Kickoff KRUL 16 januari 2003

Transcriptie

1 Kickoff meeting KRUL 16 januari 2003 Pagina 1 Kickoff KRUL 16 januari 2003 Opening Peter Bloemendaal opent de vergadering en geeft alle aanwezigen de gelegenheid zichzelf voor te stellen. Voorstelronde Bas Cordewener platformmanager bij SURF educatief Roel Sijstermans projectmedewerker AMC Esther Beekhuizen projectmedewerker LUMC Ernst Schoonderwaldt projectmedewerker LUMC Sylvia Eggermont projectmedewerker LUMC Peter Bloemendaal projectleider LUMC Josette Donisson deelprojectleider AMC Margret Alers projectmedewerker KUN Desiree van der Bergh community manager bij SURF Platform ICT en Onderwijs Erik Flikkenschild hoofd centrale fasciliteiten LUMC Martien Quaak deelprojectleider UMCU Pieter de Vries Robbé projectmedewerker KUN Peter Schenck projectmedewerker LUMC Lambert Poels deelprojectleider KUN Uuske Keuzekamp financiele administratie LUMC Adressen en lijstje: Achternaam Voornaam Instituut Telefoon Langeveld Victor KUN V.Langeveld@cio.umcn.nl Alers Margret KUN M.Alers@cio.umcn.nl Poels Lambert KUN L.Poels@cio.umcn.nl De Vries Robbé Pieter KUN P.deVriesRobbe@mi.umcn.nl Quaak Martien UMCU M.J.Quaak@med.uu.nl Donnison Josette AMC J.Donnison@amc.uva.nl Sijstermans Roel AMC Bools@conceptsfa.nl Beekhuizen Esther LUMC E.Beekhuizen@lumc.nl Schenck Peter LUMC P.E.Schenck@lumc.nl Schoonderwaldt Ernst LUMC E.M.Schoonderwaldt@lumc.nl Bloemendaal Peter LUMC P.M.Bloemendaal@lumc.nl Eggermont Sylvia LUMC S.Eggermont@lumc.nl Cordewener Bas SURF Cordewener@surf.nl van den Bergh Desirée SURF vandenbergh@surf.nl Flikkenschild Erik LUMC E.Flikkenschild@lumc.nl Afwezig Piety Kruize projectmedewerker LUMC Jary van Baalen projectmedewerker LUMC Dick van Ingen Schenau en Tom Dousma van SURF werden waargenomen door Bas Cordewener Notulen door SE In deze notulen worden de medewerkers aangeduid met hun initialen.

2 Kickoff meeting KRUL 16 januari 2003 Pagina 2 Doelstelling project Doelstelling Tender door BC Stichting SURF heeft 3 richtingen, ICT en onderzoek, onderwijs en organisatie. Dit project maakt onderdeel uit van de richting ICT en onderwijs als onderwijsvernieuwingsproject. SURF probeert experts uit het veld elkaar te laten vinden in plaats van deze zelf in dienst te nemen. Zij richten zich meer op het proces dan op de producten van de projecten, bijvoorbeeld de inbedding van het project in de organisatie en samenwerking van de instituten onderling. Doel innovatieprojecten: zichtbare producten met tastbare onderwijsvernieuwing met behulp van inzet van ICT. ICT is hierin het middel en niet het doel. Liefst moeten de producten of methoden herbruikbaar zijn voor derden, generieke elementen bevatten en vrij beschikbaar zijn voor andere instellingen. Middelen hiertoe zijn: samenwerking tussen verschillende instellingen, al tijdens de ontwikkeling en ICT als middel. Resultaten tot nu toe: inmiddels 35 lopende en afgeronde projecten, waaruit een aantal producten voort gekomen zijn die elders ingezet kunnen