E X A M E N C O M M I S S I E 2. 0

Transcriptie

1 E X A M E N C O M M I S S I E 2. 0 EEN S TAPPENP LAN VOOR D E P R OFE SS IO NALISER I NG VAN EXAMEN COM M IS SI E S Versie 1.2 Door Annelies Bon zaterdag 24 augustus 2013

2 VOORWOORD Een goed functionerende examencommissie is een noodzakelijk voorwaarde voor het toezicht op de kwaliteit van de examens en de diplomawaardigheid in het hoger onderwijs. In 2009 constateerde de onderwijsinspectie in het rapport Boekhouder of wakend oog? dat examencommissies hun wettelijke taak niet volledig uitvoerden. De overheid heeft daarop de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) aangepast: de positie van de examencommissie is versterkt en haar wettelijke taken zijn uitgebreid. Nadat de wet op het hoger onderwijs (de WHW) in 2010 was aangepast, worstelden veel examencommissies met hun nieuwe verantwoordelijkheden. Veel, zo niet alle alle examencommissies zijn aan de slag gegaan om hun werkwijze aan te passen. Nu, in 2012/2013 zijn veel examencommissies flink geprofessionaliseerd. Toch blijft er behoefte bestaan aan verdere professionalisering, niet in de laatste plaats omdat examencommissies nog niet klaar zijn én omdat bepaalde ontwikkelingen nog steeds gaande zijn. Zo wordt er momenteel gediscussieerd over gezamenlijke examens. Dit stappenplan is gemaakt voor examencommissies die (verder) willen professionaliseren. Met onderliggende stappenplan kunnen examencommisies ZELF aan de slag. Het biedt enerzijds een checklist en anderszijds praktische handvatten om de nog openliggende taken op te kunnen pakken. Het biedt daarnaast handvatten om komende ontwikkelingen aan te kunnen pakken. Succes!

3 INHOUDSOPGAVE Inleiding... 5 Vooraf... 8 Facilitering en administratie... 8 Overleg met het instellingsbestuur... 8 Een heldere en volledige Onderwijs- en examenregeling... 9 Wees transparant, wees eerlijk en leg verantwoording af... 9 Stappenplan Stap 1: Hanteer de wet Stap 2: Boekhouder of Wakend oog? Stap 3: Licht de opleiding door Stap 4: Stel een jaaragenda en een standaardagenda op Stap 5: Maak een profielschets van de examencommissie Stap 6: Schrijf een goed vrijstellingenbeleid Stap 7: Houd toezicht op de examens en de tentamens Stap 8: Wijs de examinatoren aan Stap 9: Sta in voor de diploma s Stap 10: Schrijf een jaarverslag Stap 11: Houd toezicht op het eindniveau Stap 12: Wees altijd accreditatiewaardig Stap 13: Vermijd valkuilen Tot slot Bibliografie Bijlagen Bijlage A: Beoordelingskader opleiding Bijlage B: Zelfreflectiekader examencommissie Bijlage C: Voorbeeldbesluit examencommissie Bijlage D: Voorbeeld jaaragenda Bijlage E: Standaardagenda vergadering examencommissie... 37

4 Bijlage F: Onderwerpen jaarverslag Bijlage G: Voorbeeld profielschets examencommissie Bijlage H: Voorbeeld vrijstellingenbeleid Bijlage I: Profielschets examinatoren Bijlage J: Voorbeeld aanstellingsbrief examinator Bijlage K: Voorbeeld checklist afstuderen Bijlage L: Blauwdruk toetsplan Bijlage M: Voorbeeld toetsmatrijs... 46

5 INLEIDING Anderhalf jaar geleden, twee dagen voor de herfstvakantie in 2011 verscheen het rapport van de onderwijsinspectie over dat wat de InHolland-affaire is gaan heten. In het rapport wordt verslag gedaan van alternatieve afstudeertrajecten bij de opleiding MEM bij InHolland. Daarnaast verscheen het rapport van eenzelfde onderzoek bij een aantal andere opleidingen in Nederland. Tegelijk met deze rapporten verscheen het verslag van de NVAO waarin het onderzoek naar de eindwerken van de Inholland-opleiding wordt beschreven. De onthutsende conclusie van de rapporten was dat bij een aantal opleidingen studenten niet op een juiste wijze waren afgestudeerd en dat een flink aantal diploma s onterecht was verstrekt. De betrokken opleidingen hadden geen (volledige) studentendossiers, de onderwijs- en examenreglementen waren onvolledig of onduidelijk, de onderzochte studietrajecten werden niet beschreven, de examencommissies hielden onvolledig toezicht en de eindwerken waren niet op het beoogde niveau. De onderwijsinspectie concludeerde dat het niveau van de betrokken opleidingen onder de maat was, omdat ze zich niet aan de wet hadden gehouden en kondigde aan in de komende jaren HBO s onder de loep te nemen om te controleren of ze zich aan de wet houden. De rapporten sloegen in als een bom. In het publieke domein ontstond de discussie of en in hoeverre hier sprake was van incidenten, of dat er fundamenteel iets mis was bij hogescholen. Maar binnen de muren van de eigen instellingen deden de hogescholen aan zelfonderzoek. Zelf heb ik geparticipeerd aan zelfonderzoek bij een hogeschool en hoorde ik vanaf de zijlijn van zelfonderzoek bij twee andere hogescholen. Tijdens landelijke overleggen, in de wandelgangen van conferenties vernam je dat veel, zeer veel hogescholen onderzoek deden naar de volledigheid van de studentendossiers, de werkwijze van de examencommissies, de toetscommissies, enzovoorts. De onderwijsreglementen werden doorgelicht, scripties werden nagelezen. Ook contacten met buitenlandse universiteiten werden doorgelicht, overeenkomsten met partneruniversiteiten en double degreeprogramma s werden heroverwogen. En hoewel veel hogescholen concludeerden dat de kwaliteit van hun opleidingen in orde was, hebben de zelfonderzoeken tot flink wat aanpassingen geleid: studentendossiers zijn vollediger, examencommissies hebben hun werkwijze aangepast, onderwijs- en examenreglementen zijn verbeterd, afstudeerhandleidingen zijn herschreven, de onderzoekslijn werd uitgediept. De HBO-raad kwam intussen met een handreiking, aan de hand waarvan hogescholen en examencommissies hun eigen functioneren konden checken (Geslaagd! Handreiking examencommissies). Midden in deze turbulente tijd was ik zelf lid van een examencommissie en kort daarna werd ik voorzitter. We hadden al stappen gezet om onze werkwijze aan te passen aan de in 2010 vernieuwde wet op het hoger onderwijs, maar na de affaire kwam alles in een stroomversnelling. We namen de wet als uitgangspunt en verbeterden onze werkwijze. We discussieerden, lazen, volgden scholingen. Stap voor stap pasten we onze werkwijze aan. Na een zelfonderzoek namen we eerst het vrijstellingenbeleid onder de loep en daarna het examinatorenbeleid, het afstudeerniveau werd gecheckt, het takenpakket en de werkwijze van de toetscommissie werden aangepast, enzovoorts. Door onze contacten met andere examencommissies, binnen onze eigen hogeschool, maar ook daarbuiten, ontdekten we dat niet alle examencommissies even succesvol waren in het aanpassen van hun werkwijze. Er zijn bovendien ook examencommissies die nog een begin moeten maken hun werkwijze aan te passen. Ook zagen we verschillen tussen de hogescholen; veel hogescholen pakten de kwestie serieus ter hand, maar er zijn ook hogescholen die hun examencommissies weinig ondersteunen in hun pogingen te professionaliseren.

