Inkoopactieplan oktober 2004

Transcriptie

1 Inkoopactieplan oktober 2004 Opgesteld door: Bestemd voor: Erik van der Kamp (inkoopcoördinator) DT, CMO Inleiding De strategische en commerciële betekenis van inkoop neemt steeds meer toe. Meer dan voor heen worden activiteiten geheel of gedeeltekijk uitbesteed. Hierdoor worden we in toenemende mate afhankelijk van de prestaties van leveranciers en vormen de kosten van leveranciers een steeds groter deel van de totale kosten. Goed inkopen is de basis voor het waarborgen van de kwaliteit van leveranciers en het beheersen van de kosten. Ons huidige integrale inkoopbeleid is vastgesteld in juni Mede naar aanleiding van collegevragen over de gevolgen van dit beleid van met name het plaatselijke bedrijfsleven is eerder dit jaar besloten een extern bureau in te huren voor het uitvoeren van een inkoopscan. De uitkomsten van deze scan zijn weergegeven in het rapport Kwalitatieve inkoopscan gemeente Steenwijkerland september Situatieanalyse Uit de uitgevoerde cijfermatige analyses en aan de hand van de interviews blijkt dat de huidige situatie als volgt kan worden omschreven 1 : - Inkoop is binnen de gemeente Steenwijkerland centraal gecoördineerd, waarbij de budgethouders eindverantwoordelijk zijn. - Bij vele geïnterviewden bestaat de wens meer vaktechnische kennis op het gebied van inkoop te verkrijgen. Wel maakt men in toenemende mate gebruik van de adviezen van de inkoopcoördinator; echter zijn rol in het inkoopproces moet vaak in een eerder stadium worden onderkend. - Er is een goed geformuleerd inkoopbeleid en er zijn inkoopvoorwaarden. - In het algemeen is men sterk betrokken bij de eigen inkopen. Daar waar men mogelijkheden ziet, zal men niet schuwen te onderhandelen met leveranciers; - Er is nog weinig onderlinge afstemming op het gebied van inkoop, anders gezegd: Er is geen onderlinge samenhang; - Aspecten als vraagaggregatie zijn daardoor nog niet in beeld gebracht. Hieronder wordt verstaan dat niet wordt nagegaan of aankopen gebundeld c.q. verzameld ingekocht kunnen worden. - Er wordt weinig vastgelegd. Leereffecten vanuit het verleden zijn daardoor nauwelijks aan de orde. - Op enkele gebieden wordt samengewerkt met andere gemeenten uit de regio. - Er is bij de budgethouders weinig ervaring met Europese aanbestedingen en wordt als belemmering ervaren bij het inkoopproces. - De druk van de plaatselijke politiek om het plaatselijke bedrijfsleven in het inkoopproces te betrekken wordt als storend ervaren. - Er wordt in zeer beperkte mate gebruik gemaakt van de Verplichtingenadministratie. 1 Bron: rapport Kwalitatieve inkoopscan gemeente Steenwijkerland 2004

