CONCEPT. RNI Convenant Dienstverlening

Transcriptie

1 RNI Convenant Dienstverlening

2 RNI Convenant Dienstverlening tussen de Staat der Nederlanden en de gemeente...betreffende het verrichten van loketdiensten door de gemeente...in het kader van de Wet basisregistratie personen. Partijen, 1. De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tevens handelend als bestuursorgaan, hierna genoemd Opdrachtgever ; 2. De gemeenteraad/het college van burgemeester en wethouders van gemeente X, handelend als bestuursorgaan, namens deze... (naam gemandateerde) en de burgemeester van gemeente X, handelend als vertegenwoordiger van gemeente X, namens deze...(naam gevolmachtigde), hierna genoemd, Opdrachtnemer ; Overwegende dat: - in het kader van de Wet basisregistratie personen, niet-ingezetenen op hun verzoek ingeschreven kunnen worden in de basisregistratie personen; - Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever een inschrijfvoorziening inricht als bedoeld in hoofdstuk 1, afdeling 2, paragraaf 1 van de Wet basisregistratie personen; - Opdrachtgever en Opdrachtnemer afspraken hebben gemaakt inzake de uitvoering van de werkzaamheden door Opdrachtnemer; - Opdrachtnemer overeenkomstig artikel 10:4 Awb door ondertekening van dit convenant instemt met het door Opdrachtgever verlenen van mandaat aan hen die in dienst van Opdrachtnemer de werkzaamheden verrichten; - de Belastingdienst en Opdrachtnemer de personele consequenties die voortvloeien uit dit convenant hebben vastgelegd in apart convenant Personeel en dit hebben ondertekend op <datum>; Komen als volgt overeen: Artikel 1 Doel van dit convenant In dit convenant worden afspraken gemaakt tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer over het inschrijven van niet-ingezetenen in de basisregistratie personen. Artikel 2 Omschrijving van de werkzaamheden 1. Op verzoek van een niet-ingezetene schrijft Opdrachtnemer betrokkene in de RNI1in. Een inschrijving behelst: a. het eenduidig identificeren van de niet-ingezetene, b. het vaststellen dat de niet-ingezetene niet elders staat ingeschreven, c. het aanleggen van een persoonslijst, d. het toekennen van een burgerservicenummer (hierna: BSN), en e. het eenmalig kosteloos verstrekken van een afschrift van de geregistreerde gegevens aan de niet-ingezetene. 2. Partijen kunnen in overleg en binnen de kaders van de Wet basisregistratie persoonsgegevens, nadere afspraken maken over de wijze waarop het pakket werkzaamheden wordt uitgevoerd. 1D e R egistratie van N iet-ingezetenen (R N I) m oet w orden gezien als onderdeel van de B asisregistratie personen (B rp). 2

3 3. Partijen leggen die afspraken, en eventuele wijzigingen daarvan, vast in een bijlage bij dit convenant. Artikel 3 Resultaten en kwaliteitsbewaking 1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer hebben een verplichting om de kwaliteit van de werkzaamheden ten minste overeen te laten komen met het gestelde in alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 2. Opdrachtnemer spant zich in om een niet-ingezetene op diens verzoek zo snel mogelijk in te schrijven en garandeert dat tussen de dag waarop een niet-ingezetene vraagt om een afspraak op zo kort mogelijke termijn en de dag waarop de afspraak plaatsvindt maximaal vijf werkdagen liggen. 3. Opdrachtnemer kan een jaarlijkse zogenaamde piekperiode aanwijzen. In afwijking van het tweede lid kan de termijn tussen het maken van een afspraak en de inschrijving gedurende de piekperiode maximaal 8 werkdagen bedragen. 4. Opdrachtnemer draagt ervoor zorg dat op ten minste één werkdag per week nietingezetenen de gelegenheid wordt geboden om zich buiten de reguliere kantooruren te laten inschrijven. 5. Opdrachtnemer draagt ervoor zorg dat hij steeds een adequate inschrijvingsvoorziening beschikbaar houdt voor situaties waarin inschrijving van niet-ingezetenen op de locatie van een werkgever of inhoudingsplichtige aangewezen is of waarin inschrijving anderszins niet bij de reguliere loketten kan plaatsvinden. Over de modaliteiten voor een adequate inschrijvingsvoorziening voeren opdrachtgever en opdrachtnemer overleg met het georganiseerde bedrijfsleven, met name werkgeversorganisaties en uitzendbranche. Artikel 4 Proces en systeem 1. Partijen hebben een inspanningsverplichting om elkaar op tijd te voorzien van alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering en monitoring van het convenant. 2. Opdrachtnemer verricht de inschrijvingen met behulp van het centrale systeem dat door Opdrachtgever om niet ter beschikking wordt gesteld. Opdrachtgever garandeert dat het systeem voldoet aan de eisen zoals gespecificeerd in bijlage 1 bij dit convenant. 3. Opdrachtnemer garandeert dat de gemeentelijke infrastructuur de benodigde voorzieningen bevat die nodig zijn om in combinatie met het centrale systeem de inschrijvingen te kunnen verrichten. De eisen aan de gemeentelijke infrastructuur zijn gespecificeerd in bijlage 2 bij dit convenant. 4. De wijze waarop Opdrachtnemer het inschrijvingsproces vormgeeft wordt aan Opdrachtnemer overgelaten, met dien verstande dat Opdrachtnemer daarbij invulling geeft aan de afspraken en randvoorwaarden zoals die in dit convenant beschreven zijn. 5. De Opdrachtnemer zet personeel in dat over voldoende kennis en kunde beschikt om de inschrijvingen uit te voeren. 6. De inschrijving wordt door twee medewerkers uitgevoerd. De eerste medewerker verricht de inschrijving van de niet-ingezetene, maar kent nog geen BSN toe. De tweede medewerker controleert de inschrijving van de niet-ingezetene en kent een BSN toe. 7. Partijen kunnen de bijlage zoals genoemd in dit artikel in onderling overleg wijzigen. Artikel 5 Financiering Registratie niet-ingezetenen 1. Ten behoeve van de voorbereidingen om tot het inschrijven van niet-ingezetenen te kunnen overgaan zal Opdrachtgever aan Opdrachtnemer een eenmalig bedrag uitkeren ter hoogte van (zie toelichting) 2. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer ten behoeve van de coördinatiekosten jaarlijks een bedrag uitkeren te hoogte van (zie toelichting) 3. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer per verrichte inschrijving een bedrag uitkeren van 25,42, uitgaande prijspeil De bedragen zoals genoemd in 5.2 en 5.3 worden jaarlijks aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handleiding overheidstarieven van het ministerie van 3

