Algemeen bestuur Verslag - concept

Transcriptie

1 Algemeen bestuur Verslag - concept Pagina 1/7 Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland d.d. 11 september 2014 Aanwezig E.P. Beimers, Voorschoten (voorzitter) H. Pluckel, Rijnland D.J. Knol, Bodegraven-Reeuwijk J. de Laat, Gouda M.M. Damen, Leiden H. Schouffoer, Rijnland S.T. Verschoor, Wassenaar T. de Gans, Zoeterwoude M. den Boer, Oegstgeest E.T.M. van Kesteren (directeur) Afwezig W. van Duijn, Katwijk Verslag: R. Vroonland 1. Opening De heer Beimers opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Er volgt nog een korte voorstelronde omdat bij de vorige vergadering niet alle nieuwe bestuursleden aanwezig waren. De heer Van Duijn is met kennisgeving afwezig, de heer De Gans vertegenwoordigt deze vergadering de gemeente Zoeterwoude. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Mevrouw Van Kesteren heeft 4 punten: Momenteel vindt de interim accountantscontrole plaats bij de BSGR; er zijn nog geen resultaten bekend. Er is een offerte aangevraagd bij EY voor een doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek bij de afdelingen WOZ en Bezwaar & Beroep. Dit is gebeurd in het kader van de Regeling Financieel Beheer. Op basis van deze regeling dienen afdelingen binnen de BSGR éénmaal in de 3 jaar te worden doorgelicht op deze aspecten. De afdeling Bezwaar & Beroep is meegenomen in het onderzoek mede gelet op de hoge kosten van de bezwaarschriften. Eén dezer dagen wordt de offerte verwacht. Binnenkort wordt het aanbestedingstraject opgestart ten aanzien van de Digi-koppeling. Dit betreft een openbare nationale aanbesteding. Opkomst van regiefunctionarissen bij regieoverleg: mevrouw Van Kesteren spreekt haar bezorgdheid uit over het feit dat de opkomst bij het regieoverleg laag is. Zij geeft aan dat in haar ogen dit overleg de linking pin vormt tussen ambtenaar en politiek. Op basis van de

2 Pagina 2/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 11 september 2014 informatie die in dit overleg, naast de stukken, wordt verstrekt, wordt de regiefunctionaris geacht zijn bestuurder nader te informeren. De heer Beimers geeft aan dat het van belang is dat de regiefunctionarissen bij het regieoverleg aanwezig zijn; zij zijn immers de eigen interne adviseur van de afzonderlijke bestuurders. De bestuursleden brengen dit punt onder de aandacht binnen de eigen organisatie. 3. AB vergadering 16 juni 2014 Ten aanzien van het verslag, punt 14 Digitale bijsluiter, merkt de heer Schouffoer op dat het niet de bedoeling was om een link te leggen naar de homepage van de BSGR, maar een link naar de webpagina op de website van de verschillende deelnemers waarin wordt aangegeven hoe de geïnde belastinggelden worden besteed. Dit wordt aangepast in het verslag en wordt als zodanig als punt op de actiepuntenlijst geplaatst. De heer Pluckel merkt op dat de samenvoeging van de belastingen de bedrijfsvoeringsrapportage in 2015 wel in het verslag staat vermeld, maar niet op de actiepuntenlijst. Dit punt wordt alsnog aan de actiepuntenlijst toegevoegd. Voor wat betreft de actiepuntenlijst: actiepunt 3: Voorstel inloop- cq. informatieavond: mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er een voorstel in de vergadering van het dagelijks bestuur van 1 september is besproken. Het voorgelegde voorstel is niet geaccepteerd om reden dat een eventuele openbare voorlichtingsavond ook als platform zou kunnen dienen voor een no-cure-no-pay bureau om klanten te werven. Mevrouw Verschoor merkt op dat zij de mogelijkheid van een informatieavond al gecommuniceerd heeft. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er in november een aangepast voorstel aan het dagelijks bestuur wordt voorgelegd. De heer Beimers geeft aan dat het met name gaat om de vraag op welke wijze er vanuit de BSGR vorm en inhoud kan worden gegeven aan contact met de burger over de WOZ-waarde. Hij verzoekt om het dagelijks bestuur de gelegenheid te geven om alternatieven uit te werken. Mevrouw Van Kesteren memoreert nog aan het project pilot Voorschoten van de afgelopen twee jaar, waarbij zowel via afzonderlijke telefoonlijnen alsmede op een spreekuur vragen konden worden gesteld met betrekking tot de WOZ-waarde. Alhoewel deze methode succesvol was, was de werkwijze erg arbeidsintensief en woog het voordeel van een kleiner aantal bezwaarschriften niet op tegen de inzet die werd gepleegd. De heer Beimers stelt voor het nadere voorstel af te wachten actiepunt 4: Terugkoppeling deelname aan interactieve voormeldingen: afgerond. Mevrouw Verschoor wil nog graag weten hoeveel deelnemers uiteindelijk hebben gekozen voor de interactieve voormeldingen. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat geen van de deelnemers hiervoor heeft gekozen.

