1. Opening Rachel opent de algemene ledenvergadering om 19:04.

Transcriptie

1 Notulen halfjaarlijkse ALV PCH :00 Aanwezigen: Het 87ste bestuur (5): 1. Rachel Meijers 2. Dieuwertje van Drooge 3. Hugo Kagie 4. Paulien Koopman 5. Melle Koletzki Leden (24): 1. Lize Geurts 2. Donna Korsuize 3. Sarah Danner 4. Romane Voet 5. Eefje Witvliet 6. David Kabel 7. Emerald van de Ven 8. Rosa Sikkes 9. Andries Kerkhoven 10. Jesse Breet 11. Lisa Koks 12. Steven Lindellauf 13. Alex Beekman 14. Vincent Lageweg 15. Devrim Aslan 16. Tom Karemaker 17. Victor van Drielen 18. Bettemiek Grijns 19. Nynke van Leeuwen 20. Emma van Toorn 21. AliYurtseven 22. Sara Corbey 23. Rosa Uijterwaal 24. Mila Miedema (19:25) 1. Opening Rachel opent de algemene ledenvergadering om 19: Mededelingen Heeft iedereen zich ingeschreven op de intekenlijst? We gaan er van uit dat iedereen alles heeft gelezen. Er zal na het verslag een pauze zijn. Er is een wijziging in het HR- voorstel. Deze zijn geprint en liggen voor iedereen. Jason heeft Ali gemachtigd; Dieuw gaat het zo checken. Verder zijn er geen mededelingen. 3. Vaststellen notulen (zie bijlage: Notulen ALV ) Vragen over blz 1? blz 2? blz 3? blz 4? blz 5? blz 6? blz 7? blz 8? blz 9? blz 10? blz 11? Alex: waarom zijn bij de vorige ALV bij de stemming van de begroting wel de stemmen

2 geteld en niet bij het stemmen van het 87ste bestuur? Rachel: omdat het unaniem was aangenomen. Lisa: uit anonimiteit van de stemming op een nieuw bestuur. Alex: vind het antwoord niet bevredigend. blz 12? Er zijn geen vragen. Notulen zijn vastgesteld. 4. Ingezonden stukken Er zijn geen ingezonden stukken. 5. Vaststellen agenda Agenda is vastgesteld. 6. Evaluatie eerste semester (zie bijlage: Verslag semester I) Rachel evalueert het eerste semester. Vragen kunnen na elk kopje gesteld worden. We gaan er van uit dat iedereen alles gelezen heeft. Rachel: we hebben het heel leuk gehad de afgelopen maanden. Het waren volle maanden met leuke activiteiten en reisjes. Dit dankzij de commissies. Het gaat goed met Kleio en dit hebben wij voort gezet. We hebben wel wat punten maar die gaan we nog bespreken. Vereniging Melle: toekomstgerichtheid was een van onze speerpunten. Met de Alumnicommissie heeft het bestuur een aantal ideeën n bedacht deze zijn we aan het uitwerken. Bijvoorbeeld d.m.v. een beroependag en een stageweek, waar we een al lang gewild persoon voor hebben kunnen strikken. De Alumnicommissie en het bestuur werken hier goed in samen. Hopelijk kan dit de volgende jaren zo door gaan. Sara: Wat houdt de stageweek precies in? Melle: We hebben een aantal professionals benaderd en hier kunnen de studenten mee meelopen. De gevraagde mensen hebben allemaal iets te maken met geschiedenis. Het gaat da om een dag of een dag deel. Vincent: Kan je ook twee of meer dagen meelopen? Victor: De professionals geven zelf aan hoelang zij kunnen. Een dag is standaard. Steven: Hoe worden de studenten geselecteerd bij te veel aanmeldingen? Melle: Studenten kunnen zich zelf inschrijven. Bij te veel aanmeldingen geldt vol is vol. Rosa: Mag je meerdere dagen met verschillende mensen meelopen? Melle: In principe wel. Er zal wel worden gezorgd dat zoveel mogelijk aanmelders meer kunnen doen. Nynke: Heeft een tip/vraag voor de Alumnicommissie. Misschien is het leuk om iets doen met master keuze. Veel mensen weten niet wat ze moeten kiezen en dan gaan masterweken ook een beetje aan de student voorbij. Het zou bijvoorbeeld heel leuk zijn als men via Kleio met masterstudenten zou kunnen praten. De deadline voor niet- selectieve masters is 15 mei. Emma: Bijvoorbeeld speeddaten met masterstudenten. Nynke: Ja, zoiets. Leuk om van medestudenten advies te krijgen. Rachel gaat verder met de evaluatie. Rachel: Bij de borrels zien we steeds meer nieuwe gezichten. We zaten er altijd vanaf 9 uur. Dit jaar waren en zullen er veel speciale borrels komen. Hier hebben de commissies goed gebruik van gemaakt. Komend semester staat er bijna elke dinsdag iets op 't programma.