4 Financiën. Het bedrag zoals genoemd in artikel 5.2 zal tevens jaarlijks worden aangepast aan het aantal inschrijvingen in de gemeente in relatie tot het totaal aantal RNI inschrijvingen in Nederland. Artikel 6 Overleg en evaluatie 1. Opdrachtgever organiseert een regulier overleg met haar Opdrachtnemers waar alle aspecten van de dienstverlening zoals in dit convenant beschreven aan de orde kunnen worden gesteld. 2. Jaarlijks vindt een evaluatie plaats. De evaluatie in het vierde jaar van de looptijd, genoemd in artikel 11, heeft mede ten doel de besluitvorming over de verlenging van dit convenant voor te bereiden. Artikel 7 Bezwaar- en klachtafhandeling 1. Opdrachtgever handelt bezwaar- en beroepschriften met betrekking tot de inschrijving van niet-ingezetenen af. Opdrachtnemer verschaft daartoe Opdrachtgever op eerste aanvraag alle benodigde gegevens en documenten. 2. Klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 Awb worden door Opdrachtnemer afgehandeld volgens de voor Opdrachtnemer geldende klachtenregeling. Artikel 8 Onvoorziene Omstandigheden en wijzigingen 1. Partijen treden met elkaar in overleg indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van dit convenant niet mag worden verwacht. 2. Partijen zullen in goed overleg bezien voor wier rekening eventuele maatregelen ter opheffing van de onvoorziene omstandigheden behoren te komen en zullen zo nodig dit convenant daaraan aanpassen. 3. Wijzigingen behoeven de schriftelijke instemming van partijen. De wijziging en de verklaring(en) tot instemming worden in afschrift als bijlage aan het convenant gehecht. 4. De zakelijke inhoud van de wijziging wordt gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van de gemeente. Artikel 9 Beëindigen convenant 1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen beide het convenant schriftelijk opzeggen. Opzegging vindt niet plaats dan nadat daarover overleg tussen partijen heeft plaatsgevonden. 2. De opzegtermijn is 6 maanden. 3. In geval van beëindiging van het convenant door opzegging is geen van de partijen jegens de andere partij schadeplichtig. Artikel 10 Geschillenregeling 1. Op dit convenant is Nederlands recht van toepassing. 2. Partijen verbinden zich om geschillen die voortvloeien uit de inhoud, de strekking dan wel de uitvoering van dit convenant in goed overleg tot een oplossing te brengen. 3. Zij overwegen daarbij uitdrukkelijk de mogelijkheid om het geschil, indien de aard van het geschil daartoe aanleiding geeft, op te lossen met behulp van mediation overeenkomstig het Reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam. 4. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil, als genoemd in het derde lid, met behulp van mediation op te lossen, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht. Artikel 11 Looptijd van dit convenant 1. Dit convenant treedt in werking op de dag waarop de Wet basisregistratie personen in werking treedt en heeft een looptijd van vijf jaar vanaf het moment van inwerkingtreding, 4

5 2. Rechtsgevolgen die voortvloeien uit dit convenant en die naar hun aard geacht worden door te werken of eventueel ontstaan na de beëindiging van dit convenant, worden afgehandeld overeenkomstig het bepaalde in dit convenant. Artikel 12 Slotbepalingen 1. Indien bepalingen uit dit convenant afwijken van of strijdig zijn met eerder ten aanzien van tussen Partijen gemaakte afspraken, hoe ook genaamd, gelden de bepalingen uit dit convenant. 2. Bijlagen (Eisen aan het centrale systeem van BZK en aan de gemeentelijke infrastructuut) bij dit convenant maken daarvan integraal onderdeel uit. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in een bijlage en het convenant prevaleert het convenant. 3. Indien een bepaling van dit convenant als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet bindend moet worden beschouwd, zal die bepaling, voor zover nodig, uit dit convenant worden verwijderd en worden vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de niet-geldige bepaling zoveel als mogelijk benadert. Het overige van dit convenant blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd. Artikel 13 Publicatie 1. Binnen 5 dagen na inwerkingtreding van dit convenant wordt de zakelijke inhoud daarvan gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van de gem eente In de Staatscourant wordt tevens meegedeeld dat het convenant van... to t... ter inzage wordt gelegd bij het ministerie en het gemeentehuis. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Op [datum], te [plaats] De Staat der Nederlanden, namens deze de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, [Gemeente enz.] 5

