GEMEENTELIJKE TELECOMMUNICATIE MOBIELE COMMUNICATIE. Nota van Inlichtingen Nr.7

Transcriptie

1 GEMEENTELIJKE TELECOMMUNICATIE MOBIELE COMMUNICATIE Nota van Inlichtingen Nr.7

2 1 Inleiding De Aanbestedende Dienst is erop gewezen dat de motivering in het Beschrijvend Document over de opzet van de aanbesteding nog uitbreiding behoeft en nog niet alle relevante aspecten adresseert. De Aanbestedende Dienst heeft daarom besloten om naast de motivering die al in de aanbestedingsstukken en in het verwervingsplan over clustering, perceelindeling en het aantal Inschrijvingen uit één concern is opgenomen, de markt in deze Nota van Inlichtingen uitgebreider te informeren over de afwegingen die ten grondslag liggen aan de keuzes die op voornoemde gebieden zijn gemaakt. Deze Nota van Inlichtingen mag worden beschouwd als een toevoeging aan het Beschrijvend Document. Aangezien dit onderwerp zich niet leent voor inpassing in het tot nu tot gebruikte formaat voor de Nota s van Inlichtingen wijkt de indeling van deze Nota van Inlichtingen af van het tot nu toe gebruikte formaat. Naast de toelichting op de hiervoor genoemde onderwerpen wordt in de volgende paragraaf echter eerst kort stilgestaan bij een wijziging die de Aanbestedende Dienst doorvoert ten aanzien van de conformiteit op de eisen en wensen die betrekking hebben op het online portaal en de rapportages. 2

3 2 Conformiteit online portaal en rapportages In het Beschrijvend Document is gesteld dat de conformiteit op de eisen en wensen die betrekking hebben op het online portaal en de rapportages uiterlijk drie maanden na het ondertekenen van de Raamovereenkomst dienen te zijn gerealiseerd. In het antwoord op vraag 35 van Nota van Inlichtingen nr 6 is aangegeven dat de Aanbestedende Dienst deze maatregel heeft genomen om eventuele investeringen van Inschrijvers in deze voorzieningen te beperken zolang een Inschrijver nog niet zeker is of hij de Raamovereenkomst gegund krijgt. Nadere bestudering door het projectteam naar aanleiding van gemaakte opmerkingen over dit onderwerp bracht het inzicht dat deze stelling nog verder zou kunnen worden verlicht. Achtergrond voor dit nieuwe inzicht is dat Opdrachtnemers investeringen feitelijk pas kunnen terugverdienen als een Nadere Overeenkomst is gegund en nog niet na het sluiten van de Raamovereenkomst. De conformiteit op de eisen en wensen die betrekking hebben op het online portaal en de rapportages hoeft derhalve pas te zijn gerealiseerd uiterlijk drie maanden na het gunnen van de eerste Nadere Overeenkomst. Als een Opdrachtnemer gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot uitgestelde conformiteit dan dient hij er wel rekening mee te houden dat, mede in het kader van de vereiste prestatieverklaring van ontvangen facturen, na de uitgestelde conformiteit nog steeds over de gehele looptijd van de Nadere Overeenkomst dient te worden gerapporteerd. In het geval van gebruikmaking van uitgestelde conformiteit zal deze rapportage derhalve met terugwerkende kracht plaats dienen te vinden. 3