worden. Het strategische beleid in de instellingen wordt mede beïnvloed door de projecten en een onbedoeld neveneffect op het imago van de instelling. Ook de projecten die niet gehonoreerd zijn worden uitgevoerd, zei het op kleinere schaal en wat minder snel. Samenwerking tussen de instellingen blijkt het moeilijkste aspect van het project, maar wordt wel erg gewaardeerd. Verbeterpunten: Kleinere instellingen blijken weinig mee te doen, waarin SURF bij de volgende Tender graag verandering wil brengen. Verder is het wenselijk wanneer de projecten meer op elkaar zouden aansluiten en de producten meer gebruikt zouden worden door anderen. Internationale samenwerking wordt vanuit SURF gestimuleerd. Voorstellen voor de congressen waarin SURF partner is worden via BC naar speciale recensenten gestuurd om de kans op acceptatie van de abstracts te vergroten. Wat is klinisch redeneren door PVR Essentie van klinisch redeneren is het helder maken van de argumentatie en verantwoording van de diagnose die een student stelt en het specificeren van de (on)zekerheid van deze diagnose. Tijdens het klinisch redeneren doorloopt de student een cyclisch proces, waarbij uit de gegevens de activerende gegevens worden geselecteerd, deze worden gegroepeerd tot problemen, aan de hand waarvan een hypothese (mogelijke veroorzaker van de problemen) opgesteld kan worden. Bij de volgende cyclus kunnen gegevens opgevraagd worden om de hypothese te bewijzen of weerleggen. Het aanleren van dit cyclische redeneerproces is de doelstelling van het onderwijsmateriaal dat tijdens dit project gemaakt zal worden. PVR besluit zijn betoog met een voorbeeld van het klinisch redeneren bij 1 specifieke patiënt volgens de huidige methode (op papier) in Nijmegen. Kennisdisseminatie Kennisdisseminatie vanuit SURF door DB - Waarom kennisdeling? Vanuit het ministerie OC&W is de wens ontstaan om de ervaring en producten die de projecten voortbrengen onderling met elkaar te delen en naar het hoger onderwijs toe uit te dragen. Hierbij wil Surf E-Xchange dit proces ondersteunen.. - Kennisdelingsactiviteiten SURF laatprojectleiders met elkaar kennis maken en kunnen aangeven welke problemen in een ander project inmiddels zijn onderkent en opgelost. Middelen: FORUM activiteiten, folder over alle projecten, nieuwsbrief platform ICT en O, SURF Cahier, websites, SURF-Onderwijsdagen, attenderen op (internationale) conferenties, samenwerking middels Groupware. Vraag PB Hoe belangrijk vinden jullie het dat wij naar de door jullie benoemde congressen gaan. Antwoord DB Natuurlijk is het voor jullie het belangrijkst de medische congressen te bezoeken, maar daarnaast stelt SURF het op prijs kennisdeling te stimuleren middels de door hen mede georganiseerde congressen. Vraag JD: In hoeverre kunnen we ondersteuning van SURF vragen bij de organisatie van het SOL dat mogelijk in 2004 naar Nederland komt: Antwoord DB: Hier kan ik geen toezeggingen over doen, maar kaart het in ieder geval aan bij SURF.

