Quickscan Vitale partnerschappen

Transcriptie

1 Quickscan Vitale partnerschappen

2 Instituut Fysieke Veiligheid Bestuurs- en directieondersteuning Postbus HA Arnhem Kemperbergerweg 783, Arnhem Colofon Opdrachtgever: Contactpersoon: Bestuurs- en directieondersteuning Titel: Vitale partnerschappen in veiligheid Datum: 5 juni 2014 Status: Vastgesteld in AB IFV 16 mei 2014 Versie: 1.0 Auteurs: Mw. W. de Boer 2/28

3 Inhoud Inleiding 4 1 De aanleiding voor de convenanten 5 2 De quickscan De aanpak en onderzoeksmethode De interviews en uitvoering vragenlijsten 8 3 De resultaten Vaststelling en implementatie convenant Inbedding thema vitaal in de organisatie van de veiligheidsregio Relatiebeheer Informatie en alarmering Planvorming Oefenen Informatiemanagement Implementatie en Toekomst 17 4 Conclusies 19 5 Aanbevelingen Aanbevelingen Voorstel inzet IFV op dossier samenwerking vitale partners Inschatting personele en financiële consequenties 24 Bijlage 1: Vragenlijst quick scan 25 Bijlage 2: Lijst van geïnterviewden 27 3/28

4 Inleiding Door het Veiligheidsberaad en de Minister van Veiligheid en Justitie is de inbedding van de vitale partners in het netwerk van de Veiligheidsregio en de implementatie van de convenanten als prioriteit aangemerkt. Deze prioriteit moet worden vertaald in concrete afspraken tussen de minister van Veiligheid en Justitie en het Veiligheidsberaad. Deze afspraken moeten niet alleen een versterking van de huidige samenwerking tussen veiligheidsregio s en vitale partners bewerkstelligen maar ook gericht zijn op de verbreding van het netwerk van vitale partners in de veiligheidsregio. Startpunt is het gebruik van de convenanten zoals die al zijn opgesteld tussen veiligheidsregio s en een vitale partners, i.c. drinkwatersector, energie- en gassector, spoor, Defensie en waterschappen. Het IFV wil vanuit haar positie de veiligheidsregio s waar nodig faciliteren bij de samenwerking met de vitale partners en wil onderzoeken op welke wijze zorg gedragen kan worden voor het onderhoud, de borging en het beheer van de convenanten. Om tot een gedragen voorstel te komen is het belangrijk eerst een duidelijk beeld te hebben van de implementatie van de convenanten in de veiligheidsregio s. Om tot dit beeld te komen is een scan uitgevoerd die inzicht geeft in de stand van zaken. In hoofdstuk 1 van deze notitie wordt de aanleiding beschreven voor het gebruik van convenanten om samenwerkingsafspraken vast te leggen tussen vitale partners en veiligheidsregio s. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 de aanpak en onderzoeksmethode van de quickscan toegelicht. In hoofdstuk 3 zijn de resultaten van de uitgevoerde quickscan uitgewerkt, gevolgd door de conclusies in hoofdstuk 4 en de aanbevelingen voor de borging van de samenwerkingsafspraken en de doorontwikkeling van de toekomstige samenwerking in hoofdstuk 5. 4/28

