Algemene Voorwaarden " OptiRetour" - Versie 2017

Transcriptie

1 Algemene Voorwaarden " OptiRetour" - Versie Voorwerp en toepassingsgebied (d) Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de dienst "OptiRetour", die exbo aan de Klant biedt in het kader van het Contract en die erin bestaat (i) de zendingen van de Klant die niet aan hun bestemmeling konden worden uitgereikt en die door bpost werden teruggestuurd naar het retouradres, op te halen, (ii) te coderen (iii) en bepaalde informatie over die niet-uitreikbaare zendingen in de vorm van een elektronisch bestand door te sturen, gevolgd door (iv) de vernietiging of het terugbezorgen aan de klant van de niet-uitreikbare zendingen. Deze Algemene Voorwaarden kunnen te allen tijde worden geraadpleegd op de website Het Contract is enkel van toepassing op de Dienst; de diensten die door bpost worden geleverd (met inbegrip van de uitreiking van de zendingen van de Klant en de terugzending van niet-uitreikbaare zendingen naar het retouradres) vallen niet onder het toepassingsgebied van het Contract. exbo heeft geen enkele volmacht om bpost te vertegenwoordigen, ongeacht in welke hoedanigheid, en handelt niet als een onderaannemer of als een uitvoerder voor rekening van bpost. De algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing op het Contract. 2. Definities In het kader van deze Algemene Voorwaarden moeten de volgende termen worden verstaan zoals hieronder bepaald: Algemene Voorwaarden: dit document - dat integraal deel uitmaakt van het Contract - dat de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de Dienst omvat. Bestand: het informaticabestand met de informatie over de Postretours, die in detail beschreven staat in artikel 4.2 van deze Algemene Voorwaarden. bpost: de naamloze vennootschap van publiek recht, met maatschappelijke zetel in het,, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Brussel onder het nummer BE Contract: het Contract dat gesloten is tussen exbo en de Klant betreffende de Dienst, bestaande uit deze Algemene Voorwaarden, de Overeenkomst en de Tariefvoorwaarden. Dienst: de dienst - waarvan de onderdelen en modaliteiten beschreven staan in artikel 4 van deze Algemene Voorwaarden - aangeboden door exbo in het kader van de Contract dat gecommercialiseerd wordt onder de naam "OptiRetour". Entiteit: de entiteit of het departement van de Klant die / dat de Postretours beheert. exbo: de naamloze vennootschap exbo, met maatschappelijke zetel in het,, ingeschreven in het Rechtspersonenregister van Brussel onder het nummer BE Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die het contract met exbo gesloten heeft. exbo NV Pagina 1 van 8 20/01/2017

2 Overeenkomst: het document - dat integraal deel uitmaakt van het Contract - dat de gegevens van de Klant en de praktische modaliteiten van de Dienst omvat. Overmacht: een situatie die niet te wijten is aan een fout van een van de Partijen en die de uitvoering van de contractuele verplichtingen van die Partij onmogelijk maakt, conform de criteria uit de Belgische rechtspraak (met inbegrip van bv. stakingen, lockouts, weersomstandigheden, ongevallen...). Partij: een Partij bij het Contract, die al naargelang het geval de Klant of exbo is. Postbus: de postbus die in het kader van het Contract door exbo wordt gehuurd bij bpost en bestemd is voor de terugzending van de Postretours van de Klant. Postretours: de Zendingen die bpost heeft geïdentificeerd als zendingen die niet aan de bestemmeling konden worden uitgereikt en die het voorwerp van de Dienst zijn. Recyclage: de vernietiging van de Postretours door exbo nadat het Bestand dat betrekking heeft op die Postretours aan de Klant werd overgemaakt.. Tariefvoorwaarden: het document - dat integraal deel uitmaakt van het Contract - waarin de tarieven die van toepassing zijn op de Dienst vermeld zijn. Terugbezorging aan de Klant: het transport van de Postretours naar de Klant door exbo nadat het Bestand dat betrekking heeft op die Postretours aan de Klant werd overgemaakt. Werkdag: een dag, uitgezonderd een zaterdag, een zondag of een Belgische nationale wettelijke feestdag. Zendingen: de poststukken verstuurd door de Klant. 