4 3 Motivering clustering van de opdracht De Aanbestedende Dienst heeft in paragraaf van het Beschrijvend Document aangegeven welke doelen de Deelnemers met de aanbesteding willen bereiken. De motivering voor het gezamenlijk aanbesteden door de Deelnemers (de clustering van de Deelnemers) is in deze paragraaf beschreven onder de bullets Verhoging van de kwaliteit en Reductie van kosten. Gegeven de gestelde vraag op dit gebied, licht de Aanbestedende Dienst in de volgende paragrafen verder toe hoe de Aanbestedende Dienst is gekomen tot de gekozen aanpak en op welke wijze is omgegaan met het al dan niet samenvoegen van opdrachten. Hierbij wordt de samenvoeging bekeken vanuit twee invalshoeken; de functioneel/technische invalshoek en de invalshoek die betrekking heeft op de samenwerking tussen de deelnemers aan de aanbesteding. 3.1 Technische en functionele samenvoeging van opdrachten De dienstverlening op het gebied van mobiele communicatie die in deze aanbestedingsprocedure wordt uitgevraagd is homogeen over de gehele linie van Deelnemers. De grote en de kleine Deelnemers hebben grosso modo dezelfde behoefte aan dienstverlening. Alleen het volume verschilt per Deelnemer. Tevens is de dienstverlening gemakkelijk op te schalen van één naar meerdere Deelnemers, zowel aan de kant van de markt als aan de kant van de opdrachtgever c.q. de Deelnemer. Dat heeft te maken met de homogeniteit van het pakket aan diensten en aan het feit dat gebruik wordt gemaakt van bestaande landelijke netwerken. Het is voor de uitvoering ook niet nodig om lokaal een organisatie uit te rollen. Dat betekent dat de samenvoeging voordelen biedt op het gebied van efficiency en kostenbesparing, zowel aan de kant van de markt als aan de kant van de opdrachtgever c.q. de Deelnemers. De gekozen omvang van het totale pakket is zodanig dat het bij verdeling over vier raamcontractanten nog steeds mogelijk is om in kwalitatieve zin extra dienstverlening uit te vragen, zoals een webbased portal. Bij een te klein volume kan dergelijke dienstverlening niet uit, omdat de investering en operationele kosten dan te hoog zijn. Gecombineerd met het feit dat de desbetreffende diensten pas na gunning hoeven te worden uitgerold, is de opdracht juist zo geformuleerd dat zij extra mogelijkheden biedt aan MKB-bedrijven. Hoewel de clustering een behoorlijk deel van de gemeentelijke markt betreft (ca 240 gemeenten), hetgeen ook nodig is om voldoende volume te genereren als draagvlak voor kostenbesparing en extra dienstverlening, is de impact op de totale zakelijke markt beperkt. De zakelijke markt bestaat uit meer dan bedrijven (de eenmansbedrijven niet meegeteld), zodat de onderhavige clustering minder dan 1 promille uitmaakt van de relevante zakelijke markt. Ook in dat opzicht is het effect gering. Daar komt bij dat er vier raamovereenkomsten worden aangegaan, hetgeen het minimale effect nog verder verkleint. Daarnaast heeft de clustering slechts betrekking op één specifiek deel van de dienstverlening in de telecommunicatiemarkt. In de telecommunicatiemarkt is het steeds meer gebruikelijk om telecommunicatiefunctionaliteit zo breed mogelijk onder te brengen bij één leverancier. Deze telecommunicatiefunctionaliteit omvat op hoofdlijnen: 4