3 Studeren met Kleio stond natuurlijk ook weer op de agenda en deze werd voornamelijk in de tweede tentamenperiode goed bezocht. Voor Wetenschapsfilosofie zullen er weer vakgerichte studiesessies zijn. Het spreekuur werd helaas enigszins slecht bezocht, ondanks een paar trouwe bezoekers. Daarom heeft het bestuur nu de kamerdagen ingevoerd. Vanaf nu zit er vast elke dag een bestuurslid twee uur op de Kleio kamer. We hopen dat het zo nog makkelijker wordt voor leden om langs te komen. In het afgelopen halfjaar heeft het bestuur gewerkt aan haar speerpunt communicatie. Dit hebben we onder andere gedaan op Facebook door een evenementoverzicht te maken, de omslagfoto van de pagina een maandagenda te maken en het spamgehalte proberen te minderen. Ook zijn de website en de nieuwsbrief vernieuwd. In de komende weken zal de site nog geoptimaliseerd worden. Kunstgeschiedenis blijft altijd een lastig puntje. Er was in de afgelopen soms spraken van een soort rivaliteit met Kanvas. Dit vonden wij onnodig, dus wij hebben met het Kanvas bestuur gegeten. Het contact met Kanvas is nu erg goed. De Kunstcommissie zal met Kanvas een Gallerytour organiseren en aansluitend zullen de besturen samen een borrel in de Richel houden. De relatie ziet er goed uit. Melle krijgt het woord voor het SGN stukje. Melle: Zoals altijd wordt er dit jaar weer een SGN- dag georganiseerd. Dit jaar viel de datum helaas samen met de Berlijnreis. Dit is heel jammer. Maar we hebben netjes afgezegd en hoewel Groningen het jammer vindt, is het geen probleem. Er komt wel nog een SGN Olympics in juni, dat wordt heel leuk. Vincent: Zijn de Olympics naakt? Melle: Je mag niet naakt. Emma: Waar zijn de Olympics? Melle: In Utrecht; op de IKEA wat daar zijn sportvelden en Surinaams tentjes. Nynke: Hoe kan het dat deze data samenvielen? Hoe is dat gebeurd? Melle: Het is inderdaad heel jammer. Het kwam omdat de data al vastlagen in een week. De filmreis van de Filmcommissie door de Berlinale en SGN had ook een vaste week. Het is standaard dat dit een keer in de zoveel jaar gebeurt. Maar om dit toch te voorkomen, hebben we nu besloten om eerder een datum te prikken met SGN. Nynke: Waarom hebben jullie besloten om niet mee te doen met SGN en het alsnog te promoten? Melle: Wij dachten dat als het bestuur niet ging er dan niet veel animo zou zijn. Bij SGN moet je een kaartje promoten. Bovendien lagen de kaartjes al vast. Emma: Twee jaar gelden waren er wel twee Kleioten die zonder bestuur gingen. Maar die hadden het niet geweten als het 85ste bestuur het niet had gepromoot. Hugo: Vorig jaar was er wel veel promotie en alsnog een kleine opkomst. We hebben natuurlijk wel geprobeerd om met de data te schuiven. Emma: Ik snap dat de datum niet anders kon maar dan kan je het alsnog wel promoten. Melle: Ja dat is jammer. Maar er komt in ieder geval nog een SGN- activiteit. Ali: Wat was de reactie van SGN? Melle: Ze vonden het natuurlijk wel jammer. Rotterdam had ook afgezegd en dat was iets slordiger gegaan dus in vergelijking was het oké dat wij het netjes lieten weten. Bovendien heeft Groningen genoeg animo om het vol te krijgen.

