Collegevoorstel. Zaaknummer Ontwikkeling digitaal bewonerspanel

Transcriptie

1 Collegevoorstel Aanleiding / voorgeschiedenis Het is voor de gemeenteraad, voor u en de medewerkers van de gemeente belangrijk om op de hoogte te zijn wat er speelt in de gemeente. Door af en toe de gemeenschap te bevragen, weten we beter wat er speelt, wat de meningen zijn, en waar mensen zich zorgen om maken. Om dat op een effectieve en efficiënte manier te doen, wil de gemeente een digitaal bewonerspanel opzetten. Feitelijke informatie Een digitaal bewonerspanel is een effectief en efficiënt middel om te kunnen bepalen hoe de Heusdenaar denkt over een bepaald onderwerp. Een digitaal bewonerspanel biedt snelheid: het is vrij eenvoudig om heel snel de thermometer in de samenleving te steken om na te gaan hoe mensen over een bepaald onderwerp denken. Daarnaast kan eenvoudig een specifieke deelpopulatie worden bevraagd. Bijvoorbeeld inwoners tussen 25 en 50 jaar of de inwoners van de kern Drunen. Omdat er al een representatieve populatie bekend is, kost het weinig voorbereiding om een enquête uit te zetten. Daarbij mogen we ervan uitgaan dat de mensen die lid zijn van het burgerpanel zich betrokken voelen bij de lokale samenleving. Dat maakt het digitaal burgerpanel ook een ideale pool van inwoners, waaruit we kunnen putten bij het opzetten van andere vormen van burgerpanels. Het digitaal bewonerspanel dat de gemeente voor ogen heeft telt minimaal 800 panelleden. Dit aantal is nodig om tot representatieve onderzoeksresultaten te komen. Het is de bedoeling om het panel, of een deel daarvan, ongeveer zes keer per jaar per een korte lijst met vragen voor te leggen over onderwerpen die op dat moment actueel zijn. Bijvoorbeeld in het kader van nieuw beleid, een project of een actueel onderwerp zoals vluchtelingenopvang, criminaliteit of de beleving van sport in de gemeente. Aanbesteding Het opzetten van een digitaal bewonerspanel en vervolgens de voorbereiding, uitvoering en rapportage van onderzoeken is een specialistische activiteit die onze gemeente op dit moment niet in huis heeft. Ons land telt diverse onderzoeksbureaus die zich gespecialiseerd hebben in bewonerspanels. Taken die zij kunnen uitvoeren zijn onder meer: het opzetten van een digitaal burgerpanel; ondersteuning bij werving van panelleden; onderhoud van het panelbestand; het opzetten van onderzoek, analyse en rapportage. Om de gemeente te ondersteunen bij haar digitaal bewonerspanel is er de afgelopen maand een meervoudig onderhandse aanbesteding geweest. Vier bureaus brachten een offerte uit. Nadat bleek dat alle aanbiedingen voldeden aan de vooraf gestelde wensen en eisen is uiteindelijk het bureau Research2Evolve uit Hilversum op basis van prijs als beste uit de bus gekomen. Afweging Het digitaal bewonerspanel is een effectief middel dat onze gemeente op het gebied van schaalverdieping ter beschikking staat, vooral om te achterhalen wat de gemiddelde Heusdenaar over een bepaald onderwerp vindt. Daarnaast heeft ieder onderzoek met het digitaal bewonerspanel ook communicatieve implicaties. Zo zullen deelnemers zich bij ieder onderzoek de vraag stellen wat het doel is van het onderzoek is en wat er met de uitslagen gebeurt. Is de uitslag bijvoorbeeld richtinggevend of zelfs bindend? Om de verwachtingen op dit gebied goed te managen is het van belang om dit vooraf duidelijk te communiceren. 1