5 Mobiele communicatie. Vaste spraak en datacommunicatie. Bedrijfstelefonie (VoIP centrales, call centers, etc). (Mobiele) toestellen. De Aanbestedende Dienst heeft meerdere keren de suggestie ontvangen om de opdracht niet te beperken tot mobiele communicatie en de opdracht uit te breiden waarbij met name is geopperd om vaste spraakfunctionaliteit en bedrijfstelefoniefunctionaliteit aan de opdracht toe te voegen. Eén van de redenen waarom de Aanbestedende Dienst deze dienstverlening niet heeft samengevoegd in deze aanbesteding is dat, naar de mening van de Aanbestedende Dienst, door een samenvoeging met die diensten de toegang tot delen van de opdracht voor bepaalde marktpartijen onnodig wordt belemmerd. De Aanbestedende Dienst heeft er naar gestreefd de opdracht in technisch-functionele zin zover als mogelijk te beperken tot het minimale niveau waarop verdere splitsing niet meer logisch, zinvol of verantwoord (in het kader van de dienstverlening) is. De Aanbestedende Dienst heeft er in dit kader ook bewust voor gekozen om de aanbesteding te concentreren op de verwerving van het gebruik van infrastructuur en slechts in zeer beperkte mate telecommunicatie adviesdiensten in de aanbesteding mee te nemen. Derde partijen zijn vrij adviesdiensten te leveren aan de Deelnemers op ieder denkbaar telecommunicatiegebied, waaronder advies omtrent de keuze van inzet van onder de Raamovereenkomst verworven Diensten, de implementatie van Diensten, de integratie van Diensten met andere telecommunicatiediensten, de aanpak van de migratie van diensten en advies op het gebied van de telecommunicatiestrategie van Deelnemers. Deelnemers hebben de mogelijkheid om de aansturing op Deelnemerniveau van de Opdrachtnemer waarmee de Nadere Overeenkomst wordt gesloten op te dragen aan een derde partij. Ook het mandaat om onder een Nadere Overeenkomst Diensten te bestellen kan worden opgedragen aan derde partijen. De Aanbestedende Dienst heeft met deze opzet voldoende ruimte gecreëerd voor marktpartijen, inclusief het midden- en kleinbedrijf. 3.2 Samenwerking tussen de Deelnemers aan de aanbesteding Algemeen De aanbesteding GT Mobiele Communicatie staat open voor Nederlandse Gemeenten en deelnemingen daarvan. De doelgroep is derhalve exclusief toegespitst op de gemeentelijke overheid. Vooraf is gekeken of de behoefte aan de beoogde telecommunicatiediensten binnen deze groep voldoende homogeen is om tot een gezamenlijke aanbestedingsprocedure te komen. Deze toetsing heeft plaatsgevonden op basis van regiosessies, individuele bezoeken aan gemeenten en deelnemingen, en de reacties op de AFB s. Hieruit is ondubbelzinnig gebleken dat de Deelnemers in functionele en technische zin in zeer hoge mate dezelfde behoeften hebben en op zoek zijn naar dezelfde soort oplossingen. 5