4 Ali: Er was dit jaar veel geld over van vorig jaar dus nu hadden jullie iets heel leuks kunnen doen. Rachel: SGN heeft er geen last van dat wij er niet zijn. Financiën Zullen later toegelicht worden door Hugo. Zie puntje 7. Financiën. Mila Miedema: komt binnen om 19:25. Commissies Paulien krijgt het woord om de commissies toe te lichten. Paulien: Er is onwijs veel georganiseerd. Sommige commissies meer dan andere. Hoewel de Alumnicommissie geen sollicitanten had, zijn de sollicitaties goed verlopen en heeft ook de Alco haar plekken kunnen vullen. Commissiedag was in het pittoreske Monnickendam. Er was een dropping, historische quiz, gegeten en gedronken. Ondanks de lage opkomst was het een geslaagde dag. Dit jaar zijn er ook weer voorzitters- en penningmeestervergaderingen gehouden. Deze waren erg nuttig voor het bestuur en de commissies zelf. KIFcommissie Het bestuur heeft besloten een intern blad van Kleio uit de jaren 70 terug te brengen. Deze heette toen de KIF (Kleio s International Foundation) en zal nu staan voor Kleio s Interne Foliage. Voor dit blad willen we een nieuwe commissie oprichten. Zo kunnen leden die een passie voor journalistiek hebben of het gewoon leuk vinden om mee te werken aan dit blad ook in een commissie. Het bestuur heeft nu de eerste editie gemaakt met als voorbeeld de satirische artikelen in die van de jaren '70. Deze kan iedereen hier ter plekke pakken en meenemen. In het vervolg zal de commissie vier keer per jaar het blad uitbrengen en er compleet een eigen invulling kunnen geven. De sollicitaties gaan vanaf vandaag open en zullen 28 februari sluiten, net als bij de introductiecommissie. Hugo Kagie en Dieuwertje van Drooge zullen deze commissie samenstellen en versterken. In principe kan het bestuur gratis printen op het bushuis dus zeker dit jaar zullen er geen kosten aan verbonden zijn. Volgend jaar zou er eventueel een budget voor de KIF kunnen komen. Vincent: als de Alco al geen sollicitaties heeft, hoe verwachten jullie de KIFco dan vol te krijgen? Hugo: Misschien is deze commissie wel leuker. Rachel: Schrijven is van veel studenten een passie en we verwachten dat de Alco volgens jaar juist veel sollicitaties gaat krijgen door enkele vernieuwingen. Wij verwachten geen probleem met de sollicitaties. Alex: Doen jullie ook aan gastschrijvers? Dieuw: Ja, zeker! Emma: Als de sollicitaties nu open gaan, zit men dan een jaar in de commissie? Dieuw: Ja. Paulien: De Alco heeft zich voornamelijk bezig gehouden met de toekomst van (kunst)geschiedenisstudenten. Daarom hebben we besloten een naamverandering toe te passen; Alumnicommissie wordt nu Toekomstcommissie. Het toekomst diner was heel leuk. Beroependag en Stageweek staan op de agenda, net als Vrienden van Kleio. Er wordt nu gekeken naar samenwerking met het bestuur op dit vlak. Ook komt er een BFT revisited, speciaal voor Alumni.