3 Pagina 3/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 11 september 2014 actiepunt 5: Terugkoppeling ambtelijk overleg tekst GR: de heer Vroonland geeft aan dat uit navraag is gebleken dat het hier gaat om een tekst uit de memo aanwijzing voorzitter en leden dagelijks bestuur van 16 juni jl., waaruit niet geheel duidelijk naar voren zou komen om welke besturen het exact zou gaan; het algemene bestuur van de BSGR of het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap. Bezien in het licht van de tekst werd gedoeld op het algemeen bestuur van de BSGR. De heer Schouffoer vult hierop aan dat hij beoogde een discussie op gang te brengen over de vraag of het ook mogelijk is om leden van het algemeen bestuur van één van de deelnemers te laten toetreden tot het algemeen bestuur van de BSGR. Mevrouw Van Kesteren geeft hierop als reactie dat dit slechts tot op beperkte hoogte mogelijk is. actiepunt 6: Voorstel proceskosten 2014: Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat als gevolg van de no-cure-no-pay bureau s in met name de woz bezwaarprocedures de proceskostenvergoedingen in de afgelopen jaren fors zijn opgelopen. Voor 2013 is de afspraak gemaakt dat een deel van de overschrijding mocht worden doorbelast aan de deelnemers. Mevrouw Van Kesteren gaat er vooralsnog vanuit dat voor 2014 deze kosten (waarop ook in 2014 een overschrijding wordt voorzien) binnen de begroting kunnen worden opgevangen als gevolg van de hogere invorderingsopbrengsten. Het algemeen bestuur stelt het verslag, na aanpassing met de kanttekening van de heer Schouffoer ten aanzien van punt 14, en de besluitenlijst ongewijzigd vast maandsrapportage Belastingen 2014 Mevrouw Van Kesteren licht de rapportage toe. In vergelijking met vorig jaar is in de eerste zeven maanden voor ca. 20,0 mln. meer aan belastinggelden opgelegd. De digitale balie is een succes; er wordt veel meer gebruik van gemaakt dan in het verleden (oplopend tot 300% meer gebruik). Overige aspecten ten opzichte van 2013 zijn dat er circa 8% meer kwijtscheldingsverzoeken zijn ontvangen en dat er ook ongeveer 8% meer van de kwijtscheldingsverzoeken zijn toegekend. Helaas heeft de BSGR hier geen invloed op. De kwijtschelding is gebaseerd op landelijke normen, die ook door de deelnemers worden nagevolgd. Wel zijn er minder WOZ bezwaarshriften ontvangen (ca. 50% minder dan 2013). Daarnaast ligt ook het aantal afgehandelde WOZ bezwaarschriften hoger dan in Momenteel is 75 à 80% van de ingekomen bezwaarschriften afgerond. Het door de Waarderingskamer (Waka) voorgeschreven afgedane percentage bezwaarschriften voor 1 oktober (90%) zal worden gehaald. Mevrouw Damen wil nog graag een nadere toelichting op het budget flankerend beleid. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat primair verzocht is om een budget van 1,0 mln. en dat 663K is toegekend. Mevrouw Damen vraagt zich af in hoeverre het mogelijk is om te sturen op de omvang van dit budget. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat het niet mogeljiik is om de aan de BSGR opgelegde bezuinigingen te realiseren zonder flankerend beleid. Zij verzoekt om een eventueel overschot op de rekening ook dit jaar weer door te mogen storten naar deze reserve.