5 1 De aanleiding voor de convenanten In 2009 is het project Vitale Partnerschappen in Veiligheid in opdracht van het Ministerie van Veiligheid en Justitie van start gegaan. Het project is uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het Veiligheidsberaad. Medio 2012 is het project tot een afronding gekomen. De doelstelling van het project was het ondersteunen van de veiligheidsregio s in de samenwerking met de vitale sectoren op het gebied van de (voorbereiding op de) rampenbestrijding en crisisbeheersing. Om deze samenwerking vorm te geven is er gekozen voor het ontwikkelen en implementeren van convenanten. Het convenant is bedoeld voor de 25 veiligheidsregio s en haar partners om uniforme afspraken te kunnen maken over de daadwerkelijke samenwerking. Een convenant fungeert als landelijk standaarddocument (modelconvenant). In de doorvertaling naar regionaal niveau is er ruimte gecreëerd voor maatwerk in de te maken afspraken tussen de betreffende veiligheidsregio en vitale partners. In een convenant dient invulling gegeven te worden aan de volgende onderwerpen: de wijze waarop alle betrokkenen een duurzame relatie opbouwen; specifieke afspraken die in regionale crisisplannen moeten worden opgenomen; specifieke afspraken die de sectoren in hun continuïteits- of crisisplannen moeten opnemen; de wijze waarop de gezamenlijke afspraken worden beoefend; afspraken over alarmering, opschaling, inzet en afschaling. De randvoorwaarden voor deze onderwerpen en voor de te maken samenwerkingsafspraken staan in een daartoe opgestelde actielijst. Deze actielijst is een bijlage bij het modelconvenant en is het handvat voor de veiligheidsregio en de crisispartner om invulling te geven aan de samenwerkingsafspraken. Als aan deze invulling is voldaan spreken we van implementatie van het convenant. Ieder convenant is opgesteld met medewerking van vertegenwoordigers van de betreffende vitale sector, diverse veiligheidsregio s, één of meerdere politieregio s, het (of de) betreffende vakdepartement(en) en het Strategisch Overleg Vitale Infrastructuur (SOVI) (bestaat niet meer en is vervangen door de commissie Vitaal onder verantwoordelijkheid van VNO/NCW). Er zijn in de projectperiode modelconvenanten opgesteld voor de volgende sectoren: Drinkwater, Gas/elektra, Telecom, Rijkswaterstaat en de waterschappen, ProRail en Defensie. Daarbij is het modelconvenant Telecom opgesteld in samenwerking met de telecompartners maar is dit tot op heden nog niet ter vaststelling voorgelegd aan het Veiligheidsberaad. 5/28

6 De samenwerking met vitale sectoren is nog steeds een belangrijk aandachtspunt voor de veiligheidsregio s. Het rapport van de Inspectie van Veiligheid en Justitie uit 2013 (Staat van de Rampenbestrijding) heeft aanleiding gegeven de band met onze vitale partners verder te intensiveren. Daarom kijkt het IFV met onderhavig onderzoek waar zij nu staat in de samenwerking met de vitale partners. 6/28

7 2 De quickscan De scan beoogt een feitelijke weergave te geven van de wijze waarop de veiligheidsregio s invulling hebben gegeven aan de samenwerkingsafspraken zoals benoemd in de convenanten. De scan beoogt niet om de wijze waarop de samenwerkingsafspraken zijn geïmplementeerd te beoordelen maar is alleen gericht op het toetsen of de samenwerkingsafspraken zijn geïmplementeerd. De insteek van de convenanten is immers geweest om samenwerkingsafspraken te realiseren tussen de veiligheidsregio s en de vitale partners. 2.1 De aanpak en onderzoeksmethode Op basis van de inhoud van de modelconvenanten zijn thema s onderscheiden welke hieronder worden toegelicht. Per thema zijn vervolgens vragen geformuleerd. Deze vragen zijn gebaseerd op de uit te voeren acties zoals deze benoemd zijn in de actielijsten die aan de convenanten zijn bijgevoegd. De regio geeft op basis van de invulling van deze acties met de vitale partner uitvoering aan de samenwerkingsafspraken. Het totaal maakt een vragenlijst die de grondslag vormt voor de uitvoering van de quickscan. Deze vragenlijst is als bijlage bij deze notitie gevoegd. De thema s: 1. Vaststelling convenant (datum ondertekening convenant, datum laatste actualisatie actielijst) Het modelconvenant wordt door het Veiligheidsberaad geaccordeerd en vervolgens ter vaststelling aangeboden aan de algemene besturen van de 25 veiligheidsregio s. Van de regio s wordt gevraagd invulling te geven aan de in het convenant genoemde samenwerkingsafspraken, door in samenspraak met de voor de veiligheidsregio betrokken vitale partner uitvoering te geven aan de actielijst. De vragen bij dit thema zijn gericht op de bestuurlijke vaststelling van het convenant en de actielijst. 2. Inbedding thema vitaal in de organisatie van de Veiligheidsregio Dit thema geeft een beeld over waar en op welk niveau het thema vitaal binnen de regio is belegd. Bijvoorbeeld: is er een bestuurlijke portefeuillehouder aangewezen voor dit thema of wordt binnen de formatie rekening gehouden met deze taak? 3. Relatiebeheer Deze vragen geven een antwoord op het netwerk van de veiligheidsregio met de vitale partners. Bijvoorbeeld: wat is de aard van het overleg tussen de veiligheidsregio en de vitale partner(s)? Is er sprake van regulier overleg, zoeken beide partijen elkaar ad hoc op en/of zien ze elkaar jaarlijks via een netwerkdag? Zijn de vitale partners agenda lid van het regionaal bestuur? 7/28

