ZONDER ZORGEN ZZP ERS INZETTEN

Transcriptie

1 Whitepaper ZONDER ZORGEN ZZP ERS INZETTEN Volgens de regels van de nieuwe Wet DBA Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten 1

2 Uitgave: juni 2016 Inhoudsopgave Inleiding Inleiding 3 1. Welke acties moet u ondernemen? 4 Stappenplan 4 Checklist 5 Tips 6 2. Het gebruik van modelovereenkomsten 7 Uitleg modelovereenkomsten 7 Hoe kom ik aan een modelovereenkomst? 7 Kan ik bestaande modelovereenkomsten aanpassen naar mijn eigen situatie? 8 Eenmaal een modelovereenkomst overeengekomen? 8 De werkwijze voor het inzetten van zzp ers is veranderd. De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) is vervallen. Vanaf 1 mei 2016 geldt in Nederland de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (hierna Wet DBA). Waarom deze wijziging? Het probleem met de VAR was dat het - in de ogen van het kabinet - zorgde voor schijnzekerheid. Zzp ers moesten aan een aantal voorwaarden voldoen om een VAR te krijgen, maar voor de Belastingdienst was het moeilijk te controleren of de zzp er, werkzaam met een VAR, ook echt een zelfstandige was. Het doel van de Wet DBA is het aanpakken van de schijnzelfstandigheid bij zzp ers en het geven van mogelijkheden aan de Belastingdienst om te handhaven, onder andere door controle uit te voeren op modelovereenkomsten. Onder een schijnzelfstandige wordt verstaan: iemand die formeel de status van zzp er geniet, maar in de praktijk een werknemer is en als zodanig wordt beschouwd door de Belastingdienst. De Wet DBA zorgt ervoor dat het financiële risico eerlijker verdeeld wordt als er toch sprake is van een verkapt dienstverband. Tot 1 mei 2016 lag het risico bij de zzp er, maar nu bent u als opdrachtgever ook aansprakelijk en betaalt u samen. Werkt u met zzp ers? Dan geldt de Wet DBA voor u. Om alle partijen aan de uitvoering van de Wet DBA te laten wennen, geldt er een transitieperiode tot 1 mei Daarmee heeft iedereen de tijd om een en ander goed te regelen. Vanaf 1 mei 2016 heeft u al wel een inspanningsverplichting om uitvoering te geven aan de Wet DBA. Dit whitepaper helpt u om de uitvoering van VAR naar modelovereenkomsten te realiseren. Hoe beoordeelt de Belastingdienst de modelovereenkomsten? 8 3. Controle 10 Tot 1 mei 2016: VAR 4. Tot slot 11 1 mei Bronvermelding Over Techprofs 12 1 mei 2017 Vanaf 1 mei 2016: Wet DBA met inspanningsverplichting Vanaf 1 mei 2017: Wet DBA met strikte controles Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten 3

