Handboek Digitale Vervanging. MijnGemeenteDichtbij Gemeente Boxtel Gemeente Sint-Michielsgestel

Transcriptie

1 Handboek Digitale Vervanging MijnGemeenteDichtbij Gemeente Boxtel Gemeente Sint-Michielsgestel

2 Versie Datum Auteur Toelichting Willem Vonhof Willem Vonhof Na opmerkingen Jean-Luc Rouvroye en Paul Huismans (BHIC) Willem Vonhof Na opmerkingen Jean-Luc Rouvroye en Paul Huismans (BHIC) Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 2 van 27

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Reikwijdte vervangingsproces Kaders en verantwoordelijkheden Het principebesluit Kaders Zorgdrager Opleiding en instructie medewerkers... 7 Hoofdstuk 2 Inrichting van de apparatuur en software en gekozen instellingen Vastgestelde criteria beeldkwaliteit Hardware scanner Instellingen Scanners Bestandsformaten Software DMS/RMA Systeemonderhoud scanners en DMS/RMA Back-up en informatiebeveiliging Hoofdstuk 4 Reproductieproces Algemeen Procesinrichting Ingekomen documenten Procedure uitgaande en interne documenten Documentgegevens en metadata Archiveren Procedure archiveren en vernietigen vervangen documenten Procedure Archiveren en vernietigen niet te vervangen documenten Hoofdstuk 5 - Kwaliteitsborging Kwaliteitsniveau medewerkers Technische controle van een scan Controleprogramma Reguliere controles Monitoring reguliere controles Auditing Afsluitend Hoofdstuk 6 Wijzigingsbeheer procedure Wijzigingsprocedure Technische wijzigingen Toezicht op de procedure Periodieke toetsing en verantwoordelijkheden Bijlage I Documenten die niet door DIV worden geregistreerd Bijlage II Scanprofiel Bijlage III Software en scanner specificaties Bijlage IV Metagegevens die worden vastgelegd bij de registratie van een document Bijlage V - Procedure Vernietigen van vervangen analoge documenten Vernietigen van te vervangen analoge documenten Verklaring van vernietiging Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 3 van 27

4 Hoofdstuk 1 Inleiding Sinds 1 januari 2016 werken de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel ambtelijk samen. Naast beide gemeenten is er hierdoor de gemeenschappelijke werkorganisatie MijnGemeenteDichtbij ontstaan. Omdat de processen omtrent vervanging voor deze drie organisaties (grotendeels) uniform zijn, is gekozen om deze in één handboek vervanging te beschrijven. Daar waar er verschillen zijn in de processen wordt dit benoemd. De documenten van een organisatie geven inzicht in de wijze waarop en de context waarbinnen een proces is uitgevoerd. Ze kunnen gebruikt worden voor bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Daarnaast kunnen de documenten van waarde zijn voor historisch onderzoek. Vandaar dat MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel (de drie organisaties) rekening houden met het risico van het verlies van informatie en/of kenmerken van het origineel. Om informatieverlies te voorkomen zullen er voorwaarden gesteld moeten worden aan het vervangingsproces. Dit hoofdstuk beschrijft onder andere de aanleiding voor vervanging, de kaders en verantwoordelijkheden en de te vervangen documenten en de documenten die zijn uitgezonderd van vervanging. 1.1 Aanleiding De Rijksoverheid heeft gesteld dat gemeenten in 2017 volledig digitaal moeten werken en heeft hiervoor het Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) programma vastgesteld waar alle gemeenten aan moeten voldoen. De ambitie van MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint- Michielsgestel is om in te zetten op verdere digitalisering. In de praktijk wordt in de organisaties zowel digitaal als op papier gewerkt. Om te kunnen voldoen aan de doelstelling van de Rijksoverheid en de ambities van de drie organisaties te realiseren, is het noodzakelijk om volledig digitaal te gaan werken. Dit gaat niet alleen over het omzetten van het papieren documenten naar digitale documenten (vervanging), maar over het totale informatiebeheer. De hoofdreden van MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel om op vervanging over te gaan is om de dienstverlening te verbeteren door volledig digitaal te werken. De organisaties digitaliseren al een aantal jaar de documenten, maar de analoge versies blijven hierbij gelden als documenten in de zin van de Archiefwet De hybride situatie die hierdoor is ontstaan brengt de betrouwbaarheid van de informatievoorziening in gevaar. Daarnaast zorgt het voor dubbele beheerlasten. Voor enkele processen bestaat er al een vervangingsbesluit en er is voor beide gemeenten ook al een handboek vervanging. Om een eind te maken aan de huidige hybride situatie wordt er overgegaan op volledige vervanging met een volledig nieuw handboek vervanging - van papieren documenten door digitale reproducties. Hierbij worden de fysieke originelen vernietigd en vervolgens krijgen de digitale documenten de status van origineel. In 2013 is de archiefwet 1995 gewijzigd waardoor zorgdragers zelfstandig een besluit over vervanging mogen nemen. Vervanging kan plaatsvinden nadat er een vervangingsbesluit door het college is genomen en als de vervanging voldoet aan de voorwaarden uit de archiefwet. Voor de gemeente Sint-Michielsgestel is een voorwaarde dat de archivaris een positief advies voor vervanging uitbrengt (Besluit Informatiebeheer Sint-Michielsgestel). 1.2 Reikwijdte vervangingsproces Het handboek betreft de vervanging van documenten, die volgens de geldende selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, voor zover ze zijn ontvangen of opgemaakt door MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel. Het gaat om alle informatie die de organisaties ontvangen of produceren vanaf het moment van ontvangst of vaststelling (al dan niet om te verzenden), vanaf het moment dat het vervangingsbesluit ingaat. Het besluit tot vervanging van documenten geldt dan ook voor alle organisatieonderdelen van de drie organisaties. Hierbij horen ook Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 4 van 27

5 interne stukken met handgeschreven aantekeningen die in digitale vorm worden opgenomen in het Document Management Systeem/Record Management Applicatie (DMS/RMA) van de gemeenten. 1 In bepaalde gevallen moeten documenten op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden. Daarnaast kunnen documenten in hun verschijningsvorm een meerwaarde vertegenwoordigen die niet in een scan te vangen is of om verschillende redenen niet vervangen mag worden. In de onderstaande tabel staan de stukken die uitgezonderd zijn van vervanging. De volgende stukken worden niet gedigitaliseerd: Toelichting - Reclame en folders - Verkeerd geadresseerde documenten - Periodieken Week- en maandbladen - Documenten die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun omvang niet gedigitaliseerd kunnen worden. In eerste instantie wordt altijd getracht om het document digitaal op te vragen bij de opsteller ervan. Mocht dit niet aanwezig zijn, dan wordt het document uitgezonderd van vervanging. - Kabinet / Lintjes / Koninklijke onderscheidingen Ongeopend doorsturen naar bestuurssecretariaat - Documenten >A0 Documenten groter dan A0 kunnen niet gescand worden - Originele akten van de burgerlijke stand Originelen mogen niet vervangen worden De volgende stukken worden wel gedigitaliseerd, Toelichting maar niet vervangen: - Bijlagen als pasfoto s Deze worden bijvoorbeeld gebruikt voor gehandicaptenparkeerkaarten - Documenten die alleen waardevol zijn als bewijs in Contracten de originele staat, vanwege de uitwendige dwingende bewijskracht - Documenten waarvan de kenmerken bij reproductie Driedimensionale kenmerken, niet of zeer moeilijk zichtbaar zijn hologrammen, watermerken, artistieke waarde van de verschijningsvorm - Documenten met een bijzondere verschijningsvorm en historische context Bijvoorbeeld stukken met een hoge zeldzaamheidswaarde, met betrekking tot historisch belangrijke personen, foto s in een gedenkalbum, burgerpetities etc. Documenten die niet door DIV worden gedigitaliseerd De facturen voor de drie organisaties vormen een aparte groep documenten die niet door DIV maar door het team Financiën worden gescand, geregistreerd en verwerkt. Hierbij wordt andere software gebruikt, maar de regels en afspraken als verwoord in dit handboek zijn ook van toepassing op de bij dat team toegepaste werkwijze. Voor de gemeente Boxtel gelden deze regels ook voor documenten van bepaalde teams. Deze uitzonderingen zijn opgenomen in bijlage I. 1.3 Kaders en verantwoordelijkheden Archiefwet Een DMS/RMA is een digitaal beheersysteem voor documenten, waarin documenten worden opgeslagen, bewerkt kunnen worden en waarmee termijnen voor vernietiging geregeld worden. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 5 van 27

6 De archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om analoge documenten te vervangen door digitale reproducties. Deze nemen daarmee van rechtswege de status van het originele exemplaar over. Kenmerk hierbij is dat het originele exemplaar daadwerkelijk vernietigd wordt en dat hiervan telkens een verklaring wordt opgesteld. Na digitalisering gaat de status daadwerkelijk over (Artikel 7 Archiefwet 1995). Archiefbesluit 1995 In artikel 6, eerste lid is bepaald dat organisaties vallend onder de archiefwetgeving vervanging mogen toepassen, mits dat gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de bescheiden voorkomende gegevens. De artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op het proces van de vervanging en de gevolgen waar men rekening mee moet houden. Archiefregeling 2009 (met actualisatie 2013) Voor de vervanging van bescheiden die voor bewaring in aanmerking komen zijn nadere bepalingen opgenomen in artikel 26b van de archiefregeling. Voor deze bescheiden geldt dat een aantal aspecten van vervanging beschreven dienen te worden, die ook in dit handboek zullen worden uitgewerkt: de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; de criteria voor de keuze voor reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit; de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en - voor zover van toepassing - de keuze omtrent reproductie per batch of per stuk; de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; de kwaliteitsprocedures. Deze aspecten zijn uitgewerkt in dit handboek. Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden Per 1 januari 2013 zijn de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord- Brabant vervallen. In deze beleidsregels werden nadere voorwaarden gesteld aan het proces van vervanging. De voorwaarden uit de vervallen beleidsregels zijn nog wel richtinggevend voor de inrichting van het vervangingsproces. 1.4 Het principebesluit Het principebesluit om over te gaan op vervanging is genomen door de colleges van B&W. De teammanager van het team DC Contactcentrum heeft het goedgekeurd om te starten met het project Handboek Vervanging. 1.5 Kaders Specifiek voor het archiefbeheer binnen de gemeentelijke organisaties zijn de hierboven vermelde kaders en verantwoordelijkheden (zie paragraaf 1.3 Kaders en verantwoordelijkheden) uitgewerkt in de Archiefverordening gemeente Boxtel (2008), Archiefverordening gemeente Sint-Michielsgestel (2015) en het Besluit Informatiebeheer Gemeente Sint-Michielsgestel (2015). Met het handboek vervanging en bijhorend vervangingsbesluit wordt vervanging wettelijk mogelijk gemaakt. Het handboek is gemaakt in samenwerking met het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). De uitwerking is gebaseerd op de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden van de projectgroep Archief Deze handreiking is opgesteld om houvast te bieden bij het voorbereiden, Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 6 van 27

7 de inrichting en de uitvoering van het complexe vervangingsproces. Daarnaast is er in deze handreiking rekening gehouden met alle kaders van de archiefwet 1995 en alle aanverwante regelgeving. 1.6 Zorgdrager De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel en het Algemeen Bestuur van MijnGemeenteDichtbij zijn zorgdrager van de te vervangen analoge documenten, ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van haar taken. Het BHIC is verantwoordelijk voor het beheer en de beschikbaarstelling van de statische archieven van MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel. 1.7 Opleiding en instructie medewerkers Wanneer het vervangingsproces start zijn alle medewerkers van de drie organisaties ingelicht. De opleiding en instructies van de DIV-medewerkers - voor zover relevant voor de uitvoering van de procedures in dit handboek - zijn zodanig dat de verantwoordelijke medewerkers in staat zijn om de in dit handboek opgenomen en genoemde handelingen conform de voorgeschreven procedures uit te voeren. Het gaat hierbij om de volgende handelingen: Selecteren documenten voor het vervangingsproces; Scannen documenten; Registreren documenten; Opname documenten; Vernietiging documenten; Wijzigingsbeheer procedure. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 7 van 27

8 Hoofdstuk 2 Inrichting van de apparatuur en software en gekozen instellingen Door vervanging van de analoge documenten worden de organisaties afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Wanneer de scan van slechte kwaliteit is kan deze immers niet meer vergeleken worden met het oorspronkelijke analoge document. Daarom wordt in artikel 6 van Archiefbesluit 1995 geëist dat de reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de in de te vervangen documenten voorkomende gegevens. In dit hoofdstuk worden de keuzes beschreven die zijn gemaakt voor de totstandkoming van de reproductie en de technische beeldkwaliteit van de vervanging. Met dit hoofdstuk voldoet het handboek vervanging aan artikel 26b, sub d, e van de Archiefregeling. 2.1 Vastgestelde criteria beeldkwaliteit De criteria voor de beeldkwaliteit zijn primair gebaseerd op de aard en de inhoud van de documenten. De vastlegging en verantwoording van de criteria is op grond van de Archiefregeling alleen verplicht wat betreft te bewaren documenten, maar het is in het belang van MijnGemeenteDichtij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel om dezelfde criteria te stellen aan de te vernietigen documenten. Documenten worden in principe in kleur gescand. De vormeigenschappen van de documenten zijn complex, bestaand uit een combinatie van handgeschreven en machinaal geproduceerde tekst, beeldmateriaal en tekstdocumenten van verschillende omvang (variërend van A0 tot A6). Zoals bij paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces is aangegeven, moeten documenten in bepaalde gevallen op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden. In de tabel bij 1.2 staan de documenten die uitgezonderd zijn van vervanging. Daarnaast is er sprake van uiteenlopende bewaartermijnen in het te vervangen archiefbestand. Omdat het een gedifferentieerd archiefbestand is wordt het hoogste, voor te bewaren bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau voor scanning gehanteerd. Op die manier worden de risico s op informatieverlies geminimaliseerd. Daarnaast is de keuze voor één scanregime en één kwaliteitsniveau aan te raden omdat het vervangingsproces anders te complex wordt. Omdat voor alle te vervangen documenten dezelfde eisen gehanteerd worden zullen alle documenten in kleur (full-color, 24 bits RGB) gescand worden. Ook zullen alle documenten gescand worden op minimaal 300 Dots Per Inch (DPI), de resolutie waarmee de minimale scherpte van 5 lp/mm behaald kan worden. Voor een minimale scherpte van 5 lp/mm wordt gekozen omdat dit garandeert dat bij reproductie alle letters van zespunts en groter goed leesbaar zullen zijn. Er vindt virtual rescan (VRS) plaats bij de scans. Deze worden automatisch rechtgezet. De documenten worden dubbelzijdig gescand, waarbij de lege pagina s, zwarte randen en perforatiegaten automatisch worden verwijderd. Om de duurzaamheid en authenticiteit te garanderen worden bestanden (zowel tekstdocumenten als afbeeldingen) opgeslagen in PDF/A formaat. Hierdoor zijn bestanden opgeslagen in een duurzaam en archiefwaardig formaat. Om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen en om de doorzoekbaarheid van originelen op inhoud mogelijk te maken, is het niet toegestaan dat medewerkers een nieuwe ingekomen zaak aanmaken op basis van een ingekomen document. Analoge documenten welke een nieuwe zaak vormen, dienen bij DIV aangeleverd te worden. Aanvullende documenten mogen wel door de medewerkers worden gedigitaliseerd en toegevoegd aan zaken. Er wordt met één centrale scanner (multifunctional) gewerkt. De specifieke eigenschappen van de multifunctional staan in bijlage III. De scanner is in staat om de beoogde kwaliteit (zie bijlage II) te halen. Nadat er is gescand, worden de documenten opgeslagen in het DMS/RMA dat de kwaliteit van de reproducties kan garanderen. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 8 van 27

9 Hoofdstuk 3 Technische infrastructuur Het archiefbeheer van MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint- Michielsgestel wordt ingericht in en ondersteund door een DMS/RMA (zie bijlage III). De verantwoordelijkheid voor alle beheerstaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren, zijn belegd bij applicatiebeheerders en systeembeheerders. Het applicatiebeheer omvat alle beheerstaken die nodig zijn voor een actuele en storingsvrije versie van de applicatie en gegevensverzamelingen binnen het geheel van informatiesystemen. ICT houdt zich bezig met de zorg voor de systemen (hardware en software) waarop de diverse applicaties draaien (zorgen dat de applicatie op te starten is zonder foutmelding; alle meldingen binnen de applicatie zijn voor de applicatiebeheerders). 3.1 Hardware scanner MijnGemeenteDichtbij en de gemeente Boxtel scannen met een scanner van Canon (Canon C 9280 PRO) waarop standaard de software Canon, Adobe PSL 1.2e for Canon is geïnstalleerd. De gemeente Sint-Michielsgestel scant met een scanner van Canon (Canon-DR-9080C) waarop Kofax Capture versie is geïnstalleerd. Bij vervanging van de scanners worden scanners aangeschaft die aan minimaal dezelfde eisen voldoen die in dit handboek vermeld staan. De scanapparatuur en software worden onderhouden door de ICT servicedesk van de drie organisaties. Om het proces kwalitatief goed te kunnen uitvoeren is er een back-up faciliteit aanwezig. Dit houdt in dat er meerdere apparaten aanwezig zijn waarop gescand kan worden in PDF/A en dat deze voldoen aan de gestelde eisen. 3.2 Instellingen Scanners De instellingen van de scanners zijn vastgelegd in een vast scanprofiel en kent de volgende standaard instellingen: Resolutie: 300DPI Bitdiepte: 24 bit kleur Scannen: in kleur en tekstherkenning (OCR). Formaten groter dan A3 tot en met A0 worden op een aparte scanner gescand, zie hiervoor bijlage III. 3.3 Bestandsformaten Zie bijlage III voor een overzicht van de gebruikte software en de bestandsformaten. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 9 van 27

10 3.4 Software DMS/RMA Het DMS/RMA software pakket wordt gebruikt voor documentregistratie, zaakregistratie, digitale opslag van documenten en documentbeheer. De volgende norm is van toepassing op het DMS/RMA: NEN 2082 gecertificeerd (functionele en technische specificaties waaraan applicaties moeten voldoen). I-Navigator staat gekoppeld aan het DMS. Wijzigingen binnen I-Navigator worden geëxporteerd naar het DMS. Deze wijzigingen kunnen alleen uitgevoerd worden door medewerkers van DIV die daarvoor geautoriseerd zijn. De logging van dit proces wordt bijgehouden en uitgevoerd door ICT. 3.5 Systeemonderhoud scanners en DMS/RMA De scanapparatuur inclusief software en het DMS/RMA systeem wordt onderhouden door middel van een overeenkomst met de leverancier. Het team ICT zorgt voor alle benodigde hardware, zodat de DMS/RMA leverancier optimaal kan functioneren en de opgeslagen informatie toegankelijk is voor de organisatie. Door 24 uur per dag, zeven dagen per week de opslagcapaciteit geautomatiseerd te monitoren, wordt bepaald of er aanpassingen nodig zijn wat betreft de opslag. 3.6 Back-up en informatiebeveiliging De procedures rondom back-up en informatiebeveiliging zijn te vinden in een apart document. (Op de lokale schijf staat het Informatie beveiligingsbeleid ). Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 10 van 27

11 Hoofdstuk 4 Reproductieproces Een goede procesinrichting voor het digitaliseren van de informatiestromen is noodzakelijk voor het correct en controleerbaar vervangen van analoge informatie. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe dit proces binnen de organisaties verloopt en organisatorisch is ingericht. 4.1 Algemeen De proceseigenaren zijn - nadat ze een zaak toegewezen hebben gekregen - zelf verantwoordelijk voor het informatiebeheer van het betreffende proces. Dit betekent dat zij zelf de zaken op orde moeten houden en de interne en uitgaande documenten die gedigitaliseerd moeten worden aanbieden aan DIV ter registratie en/of vervanging. Hierover zijn afspraken gemaakt met de teams. Het team DIV is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de teams bij het beheren en archiveren van de informatie. Ook dienen zij de stukken die geregistreerd moeten worden te ontvangen, selecteren, digitaliseren en te beheren. DIV ziet tevens toe op de kwaliteit van de scans. Bij de procedures horen de volgende functies: - DIV-medewerker B: ontvangt en selecteert de te registreren documenten en bereidt deze voor op het scannen. Tevens scant en registreert deze persoon de ingekomen stukken in het DMS/RMA en controleert ze; - Behandelaar: handelt de documenten (zaak) af en controleert de documenten; - DIV-medewerker A: vernietigt de analoge stukken; - DIV-medewerker A: houdt zicht op de kwaliteit van de zaakvorming en vervangingsproces. 4.2 Procesinrichting Ingekomen documenten Het ingekomen proces bevat de volgende procedures: 1. Ontvangst documenten; 2. Selectie; 3. Scanvoorbereiding; 4. Scannen; 5. Kwaliteitscontrole; 6. Registratie; 7. Behandeling; 8. Archivering. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 11 van 27

12 1 Ontvangst documenten De ingekomen documenten worden in de ochtend aangeleverd door het postbedrijf. Vervolgens worden deze door een medewerker van registratuur opgehaald. Daarnaast zijn er documenten die bij de balie of bij contactpersonen wordt aangeleverd (of g d). Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger van deze documenten om ervoor te zorgen dat die documenten ook geregistreerd worden. Ingekomen s worden ontvangen via de centrale gemeentelijke adressen, waar DIV het beheer over heeft. 2 Selectie De fysieke ingekomen documenten worden door DIV opengemaakt en geselecteerd in de volgende categorieën: - Te registreren; - Niet te registreren; - Uitzonderingen (wel scannen, niet vervangen). Alle documenten die genoemd worden in de geldende selectielijst voor gemeentelijke- en intergemeentelijke organen komen in aanmerking voor registratie. Documenten zoals reclamefolders worden niet geregistreerd. In hoofdstuk 1, paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces staan alle uitzonderingen die bijvoorbeeld wel geregistreerd worden, maar die niet in aanmerking komen voor vervanging. Het gaat dan bijvoorbeeld op documenten met kenmerken die niet of slecht zichtbaar zijn bij reproductie of stukken met een bijzondere historische context en/of verschijningsvorm. Bij twijfel zal de DIV-medewerker toetsen of het inderdaad in papier bewaard moet worden. De te vervangen (analoge) documenten worden, voordat deze vernietigd worden, nogmaals gecontroleerd door een andere DIV-medewerker. Zo kan voorkomen worden dat documenten ten onrechte worden vernietigd. 3 Scanvoorbereiding De documenten worden voorbereid op scanning door de volgende handelingen te verrichten: - Het document wordt ontdaan van nietjes; - Het document wordt ontdaan van gelijmde kaft of spiraalband; - A3-tekeningen worden gescand op een daarvoor geschikt scanapparaat. 4 Scannen De registrator scant de stukken in via de scanner. Scans komen terecht in het DMS/RMA. Bij het aanmaken van een zaak in het DMS/RMA kunnen scans gekoppeld worden en digitaal gecontroleerd voordat ze naar betreffende team gaan. Als er onregelmatigheden worden geconstateerd die worden veroorzaakt door de scanapparatuur, zal deze opnieuw worden ingesteld en/of schoongemaakt. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 12 van 27

13 5 Kwaliteitscontrole Nadat de stukken gedigitaliseerd zijn zal de scan worden gecontroleerd op kwaliteit door de registrator. Hierbij wordt gekeken naar volledigheid, leesbaarheid, ontbrekende pagina s en witpagina s en verder naar de volgende punten: - Zijn alle aangeboden documenten gescand? (1 op 1 volledigheidscontrole). - Zijn alle pagina s van het document gescand? - Zijn er geen overbodige lege pagina s gescand? - Zijn de pagina s van het document recht gescand? - Zijn de pagina s volledig gescand? - Is er in de juiste paginavolgorde gescand? - Zijn dubbelzijdige pagina s in de juiste volgorde gescand? - Heeft het document zwarte randen? - Zijn er vlekken? - Zijn er onleesbare pagina s? - Zijn er tekstdelen of pagina s weggevallen? - Staan er horizontale of verticale strepen in? - Is er pixelverstoring? - Zijn er verspringingen of andere vervormingen? - Zijn er bovenmatige kleurafwijkingen? - Is de vereiste technische metadata correct overgekomen? Indien het stuk van onvoldoende kwaliteit is, zal de digitale reproductie verwijderd worden waarna het fysieke stuk opnieuw wordt gescand. Zodra de scan goedgekeurd is wordt hij via de scansoftware doorgestuurd naar het DMS/RMA. Daarna worden de scans geregistreerd in het DMS/RMA. 6 Registratie Nadat de stukken door de kwaliteitscontrole zijn gekomen worden de stukken geregistreerd in het DMS/RMA. Doordat de registratiegegevens aan de scan zijn gekoppeld is het document en zijn gegevens terug vindbaar. De registrator voegt aanvullende informatie toe. Ook hierop vindt kwaliteitscontrole plaats (zie paragraaf 5.2). 7 Behandeling Na registratie wordt het document automatisch ter behandeling doorgestuurd naar de werkvoorraad van de teams, het werk wordt verdeeld over de behandelaars. De behandelaars behandelen de zaak binnen de daarvoor gestelde termijn. 8 Archivering Als de zaak rond is kan het document (samen met de andere documenten uit de zaak) definitief gearchiveerd worden. De behandelaar handelt de zaak af door dit per zaak aan te geven in het DMS/RMA. Vervolgens wordt de zaak ter sluiting aangeboden bij DIV. De bewaartermijnen worden automatisch toegekend door het systeem aan de hand van het zaaktype/proces. Bij het archiveren wordt door de medewerker DIV aan de hand van het resultaat van de zaak gecontroleerd of de bewaartermijn klopt. Zo nodig wordt de termijn aangepast. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 13 van 27

14 4.2.2 Procedure uitgaande en interne documenten Uitgaande en interne documenten worden digitaal aangemaakt en gearchiveerd, waardoor er geen sprake is van vervanging. Deze documenten worden door de behandelaars zelf in het systeem geregistreerd. In het DMS/RMA worden er autorisaties toegepast voor het behandelen van een document. De volgende opties zijn mogelijk voor de behandelend ambtenaar: - Toevoegen van een document; - Lezen van een document; - Wijzigen van een document; - Verwijderen van een document. Op basis van eenduidige profielen (rollen) is duidelijk wie voor welke taken bevoegd is en wie niet. Indien er op een uitgeprinte kopie aanvullende informatie staat dan worden deze documenten wel vervangen. De behandelaar heeft in dat geval de verantwoordelijkheid om de documenten ter registratie aan te bieden aan DIV om het vervangingsproces te doorlopen. 2 De reproductie wordt vervolgens geregistreerd als document bij de betreffende zaak. Op deze manier is gewaarborgd dat alle documenten waar eventueel een natte handtekening wordt gebruikt binnen het proces worden gedigitaliseerd. 4.3 Documentgegevens en metadata Iedere registratie van de te vervangen archiefbescheiden bevat minimaal een zaaknummer, documentsoort, onderwerp van het document, datum van ontvangst of verzending, de afzender of de ontvanger van het document. De wettelijke context voor het gebruik van een metadataschema is vastgelegd in de Archiefregeling 2014, artikelen 17 en 19; en NEN-ISO : 2006 en NEN-ISO :2007. De registratieprocedure leidt tot de volgende resultaten: De registratiegegevens (metadata) zijn aan de documenten gekoppeld (door middel van de I-navigator) waardoor het document en gegevens daarover makkelijk terug vindbaar zijn; De digitale documenten zijn tijdens de registratie gekoppeld aan een zaak/case, zodat er zaakgewijs wordt gearchiveerd. De zaakdossiers erven onder meer de volgende metadata over van de zaaktypen: Zaaktypenaam; Standaard zaakomschrijving (deels); Bewaartermijn (wordt ingevuld wanneer de zaak wordt afgehandeld); Termijn van afhandeling; Verantwoordelijk team (uitgezonderd generieke zaaktypen). In het DMS/RMA is een zaaktypetool ingebouwd waarin een aantal metadatavelden zijn voorgedefinieerd. 4.4 Archiveren Procedure archiveren en vernietigen vervangen documenten Het digitaliseren van de werkprocessen heeft als gevolg dat er op een andere manier gearchiveerd gaat worden. Het tijdstip van archivering van het analoge document verplaatst zich namelijk naar het begin van het werkproces. In de oude situatie werd het analoge document pas gearchiveerd als de behandelaar het document had afgehandeld en het via interne post terugkeert naar het archief. De analoge informatiestroom wordt na het opstellen van de verklaring van vervanging stopgezet waardoor het te vervangen document direct na registratie op een numerieke wijze wordt opgeborgen. 2 Het gaat hier doorgaans om uitgaande brieven of contracten met een natte handtekening. Deze worden aangeboden bij DIV; dit is vastgelegd in de werkinstructies bij de teams. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 14 van 27

15 Alle documenten die vervangen zijn worden na registratie en scanning op datum opgeborgen in dozen. Vervolgens worden deze dozen nog zes weken bewaard om fouten in het proces te kunnen herstellen. Na het verstrijken van de termijn worden de documenten conform de daarvoor geldende voorschriften vernietigd (zie bijlage V Procedure Vernietigen van vervangen analoge documenten). DIV draagt zorg voor en ziet toe op tijdige vernietiging Procedure Archiveren en vernietigen niet te vervangen documenten Documenten die op basis van de afspraken niet voor vervanging in aanmerking komen (zie paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces), worden fysiek gearchiveerd. Deze documenten zullen afhankelijk van het type archivering (bewaren of vernietigen) na het aflopen van de archiveringstermijn overgedragen worden aan het BHIC, of vernietigd worden. De te vernietigen bescheiden worden op vernietigingsjaar gearchiveerd, bij voorkeur numeriek voor een tijdige (jaarlijks) en correcte vernietiging. Op de doos is het vernietigingsjaar vermeld en een volgnummer. Indien het te bewaren bescheiden betreft, dan worden deze documenten numeriek bewaard conform de eisen die aan de archivering van definitief te bewaren bescheiden worden gesteld. Op de doos staat het eerste en het laatste documentnummer vermeld. alle schadelijke metalen en plastics zijn verwijderd; er is gebruik gemaakt van zuurvrij materiaal. Ontsluiting geschiedt via het DMS/RMA. Hierin wordt de fysieke vindplaats vermeld. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 15 van 27

16 Hoofdstuk 5 - Kwaliteitsborging Overheden zijn verplicht tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van documenten. Deze verplichting is ook van toepassing op de reproducties die de originele documenten vervangen. Het scanproces moet dus zodanig ingericht zijn dat de gedigitaliseerde documenten aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Hierbij zijn authenticiteit, juistheid en duurzaamheid essentieel. In artikel 26b sub f en h van de Archiefregeling wordt geëist dat de zorgdrager in het vervangingsbesluit inzicht moet geven in de kwaliteitsprocedures. Dit hoofdstuk beschrijft daarom alle procedures die de kwaliteit van het vervangingsproces borgen en bewaken. De gecontroleerde vervanging van documenten door middel van digitalisering is zodanig van opzet dat de waarde ten opzichte van de verantwoording, bewijs en cultuurhistorisch belang gehandhaafd blijft en dat deze belangen niet in het geding komen. Daarnaast vinden er kwaliteitscontroles plaats om een constante kwaliteit te kunnen waarborgen. Omdat er gekozen is voor het voeren van één beleid voor alle stukken (zie hoofdstuk 1) gelden de kwaliteitsprocedures uit dit hoofdstuk voor alle te vervangen documenten. 5.1 Kwaliteitsniveau medewerkers Alvorens over te gaan tot de eisen aan het digitaliseringproces, is het belangrijk ook de eisen aan de medewerkers die betrokken zijn bij het vervangingsproces vast te leggen. In deze paragraaf wordt dit uitgewerkt. Medewerkers DIV De medewerkers van DIV zijn voldoende opgeleid voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. Zij hebben kennis over: - archivering; - waardering en selectie van documenten; - registratie van documenten en zaakdossiers; - digitalisering van documenten; - archiefwetgeving; - werking en gebruik van DMS/RMA; - opstellen van instructies voor medewerkers en secretariaten. Naast de vereiste opleiding, kennis en ervaring voor het uitvoeren van de betreffende rol gelden voor alle medewerkers de volgende functie-eisen: - kennis van primaire processen; - kennis van relevante procedures, wet- en regelgeving; - kennis van gebruikte hard- en software; - afgeronde LARM-opleiding (Leergang Aankomend Records Manager) (bij nieuwe medewerkers). De DIV-medewerkers geven advies aan de organisatie over bovenstaande onderwerpen en voeren de regie over het archiefbeheer. Zij voeren ook de controles uit op het archiefbeheer. Op deze manier wordt de kwaliteit van de invoer gewaarborgd. Medewerkers algemeen Een deel van de registratie van documenten in DMS/RMA wordt uitgevoerd door de behandelend medewerker. Medewerkers worden daarvoor getraind in het werken met het DMS/RMA. Ook zijn er instructies aanwezig op basis waarvan zij hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. DIV-medewerkers zullen de organisatie instructies en ondersteuning geven wat betreft het informatiebeheer. Van alle Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 16 van 27

17 medewerkers wordt verwacht dat zij voldoende kennis hebben van de door hen uit te voeren werkprocessen. 5.2 Technische controle van een scan Tijdens het vervangingsproces worden diverse kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit van de scans, de documenten en bijhorende metadata worden gecontroleerd op de volgende punten: a. Juistheid: Registratie van de juiste documenten; Registratie van de juiste gegevens; Juistheid van de reproductie. b. Volledigheid: Controle of alle relevante documenten zijn vervangen; Controle per document of het document volledig is vervangen. c. Leesbaarheid: Controle op leesbaarheid van een document. d. Terugvindbaarheid: Controle op de metadata die aan het document zijn verbonden, inclusief de vertrouwelijkheid; Controle op de samenhang met een werkproces. De kwaliteitscontroles worden als volgt uitgevoerd: 1. De registrator controleert de scans op juistheid, leesbaarheid en volledigheid en terugvindbaarheid. Is dit niet het geval dan worden eerst geconstateerde gebreken verholpen bijvoorbeeld door het juiste profiel te kiezen en de instellingen aan te passen. Wanneer de scan niet voldoet, wordt deze verwijderd en wordt het originele fysieke document opnieuw gescand en vervolgens weer gecontroleerd op alle punten. Deze controle wordt herhaald totdat de scan voldoet. Indien het probleem niet op te lossen is, schakelt de scanmedewerker technisch beheer in; 2. Bij de opname in het DMS/RMA worden automatisch een aantal gegevens meegeven. De registrator controleert deze gegevens, voegt de overige gegevens/metadata toe, controleert nogmaals de kwaliteit van de scan en koppelt de scan aan de registratie en het werkproces. Deze controle zorgt ervoor dat het document terug vindbaar is en bij de juiste behandelaar in de werkvoorraad komt; 3. De behandelaar controleert of het aangeboden document aan het juiste werkproces is gekoppeld en op bovengenoemde punten a t/m d. Als dit niet het geval is wordt een melding naar de registrator gestuurd die verantwoordelijk is voor de registratie. Is het document niet juist dan wordt het originele, analoge exemplaar opnieuw gescand; 4. De DIV-medewerker A voert een (steekproef) controle uit op de geregistreerde archiefbescheiden. De DIV-medewerker A controleert aan de hand van de fysieke documenten de ingevoerde metadata, het juiste werkproces en of er een correcte koppeling met het zaakdossier is gelegd (vier ogen principe); 5. De DIV-medewerker verzorgt de definitieve verwijdering van de documenten die verkeerd zijn gescand en/of niet voldeden aan de kwaliteitseisen; 6. Indien voor het herstel van fouten ter verbetering van de scans het scanapparaat en/of de software moet worden gecontroleerd wordt technisch beheer ingeschakeld. Denk aan instellingen, verspringingen en andere vervormingen zoals golfbewegingen, krommingen, strepen die de scanmedewerker zelf niet kan oplossen. De controles van het scanapparaat worden door de servicemedewerker van de printerleverancier in een logboek bijgehouden. De kwaliteitscontroles worden bijgehouden in een kwaliteitsrapportage. De rapportages worden ingezet om verbeteringen te realiseren in de uitvoering van het vervangingsproces (zie ook 5.3 Controleprogramma). Indien blijkt dat aan één van de punten niet wordt voldaan, wordt het origineel op korte termijn, uiterlijk binnen drie maanden opnieuw in het vervangingsproces gebracht. Hiertoe worden de papieren documenten zes weken bewaard. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 17 van 27

18 5.3 Controleprogramma De kwaliteit van de scans wordt twee keer gecontroleerd. De eerste kwaliteitscontrole vindt direct plaats na het scannen: hierbij wordt het analoge document vergeleken met de scan. Nadat het stuk geregistreerd is wordt het gelezen door de behandelaar. Indien de behandelaar onjuistheden in de scan aantreft neemt hij contact op met DIV, waarna het stuk nogmaals gescand en gecontroleerd zal worden. De processen en werkwijzen ten opzichte van de informatiestromen en het kwaliteitsbeheer worden elk jaar gecontroleerd en waar nodig aangepast. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de kwaliteitscontroles en het registratieproces. In de startperiode zullen alle gescande poststukken worden gecontroleerd door de DIV-medewerker A om de registratiemedewerkers zoveel mogelijk te kunnen ondersteunen (vier ogen principe) Reguliere controles De reguliere controles maken deel uit van de dagelijkse werkzaamheden (zie onderstaande tabel). De gegevens die daaruit voortkomen worden gemonitord door de DIV-medewerker A om tijdig te kunnen ingrijpen. Bij afwezigheid van de DIV-medewerker A zal een DIV-medewerker B deze taak (tijdelijk) op zich nemen. Een deel van de controles vindt dagelijks plaats, maar dat geldt niet voor alle controles. Controle Actor(en) Frequentie Product Controle op kwaliteit van de scans DIV-medewerker B Dagelijks Controle op kwaliteit van de eigen registraties DIV-medewerker B Dagelijks Controle vóór daadwerkelijke DIV-medewerker A Driemaandelijks vernietiging Controle op dag- en dossierdozen DIV-medewerker A Halfjaarlijks Verbeterpunten Controle op kwaliteit DIV-medewerker A Jaarlijks Rapportage vervangingsproces Controle op eisen aan systemen DIV-medewerker A Tweejaarlijks Rapportage Monitoring reguliere controles De controle van de uitvoering van het proces wordt in de reguliere controles uitgevoerd. De gegevens die daaruit voortkomen worden gemonitord om tijdig te kunnen ingrijpen. DIV beoordeelt steekproefsgewijs of de reguliere controles correct zijn uitgevoerd en of er navolging is gegeven aan verbeterpunten. Uit deze monitoring komen rapportages voort, die gebruikt worden voor de aansturing en verbetering van de processen Auditing Het Handboek Vervanging wordt sowieso elke drie jaar geëvalueerd en van de laatste wijzigingen voorzien. In het controleprogramma is opgenomen dat er jaarlijks een interne controle plaatsvindt op het vervangingsproces door een DIV-medewerker A. Hier wordt een rapportage over opgesteld die ter review aangeboden wordt aan de archiefinspectie. Er wordt daarbij met name gekeken naar de volgende punten: - Worden de procedures uit het Handboek Vervanging nauwgezet gevolgd? - Voldoen de scans aan de eisen die eraan gesteld worden in het Handboek Vervanging? - Wordt nog voldaan aan de kwaliteitseisen die in het Handboek Vervanging zijn opgenomen? - Voldoen de controles? Tijdens de audit wordt gekeken naar de inrichting en aansturing van de DIV-processen. Dit kan zich op twee niveaus afspelen: beoordeling van het beheerssysteem zelf, of van de uitvoering van het proces. De controle van de uitvoering van het proces zal met name in de reguliere controles worden uitgevoerd (monitoring), de beheersing van het proces is bij uitstek een onderwerp voor de jaarlijkse audit (auditing). Dit gebeurt door middel van een plan-do-check-act-cyclus, zodat de organisatie voortdurend leert van de dingen die niet goed gaan. Mochten er naar aanleiding van de jaarlijkse audits en controles dermate grote wijzigingen nodig zijn in het handboek vervanging, dan zal deze eerder worden aangepast dan de periode van drie jaar. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 18 van 27

19 5.4 Afsluitend Nadat het handboek definitief is gemaakt, kan de gemeente Sint-Michielsgestel het aanbieden aan de archivaris, als eindverantwoordelijke voor het toezicht. Voor Boxtel kan het handboek worden aangeboden aan het College en voor MijnGemeenteDichtbij aan het Dagelijks Bestuur. Nadat de archivaris, het College en het Dagelijks Bestuur een positief advies hebben afgegeven wordt het handboek ter besluitvorming aan de colleges aangeboden. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 19 van 27

20 Hoofdstuk 6 Wijzigingsbeheer procedure De wijzigingsbeheer procedure is opgesteld om de regie te kunnen voeren en te houden op wijzigingen in de organisatorische en technische beheerprocedures die in dit handboek zijn vastgesteld. 3 Deze procedure borgt dat de toekomstige wijzigingen van de handelingen geen afbreuk zullen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale documenten om zo te blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. 6.1 Wijzigingsprocedure De DIV-medewerker A toetst vooraf voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de documenten worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de DIV-medewerker A. Hierbij gelden de in dit handboek vastgelegde minimale kwaliteitscriteria als ondergrens. De maatregelen mogen geen negatieve invloed hebben op het resultaat van de vervangingsprocedures. De DIV-medewerker A is betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en - voorzieningen, soft- en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst. De DIV-medewerker A neemt de beslissing of de wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan de directie om doorgevoerd te worden. In gevallen waarin sprake is van een grote wijziging wordt de gemeentearchivaris altijd betrokken. De directie keurt de organisatorische maatregel goed of niet goed. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de impactanalyse. Wanneer de maatregel akkoord is bevonden door de directie, dan zorgt de DIV-medewerker A ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. De DIV-medewerker A zorgt ervoor dat de voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek worden toegevoegd. Bij wijzigingen van technische of procedurele inrichting van het vervangingsproces en van de kwaliteitsprocedures stelt de DIV-medewerker A de archivaris vooraf op de hoogte. 6.2 Technische wijzigingen Wijzigingen voor de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (ontwikkel, test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. MijnGemeenteDichtbij, de gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel maken gebruik van Test en Productie omgeving. Van deze wijziging wordt de documentatie door de DIV-medewerker A aan het handboek toegevoegd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt ter beschikking gesteld aan de gemeentearchivaris (voor Sint-Michielsgestel). Voor Boxtel wordt de documentatie aangeboden aan het College. 6.3 Toezicht op de procedure Het (jaarlijkse) toezicht op de procedure ligt bij de DIV-medewerker A die het handboek vervanging actueel houdt en verslag uitbrengt over het door hem gevoerde beheer en beleid ten aanzien van de informatievoorziening (artikel 8 Besluit Informatiebeheer). Het BHIC houdt voor Sint-Michielsgestel toezicht op deze procedure. 6.4 Periodieke toetsing en verantwoordelijkheden Het technische beheer van de gebruikte scanners ligt bij team ICT. Het functioneel beheer wordt uitgevoerd door de applicatiebeheerders van het DMS/RMA. 3 Wijzigingsbeheer is het ervoor zorgdragen dat een gestandaardiseerde werkwijze wordt gebruikt voor het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen aan applicaties, om zodoende verstoringen als gevolg van wijzigingen te minimaliseren. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 20 van 27

21 Er kunnen altijd risico s zijn op informatieverlies door fouten in de uitvoering of technische mankementen. Om de kans op informatieverlies zoveel mogelijk te minimaliseren zullen de digitale reproducties worden gecontroleerd. De toetsingscriteria voor de beeldkwaliteit en de methode van toetsing zijn in de kwaliteitsprocedures vastgelegd (deze worden beschreven in Hoofdstuk 5 - Kwaliteitsborging). Daarnaast zal er jaarlijks een toetsing plaatsvinden door de archiefinspecteur. Tijdens de toetsing wordt gecontroleerd of de gekozen beeldkwaliteit nog steeds voldoende is om de reproducties de functie(s) van originele bescheiden te laten vervullen. Deze toetsing vindt plaats binnen de algehele toetsing van het handboek vervanging. De archivaris/het BHIC wordt betrokken bij wijzigingen zoals de software waar de registraties worden vastgelegd wordt vervangen of wanneer de scanner wordt vervangen door een ander type scanner. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 21 van 27

22 Bijlage I Documenten die niet door DIV worden geregistreerd Hieronder volgt een lijst van documenten die niet door DIV worden gescand en geregistreerd (naast de facturen). Deze documenten worden door DIV doorgestuurd naar het betreffende team. Boxtel en MijnGemeenteDichtbij Documenten die doorgestuurd worden naar team Sociaal - Beroepen in procedures Participatiewet PW / MO / WWB; - Inkomstenformulieren, inhouden premies; - Wegwijs, Pluralis (=postbus 100); - Documenten m.b.t. jeugdzorg, leerlingenvervoer, bewind voering (uitgezonderd belastingschuld); - Alles wat met klanten van team Sociaal te maken heeft; - Facturen m.b.t. taakveld Sociaal / cliënten. Uitzonderingen zijn: - Bezwaren, klachten, beleidsmatige documenten, beschikkingen van het ministerie. Documenten die doorgestuurd worden naar team Burgerzaken - Verhuisberichten; - Verloren/gevonden voorwerpen; - Informatie m.b.t. verkiezingen; - Uittreksel uit gezag register; - Correspondentie personeelsvereniging; - Besluiten naturalisatie; - Informatieverzoeken over verblijfplaatsen van inwoners; - Formulieren m.b.t. overlijden, huwelijk e.d.; - ID-kaarten. Uitzonderingen zijn: - Echtscheidingen doorsturen na registratie; - Ontbinding geregistreerd partnerschap (doorsturen na registratie); - Huwelijken op locatie; - Aanwijzingen BABS; - Geheimhouding persoonsgegevens. Documenten die doorgestuurd worden naar team Belastingen - Aangiftebiljet toeristenbelasting; - Formulieren m.b.t. WOZ; - Formulieren m.b.t. gemeentelijke belastingen (bijv. aanvraag kwijtschelding); - Bezwaarschriften WOZ met envelop erbij; - Antwoordenveloppen met code PMA, VKC, MTO; - Gebruikersgegevens niet-woningen; - Grafrechten (verlenging en afstand). Sint-Michielsgestel Documenten die doorgestuurd worden naar team Sociaal - Documenten met betrekking tot de WMO; - Documenten met betrekking tot uitkeringen en kwijtscheldingen. Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 22 van 27

23 Bijlage II Scanprofiel Er wordt gebruik gemaakt van een multifunctional van het type Canon-DR-9080C voor het scannen van te vervangen documenten en bulkwerk. Multifunctional Canon-DR-9080C Instellingen Kleuren DPI Bitdiepte Formaat Dubbelzijdig/enkelzijdig Type origineel Specificaties Automatisch zwart/wit (kleur mogelijk) 300 DPI 24 bit kleur (8 bit grayscale) Automatisch Dubbelzijdig origineel Tekst/foto Kleurintensiteit Niveau Middel Zoompercentage 100% Randen Scannen in zwart/wit (kleur mogelijk) en tekstherkenning (OCR) Wis randen Opgesteld d.d.: Versie: 1.0 Pagina 23 van 27