6 Om examencommissies te ondersteunen in hun professionaliseringsproces is dit stappenplan ontwikkeld. Met dit stappenplan kunnen examencommissies ZELF aan de slag, eventueel met hulp van de kwaliteitsfunctionarissen binnen de school. Naar mijn mening is de zelfsturing erg belangrijk, daar de examencommissies een zware verantwoordelijke taak hebben. Dat neemt niet weg dat ze ondersteuning nodig kunnen hebben. Nu had in 2011 de HBO-Raad een Handreiking geschreven die bindend is verklaard voor alle hogescholen. De handreiking geeft aan WAT de taken van een examencommissies is, en wat een instellingsbestuur moet doen om er voor te zorgen dat de examencommissies hun taken naar behoren kunnen uitvoeren. Daar waar de handreiking inzicht geeft in WAT er aangepast moet worden, geeft dit stappenplan handvatten HOE de aanpassingen gedaan kunnen worden. Door de stappen één voor één uit te voeren, kunnen examencommissies een grote professionaliseringsslag maken. Aan de hand van voorbeelden kunnen examencommissies een beeld krijgen wat ze kunnen doen om (verder) te professionaliseren, hoe ze dat aan kunnen pakken, en hoe ze eventuele obstakels kunnen omzeilen. Ik geef hier de stappen die alle nodig zijn om verder te komen. Uiteraard kunnen examencommissies bepaalde stappen overslaan, als ze die al gezet hadden; het resultaat geldt immers, niet de weg ernaartoe? Daarnaast wil ik met dit boekje leden van examencommissies aansporen hun best practices in te sturen. De gegeven voorbeelden zijn immers onze persoonlijke voorbeelden? Het is goed denkbaar dat andere examencommissies bepaalde stappen anders gezet hebben en dat zij andere of betere standaarden hebben ontwikkeld. Ingestuurde voorbeelden van standaarden, profielen, brieven enzovoorts zullen toegevoegd worden aan de website waarop dit boekje gepubliceerd gaat worden. Op deze manier kunnen examencommissies leren van elkaar. Dit stappenplan is gebaseerd op mijn eigen ervaringen binnen de examencommissie IBMS Top of Holland, een opleiding die wordt uitgevoerd door drie hogescholen in Leeuwarden: Van Hall Larenstein, NHL Hogeschool en Stenden. De veranderingen die we hebben doorgevoerd, de barrières waarop we stuitten, maar ook de fouten die we gemaakt hebben, vormen de basis voor de in dit boekje geformuleerde stappen. Dit stappenplan moet dan ook als zodanig gezien worden: de stappen KUNNEN gezet worden en zullen dan leiden tot aanpassingen danwel verbeteringen van de werkwijze van een examencommissie. Maar er zijn natuurlijk ook andere manieren om te professionaliseren. Tegelijkertijd vormt dit stappenplan geen garantie voor verbeteringen. Zoals de titel van het rapport van de onderwijsinspectie al aangaf (Boekhouder of wakend oog?), dat de aanleiding was voor de aanpassing van de wet op het hoger onderwijs in 2010, hangt de kwaliteit van de examencommissie ook af van de taakopvatting van de examencommissie. Een goede examencommissie functioneert als wakend oog, is bereid zijn nek uit te steken en zelfs misstanden aan de kaak te stellen. Bovendien functioneert een examencommissie niet in het luchtledige. In een hogeschool waar de examencommissie niet de ruimte krijgt die het wettelijk toekomt, of waarin het instellingsbestuur de examencommissie negeert, zal de examencommissie niet dat professionaliseringsniveau kunnen bereiken dat wel nodig is. Bij dit stappenplan dien ik wel enkele kanttekeningen te plaatsen. De eerste is dat ik geen jurist ben. Voordat ik in de examencommissie zat, had ik nooit eerder rechtstreeks met wettelijke teksten gewerkt; nooit eerder hoefde ik wettelijke teksten als richtlijnen voor mijn profesioneel handelen te hanteren. Het is mijn gewoonte om (abstracte) teksten voor mezelf te vertalen in concrete richtlijnen en voorbeelden. Dat kan ertoe leiden dat ik soms nuances mis, of misschien zelfs hier en daar de plank mis sla. Ik vertrouw er echter op dat ik de kern van de wet goed heb vervat in dit boekje. De tweede kanttekening is dat ik betrekkelijk weinig ervaring heb als lid van de examencommissie; ik ben slechts twee jaar lid geweest van een examencommissie; waarvan één

7 jaar als voorzitter. Ik kan niet bogen op schatten van ervaring. Ik had in die tijd gelukkig wel collega s met die ervaring, op wie ik soms sterk heb kunnen leunen. Deze tekortkoming vormde echter in de roerige tijd ook een voordeel: ik werd niet gehinderd door defensieve reacties ten aanzien van mijn eigen handelen in het verleden. Tot slot kan ik melden dat ik geen perfecte voorzitter was. Ik heb fouten gemaakt. Van die fouten heb ik echter geleerd. Ook die lessen komen ten goede aan dit boekje. Dit stappenplan biedt handvatten, waarmee examencommissies aan de slag kunnen. Iedere stap wordt uitgelegd en voorzien van voorbeelden. Maar voordat de stappen worden uitgelegd, wordt er aandacht besteed aan de randvoorwaarden voor een goed functionerende examencommissie: facilitering en overleg met het management. Het stappenplan eindigt met enkele valkuilen. Tot slot geef ik wat algemene afsluitende adviezen. In de bibliografie vindt de lezer de literatuur die ik gebruikt heb bij het schrijven van dit boekje. Deze rapporten gaven ons bovendien sturing bij het reorganiseren van de examencommissie; ik raad daarom ieder lid van iedere examencommissie aan kennis te nemen van al deze rapporten en publicaties. Gebruikte terminologie: WHW = Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. De Handreiking = Uitgave van de HBO-raad waarin staat opgesomd wat de wettelijke taken van de examencommissie zijn. De volledige titel is Geslaagd! Handreiking examencommissies. De OER = Onderwijs- en examenregeling: het document waarin het volledige studieprogramma staat beschreven, plus alle varianten daarop, en de regels omtrent de examens. In artikel 7.13 van de WHW staat opgesomd wat er in de OER behoort te staan. EVC = eerder verworven competentie(s) Opmerkingen? Aanvullingen? Voorbeelden? Stuur ze op naar: info@anneliesbon.nl