6 Toelichting op het RNI Convenant dienstverlening gemeenten Algemene introductie De basisregistratie personen wordt vernieuwd. Naast de modernisering van de bestaande GBA wordt de populatie uitgebreid waarover gegevens worden vastgelegd. Ook over personen die volgens de definitie van de GBA niet in Nederland verblijven, maar wel een relatie met Nederlandse overheidsinstanties hebben, zullen enkele gegevens worden vastgelegd in de nieuwe basisregistratie personen. De bestaande wet GBA zal worden vervangen door een Wet basisregistratie personen (Wet Brp) die zowel de ingezetenen als de niet-ingezetenen regardeert. Voor de bijhouding van de gegevens betreffende nietingezetenen is niet het college van B&W van een gemeente verantwoordelijk, maar de minister van BZK. De wet biedt niet ingezetenen de mogelijkheid zich te melden bij een inschrijfvoorziening om als niet-ingezetene in de basisregistatie te worden geregistreerd. Daarbij wordt tevens een burgerservicenummer toegekend. De minister heeft aan achttien gemeenten gevraagd een dergelijke inschrijfvoorziening in te richten en inschrijvingen van niet-ingezetenen in de basisregistratie te verrichten. De gemeenten dienen zich daarbij te houden aan de wettelijke bepalingen. De wet laat de gemeenten de vrijheid om de inrichting van de inschrijfvoorziening binnen het wettelijk kader naar eigen inzicht te organiseren. Gemeenten zullen de inschrijfvoorziening integreren in de brede gemeentelijke dienstverlening die steeds vaker in een brede afdeling publiekszaken of een Klantcontactcentrum conform het Antwoord concept wordt georganiseerd. Omdat de minister direct verantwoordelijk is voor de registratie van niet-ingezetenen dient hij zodanige afspraken te hebben met de gemeenten die een inschrijfvoorziening inrichten, dat hij zicht heeft op de kwaliteit die de gemeenten realiseren en zonodig kan bijsturen wanneer die onvoldoende zou zijn. Ook zijn afspraken nodig die de voorwaarden waaronder de gemeenten hun werkzaamheden verrichten specificeren. Het gaat om afspraken over de wijze van financiering, het voeren van overleg, de uit te voeren processen, het te gebruiken systeem, de kwaliteitsbewaking etc. Er is gekozen voor de vorm van een convenant waarin de prestaties concreet gemaakt worden om niet te treden in de vrijheid die gemeenten nodig hebben om het inschrijven van niet-ingezetenen op hun eigen wijze te organiseren. Een specifiek punt betreft afspraken over de overgang van een aantal medewerkers van de Belastingdienst naar de gemeenten welke in een apart convenant personeel (gemeenten) zijn vastgelegd. Het convenant dienstverlening (gemeenten) legt de afspraken op hoofdlijnen vast om helder te maken in welk kader Rijk en gemeente samenwerken bij de inschrijving van nietingezetenen. Er zijn meerdere redenen om niet te proberen een zeer gedetailleerde regeling te maken: o Omdat het inschrijven van niet-ingezetenen een nieuwe regeling betreft is het niet goed mogelijk om al zeer gedetailleerd te worden. Het is beter om af te spreken dat onverwachte vraagstukken en problemen in goed overleg zullen worden opgelost dan om te proberen tevoren alle mogelijke problemen te voorzien; o Te gedetailleerde afspraken kunnen het behouden / opbouwen van vertrouwen belemmeren dat nodig is om gezamenlijk te werken aan een basisregistratie van hoge kwaliteit. Partijen BZK is verantwoordelijk voor de inschrijving van niet-ingezetenen en vertegenwoordigt het Rijk. 6

7 Voor de beschrijving van de gemeente als partij en voor de ondertekening van het convenant is van belang dat het convenant dienstverlening zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aspecten kent. De gemeenten nemen namens de minister besluiten in de zin van de Wet Brp. Ze besluiten om een verzoeker wel of niet in te schrijven, ze besluiten om een verzoek tot correctie van gegevens wel of niet te honoreren. Dit betreft de uitoefening van een publiekrechtelijke bevoegdheid. De minister zal de gemeenten hiervoor mandaat verlenen. Tevens regelt het convenant de uitvoering van feitelijke werkzaamheden door de gemeenten en de voorwaarden waaronder de gemeenten de werkzaamheden zullen uitvoeren. Dit deel van het convenant heeft een privaatrechtelijk karakter. Publiekrechtelijke en privaatrechtelijke aspecten zijn onlosmakelijk verbonden: de gemeente voert feitelijke werkzaamheden uit en neemt besluiten conform de werkinstructies in het convenant. De consequentie hiervan is dat voor iedere gemeente een specifieke partij aanduiding is opgesteld met de naam van de functionaris die ondertekend en (waar dat van toepassing is) vermelding van het mandaat of de volmacht waardoor deze functionaris bevoegd is om het convenant te ondertekenen. Overwegingen Het wettelijk kader waarbinnen de gemeente de werkzaamheden uitvoert is de Wet basisregistratie personen die nu in voorbereiding is. De beide eerste overwegingen beschrijven de verbinding tussen het convenant RNI en het wettelijk kader. De minister verleent de gemeente mandaat voor het uitvoeren van werkzaamheden met een publiekrechtelijk karakter. In de vierde overweging is geformuleerd dat de gemeente door ondertekening van het convenant RNI het mandaat accepteert. Onderdeel van de invoering van de RNI is dat de gemeente personeel van de Belastingdienst overneemt. Daarover sluit de gemeente een apart Convenant betreffende de overgang van medewerkers van de Belastingdienst naar de Gemeenten in het kader van het inrichten van de RNI werkzaamheden bij de gemeenten, kortweg het convenant personeel. Ondertekening door de gemeente van het convenant personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het convenant dienstverlening. Convenant per gemeente Er komt een apart convenant per gemeente. Met alle gemeenten worden dezelfde afspraken gemaakt en de tekst van de convenanten is dan ook identiek, met dien verstande dat per gemeente de partij omschrijving en de toepasselijke getallen bij de vergoedingen per convenant worden ingevuld. Artikel 1. Doel van de overeenkomst De gemeente gaat namens de minister niet ingezetenen inschrijven in de basisregistatie personen2. Het convenant bevat de afspraken daarover. Artikel 2. Omschrijving van de werkzaamheden In artikel 2.1 wordt gedefinieerd wat onder een inschrijving wordt verstaan. Dat is van belang om duidelijk te maken wat de opdracht is, maar ook omdat de inschrijving de basis is waarop het variabele deel van de jaarlijkse kostenvergoeding aan de gemeente wordt bepaald. Alleen volledig afgeronde inschrijvingen die leiden tot registratie in de basisregistratie worden vergoed. De argumentatie hiervoor is opgenomen in het rapport van de werkgroep Financiën. 2 In de W et basisregistratie personen die nu wordt voorbereid zal de term Registratie Niet ingezetenen (RNI) niet meer voorkomen. De oude term inschrijven in de RNI wordt vervangen door inschrijven van niet-ingezetenen in de basisregistratie personen. 7

