Algemene voorwaarden - v13

Transcriptie

1 Algemene voorwaarden - v13 Taart&Trends - Standhouders TT01 Visie Taart en Trends organisatie 1. Doelstelling: 1.1. Taart en Trends organiseert in het najaar jaarlijks een beurs waarin zij het bakken in het algemeen (dus ook brood en hartige baksels), het bakken en decoreren van taart en klein gebak én het vervaardigen van chocolade producten zoals bonbons of chocolade decoraties wil promoten. De organisatie wil alle vormen van bakken en suikerkunst onder de aandacht brengen. De doelstelling is om de consument in contact te laten komen met leveranciers en de nieuwste trends op het gebied van de diverse specialisaties. Samen met de exposanten streven we ernaar om een beleving voor alle zintuigen te creëren, waarbij ruiken, proeven en zelf meedoen hoog in het vaandel staan. Bezoekers moeten als het ware de baklucht van brood en gebak kunnen opsnuiven en de zoete suiker of chocolade op de tong kunnen laten smelten. Door masterclasses, workshops en hands-on activiteiten, kunnen bezoekers feeling krijgen met de producten om vol inspiratie en aankopen weer thuis aan de slag te gaan. 2. Visie Taart en Trends ten opzichte van het deelnemersveld: 2.1. Om de bezoekers te kunnen laten shoppen op de beurs is er voor gekozen om de inschrijvingen open te houden. Wij leggen vooralsnog geen beperking op aan het aantal deelnemers met een bepaald assortiment. Wij zijn van mening dat gezonde concurrentie niet verkeerd is. De organisatie adviseert de exposanten wel dringend, om zelf kritisch te kijken naar het eigen assortiment. Denk aan echte primeurs en artikelen waarmee u origineel en trendsettend voor de dag kunt komen. Een breed assortiment is in de ogen van de bezoeker niet altijd een aantrekkelijk assortiment. Dit is regelmatig uit de bezoekersenquêtes gebleken. Overzichtelijke en gespecialiseerde exposanten met een rustig beeld in hun uitstalling blijken over het algemeen betere verkoopresultaten te boeken Taart en Trends is een jaarlijkse beurs, denk daarom niet alleen aan primeurs in de herfst en kersttrends, maar kijk ook vooruit naar het voorjaar, Valentijnsdag etc. Bewaar uw primeurs ook echt tot aan de beurs. Maak uw Facebook-volgers lekker zonder wezenlijk uw primeur te verklappen. U zal merken dat de beurs dan krachtiger voor u kan werken. 3. Waaraan voldoet een Exposant? 3.1. Exposanten huren tijdens de beurs een standruimte om zowel hun assortiment ter plekke te verkopen als zichzelf en/of het bedrijf te promoten. U heeft tevens als doelstelling om als ambassadeur van het bakken in het algemeen (ook broodproducten), het maken en decoreren van taarten en klein gebak, het vervaardigen van chocolade en overige suikerproducten, de hobby en het ambacht positief uit te dragen richting de consument Een exposant is leverancier, wederverkoper en/of fabrikant van bakhobby-, broodbak- en/of taartbak ingrediënten, brood- en taartdecoratiematerialen, materialen voor suikerbloemen of voor het vervaardigen van chocolade producten. Uitgever en/of auteurs van boeken verwant aan bakken en zoete decoratie technieken Het betreft de verkoop en promotie van producten zoals: ingrediënten, gereedschappen, verpakkings- en decoratiematerialen (zoals: mallen, uitstekers etc.), grondstoffen, halffabricaten, keukenapparatuur en/of inrichting, gebaksdozen of klimaatdozen, taart- of cupcake-standaarden, bakvormen voor taart, klein gebak of brood, etc. Bedrijven die chocolade of bakproducten i.c.m. koffie en theeproducten verkopen zijn met hun hele assortiment welkom Daarnaast is de verkoop toegestaan van artikelen die sterk aan de taartdecoratiehobby gerelateerd zijn, zoals: gebaksserviezen, Sweet Table accessoires, sieraden of magneten uitsluitend binnen het thema taart, cupcake of bakhobby, T- shirts met taart, cupcake, chocolade of brood uitingen, patisserie- of koksbuizen, keuken/kookschorten en/of ovenhandschoenen. Bij twijfel over uw assortiment en/of uw prijsstelling, neem eerst contact op met de organisatie. ria@taartentrends.nl. In een zakelijke stand mag ook gedemonstreerd worden. 4. Verkoop eindproducten voor consumptie. Hieronder wordt verstaan, cupcakes, taarten (houdbaar), taartbodems, chocolade & bonbons etc. De Jaarbeurs Utrecht hanteert duidelijke voorwaarden op inzake de verkoop van consumeerbare goederen op de beurs. Daarom mogen deze producten alleen verkocht worden onder de volgende voorwaarden: Het eindproduct dient onder strenge hygiënische omstandigheden (HACCP) geproduceerd en gepresenteerd te worden. Producten moeten voorzien zijn van een ingrediëntendeclaratie, een houdbaarheidsdatum en vermelding van ( mogelijke) allergenen die aanwezig zijn in het product. Alleen verkopers met een aantoonbaar officieel productiebedrijf mogen deze artikelen verkopen. U dient zelf zorg te dragen voor eventueel benodigde koelingen/vitrines etc. Het product dient voor thuisconsumptie verkocht te worden. In en rond uw stand mag op geen enkele wijze het ter plekke nuttigen van het gekochte product gestimuleerd worden. U dient het product in een verpakking, voorzien van uw bedrijfsnaam, adres en ingrediëntenoverzicht mee te geven aan de klant. Het product moet te allen tijde naar uw bedrijf te herleiden zijn. Taart en Trends en De Jaarbeurs Utrecht zijn in geen enkel geval aansprakelijk voor de gevolgen voortvloeiend uit de verkoop van ondeugdelijke etenswaren. Alle gevolgschade zal direct en zonder tussenkomst van Taart en Trends op de verkopende partij worden afgewenteld. 5. Gedragscode. 1 of 13

2 5.1. Het is niet toegestaan om met een opheffingsuitverkoop, restanten verkoop of andere vormen van massale dumpverkoop deel te nemen aan Taart en Trends. Dat wil zeggen dat artikelen tegen een redelijke marktconforme prijs worden aangeboden en er geen oneerlijke concurrentie plaats vindt. Het hele, door u meegebrachte, assortiment mag door u niet met 50% korting of meer (of gratis) worden verkocht. Zodra de organisatie deze prijsstelling constateert dient u alle uitingen te verwijderen en uw prijsstelling aan te passen. Doet u dit niet dan wordt u verzocht om in te pakken en u van de beurs te verwijderen. Restitutie van deelname kosten is na deze verwijdering niet mogelijk. U heeft zich bij inschrijving voor deelname aan de Taart en Trendsbeurs aan de deelnamevoorwaarden verbonden verklaard. Uiteraard zijn enkele goede beursaanbiedingen binnen uw beursassortiment toegestaan en zelfs wenselijk. Maar we moeten samen een goede beurs realiseren voor alle partijen. Zowel dump als opheffing doet afbreuk aan het opbouwende imago van de beurs voor de hele branche Zakelijke exposanten respecteren de rechten van individuele ontwerpers van taartdecoratiegereedschappen en bakgereedschappen in de breedste zin, auteurs of andere ontwikkelaars van technieken voor taartdecoratie, patisserie of andere vormen van