 maanden conform afspraken moet functioneren. Dat is op dit moment nog niet het geval. De evaluatie wordt dus in de tijd vooruitgeschoven. Ondertussen worden wel deze knelpunten aangepakt. Onderliggen stukken De notitie Stand van zaken Zorg voor Jeugd geeft achterliggende informatie en is te downloaden via het intranet. Ter informatie zijn tevens op intranet beschikbaar het convenant Zorg voor Jeugd zoals dat gesloten is voor de Drechtsteden en de Alblasserwaard/Vijfheerenlandenen de Kadernotitie Strategische uitgangspunten en kaders invoering signaleringssysteem Zorg voor Jeugd. Samenvatting van de bijlagen c.q. bij dit voorstel behorend rapport Zie toelichting.

17 Concept-agenda Portefeuillehoudersoverleg Bestuur op 7 september 2010 van uur in één van de vergaderkamers van het SCD, Regiokantoor te Dordrecht tijdstip 1. Opening, mededelingen en vaststellen concept-agenda Voorstel: Vaststellen van de concept-agenda 2. Inhoudelijke kennismaking PFO Bestuur a. Verkenning werkveld PFO Bestuur mondeling b. Notitie kader Drechtstedendinsdag bijlage 1 c. Brief Drechtstedenbestuur aan Drechtraad m.b.t. beleggen conclusies Scholten II/Meijdam Ontwerp-besluit: Ter informatie bijlage 2 (bijlagen via intranet) 3. Discussie over rol burgemeesters bijlage De rol van de burgemeesters in de Drechtsteden is al langer onderwerp van gesprek. Sinds 2006 is er een burgemeesterskring Drechtsteden en sinds 2007 functioneert ook de Grote Driehoek, waarin burgemeesters, griffiers en secretarissen ieder vanuit hun eigen rol op regionaal niveau deelnemen. Nu er gewerkt wordt aan het nieuwe Meerjarenprogramma met als een van de pijlers het aangaan van strategische allianties en good governance is het moment daar om met de burgemeesters van gedachten te wisselen over hun rol in de Drechtsteden. In de bijlage wordt de geschiedenis kort op een rij gezet en afgesloten met een aantal discussievragen/stellingen. Aan de hand van de discussie worden werkafspraken gemaakt. Hiervoor is een eerste voorstel opgenomen. Ontwerp-besluit: Ter discussie onder leiding van dhr. A.A.M. Brok 4. Rondvraag en sluiting De volgende vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur vindt als onderdeel van de Drechtstedendinsdag plaats op dinsdag 5 oktober 2010.

18

19 Kader Drechtstedendinsdag Begin 2010 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de bestuurlijke organisatie in de Drechtsteden. De evaluatie vond plaats omdat de (eerste) Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden vier jaar functioneerde en het tijd was om de ervaringen van die bestuursperiode te vertalen naar uitgangspunten voor de periode 2010 en verder. In die eerste tekst van de GRD uit 2006 staat dat de regeling een bijdrage moet leveren aan het vergroten van de uitvoeringsgerichtheid, het verminderen van de bestuurlijke drukte en het meer betrekken van raadsleden bij regionale vraagstukken. De Drechtraad heeft in maart 2009 opdracht gegeven aan de breed samengestelde commissie Scholten II om de gemeenschappelijke regeling te evalueren. De commissie heeft aanbevelingen en concrete verbetervoorstellen gedaan voor het functioneren van de bestuurlijke organisatie. Een van de aanbevelingen van de commissie Scholten II is het instellen en organiseren van de Drechtstedendinsdag vanaf september 2010 en opdracht hiertoe te geven aan de regiogriffie (dinsdagavond, deel gemeenteraden) en Bureau Drechtsteden (dinsdagmiddag, deel colleges) met als doel een brede betrokkenheid en enthousiasme bij alle colleges, gemeenteraden en partners. Voor de voorbereiding van de Drechtstedendinsdagavond wordt tevens een Agendacommissie ingesteld die de ontmoetingen/bijeenkomsten/discussies voorbereidt. De Drechtraad heeft deze opdracht in juni 2010 gegeven. Drechtstedendinsdag in het kort De Drechtstedendinsdag biedt vele aanknopingspunten voor meer betrokkenheid en inbreng van burgemeesters, wethouders én maatschappelijke partners. Door de programmering van de inhoud op de Drechtstedendinsdag zijn er volop mogelijkheden voor een verstevigde programmatische bestuurlijke samenwerking met als resultaat een daadkrachtige besluitvorming én uitvoering van concrete projecten. Het gevoel van eigenaarschap kan met de invoering van de Drechtstedendinsdag groeien. Dit nieuwe bestuurlijke model voorziet in een vermindering van de bestuurlijke en/of vergaderdrukte. Er ontstaat een vergadercyclus die een nauwe afstemming kent tussen Drechtraad en Drechtstedenbestuur. De Drechtstedendinsdag is daarmee een van de instrumenten van de samenwerking in de Drechtsteden waarbij vertrouwen, vernieuwing en inspiratie hand in hand gaan. De Drechtstedendinsdag wordt maandelijks georganiseerd (met uitzondering van de maanden juli en augustus) en is dé vaste ontmoetingsplek in de regio Drechtsteden voor collegeleden en gemeenteraadsleden. Naast de aanwezigheid van wethouders, burgemeesters en raadsleden worden op de Drechtstedendinsdag vele ontmoetingen georganiseerd met nieuwe en bestaande partners. In het netwerk van de Drechtsteden wordt nu al met allerlei maatschappelijke partners in verschillende vormen van allianties samengewerkt aan de verbetering van de leefbaarheid en concurrentiekracht van het gebied. De Drechtstedendinsdag biedt kansen om die samenwerking te intensiveren. Om blijvend brede betrokkenheid en enthousiasme te garanderen, worden in principe geen andere bijeenkomsten georganiseerd dan op de dinsdag. Zo wordt de bestuurlijke drukte verminderd, terwijl de slagkracht waarschijnlijk verbetert.