8 VOORAF Voordat hier de eigenlijke stappen ter professionalisering van de examencommissie worden gegeven, komen enkele randvoorwaarden aan de orde. FACILITERING EN ADMINISTRATIE Het instellingsbestuur draagt er zorg voor dat het onafhankelijk en deskundig functioneren van de examencommissie voldoende wordt gewaarborgd (WHW Artikel 7.12a. lid 2). Het instellingsbestuur: Zorg voor faciliteiten bijvoorbeeld aan de hand van kengetallen over de werklast. (Handreiking examencommissies, HBO-Raad) Het is belangrijk dat de leden van de examencommissie voldoende zijn toegerust voor hun taak. Dat betekent onder andere dat ze voldoende uren kunnen besteden aan hun taken in de examencommissie. Daarnaast krijgen ze de tijd en de gelegenheid om scholing te volgen. Veel examencommissie krijgen secretariële ondersteuning. De secretaresse notuleert, maakt de dossiers compleet en zorgt voor de verzending van de besluiten. Daarnaast verzamelt de secretaresse de inkomende verzoeken en zet die op de agenda. Deze taken lijken futiel, maar kunnen in de praktijk veel tijd vragen. Onze secretaresse besteedt gemiddeld 1 a 1 ½ dag per week aan de examencommissie. Een goede administratie is erg belangrijk. De agenda s, de notulen, de verzoeken, de besluiten en alle bewijsstukken dienen op een systematische manier geadministreerd te worden. Door dat te doen, wordt de basis gelegd voor goede en volledige studentendossiers. De studentendossiers zelf vallen niet onder de wettelijke verantwoordelijkheid van de examencommissie, maar de examencommissie draagt wel bij aan en heeft ook profijt van goede dossiers. De dossiers dienen daarnaast de andere studentgegevens te bevatten: persoonsgegevens, diploma s, waarschuwingsbrieven en besluiten ten aanzien van het bindend studieadvies en uiteindelijk ook alle eindwerken van de studenten met de bijbehorende beoordelingsformulieren. Wij hielden een hybride adminstratie aan: De agenda s, notulen, alle stukken op de agenda en bewijsstukken werden op een gemeenschappelijk digitale opslagschijf opgeslagen. Stukken die alleen op papier beschikbaar waren, werden ingescand en voorzien van systematische tags op dezelfde opslagschijf opgeslagen. De studentendossiers werden daarentegen op papier gearchiveerd. Van iedere student werden de verzoeken, de bijbehorende bewijsstukken en besluiten in het dossier opgenomen. OVERLEG MET HET INSTELLINGSBESTUUR Uit bovenstaande lijstje blijkt wel dat overleg uiterst belangrijk is. De examencommissie is onafhankelijk, maar functioneert niet in het luchtledige. Zonder overleg, zonder samenwerking, kan de examencommissie niet haar taken uitvoeren, al was het alleen al omdat de examencommissie geen onderwijs en beleid uitvoert, maar alleen controleert. Het instellingsbestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het studieprogramma en de kwaliteit daarvan. Ook Philip Coté (2012) wijst in zijn artikel De examencommissie in het hbo: onafhankelijk én verbonden in het magazine Hoger Onderwijs Management op het belang van samenwerking en overleg tussen de examencommissie en het instellingsbestuur.

9 In ons geval hadden de leden van de examencommissie de taken zo verdeeld dat de voorzitter de contacten met het opleidingsmanagement en het instellingsbestuur onderhield. De opleidingsmanager werd regelmatig bij vergaderingen uitgenodigd. Er werd gesproken over: Het toetsbeleidsplan en het toetsplan De studentendossiers De samenstelling van de examencommissie. Zowel het profiel van de commissie, als de opvulling van een vacature werd gesproken. Aanstellen van examinatoren, het opstellen van de profielschets van een examinator, het functioneren van examinatoren. Deskundigheidsbevordering van de examinatoren Deskundigheidsbevordering van de leden van de examencommissie Facilitering van de leden van de examencommisie in uren en scholing Afstudeerniveau, en een nieuwe afstudeerhandleiding Vaststelling van lijst met toegestane minoren. Opmerkingen bij en wensen voor de onderwijs- en examenregeling (OER). Formeel valt de OER onder de verantwoordelijkheid van het instellingsbestuur, maar de examencommissie werkt er in de praktijk veel mee. Bij de jaarlijkse herziening kan de examencommissie gerichte aanpassingsvoorstellen geven. Uitvoering van de bindende studieadviezen Diplomawaardigheid Signalen van allerlei aard, betreffende examens en eindniveau. En verder dingen die opvallen, incidenten bij toetsen, enz. EEN HELDERE EN VOLLEDIGE ONDERWIJS- EN EXAMENREGELING Een heldere onderwijs- en examenregeling (OER) is een voorwaarde voor een goed functionende examencommissie. In een goede OER staat wat er van iedereen verwacht wordt. Waak er echter voor dat de OER te fijnmazig is; daarmee wordt het onwerkbaar. De OER wordt niet geschreven door de examencommissie, maar de examencommissie kan wel wijzen op het belang van een goede en heldere OER. Zonder OER kan een examencommissie immers geen onderbouwde besluiten nemen? Een goede OER is helder en volledig. Het volledige studieprogramma staat beschreven, met de inhoud, de leerdoelen en de toetsen, ook die van alle verkorte trajecten. Daarnaast bevat het de regels omtrent de examens, fraude, enzovoorts. In artikel 7.13 van de WHW staat opgesomd wat de OER moet bevatten. WEES TRANSPARANT, WEES EERLIJK EN LEG VERANTWOORDING AF De examencommissie doet er goed aan de volgende slogan in het eigen vaandel te zetten: Wees transparant, wees fair en leg verantwoording af. Dat betekent dat de examencommissie beslissingen neemt die gebaseerd zijn op de WHW en op de onderwijs- en examenregeling (OER). Als er een heldere OER en goede en volledige studiehandboeken aanwezig zijn weet iedereen, studenten, docenten en management, wat ze mogen verwachten en wat er van ze verwacht wordt. Met een heldere OER kunnen studenten gelijk en dus fair behandeld worden. Iedereen weet waar hij aan toe is. Een voorbeeld is een goed fraudereglement. Als er fraude wordt geconstateerd, wordt die altijd gemeld bij de examencommissie, die na de student gehoord te hebben, met een reglement in de hand, de

10 fraude op eensgelijkende en faire manier sanctioneert. Hiermee wordt voorkomen dat de ene student bij de ene docent er mee wegkomt, terwijl een andere studenten bij een andere docent zwaar gestraft wordt voor overeenkomende fraude. Ook wordt hiermee de minder assertieve student niet benadeeld ten opzichte van de student die met veel amok zijn straf weet te ontlopen. Verantwoording afleggen is een kenmerkend aspect van professionaliteit. Van ieder besluit dat je neemt, dien je in principe verantwoording af te leggen. Dat betekent niet alleen dat je jaarlijks een jaarverslag schrijft en dat er notulen worden gemaakt van de vergaderingen, maar dat betekent vooral ook dat de besluiten (wettelijk) onderbouwd zijn en gebaseerd worden op bewijsstukken. Met andere woorden: een besluit wordt genomen op basis van en met verwijzing naar de betreffende artikelen in de wet, de OER, het studentenstatuut en de bewijsstukken. De bewijsstukken worden bij het besluit bijgevoegd. Geen vrijstelling dus, zonder certificaten of gedegen EVC-rapportages. Samengevat: Zeg wat je doe, doe wat je zegt.