3 1 Welke acties moet u nemen? De Belastingdienst beoordeelt vanaf 1 mei 2017 of de zzp ers die voor u werken daadwerkelijk als zelfstandigen werken. En er geen sprake is van een (fictief) dienstverband. U moet dit als opdrachtgever kunnen aantonen. Checklist Waar adviseren we u naar te kijken? Stappenplan Wij adviseren u om de volgende stappen te nemen: 1. Zorg dat u weet wie als zzp er in uw organisatie werkt. Wie doet wat en onder welke voorwaarden. 2. Beoordeel of en bij welke zzp ers er mogelijk twijfel is omtrent het wel of niet aanwezig zijn van een (fictief) dienstverband en of er met een modelovereenkomst gewerkt moet worden (meer informatie over modelovereenkomsten leest u in hoofdstuk 2). Let daarbij vooral op zzp ers die langdurig ingehuurd worden, onderdeel uit maken van de organisatie en/of hetzelfde werk doen als mensen in loondienst. Tips hiervoor vindt u in de checklist. 3. Maak vervolgens een afweging of u een voorbeeld overeenkomst wilt gebruiken van de Belastingdienst of er zelf één wilt opstellen.beoordeel of, en met welke, modelovereenkomst gewerkt kan worden. Wellicht zijn er meerdere nodig voor verschillende type opdrachten. 4. Formuleer opdrachten altijd zo veel mogelijk in project- en eindtermen. Maak er een overeenkomst van opdracht van en geen functieomschrijving. 5. Controles starten niet eerder dan 1 mei 2017, maar er wordt wel teruggekeken tot 1 mei Ook rust er vanaf 1 mei 2016 een inspanningsverplichting op u om concreet uitvoering te geven aan de Wet DBA: u kunt dus niet rustig afwachten tot 1 mei 2017 om actie te ondernemen. Zorg dus dat u tijdig op orde bent en uw contracten met zzp ers aanvult of aanpast. 6. Informeer en instrueer met name het lijnmanagement over de bepalingen die in de gebruikte modelovereenkomst staan. Zij werken in de praktijk met de zzp ers en zij zijn het dan ook die de bepalingen uit die overeenkomst kunnen overtreden, met alle gevolgen van dien! De zzp er heeft vrijheid om te bepalen hoe de opdracht inhoudelijk wordt verricht. U heeft alleen zeggenschap over het resultaat van de werkzaamheden. U geeft niet of zeer beperkt instructies wat betreft de directe werkinhoud (materieel gezag). De zzp er heeft vrijheid in het bepalen van eigen werktijden, het opnemen van vakantiedagen en dergelijke. De zzp er is niet verplicht gesteld om persoonlijk de arbeid te verrichten: hij moet zelf geschikte vervanging kunnen regelen. De zzp er gebruikt eigen gereedschappen. Of betaalt voor uw materialen of diensten. De zzp er heeft verscheidene opdrachten. De vergoeding aan de zzp er vindt plaats op basis van facturen met urenspecificatie. Er vindt geen doorbetaling bij ziekte plaats. Er is geen sprake van doorbetaalde vakantiedagen. Er vindt geen uitbetaling van vakantiegeld plaats. Er is geen deelname aan uw pensioenvoorziening. Met de zzp er vinden geen functionerings- en beoordelingsgesprekken plaats. Sluit de zzp er structureel aan bij uw vergaderingen met werknemers? Deelname aan een afdelingsoverleg met een algemeen karakter wijst eerder in de richting van een dienstbetrekking dan deelname aan een overleg dat specifiek gaat over de opdracht van de zzp er. Scholing is de eigen verantwoordelijkheid van de zzp er. Aansprakelijkheid van de zzp er is geregeld en verzekering daarvan door de zzp er. Het ter beschikking stellen van bedrijfskleding door u kan een aanwijzing vormen voor het bestaan van een dienstbetrekking. Het ter beschikking stellen van veiligheidsmiddelen (mondkapjes, gehoorbescherming, etc.) door u hoeft geen aanwijzing te zijn voor het bestaan van een dienstbetrekking. Het ter beschikking stellen van een kantoorwerkplek (bureau, bureaustoel, computer, printer) zal doorgaans geen aanwijzing zijn voor het bestaan van een dienstbetrekking. 7. Zorg ervoor dat u blijvend kunt controleren of zzp ers volgens modelovereenkomsten werken. Factoren (zoals in de checklist genoemd) die een aanwijzing kunnen vormen voor het bestaan van een dienstbetrekking worden in onderlinge samenhang beoordeeld. Pas nadat alle relevante factoren in onderlinge samenhang zijn bekeken, kan de conclusie worden getrokken of er sprake is van een dienstbetrekking of niet. Sommige factoren wijzen eerder naar de aanwezigheid van een dienstbetrekking dan andere. 4 Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten 5