suikerkunst, baktechnieken en chocolade technieken. Bij aantoonbare schending van auteursrecht, merkenrecht, octrooirechten en modellenrecht door kopieën te verkopen tijdens de Taart en Trends-beurs, kan de organisatie u sommeren de verkoop van dit product te staken voor de duur van de Taart en Trends-beurs. Overigens ligt de verdere wettelijke en juridische afwikkeling tussen auteursrecht-, merkenrecht-, octrooirecht- en modellenrechthebbende enerzijds en de verkopende partij van de kopieën anderzijds. Hier gaat Taart en Trends niet als partij tussen staan om te bemiddelen. Als u als exposant en/of rechthebbende partij meent geconstateerd te hebben dat uw rechten geschonden worden door een andere exposant op de Taart en Trends-beurs, dient u eerst de organisatie in te lichten. De organisatie zal dan samen met u de betreffende exposant benaderen Alle partijen die Nederlandse boeken over brood-, koekjes-, taartdecoratie-, chocolade- cupcakes of andere bakboeken verkopen tijdens Taart en Trends, dienen zich aan de in Nederland vastgestelde boekenprijzen te houden. Indien u zich hier niet naar schikt, kan de organisatie u verzoeken de boekverkoop te staken. Bij weigering de verkoop te staken, dient de organisatie volgens het Nederlands recht de politie hiervoor in te schakelen. Indien u over een ontheffing beschikt, dient u deze op verzoek aan de organisatie voor te leggen Belangrijk! Ingrediënten, hulpmiddelen, bakvormen, siliconen mallen en overige gereedschappen of decoratiemiddelen dienen principieel voedselveilig te zijn. Wij stimuleren exposanten om de certificering van voedselveilige producten zichtbaar te uiten. TT Belangrijke algemene informatie rond de beurs, opbouw en huishoudelijk reglement. 1. Locatie, Data, openingstijden en entreeprijzen: 1.1. De Taart en Trends beurs wordt gehouden in de Jaarbeurs te Utrecht in de hal 5 (boven Hal 2) Navigatie adres voor bezoekers van Taart en Trends: Truus van Lierlaan 1 Utrecht (P4). Navigatieadres voor laden en lossen exposanten: Graadt van Roggenweg , Utrecht (P1) Data: vrijdag 29 en zaterdag 30 september Op vrijdag 29 september 2017 is het evenement geopend van 10:00 uur tot 18:00 uur. Op zaterdag 30 september 2017 is het evenement geopend van 10:00 uur tot 17:00 uur. Dit is op beide dagen voor alle bezoekers Exposanten dienen te controleren dat weergegeven openingstijden en locatie! op hun eigen website in overeenstemming zijn met de tijden en de locatie! zoals vermeldt wordt in 1.1 en 1.2. Taart en Trends is niet verantwoordelijk, voor onjuist gecommuniceerde openingstijden op media van derden De entreeprijs 2017 aan de kassa 13,95. De vastgestelde verkoopprijs voor entreekaarten in de (online) voorverkoop van andere partijen dan Taart en Trends is 11,00 incl. 21% btw. Taart en Trends verkoopt zelf in het voorverkooptraject online-tickets. (administratiekosten 0,50 per transactie). Het is de organisatie voorbehouden om exclusieve kortingsacties via diverse media te lanceren om zo de kaartverkoop te stimuleren. Exposanten gaan bij deelname akkoord dat zij mee helpen om de beurs te promoten. Dit doet u door het plaatsen van een prominente banner met link naar de online-ticketverkoop op hun eigen website. Banners en links krijgt u via de organisatie aangeleverd. Alleen exposanten van Taart en Trends 2017 kunnen zich aanmelden als voorverkoopadres. Zo kunt u entreekaarten als serviceartikel aan uw klanten te verkopen. Het startmoment van de voorverkoop is 30 april 2017 of zoveel eerder als mogelijk. Minimale afname van voorverkoopkaarten is 20 stuks. Let op! kaarten kunnen ingekocht worden onder 2 verschillende tarieven. Zonder recht van retour 7,90 excl. btw per kaart. Met recht van retour 8,68 excl. btw per kaart. De kaarten met recht van retour dienen uiterlijk vrijdagochtend 29 september 2017 vóór 9.00 uur aan de organisatie te zijn geretourneerd om aanspraak te maken op de terugbetaling! 2. Opbouwen en afbreken: 2.1. Exposanten: Op donderdag 28 september 2017 kunnen exposanten starten met opbouwen binnen het tijdvak, dat in een later stadium aangegeven wordt door de organisatie. Dit om een soepele doorstroming bij de liften mogelijk te maken. U dient hier de aanwijzingen van de liftmedewerker op te volgen. De organisatie van Taart en Trends gaat er vanuit dat alle exposanten van deze opbouwdag gebruik maken. Tijdens deze opbouwdag heeft u de tijd tot 21:00 uur. Bedrijven die toch alleen op vrijdagochtend 2 of 13

3 willen opbouwen dienen dit bij inschrijving aan te geven! Zie opmerkingen vak. U dient zich vóór u start met opbouwen te melden bij de organisatie. Stands met eigen (systeem)standbouw, kunnen uitsluitend in overleg met de organisatie van Taart en Trends in een vroeg tijdvak opbouwen. Alle communicatie met betrekking tot afwijkende opbouwtijden verloopt uitsluitend via de organisatie! 2.2. Op vrijdag 29 september 2017 kunt u vanaf 07:00 uur weer verder met inrichten. De beurs start op vrijdag om 10:00 uur. Op zaterdag 30 september 2017 kunnen exposanten vanaf uur de stands bevoorraden, u heeft dan 2 uur de tijd voor de beurs weer open gaat om 10:00 uur. Indien u meer tijd nodig denkt te hebben, dient u dit ruim van te voren te overleggen met de organisatie. Op beide dagen gaan de laad/losdeuren een half uur voor opening van het evenement dicht! Exposanten dienen beide beursdagen uiterlijk één uur voor aanvang van de beurs aanwezig te zijn in de standruimte. U en uw medewerkers hebben tijdens de beursdagen alleen toegang via de vrachtlift op de aangegeven inrichtingstijden vóór aanvang van de beurs. U dient uw ID-badges hierbij duidelijk zichtbaar te dragen. Tijdens openingstijden van de beurs gebruikt u de (rol)trappen en/of de lift bij de ingang van de hal 5. Zie ook punt 4 en punt Laden, lossen en parkeren: Bij aankomst op parkeerterrein 1, rijdt u naar de bufferzone voor lift 22. Hier volgt u verder de instructies van het beveiligingspersoneel bij de lift op. Na het lossen parkeert u zo snel mogelijk uw voertuig(en) volgens de instructie parkeren opbouw van de Jaarbeurs, zie bijlage. Aan het niet opvolgen van deze regel zijn sancties verbonden. Bij de Jaarbeurs is het betaald Parkeren. De exposanten ontvangen via de organisatie 1 gratis parkeerkaart per stand, per beursdag. De opbouwdag is hierbij niet inbegrepen Neem zoveel mogelijk zelf rolcontainers, steek- en/of plateauwagentjes mee voor het transporteren van uw voorraad. Dit om een snelle opbouw te bevorderen en wachttijden te voorkomen Er kunnen geen voertuigen en/of aanhangwagens, etc. het gebouw in gereden worden! Bij de servicebalie van Jaarbeurs (tegenover de servicedesk van Taart en Trends) zijn transport karren voor aan- en afvoer aanwezig. Tegen betaling van een borg of inlevering van identiteitsbewijs kunt u deze bij de servicebalie lenen. Max. 1 kar per exposant. Kleine