11 STAPPENPLAN In dit deel lees je over de stappen om te komen tot een examencommissie 2.0, een examencommissie die voldoet aan de wet, en klaar is voor eventuele toekomstige aanpassingen en vernieuwingen. STAP 1: HANTEER DE WET Gebruik de WHW, de Handreiking, de OER, het studentenstatuut. Heb ze altijd bij de hand en ken ze. Verwijs in ieder besluit naar de betreffende artikelen in de wet, in de OER, in het studentenstatuut en naar de bewijsstukken. De bewijsstukken worden bij het besluit gevoegd. Sommige hogescholen werken inmiddels met een voorbeeldbesluit, dat de examencommissie als basisdocument kan gebruiken. Een dergelijk voorbeeldbesluit is te vinden in bijlage C. STAP 2: BOEKHOUDER OF WAKEND OOG? Boekhouder of Wakend oog? was de titel van het rapport van de onderwijsinspectie in Het rapport is een verslag van een onderzoek naar de vraag of examencommissies voldoende toezicht houden op de kwaliteit van de examens. De conclusie was dat niet alle examencommissies dat deden. De aanbeveling in het rapport was om de WHW zo aan te passen, dat examencommissies een sterkere rol krijgen toebedeeld. Met andere woorden, een examencommissies is geen boekhouder, maar een wakend oog: de belangrijkste taak van de examencomissie is toezicht te houden op de kwaliteit van de examens en het eindniveau. De examencommissie vinkt dus geen lijstjes (van anderen) af, maar draagt daadwerkelijk zorg voor de kwaliteit van de toetsen en van het eindniveau. Koester de functie van wakend oog, hou ogen en oren open! Trek aan de bel als er iets is. Voorbeelden zijn signalen over onregelmatigheden tijdens de toetsen, fraude. Niet alle incidenten komen altijd automatisch bij de examencommissie terecht; hou daarom de oren en ogen open en grijp in. Andere kwesties die waakzaamheid behoeven, zijn de alternatieve afstudeertrajecten, de versnelde trajecten en de verkorte trajecten, bijvoorbeeld de deeltijdtrajecten. Al in 2011 bleek dat sommige alternatieve afstudeertrajecten onder de maat waren, maar ook in een recent onderzoek van de inspectie (2012) blijkt dat sommige verkorte trajecten niet in orde zijn. Kennelijk zijn bij studies de gewone programma s goed beschreven, maar laat men steken vallen bij de trajecten in de marge. Maar ook deze trajecten moeten voldoen aan de wet, dat wil zeggen ze moeten beschreven zijn in de OER, ze moeten een omvang hebben van 240 EC, er dient een gedegen en onderbouwbaar vrijstellingstraject te zijn; de trajecten moeten eindwerken bevatten. Dit is een voorbeeld waar de examencommissie veel kan betekenen, maar waar de examencommissie ook zeker met het managment in overleg moet treden; het management legt immers de trajecten in de OER vast en voert die vervolgens uit? Als een dergelijk traject niet in orde blijkt te zijn, moet een examencommissie aan de bel trekken en het instellingsbestuur verzoeken de OER en het programma te wijzigen. De belangrijkste taak van de examencommissie is toezicht te houden op het eindniveau. Daarvoor is het nodig dat de examencommissie contacten onderhoudt met alle betrokkenen en

12 aan de bel trekt als er aanwijzingen zijn dat het eindniveau niet (meer) voldoet. In Stap 11 kunt u lezen hoe u deze taak kunt uitvoeren Kortom, wees een wakend oog! STAP 3: LICHT DE OPLEIDING DOOR Een onthutsende conclusie van de rapporten van de onderwijsinspectie uit 2011 was dat niet alle opleidingen zich aan de wet hielden en dat dat direct invloed had op de kwaliteit van die opleidingen. Iedere HBO, iedere opleiding dient zich aan de wet te houden. Daarom is goed om regelmatig na te gaan of de opleiding de wet volgt. Deze analyse overstijgt de verantwoordelijkheden en het handelingskader van de examencommissie. Toch heb ik het hier in dit stappenplan opgenomen, omdat de examencommissie vanuit zijn functie van wakend oog als eerste bezorgd zal zijn als er iets mis lijkt te zijn. Onze examencommissie heeft in de afgelopen jaren twee van dergelijke analyses gemaakt: één van de opleiding als geheel en één van de examencommissie zelf. We gebruikten hiervoor hetzelfde beoordelingskader dat de onderwijsinspectie hanteerde om de alternatieve afstudeertrajecten door te lichten. Daarnaast analyseerden we ons eigen functioneren aan de hand van de Handreiking. Deze analyses leverden veel op; we konden snel een aantal zaken rechttrekken. Bovendien konden we nadien de toekomst met vertrouwen tegemoet zien. Gebruik voor de doorlichting een beoordelingskader van de inspectie en/of de NVAO (accreditatiekader) en de handreiking. In een aantal publicaties van de onderwijsinspectie en/of de NVAO is een dergelijk beoordelingskader aanwezig. Wees heel streng voor jezelf! De vraag is niet alleen of je opleiding in orde is, maar ook of dat aantoonbaar in orde is... Inventariseer de tekortkomingen en maak een actieplan. Een dergelijke analyse kan het beste samen met het opleidingsmanagement en/of instellingsbestuur uitgevoerd worden. Let er echter op dat de analyse zo streng is als jij zelf beoogt. In bijlage A kunt u een voorbeeld vinden van het beoordelingskader dat de inspectie gebruikte bij de alternatieve afstudeertrajecten en in bijlage B een beoordelingskader voor het functioneren van de examencommissie. Er zijn er echter meer. Naar mijn mening maakt het niet erg uit welk kader je neemt, zolang dat maar volledig is, en je jezelf STRENG beoordeelt. Zie er op toe dat het actieplan ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Dat geldt met name voor punten die onder de verantwoordelijkheid van de examencommissie vallen. Maar breng ook de andere punten onder de aandacht; de examencommissie is immers een wakend oog? Trek daarom aan de bel als je ziet dat de OER ontoereikend is, of als de studentendossiers ontoereikend zijn, als je twijfels hebt over een afstudeertraject of als je denkt dat het eindniveau niet in orde is. STAP 4: STEL EEN JAARAGENDA EN EEN STANDAARDAGENDA OP Stel een jaaragenda op en neem daarin alle wettelijke taken op. Een aantal van die taken zijn tijdsgebonden en kunnen daardoor voor pieken zorgen. Er zijn echter ook taken die op de minder drukke tijden ingepland kunnen worden. Neem ook de evaluatie van het actieplan uit stap 3 op in je jaaragenda. Een voorbeeld van een jaaragenda is te vinden in bijlage D. Maak ook een standaardagenda voor iedere vergadering. De agenda bevat behalve verzoeken van studenten en fraudezaken, ook notulen en mededelingen van de toetscommissie, mededelingen van het instellingsbestuur, inkomende post (o.a. scholing), signalen (van welke