20 Voorbereiding De Drechtstedendinsdagen worden ambtelijk voorbereid onder verantwoordelijkheid van de secretaris Drechtsteden, daarbij ondersteund door mw. R. van den Berg namens de Netwerkdirectie en dhr. A. Overbeek, coördinerend griffier. Deze coördinatiegroep brengt inhoudelijk en logistiek verbindingen aan tussen het ochtend-, middag- en avondprogramma op basis van de bestuurlijke agenda. Via terugblik en vooruitblik op de Drechtstedendinsdag wordt het programma voortdurend bewaakt. De coördinatiegroep bedient het Drechtstedenbestuur, de Agendacommissie en de Netwerkdirectie maandelijks met het actuele programma-overzicht. Evaluatie In het vierde kwartaal van 2011 wordt een evaluatie georganiseerd om te bekijken of de doelstellingen van de Drechtstedendinsdag zijn gerealiseerd. De coördinatiegroep (zie hierboven) evalueert iedere Drechtstedendinsdag in de voorbereiding naar de volgende dinsdag. Toekomst Met de invoering van de bestuurlijke nieuwe werkwijze is het ook goed om te kijken naar de wijze waarop de ambtelijke organisatie is georganiseerd. Momenteel zijn er per beleidsveld ambtelijke overleggen die de portefeuillehoudersoverleggen advies geven. Mede op basis van de ervaringen die worden opgedaan met de dinsdagmiddagen kan er wellicht voor worden gekozen om hiervan een ambtelijke tegenhanger in te richten. 2

21 Bijlage: De invulling van de Drechtstedendinsdag In de ochtend hebben de colleges van B&W de gelegenheid om de reguliere collegevergadering te houden op de locatie van de Drechtstedendinsdag. Aansluitend wordt er gezamenlijk geluncht, als start van de middag en het is mogelijk om actualiteiten te delen. Dinsdagmiddag De middag van de Drechtstedendinsdag is bestemd voor bijeenkomsten van de collegeleden. In de middag vergaderen de portefeuillehouders over de onderwerpen die vallen binnen de beleidskolom Fysiek, Sociaal en Bestuur. Binnen die kolom worden adviezen geformuleerd aan het Drechtstedenbestuur. Daarnaast wordt over grotere onderwerpen opiniërend gesproken al dan niet in aanwezigheid van externe partners. Ook hier wordt gezocht naar nieuwe manieren van vergaderen, ontmoeten en informeren. Daarnaast worden in de middag themabijeenkomsten georganiseerd waarbij de inbreng van alle collegeleden gewenst is. Dit zijn de integrale beleidsonderwerpen, zoals het opstellen van een meerjarig programma op het gebied van beleid of innovatie. Het is ook mogelijk dat een externe spreker aanwezig is die reflecteert/inspireert op een onderwerp of in ontmoetingen te organiseren met andere overheden. Dinsdagavond Tot nu toe vergadert de Drechtraad vier keer per jaar op de woensdagavond. Daarnaast is er ook een carrousel voor raadsleden in de cyclus opgenomen Beide zijn met ingang van september verplaatst naar de dinsdagavond en worden op onderdelen verbeterd. Het is uitdrukkelijk de bedoeling om alle raadsleden te betrekken. In de nieuwe opzet wordt opinievorming in de carrousel ingebed. De huidige carrouselindeling kende vooral onderwerpen van informatieve aard. De Drechtstedendinsdagavond bestaat uit een formele Drechtraad (hamerraad of avondvullend) en een carrousel. Een carrousel biedt een avondprogramma voor alle raadsleden met onderwerpen die in korte blokken parallel aan elkaar worden geagendeerd. In de carrousel worden verschillende bijeenkomsten/deelsessies georganiseerd. Per maand en per bijeenkomst/deelsessie verschillen de onderwerpen, inhoud en vorm, afhankelijk van de actualiteit. Beeldvorming en oordeelsvorming kunnen in iedere bijeenkomst plaatsvinden, afhankelijk van de fase van behandeling. Per onderwerp wordt aangegeven wat er kan worden verwacht: delen van informatie (informerend), beeldvormend of oordeelsvormend (opiniërende discussie). Ook hier is de aanwezigheid van externe partners van belang voor de discussie. Aan het eind van een oordeelsvormende bespreking moet ter plekke het vervolgtraject worden bepaald. De uitkomst van de behandeling in de carrousel geeft richting aan de agendering in de Drechtraad als hamerstuk of debatstuk. Een onderwerp kan worden geagendeerd voor de Drechtraad, maar het kan ook zijn dat aanvullende informatie of verdere bespreking gewenst is. Het programma wordt zodanig samengesteld dat het mogelijk is enige malen per avond van kamer te wisselen en dat alle raadsleden aan het debat kunnen deelnemen. Voor alle onderwerpen in de kamers geldt dat technische vragen vooraf kunnen worden gesteld bij Bureau Drechtsteden. In de Drechtraad komen onderwerpen aan de orde die de maand ervoor in een van de opiniërende kamers aan de orde zijn geweest. De agendacommissie bepaalt de inhoud van de agenda. Afhankelijk van de inhoud wordt gekozen voor een hamerraad of een debatraad. 3

