Najaarsnota 2015 A.B. 15/50. SVHW Rijksstraatweg 3b Postbus ZH Klaaswaal (0186)

Transcriptie

1 A.B. 15/50 Najaarsnota 2015 SVHW Rijksstraatweg 3b Postbus ZH Klaaswaal (0186) oktober 2015 Pagina 1 van 12

2 Versie historie Versie Datum Status Auteur Controle Paraaf Concept J. Melissant R.S. Heij e Concept J. Melissant R.S. Heij Definitief J. Melissant R.S. Heij 30 oktober 2015 Pagina 2 van 12

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Inleiding Financiële samenvatting Ontwikkelingen... 5 Toelichting per programma Algemeen Beheer Personele kosten Personeel derden Onderhoud gebouw Porti en telefoon Kosten interne faciliteiten Kapitaalslasten Kantoorartikelen/abonnementen Kantoorartikelen/abonnementen Diensten van derden Onvoorzien Vastgoedinformatie Kosten Automatisering Kosten kadaster, digitale kaarten, Kamer van Koophandel en GBA Cyclomedia WOZ-administratie Taxatiekosten Heffingen WOZ-kosten derden Vervaardigen aanslagen Kosten bijsluiters Overige diensten derden Invordering Kosten dwanginvordering Bankkosten Proceskostenvergoeding Opbrengsten Opbrengst invorderingskosten oktober 2015 Pagina 3 van 12

4 2.6.2 Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Financieel overzicht najaarsnota Besparingen najaarsnota Kosten gerelateerd aan boekjaar oktober 2015 Pagina 4 van 12

5 Inleiding 1.1 Financiële samenvatting Deze Najaarsnota is opgesteld vanuit de werkelijke financiële mutaties tot en met 30 september 2015 aangevuld met geprognosticeerde lasten en baten voor het resterende boekjaar De totale kosten in de Najaarsnota 2015 bedragen De totale baten bedragen Dit resulteert in een positief resultaat van In dit resultaat zijn kosten opgenomen, die gerelateerd kunnen worden aan activiteiten die oorsprong hebben in het kalenderjaar In de Voorjaarsnota 2015 werd nog een nadelig resultaat van voorzien ten gevolge van het effect van de cao onderhandelingen. 1.2 Ontwikkelingen In de periode van de Najaarsnota 2015 heeft SVHW verdere invulling gegeven aan de speerpunten, die in Begroting 2015 zijn genoemd. Daarnaast zijn de opgestarte initiatieven vanuit de periode vanuit Voorjaarsnota 2015 nader uitgewerkt. De Waarderingskamer heeft eind juni een onderzoek gedaan naar de interne beheersing Wet WOZ bij SVHW. De conceptrapportage is inmiddels doorgesproken, waarbij de vertegenwoordigers van de Waarderingskamer aangaven, dat wederom verdere verbeteringen merkbaar waren. De definitieve rapportage is nog niet beschikbaar. Daarnaast bleek uit de door 74 gemeenten en 8 belastingsamenwerkingen ingevulde benchmark van de Waarderingskamer, dat SVHW wederom vrijwel de laagste perceptiekosten heeft. Alleen de gemeente Oisterwijk heeft lagere perceptiekosten. De resultaten van de benchmark 2014 van de Landelijke Vereniging voor Lokale Belastingen (LVLB) worden in november verwacht. De activiteiten van de voormalige interne werkgroep volledigheid bestanden zijn verankerd in de staande organisatie. Het handhaven en verder verbeteren van de kwaliteit van de bestanden is inmiddels een continu proces. Het analyseren en waarderen van bijzondere objecten en roerende zaken, de inventarisatie van secundaire objectkenmerken, het uitvoeren van inpandige bezoeken in het geval van NCNP bezwaren, het opstarten van overleg met woningcorporaties en het actief correleren van bestanden zijn voorbeelden van activiteiten, die in dit verband worden ondernomen. De ontwikkeling van de dienstverlening voor de deelnemers heeft eveneens de nodige aandacht gekregen. Dit heeft er toe geleid, dat nieuwe functionaliteiten beschikbaar zijn gekomen in Geoweb en dat de deelnemers via webservices deze gegevens kunnen ontsluiten. Een migratie van Geoweb staat gepland in het laatste kwartaal van De werkbijeenkomsten over de DVO en managementinformatie hebben plaatsgevonden. Het is de bedoeling om de eerste kwartaalrapportage in 2016 op basis van het nieuwe format managementinformatie op te leveren en de DVO in het eerste kwartaal van 2016 voor vaststelling aan het algemeen bestuur voor te leggen. Als opvolging op de eerder goed verlopen BIZ informatiesessie, organiseert SVHW in oktober 2015 een deelnemersbijeenkomst over actuele zaken op het gebied van lokale belastingen. De ramingen nieuwe stijl zijn uitgevoerd. Op basis van een eerste raming begin juli met expliciete aannames en onderbouwingen hebben gesprekken plaatsgevonden met de deelnemers. De uitkomst van deze gesprekken en de meest actuele gegevens vanuit de bezwaarafhandeling zijn verwerkt in de 30 oktober 2015 Pagina 5 van 12