2 Direct in verband hiermee staat de vraag wie afzender is van een bepaald onderzoek. In uw rol als voorbereider en uitvoerder van beleid bent u in feite uiteindelijk altijd opdrachtgever van onderzoeken. Maar ook de gemeenteraad kan er behoefte aan hebben om een bepaald vraagstuk aan het bewonerspanel voor te leggen. Gezien de politieke component die hierbij om de hoek komt kijken, is het belangrijk ook in dit geval vooraf duidelijk te communiceren. Onderzoekskalender Zoals gezegd, is het de bedoeling om gemiddeld zo n zes onderzoeken per jaar uitvoeren. Dat aantal is niet zomaar gekozen. De ervaring is dat bij vijf of zes onderzoeken de panelleden het best gemotiveerd blijven. Bij meer dan tien onderzoeken is de kans op overbevraging erg groot, terwijl wanneer slechts twee keer per jaar een onderzoek wordt uitgezet, de mensen juist betrokkenheid verliezen. Om goed in beeld te hebben hoeveel en welke onderzoeken er in een jaar zullen worden uitgevoerd, is het voorstel om vóór het begin van het nieuwe jaar een onderzoekskalender vast te stellen. Het voorstel is om steeds in het laatste kwartaal de onderzoeksbehoefte bij de gemeenteraad, bij u en bij de ambtelijke organisatie op te halen, waarna u de onderzoekskalender vaststelt. Borging in de organisatie De regie over het digitaal bewonerspanel komt binnen de ambtelijke organisatie te liggen bij het cluster Kwaliteitscontrol. Dat ligt voor de hand, omdat ook de regie over de tweejaarlijkse bewonersenquête bij dat cluster is ondergebracht. Centrale regie is belangrijk omdat daarmee zowel de aandacht voor het onderzoeksinstrument als de kwaliteit daarvan zijn geborgd. Het cluster Kwaliteitscontrol zorgt onder meer voor de actualiteit van de onderzoeksagenda en neemt, in nauwe samenwerking met het cluster Communicatie, de communicatie met alle betrokkenen ter hand. Betrokkenheid panelleden Bij de samenstelling van het panel is er het streven naar een zo groot mogelijke representativiteit. Dat wil zeggen dat zowel de verschillende kernen als leeftijdsgroepen optimaal vertegenwoordigd zijn. Het is aan het bureau om die representativiteit op peil te houden. Om dat voor elkaar te krijgen is het belangrijk dat panelleden betrokken blijven. Dat gebeurt door vooral goed te communiceren. We doen dat vooraf door duidelijk aan te geven wat het doel is van een onderzoek en wat we er als gemeente mee gaan doen. Achteraf zullen de uitkomsten van de onderzoeken steeds met de inwoners worden gedeeld. Het voorstel is daarvoor een speciale website te bouwen. Om met het panel een goede start te maken, wordt verder voorgesteld om de werving van panelleden gelijk op te laten gaan met een eerste onderzoek. Het moet daarbij om een aansprekend onderwerp gaan dat inwoners enthousiast maakt om panellid te worden. Welk onderwerp dat zal zijn, is op dit moment nog niet te zeggen. Inzet van middelen De ontwikkeling van het digitaal bewonerspanel (inclusief website) kost eenmalig De jaarlijkse kosten van het bewonerspanel bedragen 640. Deze kosten worden gedekt uit het budget dat beschikbaar is voor schaalverdieping. Het is de bedoeling om jaarlijks zes onderzoeken uit te voeren. Een onderzoek met twintig vragen kost ongeveer exclusief btw. Dat is inclusief het formuleren van vragen, het programmeren van de enquêtesoftware en het rapporteren van de uitkomsten. De jaarlijkse kosten bedragen dan Deze kosten worden ook gedekt uit het budget dat beschikbaar is voor schaalverdieping. In 2017 zullen de kosten lager uitvallen omdat er dit eerste jaar naar verwachting niet meer dan drie onderzoeken zullen worden uitgevoerd. 2

3 Personele gevolgen Als het gaat om regie en communicatie rond het bewonerspanel nemen de werkzaamheden voor de organisatie toe. Dit kan binnen de huidige formatie worden opgevangen. Risico's Dit voorstel heeft geen risico s. Procedure / vervolgstappen Als u volgens dit voorstel besluit, zal de opdracht aan bureau Research2Evolve worden gegeven. Na de opdrachtverlening vindt een startbijeenkomst plaats, waarna het bureau begint met de ontwikkeling van het bewonerspanel. Een van de eerste stappen daarbij is het werven van panelleden. Naar verwachting zal in juni van dit jaar dan het eerste onderzoek plaatsvinden. Bij zowel de ontwikkeling als het beheer van het panel speelt communicatie steeds een belangrijke rol. Zo gebeurt de werving van panelleden enerzijds door het versturen van een mailing en anderzijds door de inzet van onze communicatiemiddelen. Ook rondom ieder onderzoek zal steeds uitgebreid worden gecommuniceerd. Vooraf om aandacht voor het onderzoek te vragen en achteraf om de resultaten te presenteren. Voorgenomen besluit Het voorstel is om bijgaand besluit vast te stellen. 3

4 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 25 april 2017 besloten: overeenkomstig het voorstel een digitaal bewonerspanel op te richten; de raadsleden te informeren door hen het bijgaande memo toe te sturen. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. H.J.M. Timmermans 4