13 aard dan ook), vaststellen afstuderen en onderwerpen van de jaaragenda. In bijlage E vindt u een voorbeeld van zo n standaardaganda. STAP 5: MAAK EEN PROFIELSCHETS VAN DE EXAMENCOMMISSIE Maak een profielschets van de examencommissie, die bij iedere wijziging of uitbreiding als leidraad wordt genomen. Zorg voor voldoende inbedding in de organisatie, voor inhoudelijke kennis, maar ook voor distantie. Daarom is het beslist aan te raden een extern lid op te nemen 1. Een voorbeeld van een profielschets uit de praktijk is te vinden in bijlage G. Door een profielschets van de examencommissie als geheel te maken, kun je leden uitzoeken met speciale expertise, bijvoorbeeld van het vakgebied, of van toetsing, of van de gang van zaken op de opleiding zelf, die elkaar aanvullen. Maak daarnaast een taakverdeling. Gewoonlijk verzorgt de secretaris de correspondentie met de studenten. Je kunt afspreken dat de voorzitter de communicatie verzorgt met het management en de collega s. De voorzitter maakt ook de agenda, en verdeelt voor de vergadering de casussen onder de leden van de examencommissie. Ieder bereidt zijn of haar casussen voor, door: Helder te krijgen wat het verzoek van de student nu precies behelst De mening van betrokken examinatoren te vragen De betreffende artikelen uit de WHW en de OER er bij te zoeken Een voorstel voor een besluit te schrijven Veel examencommissies mandateren de voorzitter en de secretaris om beslissingen te nemen bij urgente zaken. Wees echter terughoudend met dergelijke tussendoorbeslissingen. Zorg ervoor dat de betrokken casussen op de eerstvolgende agenda komen, zodat de beslissingen genotuleerd worden. De voorzitter schrijft ook het jaarverslag. STAP 6: SCHRIJF EEN GOED VRIJSTELLINGENBELEID Vrijstellingen zijn de achilleshiel van examencommissies. Een opleiding kan goed in elkaar zitten, uitstekende examen afnemen, prima afstudeertrajecten bieden, maar als vrijstellingen te makkelijk verleend worden, kan de waarde van het diploma niet meer gegarandeerd worden. Uit de onderzoeken van de onderwijsinspectie naar alternatieve afstudeertrajecten (2011) en verkorte trajecten (2012) bleek dat juist de te snel verleende vrijstellingen (of zelfs niet formeel gegeven vrijstellingen), de waarde van het diploma aantastten. Het is dus uitermate belangrijk dat de examencommissie hier veel aandacht aan besteedt. De examencommissie moet per individu en gemotiveerd besluiten of vrijstellingen worden verleend en dat met de vrijstelling het examen met goed gevolg is afgelegd. Zo n gemotiveerd besluit moet gebaseerd zijn op een beleid betreffende vrijstellingen en een visie van de examencommissie daarop. Met andere woorden: 1 Op het moment dat ik dit schrijf ligt er een wetsvoorstel, waarin staat dat alle examencommissies een extern lid dienen te hebben opgenomen.

14 vrijstellingen mogen alleen individueel toegekend worden vrijstellingen kunnen alleen toegekend worden als duidelijk aangetoond is dat de student de benodigde kennis en vaardigheden bezit. de examencommissie heeft een vrijstellingenbeleid. Vrijstellingen kunnen dus alleen per individu toegekend worden. Iedere vrijstelling moet onderbouwd worden, met certificaten en evc-rapporten. Ook als de instelling een expliciet competentiebeleid voert, kunnen vrijstellingen alleen onderbouwd toegekend moeten worden. De inspectie is heel duidelijk: een EVC-rapport kan alleen geaccepteerd worden als die is opgesteld door daarvoor opgeleide geaccrediteerde assessoren. Maar dan nog is het verstandig terughoudend te zijn. In een recent rapport van de onderwijsinspectie (2012) staat: In het mbo en in het hbo schiet de onderbouwing van de erkenningen in de meeste ervaringscertificaten namelijk ernstig tekort. Geef in je toelatingsbeleid duidelijk de grenzen aan met de verantwoordelijkheden van de toelatingscommissie. Toelatingen vallen onder de verantwoordelijkheid van het instellingsbestuur. Het instellingsbestuur beslist aan de hand van de toelatingseisen, of een student wordt toegelaten tot de propedeuse of de hoofdfase. Eventuele aanvullende vrijstellingen kunnen echter alleen door de examencommissie toegekend worden. De toelatingscommissie kan daarvoor een voorstel doen, waarover de examencommissie dan vervolgens beslist. Maar ook voor deze vrijstellingen geldt dat het besluit onderbouwd moet worden. Dat wil zeggen dat er bewijsstukken moeten liggen die aantonen dat de student bepaalde kennis en vaardigheden bezit. Tot slot moet de Onderwijs- en Examenregeling (OER) een overzicht bevatten van verkorte routes. Zo kunnen er afspraken zijn met een MBO dat hun doorstromende studenten bepaalde vakken vrijgesteld krijgen. Van deze vrijstellingen moet jaarlijks gecheckt worden of ze nog geldig kunnen zijn. Het bestaan van deze vrijstellingsroutes laten echter niet onverlet dat vrijstellingen alleen op individuele basis toegekend kunnen worden. Een voorbeeld van een vrijstellingenbeleid vindt u in bijlage H. STAP 7: HOUD TOEZICHT OP DE EXAMENS EN DE TENTAMENS WHW 7.12b: 1. Naast de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 7.11 en 7.12, tweede lid, heeft een examencommissie de volgende taken en bevoegdheden: a. het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens onverminderd artikel 7.12c, b. het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de onderwijs- en examenregeling, bedoeld in artikel 7.13, om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen, Uit dit wetsartikel blijkt duidelijk dat het de examencommissie is die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de toetsing. Om die taak te kunnen vervullen stelt de examencommissie onder andere de richtlijnen vast voor de beoordeling van de examens en tentamens. Bij veel opleidingen bestaat er naast een examencommissie ook een toetscommissie, maar uit bovenstaande blijkt dat die enkel onder de vlag van de examencommissie mag opereren; de toetscommissie voert een taak van de examencommissie uit en zal daartoe gemandateerd