transportkar Borg 20,00 Grote transportkar Borg 50,00 U stapelt de transportkar direct bij uw stand af en brengt deze daarna meteen weer bij de servicebalie terug Indeling en aankleding standruimte. De indeling van de standruimtes op de plattegrond wordt bepaald door de Jaarbeurs in samen spraak met de organisatie. Als het aantal aanmeldingen of activiteiten een andere indeling noodzakelijk maakt, kan de plattegrond gewijzigd worden. U dient binnen de gehuurde ruimte te blijven. Bij het uitstallen van producten buiten de gehuurde ruimte, worden de gebruikte meters aan u nagefactureerd tegen de geldende vierkante meter prijs. Standruimtes mogen niet verplaatst of gewijzigd worden. Nooduitgangen dienen te allen tijde vrij te blijven. Gewone tafels of extra presentatiebalies in uw stand kunt u huren via de organisatie. Zie bestelformulier. Tafels worden onafgerokt geleverd. U moet zelf voor tafelkleden zorgen. De kleden moeten i.v.m. de veiligheid minimaal 20cm boven de grond hangen. In verband met de brandveiligheid dienen bij de standbouw toegepaste materialen te vallen in de brandweerklasse 1 of 2 overeenkomstig NEN 6065, NEN 6066 (is de norm van de brandweer Utrecht). Om te voorkomen dat brandbare materialen gemakkelijk ontvlambaar zijn, moeten ze worden geïmpregneerd. Voor de mogelijkheid van impregneren kunt u informatie inwinnen bij een gespecialiseerd bedrijf. Op verzoek van de brandweer en de organisatie, dient u een geldig certificaat van impregneren te kunnen tonen. Het is niet toegestaan om in de wanden of vloeren of andere onderdelen van de Jaarbeurs te boren (hakken, plakken en breken) of andere wijzigingen aan te brengen. Dit geldt zowel in de Jaarbeurs zelf als in haar directe omgeving. Binnen ditzelfde gebied mag men zonder toestemming van de Jaarbeurs geen aanplakbiljetten of schilderingen aanbrengen. In de standruimte mag alleen met makkelijk verwijderbare bevestigingsmaterialen gewerkt worden zoals poster buddies. Tape mag niet vlekken en dient na afloop volledig verwijderd te zijn. Bij de servicebalie zijn beperkte hulpmiddelen aanwezig om zaken te bevestigen zoals decoratiehaakjes en tape Aan- en afmelden tijdens de beurs: Voor exposanten start de beurs bij aanvang van de opbouwdag op donderdag 28 september U meldt zich bij aankomst eerst bij het organisatie kantoor/servicedesk bij de bezoekers ingang van de hal (of meldpunt op de plattegrond) vóór u mag starten met inrichten van uw standruimte. U ontvangt hier ook het teruggaveformulier voor uw borg, deze heeft u zaterdag bij het afmelden weer nodig. Aan het einde van het evenement op zaterdag 30 september 2017 dient u zich af te melden bij het organisatiekantoor. Vergeet uw teruggave-formulier niet en zorg dat deze voorzien is van het juiste IBAN-nummer als u zich komt afmelden! Als u zich op zaterdag niet afmeldt bij de organisatie en u heeft uw standruimte niet laten controleren of de gehuurde ruimte volgens reglement correct is achtergelaten, vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. Tevens kunnen eventuele financiële sancties ingehouden worden op de borg bij niet naleven van het reglement. Niet afmelden is geen afgetekend teruggaveformulier, dus geen borg retour! Hierover is geen discussie mogelijk Opruimen van de stands: Men mag pas ná sluiting van de beurs beginnen met het opruimen van de stands. Het is niet toegestaan om uw stand vóór 18:00 3 of 13

4 uur te verlaten op vrijdag 29 september 2017 en op zaterdag 30 september 2017 vóór 17:00 uur uit te ruimen of af te breken! Op vrijdag 29 september 2017 heeft u s avonds na sluiting tot 19:00 uur de tijd om te inventariseren en af te dekken. Op zaterdag 30 september 2017 heeft u tot 21:00 uur de tijd om uw standruimte te ontruimen. Let op! Vrachtwagens kunnen pas na uur het terrein van P1 op. Zie ook de bijlage parkeren en opbouw. De beursdeelnemer dient ervoor te zorgen dat de gehuurde stand, demo- of workshopruimte ná ontruiming in dezelfde staat wordt achtergelaten als waarin u deze voor aanvang van inrichten aantrof. Dit geldt ook voor alle onderdelen van de systeemstands, wanden en voor de vloer. (Tip: neem blik en veger en evt. vochtige schoonmaakdoekjes mee!) Bij in gebreke blijven vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. 3. Elektra: 3.1. Omschrijving elektra: Voor uw standaard systeemstand in de varianten tot en met 15m2 wordt de systeembouw opgeleverd inclusief, basisverlichting en een elektra aansluiting belastbaar tot 1000 watt. Heeft u een elektra aansluiting nodig met meer capaciteit neem dan contact op via ria@taartentrends.nl vermeldt in uw mail een overzicht van de aan te sluiten apparatuur en de bijbehorende aansluitwaarden in watt. Voor het aansluiten van uw apparatuur in de standruimte, dient u zelf zorg te dragen voor eventuele haspels, stekkerdozen en/of andere noodzakelijke aansluitingen. Er is uitsluitend voorzien in een hoofdaansluiting, blok met 3 insteekpunten, in de stand. Komt u een verlengsnoer te kort, dan kan u tegen betaling van 20,00 borg deze lenen bij de servicebalie. Er wordt gecontroleerd op correct gebruik. Kabels mogen alleen binnen de opstelruimte van de standruimte liggen en niet voor de standruimte aan de bezoekerskant. Voor de veiligheid moeten en haspels volledig worden uitgerold. Alles moet geaard zijn! In verband met de brandveiligheid dienen bij de standbouw toegepaste materialen te vallen in de brandweerklasse 1 of 2 overeenkomstig NEN 6065, NEN 6066 (is de norm van de brandweer Utrecht). Gebruik bekabeling met een diameter van 2,2 mm Ø. Op uw standaard aansluiting mag maximaal 1000 watt aangesloten worden. Als misbruik van de stroomtoevoer geconstateerd wordt, d.w.z. overlast door overbelasting van de stroom aansluiting, dan vervalt uw borg aan de organisatie. In overleg met de technisch adviseur zal u dan apparatuur moeten ontkoppelen om verdere overbelasting te voorkomen Wat wel en wat NIET aan te sluiten: Uitsluitend kassa s, mobiele pin apparatuur, een keukenmixer of andere keuken apparatuur met een gezamenlijke belasting van max 1000 watt. Er mogen geen bouwlampen, koffiezetapparaten, magnetrons, ovens, zware keukenmixers of andere grote stroomverbruikers op aangesloten worden zonder toestemming van de organisatie Taart en Trends. Bij twijfel neem gerust contact op Krachtstroom en grootverbruik: Wilt u wel één van de bovengenoemde grote stroomverbruikers aansluiten of heeft u krachtstroom nodig dan dient u dit vóór 29 augustus 2017 door te geven aan de organisatie. Voor dit type stroomverbruik gelden andere tarieven, welke na inventarisatie van uw aanvraag aan u geoffreerd worden I.v.m. de aangescherpte brandverzekeringsvoorwaarden dient u voor uw eigen veiligheid de stekkers bij verlaten van de beurs uit de stopcontacten te halen. Zie ook punt Beveiliging/brandwacht De beveiliging wordt gedurende de gehele beurs geregeld door de Jaarbeurs volgens voorschriften van overheidsinstanties en de Jaarbeurs. Deze dienstverlening is doorberekend in uw huurprijs. De organisatie en ook de Jaarbeurs stelt zich echter niet aansprakelijk voor gestolen of beschadigde goederen tijdens de duur van de gehele beurs. 