4 1 Welke acties moet u nemen? Modelovereenkomsten 2 Tips Hoe gaat u om met externe inhuur? Kunt u dat in een beleid vatten? Door dit beleid kunt u duidelijker aantonen dat ingehuurde zelfstandigen geen werknemers zijn. Maak uw overeenkomsten met zzp ers zo uniform mogelijk. Hierdoor is het overzicht makkelijker te behouden, waardoor u minder kwetsbaar bent tijdens controles van de Belastingdienst. Denk aan een andere manier van samenwerken. Kunt u in plaats van een inhuurcontract ook gebruikmaken van een payrollconstructie of een tijdelijk dienstverband? Op die manier is de zzp er geen ondernemer en is het helder dat er loonbelasting moet worden afgedragen. Niet alleen voor u maar ook voor zzp ers kan het juist een alternatief bieden om de onzekerheid weg te halen. U en de zzp ers lopen namelijk samen een gezamenlijk risico als de zaken niet goed geregeld zijn. Uitleg modelovereenkomsten Modelovereenkomsten zijn overeenkomsten waarin duidelijk wordt gemaakt dat de relatie tussen de opdrachtgever en zzp er dusdanig wordt ingericht, dat er geen sprake is van een dienstverband. Denk aan afspraken over het geven van instructies, vervanging en het zelfstandig kunnen invullen van de opdracht. Het gebruik van modelovereenkomsten is, net zoals de VAR, niet verplicht. Bij de inzet van zzp ers kan het immers heel duidelijk zijn dat zij niet op basis van een dienstverband werken, zoals een freelance fotograaf die jaarlijks een teamdag van een bedrijf vastlegt. Het gebruik van modelovereenkomsten is wel aan te raden. Zonder een dergelijke overeenkomst bestaat geen zekerheid omtrent de loonheffingen. De Belastingdienst beoordeelt namelijk de overeenkomst en wanneer de inspecteurs óf een gezagsverhouding, óf de verplichting tot het persoonlijk verrichten van arbeid uitsluit (wanneer het werk niet zonder toestemming van de opdrachtgever kan worden uitbesteed aan een ander), dan is er geen sprake van een echte dienstbetrekking. U bent als opdrachtgever in dat geval gevrijwaard van het afdragen van loonheffingen. Echter wanneer de Belastingdienst constateert dat de zzp er feitelijk niet conform de modelovereenkomst werkt of heeft gewerkt, kan dit tot gevolg hebben dat er alsnog een dienstverband wordt aangenomen en u naheffing premieafdrachten en loonbelasting dient af te dragen. De Belastingdienst kan hierover ook boetes opleggen. Als de opdrachtgever en zzp er in de praktijk ook daadwerkelijk conform de modelovereenkomsten werken, heeft de opdrachtgever de gewenste zekerheid over vrijwaring voor maximaal 5 jaar voor naheffingen in het kader van de loonbelasting en sociale premies. VOORWAARDE IS DAN OOK DAT DAADWERKELIJK VOLGENS DEZE OVEREENKOMSTEN WORDT GEWERKT. Hoe kom ik aan een modelovereenkomst? Modelovereenkomsten zijn op Belastingdienst.nl te vinden. Hier staan door hen getoetste en goedgekeurde algemene en meer specifieke modelovereenkomsten. U heeft de vrijheid om een eigen modelovereenkomst op te maken en deze ter goedkeuring aan de Belastingdienst voor te leggen. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst de overeenkomst beoordeelt binnen zes tot acht weken. Een goedgekeurde modelovereenkomst blijft vijf jaar geldig. Met een goedgekeurde modelovereenkomst kan uw zzp er direct aan de slag. De overeenkomst hoeft niet (opnieuw) voorgelegd te worden aan de Belastingdienst. Zolang u en de zzp er maar met elkaar afspreken, bijvoorbeeld per of in de opdrachtbevestiging, volgens welke modelovereenkomst (nummer) er gewerkt wordt. 6 Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten 7

