Planning. Adviesrapport uitgebracht in het kader van stage. Sr- v v. l lltlf 0X Door: M. van Noppen BIKT, C9630

Transcriptie

1 Planning Adviesrapport uitgebracht in het kader van stage Sr- v v >: l lltlf 0X35-31 A Door: M. van Noppen BIKT, C9630 Ir

2

3 BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT NR. Planning proef projekt m.g.b. 'Het betonnen viaduk BIBLIOTHEEK AdVieSrappOrt Bouwdienst Rijkswaterstaat uitgebracht in het kader van stage BSI Postbus LA Utrecht Door: M. van Noppen BLK7 (zie voor paraaf goedkeuring volgende pagina)

4 Planning proefprojekt m.g.b. 'Het betonnen viaduk Adviesrapport uitgebracht in het kader van stage BSI Verslag Versie Auteur Stadierichting Klas Adviesrapport 1.2 Martijn van Noppen Bestuurlijke mformatiekunde BK 7 Tweede stage Plaats en datum: Utrecht, 20 december 1995 Bedrijfsbegeleider Stagedocent Dhr. R. van Staveren & R. Jongkind Bouwdienst Rijkswaterstaat Afdeling Bouwinformatica Postbus AB ZOETERMEER Dhr. R. Meijer Hogeschool van Utrecht Sector E /1 Oudenoord EX UTRECHT Goedgekeurd door Datum goedkeuring Paraaf voor goedkeuring IH. i/^st*" 6^ GeLeaen door nfiy/f) Datum Paraaf

5 INHOUDSOPGAVE 1 Oude planning Inleiding Oude gegevens Planning Tijdschema 2 2 Herplanning Inleiding Herplanning stap Inleiding Advies Herplanning stap Inleiding Advies Herplanning stap Inleiding Advies Herplanning stap Inleiding Advies Herplanning stap Inleiding Advies Herplanning stap Inleiding Advies Herplanning stap Inleiding Advies 6 3 Nieuwe planning Inleiding Nieuwe gegevens Planning Tijdschema 7 4 Konklusie 7 EXTRA BIJLAGE: Over verantwoordelijkheden en aandachtspunten

6 BSI Adviesrapport: Oude planning 1.1 Inleiding Het DI projekt metagegevensbeheer 'Het betonnen viadukt' is gestart in augustus 1995 met een startnotitie (zie bijiage 1 ;nu niet toegevoegd), hierin staat een planning vermeld die echter niet meer klopt. Dit komt door het langdurig praten over de verantwoordelijkheden. Wie is nu waar verantwoordelijk voor en waar kan men terecht met eventuele problemen en het verkeerd inschatten van de tijd die nodig is voor de stappen die vermeld staan in de planning. Het is nu mijn taak om in dit rapport een advies te geven voor een reele planning van dit projekt. Ik zal dus alleen ingaan op de planning en andere onderdelen buiten beschouwing laten. 1.2 Oude gegevens * De oude planning ziet er als volgt uit: Planning Stap Omschrijving DIO BSI ext 1 onderkennen begrippen; voorstel defmities vaststellen lijst; kommentaar van doelgroepen 2 I - 3 kennisname gereedschappen (Netscape, van Oel) vastleggen defmities in gereedschap rapport terugkoppelen, toetsen, evalueren Uitbesteding (kolom "ext"): 9 dagen, maximaal f , Voorstel verzoek om offerte: Expertise Centrum, BSO, Stercon, EDS (verplicht) Gedurende stap 1 wordt ook 1 dag inspanning gevraagd van DI (konstrukteurs) * Het hierbij horende tijdschema ziet er als volgt uit: Tijdschema Stap Omschrijving aug sept okt nov 0 startnotitie, offertes 1 verkenning 2 lijst + kommentaar 3 gereedschap 4 lijst in gereedschap 5 rapport 6 evalueren ** ** ** Advies planning proefprojekt Pagina 2