5. Verzekering: 5.1 Uw stand-inrichting en persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd via de organisatie of locatiehouder. U dient hiervoor zelf maatregelen te treffen. Ook is de organisatie van Taart en Trends niet verantwoordelijk voor persoonlijk letsel van de exposant en zijn medewerkers of letsel veroorzaakt door de exposant of zijn medewerkers, ontstaan: in en buiten het gebouw, tijdens laden en lossen, door het verplaatsen van uw stand-inrichting, het (on)geoorloofd verplaatsen of wijzigen van uw standruimte en de werkzaamheden in de eigen standruimte tijdens de duur van de gehele beurs. U dient zelf voor een verzekering zorg te dragen voor de duur van de gehele beurs. Gewijzigde Wetgeving brandverzekering: Indien er tijdens het evenement (28, 29 en 30 september 2017) brand ontstaat door uw toedoen, bent u zelf verantwoordelijk voor de gehele gevolgschade. Lees ook uw wettelijke aansprakelijkheidsvoorwaarden na en controleer of uw verzekering toereikend is! Taart en Trends wil nogmaals benadrukken, dat de organisatie niet aansprakelijk te houden is voor verlies of diefstal van producten uit/of onderdelen van uw stand. Wij willen u hierbij dan ook meteen extra waarschuwen! Houdt met de inrichting van uw stand rekening met de diefstalgevoeligheid van sommige producten. Helaas hebben we al meerdere keren moeten constateren dat niet iedereen de verleiding kan weerstaan om eigendommen van een ander mee naar huis te nemen! 5.2. De organisatie van de Taart en Trends-beurs is in geen enkel geval aansprakelijk voor (letsel)schade, diefstal, vermissing geleden in of rond de beurslocatie (dus ook niet op het parkeerterrein!) en/of het ziek worden van bezoekers na het eten van 4 of 13

5 waren uit uw stand. Tijdens de beurs kunnen er controles gehouden worden op voedselveiligheid Eigendommen van de Jaarbeurs en/of Taart en Trends of de door beide partijen ingeschakelde verhuurbedrijven, mogen niet beschadigd worden. Voor schade door u veroorzaakt, wordt u aansprakelijk gesteld, hetzij door Taart en Trends, hetzij door de Jaarbeurs. 6. Veiligheid Hulpdiensten: Alle deelnemende partijen, zijn verplicht gedurende het gehele evenement in en op het terrein van de Jaarbeurs de aanwijzingen van instanties zoals brandweer, politie, beveiliging, EHBO, de organisatie van Taart en Trends en/of andere instanties op te volgen Tijdens openingstijden van de beurs is er een bemande EHBO-post Roken: In de Jaarbeurs mag niet gerookt worden, ook niet tijdens de opbouw! Heeft u toch de behoefte om te roken, dan kun u hiervoor naar de rookruimte bij de greenroom Brandveiligheid: Er mogen geen waxinelichtjes of kaarsen in de zaal aangestoken worden. Open vuur op welke wijze dan ook is verboden. Gebruikte inrichting en decoratie van de stand dient brandveilig te zijn. zie ook verzekeringen punt Afval: 7.1. Voor het afvoeren van bescheiden hoeveelheden afval is een bedrag in uw standhuur inbegrepen. Dit betekent niet dat u al uw afval kunt afvoeren via de Jaarbeurs. Het gaat hier om klein materiaal zoals doosjes foldertjes, e.d. Voor voedselafval moet u gebruik maken van de gescheiden voedsel containers. Alle exposanten dienen het afval zelf naar de containers te brengen, dit wordt niet opgehaald. De posities van de afvalcontainers en voedselcontainers worden bij aanvang van de opbouw aan u bekend gemaakt Exposanten die tijdens de opbouw of afbouw grote volumes aan karton of ander afval produceren, dienen dit zelf af te voeren of bestellen hiervoor een afval container. Neem hiervoor ruim van te voren contact op met de organisatie. Ter plekke kunnen wij dit niet meer bestellen! Ook grote volumes etenswaren en groot afval ontstaan tijdens de beursdagen dient zelf afgevoerd te worden Pallets dienen te allen tijde door de exposanten zelf te worden afgevoerd Bij binnenkomst krijgt u bij het exposanten-meldpunt aanwijzingen waar en hoe u uw afval kunt afvoeren. U dient er voor te zorgen dat het afval zo compact mogelijk in de containers wordt gedeponeerd. Doosjes dienen goed plat gemaakt te worden! Wij verzoeken u met klem om geen verpakkingsmaterialen in de bezoekersvuilnisbakken te deponeren! Na het afbreken van het evenement op zaterdag dient u het klein afval naar de hiervoor bestemde containers af te voeren en uw groot afval mee te nemen, om aanspraak te kunnen maken op teruggaaf van uw borg. Als medewerkers u aanspreken op de wijze waarop u uw afval afvoert dient u de aanwijzingen op te volgen. Wordt er buiten de zaal nog vuil aangetroffen dat te herleiden valt naar u, dan kan de organisatie alsnog overgaan tot intrekking van uw borg. 8. Catering en sampling De catering op de beurs is in handen van de Jaarbeurs. De organisatie van Taart en Trends heeft hierop geen invloed. Deze dienstverlening wordt aangeboden volgens de door de cateraar gestelde tarieven. In de aanloop naar de beurs, ontvang u verdere informatie over de mogelijkheden van de cateraar en hoe dit financieel afgehandeld wordt Consumpties. Conform de regelgeving van de Jaarbeurs mogen tijdens de beide beursdagen, geen meegebrachte consumpties in deze locatie genuttigd worden. Tijdens beursopeningstijden kunt u voor uw consumpties bij de horeca op de beursvloer terecht Sampling. Wilt u de bezoekers van uw stand, middels het gratis verstrekken van een hapje of drankje, kennis laten maken met een specifiek product? Wanneer dit product onderdeel is van uw marketingcampagne en aansluitend een directe connectie heeft met het beursdoel, dan spreken wij over sampling. Wat betreft food producten moet u er voor zorgen dat de samples in een handzame grootte ( één à tweehaps porties per persoon ) worden gepresenteerd. Aangaande de samples van dranken, wordt een inhoud van 20 cc (20 ml) als maximaal en gebruikelijk beschouwd. Het uitdelen van blikjes en/of flesjes vallen niet binnen deze kaders en is dus niet toegestaan. Aan bovenstaande voegen wij toe dat het is toegestaan om alcoholische dranken aan bezoekers boven de leeftijd van 18 jaar uit te delen, mits deze voldoen aan de maximale inhoud van 20 cc. Zwaar alcoholische dranken (max. 36%) mogen uitsluitend tegen een kleine vergoeding gesampled worden aan bezoekers boven de leeftijd van 18 jaar, mits deze voldoen aan de maximale inhoud. Het verkopen of samplen van gesloten flessen met alcoholische dranken is niet toegestaan. verwijs de bezoeker naar uw online bestelmogelijkheid. Verkoop van kant en klare eindproducten zoals: brood, gebak, cupcakes, macarons, bonbons etc. mag niet uitnodigen tot het ter plekke nuttigen van deze producten. Zie voor de uitgebreide regelgeving: document TT01 bij punt 3.5. Tijdens de beurs kunnen er controles gehouden worden op voedselveiligheid. Bij aanmelding voor deelname aan Taart en Trends 2017 gaat u akkoord dat het adres van uw contactpersoon wordt doorgegeven aan de cateraar om u het sampling formulier toe te sturen. 9. En verder Wanneer iedereen zich collegiaal opstelt en deze regels in acht neemt, is een vlot en plezierig beursverloop verzekerd. In 5 of 13