5 2 Modelovereenkomsten Kan ik bestaande modelovereenkomsten aanpassen aan mijn eigen situatie? In de overeenkomsten heeft de Belastingdienst de bepalingen geel gemarkeerd die maken dat er geen sprake is van loondienst. Daarom mogen deze bepalingen niet aangepast worden. De andere bepalingen kunnen wel zelf worden aangepast. Ook kunnen bepalingen worden toegevoegd, zolang deze niet tegenstrijdig zijn met de geel gemarkeerde bepalingen. U hoeft de aangepaste overeenkomsten niet door de Belastingdienst te laten beoordelen. Eenmaal een modelovereenkomst overeengekomen? Houd wel goed in de gaten dat er een fiscale vrijwaring geldt voor u als opdrachtgever, maar bedenk dat voor de beoordeling of er werkelijk civielrechtelijk een arbeidsovereenkomst is ontstaan, de rechter altijd het laatste woord heeft. Stap Stap Stap Beoordelen gezagsverhouding Beoordelen persoonlijke verplichting tot het verrichten van arbeid Beoordelen verplichting om loon te betalen We benadrukken dan ook dat het belangrijk is goed de vinger aan de pols te houden op het moment dat u met een modelovereenkomst werkt. Gaat de opdracht niet te veel lijken op een dienstbetrekking? Een zzp er opnemen in de aanwezigheidsregistratie, opnemen in lijsten, bedrijfskleding laten dragen of meenemen in alle teamvergaderingen lijken onschuldige zaken. Toch kan de optelsom de inspecteur en/of de rechter later geloven dat er sprake is van meer dan een opdracht. Natuurlijk wilt u ook zelfstandigen binden aan de organisatie, behoud hierin wel de relatie opdrachtgever en opdrachtnemer en niet werkgever en medewerker. De feitelijke omstandigheden bepalen namelijk of u het goed doet of niet. Stap Fictieve dienstbetrekkingen en de gageregeling Hoe beoordeelt de Belastingdienst de modelovereenkomsten? In de Handreiking Beoordelingskader Overeenkomsten Arbeidsrelaties (Handreiking Wet DBA) vindt u de kaders die de Belastingdienst gebruikt bij het beoordelen van voorgelegde modelovereenkomsten. De Handreiking Wet DBA bevat vier stappen van beoordeling. Het gaat hierbij om de hoofdlijnen van wet en jurisprudentie. De Belastingdienst volgt deze stappen bij de beantwoording van de vraag of sprake is van een arbeidsovereenkomst. Het betreft de volgende vier stappen: Daarbij zijn bijlagen gepubliceerd met hoofdlijnen: Bijlage 1 Schema gezagsverhouding Bijlage 2 Schema persoonlijke arbeid Bijlage 3 Hoofdlijnen fictieve dienstbetrekkingen De Handreiking Wet DBA vindt u op de website van de Belastingdienst. 8 Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten 9