3. Overzicht en rangorde van de documenten die het Contract vormen Het Contract bestaat uit de volgende documenten: deze Algemene Voorwaarden; de Overeenkomst; de Tariefvoorwaarden. Om het Contract te sluiten moeten de Partijen de Overeenkomst en de Tariefvoorwaarden ondertekenen. In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, de Overeenkomst en de Tariefvoorwaarden, wordt onderstaande volgorde gehanteerd om te bepalen welke van de tegenstrijdige bepalingen primeert: (i) de Overeenkomst, (ii) de Tariefvoorwaarden, en (iii) de Algemene Voorwaarden. 4. Onderdelen en modaliteiten van de Dienst 4.1. Ophaling van de Postretours door exbo Vanaf de datum van inwerkingtreding van het Contract die bepaald is in de Overeenkomst, huurt exbo een Postbus en haalt het de Postretours in de Postbus op Codering van de Postretours exbo codeert alle Postretours die werden teruggestuurd naar de Postbus om een Bestand te creëren dat aan de Klant wordt overgemaakt. Het Bestand bevat voor elke Postretour de volgende informatie: exbo NV Pagina 2 van 8 20/01/2017

3 (i) (ii) (iii) de bestemmeling die vermeld is op de Postretour; De bestemmeling wordt op verschillende manieren geïdentificeerd in het Bestand, naargelang van de adresseringswijze van de Zending die de Klant kiest: Als de Klant de bpost-streepjescode (Mail ID of aangetekend) op de Zending heeft aangebracht, wordt de bestemmeling aan de hand van die bpoststreepjescode in het Bestand geïdentificeerd. Om een Mail ID of aangetekende zending streepjescode op zijn Zendingen te kunnen gebruiken, moet de Klant op voorhand gecertificeerd zijn door bpost; Als de Klant een andere cijfercode (bv. een code die overeenkomt met het klantnummer) heeft aangebracht op de Zending, dan wordt de bestemmeling aan de hand van die cijfercode geïdentificeerd in het Bestand; Als de Klant alleen het adres van de bestemmeling op de Zending heeft aangebracht (geen streepjescode of andere cijfercode), dan wordt de bestemmeling aan de hand van het adres in het Bestand geïdentificeerd. de reden voor de terugzending die door bpost aangegeven wordt op de Postretour (rode etiketten); De volgende redenen voor terugzending zijn mogelijk: foutief adres ontvangt niet langer (post op dit adres): de bestemmeling is verhuisd of is overleden niet afgehaald: de bestemmeling is de Zending niet komen afhalen geweigerd: de bestemmeling wilde de Zending niet ontvangen en heeft ze aan de postbode teruggegeven onbekende reden de datum van codering van de Postretour Overdracht van het Bestand exbo maakt het Bestand aan de Klant over. De keuze van de Klant wat betreft de modaliteiten van de overdracht van het Bestand (periodiciteit, verzendingswijze, adres voor overdracht en formaat van het Bestand) is bepaald in de Overeenkomst Recyclage of Terugbezorging aan de Klant Binnen een termijn van 7 Werkdagen, te tellen vanaf de overdracht van het Bestand, zorgt exbo voor de Recyclage of Terugbezorging aan de Klant van de Postretours. De Klant kan op twee manieren kiezen tussen Recyclage of Terugbezorging aan de Klant: (i) (ii) De Klant integreert een specifieke code in de Mail ID streepjescode of een andere cijfercode die op de Zending werd aangebracht: Recyclage van de Postretours: code 1 Terugbezorging aan de Klant: code 2 De Klant gebruikt verschillende Postbussen: een Postbus voor de Postretours die moeten worden gerecycleerd; een andere Postbus voor de Postretours die naar de Klant moeten worden teruggestuurd. De Klant moet er op letten dat hij de referenties van de Postbus die overeenkomt met zijn keuze op de Zending aanbrengt. Als de Postretour omhuld is met plasticfolie of met een plastic verpakking, verwijdert en vernietigt exbo die folie of verpakking altijd vóór de Recyclage. exbo NV Pagina 3 van 8 20/01/2017