15 moeten worden. De toetscommissie rapporteert aan de examencommissie. Het is handig als minimaal één lid van de examencommissie ook in de toetscommissie zit, zodat de overdracht op een vanzelfsprekende manier gebeurt. De examencommissie stelt dus de richtlijnen en aanwijzingen vast, waarmee enerzijds de examinatoren aanwijzingen krijgen hoe de toetsen er uitzien en hoe de boordelingen dienen plaats te vinden, en waarmee anderszijds de toetscommissie gereedschap in handen heeft om de toetsen te beoordelen. Het is aan te bevelen dit in de vorm van een toetsmatrijs te doen; de toetsmatrijs geeft een overzicht van alle toetsen binnen de opleiding, die aan de ene kant gekoppeld zijn aan de leerdoelen, en aan de andere kant voorzien zijn van een beoordelingskader. Doe dit in september, direct nadat de OER is vastgesteld. De toetsmatrijs bevat ook een duidelijk overzicht van de set van eindwerken, waarmee tijdens de visitatie het gerealiseerde eindniveau van de studenten kan worden aangetoond. Mocht tijdens het opstellen van de toetsmatrijs blijken dat het lastig is zo n set van eindwerken vast te stellen, ga dan met het opledingsmanagement om de tafel om de structuur van de toetsing en misschien zelfs de structuur van de opleiding te herzien. Want als in het jaar voor de visitatie blijkt dat de opleiding moeite heeft zo n set van eindwerken samen te stellen, is het te laat om dat nog te herstellen. Het opleidingsmanagement schrijft het toetsbeleidsplan en de examen/toetscommissie draagt daaraan bij. In het toetsbeleidsplan staat beschreven hoe de opleiding middels de toetsing de opleidingsdoelen wil bereiken. In dit document wordt dus een koppeling gemaakt tussen de pedagogische-didactische visie, de doelen van de opleiding, de onderwijskundige aanpak en de toetsvormen. Opleidingen die bijvoorbeeld sterk competentiegericht zijn, werken veel met portfolio s en assessments. In het toetsbeleidsplan staat de onderbouwing en de invulling daarvan. Ook staat er uitleg over het hoe en waarom van voortgangstoetsen, doel en beoordeling van groepsopdrachten, de rol van assessments, enzovoorts. De toetscommissie/ examencommissie schrijft vervolgens het toetsplan. In het toetsplan staat een concrete uitwerking van het toetsbeleid. Het toetsplan bevat de toetsmatrijs, aangevuld met aanwijzingen voor de docenten, bijvoorbeeld: hoe maken ze ze toetsen, wanneer leveren ze de toetsen in, en hoe vindt de kwaliteitscheck plaats? Daarnaast staat erin beschreven hoe de toetscommissie de toetsen controleert (vooraf of achteraf, steeksproefsgewijs of allemaal). Tot slot bevat het toetsplan de criteria voor de beoordeling van de toetsen. Bij sommige opleidingen wordt veel gewerkt met meerkeuzetoetsen en/of voortgangstoetsen. Sommige van die opleidingen laten de toetscommissie de uitslag daarvan bepalen. Maar het probleem is hierbij dat de toetscommissie een taak uitvoert die door de examencommissie aan de examinatoren is gegeven. Als de examencommissie ervoor kiest de uitslag door de toetscommissie te laten bepalen, zal dat formeel vastgelegd moeten worden. Het doet er daarom goed aan, dit expliciet in het toetsplan op te nemen, alsmede in de aanstellingsbrief van de examinator. Ook dient de toetscommissie gemandateerd worden door de examencommissie, de uitslag van voortgangstoetsen en/of andere toetsen vast te stellen. Hoewel deze beperking van de taakstelling van de examinatoren beslist voordelen oplevert, omdat de examencommissie eenvoudiger toezicht kan houden, denk ik wel dat een dergelijke regeling alleen na grondig overleg met en met instemming van het docententeam ingevoerd zou moeten worden. Ik ben er namelijk van overtuigd dat een verhoging van de kwaliteit van het HBO alleen kan geschieden door de docenten te professionaliseren. En dat doe je niet door hun taakstelling te beperken, integendeel.

16 Kortom, richt een goede toetscommissie in die werkt aan de hand van een helder toetsplan, waarin een toetsmatrijs is opgenomen. Een blauwdruk voor een toetsplan is opgenomen als bijlage L en een blauwdruk voor een toetsmatrijs is opgenomen als bijlage M. Het onderwerp examinering in het HBO staat hoog op de maatschappelijke en politieke agenda. Op het moment dat ik dit schrijf, is er net een brief van de minister van Onderwijs aan de kamer gepubliceerd, waarin verwezen wordt naar afspraken die de minister met de hbo-raad heeft gemaakt. Er zal geëxperimenteerd worden met gezamenlijke toetsing, met een basiskwalificatie examinering en met externe beoordelaars. In het laatste hoofdstuk van dit boekje (Tot Slot), vindt u een uitweiding over de laatste ontwikkelingen op dit gebied. De examencommissie doet er goed aan de ontwikkelingen op de voet te volgen. STAP 8: WIJS DE EXAMINATOREN AAN WHW, Artikel 7.12c. Examinatoren 1. Voor het afnemen van tentamens en het vaststellen van de uitslag daarvan wijst de examencommissie examinatoren aan. 2. De examinatoren verstrekken de examencommissie de gevraagde inlichtingen. De examencommissie ziet toe op de examinering, maar kan uiteraard niet alle examens en tentamens zelf afnemen. De examencommissie wijst daartoe examinatoren aan. Het is verstandig om de aanwijzing expliciet te maken door de examinatoren een aanwijzingsbrief te sturen. In de brief staat wat de examencommissie van de examinator verwacht: de examinator neemt examens af binnen het kader van de aanwijzingen en richtlijnen voor toetsing en beoordeling, zoals de examencommissie heeft vastgesteld (zie stap 7). Verwijs in de brief daarom naar de OER, het toetsbeleidsplan en het toetsplan, waarin dit kader is opgenomen. In de brief staat ook dat de examinator, indien gevraagd, inlichtingen verstrekt aan de examencommissie. Van de examinator wordt ook verwacht dat hij de toetsen aan de toetscommissie voorlegt indien die daarom vraagt. Nadat de examencommissie de examinator heeft aangewezen, hebben ze uiteraard veelvuldig contact met elkaar. Zo geeft een examinator een onderbouwd advies als een student om een vrijstelling verzoekt. En hoewel de tijdsdruk soms groot is en daardoor de verleiding bestaat om verzoeken van studenten niet te bespreken met betrokken examinatoren, is het beslist aan te bevelen dat wel te doen. Hun uitleg en inzichten over de studenten geven niet alleen meer inzicht in de zaak zelf, waardoor de beslissing makkelijk te nemen is, het geeft ook inzicht in eventuele knelpunten in het programma. Door een intensief contact te houden met de examinatoren, kan de examencommissie zijn functie van toezichthouder goed uitvoeren. Vergeet dan ook niet om de betrokken examinatoren een afschrift van beslissingen te sturen. De Handreiking schrijft voor dat de examencommissie de aanwijzing van de examinatoren en de beëindiging registreert. De examencommissie kan daarnaast een logboek bijhouden van de bevindingen van de examen- en toetscommissie door het jaar heen. In de bijlages I en J vindt u een voorbeeld van een examinatorenprofiel en van een aanwijzingsbrief.

