Financieel beleid. Stichting Leergeld. Zuid-Oost Groningen. Versie b

Transcriptie

1 Financieel beleid Stichting Leergeld Zuid-Oost Groningen Versie b

2 Voorwoord Het financieel beleid is gericht op het stellen van kaders om grip te krijgen op de financiën met voldoende ruimte en flexibiliteit om te anticiperen op (externe) ontwikkelingen. Elke organisatie heeft haar eigen beleid, dat al dan niet is uitgeschreven of enkel bestaat uit ongeschreven regels. Het bestuur van Stichting Leergeld Zuid-Oost Groningen, hierna kortweg Stichting Leergeld genoemd, vindt het belangrijk dat er een helder financieel beleid is waarin de financiële uitgangspunten duidelijk verwoord staan. Zo ontstaat er duidelijkheid in ieders rollen en wat men van elkaar mag verwachten. Uiteraard dient het beleid richtinggevend en ondersteunend aan de uitvoering te zijn en aan te sluiten bij de praktijk. Bij het tot stand komen van het financieel beleid is dan ook een belangrijke rol weggelegd voor de coördinatoren die als een spin in het web voeling hebben met alle geledingen binnen de organisatie. De coördinatoren kennen de best practice en kunnen toetsen of hetgeen wat wordt uitgeschreven past bij de praktijk van alle dag. Pagina 2 van 9

3 Inhoudsopgave Voorwoord Missie en doelstelling Wettelijke kaders RJ ANBI Uitvoering doelstelling Werving en beheer van middelen Inkomsten Vrijwilligers en onbezoldigd bestuur Activa Inzet en besteding van middelen Doelbesteding Exploitatiekosten Reserves en voorzieningen Algemene reserve Bestemmingsreserves Voorzieningen Planning & control Interne verslaglegging Externe verantwoording Organisatie Organogram Verankering financieel beleid Communicatie extern Stakeholders... 9 Pagina 3 van 9

4 1. Missie en doelstelling Stichting Leergeld is afgeleid van de missie en doelstelling van de vereniging Leergeld Nederland. Stichting Leergeld heeft als missie binnen de regio Zuid-Oost Groningen het voorkomen van sociale uitsluiting van kinderen uit gezinnen met minimale financiële middelen. Door kansen te bieden aan kinderen in de leeftijd van 4 tot 18 jaar om te kunnen deelnemen aan binnen- en buitenschoolse activiteiten. En mogelijkheden te bieden aan kinderen van 2 en 3 jaar deel te nemen aan activiteiten gericht op voorschoolse ontwikkeling. Hierdoor kunnen ook deze kinderen hun sociale vaardigheden en kennis zo optimaal mogelijk ontwikkelen en later als volwassenen volwaardig participeren in de samenleving. De lange termijn ambitie van Stichting Leergeld is dat alle kinderen in de regio kunnen meedoen. Stichting Leergeld wil deze hoofddoelstelling realiseren door zich te richten op drie strategische doelen: Uitbreiding van de directe hulpverlening Versterking van de signalerings- en beleidsbeïnvloedingsfunctie Intensivering van de samenwerking met andere organisaties 2. Wettelijke kaders 2.1. RJ 650 Voor fondsenwervende instellingen zoals Stichting Leergeld gelden afwijkende richtlijnen voor de jaarverslaglegging. Deze zijn vastgelegd in de richtlijn 650 van de jaarverslaggeving (RJ 650). Het accent ligt op het jaarverslag. Het jaarverslag is in feite belangrijker dan de jaarrekening. Het is van belang dat de gebruiker van een jaarrekening met jaarverslag er van uit kan gaan dat de verslaggeving een correcte weergave is van zowel de verwerving als van de besteding van de middelen binnen de gestelde doelstelling ANBI Stichting Leergeld heeft de ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) status en wil deze behouden. Voor een ANBI worden extra eisen gesteld aan informatievoorziening die van belang is voor transparantie en verantwoording in de filantropische sector. De ANBI heeft een beleidsplan en legt haar financiële verslaglegging op een bepaalde wijze vast. De verstrekking van die informatie via internet is vanaf 1 januari 2014 een wettelijke voorwaarde voor het behoud of de verkrijging van de ANBI-status. De publicatieverplichting vereist dat de informatie openbaar gemaakt wordt en via internet ter beschikking wordt gesteld. 3. Uitvoering doelstelling Haar activiteiten voert Stichting Leergeld uit met vrijwilligers. Intermediairs leggen huisbezoeken af en voeren intakes uit. Op basis van deze intakes beoordelen coördinatoren (al dan niet samen met een beoordelingscommissie) of het gezin in aanmerking komt voor een bijdrage. Daartoe worden eerst voorliggende voorzieningen benut. Voorliggende voorzieningen waarin de intermediair bemiddelt maken onderdeel uit van het budget per kind. Pas als deze niet toereikend zijn, kan als laatste vangnet een (aanvullende) bijdrage van Stichting Leergeld toegekend worden, mits aan de overige criteria is voldaan. Pagina 4 van 9