22 Agendacommissie Om de positie van de Drechtraad te verstevigen, is een agendacommissie ingesteld. Hiermee neemt de Drechtraad meer positie en bepaalt de eigen agenda. In dit overleg zitten de vaste voorzitters van de carrousels, de plaatsvervangende voorzitter van de Drechtraad en de voorzitter van de Drechtraad aan tafel. De agendacommissie vergadert eenmaal per maand over de (concept)agenda van de volgende Drechtstedencarrousel en Drechtraad. Na iedere bijeenkomst van de agendacommissie worden vergaderstukken voor de volgende bijeenkomst gereedgemaakt voor verzending. De regiogriffie ondersteunt de agendacommissie. Bestuurlijke agenda De agendavoorraad van de gehele Drechtstedendinsdag wordt bijgehouden in de bestuurlijke agenda. Bureau Drechtsteden heeft de regie op de bestuurlijke procesvoering en houdt tevens de bestuurlijke agenda bij. Gezamenlijke thema s uit de collegeprogramma s van de gemeenten waarover opinievorming moet plaatsvinden, krijgen een plek op de agenda van de dinsdag. De agendacommissie van de Drechtraad gebruikt de agendavoorraad bij de voorbereiding van de Drechtstedendinsdagavond. Ook de portefeuillehoudersoverleggen op de dinsdagmiddag worden door de voorzitters (=leden Drechtstedenbestuur) ingevuld aan de hand van de bestuurlijke agenda. De voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen borgen in overleg met Bureau Drechtsteden de resultaten van de middag. Ditzelfde geldt voor de Agendacommissie in overleg met de regiogriffie. De bestuurlijke agenda is het instrument voor de Drechtstedendinsdag waarmee de ochtend, middag en avond aan elkaar worden verbonden. Tot eind 2010 staat de bestuurlijke agenda in het teken van het Meerjarenprogramma en het Innovatieprogramma Drechtsteden. De opiniërende bijeenkomsten zullen, in samenwerking met partners, langs die thema s worden uitgewerkt. Wisselende locaties De maandelijkse Drechtstedendinsdag vindt op wisselende locaties plaats. Hierbij kan worden gedacht aan ontmoetingsplekken zoals culturele centra, gemeentehuizen, schoolcomplexen e.d. 4