7 BSI Adviesrapport: Herplanning 2.1 Inleiding Ik zal nu per stap een aangepaste planning maken. Het is de bedoeling dat het projekt eind december, begin januari volledig van start gaat. Ik zal per stap aangeven hoe lang deze ongeveer duurt en zal dit verwerken in een nieuwe planning. 2.2 Herplanning stap Inleiding Stap 0 bestaat uit het maken van de startnotitie en het aanvragen van de offertes. Het is de bedoeling dat er in augustus begonnen werd met de startnotitie. De startnotitie is echter gereed gekomen op 2 augustus dus het begin was op tijd, maar het is nu half december en er moeten nog een aantal offertes aangevraagd worden. Na deze aanvraag kan het projekt pas echt van start gaan. Hoe lang dit nog gaat duren weet ik nu niet Advies Het enige advies dat ik hier kan geven is het zo snel mogelijk rond maken van de offerte aanvraag. Men kan pas verder met het projekt als deze aanvragen rond zijn. 2.3 Herplanning stap Inleiding Stap 1 bestaat uit het onderkennen van begrippen en de daarbij behorende defmities. Dit betekent dat er een lijst gemaakt moet worden van begrippen die men in het gegevenswoordenboek zou willen hebben. Verder moet er dan per begrip een voorstel komen van de definitie van het begrip. In de startnotitie staat een gereserveerd aantal dagen van een halve dag door BSI en een dag door DI (konstrukteurs). Verder is er extern, uitbesteding, vijf dagen geprognotiseerd om hier aan te werken Advies In totaal werd er in de startnotitie zes en een halve dag gereserveerd om stap 1 te volbrengen. Ik denk dat de vijf dagen extern, wel genoeg zijn om ±200 te onderkennen en een voorstel te maken voor de defmities die daarbij horen. Ik denk echter dat een halve dag ter kontrole van het externe werk, te weinig is. Hier zal minstens een dag of twee voor gereserveerd moeten worden. Dit ter voorkoming van het maken van fouten in de verbetering, van de door het extern geleverde materiaal. Worden er namelijk fouten gemaakt in deze stap dan neem je deze fouten ook zeker mee in de volgende stappen. Aangezien het hier gaat over de gegevens die vastgelegd moeten worden is het wel noodzakelijk dat deze gegevens goed zijn. Advies planning proefprojekt Pagina 3

8 BSI Adviesrapport: Herplanning stap Inleiding Stap 2 bestaat uit het vaststellen van de lijst met begrippen en het bekommentarieren van de lijst door de doelgroepen. Hier worden de in stap 1 onderkende begrippen definitief opgenomen op een lijst en hierbij zal kommentaar geleverd worden op de inhoudt van de gevonden begrippen en de daarbij behorende defmities. Dit zal gebeuren door de vertegenwoordigers van de doelgroepen. In de startnotitie staat een gereserveerd aantal dagen van een dag door BSI en twee dagen door DIO Advies In totaal werden er in de startnotitie drie dagen gereserveerd om stap 2 te volbrengen. Doordat BSI in stap 1 al de check heeft gedaan op het werk van extern, is een dag wel genoeg om de lijst met ±200 begrippen en defmities definitief vast te stellen. Als dat gedaan is zal DIO deze lijst moeten bekommentarieren en aangeven wat er fout aan is. Nou denk ik dat de lijst niet alleen samengesteld moet worden door BSI maar dat dit tevens in overleg met DIO moet gebeuren. Dit omdat zij degene zijn die deze lijst straks gaan gebruiken. Ik zou hiervoor nog een dag extra reserveren. Als het werk er voor BSI en DIO opzit dan lijkt het mij verstandig de gegevens nog eens extra te laten nakijken door de gebruikers die niet hebben meegedaan aan de vaststelling van de lijst. Hiervoor zou ik ongeveer 2 dagen reserveren. Zie ook laatste stuk van het advies bij stap Herplanning stap Inleiding Stap 3 bestaat uit de kennisname van de gereedschappen die gebruikt kunnen worden voor het vastleggen van de begrippen en defmities. In de startnotitie staat een gereserveerd aantal dagen van een dag door BSI, een halve dag door DIO en twee dagen extern Advies In totaal werd er in de startnotitie drie en een halve dag gereserveerd om stap 3 te volbrengen. Ik ben van mening dat er eerst wat tijd vrij gemaakt moet worden om uit te zoeken welk gereedschap geschikt is om te gebruiken.ik denk hier aan ongeveer twee dagen. Dit kan gedaan worden door extern. Er zijn een aantal gereedschappen aanwezig binnen de bouwdienst. Dit zijn o.a. Netscape, Framemaker, WP51 en Htlm. Het zou slim zijn om zich te orienteren op een van deze gereedschappen. Ik zou adviseren hier ongeveer anderhalve dag aan te besteden en hier twee mensen op te zetten die hier mee moeten gaan werken. Ik zal zelf ook aanwezig zijn bij het bekijken van de gereedschappen. Hierna is Advies planning proefprojekt Pagina 4