5 De BBQ van de Feestcommissie vond dit jaar in september plaat. Het was een succes, maar voortaan hebben ze toch liever de BBQ in juni. Ook zijn er weer veel leuke feesten georganiseerd, zoals o.a. het gala. Dit jaar gaan we weer door met de succesvolle Introductiecommissie. Inschrijfperiode is ook nu open. Hugo en Paulien zullen hier in gaan. Net als vorig jaar zal de commissie zich bezig houden met bachelor- en matchingdagen, intreeweek en introductieweekend. De Filmcommissie trapte dit jaar af met Marie Antoinette en ging ook naar de IDFA. Helaas zijn ze niet naar het IIFR geweest; dit kwam dit jaar wat onhanig uit. Donderdag gaan we naar Berlijn met maar liefst 45 studenten. Dat is heel veel., maat we hebben er heel veel zin in. Bovendien zal de Fico dit jaar ook nog samenwerken met de Kunstcommissie en AAS. Romane: Is het leuk om vaker kleinere dingen te organiseren? Puur nieuwe films? Paulien: Dat is zeker een goede tip en daar zijn we nu ook mee bezig. Steven: Hoe gaan jullie volgend jaar meer organiseren? Paulien: We gaan o.a. naar het Imagine Filmfestival. Er komt en filmquiz en samenwerking met AAS en de Kunstcommissie. Alex: De uitkijk is een leuke bioscoop met twee studenten van Kleio die met Kleio samen willen werken. Hebben jullie hier iets van vernomen. Ali: Ja, ik heb ze g d. We zijn er mee bezig. Alex: Dus jullie zijn op de hoogte. De Kunstcommissie had een succesvolle reis naar Lille, en ook gingen ze naar het baller en het Frans Hals Musuem. In maart gaan we naar Barcelona. Daarnaast zal er dus o.a. samenwerking met Kanvas een Gallerytour komen. De Onderwijscommissie had dit jaar een pubquiz en een succesvol kroegcollege met Niek Pas. De reis naar de Tweede Kamer had dit jaar ook een stadswandeling en gesprekken met interessante mensen. Ook komt er nog een dagje/nachtje. De Reiscommissie heeft dit jaar voor het eerst een eerstejaars aangenomen. Dat gaat uitstekend. De bekendmakingsborrel werd wat groter aangepakt. Dit jaar gaan we dus naar Warchau, Krakau en Praag. Sara: Als de Alco de Toeco wordt, wordt er dan nog wel genoeg voor alumni gedaan? Of moet de commissie niet splitsen, voor bijvoorbeeld Vrienden van Kleio? Melle: Vrienden van Kleio komt misschien bij een van de bestuursfuncties te liggen. Lisa: Een splitsing zou ook lastig zijn met sollicitaties. Victor: We gaan niks anders doen, alleen extra dingen doen. We verkopen alles alleen wat anders. Victor zei ook tegen Pelle dat de commissie wat leuker moet klinken. Het is nu een beetje geitwenwwollensokken. Maar daar hebben we nu Andries voor. Dit is echt alleen een naamsverandering. Steven: Gaan jullie nog wat doen met Vrienden van Kleio? Paulien: We willen misschien iets van een nieuwsbrief naar Vrienden sturen en in gesprek gaan over hoe we Kleio nog aantrekkelijker kunnen maken voor alumni. Melle: We gaan kijken hoe we dat beter kunnen promoten. De almanak was al een goed begin. Steven: Zou goed zijn als je ook iets terug krijgt als je als Vriend contributie betaalt. Emma: Hoeveel Vrienden van Kleio zijn er nu? Hugo: We hebben nu acht Vrienden.