17 STAP 9: STA IN VOOR DE DIPLOMA S De examencommissie speelt een belangijke rol bij het afnemen van de twee examens, het propedeutisch examen en het bachelorexamen. Gewoonlijk geldt voor beide examens dat ze zijn afgelegd als alle tentamens zijn afgelegd. De WHW, artikel 7.10, zegt: Artikel Examens en tentamens 1. Elk tentamen omvat een onderzoek naar de kennis, het inzicht en de vaardigheden van de examinandus, alsmede de beoordeling van de uitkomsten van dat onderzoek. 2. Indien de tentamens van de tot een opleiding of propedeutische fase van een bacheloropleiding behorende onderwijseenheden met goed gevolg zijn afgelegd, is het examen afgelegd, voorzover de examencommissie niet heeft bepaald dat het examen tevens omvat een door haar zelf te verrichten onderzoek als bedoeld in het eerste lid. Hieruit blijkt dat de examencommissie ook aanvullend onderzoek kan doen naar de kennis, het inzicht en vaardigheden van de student vooraleer hij besluit dat het examen is afgelegd. De wet biedt echter ook de mogelijkheid om een examen als afgelegd te beschouwen, als nog niet alle tentamens met goed gevolg zijn afgelegd: Artikel 7.12b lid 3 WHW De examencommissie stelt regels vast over de uitvoering van de taken en bevoegdheden, bedoeld in het eerste lid, onderdelen a, b en d, en het tweede lid, en over de maatregelen die zij in dat verband kan nemen. De examencommissie kan onder door haar te stellen voorwaarden bepalen dat niet ieder tentamen met goed gevolg afgelegd hoeft te zijn om vast te stellen dat het examen met goed gevolg is afgelegd. Kortom, de examencommissie kan zowel aanvullend onderzoek doen naar de kennis, het inzicht en vaardigheden van de student, als in bepaalde situaties besluiten dat een examen is afgelegd als een tentamen nog niet behaald is. Een examencommissie heeft echter alleen de ruimte om tot dat laatste te besluiten indien hij daarvoor voorwaarden heeft opgesteld. (Let op, sommige hogescholen hebben een OER waarin deze mogelijkheid is dichtgetimmerd. ) Het moge duidelijk zijn dat een dergelijke situatie slechts sporadisch mag voorkomen. Omdat de meeste opleidingen drempels hebben voor de toelating tot de afstudeerfase, gaat het in de praktijk om een non-existente situatie. Artikel 7.11 stelt vervolgens dat de examencommissie een getuigschrijft afgeeft, nadat het instellingsbestuur heeft verklaard dat aan de procedurele eisen is voldaan: 2. Ten bewijze dat het examen met goed gevolg is afgelegd, wordt door de examencommissie een getuigschrift uitgereikt, nadat het instellingsbestuur heeft verklaard dat aan de procedurele eisen voor de afgifte is voldaan. Dat betekent dat de examencommissie niet zelf checkt of de student aan alle eisen heeft voldaan. Toch wierp ik als voorzitter van de examencommissie een laatste blik op het dossier. Ik checkte bijvoorbeeld of het beoordelingsformulier van de scriptie was ondertekend, of het eindoordeel voortkwam uit de deeloordelen, of de student 240EC behaald had, enzovoorts. In bijlage K kunt u een checklijstje vinden met dingen die gecheckt moeten zijn, voordat de examencommissie kan besluiten dat het getuigschrift aangevraagd kan worden.

18 Het vaststellen dat een student zijn propedeutisch danwel zijn bachelorexamen heeft afgelegd dient formeel te gebeuren, tijdens een vergadering van de examencommissie. Leg dit vast in de notulen. Er zijn verschillende praktijken in de manier waarop het diploma wordt aangevraagd en het tijdstip waarop het uitgereikt wordt, alle met voor- en nadelen. Bij sommige opleidingen bepaalt de opleiding dat een student klaar is, terwijl bij andere opleidingen de student zijn afstuderen moet aanvragen. Sommige opleidingen hebben een beperkt aantal afstudeerdata en moeten student soms lang wachten op hun diploma, terwijl andere opleidingen diploma s afgeven op het moment dat de student klaar is. Het is aan te bevelen om heel duidelijk aan te geven welke manier gehanteerd wordt en wat de eventuele afstudeerdata zijn. Zie er op toe dat de eindwerken en de ingevulde en ondertekende beoordelingsformulieren aan het studentendossier worden toegevoegd. STAP 10: SCHRIJF EEN JAARVERSLAG Met het jaarverslag legt de examencommissie verantwoording af bij het instellingsbestuur. Wettelijk is dit het enige middel dat het instellingsbestuur heeft om inzicht te krijgen in de zaken die gespeeld hebben en de werkwijze van de examencommissie. Maak daarom werk van het jaarverslag. Begin op tijd. Grijp het jaarverslag ook aan om knelpunten onder de aandacht van het instellingsbestuur te brengen. Dat kunnen knelpunten zijn die je ervaart in de uitvoering van je werk, bijvoorbeeld onvoldoende facilitering, maar dat kunnen bijvoorbeeld ook klachten over gehorigheid van de tentamenzaal zijn. De Handreiking schrijft voor dat het instellingsbestuur aangeeft welke onderwerpen het behandeld wil zien. In bijlage F vind je een overzicht van de onderwerpen die in een jaarverslag opgenomen kunnen worden. STAP 11: HOUD TOEZICHT OP HET EINDNIVEAU De belangrijkste taak van de examencommissie is toezicht te houden op het eindniveau. Daarvoor is het nodig dat de examencommissie contacten onderhoudt met alle betrokkenen en aan de bel trekt als er aanwijzingen zijn dat het eindniveau niet (meer) voldoet. De examencommissie praat daarom regelmatig met of informeert zich regelmatig over bedrijven, alumni, masteropleidingen waar de studenten heengaan, onderzoeksprojecten en uiteraard ook met docenten en studenten. Als er signalen zijn over tekortkomingen overlegt de examencommissie met de examinatoren en het opleidingsmanagement. Als er aanwijzingen zijn dat er iets mis is, kan de examencommissie zelfstandig onderzoek doen, of het instellingsbestuur verzoeken om nader onderzoek te doen. Zo hebben in de afgelopen jaren veel opleidingen onderzoek gedaan naar de eindwerken. Bij sommige van die opleidingen heeft dat geresulteerd in aangepaste beoordelingsformulieren en procedures. Het is aan te raden om regelmatig een steekproefsgewijs onderzoek uit te (laten) voeren naar de eindwerken. Hiermee wordt ook duidelijk dat de leden van de examencommissie een ander profiel krijgen dan voorheen: ze staan midden in de opleiding, hebben intensief overleg met het management en spreken docenten en examinatoren aan als het tentamen- of examenniveau achterblijft. Sommige leden van de examencommissies zullen daarom behoefte hebben aan (bij)scholing in managementvaardigheden.