6 onvoorziene gevallen beslist, na overleg met de betrokkenen, de organisatie in samenwerking met de Jaarbeurs. Wij zien uw borgstelling en aanmelding graag tegemoet in onze webshop: TT03Standruimte huren: aanmelden - bestellen - betaling - annuleren. Alle prijzen die genoemd worden in dit document zijn exclusief btw. 1. Aanmeldingsprocedure: Inschrijven en Deelnameborg: 1.1. Schrijf uw bedrijf eenvoudig en snel in via onze standhouderswebshop. Hier meld u uw bedrijf eenvoudig aan en reserveert u uw locatie op de plattegrond door de borg voor uw vierkante meters vloerruimte te betalen. De hoogte van de deelnameborg is afhankelijk van het aantal vierkante meters standruimte die u wilt huren. Zie de tarieven bij 1.4. Controleer voor u de bestelling afrond of de borg overeenkomt met de gewenste vierkante meters voor uw standruimte. Uw aanmelding bevestigt u eenvoudig door direct na het afronden van uw gegevens met Ideal de deelnameborg te betalen. Door dit vóór 30 april te doen, kan u dit een voordeel opleveren op het huren van de basis standruimte (met standbouw). Lees meer bij punt Taart en Trends werkt met een deelnameborg. Dit bedrag betaalt u om zeker te zijn van uw deelname en uw locatie op de plattegrond. Daarnaast is dit meteen ook de borg voor het correct opleveren van uw standruimte. Dit bedrag wordt onder bepaalde voorwaarden na afloop van de beurs terugbetaald. Lees daarom goed de voorwaarden, om te weten hoe u de borg terug kunt krijgen! Zie TT02 paragraaf Als u de bestelling in de webshop of het bestelformulier voor uw standruimte heeft ingestuurd, maar binnen 7 dagen niet de borg heeft betaald via de standhouderswebshop, ontvangt u van ons een factuur of betaallink voor de deelnameborg. Na ontvangst van uw betaling voor de deelnameborg, wordt uw bestelling voor uw standruimte verder verwerkt en ontvangt u de factuur voor uw standruimte Tarieven deelnameborg standruimtes 6 m2 tot 18 m2 75,00 19 m2 tot 36 m2 150,00 Alle stand types groter dan 36 m2 250,00 Op de deelnameborg is ook de btw van toepassing. Indien uw borg vervalt aan de organisatie of gedeeltelijk ingehouden moet worden, dan is dit meestal ter compensatie van schade. Bijvoorbeeld: onderdelen van de standbouw, het gebouw van de Jaarbeurs en/of verrekening van facilitaire diensten. Over deze diensten moet de organisatie ook btw betalen. (Schadebedragen die de borg overstijgen, worden afhankelijk van de aard en de ernst aan u gefactureerd of direct opgeëist.) 2. Bestellen: via webshop of bestelformulier. U kunt uw standruimte bestellen in onze standhouderswebshop. Kijk in de webshop goed naar alle mogelijkheden voor uw standruimte en uw deelname aan de beurs. Voor het bestellen van de standruimte in de webshop gebruikt u de betaaloptie op factuur. Als u het prettiger vindt, kunt u het bestelformulier/prijsoverzicht ook gebruiken om uw standruimte te bestellen. Vult u op dit formulier alle gegevens duidelijk leesbaar in, bestel uw standruimte en eventuele bijbehorende zaken, onderteken het formulier en stuur het document per naar ria@taartentrends.nl. Per post kan ook: Taart en Trends De Koop RH Hoogland. Let op! De borg moet wel via de webshop geregeld worden en met Ideal direct betaald worden. 3. Voordeel tarief voor vroege inschrijvers en betalers! 3.1. Vroeg aanmelden en op tijd betalen levert u een voordeel op. Standhouders die voor 30 april 2017 de deelnameborg in de webshop besteld en betaald hebben én daarnaast de volledige factuur voor de standruimte voor 1 juni betaald hebben, huren de standruimte tegen het voordeeltarief. Het voordeeltarief geldt alleen voor de huurprijs van de standruimte met basis standbouw en/of de gehuurde (lege) vierkante meters t.b.v. eigen standbouw. Voor extra stroomaansluitingen of aanverwante artikelen (extra tafels, stoelen, berging etc.) betaalt u de standaardprijzen zoals vermeldt in de tariefkolom 2017 op het bestelformulier Let op! Is uw deelname borg niet voor 30 april ontvangen of uw volledige betaling niet door Taart en Trends ontvangen voor 1 juni 2017, dan vervalt uw voordeel en betaalt u het standaard tarief voor U ontvangt van de organisatie een nieuwe factuur met het aangepaste bedrag. 4. Standaard tarief Schrijft u in na 30 april dan betaalt u de borg gewoon met Ideal via de standhouderswebshop en de standhuur volgens de betaaltermijn en voorwaarden zoals vermeldt op de factuur. Voor uw standruimte en toebehoren gelden de standaard huurtarieven voor 2017, zoals vermeld in het prijsoverzicht op het bestelformulier. Het standaard tarief 2017 geldt in periode van 1 mei tot 1 september Voor aanmeldingen na 1 september geldt een last minute toeslag van 5%. Bovendien kunt u na 1 september 2017 geen gebruik meer maken van onze volledige PR campagne zoals: social media, gedrukte plattegrond, digitale beursboekje. 5. Administratieve verwerking deelname. Zolang uw deelnameborg niet is betaald, wordt uw aanmelding voor Taart en Trends 2017 niet verwerkt. Taart en Trends is gerechtigd uw order met betrekking tot de deelnameborg aan te passen als de hoogte van de deelnameborg niet overeenkomt met de afmetingen van de door u bestelde standruimte op het bestelformulier of in de webshopbestelling. Worden er in een later 6 of 13

7 stadium wijzigingen in uw afmetingen van uw stand aangebracht, waardoor u in een hogere/lagere borg categorie valt, dan zal u hiervoor ook een correctie ontvangen op de (aanvullende) factuur. Na ontvangst van de deelnameborg, wordt uw bedrijfsnaam vermeld in de standhouderslijst. Pas nadat u een banner met actieve link naar de website van Taart en Trends op uw eigen website heeft geplaatst, wordt uw bedrijf met een actieve link vermeld in de standhouderslijst. U ontvangt de banner met URL per mail van ons. 6. Betaalvoorwaarden De deelnameborg dient direct bij de inschrijving in de standhouderswebshop met Ideal of de aangeboden online betaalmethode te worden betaald. Heeft u geen borg besteld via de webshop binnen 7 dagen nadat wij uw bestelformulier hebben ontvangen, dan zal de organisatie de borg aan uw factuur toevoegen. De factuur dient betaald te worden binnen de betaaltermijn zoals gesteld op de factuur. Dit is binnen 14 dagen na aanmelding in de periode tot 1 juli Bij aanmelding na 1 juli dient de deelnameborg per factuur direct te worden betaald. Om aanspraak te maken op het voordelige vroege beslisserstarief zorgt u dat u betaald vóór de beide betaaldeadlines zoals vermeld bij punt 3.1. Betaal dus op tijd om uw voordeel te behouden! 