4 5. Verplichtingen van de Klant 5.1. Zendingen gefrankeerd door bpost De Klant is verplicht om zijn Zendingen die het voorwerp zijn van de Dienst, door bpost te laten frankeren Aanbrengen van de referenties van de Postbus op de Zending Opdat de Postretours naar de Postbus worden verzonden en exbo ze kan ophalen en coderen, is de Klant verplicht de in de Overeenkomst bepaalde referenties van de Postbus als retouradres te vermelden op elke Zending waarop de Dienst betrekking heeft, bij voorkeur op de achterzijde van de Zending. Het wordt de klant sterk aangeraden enkel de Postbus als retouradres op de Zending te vermelden. Als de klant bovenop de Postbus nog een ander afzenderadres op de Zending opgeeft (bv. zijn eigen adres) is het mogelijk dat de Postretour fysiek wordt teruggestuurd naar het andere adres; in dat geval kan de Postretour niet worden opgehaald en gecodeerd door exbo en zal de informatie over de Postretour niet opgenomen zijn in de door exbo naar de Klant verstuurde Bestanden Raming en representatieve Zendingen Om exbo te helpen met het inplannen van de werklast en om de nodige tests uit te voeren, moet de Klant - bij het sluiten van het Contract - de volgende informatie aan exbo bezorgen: (i) een raming van het aantal Postretours die de Klant jaarlijks denkt te ontvangen, naargelang het type Zending, het formaat en de adresseringsmodaliteiten van de Zending. Die raming is opgenomen in de Overeenkomst; (ii) enkele exemplaren van representatieve Zendingen, naargelang het type Zending, het formaat en de adresseringswijzen van de Zending (in het bijzonder in geval van gebruik van de adresseringswijze met bpost-streepjescode) waarop de Dienst betrekking heeft Problemen met de overdracht van het Bestand Indien er problemen zijn met de overdracht van het Bestand door exbo (bv. onleesbaar of beschadigd Bestand enz.), dient de Klant exbo hier ten laatste 6 dagen na ontvangst van het Bestand van op de hoogte te brengen. 6. Gedecentraliseerd beheer van de Postretours door de Klant De Klant die zijn Postretours gedecentraliseerd beheert, kan aparte Bestanden per Entiteit ontvangen. Er bestaan 2 mogelijkheden: (i) De Klant integreert per Entiteit een specifieke code in de Mail ID streepjescode of een andere cijfercode die op de Zending wordt aangebracht. Bij de codering van de Postretours door exbo, geneert exbo aparte Bestanden per Entiteit. (ii) De Klant gebruikt een Postbus per Entiteit. De Klant moet er op letten dat hij de referentie van de Postbus die overeenkomt met de Entiteit op de Zending aanbrengt. Door een Postbus per Entiteit te gebruiken, kan de Klant eveneens op verschillende factureringsadressen worden gefactureerd (bv. afhankelijk van het type Zending). 7. Tarieven (i) De tarieven die van toepassing zijn op de verschillende onderdelen van de Dienst zijn opgenomen in de Tariefvoorwaarden. De tarieven zijn van toepassing op de volledige duur van de Tariefvoorwaarden in kwestie. (ii) De tarieven zijn exclusief btw of andere taksen en afhoudingen. Alle indirecte belastingen, lokale belastingen, afhoudingen en huidige en latere rechten en voorheffingen (uitgezonderd de belastingen op inkomsten en winsten), die eventueel door een overheid worden geheven, zijn altijd ten laste van de Klant en zijn desgevallend invorderbaar bovenop het overeengekomen tarief. exbo NV Pagina 4 van 8 20/01/2017