6 tweede (extra) raming, die in september is verstrekt aan de deelnemers. Door deze werkwijze moeten de raming en de realisatie meer in lijn komen. De deelnemers hebben dit initiatief positief ontvangen. SVHW is gestart met de vernieuwing van de website/loket om de (digitale) dienstverlening in de richting van de burgers en bedrijven te verbeteren. Meer mogelijkheden tot interactieve zelfservice (wijzigen gegevens, betalingsoverzicht, downloaden taxatierapport en aanslagen, etc.) en digitale aanlevering (uploaden van documenten en bewijsstukken) moeten leiden tot een betere gebruikerservaring. In verlengde van deze vernieuwing vindt ook binnen SVHW de eerste digitalisering van de werkprocessen plaats. De website/loket is naar verwachting in december operationeel. Daarnaast is SVHW, als onderdeel van de verdere digitalisering van de dienstverlening, gestart met de voorbereiding voor het aansluiten op Mijn Overheid, de digitale brievenbus van de overheid. Hiermee kunnen de burgers en bedrijven hun aanslagen en eventuele verdere correspondentie in digitale vorm ontvangen. Aansluiting op Mijn Overheid is voorzien in november SVHW heeft het project aansluiten op de Landelijke voorziening WOZ (LV-WOZ) samen met de partners Centric en GeoTax stevig ter hand genomen. Het project heeft een majeure impact op de primaire systemen van SVHW (GT-BAG, GT-WOZ en Key-2-Belastingen). Ofschoon het project vanwege software problemen van de zijde van Centric enige vertraging kent (het was de ambitie om in december 2015 met drie Hoekse Waardsche gemeenten de aansluittoets te doorlopen), komt de aan de Waarderingskamer opgegeven einddatum van medio 2017 vooralsnog niet in gevaar. De voorbereidingen voor de Basisregistratie Kadaster (BRK), het woningwaarderingsstelsel en de Wet modernisering Vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen verlopen volgens schema. SVHW zal tijdig gereed zijn voor deze wijzigingen, die per 1 januari 2016 intreden. De medewerkers vormen het hart van de organisatie. Daarom wordt er continu gewerkt aan de kennisverbreding en -verdieping door het volgen van opleidingen, het houden van workshops en een intern stageprogramma. De eerste resultaten op dit gebied zijn zichtbaar. Er zijn twee geschikte interne kandidaten gevonden voor de vacatures van medewerker WOZ-B, waardoor structurele inhuur op dit gebied wordt verminderd. Door het intern openstellen van de twee vacatures, die hierdoor ontstaan, wordt actief inhoud gegeven aan de doorstroom en ontwikkeling van de medewerkers. In het kader van de interne kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie van SVHW is wederom een aantal regelingen opgesteld en geactualiseerd. 30 oktober 2015 Pagina 6 van 12