6 Nynke: Als je veel wil doen met de toekomst van studenten kan je daar ook Alumni voor gebruiken. Bijvoorbeeld door een borrel te organiseren. Daar is het in mijn ogen ook voor bedoeld. Paulien: We hebben inderdaad een lijst met alumni en die gebruiken we ook. Nynke: Dan heb je de goede combinantie. Tom: Hoevaak zal de KIF uit worden gegeven? Rachel: Het is een kwartaalblad dus vier keer per jaar. Bestuursactiviteiten Rachel neemt weer het woord om de bestuursactiviteiten toe te lichten. Naast het commissie- uitje en de Battlefieldtour was er dit jaar ook veel ruimte voor speciale borrels. We hebben o.a. de Kerstborrel en diner georganiseerd en willen dat weer doen met een paasbrunch. De website en de nieuwsbrief zijn vernieuwd. De liftwedstrijd staat ook weer op de agenda. Er komt ook een dansborrel met Helios. De KIFco en de Introco zullen nu dus beginnen. We gaan de witboeken uitbreiden. We vinden het jammer dat er op een ALV voornamelijk sprake is van een presentatie. Daarom zijn we van plan om op 5 april een ledenbijeenkomst organiseren. Nynke: Wat is een dansborrel? Rachel: In Pacific met Helios lekker dansen. Meer dan in de Prins. Nynke: Nog meer? Rachel: Het gaat dus goed met Kleio. Er komen ook steeds meer eerstejaars die actief worden. We zijn erg blij met actieve leden en commissies. Er staan nu een hoop leuke maanden voor de boeg. 19:45: We houden een kwartier pauze. 7. Financiën n (zie bijlage: Financieel overzicht) (Hervat 19:59) Rachel geeft het woord aan Hugo. Vragen aan het einde aub. Hugo: Met de commissiepenningmeesters is alles goed gegaan. Helaas zijn we toch tegen twee punten opgelopen. De contributie was hoger in begroot dan de realisatie. Dat is eigenlijk elk jaar zo. Dieuw en ik zijn bezig met mensen mailen om het verschil zo kleiner te maken. Ook waren er soms moeilijkheden met het afmelden voor reizen. Daar zal zo meer over verteld worden bij de HR- wijziging. In september zijn er helaas twee boeken verdwenen. Waarschijnlijk door het open karakter van de nieuwe kamer. De deur kan niet op slot. Nu is de boekverkoop heel strak georganiseerd door onze Intern, Paulien. Ook is de subsidie van AUF ook goed uitgevallen. Hierdoor kunnen we meer uitgeven. Mila: Kan het niet strakker met het automatisch incasseren van contributie? Hugo: Door het nieuwe ledenbestand waren er nog wat moeilijk heden. Mensen bleken toch geen lid meer te zijn of hadden op dat moment te weinig saldo. Deze mensen mailen we nu. Dit jaar is er wel meer opbrengst door derdejaars die nu contributie. Hugo loopt de begroting door en licht de verschillen toe. Ali: Vorig jaar is er 100,- geïncasseerd door SGN. Waarom is dit jaar nog niet gebeurd. Hugo: Dat is vandaag overgemaakt. Melle: Budget van Groningen was groot genoeg om dat voor te schieten. Ali: Hoe zit het met Kunstned? Melle: Heeft uitgebreid contact proberen te zoeken. Maar mensen bellen en mailen niet terug. Rachel: We hebben het ook via Kanvas gebrobeerd. Melle: Het is allemaal wat losser gepland en kan aan het eind van het jaar nog komen. Tot nu toe hebben we nog niks gehoord.