23

24

25

26

27 Discussienotitie Aan PFO Bestuur 7 september 2010 Onderwerp Discussie rol burgemeesters Datum 25 augustus 2010 Inleiding De rol van de burgemeesters in de Drechtsteden is al langer onderwerp van gesprek. Sinds 2006 is er een burgemeesterskring Drechtsteden en sinds 2007 functioneert ook de Grote Driehoek, waarin burgemeesters, griffiers en secretarissen ieder vanuit hun eigen rol op regionaal niveau deelnemen. Nu er gewerkt wordt aan het nieuwe Meerjarenprogramma met als een van de pijlers het aangaan van strategische allianties en good governance is het moment daar om met de burgemeesters van gedachten te wisselen over hun rol in de Drechtsteden. In deze notitie wordt de geschiedenis kort op een rij gezet en afgesloten met een aantal discussievragen/stellingen. Aan de hand van de discussie worden werkafspraken gemaakt. Hiervoor is een eerste voorstel opgenomen. Burgemeesterskring Drechtsteden Sinds 2006 is er een burgemeesterskring Drechtsteden, naast de kringen van de Alblasserwaard/Vijfheerenlanden (deelname door Papendrecht, Alblasserdam en Sliedrecht) en IJsselmonde (deelname door Dordrecht, Zwijndrecht en Hendrik-Ido- Ambacht). In de burgemeesterskring worden allerlei actuele ontwikkelingen besproken al dan niet aan de hand van een vaste agenda. Indien nodig wordt een toelichting gegeven op een van de agendapunten. Grote Driehoek Tijdens de Drechtstedenconferentie in april 2007 is het idee geboren om naar analogie van de 'gemeentelijke driehoek' te komen tot een zogenoemde Grote Driehoek op Drechtstedennviveau. Deelnemers zijn de burgemeesters, de raadsgriffiers, de gemeentesecretarissen van de Drechtstedengemeenten en de Drechtstedensecretaris. Er zijn gemiddeld twee bijeenkomsten per jaar, waarin los van de actualiteit van de dag over ontwikkelingen in de Drechtstedensamenwerking wordt gesproken. De burgemeester van Papendrecht, dhr. C.J.M. de Bruin, is voorzitter van de Grote Driehoek. De missie van de Grote Driehoek is zeker niet het bemoeien met de politieke inhoud, is zeker niet het willen beïnvloeden van de besluitvorming, maar is wel de onderlinge afstemming van de democratische procedures bevorderen en het goed laten verlopen van de besluitvorming: kortom de Grote Driehoek heeft een faciliterende functie. Regionaal Meerjarenprogramma Het nieuwe regionale Meerjarenprogramma geeft de kaders aan voor de inhoudelijke doorontwikkeling van de Drechtsteden in de komende jaren. De speerpunten voor de komende jaren zijn duurzame economische ontwikkeling en arbeidsmarkt & kennisinfrastructuur. In het regionaal Meerjarenplan (rmjp) wordt aangegeven hoe aan deze prioriteiten vorm en inhoud wordt gegeven. Er wordt gekozen voor de uitvoering van staand beleid. Relatie met aanbevelingen Scholten II & Meijdam In het meerjarenprogramma wordt ook de link gelegd met de aanbevelingen van de rapporten van de commissies Scholten II en Meijdam, bijvoorbeeld met de vorm van de

28 - 2 - Drechtstedendinsdag, alliantievorming, het volgen en handelen naar de rijksdiscussie met betrekking tot openbaar bestuur en het intensiveren van de lobby. Dit betekent een herijking van het bestuurlijk stelsel. Mede-eigenaar Elk raadslid, elke wethouder en elke burgemeester is mede-eigenaar van de regio. De maandelijkse Drechtstedendinsdag kan een belangrijke bijdrage aan de versterking van het eigenaarschap leveren. Heldere besluitvorming en goede communicatie horen daar bij. Alliantievorming Om de inhoudelijke doelen uit het meerjarenprogramma te bereiken moeten de coalities met de maatschappelijke partners zoals werkgeversorganisaties/kvk/ woningbouwcorporaties worden uitgebouwd. Dit kan leiden tot een andere publieke rolneming. Vragen & stellingen - Het lijkt belangrijk dat er bij de Drechtsteden-burgemeesters sprake is van een hecht team, om de kracht van de regio en het regionale beleid te onderhouden en versterken. Wordt dit gedeeld en zo ja, hoe geven we daar inhoud aan? - Wat is de gezamenlijke en individuele inzet van burgemeesters in de Drechtsteden? Er wordt u gevraagd om een reactie vanuit uw persoonlijke ervaringen. - Welke instrumenten zijn daarvoor nodig en hoe verhouden die zich tot elkaar? - De burgemeesters zijn in meerdere opzichten stabiele actoren in de Drechtsteden. Welke ideeën heeft u over de concrete invulling van alliantievorming/good governance binnen de regio Drechtsteden? Een vertaling in een stelling luidt: het geven van een rol aan de burgemeesters leidt per definitie tot spanningen ten opzichte van overige bestuurders. Voorstel In de komende vier jaar moeten de bestuurders in de Drechtsteden gaan werken aan het opstellen en uitvoeren van een gezamenlijke agenda in samenwerking met partners: ondernemers, onderwijs en overheid. Er is kracht en capaciteit nodig om de in de afgelopen vier jaar behaalde resultaten te evenaren en waar mogelijk te overtreffen, zowel in bestuurskracht als in uitvoeringskracht als het gaat om de realisatie van concrete projecten voor onze inwoners en een krachtige lobby bij andere overheden. Dit is te lezen in de voordracht van de formateur bij de samenstelling van het Drechtstedenbestuur. Deze doelstelling zal ook concreet betekenis moeten worden gegeven met en door de burgemeesters. Momenteel hebben drie burgemeesters zitting in het Drechtstedenbestuur: de heren Brok, Blase en Scholten. Het voorstel is om de drie andere burgemeesters als volgt in te zetten: - De heer Jonker op het dossier Europa & subsidieverwerving (= voortzetting van huidige werkzaamheden) - De heren De Bruin en Boevée op het aangaan, opzetten en onderhouden van strategische contacten, met name met het bedrijfsleven. Dit op basis van een van de opdrachten van de Drechtraad van 16 juni: opzetten, aangaan en onderhouden van externe allianties in het netwerk van de Drechtsteden. Gedacht wordt onder meer aan het organiseren van een netwerkdiner met de Top 15 uit het bedrijfsleven.