9 BSI Adviesrapport: 1.2 het dan mogelijk om het gekozen gereedschap te leren kennen. Omdat het vastleggen van de begrippen en de defmities (stap4) wordt gedaan door extern is het logisch dat extern twee dagen krijgt om het gereedschap te leren kennen. Ik denk ook wel dat dat genoeg is om het gereedschap te leren kennen. Maar omdat BSI en DIO er later ook mee gaan werken, lijkt het mij verstandig dat zij ook minstens twee dagen krijgen om het gereedschap te leren kennen. I.p.v. een respektievelijk een halve dag. Het zo mogelijk kunnen zijn dat er een kursus nodig is voor de gekozen tool, dit houdt in dat er nog eens 4 dagen extra gerekend moeten worden om de tool onder de knie te krijgen. 2.6 Herplanning stap Inleiding Stap 4 bestaat uit het vastleggen van de begrippen en defmities m.b.v. het gereedschap. Dit houdt in dat de in stap 3 gemaakte lijst met ±200 begrippen en de daarbij behorende defmities in het gereedschap ingevoerd moeten worden. In de startnotitie staat een gereserveerd aantal dagen van twee dagen extern Advies In totaal werden er in de startnotitie twee dagen gereserveerd om stap 4 te volbrengen. Ik denk dat het slim is om de gebruikers minstens een halve dag mee te laten draaien bij het vastleggen van de begrippen en de defmities. Dit omdat zij dan precies weten hoe de gegevens worden vastgelegd, zodat zij dit zelf ook kunnen doen als er, eventueel, nog gegevens toegevoegd moeten worden. Dit moet dan uiteraard wel in overleg gaan met de beheerder van de GWB. 2.7 Herplanning stap Inleiding Stap 5 bestaat uit het vastleggen van de bevindingen in een rapport. Dit houdt in dat alles wat er uit het proefprojekt naar voren is gekomen aan bevindingen, zowel positief als negatief, bij het maken van een GWB, in een rapport gezet moet worden. In de startnotitie staat een gereserveerd aantal dagen van twee dagen door DIO en twee dagen door BSI Advies In totaal werden er in de startnotitie vier dagen gereserveerd om stap 5 te volbrengen. Het rapport zal geschreven worden door BSI en DIO, maar ik denk ook zeker dat extern ook een rapport moet schrijven over de dingen die zij hebben ondervonden tijdens de stappen 1,3 en 4. Dit betekent dat er minstens een dag extra voor extern gereserveerd moet worden. Advies planning proefprojekt Pagina 5

10 BSI Adviesrapport: Herplanning stap Inleiding Stap 6 bestaat uit het terugkoppelen, het toetsen en het evalueren van het gehele projekt. Dit houdt in dat er a.d.h.v. het rapport uit stap 5 gekeken wordt wat er allemaal goed en fout is gegaan bij het proefprojekt. Verder zal men het GWB toetsen bij de gebruikers en die zullen op hun beurt weer kommentaar kunnen geven. In de startnotitie staat een gereserveerd aantal dagen van twee dagen door DIO en twee dagen door BSI Advies In totaal werden er in de startnotitie vier dagen gereserveerd om stap 6 te volbrengen. Dit opgesplitst in twee dagen door BSI en twee dagen door DIO. Ik zou hier toch echter drie dagen voor geven, omdat het vaak bij overleggen zo is dat er te veel wordt gediscussieerd. 3 Nieuwe planning 3.1 Inleiding Er komt een extra stap bij om uit te zoeken welk gereedschap geschikt is om te gebruiken. Er zullen hiervoor voor extern twee dagen worden gereserveerd. Tevens zal er bij stap 3b rekening gehouden moeten worden dat er eventueel een kursus gevolgd moet worden om het gebruik van de tool onder de knie te krijgen. Ik schat dat dat ongeveer 4 dagen in beslag zal nemen. 3.2 Nieuwe gegevens * De nieuwe planning ziet er als volgt uit: Planning Stap Omschrijving DIO BSI ext 1 onderkennen begrippen; voorstel defmities vaststellen lijst; kommentaar van doelgroepen 2 1-3a onderzoek naar geschikt gereedschap - 2 3b kennisname gereedschappen (Kursus evt. 4 dagen extra) vastleggen defmities in gereedschap 0,5 0,5 2 5 rapport terugkoppelen, toetsen, evalueren De uitbesteding (kolom "ext") komt dan op: 12 dagen, dit geeft een bedrag van maximaal f ,-- Voorstel verzoek om offerte: Expertise Centrum, BSO, Stercon, EDS Gedurende stap 1 wordt ook 1 dag inspanning gevraagd van DI (konstrukteurs) (tevens opgenomen in bovenstaande matrix). Advies planning proefprojekt Pagina 6