6 Verdere grondslag samenvoeging Deelnemers Naast de homogene behoefte vormt een toename van efficiency en een afname van kosten, beide geldend voor zowel Deelnemers als marktpartijen, in de kern de grondslag voor de samenvoeging van Deelnemers in één aanbestedingsprocedure. In de volgende punten wordt dit nader toegelicht: 1. Faciliteren samenwerking tussen - en fusies van Deelnemers In lijn met de afgelopen jaren zullen ook in de komende jaren diverse gemeenten in het kader van herindelingen samengevoegd worden. Naast dit organisatorisch samengaan van gemeenten in één nieuwe gemeente is ook steeds vaker sprake van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten. De gemeenten blijven in dat geval zelfstandig bestaan, maar proberen efficiencyvoordelen te halen door dezelfde (soort) taken gezamenlijk uit te voeren. Om er voor te zorgen dat ook de telecommunicatievoorzieningen van gemeenten optimaal mee kunnen bewegen met deze fusies en samenwerkingen, en daarmee te komen tot een optimale dienstverlening naar burgers en een optimale efficiency van het werk, is het wenselijk of zelfs noodzakelijk dat Deelnemers desgewenst al vóór een fusie of samenwerking van dezelfde dienstverlening en dezelfde leveranciers gebruik maken. De Deelnemers kunnen gezamenlijk Nadere Overeenkomsten sluiten. Dit betekent dat Deelnemers die overwegen te gaan fuseren, overwegen te gaan samenwerken of al op andere terreinen samenwerken, door het sluiten van één gezamenlijke Nadere Overeenkomst optimaal kunnen voorsorteren op toekomstige samenwerking. Ook voor Deelnemers die besluiten te gaan fuseren of samenwerken na sluiting van afzonderlijke Nadere Overeenkomsten bestaan mogelijkheden om binnen de Raamovereenkomst alsnog invulling te geven aan de gewenste samenwerking op telecommunicatiegebied. 2. Delen van kennis bij samenstelling behoeftepakket Bij veel Deelnemers, met name bij de in omvang wat kleinere Deelnemers, is slechts beperkte kennis aanwezig over telecommunicatiediensten. Een professioneel, goed opgezette telecommunicatiedienstverlening draagt echter significant bij aan de professionaliteit van de eigen dienstverlening naar de burgers toe. De doelgroep is homogeen, voert sterk vergelijkbare werkzaamheden uit, en kent daardoor dezelfde soort behoeften aan telecommunicatiedienstverlening. De afwezigheid van kennis bij veel Deelnemers kan daardoor eenvoudig en efficiënt worden opgelost door de inbreng van kennis die bij andere Deelnemers wel aanwezig is. 3. Gezamenlijk uitvoeren van contractbeheer Separaat aan de aanbesteding wordt een organisatie ingericht (de Centrale Beheer Organisatie of CBO) waarin het beheer van de Raamovereenkomst gaat plaatsvinden. Deze organisatie zorgt onder meer voor handhaving van de financiële en functioneel-technische marktconformiteit, monitoring van - en sturing op de dienstverlening van de Opdrachtnemers in algemene zin, het onderhouden van de marktkennis, en de registratie en analyse van veranderende behoeftestellingen bij Deelnemers. Het inrichten van één centrale beheerorganisatie voor de Raamovereenkomst levert zowel voor de Deelnemers als voor de markt enorme efficiencyvoordelen op. Marktpartijen hoeven niet meer met honderden Deelnemers apart te overleggen over genoemde onderwerpen; marktpartijen krijgen één professionele gesprekspartner en Deelnemers hoeven niet ieder afzonderlijk het beheer van de eigen Raamovereenkomst ter hand te nemen (behalve een klein deel individuele afspraken). 4. Enkelvoudige opbouw van telecommunicatiekennis De taken van de CBO worden uitgevoerd door personen die kennis van telecommunicatie hebben en ervaring met het beheer van grote overeenkomsten op strategisch niveau. Het 6

7 blijvend monitoren van de mogelijkheden in de markt en de behoeften bij de Deelnemers (onder meer op basis van de uitgevraagde geconsolideerde rapportages) zorgt voor een degelijke, op de doelgroep toegespitste opbouw van telecommunicatiekennis. Deze kennis hoeft niet door iedere Deelnemer individueel te worden opgebouwd en onderhouden, hetgeen een enorm efficiencyvoordeel voor de Deelnemers oplevert. 5. Drastische reductie van aanbestedingskosten en inschrijvingskosten Het gezamenlijk aanbesteden betekent dat niet iedere Deelnemer apart hoeft aan te besteden. Zowel voor de markt als voor de Deelnemers betekent dit een enorme reductie van de kosten die gepaard gaan met het opstellen van aanbestedingsdocumenten en het indienen van inschrijvingen. De Deelnemers stellen slechts eenmalig een Beschrijvend Document op, het aanbestedingsproces wordt slechts eenmalig uitgevoerd en marktpartijen hoeven slechts eenmalig een inschrijving op te stellen en in te dienen. 6. Verlaging van telecommunicatiekosten voor de Deelnemers De Aanbestedende Dienst verwacht dat de efficiencyvoordelen voor de markt en de daarmee gepaard gaande reductie van inschrijvings- en exploitatiekosten zullen leiden tot lagere Tarieven voor de Deelnemers. De besparing die de Deelnemers hiermee realiseren komt bovenop de besparing die de Deelnemers behalen als gevolg van de genoemde eigen efficiencyvoordelen. 7. Mogelijkheid extra dienstverlening te contracteren zoals het webbased portaal Er is gestudeerd op de noodzakelijke volumes om de investering in en het verkrijgen van extra dienstverlening mogelijk te maken. Indien in kleinere segmenten zou worden opgedragen, is het niet redelijk om deze diensten van de markt te vragen, althans zullen de bijbehorende kosten niet in verhouding staan. 3.3 Gevolgen van samenvoeging van Deelnemers voor de markt De dienstverlening die wordt aanbesteed betreft standaard in de markt verkrijgbare dienstverlening. De kern van de dienstverlening bestaat uit het gebruik van bestaande mobiele netwerken door middel van aansluiting via standaard verkrijgbare SIM-kaarten. Een deel van de gevraagde dienstverlening is toegesneden op de zakelijke markt, maar is nog steeds als standaard verkrijgbare dienstverlening te typeren. Op de totale zakelijke markt vormen de opdrachtgevers nog geen promille. De vraagstelling heeft derhalve geen noemenswaardig effect. De opdracht blijft ook overigens toegankelijk voor (voldoende) ondernemers uit het MKB. Deze conclusie is gestoeld op de volgende feiten en overwegingen: 1. De Aanbestedende Dienst hanteert bescheiden geschiktheidscriteria Het zwaarste geschiktheidscriterium dat wordt gehanteerd is naar mening van de Aanbestedende Dienst het criterium waarmee eisen worden gesteld op het gebied van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. De Aanbestedende eist in dit kader een referentieverklaring en hanteert voor deze referentieverklaring een minimale set aan eisen. Deze eisen hebben allen betrekking op standaard verkrijgbare dienstverlening, waarbij de belangrijkste drempel wordt gevormd door de eis dat de Inschrijver een referentie moet overhandigen waaruit blijkt dat minimaal 500 SIM-kaarten zijn geleverd. Dit aantal van 500 beslaat nog geen 0,5% van het totaal aantal aan te besteden SIM-kaarten. De Inschrijver hoeft slechts één referentie aan te leveren om te voldoen aan de gevraagde eisen, maar mag indien gewenst ook meer (maximaal 4) referenties aanleveren als de gevraagde dienstverlening niet 7