5 8 Facturering 8.1. Algemeen exbo stuurt de facturen naar de Klant op het in de Overeenkomst vermelde factureringsadres. exbo factureert op de volgende manier aan de klant: (i) Zodra het Contract in werking treedt, wordt een factuur voor de vaste kosten naar de Klant gestuurd. In geval van verlenging van het Contract, wordt er uiterlijk een maand na deze verlenging een factuur voor de vaste terugkerende kosten verstuurd. (ii) Facturen voor de variabele kosten worden maandelijks naar de Klant gestuurd. De facturen zijn integraal en in één keer verschuldigd, hetzij per domiciliëring bij de bank van de Klant, hetzij binnen dertig (30) kalenderdagen volgend op de factuurdatum, op de rekening van exbo die op de facturen vermeld wordt Betwisting van facturen Indien de Klant een factuur of een gedeelte ervan betwist, moet hij die betwisten binnen twintig (20) Werkdagen vanaf de verzending van de factuur. Eens deze termijn van twintig (20) Werkdagen verstreken is, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de Klant. Indien de Klant slechts een gedeelte van de factuur betwist en niet de factuur in haar geheel, blijft zijn betaalverplichting op het niet-betwiste gedeelte onbeperkt gelden Niet-betaling van de facturen Op elk bedrag dat op de vervaldag niet betaald is, wordt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling de wettelijke interesten geheven, vanaf de vervaldag tot de dag van de volledige betaling. exbo behoudt zich bovendien het recht om zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding van 15 % van het gefactureerde bedrag met een minimum van 65 EUR te eisen. Het feit dat de interestvoet of de forfaitaire vergoeding niet vermeld zijn in de eventuele ingebrekestelling, betekent in geen geval dat exbo afziet van het recht om de interesten en / of de forfaitaire vergoeding te eisen. De Klant kan geen enkele compensatie van exbo eisen en geen enkel retentierecht ten aanzien van exbo laten gelden. 9. Datum van inwerkingtreding, duur en einde van het Contract Het Contract wordt afgesloten voor de duur van één (1) jaar, die ingaat op de in de Overeenkomst vermelde datum. Voor het verstrijken van de contractuele termijn, deelt exbo de nieuwe Tariefvoorwaarden en/of Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op het volgende contractuele jaar schriftelijk aan de Klant mee. Het Contract wordt voor een nieuwe duur van één (1) jaar verlengd op basis van die nieuwe Tariefvoorwaarden en/of Algemene Voorwaarden, zodra exbo de nieuwe Tariefvoorwaarden heeft ontvangen die door de klant voor akkoord werden ondertekend en dit ten laatste vóór het verstrijken van de contractuele termijn. Het Contract wordt niet verlengd als dat akkoord niet wordt ontvangen. Onverminderd haar overige rechten, heeft elke Partij het recht om het Contract van rechtswege (d.w.z. zonder gerechtelijke tussenkomst) via een aangetekende brief te ontbinden als: (i) de andere Partij het Contract opzettelijk overtreedt, zich schuldig maakt aan fraude of de wetgeving betreffende de marktpraktijken schendt en / of; (ii) de andere Partij haar activiteiten stopzet of dreigt stop te zetten; en/of (iii) er een vereffenaar of een bewindvoerder is aangeduid voor het beheer van de eigendom of activa van de andere Partij; en/of exbo NV Pagina 5 van 8 20/01/2017

6 (iv) (v) de andere Partij failliet is verklaard of zich in een duidelijk toestand van insolvabiliteit bevindt of de betalingen heeft stopgezet; en/of de andere Partij in vereffening wordt gesteld (met uitzondering van een vereffening in het kader van een reorganisatie die tot gevolg heeft dat het solvabele bedrijf dat daaruit voortkwam, gebonden blijft door de verbintenissen die in het kader van het Contract aan de andere Partij zijn opgelegd). (d) De Partijen kunnen het Contract te allen tijde eenzijdig opzeggen via een aangetekende brief, met onmiddellijke uitwerking, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder dat een vergoeding betaald wordt, als er nieuwe wettelijke of reglementaire bepalingen worden aangenomen die de uitvoering van het Contract kunnen belemmeren. (e) De Klant verbindt zich ertoe om ten laatste tien (10) Werkdagen vóór het verstrijken van het Contract geen Zendingen meer te versturen met de referenties van de Postbus. De Postretours die nog in de Postbus zouden worden gedeponeerd na het einde van het Contract, zullen onmiddellijk worden gerecycleerd. 