7 Toelichting per programma 2.1 Algemeen Beheer Personele kosten De personele kosten zijn in de begroting 2015 geraamd op basis van de salariskosten van de aanwezige formatie. Dit zijn personeelsleden met een vaste aanstelling of een jaarcontract. De salariskosten in deze najaarsnota zijn berekend op basis van de werkelijke salariskosten tot en met september In het cao-akkoord over de arbeidsvoorwaarden in de cao Waterschappen is opgenomen dat er in 2015 een eenmalige uitkering plaatsvindt van 750 per medewerker. De eenmalige uitkering is niet in de begroting 2015 opgenomen en leidt derhalve tot een incidenteel nadelig resultaat ten opzichte van de begroting 2015 van Door een onvoorziene pensioenverplichting aan een voormalig medewerker van SVHW van komt het totaal van de incidentele personeelskosten uit op Door het vooralsnog niet volledig (kunnen) invullen van het verloop in de vaste formatie en lagere overige personeelskosten kunnen de incidentele kosten deels worden opgevangen in de exploitatiebegroting Uiteindelijk ontstaat een negatief resultaat op de personeelskosten van Personeel derden Door het wegvallen van de inhuurpost voor de directie en meer inhuur voor juridische ondersteuning ten gevolge van een vacature wordt er per saldo een positief resultaat verwacht van ten opzichte van de begroting Onderhoud gebouw Door het uitvoeren van (grootschalig) onderhoud conform het meerjarenplan ontstaat een kleine overschrijding van het budget van Porti en telefoon Door een aanpassing in het contract met POSTNL in het 2 e kwartaal 2015, waarbij de postbezorging aangepast is van het 24-uurs naar 72-uurs aanbieden, ontstaat een besparing op de kosten van de porti. Ten gevolge van de suppletoire kohieren als gevolg van de verbeteringen van de bestanden zijn er echter meer aanslagen verzonden. Daarnaast is een besparing gerealiseerd op het telefonie onderhoud. Per saldo wordt een positief resultaat verwacht van Kosten interne faciliteiten Door minder kosten voor interne faciliteiten wordt er een positief resultaat verwacht van ten opzichte van de begroting Kapitaalslasten Door een foutieve berekening van afschrijvingslasten van bouwkundige voorzieningen zijn de kapitaalslasten in de begroting 2015 te laag opgenomen. Hierdoor ontstaat een negatief resultaat van De betreffende activaposten zijn na verwerking van de afschrijvingslasten in 2015 volledig afgeschreven. 30 oktober 2015 Pagina 7 van 12

8 2.1.7 Kantoorartikelen/abonnementen Door het aanpassen van het contract voor de huur en het onderhoud van printers en het goedkoper inkopen van briefpapier en enveloppen ontstaat op kantoorartikelen een positief resultaat van ten opzichte van de begroting Kantoorartikelen/abonnementen Door actualisering van de verzekeringsportefeuille ontstaat er een negatief resultaat van Diensten van derden Door extra kosten in verband met het beschrijven en het inschalen van nog niet aanwezige functieprofielen en het opstellen van een functiematrix ontstaat er een negatief resultaat van Onvoorzien De post onvoorzien is in de Najaarsnota 2015 vrijgevallen. 2.2 Vastgoedinformatie Kosten Automatisering Door de (niet begrote) voorbereidingen op de verplichte aansluiting LV-WOZ, de vernieuwing van de website/loket van SVHW en de aanschaf van hardware, ontstaat een (incidenteel) nadelig resultaat op automatiseringskosten van Door te besparen op servicekosten ontstaat uiteindelijk een totaal nadelig resultaat op automatiseringskosten van Door het afsluiten van een nieuw contract met Geotax wordt een besparing gerealiseerd op licentiekosten van Kosten kadaster, digitale kaarten, Kamer van Koophandel en GBA Door een andere vorm van financiering kan SVHW gegevens raadplegen uit het stelsel van basisregistraties zonder daarvoor aanvullende variabele kosten doorbelast te krijgen vanuit het Kadaster, het GBA en de Kamer van Koophandel. Deze financiering geldt alleen voor standaardproducten. Maatwerk-producten, papieren producten en kopieën van akten zijn hiervan uitgesloten. Voor het GBA en de Kamer van Koophandel leidt dit tot een voordeel van en bij het Kadaster tot een nadeel van Doordat SVHW bij de inwinning van de BAG geometrie aansluiting heeft gezocht bij de inwinning van de geometrie voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en er ruimte is in de budgetpost, zijn de kosten van de Digitale kaarten lager dan begroot in De andere financiering en de aansluiting bij de BGT zorgen in totaliteit voor een verwacht positief resultaat van Cyclomedia Door contractonderhandelingen met Cyclomedia over de hoogte van licentiekosten voor de afname van luchtfoto s ontstaat een verwacht positief resultaat ten opzichte van de begroting 2015 van WOZ-administratie Taxatiekosten Door inhuur van extern personeel voor de projecten BAG/WOZ, LV-WOZ en het project volledigheid Bestanden wordt een incidenteel nadelig resultaat geraamd ten opzichte van de begroting 2015 van oktober 2015 Pagina 8 van 12