8 is geleverd aan één referent. De Aanbestedende Dienst verwacht dat diverse ondernemers die vallen in het segment MKB, en die als doorverkoper al mobiele telecommunicatiediensten leveren en daar in dat kader al afspraken over hebben gemaakt met de vier netwerkbezitters, in staat zijn de gevraagde standaard diensten ook in het kader van deze aanbesteding te leveren. 2. De aanbesteding betreft standaard dienstverlening De aanbesteding heeft betrekking op standaard in de zakelijke markt verkrijgbare diensten. Iedere marktpartij die deze diensten kan leveren komt in aanmerking voor gunning van de Raamovereenkomst, mits enige ervaring met levering van deze diensten is aangetoond middels de referentieverklaring. 3. De gevraagde functionaliteit is zoveel mogelijk ingeperkt De Aanbestedende Dienst heeft er voor gekozen de aan te besteden functionaliteit zo beperkt mogelijk te houden, en niet te kiezen voor het bundelen van verschillende soorten telecommunicatiefunctionaliteit (hiervoor reeds beschreven onder punt b). Daarmee wordt de toegang tot de opdracht voor zoveel mogelijk marktpartijen optimaal open gehouden. 4. Adviesdiensten zijn slechts zeer beperkt in de aanbesteding opgenomen De aanbesteding richt zich met name op het gebruik van infrastructuur voor mobiele communicatie. Het leveren van advies en ondersteuning aan de Deelnemers bij de inzet van telecommunicatiefunctionaliteit wordt overgelaten aan de markt. Adviesdiensten zijn zodanig beperkt in de aanbesteding opgenomen dat door de aanbesteding zelf geen onnodige belemmeringen worden opgeworpen, voor welk type onderneming dan ook, om op dit gebied toegevoegde waarde te bieden. Ook de inzet en levering van het verworven gebruik van mobiele communicatie-infrastructuur kan via derde partijen worden afgehandeld. 5. Uitstel van conformiteit voor complexere dienstverlening De mogelijkheid bestaat dat Inschrijvers moeten investeren om de gevraagde rapportages en de gevraagde functionaliteit in het webbased portaal te kunnen leveren. Het is denkbaar dat het voor met name kleinere marktpartijen onverantwoord is vooraf dergelijke (hoge) investeringen te doen als het onzeker is dat zij de Raamovereenkomst gegund krijgen. Om te voorkomen dat hierdoor een drempel ontstaat voor marktpartijen om in te schrijven heeft de Aanbestedende Dienst de bepaling opgenomen dat het webbased portaal en de rapportages pas drie maanden na gunning van de Raamovereenkomst volledig aan de gestelde eisen en wensen hoeven te voldoen. 8