6.2. Voor inschrijvingen en bestellingen die na 30 april gedaan zijn moet de factuur voor de gehuurde standruimte en eventuele toebehoren uiterlijk 15 augustus 2017 betaald zijn. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 10 % van de totale som, inclusief btw aan administratie/aanmaningskosten in rekening gebracht. Is uw betaling, verhoogd met kosten, op 1 september 2017 (dit is 4 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan staat het de organisatie vrij om u uitsluiten van deelname en uw standruimte aan een andere standhouder toekennen. De betalingsverplichting blijft gehandhaafd. Zie ook de annuleringsvoorwaarden punt Alle betalingen dienen binnen de hier en op de factuur gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij schriftelijk anders met u is overeengekomen door de organisatie. 7. Belangrijk bij uw aanmelding! 7.1. Zorg dat u uw bedrijfsgegevens volledig en correct invult in de webshop én op het bestelformulier. Dit zijn tevens uw factuurgegevens en de adresgegevens voor het toesturen van het promotiepakket. Als het adres voor uw contactpersoon afwijkt van het mailadres waar de factuur naartoe g d moet worden, dient u dit afwijkende mailadres duidelijk aan te geven in het opmerkingen-vak. Uw contactpersoon is verantwoordelijk voor de communicatie tussen uw bedrijf en Taart en Trends. Deze contactpersoon zorgt tevens voor de correcte afwikkeling van de betaling door uw bedrijf. Als uw contactpersoon tussentijds wijzigt of uit dienst gaat, dan dient u de organisatie direct de nieuwe contactgegevens aan te leveren. Stuur hiervoor een naar ria@taartentrends.nl 7.2. Bij het bevestigen van uw inschrijving in de webshop en uw bestelling door het aanleveren van het ingevulde bestelformulier, verklaart u namens het ingeschreven bedrijf ook alle deelnamevoorwaarden (de documenten TT01 t/mtt05) gelezen te hebben, hiermee akkoord te gaan en accepteert u dat deze voorwaarden bindend zijn. 8. Annuleringsvoorwaarden voor standhouders: 8.1. Een annulering door standhouder of workshopgever dient na telefonisch contact vooraf, via telefoonnummer , altijd schriftelijk bevestigd te worden, per post* of per *. Zodra u de bevestiging van de organisatie heeft, per post of via e- mail, dat Taart en Trends uw schriftelijke annulering heeft ontvangen, gaat de annuleringsregeling vermeldt in punt 8.2. in werking. In overleg met de organisatie mag u wel proberen om een vervanger te vinden voor de standruimte. De gegevens van deze partij dient u z.s.m. door te geven aan de organisatie. U blijft zelf verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling. * Taart en Trends kan geen rekening houden met zoekraken van poststukken of mail die niet aankomt (spam) 8.2. In geval van annulering: Vóór 30 juni 2017 Vervalt de borg aan Taart en Trends en resteert de betaalverplichting voor 40% van het totaalbedrag voor uw bestelde stand/workshopruimte Vóór 15 augustus 2017 Vervalt de borg aan Taart en Trends en resteert de betaalverplichting voor 65% van het totaalbedrag van de bestelde stand/workshop ruimte. Als u de factuur reeds volledig betaald heeft krijgt u 35% van het totaalbedrag voor uw bestelde stand/workshopruimte retour Vanaf 15 augustus 2017 Vervalt de borg aan de organisatie en zal geen restitutie van de standhuur meer plaatsvinden en de betaalverplichting blijft gehandhaafd. 9. Annulering door de organisatie. 10. Als er op 1 juni 2017 niet voldoende inschrijvingen en sponsorgelden zijn verzameld om het evenement te kunnen waarborgen, heeft Taart en Trends het recht om het evenement binnen 2 weken kosteloos te annuleren. Reeds overgemaakte borg voor uw standruimte, sponsorgelden, advertentiekosten en/of kosten voor entreekaarten zullen worden gerestitueerd binnen 2 weken na de annuleringsdatum Bij annulering na 1 juni 2017 door de organisatie van Taart en Trends of door de Jaarbeurs, is geen restitutie mogelijk als er sprake is van niet aan haar toerekenbare omstandigheden zoals, maar niet alleen: overmacht door oorlog, oorlogsdreiging, oproer, molest, brand, waterschade, overstroming, bedrijfsbezetting, uitsluiting, in en uitvoerbelemmeringen, 7 of 13

8 overheidsmaatregelen, machinestoring, storingen in de energielevering, bedrijfsstoring en overmacht van Taart en Trends als zij door toedoen van haar eigen leverancier(s) niet tot levering in staat wordt gesteld Mocht er een dwingende situatie ontstaan, zoals in vermeldt maar niet beperkt tot bovenstaande, waardoor de organisatie genoodzaakt is naar een andere locatie uit te wijken op dezelfde datum, of de dezelfde ruimte/vervangende ruimte op een andere datum toegewezen krijgt door de Jaarbeurs om zo de voortgang van het evenement te waarborgen, dan kan dit niet ter discussie gesteld worden en is dit geen reden tot restitutie. TT04Workshopstandhouders en aanschuifworkshops Bezoekers geven regelmatig aan het leuk te vinden om interactief bezig te zijn op de beurs. Dit is voor hen een belangrijke reden om naar de beurs te komen. Op Taart en Trends 2017 zijn er diverse mogelijkheden voor het geven van aanschuifworkshops waar bezoekers tegen betaling aan deel kunnen nemen 1. Workshopstandhouders: 1.1. Op bepaalde, door de organisatie vastgelegde, delen van de plattegrond kunnen standhouders in de directe omgeving van de verkoop/promotiestand een aantrekkelijk geprijsde workshopruimte huren. Zie borg en huurtarieven bij punt 5. Workshopstandhouders regelen de (voor)verkoop van workshop plaatsen via het eigen bedrijf. Het advies van Taart en Trends is om de eerste sessie (start 10:15 uur) volledig voor te verkopen. Voor alle overige sessies houdt u 40% van de workshopcapaciteit beschikbaar voor bezoekers die op de beurs nog beslissen om deel te nemen. De bezoekers rekenen op de beurs de deelname af aan de workshoptafel of bij uw verkoop/promotiestand Het staat zakelijke standhouders overigens vrij om op andere delen van de beurs, binnen de gehuurde verkoop/promotie ruimte, ook activiteiten met een hands-on karakter te organiseren ter promotie van uw product. Hierop is echter geen kortingsregeling van toepassing en adviseren wij u te profiteren van het voordeeltarief voor vroege inschrijvers en betalers zie TT03 punt Aanschuifworkshops geven in de workshopruimte van de organisatie In deze ruimte kunnen workshopdocenten zonder commerciële verkoopruimte ook workshops verzorgen tijdens de beurs. Deze workshops hebben een aanschuifkarakter en duren maximaal 45 minuten. De verantwoordelijkheid voor de programmering van de aanvangstijden ligt bij onze coördinator workshops en demonstraties, om een soepel verloop met weinig overlast mogelijk te maken. Bij deze workshops is geen verkoop van producten toegestaan dan alleen zoals bepaald in punt 12 van dit document Bij onze coördinator workshops en masterclasses, Nathalie Teeuwen: nathalie@taartentrends.nl kunnen de workshopdocenten aangeven welk type workshops en hoeveel sessies voor minimaal 6 en maximaal 10 personen zij willen verzorgen op 1 of beide beursdagen. Het is mogelijk om af te wisselen met andere docenten. U meldt zich aan voor minimaal 2 sessies per dag. U hoeft dus niet de gehele beursdag doorlopend workshops te geven. Als u wel 1 of 2 dagen doorlopend workshops wilt geven dan mag dit uiteraard, graag zelfs. In overleg met Nathalie Teeuwen worden de beschikbare workshopsessies over de diverse workshopopstellingen ingeroosterd. Als er elektrische apparatuur gebruikt wordt bij uw workshop geef dit dan tijdig bij Nathalie aan Tijdens de online voorverkoop via de reserveringenwebsite van Taart en Trends wordt 60% van de uw workshopcapaciteit aangeboden. 