11 BSI Adviesrapport: 1.2 * Het hierbij horende tijdschema ziet er als volgt uit: Tijdschema Stap Omschrijving NOV DEC JAN FEB MRT APR 0 2 3a 3b startnotitie, offertes KICK OFF verkenning lijst + kommentaar uitzoeken gereedschap kennisname gereedschap lijst in gereedschap rapport evalueren ** 4 Konklusie Doordat ik de planning eens wat beter onder de loop heb genomen, blijkt dat er ongeveer een maand extra tijd nodig is om de stappen 1 t.m. 6 te doorlopen. Het is nu alleen nog wachten op het starten van het projekt. Er zijn geen beloftes gedaan, maar als het goed is zal de KICK OFF van het projekt in week eind december, begin januari zijn. Dit betekent, ook door de vakantie en feestdagen, dat het projekt ongeveer zal eindigen in de maand april i.p.v. in november. Advies planning proefprojekt Pagina 7

12 BSI Bijiage Adviesrapport: 1.0 Inleiding Om een duidelijk beeld te krijgen van wie er binnen het Pilot-projekt verantwoordelijk is voor goedkeuringen en andere zaken geef ik in deze bijiage een korte uitleg hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld en zal ik kort ingaan op enkele aandachtspunten die van belang kunnen zijn binnen dit Pilot-projekt. 1 Verantwoordelijkheden Als er een projekt opgezet wordt zijn er natuurlijk altijd mensen bij betrokken die er baat bij hebben dat dat projekt uitgevoerd wordt. Dit zijn vaak de mensen die de opdracht geven om het projekt te starten, ook wel genaamd de opdrachtgever. Dan heb je natuurlijk ook mensen die de taak op zich nemen en de opdracht uit gaan voeren. Dit is dan de opdrachtnemer. Deze opdrachtnemer zal een projektleider zoeken om het projekt in goede banen te leiden. Omdat een projekt vaak nogal omslachtig kan zijn zal de projektleider het projekt niet alleen uitvoeren en zal dus een projektteam samenstellen waarmee hij de aktiviteiten, waar een projekt uit kan bestaan, uit zal voeren. Om er voor te zorgen dat dit projektteam niet vast zal lopen en zijn ideeen ergens kan testen of deze op de goede weg liggen, is er ook vaak een klankbord aanwezig welke bestaat uit een aantal mensen die nauw betrokken zijn bij het projekt. Het is de bedoeling dat de verschillende taken die hierboven genoemd zijn goed worden verdeeld en dat de verantwoordelijkheid per taak duidelijk worden vastgelegd. Dit is ter voorkoming van ongeregeldheden bij problemen. Het is dus zo dat de opdrachtnemer altijd de hoofdverantwoordelijke is voor het projekt, dus mocht het projektteam zijn taak niet goed kunnen vervullen zal de projektleider hier verantwoordelijk voor zijn en dit zal weer direkte gevolgen hebben voor het projekt en zal dus de opdrachtnemer hier op worden aangekeken. In het gezamelijke projekt van de Bouwdienst, Droge Infrastruktuur, Ontwikkeling Technieken en Informatie Coordinatie Ontwikkeling Infrastruktuur zijn de verantwoordelijkheden als volgt verdeeld: Opdrachtgever Opdrachtnemer Projektleider Projektteam Klankbord HW, en namens deze de gebiedsverantwoordelijke HID BSI Roland van Staveren Rob Jongkind (Informatie Coordinatie) Henk Sliedrecht (Pilot-omgeving) Martijn van Noppen (Afstudeeder) Gerard van Oel (Discipline-leider automatisering) Bert van Vlimmeren (Doelgroep systeem-ontwikkelaars) Wim Verbruggen (Doelgroep beheerders en onderhouders) Niek Kaptijn (Doelgroep ontwerpers) Pagina 2

13 BSI Bijiage Adviesrapport: Aandachtspunten Om toch enkele aandachtspunten naar voren te halen, die ik van belang acht voor dit proefprojekt, heb ik deze tevens als bijiage aan het adviesrapport toegevoegd. Ik wil het hier voornamelijk hebben over het feit dat er in de rapportage 'M.G.B. & OI' is voorgesteld om een pilot/demonstratie-projekt uit te voeren, welke het gehele trajekt (inklusief het gebruik) aantoont. Dit projekt concentreert zich echter met name op het ontwikkelen van het woordenboek. Nu is de vraag of dit projekt niet nog wat verder door moet lopen zodat er ook gekeken kan worden naar het gebruik van het woordenboek. Aan de hand hiervan is het dan mogelijk om het geheel goed te evalueren en kan men ook daadwerkelijk zeggen of het projekt echt zin heeft gehad. Mijn mening hierover is dat het natuurlijk een hele snelle manier is om heel veel informatie te vergaren en je die kans zeker niet mag laten liggen. Pagina 3