5 M E M O R A A D Aan: de leden van de raad Van: het college van Heusden Datum: 25 april 2017 : digitaal bewonerspanel Doel: ter kennisname/ter informatie Aanleiding: informatie (algemeen) Aard informatie: openbaar Aanleiding Het is voor u, ons college en onze medewerkers belangrijk om op de hoogte te zijn wat er speelt in de gemeente. Door af en toe de gemeenschap te bevragen, weten we beter wat er speelt, wat de meningen zijn, en waar mensen zich zorgen om maken. Om dat op een effectieve en efficiënte manier te doen, willen we een digitaal bewonerspanel opzetten. De ontwikkeling van dit bewonerspanel maakt deel uit van de lijst met concrete acties in het kader van schaalverdieping. Informatie Een digitaal bewonerspanel is een effectief en efficiënt middel om te kunnen bepalen hoe de Heusdenaar denkt over een bepaald onderwerp. Een digitaal bewonerspanel biedt snelheid: het is vrij eenvoudig om heel snel de thermometer in de samenleving te steken om na te gaan hoe mensen over een bepaald onderwerp denken. Daarnaast kan eenvoudig een specifieke deelpopulatie worden bevraagd. Bijvoorbeeld inwoners tussen 25 en 50 jaar of de inwoners van de kern Drunen. Omdat er al een representatieve populatie bekend is, kost het weinig voorbereiding om een enquête uit te zetten. Daarbij mogen we ervan uitgaan dat de mensen die lid zijn van het burgerpanel zich betrokken voelen bij de lokale samenleving. Dat maakt het digitaal burgerpanel ook een ideale pool van inwoners, waaruit we kunnen putten bij het opzetten van andere vormen van burgerpanels. Het digitaal bewonerspanel dat we voor ogen hebben telt minimaal 800 panelleden. Dit aantal is nodig om tot representatieve onderzoeksresultaten te komen. Ongeveer zes keer per jaar willen we dit panel, of een deel daarvan, per een korte lijst met vragen voorleggen over onderwerpen die op dat moment actueel zijn. Bijvoorbeeld in het kader van nieuw beleid, een project of een actueel onderwerp zoals vluchtelingenopvang, criminaliteit of de beleving van sport in de gemeente. Het opzetten van een digitaal bewonerspanel en vervolgens de voorbereiding, uitvoering en rapportage van onderzoeken is een specialistische activiteit die onze gemeente op dit moment niet in huis heeft. Na een meervoudig onderhandse aanbesteding is Research2Evolve uit Hilversum uitgekozen om de gemeente te ondersteunen bij de ontwikkeling van het bewonerspanel. Communicatie Ieder onderzoek dat we met het digitaal bewonerspanel uitvoeren, heeft communicatieve implicaties. Zo zullen deelnemers zich bij ieder onderzoek de vraag stellen wat het doel is van het onderzoek is en wat er met de uitslagen gebeurt. Is de uitslag bijvoorbeeld richtinggevend of zelfs bindend? Om de verwachtingen op dit gebied goed te managen is het van belang om dit vooraf duidelijk te communiceren. Direct in verband hiermee staat de vraag wie afzender is van een bepaald onderzoek. In onze rol als voorbereider en uitvoerder van beleid zijn wij in feite uiteindelijk altijd opdrachtgever van onderzoeken. Maar ook als gemeenteraad kan er behoefte zijn om een bepaald vraagstuk aan het bewonerspanel voor te leggen. Gezien de politieke component die hierbij om de hoek komt kijken, is het belangrijk ook in dit geval vooraf duidelijk te communiceren.

6 Onderzoekskalender Zoals gezegd willen we in onze gemeente gemiddeld zo n zes onderzoeken per jaar uitvoeren. Dat aantal is niet zomaar gekozen. De ervaring is dat bij vijf of zes onderzoeken de panelleden het best gemotiveerd blijven. Bij meer dan tien onderzoeken is de kans op overbevraging erg groot, terwijl wanneer slechts twee keer per jaar een onderzoek wordt uitgezet, de mensen juist betrokkenheid verliezen. Om goed in beeld te hebben hoeveel en welke onderzoeken we in een jaar willen uitvoeren, stellen we steeds vóór het begin van het nieuwe jaar een onderzoekskalender vast. Daarvoor wordt steeds in het laatste kwartaal van het jaar de onderzoeksbehoefte opgehaald bij de gemeenteraad, ons college en de ambtelijke organisatie. Betrokkenheid panelleden Bij de samenstelling van het panel streven we naar een zo groot mogelijke representativiteit. Dat wil zeggen dat zowel de verschillende kernen als leeftijdsgroepen optimaal vertegenwoordigd zijn. Het is aan het bureau om die representativiteit op peil te houden. Om dat voor elkaar te krijgen is het belangrijk dat panelleden betrokken blijven. Dat bereiken we door vooral goed te communiceren. We doen dat vooraf door duidelijk aan te geven wat het doel is van een onderzoek en wat we er als gemeente mee gaan doen. Achteraf zullen we steeds de uitkomsten van de onderzoeken met de inwoners delen. Daarvoor wordt een speciale website gebouwd. Om met het panel een goede start te maken, laten we de werving van panelleden gelijk opgaan met een eerste onderzoek. Om inwoners enthousiast te maken om panellid te worden, moet dat een aansprekend onderwerp zijn. Welk onderwerp we als eerste aan de panelleden willen voorleggen, is op dit moment nog niet bekend.