8 Het kan zijn dat al bij het maken van een afspraak blijkt dat iemand niet voldoet aan de criteria om ingeschreven te worden. Dan wordt geen afspraak gemaakt, het telefoontje telt niet mee als inschrijving die vergoed wordt. Het kan ook zijn dat het inschrijfproces wordt gestart, maar dat in de loop van het proces blijkt dat de betreffende persoon niet voldoet aan de criteria om ingeschreven te worden. In dat geval wordt de inschrijving afgebroken. Een afgebroken inschrijving telt niet mee als inschrijving die wordt vergoed. Wanneer alle stappen worden doorlopen en de inschrijving wordt afgerond met het toekennen van het BSN en het verstrekken van een afschrift van de opgenomen gegevens is sprake van een volledig afgeronde inschrijving. Voor deze inschrijving vergoed de opdrachtgever 25,42 (prijspeil 2010). Wanneer het tijdens de looptijd van het convenant nodig blijkt over de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd nadere regelingen te treffen, kunnen deze in een bijlage bij het convenant worden vastgelegd. Artikel 8 beschrijft de wijze waarop dergelijke bijlagen tot stand komen en zo nodig ook weer gewijzigd kunnen worden. Artikel 3. Resultaten en kwaliteitsbewaking Het is van veel belang dat de gegevens over niet ingezetenen in de basisregistratie van een zo hoog mogelijke kwaliteit zijn: de kwaliteit van de gegevens. Naast onjuistheden die optreden door slordigheden die door de geregistreerde of de gemeente veroorzaakt worden, is er gezien de aard van de registratie ook een risico op fraude. De maatschappelijke schade in gevallen van identiteitsfraude kan heel groot zijn, er wordt daarom veel geïnvesteerd in het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van het proces. Onderdeel van de kwaliteit van het proces is ook een klantvriendelijke benadering van de niet-ingezetenen. Veel van de afspraken in dit convenant zijn erop gericht te komen tot een zeer hoge kwaliteit van het proces. Dat geldt voor de artikelen over proces en systeem en ook voor de afspraken rond overleg en evaluatie. De algemene uitkering die gemeenten krijgen voor coördinatiekosten is ondermeer bedoeld om hen in staat te stellen te participeren in continu uitgevoerde kwaliteit bevorderende acties. De kwaliteit van de registratie wordt ondersteund door controles op onwaarschijnlijke of mogelijk onjuiste combinaties van gegevens in het centrale systeem in te bouwen. Een zelfevaluatie naar het model van de GBA die de gemeenten jaarlijks zullen uitvoeren dient als controle achteraf. Er moet controle zijn of de afspraken uit dit convenant worden nagekomen. Dat is ook nodig om de minister in staat te stellen Kamervragen te beantwoorden en verantwoording af te leggen in het parlement. Over de afspraken die zorgen voor een hoge proceskwaliteit wordt gerapporteerd wanneer daar een concrete aanleiding voor is. In het centrale systeem worden alle gegevens over het inschrijvingsproces vastgelegd, die bieden de basis om zonodig diepgaand onderzoek te doen en controles uit te voeren. BZK beschouwt de gemeenten als partners en vertrouwt erop dat de gemeenten de afspraken nakomen. Artikel 3.1 over relatie met wetgeving Het wetsvoorstel beoogt de huidige Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) te vervangen en zal onder meer ook een regeling gaan bevatten voor de registratie van niet-ingezetenen. Doel van het wetsvoorstel is om belangrijke vernieuwingen op bestuurlijk, maatschappelijk, juridisch en technisch gebied en daaruit voortvloeiende nieuwe eisen voor een correcte registratie van persoonsgegevens door de overheid, te vertalen in regelgeving. De belangrijkste vernieuwingen zijn de technische modernisering van de opzet van de basisregistratie, de registratie van niet-ingezetenen, een verdere verbetering van de kwaliteit van de geregistreerde gegevens en de mogelijkheid voor