5 Gezinnen met een minimum inkomen tot 120% van de bijstandsnorm, kunnen in aanmerking komen voor een bijdrage van Stichting Leergeld. In bijzondere situaties waarin het inkomen hoger is, doch het netto besteedbaar bedrag lager is dan 120% van de bijstandsnorm (bijvoorbeeld wegens een schuldsaneringtraject), kan men ook in aanmerking komen voor een bijdrage van Stichting Leergeld. Vanuit budgettair oogpunt kan het bestuur besluiten de norm voor een bepaalde gemeente tijdelijk te verlagen tot een lager percentage van de bijstandsnorm. De gehanteerde bijstandsnorm is inclusief vakantietoeslag. Inkomsten waarover vakantiegeld gereserveerd wordt zullen gecorrigeerd worden met een netto correctiefactor. Als vuistregel stelt Stichting Leergeld dat het netto inkomen verhoogd met 6% netto correctiefactor niet hoger mag zijn dan 120% van de bijstandsnorm. De bijdrage per kind is aan een jaarmaximum gebonden. Dit jaarmaximum wordt door het bestuur vastgesteld. Vanuit budgettair oogpunt kan het bestuur tussentijds het jaarmaximum per kind voor een bepaalde gemeente aanpassen en het aantal hulpverzoeken maximeren. In bijzondere gevallen kan een coördinator oordelen het jaarmaximum voor een kind te moeten overschrijden om adequate hulp te bieden. De coördinator legt dit besluit met redenen omkleed voor aan het bestuurslid, dat door het bestuur is geautoriseerd om in die gevallen tot 50% overschrijding te beslissen. Overschrijdingen met meer dan 50% van het maximale bedrag vereisen vooraf toestemming van het dagelijks bestuur. Stichting Leergeld draagt bij in de kosten door rechtstreekse betalingen aan de leveranciers. 4. Werving en beheer van middelen 4.1. Inkomsten Haar inkomsten verkrijgt Stichting Leergeld in belangrijke mate door subsidies van lokale overheden. Hiertoe onderhoudt Stichting Leergeld contacten met gemeenten en provincie over de ontwikkelingen van haar activiteiten, vraagt zij periodiek subsidies aan en legt periodiek verantwoording af. Daarnaast ontvangt Stichting Leergeld sponsorgelden en giften van maatschappelijk betrokken organisaties en particulieren. Voor wat betreft geoormerkte inkomsten zal Stichting Leergeld deze middelen overeenkomstig het geoormerkte doel besteden en als zodanig verantwoorden. Subsidiecorrespondentie en correspondentie van sponsoren verlopen via de secretaris. De penningmeester ontvangt van elke subsidietoekenning en sponsorbijdrage een afschrift en bewaakt de ontvangst van de gelden. Hiertoe houdt de penningmeester een registratie bij van nog te ontvangen subsidies en sponsorbijdragen Vrijwilligers en onbezoldigd bestuur Stichting Leergeld heeft vrijwilligersbeleid en hanteert vrijwilligersovereenkomsten, waarin de activiteiten van de vrijwilligers worden benoemd. Het vrijwilligersbeleid voorziet in een tegemoetkoming in de werkelijk gemaakte kosten op declaratiebasis of een zogenaamde vrijwilligersvergoeding. De hoogte van de vergoedingen wordt jaarlijks voor 1 maart van het betreffende jaar vastgesteld door het bestuur en dient te passen binnen de fiscale regelgeving voor onbelaste verstrekking en de financiële ruimte van het betreffende jaar. Bestuursleden kunnen eveneens aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten overeenkomstig het vrijwilligersbeleid. Stichting Leergeld draagt zorg voor een veilige Pagina 5 van 9