9 4 De motivering m.b.t. de perceelindeling Het is niet mogelijk om de opdracht in percelen in te delen, behalve dan door het geheel in kleinere volumes op te delen. Zoals hiervoor is toegelicht, maakt dat het verdienpotentieel te klein en zullen de kosten van aanvullende diensten teveel oplopen, althans worden de aanvullende diensten niet aangeboden. Bij de samenvoeging van Deelnemers is er voor gekozen om deze samenvoeging te beperken tot een gelijksoortige doelgroep met gelijke behoeften. Verdere splitsing in percelen van Deelnemers is tevens ongewenst omdat dit ten koste gaat van de te behalen efficiencyvoordelen en kostenreducties voor Deelnemers en markt. 9

10 5 Aantal Inschrijvingen In paragraaf van het Beschrijvend Document is bepaald dat ondernemingen slechts eenmaal kunnen inschrijven op deze opdracht. Dat betekent ook dat zij maar eenmaal kunnen deelnemen aan een samenwerkingsverband. Ter toelichting op deze bepaling geldt het volgende. In de eerste plaats heeft deze paragraaf niet de bedoeling om in enige mate afbreuk te doen aan de normstelling zoals die door het Hof van Justitie in Luxemburg is geformuleerd in het Assitur-arrest (d.d. 19 mei 2009, Zaak C-538/07). Dat betekent concreet dat als twee of meer ondernemingen uit hetzelfde concern inschrijven, dit niet tot uitsluiting leidt als zij kunnen aantonen dat de concernverhouding tussen de Inschrijvers het gedrag in het kader van de aanbesteding niet heeft beïnvloed. Daarbij wordt in voorkomend geval gekeken naar de volledige totstandkoming van de Inschrijving, waarbij overigens ook de wetenschap van een Inschrijver dát een andere concernvennootschap inschrijft een rol kan spelen, omdat dit het gedrag in beginsel beïnvloedt. In aanvulling op paragaaf 4.6 geldt het volgende. De Aanbestedende Dienst wenst te realiseren dat de te gunnen Raamovereenkomsten aan verschillende contractanten worden gegund. Dat is in beginsel ook het automatisch gevolg van hetgeen in paragraaf is geregeld ( slechts eenmaal inschrijven ). In het licht van het Assitur-arrest (Hof van Justitie van de EU d.d. 19 mei 2009, Zaak C-538/07) is het theoretisch denkbaar dat er vanuit één concern meerdere, geldige Inschrijvingen worden ontvangen. De beoogde spreiding van de Raamovereenkomsten over verschillende dienstverleners en de concurrentie tussen raamcontractanten zou daarmee in het geding kunnen komen. Teneinde die situatie vooraf te ondervangen, zal in deze aanbestedingsprocedure aanvullend gelden dat er maximaal één Raamovereenkomst per concern wordt gegund. Daarbij geldt dat het bij deze regeling enkel gaat om vennootschappen die (direct of indirect) volledig in handen zijn van een en dezelfde holdingmaatschappij. Concreet betekent dit dat als er eenmaal een vennootschap uit een concern een Raamovereenkomst toegewezen heeft gekregen, de overige inschrijvers vanuit dat concern niet meer voor gunning in aanmerking komen. Indien in dat geval meerdere inschrijvingen uit één concern in rangorde gelijk eindigen, mogen de desbetreffende Inschrijvers onderling uitmaken wie als enige voor gunning van een raamcontract in aanmerking komt. 10