8 4. Informatie en alarmering Dit thema geeft inzicht in de kennisdeling en informatie-uitwisseling tussen de veiligheidsregio en de vitale partners. Bijvoorbeeld: zijn ze op de hoogte van elkaars werkprocessen en crisisorganisatie? Zijn er afspraken gemaakt over de wijze van alarmering en de actualisatie van de bereikbaarheidsgegevens? 5. Planvorming Conform de handreiking regionaal risicoprofiel dienen de crisispartners (incl. vitale partners) betrokken te worden door input aan te leveren voor het regionale risicoprofiel. Deze afspraak is ook overgenomen in het convenant. Ook binnen dit thema is de vraag of afspraken zijn gemaakt over de voorlichting- en communicatiestrategie, het optreden bij regiogrensoverschrijdende crisis en de inzet van liaisons tijdens de warme fase. 6. Oefenen De praktijk biedt altijd de beste omgeving om de effectiviteit van afspraken te toetsen en de inhoud van afspraken te optimaliseren. Oefenen is enorm belangrijk. De vraagstelling binnen dit thema beoogt antwoord te geven op de mate van investering op dit onderwerp. 7. Informatiemanagement In de convenanten is opgenomen dat de veiligheidsregio en de vitale partners werken volgens de netcentrische werkwijze en afspraken maken over de toegang tot de netcentrische applicatie van de veiligheidsregio. Binnen dit thema is gekeken welke vitale partners toegang hebben middels een account tot de netcentrische applicatie. Hierbij dient te worden opgemerkt dat toegang tot LCMS niet wil zeggen of daadwerkelijk netcentrisch gewerkt wordt. 8. Implementatie en toekomst Het laatste thema in de vragenlijst heeft een meer open karakter en geeft antwoord op de vraag of de regio s het convenant als instrument hanteren en waar de regio de komende twee jaar op wil investeren binnen het dossier vitaal? 2.2 De interviews en uitvoering vragenlijsten De directeuren Veiligheidsregio s zijn per geïnformeerd over de aanleiding en inhoud van de uit te voeren quickscan en gevraagd als regio medewerking te verlenen aan de uitvoering hiervan. In een aparte hebben de betrokken beleidsadviseurs/medewerkers een mail gekregen met daarin een toelichting op de uitvoering van de quickscan en de vragenlijst. In deze is tevens aangeven dat de betrokkene gebeld wordt voor het inplannen van een afspraak van een half uur om in een gesprek de genoemde vragenlijst door te nemen. De betrokken medewerkers is daarnaast gevraagd de vragenlijst voorafgaand aan dit telefonisch interview in te vullen. Ook is een aantal regio s bezocht en is het interview op locatie afgenomen. 8/28

9 Met alle 25 regio s heeft een interview plaatsgevonden op basis van de vragenlijst. Daarnaast is met vijf directeuren veiligheidsregio s gesproken over hun visie op de samenwerking tussen veiligheidsregio s en vitale partners en de rol van het IFV waar het gaat om borging en beheer van deze samenwerking. De verantwoordelijkheid en daarmee het initiatief voor de implementatie van de samenwerkingsafspraken ligt bij de veiligheidsregio s. Deze scan richt zich dan ook nadrukkelijk op de ingezette activiteiten door de Veiligheidsregio s. De vitale partners zijn in deze scan niet bevraagd. 9/28

10 3 De resultaten In dit hoofdstuk worden, aan de hand van de geïdentificeerde thema s uit hoofdstuk 2 de resultaten van onderhavige quickscan gepresenteerd. Hoofdstuk 4 geeft, op basis van deze resultaten enkele conclusies. 3.1 Vaststelling en implementatie convenant Vragen: Is het convenant vastgesteld door het regionaal bestuur? Op welke datum (ondertekening)? Is de bij het convenant opgestelde actielijst uitgewerkt door samenwerkingsafspraken vast te leggen tussen de veiligheidsregio en de vitale partner? Vastgesteld door Veiligheidsberaad Bestuurlijk vastgesteld door x regio s Drinkwater April Gas/Electra September Defensie Februari Waterschappen /RWS September Prorail * September Actielijst gehanteerd en vastgesteld * het Veiligheidsberaad, de politie en de sector spoor zijn akkoord met het modelconvenant ProRail. Het convenant is nog niet officieel aangeboden aan de algemene besturen van de veiligheidsregio s. Ambtelijk is het door een aantal regio s al wel opgepakt. Drinkwater en gas/elektra In 22 regio s is het convenant drinkwater bestuurlijk vastgesteld en getekend. In de twee regio s waar dit convenant niet is vastgesteld wordt als reden gegeven dat het algemeen bestuur van de veiligheidsregio geen prioriteit aan dit thema geeft en er om die reden geen capaciteit voor wordt vrijgemaakt. In de derde regio waar het convenant drinkwater niet bestuurlijk is vastgesteld is als reden aangegeven dat de prioriteit is neergelegd bij de implementatie van het convenant gas/elektra en dat deze implementatie als pilot wordt gezien voor de implementatie van de andere convenanten. Defensie Opvallend is dat er in maar zeven veiligheidsregio s wordt gewerkt met het model-convenant Defensie zoals vastgesteld in het Veiligheidsberaad van 15 februari Bij het invullen van de vragenlijst gaven 15 regio s aan een convenant met Defensie te hebben getekend. Bij navraag bleek dat acht regio s werken met het oude convenant. Overigens betreft het hier geen convenant maar een handreiking afspraken civiel militaire samenwerking uit /28

11 18 regio s moeten het nieuwe convenant dus nog steeds implementeren. In de interviews wordt duidelijk gemaakt dat Defensie in de organisatie van de veiligheidsregio goed is ingebed. De officier veiligheidsregio maakt volgens meer dan de helft van de ondervraagden deel uit van het veiligheidsbureau en zit bij reguliere overleggen aan tafel. De veiligheidsregio s geven in hun beantwoording aan dat de samenwerking met Defensie is geborgd door de directe lijnen met de officier veiligheidsregio (OVR) en dat via deze officier ook de afspraken over de inzet van Defensie zijn gemaakt. De respondenten geven aan dat gelet op de effectieve samenwerking met en via de OVR er minder prioriteit wordt gegeven aan het vaststellen van het convenant. Waterschappen/Rijkswaterstaat 23 regio s hebben een convenant getekend met het waterschap dan wel met Rijkswaterstaat dan wel een gezamenlijk convenant. 19 regio s hebben een convenant met het waterschap getekend en 18 regio s hebben een convenant met Rijkswaterstaat getekend. Evenals Defensie is ook het waterschap goed ingebed in de organisatie van de veiligheidsregio. In meer dan de helft van de regio s is het waterschap vertegenwoordigd in reguliere overleggen (MOTO en planvorming). Actielijsten In drie regio s zijn de actielijsten geïntegreerd in een coördinatieplan of een bereikbaarheidsoverzicht/netwerkkaart. Deze plannen werden al succesvol gehanteerd voor de komst van de convenanten (deze drie zijn als actielijst meegeteld in de 4 e kolom van de tabel hierboven). Eén regio heeft een basisactielijst gemaakt welke van toepassing is op de te maken afspraken met de vitale partners. Een andere regio onderzoekt de mogelijkheid een generieke actielijst te maken voor alle vitale sectoren en wil daarbij onderscheid maken naar operationele maatregelen en niet-operationele maatregelen. In het merendeel van de regio s is de actielijst samen met het convenant vastgesteld. Nadat deze actielijst eenmaal bestuurlijk is vastgesteld wordt deze ambtelijk beheerd en onderhouden door jaarlijks overleg met de vitale partners. 3.2 Inbedding thema vitaal in de organisatie van de veiligheidsregio Vragen: Wie in de Veiligheidsregio is bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijk voor het thema Vitale partners in de Veiligheidsregio? Hoe wordt binnen de formatie rekening gehouden met de inzet op het dossier Vitaal. Op de vraag wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor het dossier Vitaal geven 18 respondenten aan dat binnen het algemene bestuur het dossier Vitaal is belegd bij een bestuurlijk portefeuillehouder. In vijf van deze regio s is deze bestuurlijk portefeuillehouder de voorzitter van de veiligheidsregio. De ambtelijke verantwoordelijkheid voor het dossier Vitaal is belegd bij de directeur veiligheidsregio of het hoofd veiligheidsbureau. Uit de interviews komt naar voren dat onderhoud en beheer van de convenanten, lees: het beheer van de samenwerkingsafspraken met de vitale partners, op verschillende wijzen is georganiseerd binnen de organisatie van de Veiligheidsregio. Indien een veiligheidsregio een veiligheidsbureau in haar organisatie heeft is het dossier hier belegd. In andere gevallen 11/28

12 ligt het bij de afdeling operationele voorbereiding of is een multidisciplinaire werkgroep planvorming de regiehouder. De scan laat zien dat binnen veel veiligheidsbureaus wordt gewerkt met het principe van accounthouders. Een accounthouder is verantwoordelijk voor een aantal taken en onderhoudt de daarbij behorende contacten met vertegenwoordigers van betrokken partners. Een ander principe dat wordt gehanteerd is dat er formatief een klein veiligheidsbureau is opgebouwd dat een regierol invult naar het verdelen van de taken over de betrokken kolommen. Vanuit dat laatste principe is in twee regio s het relatiebeheer crisispartners en uitwerking convenanten belegd bij de politie. 3.3 Relatiebeheer Vragen: Is er sprake van regulier overleg tussen de veiligheidsregio en de vitale partner. Zo ja, wat is de frequentie van overleg? Op welk niveau vindt dit overleg plaats (bestuurlijk, directie, operationeel)? 1 x of meerdere keren per jaar overleg tussen vitale partner en de veiligheidsregio Overleg op directieniveau (veiligheidsdirectie, directeuren overleg veiligheid) Overleg op operationeel/ambtelijk niveau via vakgroepen, werkgroepen etc. (bijv. MOTO, planvorming) Aantal regio s waar vitale partner agenda lid is van het algemeen bestuur Drinkwater bedrijf Energiebedrijf/ Gas Defensie Waterschap/ RWS x Waterschap 2 x RWS ProRail is in dit overzicht niet meegenomen omdat de regio s nog onvoldoende tijd hebben gehad om de implementatie van dit convenant te voltooien. De vragen over het relatiebeheer tussen de veiligheidsregio s en de vitale partners richten zich op de frequentie van overleg en het niveau van het overleg. Er vindt op frequente basis overleg plaats tussen de veiligheidsregio en de vitale partners. Uit de interviews komt naar voren dat de aard van het overleg in de veiligheidsregio s onderling verschilt. 12/28

