Een verzorgd rapport. 1 Mogelijke onderdelen van de paper

Transcriptie

1 Een verzorgd rapport Wie een tekst schrijft, moet veel tegelijkertijd doen: gedachten formuleren, gedachten ordenen, bijschaven door te zoeken naar een vlottere zin, een beter woord, correctheid van taal en stijl bewaken Het zijn witte raven die dit alles tegelijkertijd kunnen. Bij de meesten van ons leidt dit tot de bekende en gevreesde schrijfblokkades. Schrijfblokkades hebben alles te maken met het werken zonder plan. Wie een goede tekst wil afleveren - en wie wil dit niet? - en ook graag wat plezier beleeft aan het schrijven, werkt stap voor stap. Een onderzoeksrapport, ook wel paper of scriptie genoemd, is een wetenschappelijk werk en moet daarom aan bepaalde eisen voldoen. Aan zo n rapport worden op vier vlakken eisen gesteld zodat het eindresultaat, het rapport dat ja als onderzoeker met gepaste trots voorlegt, doelgericht is, informatief, leesvriendelijk en verzorgd. je schrijft doelgericht als je eindrapport voldoet aan alle gestelde eisen; je schrijft informatief als de lezer al de informatie krijgt die hij nodig heeft om je eindrapport naar waarde te schatten; je schrijft leesvriendelijk als je rapport getuigt van helderheid, logische opbouw, zorgvuldigheid en een aangename schrijfstijl; je schrijft verzorgd als je tekst voldoet aan alle vormelijke eisen van een goed rapport. Voor het ontwikkelen van de complexe vaardigheid schrijven, bieden taallessen heel wat ondersteuning. Daar gaat deze tekst niet verder op in. Voor wie een eindrapport vraagt, geeft deze tekst duiding bij de mogelijke onderdelen van zo n wetenschappelijk rapport. 1 Mogelijke onderdelen van de paper De mogelijke onderdelen van een paper zijn (in volgorde): de omslag het schutblad het titelblad de inhoudsopgave het woord vooraf (eventueel) lijst met gebruikte afkortingen de inleiding het midden het besluit de bijlagen (eventueel) de lijst van de tabellen (eventueel) de lijst van de figuren de bronvermelding schutblad omslag Alle bladzijden worden bij voorkeur eenzijdig bedrukt! Pagina 1

2 1.1 De omslag, het schutblad en het titelblad De bedrukte omslagkaft moet opvallen door eenvoud en soberheid. Gebruik daarom vooraan en achteraan licht karton in een neutrale kleur (lichtgrijs, lichtgeel, lichtgroen...). Tussen omslag en titelblad mag een schutblad worden ingevoegd. Het schutblad is een gewoon blanco vel wit papier. Gebruik bij voorkeur papier van 80 g/m2. Bij gebruik van een lichtere papiersoort is er veel kans dat tekst of figuren van de volgende bladzijde er doorheen zichtbaar zijn, wat echt stoort bij het lezen. Het titelblad is een kopie van de omslag. De schikking van omslag en titelblad ligt niet absoluut vast, maar hou het sober en overzichtelijk. Hou de titel kort (max. 10 woorden). Wanneer de titel het onderwerp van de paper niet voldoende preciseert, kun je eventueel nog een verklarende ondertitel toevoegen. Voor de ondertitel gebruik je een kleinere lettergrootte. 1.2 De inhoudsopgave Uit de inhoudsopgave blijkt de structuur van het werk. Dit overzicht komt dan ook het best vooraan in het document. Zorg voor een logische opbouw. In een rapport hebben deze pagina s hebben normaliter geen nummering. De inhoudsopgave is de afzonderlijke opsomming van alle titels, van de bijlagen, de eventuele lijsten met tabellen en figuren en van de bronvermelding, telkens met aanduiding van de betreffende bladzijde. Zorg er voor dat de opgegeven titels en bladzijden overeenkomen met de tekst. Een inhoudsopgave kan pas worden opgesteld als de paper zelf volledig af is. Het is immers niet abnormaal als de inhoudsopgave enigszins afwijkt van het voorlopige plan. Een inhoudsopgave moet vooral overzichtelijk zijn. De typografische schikking is dan ook erg belangrijk. Gebruik bij het decimale systeem (max. drie niveaus). Voorlooppuntjes zorgen ervoor dat de lezer het paginanummer zonder problemen kan vinden. Noot In Word (en andere tekstverwerkingsprogramma s) heb je de mogelijkheid om de inhoudstafel automatisch te genereren. Maak er gebruik van! 1.3 Het woord vooraf Het dankwoord of woord vooraf ( voorwoord is een germanisme) is geen verplicht, maar wel gebruikelijk onderdeel. Het komt op een afzonderlijk blad, onmiddellijk na de inhoudsopgave. Omdat het geen essentieel deel uitmaakt van de paper, wordt het ook niet genummerd, maar het telt wel mee in de nummering). Voor dit onderdeel mag je een cursieve letter gebruiken. Wat komt erin? (persoonlijke) omstandigheden die tot het schrijven van de paper geleid hebben omschrijving van de opdracht dankbetuiging aan de personen, bedrijven... die behulpzaam waren bij de paper Let op de juiste schrijfwijze van de persoonsnamen en de juiste titulatuur. Ook ouders, broers, zusters, vrienden, vriendinnen... krijgen soms een dankwoord. Maak er geen melodrama van. Wees dus kort en zakelijk. Pagina 2