29 Concept-agenda voor de besloten vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur & Middelen, de delen P&O en Financiën op donderdag 2 september 2010 van uur in kamer 7 van het Regiokantoor, Noordendijk 250 te Dordrecht Tijdstip 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda deel Personeel en Organisatie+ZHZ (van uur) 2. Ontwikkeling problematiek ZHZ, mede in relatie met verdeelsystematiek SCD In aanwezigheid van de heer M.R. Schurink Voorstel: 1. Voorlopig vaststellen van ontworpen systematiek t.b.v. verdelingkosten SCD over partnerorganisaties 2. Instemmen met het voorgestelde vervolgproces. bijlage 1 KABINET deel Personeel en Organisatie+Financiën (van uur) 3. Business case en kredietaanvraag Voortdurend Innovatief Presteren (VIP) Ontwerp-besluit: Het Drechtstedenbestuur voorstellen om: 1. kennis te nemen van de bijgevoegde businesscases van het VIP-programma; 2. in te stemmen met de kredietaanvraag van , en deze ter vaststelling aan te bieden aan de Drechtraad. bijlage a. Innovatieprogramma Drechtsteden bijlage In aanwezigheid van de heren H.W.M. Wesseling, M. Muijres en nazending B. van Vliet. Ontwerp-besluit: b. Synchronisatie Planning & Controlcycli bijlage Voorstel: Eerste bespreking van het voorstel, erop gericht om te komen tot: 1. in te stemmen met de inhoud van de eindrapportage van het project Synchroniseren planning & control proces en inrichting ; 2. de aanbevelingen projectmatig uit te werken onder opdrachtgeverschap van de bestuurlijk portefeuillehouder De Vries, te beleggen binnen het Programma Bedrijfsvoering van de netwerkdirectie, met ambtelijk opdrachtgevers dhr. R.G. Beek en mevr. A.M. van den Berg. 3. het regionaal controllersoverleg te benutten om, in lijn met het adoptiemodel, tot gezamenlijke advisering te komen voor alle eigenaren op de planning & control documenten van de GR en.

30 Concept-agenda PFO B&M d.d. 2 september 2010 Pagina 2 5. Concept-verslag van de vergadering van het PFO Middelen +ZHZ d.d. 1 juli 2010 Ontwerp-besluit: Het concept-verslag van 1 juli 2010 vaststellen. bijlage Rondvraag deel Financiën (van uur) 7. Kredietaanvraag reguliere dienstverlening Applicatie en Technische Beheer (ATB) Ontwerp-besluit: Het Drechtstedenbestuur voorstellen om in te stemmen met de kredietaanvraag, en deze ter vaststelling aan te bieden aan de Drechtraad. bijlage Kredietaanvraag Multifunctionals bijlage 7 Ontwerp-besluit: Het Drechtstedenbestuur voorstellen om: 1. in te stemmen met de start van het project implementatie Multifunctionals 2. in te stemmen met de kredietaanvraag, en deze ter vaststelling aan te bieden aan de Drechtraad. 9. Budget netwerkontwikkeling bijlage Ontwerp-besluit: Kennis nemen van de stand van zaken van het budget netwerkontwikkelingen. 10. Concept-verslag van de vergadering van het PFO Middelen/Financiën d.d. 18 augustus 2010 Ontwerp-besluit: Het concept-verslag vaststellen. bijlage Rondvraag en sluiting De volgende vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur & Middelen, delen P&O en Financiën is op donderdag 30 september 2010 van uur in het Regiokantoor.