9 2.4 Heffingen WOZ-kosten derden Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden jaarlijks de WOZ en LV-WOZ kosten in rekening gebracht. In de begroting worden deze kosten opgenomen op basis van het aantal objecten binnen het gebied van het waterschap Hollandse Delta. De WOZ-kosten van niet deelnemende gemeenten binnen het gebied van het waterschap Hollandse Delta worden voor 100% doorbelast aan het waterschap Hollandse Delta. Bij deelnemende gemeenten binnen het gebied worden deze kosten voor 70% doorbelast aan de betreffende gemeente en voor 30% aan het waterschap Hollandse Delta. De dekking van de WOZ-kosten derden wordt gerealiseerd door een in de begroting 2015 opgenomen tariefopslag in de programma s Vastgoedinformatie en WOZ-administratie. De daadwerkelijke doorbelasting vanuit het ministerie bedraagt meer, waardoor een nadelig resultaat wordt verwacht van ten opzichte van de begroting Dit nadelige resultaat wordt bij de eindafrekening van het boekjaar 2015 in rekening worden gebracht bij de betreffende deelnemers (zie paragraaf 2.6.2). De overschrijding heeft derhalve geen effect in de najaarsnota Vervaardigen aanslagen Door het verwerven van gebruiksgegevens van waterleidingmaatschappijen, het uitvoeren van een integrale controle van de Toeristenbelasting en het uitbesteden van meer aanslagen aan DataB worden de kosten voor het vervaardigen van aanslagen hoger geraamd dan de begroting Kosten bijsluiters Door meer standaardisatie in de opmaak en het meer uitvoeren van correctiewerkzaamheden in eigen beheer ontstaat er een positief resultaat van Overige diensten derden De kosten die betrekking hebben op overige diensten van derden worden in de najaarsnota hoger geraamd dan de begroting Deze overschrijding wordt veroorzaakt door extra inhuur personeel derden voor het project optimalisatie en volledigheid bestanden. Daarnaast is extra inhuur personeel geraamd voor het (vroeg)tijdig afdoen van de WOZ-bezwaren. 2.5 Invordering Kosten dwanginvordering Door een afname van de invorderingsactiviteiten en het meer in eigen beheer uitvoeren van invorderingsmaatregelen wordt in de najaarsnota 2015 een besparing geraamd van ten opzichte van de begroting 2015 (zie ook paragraf 2.6.1) Bankkosten Door onderhandelingen met de Bank Nederlandse Gemeente zijn de tarieven voor het betalingsverkeer aangepast. Hierdoor wordt een voordelig resultaat geraamd van ten opzichte van de begroting Proceskostenvergoeding Voor de afhandeling van bezwaren en beroepen is in de begroting 2015 een bedrag opgenomen van Voor het afdoen van de (lopende) bezwaren wordt een bedrag geraamd van Vanwege het feit dat niet alle bezwaren en (hoger) beroepen als gevolg van hoorzittingen c.q. opnames in kalenderjaar 2015 kunnen worden afgedaan, wordt de proceskostenvergoeding voor 2015geraamd 30 oktober 2015 Pagina 9 van 12