4 Pagina 4/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 11 september 2014 Voor 2014 zal de geraamde onttrekking aan deze reserve geheel worden gebruikt. Op basis van de huidige stand van zaken zal ook de voor 2015 geraamde onttrekking voor een aanzienlijk deel al worden ingevuld; het is zelfs de vraag of deze raming toereikend zal zijn. De heer Beimers geeft aan dat het goed is als mevrouw Van Kesteren nog eens aangeeft wat de reden is van het in het leven roepen van de betreffende reserve. Mevrouw Van Kesteren schetst dat bij de start van de BSGR al een initiële bezuiniging van circa 30% op het totaal door de afzonderlijke deelnemers besteede budget voor de uitvoering van de belastingtaken heeft plaatsgevonden. Dit is in de daaropvolgende jaren verder opgelopen tot 35 à 40%. In de komende jaren (gelet op de komende bezuinigingsronde in het kader van de Strijknorm) loopt de totale bezuininging op tot 50 à 55%. Helaas beschikt de BSGR niet over een flexibele schil die een deel van de bezuinigingsopdracht zou kunnen opvangen. De enige post waarop bezuinigd kan worden zijn de personeelskosten. Daarnaast speelt dat het karakter van de werkzaamheden in de komende jaren structureel zal veranderen. Meer en meer zal een beroep worden gedaan op conceptuele en analytische vaardigheden. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat dit niet kan worden uitgevoerd zonder een budget voor flankerend beleid. Zij is ten alle tijde bereid om zonodig de deelnemers in hun thuisorganisatie nader te informeren. Voor wat betreft de managementinformatie geeft de heer Den Boer aan dat er vanuit Oegstgeest nog wel eens wat problemen worden ervaren met het verkrijgen van de juiste managementinformatie. Mevrouw Van Kesteren merkt op dat in december de managementrapportagetool ver gevorderd zal zijn. Het algemeen bestuur neemt kennis van de 7-maandsrapportage Belastingen en stelt deze vast maandsrapportage 2014 Bedrijfsvoering Mevrouw Van Kesteren geeft een korte toelichting op de rapportage. Zij geeft aan dat op basis van de huidige prognose een voordeel van 207K is te verwachten. De uitkomst van deze rapportage is verwerkt in de voorliggende begrotingswijziging (zie afgendapunt 6). Een onzekerheid betreft de kosten van telefonie. Het blijkt dat de uitgaande telefonie in de afgelopen jaren niet is doorberekend aan de BSGR. In de vergadering van het dagelijks bestuur (1 september jl.) kon nog geen indicatie worden gegeven over de mogelijke kosten. Inmiddels is duidelijk dat het, over de periode 09/2013 tot 09/2014 een bedrag van 40K betreft. Mevrouw Van Kesteren heeft aangegeven dat zij nog nader met Servicepunt71 van gedachten wil wisselen over de specificatie die hier aan ten grondslag ligt. Zij geeft aan dat zij hier in een volgend overleg nog op zal terugkomen. Deze kostencomponent van 40K is nog niet meegenomen in de voorliggende 7-maandsrapportage. Voor wat betreft de bestemmingsreserves geeft mevrouw Van Kesteren aan dat deze op een bedrag van 90K na zullen worden uitgeput. Zij geeft aan dat zij van het resterende bedrag 80K wil laten doorschuiven naar Dit heeft betrekking op de reserve die bestemd was voor de invoering van de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ). Zij geeft aan dat het nog niet duidelijk is wanneer deze wordt ingevoerd. Vooralsnog is er nog geen enkele afnemer van het belastingpakket van Centric aangesloten op de LV WOZ. Zodra de eerste afnemer wordt aangesloten zal er door Centric in samenspraak met de Waka een plannig worden opgesteld om gebruikers aan te laten sluiten. Mevrouw Van Kesteren

5 Pagina 5/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 11 september 2014 verzoekt om de reserve ten behoeve van de LV WOZ ad 80k naar 2015 te mogen doorschuiven De heer Knol vraagt zich af in hoeverre het noodzakeljk is dat er voor budgetwijzigingen in de loop van het jaar tussentijdse begrotingswijzigingen moeten worden doorgevoerd. Hij geeft aan dat de verwijzingen naar vorige wijzigingen de duidelijkheid niet ten goede komen. In Bodegraven-Reeuwijk worden er, met uitzondering van de verplichte begrotingswijzigingen, in de loop van het begrotingsjaar geen wijzigingen doorgevoerd. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat ook zij hier een voorstander van zou zijn, maar dat de accountant juist verzoekt om wijzigingen zoveel mogelijk te formaliseren. De heer Beimers stelt voor om een memo op te laten stellen waarin wordt ingegaan op de mogelijkheid/onmogelijkheid om in beperkte mate tussentijdse begrotingswijzigingen te laten vast stellen. Hij geeft aan dat hij hierover ook nog wel een gesprek wil voeren met de accountant samen met mevrouw Van Kesteren. De heer De Laat is te spreken over de zakelijkheid van de rapportage. Waar hij nog behoefte aan heeft is een verdiepingsslag op de verschillende systematieken van aanslagoplegging. Nu hanteren de deelnemers verschillende systematieken. De heer De Laat zou graag zien dat er wordt aangegeven wat het voordeel is voor de deelnemers en de BSGR indien werkzaamheden op een meer gestandaardiseerde wijze zouden worden uitgevoerd. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat onlangs in het regieoverleg een memo aangaande dit onderwerp ter tafel is gekomen. Zij geeft als voorbeeld de rioolheffing. Bij een aantal deelnemers wordt als heffingsgrondslag uitgegaan van het aantal m3 dat van het waterleidingbedrijf wordt afgenomen. Deze informatie ten behoeve van de aanslagoplegging moet worden verkregen van een externe instantie. Zowel in de administratie van de aanleverende partij, als in de aanlevering naar en de verwerking van de externe gevens bij de BSGR kunnen fouten optreden (afhankelijkheid van derden geeft altijd een groter risico op fouten in het proces). Een eventueel alternatief zou zijn gebruik te maken van gegevens uit een basisadministratie, bijvoorbeeld het GBA. Voor de rioolheffing kan in dat geval worden uitgegaan van de omvang van het aantal bewoners op een adres. Dit verkleint de kans op eventuele fouten in het proces. Alle bestuursleden zijn het er over eens om over dit punt nog eens nader te discussieren. Voorgesteld wordt om een memo op te laten stellen over het verder standaardiseren van de uitvoering van belastingheffing en de mogelijke voor- en nadelen hiervan. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat begin 2015 hierover een memo zal worden opgesteld. Besloten wordt om, met dit betreffende memo als basis, over dit onderwerp een aparte bijeenkomst te organiseren. Het algemeen bestuur neemt kennis van de 7-maandsrapportage Bedrijfsvoering en stelt deze vast. 6. Begrotingswijziging 2014 Onder verwijzing naar het vorige agendapunt, waarvan de uitkomsten de basis vormen van de nu voorliggende begrotingswijziging, stelt de heer Beimers vast dat alle leden van het algemeen bestuur akkoord zijn met de voorliggende begrotingswijziging. Het algemeen bestuur neemt kennis van de begrotingswijziging 2014 d.d. september 2014 en stelt deze vast.

6 Pagina 6/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 11 september Aanbesteding ICT De heer Den Boer vraagt zich af waarom er zonder enige vorm van aanbesteding wordt gekozen om het contract met Centric voort te zetten. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat het enige jaren heeft geduurd alvorens het belastingpakket van Centric stabiel draaide binnen de BSGR. Daarnaast zijn er investeringen gedaan in het opzetten van workflowmanagement procedures (WMS-procedures) afgestemd op het pakket van Centric. Tenslotte zijn eind 2015 de licentiekosten van het pakket van Centric voor de huidige deelnemers volledig afgeschreven en resteren de onderhoudskosten (nb. voor eventuele nieuwe deelnemers zouden wel opnieuw licentiekosten moeten worden betaald). Aanbesteding voor een nieuw belastingpakket zou betekenen dat het weer enige jaren kan vergen alvorens het alsdan geïmplementeerde pakket volledig stabiel draait; daarnaast zullen er meerjarige licentiekosten in rekening worden gebracht en zullen interne WMS-procedures opnieuw moeten worden opgezet. Voor de volledigheid merkt mevrouw Van Kesteren nog op dat het contract met Centric niet stilzwijgend zal worden verlengd, maar dat in overleg met Centric een clausule moet worden opgenomen om eventuele risico s in geval van niet aanbesteden te mitigeren. Het algemeen bestuur neemt kennis van de memo aanbesteding ICT en gaat akkoord met het voorstel om de overeenkomst met Servicepunt 71 vóór eind december 2014 op te zeggen en een Europees aanbestedingstraject op te starten ten behoeve van de ICT infrastructuur. 8. Zeggenschap De heer Schouffoer geeft aan dat van de zijde van Rijnland om procedurele redenen nog geen standpunt is ingenomen; het voorstel is namelijk nog niet behandeld in het college. Hij verzoekt het bestuur dit agendapunt ter besluitvorming door te laten schuiven naar de vergadering van november. De heer Beimers agendeert, na accordering van de bestuursleden, het onderwerp zeggenschap voor de agenda van het algemeen bestuur van 24 november P&C Cyclus De planning P&C cyclus 2015 is besproken in het regieoverleg. Daarbij is ruimte gegeven aan de regiefunctionarisssen om de planning intern af te stemmen op de eigen P&C cyclus. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat in de nu voorliggende planning is uitgegaan van een ander tijdstip van de geplande vergaderingen op verzoek van enige bestuursleden (10:00-11:30 uur op donderdag in plaats van 17:00-18:30 uur op maandag). Daarnaast zal de planning nog worden uitgebreid met de in januari 2015 in te plannen heisessie. Het algemeen bestuur neemt kennis van de planning P&C cyclus 2015 en stelt deze vast met inachtname van de nog in te plannen extra vergadering in januari 2015.

7 Pagina 7/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 11 september Rondvraag De heer Pluckel is zeer benieuwd hoe de BSGR zich ten opzichte van andere belastingsamenwerkingsverbanden verhoudt. Met name voor wat betreft de aspecten: Wat kunnen wij nog leren van andere samenwerkingsverbanden? Hoe kunnen wij onze meerwaarde vergroten bezien vanuit de invalshoeken kosten en kwaliteit? Besloten wordt deze punten mee te nemen in het strategieoverleg van januari (heisessie). Mevrouw Damen geeft aan dat zij (de gemeente Leiden) in de afgelopen tijd enige ervaring heeft opgedaan met Wob verzoeken en is graag bereid deze te delen. Mevrouw Van Kesteren verzoekt haar de informatie te verstrekken aan de heer Vroonland. Mevrouw Verschoor geeft aan dat zij enige tijd geleden een brief heeft gekregen van de BSGR met betrekking tot haar incasso. Zij geeft aan dat zij de brief qua woordgebruik onduidelijk vindt. Daarnaast wordt geen handvat gegeven hoe het in de brief gesignaleerde probleem kan worden opgelost. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat in overleg met de communicatie adviseur de teksten van de uitgaande brieven in de komende tijd zullen worden nagelopen. 11. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de heer Beimers de vergadering.