31 bijlage 2 Vergadernotitie Voor het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen/P&O+Financiën op 2 september 2010 Onderwerp Businesscase en kredietaanvraag VIP-programma Status Besluitvormend. Ontwerp-besluit Het Drechtstedenbestuur voorstellen om: 1. kennis te nemen van de bijgevoegde businesscases van het VIP-programma; 2. in te stemmen met de kredietaanvraag van , en deze ter vaststelling aan te bieden aan de Drechtraad. agendapunt 4 datum 5 augustus 2010 bestuurlijk pfh. J.P. Tanis akkoord best.pfh d.d. 20 augustus 2010 steller C.M. Sjerps doorkiesnummer cm.sjerps@drechtsteden.nl Consequenties Personele en organisatorische consequenties Een aantal businesscases, met name E-HRM en Herstructurering DIV leiden tot een verlaging van de personeelsformatie van het SCD. Bij de uitvoering van de businesscases word dit verder uitgewerkt. Juridische consequenties nvt Financiële consequenties Zie kredietaanvraag Communicatie nvt Verdere procedure Drechtstedenbestuur 23 september 2010 Drechtraad 2 november 2010 Toelichting 1. Het SCD wil zijn dienstverlening verder verbeteren. Dit is mogelijk door een aantal aanpassingen te doen in de P-kolom (Personeelszaken), door systemen beter aan elkaar te koppelen, en door een aantal uitvoerende processen (bijvoorbeeld het verwerken van facturen) grotendeels geautomatiseerd te laten verlopen. 2. Het SCD wil de bureaucratie verder beperken, bijvoorbeeld door te investeren in het virtuele serviceplein, waardoor het SCD beter toegankelijk wordt en klanten in één keer worden geholpen. 3. Het SCD heeft als taakstelling om met ingang van 2011 een structurele besparing te realiseren van 1,015 miljoen. Deze besparing is reeds verwerkt in de begroting 2011, door het laten vervallen van de post onvoorzien. Om de besparing ook feitelijk mogelijk te maken is een investering nodig in een aantal belangrijke VIP-projecten die leiden tot lagere bedrijfskosten. Een voorbeeld hiervan zijn de investeringen in EHRM, waardoor we minder mensen nodig hebben. Verder moet ook de vermindering van het aantal leidinggevenden hieraan bijdragen.

32 pagina 2 4. In het IP&A-plan is in deelprogramma 4c een aantal vip-projecten van het SCD opgenomen. De financiering is daar echter niet geregeld en de projecten moeten wel door. In de diverse PFOrapportages en de 1 e marap hebben we daarom aangekondigd dat we voor deze investeringen een kredietaanvraag indienen. We hebben businesscases en projectplannen uitgewerkt (zie bijlage 2). De terugverdientijd en opbrengsten/kosten van de projecten waarvoor we nu een kredietaanvraag indienen bedraagt gemiddeld ongeveer anderhalf jaar. 5. Er zijn ook een paar business cases uitgewerkt die geen positief financieel resultaat bleken op te leveren. Deze projecten voeren we daarom niet uit en ze zijn ook niet opgenomen in deze kredietaanvraag. 6. De projecten E-facturering, Implementatie verplichtingenadministratie en koppeling financiële administraties aan K2F genereren vooral opbrengsten voor de regio. De kapitaallasten worden via een DVO verrekend met de betreffende klantorganisaties. 7. Het komend half jaar werken we nog enkele andere VIP-projecten uit. Voor deze projecten zullen we op een later moment een krediet aanvragen. Zie verder de toelichting bij de kredietaanvraag Onderliggende stukken/bijlagen - Concept-vergadernotitie voor de Drechtraad over de kredietaanvraag van 1,3 miljoen - Toelichting kosten en baten per investering - Businesscases: 1. Doorontwikkelen Virtueel Serviceplein 2. Koppeling Mozaiek met Topdesk 3. E-HRM selfservice 4. E-facturering 5. Herstructurering DIV 6. OCR factuurverwerking 7. Implementatie Verplichtingenadministratie 8. Koppelingen Financiële Administraties aan Key2Financiën 9. Implementatie projectadministratie