2 Hoewel de indruk bestaat dat er contentieus en pragmatisch met inkoop wordt omgegaan, zijn er verbeteringen mogelijk. Primair is er behoefte aan meer kennis op het gebied van inkoop. De rol van de inkoopcoördinator is hierbij doorslaggevend. Het gevolg zal zijn dat er meer wordt gekeken naar het nut en noodzaak van de inkopen, waardoor beter wordt gespecificeerd en meer wordt gekeken naar de onderlinge samenhang en alternatieve methodes. Naast deze professionalisering van het kennisniveau bij de budgethouders is het op korte termijn wenselijk een aantal, vooral gemeentebrede, raamcontracten af te sluiten. Te denken valt hierbij aan facilitaire inkopen, zoals: advertenties, brandstof, drukwerk, schoonmaak, catering, maar ook aan de z.g. technische inkopen, zoals gereedschappen. Inmiddels is hier een eerste aanzet toe gegeven. Vooral voor de gemeentebrede contracten is centrale registratie en beheer onder verantwoordelijkheid van de inkoopcoördinator noodzakelijk om deze beheersbaar te houden. Ter toelichting; een raamovereenkomst wordt op centraal niveau afgesloten en is bindend voor alle gemeentelijke afdelingen. Dit betreft over het algemeen producten en/of diensten die gemeentebreed kunnen worden toegepast. Bij het inkoopbeleid zal meer gekeken moeten worden naar de mogelijkheden die de markt biedt op basis van de inkoopportfolio van Kraljic dan naar grensbedragen. Tevens is het noodzakelijk bij elke aanbesteding een bewuste keuze te maken over de te gebruiken algemene voorwaarden. Uitgangspunt hierbij dient te zijn dat zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente. Afhankelijk van de aard van de opdracht kunnen de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente eventueel vervangen worden door de SR 1988 (architectenwerkzaamheden), RVOI 2001 (ingenieurswerkzaamheden) of UAR 2001 (aanbesteden werken). Het gebruik van algemene verkoopvoorwaarden van leveranciers dient voorkomen te worden. Door deze manier van werken zal de juridische positie van de gemeente aanzienlijk verbeteren. Naast het feit dat dit een professionelere uitstraling naar de leveranciers heeft, wat zich in het algemeen direct vertaalt in betere condities, levert dat ook een tijdsbesparing op, omdat niet meer onderhandeld hoeft te worden over verkoopvoorwaarden van leveranciers. Inkoop beslaat meer dan alleen het correct onderhandelen met leveranciers. Vooral strategische, tactische en organisatorische aspecten zullen er zorg voor dragen dat inkoop binnen de gemeente Steenwijkerland professioneel zal verlopen en dat gedurende de looptijd van overeenkomsten deze beheersbaar blijven. Het actieprogramma Op grond van het resultaat van de inkoopscan aangevuld met praktijkervaringen is een inkoopactieprogramma opgesteld. De actiepunten in dit programma kunnen onderverdeeld worden in: 1. Procesmatige acties 2. Projectmatige acties

3 Procesmatige acties Met procesmatige acties worden acties bedoeld die bedoeld zijn om inkoopprocessen binnen de organisatie beter te laten verlopen. De belangrijkste aandachtspunten op dit gebied zijn: 1. Het (verder) protocolleren van het inkoopproces 2. Het vergroten van de kennis bij budgethouders 3. Contractbeheer 4. Samenwerking Het verder protocolleren van het inkoopproces zal gebeuren door het beschrijven van de verschillende stappen van het inkoopproces. Hiervoor zal gebruik gemaakt worden van de functionaliteit van Bwise. Hierdoor wordt het ook mogelijk om vanuit andere in Bwise beschreven werkprocessen een automatische koppeling te maken met het inkoopproces. Bij veel geïnterviewden blijkt de behoefte te hebben aan meer vaktechnische kennis op het gebied van inkoop. Ook is niet bij alle budgethouders duidelijk wat de rol van de inkoopcoördinator is. Gezien het grote aantal budgethouders zou het persoonlijk benaderen van alle budgethouders teveel tijd vragen. Er meer centrale aanpak, waarbij de informatie voor iedereen toegankelijk is, lijkt daarom meer voor de hand te liggen. Daarnaast dient er voor gezorgd te worden dat ook nieuwe medewerkers over voldoende informatie kunnen beschikken. Om dit te realiseren zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om informatie over het inkoopvak op het intranet te plaatsen. Het goed verkopen van de functie van de inkoopcoördinator en het overtuigen van mensen van de toegevoegde waarde van de inkoopcoördinator lukt niet vanachter het bureau. Persoonlijke contacten zijn in dit verband ook erg belangrijk. De inkoopcoördinator zal naar de afdelingen toe moeten om het inkoopbeleid te verkopen. Dit zal o.a. tot uiting komen door het eens per kwartaal deel laten nemen van de inkoopcoördinator aan het stafoverleg op de diverse afdelingen. Om mensen al in een vroegtijdig stadium te confronteren met en na te laten denken over het inkoopbeleid zal het format B&W-advies aangevuld worden met een kop Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uit de inkoopscan is duidelijk naar voren gekomen dat binnen onze organisatie, noch centraal noch decentraal, amper inzicht is in welke contracten zijn afgesloten. Hierdoor loopt de gemeente onnodige (financiële) risico s. Deze bevinding staat niet op zich. Ook in de notitie Juridische kwaliteitszorg in Steenwijkerland en het bedrijfsplan van de staf ontwikkeling wordt gepleit voor het opzetten van een goed contractmanagementsysteem. Het mag duidelijk zijn dat het hierbij niet alleen gaat om inkoopcontracten. Inmiddels zijn de eerste gesprekken met Walter Abeling en Harry Hiemstra gevoerd over de invoering van gemeentelijk contractbeheer. Gewerkt wordt aan een plan van aanpak. Hierover zult u binnenkort nader geïnformeerd worden. Tot slot zal getracht worden het kennisniveau over inkopen en aanbesteden verder te vergroten door het uitwisselen van informatie met buurgemeenten. Onderzocht wordt momenteel hoe de inkoopfunctie binnen de diverse buurgemeenten geregeld is en op welke wijze deze uitwisseling van kennis en ervaring het beste plaats kan vinden.