3 1.4 Lijst van de gebruikte afkortingen (indien nodig) Probeer het gebruik van afkortingen te vermijden en maak er ook zelf geen. Het maakt het lezen immers moeilijk en werkt soms storend. Bij sommige onderwerpen bv. van technische aard, kun je niet echt anders. De lijst met de gebruikte afkortingen komt vooraan en je rangschikt die alfabetisch. Raadpleeg zo nodig een (technisch) woordenboek. Het geheel komt op een apart blad. 1.5 De inleiding Met de inleiding begint feitelijk de inhoud van de paper. De inleiding is een zeer belangrijk onderdeel en moet met de grootste zorg worden opgesteld. Hoe paradoxaal het ook moge klinken, de inleiding wordt pas geschreven als het eigenlijke eindwerk volledig af is. De inleiding kan volgende elementen bevatten: de motivering van de keuze van het onderwerp: het belang van het onderwerp voor jou en de lezer de probleemstelling en de keuzes die je gemaakt hebt je verwachtingen van het onderzoek de deelvragen en vooronderstellingen de methode van onderzoek de belangrijkste bronnen van informatie eventueel noodzakelijke achtergrond voor niet-deskundige lezers In zekere zin geeft de inleiding aan de lezer een voorafgaande synthese van de paper. Het moet een vlot leesbare, logisch opgebouwde tekst zijn die interesse opwekt. Een goed of slecht geschreven inleiding bepaalt veelal de houding die de lezer tegenover de verdere inhoud zal aannemen. Na de inleiding heeft de lezer zeker een precies zicht op jouw probleemstelling, waarom je die gekozen hebt en welke weg je daarvoor hebt gevolgd. De lezer weet hoe je tegenover je onderwerp staat en is nieuwsgierig naar hoe je dit verantwoordt. Die verantwoording volgt nu in het middenstuk, ook wel eens corpus genoemd. 1.6 Het midden (of corpus) In het corpus leg je uit hoe je tot het antwoord op je probleemstelling gekomen bent. Elke belangrijke deelvraag van de probleemstelling komt in een afzonderlijk onderdeel. Zoals al gezegd zijn logische opbouw en samenhang heel belangrijk. Elk onderdeel moet op zichzelf een logische structuur hebben. De wijze waarop de indeling het best kan gebeuren, wordt verder in deze syllabus beschreven. 1.7 Het besluit Met het besluit beëindig je je eindwerk. Hoe klinkt het antwoord op je centrale probleemstelling nu je je onderzoek hebt uitgevoerd? De paper wordt in feite opgebouwd naar het besluit toe. Heb je een verklarende vraag dan is hier de verklaring duidelijk; bij een beoordelende vraag valt hier het finale oordeel; bij een adviserende vraag krijgen we hier jouw finale aanbevelingen. Het besluit kan hoe dan ook geen verrassende of nieuwe elementen bevatten. Als je alle ingrediënten uit je middenstuk samenbrengt, dan is het besluit daarvan het logische voortvloeisel. Pagina 3