6 werkomgeving en een verzekering voor ongevallen en aansprakelijkheid in het kader van hun activiteiten als vrijwilliger Activa Uitgaven voor duurzame goederen met een economische gebruiksduur langer dan één jaar (het nuttigheidscriterium) en die een bepaald bedrag te boven gaan, worden als investering gezien en worden geactiveerd. Deze zogenaamde investeringsgrens wordt door het bestuur bepaald. Een investeringsbesluit wordt genomen door het bestuur. De investeringen worden gewaardeerd tegen historische kostprijs en gedurende de economische levensduur in gelijke termijnen afgeschreven tot nihil. In voorkomende gevallen kan het bestuur voor een bepaald actief een afwijkende waarderingsgrondslag hanteren. 5. Inzet en besteding van middelen 5.1. Doelbesteding Stichting Leergeld streeft ernaar haar middelen voor ten minste 90% in te zetten voor directe hulp in haar werkgebied, zonder tussenkomst van het gezinsbudget. Betalingen worden door Stichting Leergeld rechtstreeks aan de leveranciers gedaan. De beoordeling voor een tegemoetkoming wordt gedaan door een beoordelingscommissie of door de coördinatoren waarbij achteraf toetsing plaatsvindt door een beoordelingscommissie. De coördinatoren zijn bevoegd binnen hun budget verplichtingen aan te gaan en betalingen te verrichten binnen de gestelde richtlijnen genoemd onder Uitvoering doelstelling. Geaccordeerde bijdragen worden door de coördinatoren of administrateurs geregistreerd in Lisy. Ten behoeve van een eenduidige registratie en interpretatie van de gegevens en rapportages stemmen de coördinatoren en administrateurs van de verschillende vestigingen de registratiewijze en codering in overleg met de penningmeester met elkaar af. Stichting Leergeld wil kinderen mee laten doen op vier verschillende gebieden, te weten onderwijs, sport, cultuur en welzijn Exploitatiekosten Stichting Leergeld streeft ernaar de exploitatiekosten minimaal te houden. De coördinatoren zijn bevoegd uitgaven te doen m.b.t. dagelijkse benodigdheden voor de uitoefening van hun taak. Daartoe beschikken zij over een kleine kas en een bankpas waarmee zij transacties kunnen verrichten en pinbetalingen kunnen doen. Vrijwilligers die op basis van een vrijwilligersovereenkomst activiteiten uitvoeren ten behoeve van Stichting Leergeld kunnen aanspraak maken op een vrijwilligersvergoeding of vergoeding van noodzakelijke onkosten. De vergoeding van noodzakelijke onkosten dient onderbouwd te worden met bewijsstukken zoals kilometerregistraties en kassabonnen. Declaraties van vrijwilligers anders dan de coördinatoren worden geaccordeerd door de coördinator van de werkorganisatie, waaronder de vrijwilliger valt, alvorens deze declaraties voor vergoeding in aanmerking kunnen komen. Declaraties van coördinatoren en bestuursleden anders dan de penningmeester worden geaccordeerd door de penningmeester alvorens deze worden uitbetaald. Declaraties van de penningmeester dienen voor uitbetaling geaccordeerd te worden door de voorzitter. Pagina 6 van 9

7 6. Reserves en voorzieningen Stichting Leergeld streeft ernaar voldoende reserves op te bouwen om de continuïteit op lange termijn te waarborgen en ten minste gedurende een half jaar haar activiteiten te kunnen voortzetten ook als de inkomstenbronnen opdrogen Algemene reserve De algemene reserve heeft als doel de continuïteit van de stichting in brede zin te waarborgen. Stichting Leergeld streeft naar een algemene reserve die voldoende is om de tekorten op de bestemmingsreserves te vereffenen en gedurende een half jaar haar exploitatie en doelbesteding te kunnen bekostigen voor zover bestemmingsreserves hiertoe niet toereikend zijn Bestemmingsreserves Voor de verantwoording van geoormerkte subsidies hanteert Stichting Leergeld per gemeente in haar werkgebied een bestemmingsreserve. Het streven is per gemeente een positieve bestemmingsreserve te creëren op een zodanig niveau dat deze voldoende is om gedurende een half jaar de geoormerkte doelbesteding en exploitatie te kunnen bekostigen Voorzieningen Indien het bestuur voorziet dat in de toekomst een grote uitgaaf zal komen voor iets waar de bedrijvigheid in de lopende periode van profiteert en waardoor risico wordt gelopen en de kosten nog niet bekend zijn, zal hiervoor een voorziening worden gevormd. 7. Planning & control Jaarlijks voor 1 februari wordt de planning en controlcyclus van het betreffende jaar uitgewerkt. Hierin worden opgenomen de op te leveren (maand)rapportages, de begroting, meerjarenbegroting, subsidieaanvragen en externe verantwoording zoals de jaarrekening en het jaarverslag Interne verslaglegging De interne verslaggeving heeft als doel het bestuur en de coördinatoren gedurende het jaar te informeren over de voortgang en verwachte ontwikkelingen, zodanig dat het bestuur en de coördinatoren tijdig kunnen bijsturen. De penningmeester is verantwoordelijk voor de interne verslaggeving en agendeert deze in de eerste bestuursvergadering na de verslagperiode. De interne verslaggeving bevat ten minste de volgende onderdelen: Maandrapportage: Een maandelijkse rapportage over het aantal geaccordeerde toekenningen per maand en het daarmee gemoeide bedrag afgezet tegen het beschikbare budget. Kwartaalrapportage: Na afloop van elk kwartaal wordt in samenspraak met de coördinatoren een prognose van de doelbestedingen opgesteld voor ten minste drie kwartalen vooruit. Per kwartaal een debiteurenoverzicht met de toegekende bijdrage en het daarop ontvangen bedrag. Signaleringsrapportages indien daar aanleiding toe is: o Op basis van de geprognosticeerde doelbestedingen wordt tevens een prognose van de bestemmingsreserves opgesteld. Pagina 7 van 9