10. Gebruik van de informatie in de Bestanden De Klant mag de informatie in de Bestanden enkel gebruiken voor het bijwerken van zijn eigen databases en voor het dagelijkse beheer van zijn commerciële activiteit. In geen geval mag de Klant de informatie in de Bestanden gedeeltelijk of volledig voor commerciële doeleinden gebruiken (zoals bijvoorbeeld het verkopen of verhuren ervan). In geen geval mag de Klant aan om het even welke derde (met inbegrip van bedrijven die met hem zouden zijn verbonden overeenkomstig artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen) volledige of gedeeltelijke informatie van de informatie in de Bestanden, meedelen. 11. Waarborg - Aansprakelijkheid (d) exbo bezorgt de Klant een Bestand met bepaalde informatie die vermeld is op de Postretour. Het is mogelijk dat die informatie onjuist, onvolledig, niet-relevant, onleesbaar of beschadigd is. Aangezien die informatie niet van exbo afkomstig is (maar van bpost of van de Klant zelf), erkent de Klant uitdrukkelijk dat exbo in geen geval aansprakelijk kan worden gesteld voor schade die hij of een derde zou lijden ingevolge de informatie die in het kader van de Dienst naar de Klant wordt gestuurd. exbo kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade die de Klant of een derde zou lijden ingevolge de Recyclage en / of de Terugbezorging aan de Klant van de Postretours binnen de termijnen vermeld in het Contract (en dus later dan wanneer bpost de Postretour rechtstreeks naar de Klant verzendt). De Partijen komen overeen dat de financiële aansprakelijkheid van exbo in ieder geval beperkt wordt tot de herstelling van de rechtstreekse schade berokkend aan de Klant door zijn opzettelijke of zware fout en dat die financiële aansprakelijkheid niet meer mag bedragen dan 50% van het bedrag dat aan de Klant werd gefactureerd en door deze laatste werd betaald tijdens de laatste twaalf voorbije maanden of, zo niet, tijdens de voorbije periode. In weerwil van elke andersluidende bepaling van het Contract, kan geen enkele Partij aansprakelijk worden gesteld voor de (gedeeltelijke of volledige) niet-uitvoering van haar verplichtingen in het kader van het Contract in gevolge een situatie van Overmacht. exbo NV Pagina 6 van 8 20/01/2017

7 12. Bescherming van de persoonsgegevens Bij de verwerking van de persoonsgegevens in de zin van de wet van 8 december 1992 en die hen worden meegedeeld in het kader van het Contract, leven de Partijen de van toepassing zijnde bepalingen na, met inbegrip van de bepalingen van die wet. Bovendien brengen zij hun personeel en onderaannemers op de hoogte van die bepalingen. De Partijen verwerken ze uitsluitend overeenkomstig de instructies van de Partij die de gegevens meedeelde en voor de doeleinden waarvoor ze werden meegedeeld. De Partijen nemen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om die persoonsgegevens te beschermen opdat ze niet worden gebruikt zonder toestemming of worden vernietigd of gewijzigd. 13. Verklaringen van de Klant - rechtspersoon (d) De Klant verklaart dat hij een rechtspersoon is die geldig is opgericht, die bestaat voor onbepaalde duur en die naar behoren is ingeschreven bij de bevoegde openbare instanties. De Klant beschikt over de vereiste bevoegdheden, heeft alle kennisgevingen verricht en heeft alle nodige interne en externe toelatingen en vergunningen gekregen om het Contract te sluiten en om, overeenkomstig de bepalingen uit het Contract, de verbintenissen die hij in het kader van het Contract is aangegaan, uit te voeren. Het sluiten van dit Contract druist niet in tegen de statuten van de Klant of tegen een vonnis, besluit, verordening of administratieve beslissing die van toepassing zou zijn op hem of op een bepaalde overeenkomst, wettelijke bepaling of verplichting waaraan hij gebonden zou zijn. Het Contract werd geldig gesloten door de Klant en de verplichtingen van de Klant in het kader daarvan zijn wettelijke, geldige en dwingende verplichtingen uit hoofde van de Klant. 