4 1.8 De bijlagen Tabellen, figuren, documenten... die geen onmisbaar deel van de tekst uitmaken, maar wel van belang zijn voor het geheel van de paper, worden het best als bijlage in de paper opgenomen. In de tekst van de paper wordt ernaar verwezen. Dit betekent zeker niet dat je zomaar elke tabel of illustratie als bijlage achteraan moet stoppen. Wanneer ze deel uitmaken van de ontwikkelde gedachten is het veel beter ze in de tekst zelf te plaatsen. Elke bijlage krijgt een nummer en een titel, eventueel in een ander lettertype. Een lijst met een overzicht van de bijlagen voeg je in voor de bijlagen. Eventueel rangschik je de bijlagen per soort: bv. eerst alle tabellen, dan alle figuren, enz. Voorbeeld: BIJLAGE 2: VOORBEELD VAN EEN OMSLAGKAFT 1.9 De lijsten van de tabellen en van de figuren Afbeeldingen zeggen vaak veel meer dan woorden; bovendien verluchten ze de tekst. Ze moeten echter wel functioneel zijn (geen bladvulling!). Ze ondersteunen de tekst en moeten er een harmonisch geheel mee vormen. Zorg er daarom voor dat de afbeelding en de tekst die erbij hoort op dezelfde bladzijde staan. Figuren en tabellen krijgen allemaal een eigen nummering en titel. Vergeet niet de figuur, grafiek of tabel te interpreteren: waarom staat die figuur daar, wat kun je eruit afleiden, welke conclusies kun je eruit trekken? Voor elke lijst wordt een afzonderlijke pagina genomen. De lijsten vermelden de tabellen en de figuren in de volgorde waarin ze in de tekst voorkomen, dus niet die van de bijlagen. Deze lijsten moeten de lezer toelaten alles gemakkelijk terug te vinden. Daarom worden volgnummer, titel en paginaverwijzing vermeld. Voorbeeld: FIGUUR 1: VOORBEELD VAN EEN BLZ. 12 (precies dezelfde vermelding staat boven de figuur zelf - dus op blz. 12 van dit voorbeeld) 1.10 De bronvermelding In het laatste deel van de paper vermeld je de bronnen die je geraadpleegd hebt. Dit kunnen boeken of tijdschriftartikels zijn, folders, handleidingen, voordrachten, maar ook gesprekken met deskundigen of betrokkenen. De term bronvermelding verdient daarom de voorkeur boven literatuurlijst of -opgave. Gebruik liever niet de term bibliografie omdat die eerder gebruikt wordt voor een zo volledig mogelijke lijst van alle publicaties die over een bepaald onderwerp verschenen zijn. In de bronvermelding vermeld je alle publicaties die je gebruikt hebt voor de samenstelling van je werkje, voetnoten, eventuele tabellen en figuren inbegrepen. Pagina 4

5 2 De vormgeving van de paper De lay-out van een tekst moet je tot in de puntjes verzorgen! Je krijgt hier heel wat suggesties. Uiteraard zijn er veel variaties mogelijk. Belangrijk is vooral dat je binnen jouw tekst één systeem consequent toepast. 2.1 Het formaat en de bladspiegel Als standaard geldt het formaat A4 (210 mm x 297 mm). Vermits een eindwerk geniet moet worden, neem je links een wat bredere marge dan rechts: resp. 3 (tot 4) cm en 2,5 cm. Als boven- en ondermarge neem je 2,5 cm. Werk je met een vaste voettekst (zoals in deze tekst), dan neem je als ondermarge 3,5 cm en voettekstmarge 2 cm. Zorg ervoor dat het paginanummer binnen de bladspiegel en bij voorkeur rechts staat. 2.2 Lettertype en - grootte Standaard lettertypes zijn Times New Roman, lettergrootte 12 of Arial, lettergrootte De paginering De bladzijden van de paper worden genummerd met Arabische cijfers. Het witte schutblad, het titelblad, het woord vooraf en de inhoudsopgave worden niet genummerd, maar ze tellen wel mee in de paginering. De paginanummering start bij je inleiding en dit is wellicht blz.5. Je paginanummering loopt door tot en met de bronvermelding en over de verschillende onderdelen heen. Plaats de bladzijdenummering op elke bladzijde bij voorkeur in de rechteronderhoek of rechterbovenhoek van je blad. Gebruik hierbij de automatische nummering uit de moderne tekstverwerker. Het cijfer wordt niet gevolgd door een punt. Aanduidingen zoals p. of blz. zijn overbodig. Wanneer een koptekst gebruikt wordt, dan komt de paginanummering binnen de koptekst op dezelfde regel. 2.4 Kop- en voetteksten Een verantwoord gebruik van kop- of voetteksten kan zeker bijdragen tot een geslaagde pagina-opmaak van de tekst. Een koptekst is een stukje tekst (bij voorkeur slechts één regel) dat boven aan elke bladzijde geplaatst wordt. Een voettekst staat onderaan elke bladzijde. Je kunt bijvoorbeeld de titel van de paper in koptekst plaatsen. Het gebruik van voetteksten is eerder af te raden wanneer je werkt met voetnoten. Gebruik voor kop- en voetteksten een kleinere lettergrootte. Je mag kop- en voetteksten van de eigenlijke tekst scheiden door een horizontale streep over de volledige tekstbreedte. Gebruik ook hier de standaardvoorzieningen van de moderne tekstverwerker. 2.5 De indeling van de tekst De paper wordt ingedeeld in een inleiding, een midden met verschillende onderdelen, een besluit en verder in titels en kopjes. Een moderne vormgeving vraagt een decimale indeling, met niet meer dan drie niveaus. Pagina 5

6 Elke indeling begint tegen de linkerkantlijn. Gebruik bij elke numerieke indeling een titel. Geef aan elk niveau een iets andere visuele voorstelling, bv. door een grotere lettergrootte, door te onderstrepen (alleen de titel) of door een vettere letter. De voorstelling moet wel consequent blijven binnen elk niveau. Maak bij voorkeur gebruik van de opmaakprofielen in je tekstverwerker. Plaats geen titel op de laatste regel van een pagina. 2.6 Regelafstand en witregels Hoewel in een getypte tekst normaal altijd regelafstand 1 aanbevolen wordt, is het toegelaten voor een eindwerk regelafstand 1,5 te gebruiken. De keuze is afhankelijk van het gebruikte lettertype. In voetnoten echter is de regelafstand altijd 1. Tussen twee voetnoten is de regelafstand 1,5. Vóór een nieuwe titel zijn er twee witregels, na een titel en tussen twee titels is er slechts één witregel. Spring binnen een tekstgeheel zuinig om met witregels. Werk vooral met alinea s en structuurwoorden (verwijs- en signaalwoorden) om de opbouw van je tekst duidelijk te maken. Gebruik pas een witregel als je binnen de opbouw van je tekst een grotere breuk wilt aanduiden. 2.7 Citaten Als je citeert neem je iemands woorden letterlijk over. Waar moet je op letten? Citaten zijn gezagsargumenten. Het zijn aanhalingen van een geschreven stuk of van een gezegde van iemand, die je als een bewijs, een getuigenis of een voorbeeld vermeldt. Spring zuinig om met citaten en citeer alleen als het volgens jou echt nodig is. Citaten moeten als dusdanig herkend worden en worden daarom tussen dubbele aanhalingstekens geplaatst. Ze worden steeds letterlijk aangehaald in de taal van de geraadpleegde publicatie. Je mag het citaat cursief plaatsen en het hele citaat een drietal spaties laten inspringen. Is een citaat te lang, dan mag je altijd stukken weglaten. Op de plaats waar je woorden, zinnen of paragrafen hebt weggelaten, typ je ( ). Je gaat daarna gewoon verder met het citaat. In een geciteerde tekst mag je niks veranderen. Je neemt de tekst over in de vorm en de taal waarin die is geschreven. Wil je een tekst toch vertalen, dan moet je de oorspronkelijke tekst in een voetnoot opnemen. Als je in een citaat iets wilt benadrukken, bijvoorbeeld onderstrepen, dan moet je in de voetnoot aanduiden: mijn onderstreping. Bij elke aanhaling, bewering, gedachte of samenvatting die ontleend is aan een auteur, moet de bron worden vermeld. Dat gebeurt in een voetnoot. Na de aanhalingstekens zet je een cijfer tussen haakjes dat verwijst naar de voetnoot. Bij de verwijzing naar de bron moet altijd de bladzijde worden vermeld waar je het citaat vond. Wanneer je in je tekst de titel van een publicatie vermeldt, dan zet je die bij voorkeur cursief. 2.8 Voetnoten Een voetnoot wordt gebruikt om een toelichting te geven bij een bepaalde passage in de tekst, wat je zoveel mogelijk probeert te vermijden door de toelichting in de tekst zelf te Pagina 6