3 Kickoff meeting KRUL 16 januari 2003 Pagina 3 - Wie is hierbij betrokken? De SURF medewerkers worden voorgesteld. Website presentatie door ES Voor het ICT project is in der tijd een website opgezet, wat goed bevallen is, zodat opnieuw een website in de lucht gebracht is voor dit KRUL project. We werken met gemeenschapsgelden en hebben er daarom geen moeite mee om alle projectinformatie op het web te zetten. Middels de website kunnen alle deelnemende instellingen en andere geïnteresseerden kennis nemen van de besluiten en inhoudelijke kanten van het project. Het adres is JD mist de logo s van de instellingen. Deze zullen toegevoegd worden, alsmede zal er inspraak zijn in de links naar de verschillende instellingen. EF: Er is een kennisdelingsnet in aanmaak (knowledge reef) voor alle universitaire centra. Eventueel zou dit web hier beter op zijn plaats zijn dan binnen het LUMC domein. Hierop heeft EF inmiddels een account. Het web is gedeeltelijk afgeschermd. Samenvatting vorige bijeenkomsten door SE SE geeft voor SURF een korte samenvatting van de bijeenkomsten die al voor de kickoff meeting hebben plaatsgevonden. De volledige notulen van deze vergaderingen zijn op de website terug te vinden. Afspraken SURF Projectbewaking SOS door BC SOS staat voor Stuurgroep Ontwikkelingsprojecten SURF. De samenstelling van de SOS is sinds kort sterk veranderd. Elk project wordt 3 maandelijks schriftelijk gerapporteerd aan het SOS, data volgen. De rapportages verlopen volgens een vast stramien, gerelateerd aan het controlling document. Vraag PB: we hebben 75 deliverables in het controlling document opgenomen. Moet hier een mutatie voor gestuurd worden wanneer dit er 70 worden? Antwoord BC: hiervoor bellen naar Regina Zwarthoed. Als je meer geld wilt gaan uitgeven moet je zeker eerst contact opnemen met SURF, hierover valt altijd te praten. Bij de rapportage wordt het eigen oordeel van de projectleider erg op prijs gesteld door SURF. Het SOS akkoord is essentieel voor het uiteindelijke uitkeren van de subsidie. Vraag PB: Hoe zit het als 1 instituut achter loopt? Antwoord BC: De penvoerder geeft aan of het deel voor de deelprojecten wordt uitgekeerd. Hierbij kan een deelproject tijdelijk stop gezet worden, waarbij de deliverables van dit deel ook worden stop gezet en de rest van het project door kan lopen bij de overige instellingen. PB kaart aan dat de kanalen binnen het LUMC richting SURF erg lang zijn, doordat alles via de Universiteit loopt, terwijl het project wordt uitgevoerd door medewerkers en projectleider binnen het ziekenhuis. Drie persoonlijke contacten met het SOS; kort na de start, mid-term review halverwege het project, eindrapportage. Tussentijds contact indien hier aanleiding voor is. SURF vindt het prettig als direct contact wordt opgenomen met SURF wanneer problemen bij de SOS worden voorzien. Aanpassingen in de planning of deliverables kunnen pas uitgevoerd worden na overleg de SOS. Praktische tips: - beknopte rapportage. Het hoofdstuk deliverables kort houden en de deliverable zelf als bijlage toevoegen. - vast stramien ontwikkelen. Volgens BC spaart dit tijd. Opmerking PB: inhoudelijk is dit waar, maar financieel blijkt dit niet eenvoudig omdat hij dit niet zelf in de hand heeft. BC stelt voor om hiervoor overleg te hebben met de SOS secretaris, aangezien het een structureel probleem is voor dit en andere projecten. PVR stelt voor dat SURF eventueel een voorschot zou kunnen betalen wanneer de inhoudelijke rapportage goedgekeurd is, ook wanneer de financiële rapportage nog niet ingeleverd is. - Tijdig melden van problemen en met vragen contact opnemen met Regina Zwarthoed (zwarthoed@surf.nl) PB kaart het probleem van de urenregistratie aan bij CB. Dit is niet gebruikelijk voor medewerkers in een ziekenhuis. Liever werkt PB met werkafspraken mutatieformulieren (WAMF). Hiervoor kan BC persoonlijk

4 Kickoff meeting KRUL 16 januari 2003 Pagina 4 geen toestemming geven. De secretaris van de SOS kan hiervoor wel toestemming geven. BC verwacht hierbij geen problemen. Educa online conferentie door BC Datum: 3 t/m 5 December 2003 SURF heeft de organisatie beloofd hier (Duitsland) met een grote Nederlandse delegatie aanwezig te zijn en te presenteren wat er in Nederland speelt. Hier zal een pre-conference sessie over de projecten worden georganiseerd. Call for papers komt er aan en zal verspreid worden door SURF. Lunch WBT server WBT binnen het project door EF Windows Based Terminal service is voor de gebruikers eigenlijk een kwestie van terug naar het stenen tijdperk. De full control van de eigen computer gaat over op een terminal die eigenlijk alleen de processen van de server weergeeft. Dit heeft grote voordelen. De client computer hoeft niet meer zo uitgebreid geïnstalleerd te worden en heeft hierdoor minder geheugencapaciteit nodig. Een server, of uitgebreider een server farm, gaat erg efficiënt met de geheugenruimte om, zodat de hardware uiteindelijk goedkoper kan zijn. Het onderhoud is minder werk, gebruikers kunnen minder makkelijk de pc laten crashen, er zijn minder werkplekbeheerders nodig en het resulteert tevens in een vermindering van de energie kosten. De programmatuur op de server is plaats, tijd en apparatuur onafhankelijk en voor elke gebruiker perfect geïnstalleerd. Eventueel kan dezelfde programmatuur via de server zelfs draaien op een palmtop computertje. Probleem is vooralsnog de beveiliging, hiervoor is een authentificatie nodig omdat anders tevens de patiënt gegevens op straat zouden kunnen komen. Niet alle programmatuur werkt standaard goed op een WBT server. DPS is in het vorige project inmiddels aangepast om op een server te kunnen werken en dit zal in dit project dus geen probleem opleveren. Binnen het LUMC wordt WBT ook gebruikt op de werkstations binnen het ziekenhuis op de afdelingen. Vraag PB: in hoeverre is het mogelijk filmpjes op de WBT te gebruiken? Antwoord EF: Hiermee moet je voorzichtig zijn omdat dit erg veel geheugen van de WBT gebruikt. Eventueel kan het wel als het op de client kant draait en niet op de server. Voor dit project worden geen video s gebruikt. Ook Flash applicaties zijn niet WBT compatible en voorlopig af te raden binnen dit project. Afspraken intern Financiën door PB De financiën kennen 3 plafonds; 75 euro per uur per docent, de kosten die per kwartaal van te voren op de begroting zijn gezet, de kosten die per fase op de begroting zijn gezet. Voorstel van PVR wordt door PB overgenomen: De personele kosten worden op basis van de salarisschaal en periodiek van te voren ingeschat en verwerkt in de excelsheet die PB heeft aangeleverd. Dit scheelt aanzienlijk wat betreft tijd omdat niet elke maand de werkelijke kosten (die waarschijnlijk maar in geringe mate afwijken van de geschatte kosten) hoeven te worden opgevraagd. Aan het eind van het project worden de werkelijke kosten berekend. PB presenteert het spreadsheet wat hij heeft ontwikkeld om de financiën in bij te houden voor de vier verschillende instellingen. De materiele kosten die gemaakt gaan worden moeten over de instellingen gelijk verdeeld worden. Meest waarschijnlijk wordt de WBT server (een grote post op de begroting) betaald door het LUMC en daarna doorberekend aan de andere 3 instellingen. De bedragen voor deze WBT server, alsmede de licenties worden door 4 gedeeld. In Utrecht wordt het geld als eerste geldstroom gezien. In Leiden zal dit niet mogelijk zijn, maar er wordt nog aan gewerkt om het als tweede geldstroom te zien. SURF kan eventueel helpen met informatie voor de instelling over deze besluiten. Derde geldstroom zou erg ongunstig zijn omdat hierdoor veel van het binnenkomende geld wordt afgeroomd.

5 Kickoff meeting KRUL 16 januari 2003 Pagina 5 Voorstel MQ half februari komen de deelprojectleiders bij elkaar, waarbij de financiële rapportage van januari als proef is ingevuld, zodat de knelpunten gesignaleerd kunnen worden. De datum hiervoor wordt door JD afgesproken. Inleverdata deelrapportages door PB Deze data zijn door SURF nog niet bekend gemaakt. Zodra deze binnen zijn zullen ze ook naar de deelprojectleiders doorgespeeld worden. Een maand voor de controle door SOS moeten de rapportages bij SURF binnen zijn. Een maand hiervoor moeten de deelrapportages bij PB binnen zijn. Het liefst zouden we de eerste drie maanden in de eerste rapportage verwerken. Dit komt er op neer dat deze rapportage pas per 1 juni ingeleverd kan worden bij de SOS. Voorstel is deze datum als suggestie naar de SOS door te geven. Stand van zaken Aanpassingen DPS door ES Er is al ontzettend veel gebeurd in de afgelopen bijeenkomsten, waaruit aanpassingen in DPS voortgevloeid zijn. Hiervan demonstreert ES de laatste versie aan de hand van een bestaande casus, waarin als proef de probleemboom is ingevoerd. In het studentgedeelte is tot nu toe alleen geïmplementeerd dat de student uit een lijst met namen van onderzoeken en de uitslag hiervan kan aangeven welke gegevens hierin afwijkend zijn. Deze gegevens kan de student koppelen aan een van de items uit de door de docent ingevoerde probleemlijst, waarvan de student denkt dat het het passende activerende gegeven is. De student krijgt feedback bij het verkeerd koppelen van een relevant item en bij een poging tot het koppelen van een item dat niet relevant is. Bij een juiste koppeling wordt deze opgeslagen. Voorstel PVR: laten we nu een aantal casus maken met de bestaande versie en daarna pas proberen deze aan te passen aan de hand van de problemen. Iedereen krijgt de huidige DPS versie inclusief de voorbeeldcasus om rustig naar te kijken. DPS cursus Voor de cursus is een nieuw cursusdocument gemaakt, waarmee studenten zelfstandiger met het programma om kunnen leren gaan. De cursus had gisteren 10 deelnemers waarvan er 5 veel ervaring hebben met DPS en 5 nog geen ervaring. De ervaren programmeurs zijn tijdens de cursus gekoppeld aan de minder ervaren programmeurs, waardoor er weinig centraal uitgelegd hoefde te worden, maar de deelnemers voornamelijk in tweetallen aan de slag gingen. Vraag PVR: komt er een speciale cursusdag voor het KRUL gedeelte. Antwoord SE: de derde cursusdag wordt verwacht dat dit gedeelte van de cursus behandeld kan worden. Rondvraag RS: Hoe vrij moet je de student laten om activerende gegevens te koppelen? Zou het niveau van de casus daar niet van af moeten hangen en niet van de hoeveelheid items waaruit de student kan kiezen. MA: Gisteren werd er over een bijeenkomst in Maastricht gesproken tijdens de cursus, wie worden daarbij betrokken. Antwoord JS: De landelijke werkgroep COO organiseert in Maastricht een vergadering met aansluitend een bezoek aan het Palm symposium. MQ: Dankt iedereen van harte voor het nemen van het initiatief voor het aanvragen van een SURF project en wenst iedereen sterkte. Afsluiting PB sluit de bijeenkomst af met het verzoek een afspraak te plannen voor de volgende bijeenkomst. Volgende bijeenkomst De volgende bijeenkomst is gepland op 5 maart vanaf 12 uur met lunch in Utrecht.

6 Kickoff meeting KRUL 16 januari 2003 Pagina 6 Actiepunten EF: Account op het knowledge reef doorgeven aan ES BC: SOS rapportage data doorgeven aan PB BC: Call for papers Educa online MQ: Doorgeven locatie volgende vergadering ES: Casus toesturen aan iedereen ter beoordeling PB: Lijstje sturen met aandachtspunten bij de beoordeling Allen: Bekijken van de nieuwste DPS versie en bijbehorende casus, alvast toesturen aan PB JD: Datum afspreken financiële rapportage over de maand januari met de deelprojectleiders