10 op Hierdoor ontstaat een nadelig resultaat ten opzicht van de begroting 2015 van De resterende kosten ad worden verwacht in het boekjaar Opbrengsten Opbrengst invorderingskosten Door minder invorderingsactiviteiten gerelateerd aan aanmaningen en dwangbevelen wordt de prognose in de najaarsnota 2015 van de opbrengst invorderingskosten naar beneden bijgesteld tot De daling van de opbrengst invorderingskosten heeft een structureel karakter Bijdragen deelnemers Door het doorbelasten van de hogere WOZ-kosten derden (zie paragraaf 2.4.1) ontstaat in de najaarsnota 2015 een positief resultaat van ten opzichte van de begroting De hogere opbrengst van valt weg tegen de hogere WOZ-kosten derden van In de najaarsnota 2015 is dit effect derhalve kostenneutraal. Tegenover deze extra bijdrage van deelnemers staat de prognose van een verwacht negatief resultaat van als gevolg van de eindafrekening 2015 aan deelnemers. Door beide ontwikkelingen komt het verwachte negatieve resultaat uit op Overige opbrengsten Onder andere door de doorbelasting van BAG-audit kosten in 2015 wordt een positief resultaat geraamd in de najaarsnota 2015 van ten opzichte van de begroting oktober 2015 Pagina 10 van 12

11 Algemeen beheer Financieel overzicht najaarsnota 2015 Begroting Prognose Afwijking Prognose Prognose Prognose Begroting 2015 Najaar 2015 t.o.v. begroting structureel 2015 incidenteel Personele kosten Personeel derden Onderhoud gebouw Nutsvoorzieningen Porti en telefoon Kosten interne faciliteiten Kapitaallasten Verzekeringen Kantoorartikelen/abonnementen Salarisadministratie Belastingen Diensten van derden Onvoorzien Totaal Vastgoedinformatie Kosten automatisering Kosten kadaster Digitale kaarten Kamer van Koophandel GBA Cyclomedia Totaal WOZ administratie Taxatiekosten Kosten gedingen en adviezen Totaal Heffingen WOZ kosten derden Vervaardigen aanslagen Kosten bijsluiters Accountantskosten Overige diensten derden Totaal Invordering Kosten dwanginvordering Bankkosten Proceskostenvergoeding Totaal Totaal generaal uitgaven Opbrengst invorderingskosten Ontvangen rente 0 Sub-totaal (A) Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Sub-totaal (B) Totaal generaal inkomsten (A+B) Totaal resultaat boekjaar oktober 2015 Pagina 11 van 12

12 Besparingen najaarsnota 2015 Hieronder volgt een overzicht van de besparingen die verwerkt zijn in de najaarsnota De besparingen zijn per programma weergegeven en zijn gerealiseerd door prijsonderhandelingen met huidige leveranciers, het aanpassen contracten of door het inschakelen van nieuwe leveranciers. Programma Kostensoort Leverancier Omschrijving Bedrag Algemeen Beheer Kantoorartikelen en abonnementen Neopost Drukwerk enveloppen en briefpapier Algemeen Beheer Kantoorartikelen en abonnementen Sharp Aanpassen contract huur en onderhoud printers Algemeen Beheer porti en telefoon Nemesys Beeindigen servicecontract telefonie Algemeen Beheer porti en telefoon PostNL Aanpassen contract postbezorging naar 72-uurs dienst Invordering bankkosten Bank Nederlandse Gemeenten Contract aanpassing tarieven betalingsverkeer (m.i.v. 2014) Vastgoedinformatie Automatiseringskosten GeoTax Korting licentiekosten GT-WOZ, GT-BAG, GT-WKBP Vastgoedinformatie Cyclomedia Cyclomedia Aanpassing contract luchtfoto's Vastgoedinformatie Digitale kaarten GBKN BAG-Geometrie (GBKN vervalt) - aansluiting BGT Totaal Kosten gerelateerd aan boekjaar 2014 In het boekjaar 2015 zijn kosten verwerkt die gerelateerd kunnen worden aan activiteiten die hun oorsprong hebben in het boekjaar Een voorbeeld hiervan is de uitbetaling van proceskostenvergoeding en de afwikkeling van bezwaren uit In onderstaande specificatie zijn de kosten opgenomen die verwerkt zijn in het boekjaar 2015 die gerelateerd zijn aan activiteiten in WOZ administratie Taxatiekosten Sub-totaal Heffingen Overige diensten derden Sub-totaal Invordering Kosten dwanginvordering Proceskostenvergoeding Sub-totaal Bijdrage deelnemers Tariefaanpassing BAG Molenwaard (2012 en 2013) 0 0 Totaal kosten gerelateerd aan voorgaand boekjaar oktober 2015 Pagina 12 van 12