19 STAP 12: WEES ALTIJD ACCREDITATIEWAARDIG Wees ALTIJD accreditatiewaardig. Daarmee bedoel ik dat een examencommissie die zijn taken volgens het wettelijke kader uitvoert en effectief toezicht houdt op de examens en het eindniveau, altijd klaar zal zijn voor een accreditatie, of dat nu over drie jaar is, over een half jaar of morgen. Van belang daarvoor is het volgende: - Leg al je beslissingen vast in de notulen. - Doe niets buiten de vergadering om (laat je niet verleiden tot snelle beslissingen, zonder overleg). - Houd toezicht op de examens middels een toetscommissie en op het eindniveau middels contacten met de verschillende belanghebbenden en middels steekproefsgewijs onderzoek. - De opleiding heeft een duidelijk gedefinieerde set van eindwerken, waarmee aan een visitatiepanel het gerealiseerde eindniveau van de studenten kan worden aangetoond. Als in het jaar voor de visitatie blijkt dat de opleiding moeite heeft zo n set van eindwerken samen te stellen, is het te laat om dat nog te herstellen. Het toetsplan van de opleiding bevat daarom een helder overzicht van die eindwerken. STAP 13: VERMIJD VALKUILEN Laat je niet verleiden om beslissingen te nemen buiten de vergaderingen om. Bij sommige opleidingen zie je dat leden van de examencommissie om snelle reacties wordt gevraagd. Hem of haar wordt gevraagd zijn mening te geven over een urgente kwestie, of om even een briefje te schrijven. Hij wordt bij vergaderingen van de instellingsbestuur uitgenodigd om zaken af te stemmen. Het risico hiervan kan zijn dat leden van de examencommissie onder druk worden gezet en dat er op oneigenlijke manieren beslissingen geforceerd worden. Het is belangrijk dat de leden van de examencommissie belangrijke kwesties samen bediscussieren, zodat er een weloverwogen en onderbouwde beslissing genomen wordt. Bij deze vergaderingen kunnen uiteraard gesprekspartners uitgenodigd worden. In urgente kwesties kan het voorzitter/secretaris-duo een snelle beslissing nemen (en op de volgende vergadering laten notuleren), maar het is aan te raden hier terughoudend mee te zijn. Neem geen taken op je die niet tot je wettelijke taken behoren. Zo kan de examencommissie overgaan tot het aansturen van de cijferadministratie of de toetsbureaus. Ook zie ik examencommissies die besluiten of een student stage mag gaan doen of niet. Er zijn ook examencommissies die studenten met een studieachterstand helpen met het opstellen van een studieplan. Het probleem van dit soort beslissingen is dat er geen wettelijke grond voor is, terwijl er wel een officieel besluit genomen wordt, waarop de student in beroep kan gaan. Wat de student dan vervolgens wint, juist omdat er geen wettelijke grond is... Dergelijke taken dienen door anderen in de opleiding gedaan te worden. Als een examencommissie constateert dat bepaalde zaken niet goed lopen, doet hij er goed aan die kwestie niet direct zelf op te willen lossen, maar het bij het opleidingsmanagement onder de aandacht te brengen. Zorg er aan de andere kant voor dat de taken die wél tot de wettelijke taken van de examencommissie behoren, ook daadwerkelijk door de examencommissie gedaan worden. Het is daarom goed om alert te zijn op toezeggingen die diensten elders in school aan

20 studenten doen, maar die betrekking hebben op de examens of het studieprogramma. Bij sommige hogescholen kan er in de loop der jaren een versnippering van taken te zijn opgetreden onder verschillende diensten, die zich er niet altijd van bewust zijn dat die taken onder de verantwoordelijkheid van de examencommissie vallen. Zo kunnen bijvoorbeeld onderwijskundige diensten regels opstellen over de examens, de toelatingscommissies kunnen vrijstellingen toezeggen, of de studentendecanen spreken aparte tentamentrajecten af met studenten met beperkingen. Treed in overleg met deze diensten (al dan niet gezamenlijk) en maak afspraken over de beslissingstrajecten. De meest transparante manier is om af te spreken dat de diensten studenten onderbouwde adviezen meegeven, die de studenten meesturen met hun verzoek aan de examencommissie. Het is misschien ook mogelijk om een aantal diensten te mandateren; het is (mij) echter niet duidelijk of daarvoor voldoende wettelijk basis is. Bovendien bestaat er dan het risico dat de examencommissie het toezicht verliest. Wees daarom terughoudend met mandateringen. TOT SLOT Tot slot wat algemene adviezen en opmerkingen: Werk samen met andere examencommissies binnen de hogeschool. Met name bij onderwerpen waar iedere examencommissie mee te maken krijgt, of bij met andere diensten, is het efficiënter om samen op te trekken. Bovendien is het voor de betrokken diensten werkbaarder als de verschillende examencommissies één lijn trekken. Maar: gezien je wettelijk verantwoordelijkheden, is het niet verstandig daar op te gaan zitten wachten. Mocht een dergelijk overleg slechts moeizaam van de grond komen, doe het dan zelf. Je bent immers verantwoordelijk voor het eindniveau van je eigen opleiding? Hou de publicaties van de NVAO, van de onderwijsinspectie, van de HBO-raad en van jullie VBI in de gaten. Met name de publicaties van de onderwijsinspectie zijn leerzaam: je kunt heel veel leren van de fouten van anderen. Voorbeelden van deze publicaties zijn behalve de rapporten over de alternatieve afstudeertrajecten, alsmede de rapporten over vrijstellingen en EVC-procedures, en recentelijk over deeltijdprogramma s. Zet deze publicaties op de agenda en bespreek ze. De rapporten van de onderwijsinspectie bevatten vaak een beoordelingskader. Neem van tijd tot tijd de moeite je eigen opleiding zelf te beoordelen aan de hand van zo n kader. Breng ook het instelingsbestuur op de hoogte van eventuele actiepunten die uit deze rapporten kunnen voortvloeien. Houd de ontwikkelingen in de gaten. Vanwege de maatschappelijke onrust over de kwaliteit van de HBO-examens, heeft de HBO-raad een onderzoek laten uitvoeren naar de invoering van landelijke examens, onder leiding van professor J.A. Bruijn. In het rapport van dat onderzoek, Vreemde ogen dwingen, worden aanbevelingen gedaan die behelzen dat er meer externe beoordeling moet gaan plaatsvinden van de examens. Commissie Bruijn adviseert om instellingsoverstijgende toetsen in te voeren, of indien dat niet mogelijk is- te werken met vreemde ogen. Externe beoordelaars dus. Daarnaast adviseert de commissie een gezamenlijk protocol in te voeren voor individuele eindscripties. Tot slot adviseert de commissie de examinatoren te professionaliseren middels een basis- en seniorkwalificatie examinering. Naar aanleiding van dit rapport heeft de HBO-raad met minister Bussemaker van het ministerie van Onderwijs de volgende afspraken gemaakt: