Bijlage 3: Werkreisinstructie

Transcriptie

1 Bijlage 3: Werkreisinstructie Reizigersinformatie: Naam reizigers: Vertegenwoordigende organisatie: Financiering (welke organisatie is verantwoordelijk voor welk deel van de kosten) Reisgegevens: Reisperiode: Land van bestemming: BuZa classificatie: Groen: Geen bijzondere veiligheidsrisico s Geel: Let op, veiligheidsrisico s Oranje: Alleen noodzakelijke reizen Rood: Niet reizen Te bezoeken steden/provincies: dd-mm-jjjj t/m dd-mm-jjjj groen / geel / oranje / rood (weghalen wat niet van toepassing is) Contactgegevens partners en verblijfplaats: Als gereisd wordt naar buitenlandse partner(s) contactgegevens van betreffende partner(s) Adressen hotels / logeeradressen 4. Voorbereiding: Geldig paspoort(en)? Visum nodig? Vaccinaties vereist? Vaccinaties up-to-date? Medische verklaring nodig? NGO brief nodig? ICE-nummers beschikbaar (op papier én in je telefoon, voor je medereizigers beschikbaar) Verzekeringspas en contactgegevens (medisch en reis) Uitnodigingsbrief nodig van buitenlandse partner? nodig?

2 5. Communicatie tijdens werkreis Overeengekomen frequentie van contactmomenten met contactpersoon in Nederland tijdens de werkreis, bijv. aankomst en vertrek en eventueel tussentijds. Wanneer (datum) met wie en hoe? Contactpersoon kantoor Verre Naasten: Telefoonnummer van de eerst verantwoordelijke: Alternatief telefoonnummer van de eerst verantwoordelijke, bijv. in geval buitenlandse simkaart: Telefoonnummer van de Nederlandse ambassade in het te bezoeken land: Rapportage incidenten: De reizigers zijn zich bewust van de noodzaak en de procedure van incidentenrapportage 6. Context werkbezoek: 7. Algemeen doel werkreis: 8. Specifieke doelen werkreis: 9. Producten: (in de meeste gevallen tenminste: werkreisverslag; verder bijvoorbeeld: concept projectagreement, getekende financiële rapportage, materiaal voor voorlichting en communicatiedoeleinden als foto s etc., overeenkomst/input voor Capacity Building of verandermanagement, etc.) 10. Middelen: 1 Referentiedocumenten: - Algemeen beleid mission - 1 (Voorlopig) programma/reisschema: 1 Goedkeuring: Goedkeuring Verre Naasten (BuZa classificatie groen, geel, oranje) Naam lijnmanager in geval medewerker Verre Naasten meereist: Handtekening: Goedkeuring Verre Naasten (BuZa classificatie rood) Naam directeur in geval medewerker Verre Naasten meereist:

3 Handtekening: Goedkeuring RSV Naam en functie: Handtekening: Voor medewerkers Verre Naasten: Verplicht onderdeel bij classificatieniveau oranje en rood: De lijnmanager neemt samen met de reiziger onderdeel van deze werkreisinstructie door. Indien niet van toepassing: Verwijder onderdeel en ga door naar de veiligheidsverklaring. 14. Context analyse: Interne context GKv-mission Projecten GKv-mission in land van bestemming: Geschiedenis GKv-mission in land van bestemming (in relatie tot veiligheid) Externe context in relatie tot GKv-mission Politieke situatie: Sleutelfiguren: Misdaadpatronen: Conflictdynamiek: Recente incidenten en/of ontwikkelingen 15. Risico assessment Informatie kan ook worden ingewonnen bij lokale partnerorganisatie. Welke typen misdaad zijn er? Variëren deze misdaden qua dag en tijdstip? Is er sprake van dreiging? Is GKv-mission en/of de partnerorganisatie betrokken geweest bij veiligheidsincidenten? Wat zijn de voornaamste dreigingen? Dreigingsanalyse

4 Waarschijnlijkheid Risicoanalyse Vul de hierboven benoemde dreigingen in de matrix. Beslis wat de waarschijnlijkheid is dat het gebeurt en als het daadwerkelijk zou gebeuren, wat dan de gevolgen zijn. hoog Hoog Gemiddeld Laag laag laag Laag Gemiddeld Hoog hoog Impact 16. Risico mitigerende maatregelen: (Wat kan je doen om de risico s te beperken?) Benoem risico mitigerende maatregelen bij de hierboven benoemde risico s om er voor te zorgen dat je minder kwetsbaar bent (dat de mogelijkheid dat iets gebeurt kleiner is en/of dat de gevolgen kleiner zijn vergeleken met de risico s die je hebt aangegeven). De maatregelen kunnen gerelateerd zijn aan: gedrag, plaatselijke cultuur, avondklok, misdaad, verlies van contact, communicatiemiddelen, openbaar vervoer, verkeersongelukken, medicatie, (tropische) ziekten, beten (insecten, slangen) en verwondingen. Risico: Risico mitigerende maatregelen:

5 17. Noodscenario s Als er daadwerkelijk een incident gebeurt, hoe handel je dan? Je bent beter voorbereid op onvoorziene omstandigheden wanneer je op voorhand nadenkt over te ondernemen acties in geval van een incident, dan wanneer je hier pas over na gaat denken als je er midden in zit (denken in scenario s). Maak een lijst van acties die je zou ondernemen in noodsituaties. Risico (scenario): Actie in het geval van een incident:

6 Veiligheidsverklaring GKv-mission I Verre Naasten De ondergetekende(n): Verklaren dat aangaande activiteiten voor of in samenwerking met GKv-mission I Verre Naasten: 1 Hij/zij kennis heeft genomen van het veiligheidsbeleid, het communicatieprotocol en de gedragscode buitenlandse werkreizen, en dat alle noodzakelijke vragen aan Verre Naasten zijn gesteld voor een goed begrip van deze documenten. 2 Voor en gedurende de periode in het buitenland (inclusief de reistijd) zich volledig zal houden aan hetgeen is vastgelegd in de bij punt 1 genoemde documenten. 3 Alle geschreven en mondelinge afspraken, instructies en opdrachten zoals genoemd in deze werkinstructie zijn gedurende de werkreis (24/7) van kracht, tenzij expliciet anders is overeengekomen met Verre Naasten. Datum: Plaats::.. Handtekening(en): Naam / Handtekening Naam / Handtekening Naam / Handtekening 4. Naam / Handtekening 5. Naam / Handtekening 6. Naam / Handtekening