4 Projectmatige acties In eindrapportage van de inkoopscan worden een aantal in het oog springen bevindingen per inkoopgroep genoemd. Op termijn dienen al deze bevindingen nader onderzocht te worden. Voorgesteld wordt te beginnen met de volgende inkoopgroepen: Inkoopgroep Inkoopwaarde Opmerkingen per jaar Drukwerk en kopiëren Voor het standaard drukwerk is een mantelcontract afgesloten met Hovens Greve. Dit contract binnenkort af. Bij de heraanbesteding van dit contract zal bekeken moeten worden welke andere soorten drukwerk aan dit contract toegevoegd kunnen worden. Postvoorziening Hoewel de markt voor concessiepost (tot 100 gram) pas op 1 januari 2007 vrij komt, is hier mogelijk toch op korte termijn een kostenverlaging te realiseren. Dit zou kunnen door: - aanbesteden niet-concessiepost - maken van afspraken met TPG Telecom De inkoopgroep telecom is bij uitstek een groep die in aanmerking komt voor het afsluiten van gemeentebrede mantelcontracten. Schoonmaak Op dit moment loopt er een (Europese) aanbesteding voor een nieuw schoonmaakcontract voor het gemeentehuis en Rams Woerthe. De ervaring opgedaan met deze aanbesteding zal gebruikt worden om te bekijken of het schoonmaken van andere gemeentelijke gebouwen opnieuw aanbesteed moet worden. Brandstof De mogelijkheden voor het afsluiten van een of meer mantelcontracten voor brandstof zullen onderzocht worden. De mogelijkheden zullen samen met de betrokken budgethouders nader onderzocht worden. Dit zal niet alleen leiden tot het realiseren van besparingen, maar ook tot het verhogen van de inkoopkennis bij budgethouders. Voor het inhuren van derden heeft de gemeente mantelcontracten afgesloten met Randstad en BMC. Dit betekent dat bij deze twee bedrijven, binnen de voorwaarden van het mantelcontract, externen ingehuurd kunnen worden zonder dat hiervoor meerdere offertes aangevraagd hoeven te worden. Voor het inhuren van externen bij andere bureau gelden de drempelbedragen zoals vastgelegd in de nota Waar voor je geld. In de praktijk betekent dit dat er altijd minimaal drie offertes aangevraagd moeten worden. Om de procedures rondom het inhuren van externen verder te optimaliseren zullen de volgende actie ondernomen worden: 1. in samenwerking met de personeelsconsulenten en de betrokken afdelingen zullen de mogelijkheden voor het afsluiten van mantelcontracten met één of meer gespecialiseerde bureaus nader onderzocht worden. 2. Er zal een procesplan opgesteld worden voor het periodiek evalueren van de prestaties van leveranciers waar de gemeente geen (mantel)contract heeft afgesloten, maar wel met enige regelmaat producten of diensten afneemt.

5 Tot slot zullen de mogelijkheden voor het gezamenlijk aanbesteden met buurgemeenten nader onderzocht worden. In dit stadium is het vrij lastig om aan te geven welke inkoopgroepen hiervoor in aanmerking komen, aangezien dit mede afhankelijk is van de situatie bij de buurgemeenten (bijv. lopende overeenkomsten). In het algemeen kan gesteld worden dat standaard producten en diensten zich het best lenen voor een gezamenlijke aanbesteding. Hierbij kan gedacht worden aan: - kantoorbenodigdheden - papier - elektriciteit - gas - postvoorziening - etc.