33 Vergadernotitie Voor het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen/P&O+Financiën op 2 september 2010 Onderwerp Synchronisatie Planning en Controlcycli Status Eerste bespreking. Voorstel Eerste bespreking van het voorstel, erop gericht om te komen tot: 1. in te stemmen met de inhoud van de eindrapportage van het project Synchroniseren planning & control proces en inrichting ; 2. de aanbevelingen projectmatig uit te werken onder opdrachtgeverschap van de bestuurlijk portefeuillehouder De Vries, te beleggen binnen het Programma Bedrijfsvoering van de netwerkdirectie, met ambtelijk opdrachtgevers dhr. R.G. Beek en mevr. A.M. van den Berg. 3. het regionaal controllersoverleg te benutten om, in lijn met het adoptiemodel, tot gezamenlijke advisering te komen voor alle eigenaren op de planning & control documenten van de GR en. Consequenties Personele en organisatorische consequenties nvt Juridische consequenties nvt Financiële consequenties nvt bijlage Communicatie Het communicatietraject voor dit project wordt ingericht bij de uitwerking van het voorstel, na uw instemming met de kaders zoals voorgesteld in bijgaande rapportage. Verdere procedure Uitwerking en uitvoering vindt plaats binnen Programma Bedrijfsvoering van de Netwerkdirectie, onder aansturing van dhr. R.G. Beek en mevr. M. van den Berg. Zij verzoeken de voorzitter van het regionale controllersoverleg ambtelijk opdrachtnemer te zijn voor het vervolg. Toelichting In het kader van het Innovatieprogramma Drechtsteden is bijgaande rapportage opgesteld over het synchroniseren van de P&C cycli van gemeenten en de GRD. De opbrengst van dit project is vooral uit te drukken in kwaliteit, effectiviteit en efficiency van afstemming en besluitvorming. Financieel voordeel is lastiger te benoemen. Gelet op het karakter van de rapportage en de uitkomsten daarvan stellen wij voor om de rapportage niet in het kader van het Innovatieprogramma te behandelen maar om het via het Actieprogramma Bedrijfsvoering van het PFO Bestuur en Middelen verder tot uitvoering te brengen. 4 agendapunt 4.b datum 25 augustus 2010 bestuurlijk pfh. M.W.M de Vries akkoord best.pfh d.d. 12 augustus 2010 steller C. Buchinhoren doorkiesnummer cbuchinhoren@zwijndrecht.nl

34 pagina 2 Onderliggende stukken/bijlagen 1. Eindrapportage Project Synchroniseren Planning & Control proces en inrichting 2. Inventarisatie Financiële beleidskaders Samenvatting van de bijlagen c.q. bij dit voorstel behorend rapport nvt

35 bijlage 6 Vergadernotitie Voor het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen/Financiën op 2 september 2010 Onderwerp Kredietaanvraag reguliere dienstverlening Applicatie en Technisch Beheer (ATB) Status Besluitvormend. Ontwerp-besluit Het Drechtstedenbestuur voorstellen om in te stemmen met de kredietaanvraag, en deze ter vaststelling aan te bieden aan de Drechtraad. agendapunt 7 datum 2 augustus 2010 bestuurlijk pfh. J.P. Tanis akkoord best.pfh d.d. 12 augustus 2010 steller C.M. Sjerps doorkiesnummer cm.sjerps@drechtsteden.nl Consequenties Personele en organisatorische consequenties nvt Juridische consequenties nvt Financiële consequenties Zie kredietaanvraag Communicatie nvt Verdere procedure Drechtstedenbestuur 23 september 2010 Drechtraad 2 november 2010 Toelichting Zie kredietaanvraag Onderliggende stukken/bijlagen - Concept-vergadernotitie voor de Drechtraad.

36

37 bijlage 7 Vergadernotitie Voor het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen/Financiën op 2 september 2010 Onderwerp Kredietaanvraag Multifunctionals Status Besluitvormend. Ontwerp-besluit Het Drechtstedenbestuur voorstellen om: 1. in te stemmen met de start van het project implementatie Multifunctionals 2. in te stemmen met de kredietaanvraag, en deze ter vaststelling aan te bieden aan de Drechtraad. agendapunt 8 datum 23 augustus 2010 bestuurlijk pfh. J.P. Tanis akkoord best.pfh d.d. 25 augustus 2010 steller C.M. Sjerps doorkiesnummer cm.sjerps@drechtsteden.nl Consequenties Personele en organisatorische consequenties nvt Juridische consequenties nvt Financiële consequenties Zie kredietaanvraag Communicatie nvt Verdere procedure Drechtstedenbestuur 23 september 2010 Drechtraad 2 november 2010 Toelichting Zie kredietaanvraag. Verdere toelichting: Omdat deze kredietaanvraag niet voorzien was, het project grote besparingen voor de Drechtsteden oplevert en in de aanbesteding uitgegaan is van snelle migratie en implementatie (i.v.m. expiratie van oude contracten) is het noodzakelijk dat het project implementatie MFA zonder vertraging doorgang vindt. Voor de klantorganisaties kent dit project diverse voordelen. Zo zullen de printerkosten dichter komen bij het beschikbare budget komen te liggen, en kennen de printers bijvoorbeeld meer functionaliteiten. Snelheid is geboden want: De aanbieding van Xerox heeft een geldigheidsduur van 4 maanden, te rekenen vanaf 19 april dus t/m 19 augustus. Hier zal wel niet zo zwaar aan getild worden, maar dit kan niet eindeloos worden opgerekt.