14. Overige contractuele bepalingen Wijziging van het Contract Behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling kan het Contract enkel gewijzigd worden als de Partijen dat schriftelijk overeengekomen zijn. exbo kan echter bij een wijziging van de wetgeving of in het geval van een besluit, een vonnis of een andere dwingende tussenkomst van een bevoegde instantie dit Contract wijzigen op basis van die wijziging. exbo dient de Klant schriftelijk op de hoogte te brengen van de bovengenoemde wijzigingen ten minste één maand voordat ze van kracht worden. Stemt de Klant niet in met die wijzigingen, dan kan de Klant binnen de (1) maand na de kennisgeving van die wijzigingen door exbo het Contract eenzijdig en schriftelijk verbreken zonder schadevergoeding. Het Contract loopt vervolgens af op de laatste dag van de maand na de maand waarin de Klant liet weten dat hij niet instemt met de wijzigingen. In dat geval verlopen de afrekening en facturering pro rata temporis Onderaanneming De Partijen komen overeen dat exbo ertoe gemachtigd is om zich in het kader van de uitvoering van de Dienst te laten vervangen. Het blijft evenwel volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken die werden opgedragen aan de personen die hem hebben vervangen. exbo NV Pagina 7 van 8 20/01/2017

8 14.3. Overdraagbaarheid Geen enkele Partij heeft het recht het Contract over te dragen zonder de voorafgaande schriftelijke toelating van de andere Partij, echter met dien verstande dat exbo het Contract altijd mag overdragen aan een bedrijf dat met exbo verbonden is Vertrouwelijke informatie De Partijen komen overeen dat alle informatie die de ene Partij krachtens het Contract van de andere Partij ontvangt als vertrouwelijke informatie wordt verwerkt en dit vertrouwelijk karakter behoudt, zelfs na het einde van het Contract Onafhankelijkheid van de Partijen Het Contract mag in geen enkel geval worden geïnterpreteerd als zou het tussen de Partijen een partnerschap, een participatiebedrijf of een andere vereniging tot stand brengen. Zo mag ook geen van de Partijen worden beschouwd als zijnde de agent of de bediende van de andere Partij Afstand doen van rechten Als een Partij eraan verzaakt een recht te laten gelden krachtens het Contract of zich te beroepen op een tekortkoming van de andere Partij, of als ze dat recht laattijdig laat gelden, kan dat in geen geval worden beschouwd als of leiden tot een definitieve verzaking van die Partij om zich later te beroepen op dat recht of die tekortkoming. Evenzo belet de gedeeltelijke uitoefening van een recht door een Partij niet dat zij zich later kan beroepen op een bijkomende uitoefening van dat recht of van enig ander recht Integraliteit van het Contract Het Contract omvat alle akkoorden tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp van het Contract en vervangt alle andere vorige akkoorden, overeenkomsten, vragen, aanbiedingen of verklaringen die in verband met het voorwerp van het Contract mondeling of schriftelijk tussen de Partijen werden geformuleerd Deelbaarheid De nietigheid of onafdwingbaarheid van een deel van het Contract, om welke reden ook, zal geen invloed hebben op de geldigheid en de afdwingbaarheid van de overige bepalingen van het Contract Toepasselijk recht en regeling van de geschillen Het Contract wordt beheerst door het Belgische recht en wordt volgens dat recht geïnterpreteerd. Elk geschil betreffende de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van dit Contract zal definitief worden beslecht door de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. * * * exbo NV Pagina 8 van 8 20/01/2017