40% van de plekken blijft beschikbaar voor bezoekers die op de beursdagen zelf nog willen meedoen. Voor workshopgevers die de eerste sessie van de beursdag verzorgen zullen alle workshopplekken in de voorverkoop aangeboden worden. De verkoop van workshopplekken tijdens de beurs wordt centraal geregeld bij een nog nader te bepalen servicepunt bij de entree of op de beurs. Zorg dus dat u voor een volledige workshopbezetting aan materialen meebrengt Het risico voor het geven van workshops in het workshop gebied is relatief laag. U betaalt geen huur. Maar u betaalt per deelnemer 2,50 incl. btw. Dit is uw bijdrage voor de huur van de locatie, tafels, stoelen en administratie- en personeelskosten voor de voorverkoop van de workshopplaatsen. Workshopdocenten krijgen uitbetaald per aanwezige deelnemer, dus niet op basis van de capaciteit van de workshopopstelling. Vanwege deze constructie neemt de organisatie de kaartverkoop en financiële afwikkeling voor haar rekening Borg De enige kosten die u voor aanvang van de beurs hoeft te maken is de deelnameborg van 25,00 excl. btw. Dit is een laagdrempelige garantstelling dat u uw workshop(s) komt geven en zo deel uit maakt van het beursprogramma. Als u onverhoopt moet annuleren vervalt de borg aan de organisatie en is dit bedrag een tegemoetkoming in de onkosten die de organisatie moet maken als gevolg van uw annulering. Denk aan bankkosten en personeelskosten die de organisatie moet maken voor het terugbetalen van reeds gemaakte reserveringen. Zijn de workshops gewoon volgens programmering gegeven tijdens de beurs en heeft u de opstelling schoon, onbeschadigd en compleet opgeleverd, dan krijgt u de borg binnen 14 dagen na afloop via uw bank teruggestort Uitbetaling. De administratieve afwikkeling wordt geregeld aan de hand van de afgedrukte deelnamebewijzen, die door de betreffende workshopdocent ingenomen worden bij aanvang van de workshop. Bewaar de deelnamebewijzen zorgvuldig! U accepteert geen deelname bevestiging die alleen op een mobiele telefoon, tablet etc. getoond worden. De deelnemer moet dan tegen administratieve vergoeding de reservering laten uitprinten bij de servicebalie. De workshop-docent meldt zich na de laatste workshop met de verzamelde deelnamebewijzen bij de service balie bij het organisatiekantoor voor de verdere afwikkeling. 8 of 13

9 2.7. Workshopruimte (zonder verkoopstand) met workshopreserveringen via uw eigen website. Heeft u geen zakelijke standruimte, maar wilt u toch liever workshops in eigen beheer geven, dus zelf de regie over inschrijvingen en betalingen, dan kunt u Op basis van beschikbaarheid een workshopruimte op de beursvloer huren. Voor tarieven zie punt Promotie van workshops bij de standruimte en de aanschuifworkshops. 3.1 Alle workshopgevers die tijdens de beurs workshops geven, waarvoor online gereserveerd kan worden, leveren voor 1 mei een realistische voorbeeld foto* en omschrijving van de workshop aan bij de organisatie. Stuur de informatie naar nathalie@taartentrends.nl. * Let op zorg dat de voorbeeldfoto overeenkomt met het te verwachten workshopresultaat! Stuur geen voorbeeldfoto van een groter project, waar slechts een deel van gemaakt wordt tijdens deze specifieke beursworkshops. Onze ervaring is dat dit voor sommige deelnemers aanleiding geeft tot discussie. Lever de informatie op tijd aan, de info gaat 15 mei online, vlak voor het vakantiegeld wordt overgemaakt. U kunt juist dan profiteren van de extra bestedingsruimte van het publiek Bedrijven met een workshopopstelling in de nabijheid van de verkoopstand-ruimte leveren ook een link aan voor de reserveringsmogelijkheid op de eigen website, zodat de doorlink via onze workshoppagina naar uw website mogelijk is. Op uw website dient deze informatie dan ook beschikbaar te zijn voor de bezoeker om zich te kunnen inschrijven. De noodzakelijke doorlink t.b.v. de aanmeldingen, via onze workshop-informatiepagina is gratis. 4. Omschrijving workshop opstelling bij de standruimte en in het workshop gebied Een aanschuifworkshopopstelling bestaat uit 2 tafels van 200 x 80 cm welke in de lengte, (achter elkaar) opgesteld worden. Haaks op deze opstelling komt een 3e tafel voor uw workshopvoorraad en schoonmaakspulletjes. Bij deze tafels worden 11 stoelen geleverd. (10 voor de deelnemers en 1 voor de docent). Als u een stroomaansluiting nodig heeft, neemt u dan contact op met onze workshop coördinator Nathalie Teeuwen. Geef duidelijk aan welke apparatuur er aangesloten worden met de aansluitwaarden in Watt. Zij zal de stroomaansluiting aanvragen voor de betreffende workshopruimte en u informeren wat de kosten hiervoor zijn U dient de opstelling in gebruik te nemen zoals ingetekend op de plattegrond en zoals geplaatst door de organisatie. Hierin mogen geen wijzigingen worden aangebracht zonder toestemming van de organisatie. Doet u dit wel, dan zal de organisatie u sommeren de opstelling in oorspronkelijke staat terug te brengen. Bij het huren van deze opstelling bent u zich er van bewust dat overige beurs bezoekers zich relatief vrij rond de workshopopstelling kunnen bewegen, daar deze workshop- opstellingen op de beurs tussen de verkoopstandruimtes zijn gesitueerd. 