38 pagina 2 Voor bijvoorbeeld de gemeente Papendrecht lopen de oude contracten af op 31 december a.s.. Met een opzegtermijn van 3 maanden betekent dit dat deze contracten in september moeten worden opgezegd. IP&A hebben gegarandeerd dat Papendrecht voor 1 januari nieuw printers heeft. Ook andere deelnemers zitten met aflopende contracten, waarvoor het jammer is als deze met een jaar verlengd moeten worden. Nu is het project stil gelegd (status: vlekkenplan klaar maar nog niet besproken, Proof Of Concept uitgevoerd). In de aanbesteding is vastgelegd welke taken door de leverancier worden uitgevoerd: Aanvoer en plaatsing van de nieuwe machines op aangeven van het SCD Configureren van de machines op aangeven van het SCD Configureren van de accounting software op aangeven van het SCD Configureren van de rapportage software op aangeven van het SCD Optioneel: afvoeren van bestaande machines (min/max gecalculeerd in het projectvoorstel) Optioneel: opleiden van gebruikers (min/max gecalculeerd in het projectvoorstel) Om dit te kunnen realiseren moeten dus tal van voorbereidende werkzaamheden gedaan worden die noodzakelijkerwijze door IPA/SCD moeten worden uitgevoerd. Daar gaat dus het projectvoorstel over. Onderliggende stukken/bijlagen - Projectvoorstel implementatie multifunctionals - Concept-vergadernotitie voor de Drechtraad

39 bijlage 8 Vergadernotitie Voor het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen/Financiën op 2 september 2010 Onderwerp Budget Netwerkontwikkelingen Status Ter kennisneming. Voorstel Kennis nemen van de stand van zaken van het budget netwerkontwikkelingen. Financiële Consequenties nvt agendapunt 9 datum 24 augustus 2010 bestuurlijk pfh. M.W.M de Vries akkoord best.pfh d.d. 12 augustus 2010 steller J. van Dijk doorkiesnummer Jvan.dijk@drechtsteden.nl Communicatie nvt Verdere procedure nvt Toelichting In 2009 is het budget voor de netwerkontwikkelingen geïntroduceerd. Het betreft kosten van destijdsnieuwe activiteiten en extra kosten van bestaande activiteiten. Het budget voor 2009 was 1,3 miljoen. Voor 2010 is het budget eveneens 1,3 miljoen. Een groot deel van de kosten is structureel van aard. Aangezien dat inmiddels geen nieuwe ontwikkelingen meer betreft, zullen bij de actualisering van de begroting 2011 de structurele onderdelen in de reguliere GRD-begroting worden verwerkt, inclusief een voorstel voor de dekking van die kosten. In 2009 is van het budget 1,2 miljoen feitelijk besteed. De specificatie daarvan is als volgt.

40 pagina 2 Budgetoverzicht 2009 (bedragen x 1.000) Budget 2009 Realisatie 2009 Specificatie 1 Drechtraad regiogriffie loon-, apparaatskosten 16 Commissie Meijdam 21 Materiele kosten Drechtraad 72 Inhuur communicatie 2 Netwerkontwikkeling Regiovisie op de dienstverlening (NDD-budget) 10 Regionaal strategisch beraad - WagenaarHoes 36 Gewoon Samen 1 Conferentie Loopbaancentrum 8 Teamtraject NDD - Vegter en Hoek 6 advies BLVS - Berenschot 17 Materiele kosten NDD 38 Regioconferentie netwerkdoorlichting 26 Leiderschapsbijeenkomst 28 BusinessCase GEO - Rijnconsult 5 BusinessCase Inhuur externen - Emeritor 25 Ondersteuning NDD Berenschot 19 Onderzoek Drechtwerk - Berenschot 3 Topstructuur GRD concerndirecteur, detachering, apparaatskosten 8 regioregisseur, detachering, apparaatskosten 33 Administratieve ondersteuning 1 Materiele kosten Dirov 6 Wagenaar Hoes werkconferentie Dirov 17 Advies Berenschot - leiding GRD 4 Control & Compliance Meerwerk accountant bij jaarrekeningcontrole 52 Inhuur externe C&C ondersteuning 40 Verbeteren betaalproces - Verstegen 20 bijdrage jaarrekeningtraject 2009 SCD 1 Materiele kosten C&C 50 ZHZ - Regionale staf 5 ROM-D Inhuur externen, die niet door ROM-D worden betaald 13 BDS, loon- en apparaatskosten 6 HRM COR-bestuur, loon- en apparaatskosten 28 COR-materiele lasten 21 Kosten NORD 20 Risico inventarisatie en -evaluatie 44 Nieuwjaarsreceptie 9 Cursus Vertrouwenspersonen 2 Hardloopproject -19 subsidie A&O fonds 7 Brede doorlichting GRD Inhuur project-leiding en ondersteuning - Hiemstra & De Vries Totaal