7 Ali: Er is dus ook geen geld naar gebracht. Doet Kanvas wel mee? Melle: ART organiseert alles. Maar er wordt geweigerd om contact op te nemen. Ali: Moet Kunstned dan niet in de toekomst van de begroting? Hugo: Daar heb ik het over gehad met de Kasco. Gaat waarschijnlijk dan van de begroting af. Maar we willen het wel blijven proberen. Melle: Vorig jaar organiseerde wij SGN en lag daar toen de focus. Nu staan we ook echt open voor Kunstned. Hugo gaat verder: Voor het ledenbestand is er nu een nieuwe programma. Dat bedrag zal hoger oplopen binnenkort, door de BTW. Maar dit is geen probleem. Commissies: Hugo licht alles toe. Hij legt ook uit waarom er bij sommige commissies 0,- staat. Dat komt doordat we midden in het jaar zitten. Er zijn geen vragen over de begroting? Steven krijgt het woord als afvaardiging van de Kasco: alles ziet er goed uit en we hebben er vertouwen in dat het zo blijft. Emme: OK troffee. Ali: Er is nog heel veel budget voor het bestuur. Nynke: Dat is voor 1,- borrels. Hugo: Inderdaad voor de Liftwedstrijd, Paasbrunch en een 1,- borrels. Rachel: We zorgen dat het opgaat. 8. Aanpassing Huishoudelijk Reglement (zie bijlage: Voorstel aanpassing Huishoudelijk Reglement) Melle en Hugo krijgen het woord. Probeer de vragen voor het einde te bewaren, want het is een beetje ingewikkeld. De nieuwste versie ligt voor jullie. Hugo licht het voorstel toe, deze is te lezen bij de stukken die op de website staan. Hugo legt uit dat het voortkwam voornamelijk uit de BFT. Het komt er op neer dat je moet uitschrijven voor de reis, ook als je bent uitgeloot. Dit is voornamelijk voor de organiserende commissie heel handig. Het voorstel is voorgelegd aan de Reisco en de Kucie. Die vonden het goed. Mila: Hoelang duurt het voor je moet afmelden? Hugo: Je wordt z.s.m. gecontacteerd. Mila: Dus je moet je afmelden ook als je bent uitgeloot? Hugo: Ja, dat is nu dus ene verplichting. Victor: De afmelddatum geldt dus gewoon voor iedereen? Hugo: Ja. Emma: dus als je niet uitschrijft, wordt er van uitgegaan dat je meegaat? Melle: Bij de BFT was dit dus een oplossing geweest. Emma: Is het een idee om sneller aan mensen te laten weten? Dieuw: de twijfeltermijn is al snel nadat er is geloot. Emma: Indien deze niet geschikt is: wat betekent dat? Melle: Dat stond er al in. Alleen het vetgedrukte verandert. Stemming: Aantal stemgerechtigden: 29. Bij 15 stemmen voor is het voorstel aangenomen. Opties: als je onthoudt van stemmen verlaat je de ruimte en doe je niet mee met het quotum. Je kan voor, tegen en blanco stemmen. Als je blanco stemt, tel je wel mee. Ali: zijn er machtigingen? Jason in de mail: Hoihoi ik kan helaas niet bij de ALV zijn dus ik machtig Ali om te stemmen. Was niet 24 uur geleden, dus telt niet. 17:38 is het gestuurd. Sara: wil het nog even checken.

8 Romane vraagt nog een keer een verduidelijking van de verandering van het HR. Die krijgt ze. Dieuw leest de statuten na: er kan üüberhaupt niet gemachtigd worden. Aantal stemmen voor: 29 Aantal stemmen tegen: 0 Aantal blanco stemmen: 0 Voorstel aanpassing HR is aangenomen! Vincent: misschien moeten we hebben het nog over Lara hebben. 9. W.V.T.T.K. Er is niks ter tafel gekomen. 10. Rondvraag en afsluiting Nynke: Over de financiën n. De bestuurskorting is niet in begroot? Hugo: Nee, dat doen de commissies zelf. Dus dat staat niet in de grote begroting. Emma: Wordt het wel door de Kasco gecontroleerd. Sara: Vindt het heel leuk dat ze de KIF gaan uitbrengen. Ali: Vindt dat het bestuur het goed doet. Vincent: VO. Alex: staat mijn opmerking van de vorige notulen in deze notulen? Dieuw: Ja, k notuleer alles. Vincent: Alex is alleen zo op Valentijnsdag hoor. Rachel sluit de vergadering om 20:28.