6 3 4 Controle Tot slot De Belastingdienst beoordeelt bij de controles van modelovereenkomsten welke werkzaamheden onder welke omstandigheden worden verricht. Als de aangetroffen situatie in redelijkheid in overeenstemming is met de gebruikte modelovereenkomst zal de Belastingdienst zijn onderzoek afronden. Sinds eind 2015 zijn er inmiddels ruim 2500 modelovereenkomsten aan de Belastingdienst voorgelegd. Deze verzoeken zijn afkomstig van branche- of belangenorganisaties of van individuele opdrachtgevers of -nemers. Op dit moment zijn ongeveer 1300 voorgelegde overeenkomsten afgedaan en zijn er nog circa 1200 overeenkomsten in behandeling. Indien duidelijk in afwijking van de gebruikte modelovereenkomst wordt gewerkt, beoordeelt de Belastingdienst de aangetroffen feiten en omstandigheden. Bij een kleine incidentele afwijking zullen er gevolgen zijn voor de partijen. Een voorbeeld van een kleine incidentele afwijking is wanneer een zzp er die zijn eigen gereedschap gebruikt, een stuk gereedschap vergeten is en die dag een stuk gereedschap van zijn opdrachtgever leent. Als de feitelijk aangetroffen situatie niet overeen komt met de gebruikte overeenkomst en de afwijking niet klein en incidenteel is, kan er sprake zijn van een dienstbetrekking. In dat geval kan een correctieverplichting of een naheffingsaanslag loonheffingen aan de opdrachtgever worden opgelegd. Of feitelijk gewerkt wordt conform deze bepalingen kan bijvoorbeeld gecontroleerd worden met een waarneming ter plaatse. Maar ook bijvoorbeeld met het beoordelen van eventueel vastgelegde werkafspraken en andere vastleggingen. Strikte controles, die door de Belastingdienst bij u gehouden gaan worden, vinden niet eerder plaats dan 1 mei De controles zullen wel teruggaan tot 1 mei 2016, de vrijwarende werking van de VAR houdt ook op per 1 mei Een panel van deskundigen gaat in de loop van dit jaar de modelovereenkomsten toetsen aan het huidige wettelijke kader. Daarbij gaat zij controleren of de Belastingdienst de modelovereenkomsten juist heeft beoordeeld. Voor u is het nu van belang de situatie goed onder de loep te nemen. Is degene die u inhuurt echt een zzp er of is er sprake van schijnzelfstandigheid? Een overeenkomst opstellen is één maar het is de praktijk die telt. Vermoed u een fictief dienstverband en wilt u risico uitsluiten, dan biedt uitzenden en payrolling via een HR-partner een optie. Uw zzp er wordt uitzend- of payrollkracht en en is verzekerd van pensioen, loondoorbetaling bij ziekte en 24 vakantiedagen. Wilt u uw zzp ers bij een intermediair onderbrengen? Wij ontzorgen u en professionaliseren de inhuur. Techprofs maakt gebruik van een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst. We volgen de ontwikkelingen van deze wet op de voet. Indien er relevante ontwikkelingen zijn zullen wij u daarover informeren. Tot die tijd adviseren wij u de eerder omschreven acties mee te nemen in uw praktijk. Meer weten over de Wet DBA? Neemt u dan contact met ons op. We vertellen er graag meer over en kijken samen naar de situatie binnen uw organisatie. Bel naar (088) of mail naar info@techprofs.nl. Bronvermelding 5 Dit document wordt u aangeboden door Techprofs. Gegevens zijn onder andere afkomstig van, en met dank aan: Rijksoverheid Belastingdienst.nl ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen) PW De Gids FlexNieuws HR Praktijk ZiPconomy 10 Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten 11

7 6 Over Techprofs Techprofs is hét bureau gespecialiseerd in het werven en selecteren van technisch personeel. Wij verzorgen werving & selectie, uitzenden en detacheren van uitvoerend tot wo-niveau. Wij zijn sterk in techniek. In tijden van schaarste zoekt u een partner die u verder helpt. Onze consultants hebben hun sporen in de technische uitzendbranche ruimschoots verdiend. Dankzij hun deskundigheid en jarenlange ervaring, kunnen zij de vertaalslag van vraag naar aanbod en van aanbod naar vraag perfect uitvoeren. Ook in de schaarse doelgroepen. Wij beschikken over de kennis en het netwerk om ook u vooruit te helpen! Als partner in arbeidsbemiddeling dragen wij zorg voor een professionele werkwijze, waarbij de belangen van zowel werkgever als werknemer voorop staan. Techprofs: vooruit in techniek Onderdeel van Luba Groep Luba maakt voor het MKB in-, door- en uitstroom van medewerkers mogelijk, zodat zij kan ondernemen. De verschillende onderdelen van Luba werken ieder vanuit hun eigen kracht zelfstandig aan het realiseren van deze missie. Luba Uitzendbureau maakt de instroom van medewerkers voor het MKB mogelijk. Net zoals Wijsman & Somers, die garant staat voor de werving & selectie van talenten op hbo- en academisch niveau in logistiek en industrie. Techprofs is specialist in het vinden van technisch personeel. Ascento is de partij voor door- en uitstroom van medewerkers. En tot slot E&A Uitzendbureau is gespecialiseerd in de inzet van Poolse uitzendkrachten. 12 Techprofs - Zonder zorgen zzp ers inzetten

8 Westerwater 4b 2651 JN Berkel en Rodenrijs Postbus AV Leiden T: (088) E: I: