Privacyjaarverslag 2009

Transcriptie

1 Privacyjaarverslag 2009 Utrecht, 15 april 2010 Mr. J.P.R. Bergfeld Privacyfunctionaris

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Juridisch kader Inleiding Wijziging besluit SUWI: IB als bewerker Gevolgen van overgang van verantwoordelijke naar bewerker Relatie met Cbp en IWI Privacyregelgeving en beleid Algemeen Verwerking van persoonsgegevens Doelspecificatie en doelbinding Verzamel- en gebruiksbeperking Transparantie Inzagerecht Gegevenskwaliteit Informatiebeveiliging Sectorloket (database) Inleiding Kwaliteit aanlevering (upload) Kwaliteit database Kwaliteit signalen Keuzevrijheid gemeenten Advies- en klachtfunctie Algemeen Adviezen intern Adviezen extern Klachtafhandeling Conclusie Privacyjaarverslag

3 1 Inleiding Vanaf de oprichting staat bij het IB informationele privacybescherming zoals uitgewerkt in een aantal privacybeginselen hoog in het vaandel. Als privacyfunctionaris geef ik in dit jaarverslag een overzicht van de privacyaspecten van de dienstverlening van het IB en van mijn werkzaamheden in dat kader. Dit is het eerste volledige jaar dat het IB door SZW niet meer als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt aangemerkt, maar als bewerker. Op de consequenties van deze beleidswijziging ga ik in de verschillende hoofdstukken nader in. Hoofdstuk 2 beschrijft het juridisch kader van het IB, hoofdstuk 3 de belangrijkste privacy-onderwerpen in relatie tot onze dienstverlening. In hoofdstuk 4 komt het informatieverwerkend proces aan de hand van input, verwerking, output aan bod en hoofdstuk 5 beschrijft de manier waarop ik mijn adviesfunctie als privacyfunctionaris in 2009 heb ingevuld. Hoofdstuk 6 bevat een aantal conclusies en een overzicht van de actiepunten. Anders dan in voorgaande jaren bevat dit privacyjaarverslag geen integraal overzicht van de dienstverlening van het IB. Dit overzicht is nu opgenomen in het Productenboek, dat in 2009 is geïntroduceerd en periodiek wordt geactualiseerd. De dienstverlening is, vanuit een ander perspectief, ook beschreven in het IB-Gegevensregister, een bijlage bij de Regeling SUWI. Het IB actualiseert dit register periodiek, waarna de minister van SZW een nieuwe versie van het IB-GR kan vaststellen. In 2009 heeft geen aanpassing plaatsgevonden. Voor het eerste halfjaar van 2010 is dit wel nodig (actiepunt). De meest actuele versies van beide documenten vindt u op De dienstverlening van het IB is sinds het eerste privacyjaarverslag uit 2003 geëvolueerd van het ontsluiten van bronnen naar het ondersteunen van werkprocessen. Dat was een bewuste beleidskeuze die in relatief korte tijd succesvol is geïmplementeerd. Nog niet zo heel lang geleden ging de discussie over het aansluiten van nieuwe bronnen in plaats van het leveren van nieuwe diensten. Een terugloop in het aantal samenloopsignalen werd als een potentieel probleem ervaren. Tegenwoordig wordt helder onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten signalen en geldt het uitgangspunt less is more. Ondanks deze successen is het proces van postbode naar werkprocesondersteuner nog niet geheel voltooid. Dit jaarverslag bevat dan ook een aantal actiepunten om in de komende jaren ook de laatste stappen in dat proces te zetten. Ik hoop daar als privacyfunctionaris een bijdrage aan te kunnen blijven leveren. Privacyjaarverslag

4 2 Juridisch kader 2.1 Inleiding De stichting Inlichtingenbureau is een rechtspersoon met een wettelijke taak. Intern gelden de statuten die bij de oprichting zijn opgesteld. Extern is de wettelijke taak terug te vinden in de WWB en in de SUWI-regelgeving. Het meest concreet is die wettelijke taak uitgewerkt in het IB-GR. Zoals beschreven in de inleiding is in het najaar van 2008 het juridisch kader IB aangepast. Hieronder licht ik eerst de nieuwe regeling kort toe. Vervolgens ga ik in op de consequenties voor het IB en derden. 2.2 Wijziging besluit SUWI: IB als bewerker Het regelgevend kader voor het IB bestaat uit de WWB, de Wet SUWI, de Wbp en lagere regelgeving zoals Besluit en Regeling SUWI en de bijlagen bij die Regeling. Een belangrijke wijziging was het intrekken van het Besluit Inlichtingenbureau Gemeenten (BIG) en de introductie van een nieuwe bijlage bij de Regeling SUWI die het IB-Gegevensregister bevat. Tegelijk met die wijziging op 15 september 2008, is in het gewijzigde Besluit SUWI (in paragraaf 5.7, artikel 5.24) opgenomen dat het IB niet meer verantwoordelijke is voor gegevensverwerking in de zin van de Wbp maar bewerker. In de toelichting bij het BIG werd het IB expliciet als verantwoordelijke in de zin van de Wbp aangemerkt. Een bewerker in de zin van de Wbp dient in opdracht te handelen van een verantwoordelijke. In de correspondentie over deze wetswijzing heeft het IB verschillende keren gevraagd wie de nieuwe verantwoordelijke voor de gegevensverwerking bij het IB is. Die vraag is tot op heden niet beantwoord. In de visie van SZW is iedere gemeente verantwoordelijk voor zijn eigen deel van de gegevensverwerking. Daarmee is er geen antwoord op de vraag wie verantwoordelijk is voor het totaal van de verwerkingen. De vraag wie verantwoordelijke is, is in feite een vraag van aansturing. Het antwoord is ook van belang voor de melding bij het Cbp en voor het eventueel benoemen van een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Bovendien dient een verantwoordelijke(n) in een bewerkersovereenkomst afspraken met de bewerker te maken over de invulling van diens bewerkersrol. Als inderdaad alle gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking bij het IB, wordt afstemming op zijn best heel lastig. Om deze reden is in de SUWIregelgeving een soort wettelijke bewerkersovereenkomst opgenomen in de vorm van het IB- Gegevensregister (IB-GR), dat periodiek door SZW als bijlage XVIII bij de Regeling SUWI wordt vastgesteld. Ook de bewaartermijn en de uitwisselingen via het IB voor wat betreft inhoud en werkwijze zijn hierin opgenomen. Met name door de introductie van dit gegevensregister zijn de wijzigingen voor het IB beperkt gebleven. Desalniettemin staat nog wel een aantal fundamentele vragen open. 2.3 Gevolgen van overgang van verantwoordelijke naar bewerker Als gevolg van de overgang van verantwoordelijke naar bewerker kan het IB niet meer zelfstandig beslissen welke gegevens uit de database IB aan derden worden verstrekt. Het gegevensverkeer wordt nu geregeld in het IB-GR, in uitwisselingsovereenkomsten tussen verantwoordelijken met het IB als bewerker en in overeenkomsten tussen bronnen en het IB Beëindiging melding gegevensverwerking bij Cbp In 2002 is een melding gegevensverwerking gedaan bij het Cbp. De melding is inmiddels niet meer up to date, mede omdat het IB niet meer als verantwoordelijke wordt aangewezen door SZW. Daarom heeft het IB aan Cbp gevraagd de melding te beëindigen Afmelding FG Sinds 2003 ben ik als privacyfunctionaris van het IB aangemeld als Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) bij het Cbp. als privacyfunctionaris heb je dan een aantal aanvullende taken en bevoegdheden. Nu het IB in de visie van SZW geen verantwoordelijke meer is en ook niet duidelijk is wie dat wel is, heb ik de conclusie getrokken dat ik mijn werkzaamheden (weer) zal gaan Privacyjaarverslag

5 uitvoeren als privacyfunctionaris. Het Cbp heb ik inmiddels gevraagd mijn inschrijving als FG te beëindigen. 2.4 Relatie met Cbp en IWI Het IB onderhoudt goede contacten met het Cbp en de Inspectie werk en inkomen (IWI). IB, Cbp en IWI overleggen periodiek over nieuwe voornemens en ontwikkelingen binnen de sociale zekerheid en over juridische vragen omtrent de positionering van het IB ten opzichte van Wet bescherming persoonsgegevens en de SUWI-regelgeving. Ook bovenstaande aandachtspunten zullen in dat overleg aan bod komen (actiepunt). IWI houdt toezicht op de rechtmatigheid en doelmatigheid - waaronder doeltreffendheid - van de uitvoering van de bij wet aan IB opgedragen taken. De verwerking van persoonsgegevens door het IB en de toepassing van de Wbp maken onderdeel uit van dit toezicht. Vanuit de samenloop van taken bij verwerking en bescherming van persoonsgegevens op het terrein van de sociale zekerheid, hebben het Cbp en de IWI medio 2005 in een convenant afspraken vastgelegd over de invulling van de samenwerking. Privacyjaarverslag

6 3 Privacyregelgeving en beleid 3.1 Algemeen In dit hoofdstuk wordt aan de hand van algemene privacy-uitgangspunten geschetst hoe het IB met persoonsgegevens omgaat. De uitgangspunten zijn ontleend aan de Grondwet (artikel 10), de Wbp, de Europese privacyrichtlijn en aan het Verdrag van Straatsburg inzake de bescherming van personen in verband met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. 3.2 Verwerking van persoonsgegevens Het IB fungeert voornamelijk als doorgeefluik in een informatieketen tussen gemeenten en andere organisaties. Zowel het IB, gemeenten en andere organisaties dienen op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om te gaan. Ook als bewerker dient het IB zo goed mogelijk invulling te geven aan onderstaande uitgangspunten. 3.3 Doelspecificatie en doelbinding Volgens het doelbindingsbeginsel mogen persoonsgegevens alleen worden verzameld en gebruikt voor doeleinden waartoe het belang van het IB redelijkerwijs strekt. De doelstellingen van het IB zijn in feite afgeleid van de doelstellingen van sociale diensten, gemeenten en ketenpartners. Het IB hanteert onder meer als doelstellingen: Het ondersteunen van rechtmatigheidscontrole door sociale diensten; het ondersteunen van berichtenverkeer in het kader van administratieve lastenverlichting, maatschappelijke ondersteuning en activering ; het verstrekken van persoonsgegevens van cliënten van sociale diensten aan ketenpartners die deze nodig hebben voor hun taakuitoefening. Doelbinding is van zeer groot belang als centraal vertrekpunt voor privacybescherming. Om doelbinding te kunnen vormgeven dient er eerst een zo concreet en specifiek mogelijk doel te zijn: doelspecificatie. Hoe concreter het doel, hoe beter aantoonbaar of een bepaalde gewenste vorm van gebruik daarmee wel of juist niet in overeenstemming is. Voor wat betreft de dienstverlening van het IB zijn de doelen rond rechtmatigheidscontrole concreet geformuleerd. Voor andere diensten zoals armoedebestrijding, tegengaan niet-gebruik en bevordering re-integratie kan de doelspecificatie concreter. Een van mijn doelstellingen voor 2010 is dan ook om in overleg met de productmanagers voor ieder product uit het productenboek een specifiek doel en gebruik te formuleren (actiepunt). Pas als het IB doelspecificatie en doelbinding heeft ingevuld, kunnen gemeenten een bewuste keuze maken over het wel of niet afnemen van diensten, inclusief de bijbehorende gebruiksvoorwaarden als onderdeel van de doelbinding. In 2006 is een opt-in model gerealiseerd in het sectorloket: gemeenten kunnen daarmee een bewuste keuze maken om andere diensten dan rechtmatigheidscontrole IB af te nemen. Het IB kan uiteindelijk niet garanderen dat gemeenten persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die verenigbaar zijn met de grondslag voor de verstrekking. Wel ziet het IB het als zijn taak om gemeenten op dit punt adequaat voor te lichten. 3.4 Verzamel- en gebruiksbeperking Een organisatie mag niet meer persooonsgegevens verzamelen dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het beoogde doel. Ook het gebruik mag niet verder gaan dan dat doel (of in voorkomende gevallen daarmee verenigbare doelstellingen). Privacyjaarverslag

7 3.4.1 Verzamelbeperking Het IB-GR bevat een overzicht van de gegevens die gemeenten en derden aan het IB verstrekken en van de gegevens die het IB aan gemeenten en derden verstrekt. Naast de verzamelbeperking intern draagt het IB zorg voor verzamelbeperking door gemeenten. Alleen indien de gemeente expliciet aangeeft prijs te stellen op de betrefffende dienstverlening en akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden, worden de betreffende gegevens ter beschikking gesteld aan die gemeente Gebruiksbeperking Gegevens worden voor een specifiek doel verstrekt en kunnen in beginsel niet voor andere doelen worden gebruikt door de gemeenten en derden die ze ontvangen. Het IB maakt op verschillende manieren kenbaar voor welke doeleinden gegevens worden verstrekt: Productbeschrijvingen geven helder aan waarvoor (en eventueel hoe) het product kan en mag worden gebruikt. Voor rechtmatigheid is dit goed uitgewerkt, voor andere dienstverlening zal dit in 2010 verder worden uitgewerkt; De opt-in verklaring geeft gebruiksvoorwaarden die de gemeente dient te accepteren; Accountmanagers besteden in het contact met gemeenten aandacht aan de gebruiksmogelijkheden en -beperkingen van de producten van het IB. 3.5 Transparantie De dienstverlening van het IB is op hoofdlijnen transparant. Zowel het IB-GR als het Productenboek zijn te vinden op de website van het IB. Nu het IB niet meer als verantwoordelijke is aangemerkt, is de melding van gegevensverwerking bij het Cbp ingetrokken. Naar de inschatting van de privacyfunctionaris doet dit echter niet of nauwelijks afbreuk aan de transparantie. Artikel 8 van het BIG bevatte de opdracht aan het IB om zorg te dragen voor doeltreffende voorlichting over taken en werkwijze door middel van informatiemateriaal aan burgemeester en wethouders ten behoeve van WWB-cliënten. Ook na het intrekken van het BIG blijft het IB cliëntenfolders beschikbaar stellen aan sociale diensten. Verder besteden we onder meer via de website en in jaarverslagen en dit privacyjaarverslag aandacht aan de diensten van het IB en de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt. 3.6 Inzagerecht Het beginsel dat iedere persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt recht heeft op inzage bij de verantwoordelijke, is vastgelegd in het derde lid van artikel 10 van de Grondwet en nader uitgewerkt in artikel 35 t/m 39 van de Wbp. Het gold voorheen ook expliciet voor het IB. Nu het IB niet meer als verantwoordelijke wordt aangemerkt, is dit geen wettelijk recht meer dat burgers tegenover het IB kunnen inroepen. We hebben als IB in 2009 echter wel inzageverzoeken afgehandeld. Daarbij was opmerkelijk dat in relatief veel gevallen inzage werd verzocht door personen die niet bekend waren bij het IB en dus de afgelopen jaren geen bijstandsuitkering hadden ontvangen. Nader onderzoek op dit punt lijkt gewenst en daarom is het als aandachtspunt opgenomen in het privacybeleidsplan Wellicht door middel van een breder inzagerecht, zo mogelijk elektronisch via DKD, dat in ieder geval antwoord geeft op de vraag wanneer en waar iemand een bijstandsuitkering op basis van WWB, WWIK, IOAW of IOAZ is ontvangen, Voor specifieke vragen over al dan niet gegenereerde samenloopsignalen blijft waarschijnlijk maatwerk geboden. In de periode 2001 tot en met 2005 zijn in totaal vijf inzageverzoeken ontvangen en beantwoord. Vanaf 2006 is dit aantal aanzienlijk gestegen, zoals uit onderstaande tabel blijkt. Een mogelijke verklaring is dat vanaf 2006 actief voorlichting wordt gegeven over de mogelijkheid tot inzage. Via folders die het IB maakt voor clienten van sociale diensten en via de website van het IB, waarop een modelinzageformulier staat. Privacyjaarverslag

8 Overzicht inzageverzoeken per jaar Inzageverzoeken Gegevenskwaliteit Op het gebied van de gegevenskwaliteit heeft het IB vooruitgang geboekt ten opzichte van de situatie uit eerdere jaarverslagen. Toch was de kwaliteit van de samenloopsignalen ook in 2009 nog niet optimaal. Dat heeft vooral te maken met de kwaliteit van de door gemeenten beschikbaar gestelde bestanden en deels ook met ontwikkelingen bij de zogenoemde bronnen. Met name de polisadministratie zorgde voor een verlies aan gegevenskwaliteit van de samenloopsignalen. Daarom heeft het IB een aparte applicatie gemaakt om de kwaliteit door middel van filtertechnologie weer op een acceptabel niveau te brengen. Een graadmeter voor de kwaliteit van de IB-gegevens vormt het percentage ongeldige signalen. Het volgende hoofdstuk gaat hier nader op in. Hieronder ga ik in op twee specifieke kwaliteitsaspecten Bewaartermijn De Wbp geeft in artikel 10 alleen een algemene norm voor het bewaren van persoonsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en/of verwerkt. In de praktijk is die norm moeilijk te operationaliseren. De afgelopen jaren had de samenloop-database van het IB ook een raadpleegfunctie ten behoeve van SUWI-partners. Die willen vaak juist de uitkeringshistorie zien, bijvoorbeeld om de mogelijkheden op de arbeidsmarkt te bepalen of voor een re-integratietraject. SZW heeft daarom per 31 december 2005 op advies van het IB de bewaartermijn verlengd tot 31 december van het vijfde jaar na beëindiging van een bijstandsuitkering. Inmiddels is naast de samenloop-database een specieke DKD-database ingericht. Gemeenten stellen hiermee gegevens via het IB beschikbaar aan ketenpartners. De bewaartermijn van de samenloopdatabase kan daarom weer worden teruggebracht naar de oude bewaartermijn van 31 december van het jaar volgend op beëindiging van de betreffende uitkering (actiepunt). De enige uitzondering betreft de WWIK-gegevens. Deze liggen namelijk alleen vast in de samenloopdatabase van het IB. Ze dienen tot tien jaar na start eerste WWIK-periode te worden bewaard omdat de historie over deze periode relevant kan zijn bij een eventuele nieuwe aanvraag. Ieder jaar rond de jaarwisseling voert de servicedesk een geautomatiseerde opschoonactie uit om uitkeringen die buiten de bewaartermijn vallen, inclusief alle bijbehorende samenloopsignalen, uit de database te verwijderen. Zeer incidenteel leveren gemeenten opnieuw zogenaamde historische bestanden aan, waardoor er tussen de opschoonacties in, toch weer verouderde gegevens in de database terechtkomen. Het systeem biedt hiertegen geen beveiliging Toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig In artikel 11 van de Wbp staat dat het verwerken van persoonsgegevens alleen mag voor zover het toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is voor het doel dat het dient. Het IB toetst marginaal of de gegevensset voldoende is en niet meer dan de noodzakelijke gegevens bevat. Het resultaat wordt vastgelegd in het IB-GR. 3.8 Informatiebeveiliging Privacybescherming is meer dan informatiebeveiliging, zoals informatiebeveiliging ook veel aspecten heeft zonder raakvlakken met privacybescherming. Een essentieel raakvlak tussen beide is dat organisaties die persoonsgegevens verwerken, hun technische en organisatorische maatregelen op een adequaat niveau dienen te hebben. Dit om misbruik door middel van ongeoorloofde toegang te voorkomen. Deze norm is voor de SUWI-organisaties geconcretiseerd in een verantwoordingsrichtlijn als bijlage bij de Regeling SUWI. In dit kader dient iedere SUWI-organisatie volgens een beveiligingsplan te werken. Jaarlijks toetst een externe auditor in hoeverre de informatiebeveiliging op orde is. Privacyjaarverslag

9 Het informatiebeveiligingsbeleid van het IB is in de loop van 2009 integraal aangepast en op maat gesneden op de behoeften van de organisatie. Op 11 augustus heeft het MT het nieuwe beleid vastgesteld. Vervolgens is een aantal procedures opnieuw ingericht en is gestart met de voorbereidingen voor een nieuw informatiebeveiligingsplan dat begin 2010 door het MT is vastgesteld. Voor de jaren 2008 en 2009 heeft het IB in overleg met de auditor gekozen voor de mogelijkheid zelf een verklaring omtrent de informatiebeveiliging te formuleren. De auditor heeft bevestigd dat die verklaring een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft. Informatiebeveiliging in een keten is zo sterk als de zwakste schakel. In het onderzoek Beveiliging en privacy in de SUWI-keten, dat in april 2009 is gepubliceerd, concludeert de IWI dat de gemeenten de zwakste schakel vormen. In een reactie op het onderzoek liet het bestuur van het IB weten dat accountmanagers bij hun gemeentebezoeken altijd aandacht besteden aan het onderwerp informatiebeveiliging. In overleg met BKWI zal er nog gerichtere voorlichting komen. De accountmanagers van IB en BKWI hebben met de security-officer van BKWI afgestemd waar ze hun aandacht op moeten/kunnen vestigen bij hun bezoeken. Afgesproken is dat in ieder geval aandacht wordt besteed aan het beveiligingsbeleid en -plan. De insteek is de informatievoorziening gemeentebreed. Voor Suwinet kunnen eventueel uitzonderingen op dit gemeentebrede beleid en -plan worden benoemd. Ook met betrekking tot de rol van gemeentelijke security officer is de insteek deze functie gemeentebreed in te richten en voor de afzonderlijke diensten/afdelingen een of meerdere personen te belasten met uitvoerende taken. Met betrekking tot de interne controle wordt aandacht gevraagd voor de risico s dat vaak veel mensen veel persoonsgegevens kunnen inzien. BKWI en IB ondersteunen interne controles door onder andere op verzoek specifieke rapportages te verstrekken. Privacyjaarverslag

10 4 Sectorloket (database) 4.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de database van het sectorloket en met name de kwaliteit van de input, gegevensverwerking en output. Om gebruik te kunnen maken van de diensten van het IB leveren gemeenten maandelijks elektronisch hun actuele cliëntenbestand aan. De gegevens worden opgenomen in de database van het IB. Vervolgens worden deze gekoppeld aan gegevens van andere organisaties om de verschillende informatiediensten aan gemeenten te kunnen leveren. Een deel van de cliëntgegevens wordt ook, namens gemeenten, beschikbaar gesteld aan SUWI-partners en derden. Met andere organisaties waarmee het IB (persoons)gegevens uitwisselt worden afspraken gemaakt over het juridisch kader (inclusief privacy) en de organisatie en techniek van de uitwisselingen. Doorgaans vindt tenminste eenmaal per jaar evaluatie van de uitwisseling plaats. De meeste organisaties verstrekken gegevens op basis van een wettelijke plicht. De tussenkomst van het IB is wettelijk geregeld in de SUWI-wet en in de WWB. Gemeenten mogen de gegevens die via het IB beschikbaar zijn doorgaans niet meer direct bij de bron uitvragen. 4.2 Kwaliteit aanlevering (upload) In onderstaande tabel wordt het percentage gemeenten weergegeven dat in het betreffende kwartaal correct gegevens aan IB heeft aangeleverd. Dit percentage geeft aan of de gemeenten goed aanleveren bij het IB. Gemeten wordt of gemeenten minimaal eenmaal hebben aangeleverd in het betreffende kwartaal. Percentage correcte aanlevering gemeenten Percentage 1 e Kwartaal 94% 2 e Kwartaal 93% 3 e Kwartaal 94% 4e Kwartaal 93% De percentages zijn over het gehele jaar behoorlijk stabiel, doch (net) onder de als norm geformuleerde 95%. Concreet leveren ieder kwartaal ongeveer 25 gemeenten het gehele kwartaal niet aan. Dit doet afbreuk aan de actualiteit en volledigheid van de database van het IB en draagt mede bij aan suboptimale output (zie hieronder). Omdat het IB al veel moeite doet om gemeenten tot correcte aanlevering aan te zetten is het de vraag op welke wijze verbetering kan worden gerealiseerd. Nu is doorgaans nog handmatige actie nodig voor het periodiek aanleveren. Mogelijk kan geautomatiseerde aanlevering tot verdere verbetering leiden. Ten behoeve van het jaarplan 2011 zullen de mogelijkheden van geautomatiseerde aanlevering (upload) worden onderzocht (actiepunt). Ten aanzien van de inhoudelijke juistheid van de aangeleverde gegevens is maar zeer beperkte controle mogelijk. Een van de controles heeft betrekking op het op de juiste wijze afmelden van uitkeringsperioden. Indien een uitkeringsperiode eerst wel wordt aangeleverd maar vervolgens niet meer, zonder dat een beëindiging is gemeld, dan wordt de betreffende uitkeringsperiode geblokkeerd. Van de juistheid van de gegevens kan dan immers niet meer worden uitgegaan. Een bijdrage aan de inhoudelijke juistheid van de database vormt de ontwikkeling en beschikbaarstelling van nieuwe functionaliteit op het sectorloket waarmee gemeenten de in de database opgenomen klantgegevens kunnen beheren. Deze nieuwe functionaliteit attendeert gemeenten nadrukkelijker dan in het verleden op aanleverfouten en maakt het de gemeente tevens mogelijk de fouten eenvoudig te herstellen. Privacyjaarverslag

11 Periode Geblokkeerd Verwijderd Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal Het valt te overwegen om, indien een geblokkeerde uitkeringsperiode in een periode van drie maanden niet is aangepast, deze automatisch te laten verwijderen. De privacyfunctionaris zal in 2010 terzake een voorstel indienen (actiepunt). 4.3 Kwaliteit database De kwaliteit van de gegevens in de database van het IB is de laatste jaren verbeterd. Dit blijkt onder meer uit de daling van het aantal geblokkeerde uitkeringsperioden in de database. Toch is het aantal geblokkeerde uitkeringsperioden, evenals het percentageongeldige signalen, dat daar overigens mee samenhangt, nog steeds te hoog. In 2006 (en in 2007) is onderzoek gedaan naar de aangeleverde WWIK-gegevens. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat de kwaliteit van de geleverde gegevens onvoldoende is. Naar aanleiding van deze conclusie is aan de betreffende gemeenten gevraagd de kwaliteit van gegevens te verbeteren en opnieuw aan te leveren. De database met WWIK-gegevens is overgenomen van CWI. Ondanks een aantal verbeteracties kan de inhoudelijke kwaliteit niet worden gegarandeerd, maar bij gebrek aan alternatieven is de database nog wel in gebruik. De database bevatte eind 2009 ruim WWIKuitkeringen die via Suwinet ter beschikking worden gesteld aan geautoriseerde ketenpartners. Hieronder wordt ingegaan op de inhoud van de database van het Inlichtingebureau per kwartaal over De database bevat BSN die zijn gerelateerd aan uitkeringsperioden afkomstig uit ABW(historie), WWB, IOAW, WWIK en IOAZ. Van de uitkeringsperioden per einde kwartaal zijn er: Soort uitkeringsperiode Eind 2009 zonder einddatum (lopend) met einddatum Aantal BSN s Aantal BSN s in database Aantal BSN s per actuele WWB IOAZ IOAW rechtsgrond (lopende uitkeringen) Eind Volgens het CBS werden eind juni WWB uitkeringen verstrekt, ruim meer dan een half jaar eerder. De database van het IB kent voor WWB aan het einde van het tweede kwartaal ruim uitkeringsperioden. Een deel van het verschil kan zitten in de definities van uitkering en uitkeringsperiode. Als een echtpaar met een kind van zestien jaar een (gezamenlijke) WWB-uitkering ontvangt dan leveren gemeenten twee en soms zelfs drie uitkeringsperioden aan bij het IB. Als privacyfunctionaris wil ik in 2010 nader onderzoek (laten) doen naar de achtergronden van de verschillen tussen de cijfers van het IB en die van het CBS (actiepunt). Privacyjaarverslag

12 4.4 Kwaliteit signalen De kwaliteit van de signalen kan, evenals de kwaliteit van de aanleveringen (zie 4.2), worden beoordeeld op basis van de kwalificatie geldig/ongeldig en voor de geldige signalen ook op inhoudelijke bruikbaarheid van het signaal. Voor dat laatste wordt hier verwezen naar het professioneel oordeel van de productmanagers in combinatie met de waardering die gemeenten in het jaarlijks klanttevredenheidsonderzoek aan de betreffende dienstverlening geven. Ongeldige signalen komen voort uit het (achteraf) terugtrekken van een bepaalde periode van bijstand of van een periode vanuit een bron, waardoor er eerst wel overlap leek te bestaan maar later niet meer. In het verleden waren er serieuze problemen met zeer hoge aantallen en percentages ongeldige signalen. Inmiddels wordt langs verschillende wegen actief gewerkt aan het terugdringen van ongeldige signalen door kwaliteitsverbetering bij zowel de upload als de registraties waarmee wordt vergeleken. Indien de betreffende registratie of uitwisseling niet verder kan worden verbeterd past het IB in voorkomende gevallen filtering toe (bijvoorbeeld bij de ontsluiting van de informatie uit de polisadministratie). Percentage ongeldige Totaal signalen Ongeldige signalen Percentage ongeldig signalen 1 e Kwartaal ,9% 2 e Kwartaal ,9% 3 e Kwartaal ,0% 4e Kwartaal ,0% 4.5 Keuzevrijheid gemeenten Vanaf medio 2006 is een opt-in structuur opgenomen in het sectorloket. Gemeenten moeten zelf een bewuste keuze maken uit de verschillende diensten die het IB via het sectorloket levert. De modules behorend bij het onderdeel rechtmatigheidscontrole staan standaard op aan en zijn via opt-in niet uit te vinken. De overige modules staan standaard op uit en moeten dus bewust worden aangevinkt. In 2009 is de activering voor alle diensten toegenomen, de klantwaardering bleef ongeveer gelijk en was nergens onvoldoende terwijl ook nieuwe dienstverlening is geïntroduceerd zoals met name met betrekking tot geautomatiseerde kwijtschelding gemeentelijke belastingen. Het vergelijkingsoverzicht van de activering en de waardering van de dienstverlening is hieronder opgenomen. Dienst/module Activering Waardering Rechtmatigheidscontrole* 100% 100% 100% 7,2 7,2 7,3 Armoedebestrijding 77% 93% 97% 6.3 6,7 6,5 Re-integratie 64% 75% 78% 5.9 6,2 6,0 Administratieve lastenverlichting (wijzigingen deel AOW) 77% 84% 87% 6.5 6,8 6,9 * De module rechtmatigheid staat verplicht aan. Hier is de score dus altijd 100 %. Privacyjaarverslag

13 5 Advies- en klachtfunctie 5.1 Algemeen Als privacyfunctionaris heb ik ook in 2009 op een breed terrein geadviseerd inzake privacygerelateerde onderwerpen. Niet alleen voor de eigen organisatie maar ook voor het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen, onderdeel van UWV. Dit laatste op afroepbasis voor gemiddeld 0,1 fte. De interne advisering had onder andere betrekking op de aansluiting van nieuwe bronnen, die soms nodig zijn voor het realiseren van nieuwe dienstverlening aan gemeenten. Ook het actualiseren van afspraken met bestaande gegevensleveranciers vroeg aandacht, evenals het opstellen van maatwerkovereenkomsten voor incidentele uitwisselingen. Daarnaast heb ik geadviseerd omtrent diverse ontwikkelingen zoals pro-actieve dienstverlening, Jongeren Centraal/Mens Centraal en schuldhulpverlening. Ook het onderwerp klachtafhandeling wordt in dit hoofdstuk meegenomen. 5.2 Adviezen intern Beoordeling nieuwe dienstverlening in kader Innovatie Overleg/ProjectenOverleg Tweedelijns support privacyvragen t.b.v. accountmanagement en servicedesk Advisering en ondersteuning bij (aanpassen van) overeenkomsten met gegevensleveranciers zoals Zorgverzekeraars, UWV, Belastingdienst, RDW etc. Advisering en ondersteuning bij samenwerkingsverbanden die verder gaan dan overeenkomsten met gegevensleveranciers: o UWV: afspraken in kader inrichting en gebruik generieke gegevensset ten behoeve van dienstverlening clearing house o SIOD: afspraken in kader taakverdeling samenwerking bij ontwikkeling en beheer black box en ontwikkeling en in gebruikneming risicoprofielen. Advisering en ondersteuning bij maatwerk dienstverlening, bijvoorbeeld o Wetenschappelijk onderzoek inzake de uitvoering van de WWIK, inclusief de effectiviteit van flankerend beleid. o Op verzoek van het ministerie van SZW vergelijken van verschillende registraties ten behoeve van (geanonimiseerde) informatie over de status van personen die eerder gebruik hadden gemaakt van de Generaal Pardonregeling. 5.3 Adviezen extern BKWI In 2009 heb ik in verschillende trajecten juridisch- en privacyadvies verstrekt aan BKWI. Het betrof onder andere de positionering van BKWI in de terminologie van de Wbp, tansporteur, bewerker of verantwoordelijke. Ook aansluittrajecten voor niet-suwi-partijen in het kader van de (uitleg van de) door SZW opgestelde Aansluitvoorwaarden Gemeenschappelijke elektronische Voorzieningen SUWI en afspraken over verantwoordelijkheidsverdeling tussen leverancier, BKWI en eindgebruiker, evenals in voorkomende gevallen de mogelijkheden voor financiering hiervan waren voorwerp van advies Jongeren Centraal/Mens Centraal Ik was vanaf de eerste pilot in Hoorn betrokken bij opzet en inrichting van de pilot(s ) inzake Jongeren Centraal later omgedoopt tot Mens Centraal. Deze applicatie van CP-ICT maakt het gemeenten mogelijk om binnen wettelijke kaders met een aantal andere organisaties op bepaalde gebieden samenwerkingsafspraken te operationaliseren. De applicatie ondersteunt door middel van slimme gegevensuitwisseling de samenwerking. Het is de bedoeling dat in 2010 de afspraken tussen de organisaties die (persoons)gegevens beschikbaar stellen en de gemeenten die hier zowel binnen als buiten SUWI-perpectief gebruik van maken nader worden geformaliseerd en geconcretiseerd. Onderzocht wordt of, en zo ja op welke wijze, de pilots een vervolg kunnen krijgen. Privacyjaarverslag

14 5.3.3 Elektronisch indicatiedossier Ik heb in het eerste kwartaal van 2009 vanuit juridisch- en privacyperspectief een bijdrage geleverd aan het project Elektronisch indicatiedossier.vanuit de visie dat regie bij de klant zou moeten liggen is in kaart gebracht hoe een gemeenschappelijke gegevensset er uit zou kunnen zien en aan welke voorwaarden op het gebied van privacy en beveiliging zou moeten worden voldaan Schuldhulpverlening In het eerste kwartaal heb ik een gemeente geadviseerd over de privacyaspecten van een registratiesysteem voor schuldhulpverlening voor de problemen van klanten die bijna dakloos dreigen te worden. Om die situaties effectief aan te pakken is het soms onvermijdelijk dat de verschillende personen en instanties die met de klant aan de slag gaan de zorg met elkaar afstemmen. Wat de hulpverlening betreft kan op die manier invulling worden gegeven aan de professionele plicht om te handelen als een goed hulpverlener en verantwoorde zorg te bieden. Omdat het daarbij wel om veel en diepgaande gegevens gaat is een goed geformuleerd autorisatieoverzicht dat strak wordt gehanteerd van groot belang. Voorts zou het geheel in het kader van een soort vertrouwensmodel kunnen worden geplaatst met voorbeelden van de toestemmingsformulieren die gebruikt worden, de beveiliging van het netwerk en eventueel logging, het samenwerkingsconvenant, etc Dienstverlening in kader armoedebestrijding Het IB participeerde in het IPW-project 'Beter presteren met bijzondere bijstand', dat in januari 2009 is afgerond. Doel van het project was het experimenteren met nieuwe methoden om niet-gebruik van bijzondere bijstand tegen te gaan. Met name werd getracht door middel van een bestandskoppeling tussen de Belastingdienst en de deelnemende gemeenten via het IB de groep die geen gebruik maakt van voorzienngen te traceren. De verwachtingen van alle partijen over zo'n bestandskoppeling waren erg hoog. Er bleken echter nog veel juridische en technische knelpunten te zijn. In vervolg op dit project wil SZW gezamenlijk met gemeenten, IB, VNG en Divosa, Belastingdienst en UWV een plan van aanpak opstellen om het niet-gebruik van voorzieningen tegen te gaan. De privacyfunctionaris en productmanager Paul Schaafsma, die intensief bij bovengenoemd project betrokken is geweest, hebben in dit kader voor en met betrokkenen een rondetafelsessie georganiseerd op 20 april. Doelstelling was gezamenlijk te inventariseren wat de mogelijkheden en beperkingen zijn ten aanzien van gemeentelijk minimabeleid met behulp van bestandskoppelingen. Het IB krijgt hierover ook veel vragen van gemeenten. In afstemming met andere betrokkenen blijkt er doorgaans wel de wil te zijn om hier iets mee te doen. In de praktijk moet echter om juridische redenen gerelateerd aan privacybescherming bijna altijd nee worden verkocht. Tijdens de rondetafelsessie werd een conceptdocument juridisch kader koppeling minimabeleid dat door het IB is opgesteld besproken. Naar aanleiding van de mogelijkheden en opties die in de rondetafelsessie aan de orde zijn gekomen werd het document aangepast en ter beschikking gesteld aan de deelnemers. SZW gaat op basis van dit kaderdocument verder met het plan van aanpak tegengaan niet-gebruik van voorzieningen. Het IB blijft hierbij nauw betrokken. Conclusie van het kaderdocument was dat bestandskoppeling met persoonsgegevens onder het huidige juridische regime eigenlijk alleen bruikbaar en toegestaan is ten behoeve van toetsing op geautomatiseerde verlenging van gebruik van specifieke regelingen. 5.4 Klachtafhandeling Mevrouw X uit gemeente Y liet eind 2008 weten problemen te hebben met de wijze waarop haar gemeente uitvoering gaf aan de geautomatiseerde hertoetsing op recht op kwijtschelding gemeentelijke belastingen. De gemeente liet desgevraagd weten het niet nodig te vinden om nogmaals toestemming te vragen nu reeds bij de aanvraag akkoord dient te worden gegeven met controle van gegevens bij o.a. de Belastingdienst. Deze uitleg staat haaks op de spelregels die in goed overleg met het College bescherming persoonsgegevens zijn opgesteld en uitgedragen door het IB. Het IB heeft echter zelf geen toezichthoudende taak of bevoegdheid. Privacyjaarverslag

15 Als privacyfunctionaris heb ik de melding doorgestuurd naar de toezichthouders het College bescherming persoonsgegevens en de Inspectie Werk en Inkomen. Daarbij heb ik aangegeven dat Y waarschijnlijk niet de enige gemeente is die zich niet aan de regels houdt. In onderling overleg zal een werkbare oplossing moeten worden gevonden voor enerzijds het waarborgen van privacy en anderzijds een adequate (pro-actieve) dienstverlening van overheidsinstanties. Een citaat uit de reactie van mevrouw X geeft haar visie helder weer: Mijn frustratie en het overgevoelig geworden zijn voor mijn recht op privacy is vooral ontstaan door de 14 jaren waarin ik dan weer wel en dan weer niet in de bijstand zat en mij een soort rechteloze burger voelde die ten alle tijde weer opnieuw en opnieuw alle papieren van huursubsidie, huurcontract, autopapieren, bankrekeningen enz. moest overleggen. Voor kwijtschelding kan ik daarmee akkoord gaan, maar in de bijstand heb je sowieso 1 of 2 keer per jaar controle op je recht op bijstand. En nu heb ik het recht dat er mij om toestemming moet worden gevraagd en houdt de gemeente zichzelf niet aan de wettelijke regels en is er ook geen controlepost die in de gaten houdt of de gemeente wel rechtmatig handelt. Het voelde opnieuw een rechteloos burger te zijn. Ik voelde mij niet met respect behandeld, ook al was het vanuit goede bedoeling en praktisch handelen zo gedaan. Ik ben dan ook erg benieuwd wat de reactie van het Cbp zal zijn. Het Cbp liet mevrouw X en mij weten dat er per 1 januari 2009 een nieuwe wet is waarin staat dat er geen specifieke toestemming meer gevraagd hoeft te worden voor deze controles. Dat blijkt bij navraag onjuist te zijn. Er is wel een persbericht met een dergelijke strekking uitgegaan, maar de regelgeving die eraan ten grondslag zou moeten liggen blijkt onvindbaar. Mevrouw X laat weten: Voor mij heeft het geen enkele zin meer om mij nog druk te maken, want het is vechten tegen een reus en ik kan mijn energie beter gebruiken. Wel ben ik blij dat ik dit ter sprake heb gebracht, want het heeft iets in beweging gezet en mensen aan het denken gezet. Privacyjaarverslag

16 6 Conclusie Bij de dienstverlening van het IB neemt de privacybescherming een belangrijke plaats in. Tegelijkertijd blijft er op veel vlakken nog het nodige werk te verzetten. De beleidskeuze van het ministerie van SZW om het IB niet langer als verantwoordelijke maar als bewerker in de zin van de Wbp aan te merken leidt niet tot grote wijzigingen in de dienstverlening of werkwijze van het IB. Wel leidt dit tot de logische vraag wie dan nu wel verantwoordelijke is voor de unieke landelijke database met WWB-gegevens en samenloopsignalen. Deze verantwoordelijke zal een nieuwe melding bij het Cbp moeten indienen en kan mogelijk opnieuw een FG instellen. De dienstverlening van het IB is zoals gezegd de afgelopen jaren gegroeid van postbezorging naar werkprocesondersteuner. De in dit privacyjaarverslag opgenomen actiepunten dragen ertoe bij dat het IB zich bij het ondersteunen van gemeentelijke werkprocessen steeds verder professionaliseert en daarbij adequaat invulling bljft geven aan privacyaandachtspunten. De privacyfunctionaris heeft daartoe voor 2010 een privacyplan opgesteld dat erop is gericht meer aandacht aan doelbinding te besteden, meer aan interne en externe voorlichting te gaan doen en bij ketenpartners aandacht te vragen voor een gezamenlijk digitaal inzagerecht. Zo hoopt het IB ook de komende jaren vorderingen te maken op dit terrein dat inmiddels organisatiebreed wordt onderkend als speerpunt. Overzicht actiepunten: Aanleveren geactualiseerde versie van IB-GR aan SZW ter formele vaststelling. Consequenties/gevolgen van bewerkersrol voor IB t.a.v. (intrekking) melding gegevensverwerking en FG-schap bespreken in periodiek overleg met Cbp. In goed overleg met de productmanagers voor ieder in het productenboek opgenomen product een specifiek doel en bijpassend gebruik te formuleren. Terugbrengen van de bewaartermijn van de samenloopdatabase naar 31 december van het jaar volgend op beëindiging van de betreffende uitkering, m.u.v. WWIK. Onderzoeken van de mogelijkheden van geautomatiseerde aanlevering (jaarplan 2011) Indienen voorstel om, indien een geblokkeerde uitkeringsperiode in een periode van drie maanden niet is aangepast, deze automatisch te laten verwijderen. Onderzoek doen naar de achtergronden van de verschillen tussen de cijfers van het IB en die van het CBS. Privacyjaarverslag