8 o Aan de hand van de banksaldi ultimo wordt tevens een liquiditeitsprognose voor de komende drie kwartalen opgesteld Externe verantwoording De externe verantwoording voldoet aan de verplichtingen voortvloeiend uit de wet op de jaarrekening en de gestelde verantwoordingseisen van subsidieverstrekkers. Stichting Leergeld streeft ernaar richting stakeholders zoveel mogelijk transparantie te geven over de gang van zaken en het nut van haar activiteiten hiermee te onderstrepen. De externe verantwoording omvat in ieder geval de volgende producten: Subsidieaanvraag. Jaarlijks uiterlijk in mei wordt een voorlopige subsidieaanvraag ingediend voor het komende jaar. Begroting en meerjarenbegroting. Uiterlijk twee maanden voor aanvang van een nieuw kalenderjaar ontvangen lokale overheden die subsidie verstrekken aan Stichting Leergeld een subsidieaanvraag voor het komende jaar met een door het bestuur vastgestelde begroting met meerjarenbegroting voor het nieuwe kalenderjaar. Jaarrekening en jaarverslag. Binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar wordt een jaarrekening en een jaarverslag opgemaakt en gepubliceerd. Het jaarverslag zal tevens openbaar gemaakt worden op internet. Subsidieverantwoording. Subsidieverstrekkers ontvangen binnen een maand na vaststelling een jaarrekening. 8. Organisatie 8.1. Organogram Leergeld Nederland website Lisy registratiesysteem Bestuur Comité van aanbeveling gevraagd en ongevraagd advies Coördinator kantoor Veendam Coördinator kantoor Winschoten Coördinator kantoor Stadskanaal Intermediairs Veendam, Pekela en Menterwolde Intermediairs Oldambt en Bellingwedde Intermediairs Stadskanaal en Vlagtwedde Pagina 8 van 9

9 8.2. Verankering financieel beleid Het bestuur en met name de penningmeester is verantwoordelijk voor verankering van het financieel beleid. Daartoe onderhoudt de penningmeester contact met de coördinatoren en stelt in samenspraak met de coördinatoren de conceptbegrotingen en subsidieaanvragen op. Het bestuur stelt de begrotingen en de budgetten vast. Middels periodieke rapportages bewaken de coördinatoren in samenspraak met de penningmeester de besteding van het budget. Bestedingen die leiden tot overschrijding van het budget of buiten het mandaat van de coördinatoren vallen, vereisen vooraf goedkeuring van het bestuur. 9. Communicatie extern 9.1. Stakeholders Stichting Leergeld streeft naar samenwerking met lokale overheden en maatschappelijke instellingen die een signaleringsfunctie kunnen vervullen met betrekking tot haar doelgroep. Daarbij kent Stichting Leergeld een comité van aanbeveling waarmee ten minste één keer per jaar afstemming plaatsvindt. Uiteraard streeft Stichting Leergeld naar goede samenwerking met organisaties die een rol spelen in de sociale participatie van kinderen binnen haar doelgroep. Stichting Leergeld streeft bekendheid onder haar doelgroep na middels perscontacten over haar activiteiten en brengt haar activiteiten onder de aandacht bij scholen en maatschappelijke instellingen die werkzaam zijn binnen haar doelgroep. Ieder jaar publiceert Stichting Leergeld overeenkomstig de richtlijnen RJ 650 haar jaarverslag, dat toegankelijk is op haar website. Pagina 9 van 9