5. Huren workshopopstelling. Alle genoemde prijzen zijn excl. btw tenzij anders vermeld. Omschrijving workshop ruimte standaard tarief 2017 deelnameborg retour na beurs* Prijsvoordeel workshopruimte voor standhouders die ook een verkoop standruimte vanaf 6m2 huren. capaciteit 10 deelnemers. U dient beide beursdagen workshops te verzorgen en regelt zelf de reserveringen* via uw website Aanschuifworkshopopstelling workshopgever zonder standruimte. Capaciteit 10 deelnemers U dient beide beursdagen workshops te verzorgen en regelt zelf de reserveringen* via uw website *Uw reserveringen via de reserveringswebshop van Taart en Trends Meerprijs op aanvraag. Docenten die workshops verzorgen in het workshopgebied Taart en Trends. Capaciteit 10 deelnemers 2,50 (incl. btw) per deelnemer. Zie punt 2.4 Borg/ garantstelling aanwezigheid 25,00 excl. btw Afwijkende opstellingen op aanvraag *zie voorwaarden 6. Aanmelden deelname De workshopruimte bij uw verkoopstand bestelt/ reserveert u door middel van het inschrijf/ bestelformulier. Vergeet niet de deelnameborg én uw workshopruimte aan te vinken. De hoogte van de deelnameborg vindt u ook in het prijsoverzicht. Vergeet u de deelnameborg mee te bestellen, dan wordt deze door onze administratie automatisch toegevoegd. Na ontvangst van uw inschrijf/bestelformulier ontvangt u de factuur Aanmelden/inschrijven als workshopgever of voor een workshop opstelling i.c.m. een standruimte is in elk geval mogelijk tot 31 mei Daarna op basis van beschikbaarheid. Zijn er meer aanvragen dan beschikbare workshopopstellingen, dan zullen de aanmeldingen op volgorde van datum waarop de deelnameborg is betaald behandeld worden. De betalingen dienen binnen gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij anders met u is overeengekomen door de organisatie. Wilt u workshops geven in het workshopgebied van Taart en Trends neem dan contact op met Nathalie Teeuwen nathalie@taartentrends.nl 9 of 13

10 7. De deelnameborg en betalingen 7.1. De deelnameborg moet binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur betaald zijn. Voor aanmeldingen die na 1 juli binnenkomen, dient de factuur voor de deelnameborg en de huur van de ruimte per direct te worden betaald Deelnameborg: Belangrijk! De deelnameborg krijgt u binnen 14 dagen na de beurs terug gestort, als u de ruimte afmeldt na gebruik bij de organisatie en laat controleren dat deze schoon en onbeschadigd is achtergelaten. Uw ruimte niet afmelden heeft consequenties: Heeft u de ruimte niet samen met ons gecontroleerd, dan is er geen getekend teruggaveformulier en de controle van het IBAN-nummer voor de terugbetaling heeft niet plaats gevonden. Er zal dan geen teruggave van de borg plaatsvinden. Hierover is geen discussie mogelijk Zolang de borg niet is betaald, wordt uw deelname en workshopinformatie niet op de website van Taart en Trends 2017 geplaatst en wordt deelname niet gegarandeerd. De huurfactuur dient vóór 15 augustus 2017 te zijn voldaan. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 10% van de totale som, inclusief btw. aan administratie/aanmaningskosten in rekening gebracht. Is uw betaling, verhoogd met kosten, op 1 september 2017 (dit is 3 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan zal de organisatie u uitsluiten van deelname en uw workshopruimte aan een andere workshopgever toekennen. Uw borg vervalt in dit geval aan de organisatie en de betalingsverplichting blijft bestaan. Zie ook de annuleringsvoorwaarden. 8. Annuleren In geval van annulering door standhouder met workshopopstelling verwijst Taart en Trends naar document TT03. Punt 5. Bij annulering door een workshopgever in het workshopgebied vervalt de borg aan de organisatie. 9.Workshopprogramma op uw én onze website De workshopgever met workshopruimte vlak bij de verkoopstand verplicht zich bij deelname om voor beide beursdagen het workshopprogramma op de eigen website te plaatsen en de inschrijfmogelijkheid voor beide dagen volledig open te stellen en de aangegeven inschrijvingscapaciteit (zie punt 1.1.) voor beide dagen open te stellen. Via de website van uw bedrijf verzorgt u zelf de inschrijvingen en de betalingen voor de workshops. Vermeldt duidelijk in uw informatie dat naast de reservering voor uw workshop, er nog apart een ticket voor de beurs aangeschaft moet worden Deelnemers aan uw workshop moeten in de Jaarbeurs kenbaar kunnen maken dat zij aan een workshop deelnemen, onze vrijwilligers/zaalstewards kunnen dan gericht de bezoeker verwijzen waar ze moeten zijn. Zet in uw bevestiging aan de deelnemers, dat zij een uitdraai van de workshopreservering en het entreebewijs voor de beurs mee moeten nemen om bij uw workshop ruimte te komen De workshopgever verplicht zich bij deelname aan Taart en Trends om een actieve verwijzing naar de online ticketverkoop van Taart en Trends prominent op de website te plaatsen. U ontvangt hiervoor t.z.t een banner en een link. 10. Opbouw, aanvang- en eindtijden voor alle workshops! Workshopgevers melden zich bij binnenkomst aan de servicebalie. Hier ontvang je het informatiepakket en het teruggaveformulier. Alle workshopsessies dienen op vrijdag 29 september 2017 te starten vanaf 10:15 uur en moeten eindigen op vrijdag voor 17:30 uur. Op zaterdag 30 september 2017 is de aanvang vanaf 10:15 uur en dienen de workshops te eindigen voor 16:30 uur. De eindtijd van 30 minuten voor de sluitingstijd van de beurs is noodzakelijk om eventuele uitloop op te kunnen vangen, maar toch tijdig te kunnen opruimen. Workshopgevers dienen de tijdsduur van de workshop strikt te bewaken zodat deelnemers op tijd bij een volgende workshop of sessie aanwezig kunnen zijn! 11. Personeel Bij een aanschuifworkshopopstelling zijn per dag de docent en één assistent(e) in de overeenkomst inbegrepen. U ontvangt 2 persoonlijke badges die twee dagen geldig zijn. Als u per beursdag een andere assistent(e) heeft kunt u tot 1 september kosteloos aanspraak maken op één docenten ID-badge voor twee dagen en twee op dag gestelde ID- badges. Alle personen die u boven deze regeling meeneemt betalen per persoonlijke ID-badge per dag. Voor extra personeel dat bij inschrijving al bekend is, bestelt u ID-badges op het bestelformulier. U krijgt het aantal (bestelde) ID-badges twee weken voor aanvang van de beurs op naam van uw bedrijf toegestuurd en dient u zelf te voorzien van persoonsgegevens en een recente (pas)foto Belangrijk: de ID-badges worden uitgegeven op persoonlijke titel en zijn niet tijdens de dag overdraagbaar. Bij wisseling van assistentie, gedurende de beursdag, dient u voor de nieuwe persoon een ID-badge bij te bestellen. Dit om misbruik van de toegang tot de beurs te voorkomen. Voor extra personeel dat op het laatste moment mee komt, dient de verantwoordelijke workshopgever/standhouder zich samen met het extra personeel direct bij aankomst te melden en een IDbadge aan te schaffen à 10,00. Hiervoor is een pasfoto vereist. De servicebalie vindt u op de plattegrond. 12. Spelregels met betrekking tot verkoop bij de workshop-opstellingen! Voor alle workshops die in een aparte opstelling buiten een verkoopruimte gegeven worden geldt dat er geen artikelen vanuit deze ruimtes verkocht mogen worden. De workshop-opstelling bij de zakelijke standruimte is uitsluitend voor workshopdoeleinden en niet ter uitbreiding van de uitstalling Voor de aanschuifworkshops in het workshopgebied van de Taart en Trends organisatie dienen de docenten er voor te zorgen dat alle benodigde materialen voor alle deelnemers in bruikleen beschikbaar zijn. Hier mag maximaal 1 product (uitsteker, 10 of 13