9 plaatsonafhankelijke dienstverlening en in samenhang daarmee het verminderen van administratieve lasten. Artikel 3.2 en 3.3 over de wachttijd voor afspraak Wanneer een niet ingezetene verzoekt om zo spoedig mogelijk te worden ingeschreven is de eis dat de doorlooptijd tussen afspraak maken en ingeschreven worden maximaal 5 dagen bedraagt. Uit de ervaringen van de Belastingdienst is bekend dat zich in de zomerperiode pieken in het aantal inschrijvingen voordoen waarin het aantal inschrijvers 50% hoger kan zijn dan het maandgemiddelde. Deze piekperioden vallen niet in alle gemeenten in dezelfde maanden. Omdat de piek in het aantal niet-ingezetenen samenvalt met de piekperiode voor andere gemeentelijke producten en ook nog samenvalt met de zomervakantie periode is het tijdens de piek niet mogelijk om aan de eis van maximaal 5 dagen doorlooptijd vast te houden. Daarom wordt de gemeente in staat gesteld zelf één of twee piekperiodes te benoemen, die samen maximaal drie maanden duren, waarin de maximale doorlooptijd 8 werkdagen mag bedragen. Artikel 3.4 over kantooruren Niet ingezetenen die zich willen laten inschrijven in de basisregistratie zijn verplicht in persoon voor een gemeente ambtenaar te verschijnen. Daar past een mogelijkheid bij om de inschrijving buiten de regulieren kantooruren van 9.00 tot uur, in de avonduren of het weekend te laten plaatsvinden. Om niet te zeer in het dienstverleningsbeleid van de gemeente in te grijpen wordt de afspraak over inschrijving buiten kantooruren bewust niet verder ingevuld. Wanneer in de praktijk blijkt dat een nadere invulling wenselijk is zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid in artikel 2.2 om dit convenant tussentijds aan te vullen/te wijzigen. Artikel 3.5 over dienstverlening aan werkgevers Niet ingezetenen hebben er vaak belang bij dat er een korte tijd verstrijkt tussen het moment waarop ze in Nederland aankomen en de inschrijving. Een achterliggend belang kan zijn het belang van een uitzendbureau dat een werknemer pas kan plaatsen waar die over een BSN beschikt of het belang van een werkgever die op weekbasis loonaangifte doet. Een korte wachttijd voor een inschrijving is een politiek breed gedragen wens. o o Over de modaliteiten voor een adequate inschrijvingsvoorziening voeren opdrachtgever en opdrachtnemer overleg met het georganiseerde bedrijfsleven, met name werkgeversorganisaties en uitzendbranche. Opdrachtnemer zal, indien de lokale situatie daarom vraagt, de werkgevers die hun werknemers willen laten inschrijven, faciliteren. De modaliteiten zouden bijvoorbeeld als volgt kunnen worden uitgewerkt: o afspraken mogelijk maken voor groepsgewijze inschrijving van niet-ingezeten werknemers. Gemeenten bieden werkgevers en uitzendbureaus de mogelijkheid om, in onderling overleg tussen de gemeente en de betreffende werkgever/uitzendbureau, tijdig afspraken te plannen waardoor niet-ingezetenen snel na aankomst in Nederland ingeschreven kunnen worden. Bestaande afspraken tussen de Belastingdienst en werkgevers / uitzendbureaus worden warm overgedragen. Zonodig wordt doorverwezen naar een buurgemeente wanneer de wachttijd daar korter is; e een mobiele inschrijvingsvoorziening inzetten voor situaties waarin inschrijving van niet-ingezetenen op de locatie van een werkgever efficiënter lijkt dan inschrijving bij de reguliere loketten. Een aantal grote gemeenten schrijft op de locatie van de werkgever / onderwijsinstelling vestigers uit het buitenland in de GBA in. Deze praktijk kan ook worden toegepast op het inschrijven van niet-ingezetenen in de RNI. De eisen die gesteld worden aan het centrale systeem en de gemeentelijke 9

10 infrastructuur, die in een bijlage bij dit convenant zullen worden vastgelegd, zullen zo worden geformuleerd dat naast dienstverlening ten kantore van de gemeente ook mobiele dienstverlening mogelijk is. De ervaringsgegevens van de Belastingdienst geven aan dat dienstverlening op locatie in ieder geval aangewezen is bij zeer grote projecten als bijvoorbeeld de aanleg van de Eemshaven, de 2e Maasvlakte of het hypothetische geval van de aanleg van een kerncentrale; voorafgaand aan de inschrijving werkgevers een elektronisch formulier met gegevens van de in te schrijven niet-ingezeten werknemers naar de gemeente laten sturen. Artikel 4. Proces en systeem Gemeenten maken het inschrijven van niet-ingezetenen tot onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening. Die wordt in afdelingen publiekszaken en klantcontactcentra steeds meer integraal georganiseerd en aan de burgers aangeboden. De precieze invulling verschilt per gemeente. BZK stelt daarom geen eisen aan de interne organisatie, maar stelt wel als voorwaarde dat de gemeente aan een aantal randvoorwaarden voldoet die tot een optimale kwaliteit van de registratie van niet-ingezetenen leiden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente gebruikt maakt van een centraal systeem dat door BZK wordt ontwikkeld en beheerd. Vanuit de gemeente wordt via een netwerk verbinding gemaakt met het centrale systeem. In het centrale systeem zijn alle stappen vastgeiegd die bij een volledige inschrijving doorlopen dienen te worden. Er zijn zoveel mogelijk functionaliteiten in het systeem opgenomen die het proces van goed registreren ondersteunen. Daarnaast worden eisen gesteld aan de gemeentelijke infrastructuur en het in te zetten personeel. Dit heeft hetzelfde doel: alle mogelijkheden benutten om tot een maximale kwaliteit van de registratie te komen. De maatschappelijke schade van foutieve of frauduleuze inschrijvingen kan groot zijn, alle beschikbare middelen worden daarom ingezet om dit te voorkomen. Het centrale systeem dwingt af dat bij een volledige inschrijving alle stappen doorlopen worden. Wanneer halverwege blijkt dat inschrijving in de basisregistratie moet worden geweigerd kan de inschrijving worden afgebroken. Er wordt in dat geval geen persoonslijst aangelegd. Bij iedere inschrijving, ook wanneer die halverwege wordt afgebroken, wordt een dossier aangelegd waarin per doorlopen stap gegevens worden vastgelegd. Het gaat zowel om logging van de handelingen als om scans van documenten die bij de inschrijving gebruikt worden. De toegangsprocedure tot het systeem is zo ingericht dat zeker is welke medewerkers een inschrijving verricht hebben. Een check of een inschrijver al eerder geregistreerd is of geprobeerd heeft ingeschreven te worden maakt deel uit van de stappen die doorlopen worden en wordt ondersteund door het centrale systeem. Gemeente en BZK moeten op de hoogte zijn van de eisen zijn waaraan het centrale systeem respectievelijk de gemeentelijke infrastructuur moeten voldoen. In Bijlage 2 worden die beschreven. Artikel 4.1 over management informatie In het convenant zijn enkele gevallen benoemd waarin de gemeente management informatie verstrekt aan BZK. Het is niet mogelijk en ook niet wenselijk alle mogelijke gevallen te voorzien en te benoemen waarbij verstrekking van gegevens aan de orde zal zijn. Daarom is in dit artikel een algemene verplichting geformuleerd om elkaar van de benodigde gegevens te voorzien. Concretisering van deze verplichting zal altijd in onderling overleg plaatsvinden. Artikel 4.2 en 4.3 over eisen aan centraal systeem en gemeentelijke infrastructuur Om inschrijvingen te verrichten dienen het centrale systeem dat door BZK ter beschikking wordt gesteld en de gemeentelijke infrastructuur te functioneren als één geheel dat de medewerker die de inschrijving verricht adequaat ondersteunt. BZK en gemeente dienen beide aan de nodige, onderling afgestemde, eisen te voldoen om dat mogelijk te maken. 10

11 Zowel bij de invoering van het systeem als tijdens het beheer is aandacht nodig voor de onderlinge afhankelijkheden. De techniek ontwikkelt zich snel. Aan de kant van BZK heeft het centrale systeem waarmee inschrijvingen van niet-ingezetenen worden verricht een relatie met de systemen die momenteel door het programma modernisering GBA worden ontwikkeld. Ook aan de kant van de gemeenten zijn de ICT voorzieningen continu in beweging. Er gaat nog een Proof of Concept gehouden worden om de gewenste opstelling te testen. De eisen aan het centrale systeem en de gemeentelijke infrastructuur zullen daarna worden beschreven in een aparte bijlage. Deze bijlage kan in onderling overleg worden aangepast zonder dat het convenant als geheel opnieuw ondertekend hoeft te worden. Belangrijke eisen die aan het centrale systeem gesteld worden, betreffen de beschikbaarheid van het systeem, de helpdesk en de documentatie. Ook andere relevante eisen worden in de bijlage gespecificeerd. Belangrijke eisen die aan de gemeentelijke infrastructuur gesteld worden, betreffen een beveiligde netwerkverbinding en een documentscanner. Ook andere relevante eisen worden in de bijlage gespecificeerd. Artikel 4.4 over vrijheid van organisatie In artikel 4.4 wordt het uitgangspunt vastgelegd dat gemeenten zelf kunnen bepalen hoe zij de inschrijving van niet-ingezetenen binnen hun organisatie en werkprocessen inbedden. Artikel 4.5 over goed opgeleid, vaardig personeel De kwaliteit van de uitvoering rust voor een belangrijk deel op de kennis en vaardigheden van het personeel dat wordt ingezet. Kennis van de voorschriften en de toepasselijke wetgeving, vaardigheden in het beoordelen van documenten en het identificeren van niet ingezetenen zijn voorbeelden daarvan. In de tekst van het artikel wordt bewust geen verdere invulling gegeven aan het begrip goed opgeleid, vaardig personeel. Er zijn twee redenen om geen precieze eisen in de artikelen van het convenant op te nemen: o de gemeentelijke praktijk is gevarieerd en er zijn meerdere manieren om aan de eisen voor goed opgeleid, vaardig RNI personeel te voldoen. Wie veel eerste inschrijvingen in de GBA uit het buitenland uitvoert of identiteitsdocumenten afgeeft heeft uit een andere context kennis en past in een andere context vaardigheden toe die voor de RNI ook heel wezenlijk zijn. o Alle mogelijkheden om aan de eisen te voldoen opsommen in de tekst van het convenant is niet alleen heel bewerkelijk maar doet ook afbreuk aan de partnerrelatie tussen het Rijk en de gemeenten. De modulestructuur in de opleidingseisen en de examens die onder auspiciën van de NVVB zijn georganiseerd maakt het wel mogelijk om een duidelijke referentie te formuleren die gemeenten duidelijk maakt welk niveau bedoeld wordt. Goed opgeleid wil zeggen: de betreffende medewerker is geslaagd voor het NVvB examen voor de module identiteit, documentherkenning en profiling. Hij of zij is ook geslaagd voor het examen voor (zodra beschikbaar) de module RNI of de module migratie. Vaardigheden nemen toe wanneer ze worden toegepast en gaan achteruit of verdwijnen op den duur wanneer ze niet meer toegepast worden. Om die reden wordt van gemeenten gevraagd dat het ingezette personeel voldoende inschrijvingen uitvoert. Op grond van ervaring wordt "voldoende" omschreven als: de betreffende medewerker voert minimaal 500 inschrijvingen van niet-ingezetenen per jaar uit (wie full time inschrijvingen uitvoert doet er 3000 per jaar) of verricht werkzaamheden waarvan vaststellen van de identiteit en registreren van gegevens onderdeel uitmaken. 11

12 Artikel 4. 6 over functiescheiding Bi] iedere inschrijving dienen tenminste twee medewerkers betrokken te zijn. Inschrijving van een niet-ingezetene moet in een keer volledig worden uitgevoerd omdat het niet mogelijk is de betreffende persoon het afschrift van zijn gegevens na te sturen: er wordt immers geen adres in Nederland geregistreerd. De noodzakelijke controle door een tweede medewerker moet daarom in het proces worden ingebouwd. Verder draagt het voorschrift bij aan het beperken van de mogelijkheden voor gemeentelijk personeel om mee te werken aan frauduleuze inschrijvingen. Het voorschrift sluit aan bij de praktijk die bij gemeenten bestaat voor het afgeven van paspoorten, ook daar dient functiescheiding te worden toegepast. Artikel 5. Financiering inschrijving niet ingezetenen De gemeente schrijft niet ingezetenen in op verzoek van het rijk, in casu de minister van BZK. De kosten van de loketfunctie die de gemeenten daarvoor inrichten worden door BZK aan de gemeente vergoed. Om de hoogte van de vergoedingen te bepalen en een keus te maken voor een verdeelmodel heeft een werkgroep Financiën voorbereidend werk gedaan.3 In overleg met de gemeenten is ervoor gekozen onderscheid te maken tussen de eenmalige kosten van invoering en de structurele kosten van exploitatie van het loket. Uitgangspunt is dat de kostenvergoeding kostendekkend moet zijn. Alle gemeenten ontvangen een standaardbedrag dat gekoppeld is aan het aantal volledige inschrijvingen dat ze doen. Gemeenten hebben de vrijheid om hun organisatie op hun eigen manier in te richten, waarbij de standaardvergoeding het financiële kader aangeeft. Differentiëren naar het aantal inschrijvingen is nodig omdat dit aantal door de tijd heen en per gemeente sterk kan verschillen. Eenmalige invoeringskosten De hoogte van de eenmalige invoeringskosten is berekend bij het opstellen van de Kosten Baten Analyse in 2007 en geactualiseerd in Daarbij is rekening gehouden met de volgende kostenposten: o Kosten van de projectleiding voor de invoering van RNI; Kosten van aanpassing van huisvesting om de loketten fysiek in te richten; o Kosten van werving en selectie, opleidingen en frictiekosten; Voor de eenmalige invoeringskosten bij alle gemeenten samen is 3.5 miljoen beschikbaar. Om tot een verdeelsleutel te komen die rekening houdt met de verwachte aantallen inschrijvingen in de diverse gemeenten is gebruik gemaakt van de ervaringsgegevens van de Belastingdienst. Voor iedere gemeente is zo een aandeel in het totaal aantal inschrijvingen bepaald dat wordt gebruikt om het totaal bedrag van 3.5 miljoen over de gemeenten te verdelen. 6,6% 3,7% 8,3% 2,4% 6.2% 1,1% 4,7% 6,4 % 7,2% 1,9 % Utrecht Temeuzen Rotterdam Nijmegen Leiden Leeuwarde Heerlen Goes <3 T> 2 co 10,8% 8,4% 2,7% 7, 5% 3,8% Groningen Eindhoven Doetlnchen Den Haag Amsterdarr Almelo gemeente percentage Alkmaar Verdeelsleutel RNI loketgemeenten 4,7% 9, 8% 3,9%, Exploitatiekosten De vergoeding van de exploitatiekosten kent twee componenten: o Een standaard bedrag per inschrijving o Een vergoeding voor algemene kosten 3 Zie het rapport Kostenvergoeding RNI gemeenten", programma RNI, mei ,0%

13 De hoogte van het standaardbedrag per inschrijving is bepaald in een aantal stappen. Als uitgangspunt is gekozen dat de gemeenten personeel op schaal 8 inzetten. De kosten van een FTE zijn bepaald met behulp van de kengetallen uit de Handleiding overheidstarieven 2010 van het ministerie van Financiën. Daar wordt een bedrag bepaald waarbij de personele kosten, huisvestingskosten, ICT kosten en overige overhead zijn inbegrepen. Tevens is een beperkte risico opslag toegepast in verband met de noodzaak pieken en dalen in het aantal inschrijvingen door de jaren heen op te vangen. Om de kosten per inschrijving te bepalen zijn nog twee variabelen nodig: het aantal productieve uren per jaar van een medewerker en de tijdsduur van een inschrijving. Het aantal productieve uren is ontleend aan de Handleiding overheidstarieven. Naar de duur van een inschrijving is uitgebreid onderzoek gedaan bij het opstellen van de KBA De werkgroep financiën heeft onderzocht of ontwikkelingen en gewijzigde inzichten sinds die tijd aanleiding moesten zijn om de schatting uit de KBA bij te stellen. Als uitgangspunt voor de berekeningen is uitgegaan van een gemiddelde duur van een inschrijving van 25 minuten. Uitkomst van de complete berekening is een bedrag van 25,42 per verrichte inschrijving, prijspeil Algemene kosten betreffen onder meer de kosten die gemeenten moeten maken om te participeren in het regulier overleg dat in het kader van het beheer van de basisregistratie zal worden georganiseerd met alle gemeenten die een inschrijfvoorziening hebben, informatie aan BZK te verstrekken, deel te nemen aan kwaliteit bevorderende activiteiten en mee te werken aan onderzoeken die BZK uitvoert. Voor de vergoeding van de algemene kosten is een jaarlijks bedrag beschikbaar van ,- prijspeil Voor de verdeling van dit bedrag over de gemeenten wordt opnieuw het aandeel van een gemeente in het totaal aantal inschrijvingen toegepast. Voor het eerste jaar na de invoering is het aandeel van toepassing dat op basis van de ervaringsgegevens van de Belastingdienst is bepaald (zie de reeds genoemde tabel). Het aandeel van een gemeente in het totaal kan echter in de loop van de tijd wijzigen. Daarom zullen in ieder volgend jaar de werkelijk gerealiseerde aandelen van de verschillende gemeenten worden gehanteerd om het beschikbare bedrag voor algemene kosten over de gemeenten te verdelen. De hoogte van het standaardbedrag per inschrijving is 25,42 en de hoogte van het beschikbare bedrag voor algemene kosten is ,- per jaar, prijspeil De vorengenoemde bedragen zullen jaarlijks worden aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handleiding overheidstarieven. 13

14 Onderstaande tabel geeft een totaalbeeld van de hoogte van de vergoedingen aan de inschrijfvoorzieningen, bij de start van de RNI. Uitgangspunten zijn de verdeelsleutel op basis van historische gegevens plus een totaal aantal inschrijvingen van jaarlijks. Financieel overzicht RNI loketgemeenten Landelijk inschrijvingen p e rja a r Alkmaar Almelo Amsterdam Breda Den Haag Doetinchem Eindhoven Goes Groningen Heerlen Leeuwarden Leiden Nijmegen Rotterdam Terneuzen Utrecht Venlo Zwolle Totaal Verdeel sleutel Aantal inschrijvingen 6,6% 3,7% 8,3% 10,8% 8,4% 2,7% 7,5% 3,8% 2,4% 6,2% 1,1% 4,7% 6,4% 7,2% 1,9% 4,7% 9,8% 3,9% ,0% Vergoeding voor inschrijvingen (gebaseerd op per ja a r landelijk) F TE s RNI 3,0 1,7 3,8 4,9 3,8 1,2 3,4 1,7 Jaarlijkse bijdrage coördinatie kosten Eenm alige vergoeding invoerings kosten 1,1 2,8 0,5 2,1 2,9 3,3 0,9 2,1 4,5 1, j , Artikel 6. Overleg en evaluatie Artikel 6.1 over regulier overleg De ervaring van de BD leert dat (maandelijks of tweemaandelijks) overleg met alle loketten nuttig en nodig is om problemen op te lossen, de kwaliteit te bevorderen, actuele informatie te bespreken, te reageren op grootschalige fraudepogingen, onderlinge kennisuitwisseling en ondersteuning te regelen, etc. Beoogd beheerder BPR zal een periodiek regulier overleg organiseren. Het is mogelijk dat daaraan ook vertegenwoordigers van de aangewezen bestuursorganen (ABO's) deelnemen die mutaties over ingeschreven niet ingezetenen aanleveren aan de basisregistratie. Artikel 6.2 over evaluatie Het is de wens van meerdere gemeenten en van BZK om een jaarlijkse evaluatie te organiseren om systematisch na te gaan hoe het registreren van niet ingezetenen verloopt. Op grond van de wet Brp zal ook aan de gemeenten gevraagd worden een zelfevaluatie uit te voeren. De uitgangspunten zullen gelijk zijn aan de zelfevaluatie GBA, de invulling zal specifiek voor niet ingezetenen worden beschreven. Artikel 7. Bezwaar- en klachtafhandeling Op grond van de wet is BZK verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaar en beroep dat door niet ingezetenen wordt ingediend. Uit de Algemene wet bestuursrecht vloeit voort dat BZK de gemeenten niet kan mandateren om bezwaar en beroep af te handelen. In het convenant is de enige juridisch correcte mogelijkheid opgenomen: BZK handelt bezwaar en beroepschriften zelf af. 14

15 Het kan ook zijn dat een niet-ingezetene een klacht heeft over de wijzen waarop (een ambtenaar van) de gemeente zich tijdens de inschrijving jegens hem of haar heeft gedragen. Dergelijke klachten kan de niet-ingezetene indienen bij de gemeente die het betreft. De gemeente handelt dergelijke klachten af conform het bepaalde in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. De Awb, art 9.3, bepaalt dat tegen de uitspraak van de gemeente geen beroep mogelijk is. Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden en wijzigingen Bij de voorbereiding van de RNI is in ruime mate gebruik gemaakt van de praktijkervaring die de Belastingdienst heeft met het registreren van niet-ingezetenen en het uitreiken van sofinummers. De RNI is echter een nieuwe registratie, die gevoerd wordt met een ander informatiesysteem en die moet functioneren in de nieuwe context van de Wet basisregistratie personen. Verder is ervoor gekozen een convenant op hoofdlijnen te sluiten en problemen die zich in de praktijk voordoen in overleg te gaan oplossen. Het is daarom niet uit te sluiten dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen die aanzienlijke kostenconsequenties hebben. In dergelijke gevallen biedt artikel 8 het kader voor het overleg tussen partijen, Artikel 9. Beëindigen convenant Partijen gaan het convenant met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, maar hebben beide de mogelijkheid om het tussentijds op te zeggen. Opzegging is bedoeld als een uiterste mogelijkheid waar alleen na uitvoerig overleg gebruik van gemaakt zal worden. Uitgaande van de veronderstelling dat beide partijen de opzegging door het voorafgaande overleg al geruime tijd zien aankomen en zich kunnen voorbereiden op de consequenties ervan, is de opzegtermijn bepaald op zes maanden. Artikel 10. Geschillenregeling Het uitgangspunt bij deze DVO is dat verschillen van mening over de interpretatie of de wijze van uitvoering zoveel mogelijk in onderling overleg worden opgelost. Dat is nodig omdat opzegging voor beide partijen ingrijpende consequenties heeft. De geschillenregeling bevat instrumenten van verschillende zwaarte om het verschil op te lossen. Naast overleg behoren ook mediation en een beroep op de rechter tot de mogelijkheden die zowel BZK als de gemeenten kunnen inzetten. Artikel 11. Looptijd van deze overeenkomst De looptijd van deze overeenkomst is vijf jaar. Dit geeft de gemeenten duidelijkheid over de termijn waarvoor ze de investeringen doen en biedt de benodigde zekerheid. Wanneer de minister, in overleg met de convenantgemeenten, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken (NVVB), besluit dat de DVO na deze termijn niet wordt verlengd biedt de opzegtermijn van 6 maanden de gemeenten de mogelijkheid om de benodigde aanpassingen door te voeren. In een worst case scenario kan zowel de gemeente als BZK redenen hebben om de overeenkomst tussentijds te beëindigen. De overeenkomst (art 9) biedt daar mogelijkheden voor. Geen specifieke toelichting op de slotbepalingen (art 12) en publicatie (art 13). Deze worden geacht voor zichzelf te spreken. 15

16