7 verwerken, of om te verwijzen naar de bron waaruit je een bepaalde gedachte of een citaat gehaald hebt. De voetnoten zet je bij voorkeur onderaan de bladzijde. Voor die voetnoten moet je ruimte voorzien. Je scheidt je voetnoten van de rest van de tekst door een horizontale lijn van minimum een drietal cm en maximum de hele breedte van het blad. Laat boven en onder de voetnoten één lijn vrij. Bij de opmaak van een voetnoot plaats je een cijfer tussen haakjes achter het woord, de zin of de tekst waar je een voetnoot bij wilt plaatsen. Onderaan herhaal je dit cijfer en geef je je verdere verklaring of de bron waaruit je citeerde. Vergeet de bladzijde waar je de tekst vond, niet op te nemen. Gebruik een iets kleinere lettergrootte voor je voetnoten. In een voetnoot van meer dan één regel staat de eerste letter van een nieuwe regel onder de eerste letter van de vorige regel, dus niet vlak onder het voetnootnummer. Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van je tekstverwerker! 2.9 De bronvermelding Met bronnen bedoelen wij de lijst van de geraadpleegde publicaties, samen met eventuele gesprekken met deskundigen of enquêtes. Alle publicaties die in de voetnoten vermeld werden en ook deze die als bron opgegeven werden bij tabellen en figuren, moeten in deze lijst terug te vinden zijn. In de lijst worden de geraadpleegde publicaties geordend volgens de aard van de bron en daarbinnen alfabetisch op het hoofdwoord. Dit is in de meeste gevallen de auteursnaam. Bij diverse auteursnamen wordt de eerste auteursnaam als hoofdwoord genomen. Wanneer er geen auteur is, dan neem je als hoofdwoord het eerste woord van de titel dat geen lidwoord is. De bronvermelding laat de lezer niet alleen toe de bronnen te beoordelen (wetenschappelijke waarde, recent materiaal of oudere publicatie...), maar ook de geraadpleegde publicaties zelf op te zoeken. 3 Bibliografisch refereren Zie apart document op sharepoint. 4 Tabellen en figuren Tabellen en figuren kunnen in de paper gebruikt worden om gegevens op een overzichtelijke manier voor te stellen of om een beeld te geven van wat in de tekst beschreven wordt. Bovendien onderbreken en verluchten ze de aaneengesloten tekst en wekken ze de aandacht van de lezer. Met de term figuur worden allerhande grafische voorstellingen aangeduid: tekeningen, foto's, organogrammen, stroom-, route- en fabricageschema's, grafieken, diagrammen, pictogrammen... Tabellen en figuren staan bij voorkeur in de tekst als ze de ontwikkelde gedachtegang ondersteunen. Bij elke figuur of tabel moet het voor de lezer duidelijk zijn waarom die daar staat en wat de betekenis precies is. Om geen breuk te veroorzaken met de tekst verwijs je in de laatste zin van de alinea voor de tabel of figuur naar de illustratie die volgt. Pagina 7

8 Bijvoorbeeld: De onderstaande grafiek toont duidelijk de evolutie van het waterverbruik sedert Ga er niet zondermeer van uit dat de lezer de grafiek of tabel wel zelf zal duiden, maar geef de nodige toelichting en duiding. Als de tabel of figuur niet meteen nuttig is om de tekst te begrijpen, dan kun je die ook in bijlage opnemen. Heb je de tabel of figuur overgenomen uit een bron, dan gelden in beide gevallen dezelfde regels voor de bronvermelding. Boven de figuur of tabel komt een nummer en een korte omschrijving. Voor beide gebruik je een aparte nummering in gewone cijfers en je nummert door over de verschillende onderdelen van je werkje heen. Onder de tabel of de figuur komt een korte bronvermelding. Dit kan de auteur zijn of de titel van het werk waaruit je de tabel of figuur haalde. Voor nummering, titel en korte bronvermelding mag je een kleiner lettertype gebruiken. Achteraan in de lijsten van gebruikte tabellen en figuren volgt dan de volledige en juiste bibliografische omschrijving. Heb je de tabel of illustratie zelf gemaakt of aangeleverd, dan hoeft de bronvermelding uiteraard niet. Nummering en titel blijven natuurlijk wel nodig. 5 Tot slot Het spreekt voor zich dat een eindwerk dat net getypt is, met een verzorgde schikking, bijdraagt tot een gunstige eerste indruk bij de beoordelaar. Verzorgd typewerk nodigt ook uit tot lezen. Daarentegen wekt een onverzorgd uitzicht van de tekst wellicht onmiddellijk vooroordelen op tegenover de inhoud van de paper: als het typewerk zo slordig is dan zal de inhoud waarschijnlijk ook niet veel betekenen. Het comfort en de diverse mogelijkheden van een modern tekstverwerkingsprogramma maken het ons op dat vlak heel wat makkelijker dan vroeger. Een verzorgde lay-out mag dan ook geen probleem zijn. Wees consistent in het gebruik van titels, kopjes, kop- en voetteksten, spaties, tabs, marges, witregels, enz. Zorg ervoor dat bladzijdenummering en -verwijzingen juist zijn. Hebben de figuren een nummer, een titel en een bronvermelding? Vertrouw de spellingcorrector van je computer niet blindelings en laat je tekst dus grondig nalezen door een geoefend lezer met een neus voor spelling. Vraag tenslotte duidelijk hoeveel exemplaren je van je eindwerk moet indienen. Inbinden hoeft zeker niet, gewoon geniet volstaat. Geef nooit het origineel exemplaar van je werk in. Je paper is nu volledig afgewerkt. Je moet het nu alleen nog op tijd afgeven en later verdedigen. Pagina 8