13 Ambtelijk/operationeel overleg Het jaarlijkse overleg zoals geregistreerd in de eerste rij van bovenstaande tabel is op ambtelijk of operationeel niveau en gericht op het jaarlijks actualiseren van de actielijst. Zoals de tabel laat zien geven bijna alle respondenten aan jaarlijks een afspraak in te plannen met de vitale partner om de actielijst door te nemen en waar nodig aanpassingen door te voeren. In 22 respectievelijk 21 regio s neemt de ambtelijk vertegenwoordiger van Defensie (=OVR) dan wel het waterschap deel aan multidisciplinaire overleggen over planvorming en oefenen. De officier veiligheidsregio van Defensie maakt deel uit van de organisatie van de Veiligheidsregio en zit vanuit die hoedanigheid aan tafel bij multidisciplinaire overleggen. De respondenten geven eensgezind aan dat de aanwezigheid van de OVR in de veiligheidsregio effectieve afstemming en informatie-uitwisseling bevordert. Uit de scan komt naar voren dat ook de waterschappen deze beweging volgen. Bij een aantal regio s is de ambtelijk vertegenwoordiger ook één a twee dagen aanwezig bij de veiligheidsregio. De waterschappen worden in 21 regio s uitgenodigd voor de multidisciplinaire overleggen. In 11 regio s worden ook de ambtelijk vertegenwoordigers van het drinkwaterbedrijf en het energiebedrijf uitgenodigd om deel te nemen aan deze overleggen. In drie regio s is een afzonderlijk multidisciplinair overleg vitaal ingericht met een vaste kernbezetting en waaraan afhankelijk van het thema de betreffende vitale partner voor wordt uitgenodigd. Directieoverleg In zes regio s worden de directeuren van het drinkwaterbedrijf en het energiebedrijf uitgenodigd voor het directieoverleg van de regio. De scan laat zien dat de vertegenwoordiging van Defensie en het waterschap in het directieoverleg in de veiligheidsregio in twee keer zoveel regio s plaatsvindt. Dit kan worden verklaard doordat regio s uitvoering geven aan het bepaalde in artikel 12 van de wet op de Veiligheidsregio s en uitvoering geven aan de gewenste samenwerking die wordt beoogd met de convenanten. Artikel 12 wet op de Veiligheidsregio s 1. De hoofdofficier van justitie en de voorzitter van het waterschap binnen welks grondgebied de veiligheidsregio is gelegen, worden uitgenodigd deel te nemen aan de vergaderingen van het bestuur van de veiligheidsregio. Indien een arrondissement het grondgebied van meer dan één veiligheidsregio omvat, treedt in elke regio de hoofdofficier van justitie of een door hem daartoe aangewezen plaatsvervangend hoofdofficier van justitie of officier van justitie namens hem op. Indien het grondgebied van een veiligheidsregio in meer dan één waterschap is gelegen, bepalen de betrokken voorzitters van de waterschappen wie van hen deelneemt aan de vergaderingen. 2. De voorzitter van de veiligheidsregio nodigt andere functionarissen wier aanwezigheid in verband met de te behandelen onderwerpen van belang is, uit deel te nemen aan de vergaderingen van het bestuur van de veiligheidsregio. De wet op de Veiligheidsregio s bepaalt dat de dijkgraaf van het betreffende waterschap moet worden uitgenodigd voor de vergadering van het bestuur van de veiligheidsregio. Voor de overige partners geldt dat zij worden uitgenodigd indien de agenda daartoe aanleiding geeft. Convenant Defensie Het convenant Defensie bevat een aantal overwegingen over de inbedding van Defensie in de veiligheidsregio. Het betreft de volgende overwegingen: 13/28

14 - de RMC het militaire aanspreekpunt is voor bestuurlijke autoriteiten en voor het niveau van operationele directies binnen de Veiligheidsregio s; - de RMC aan elke Veiligheidsregio, Officieren Veiligheidsregio (OVR) ter beschikking stelt zodat iedere Veiligheidsregio haar eigen Defensieliaison heeft op operationeel niveau; - de Veiligheidsregio verantwoordelijk is om RMC en OVR in de koude fase structureel in te bedden waardoor de informatievoorziening gewaarborgd is. Bestuurlijk overleg De tabel laat zien dat bestuurlijk de waterschappen stevig zijn vertegenwoordigd als agenda lid in het algemeen bestuur. In 20 regio s is de dijkgraaf agenda lid van het Algemeen Bestuur. Ook Defensie wordt in 13 regio s als agenda lid uitgenodigd voor het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio. Ongeveer de helft van de respondenten geeft aan dat overige bestuurlijke afstemming over rampenbestrijding en crisisbeheersing plaatsvindt in het Rijksherenoverleg. Er worden daarnaast geen afzonderlijke bestuurlijke bilaterale overleggen gepland met de top van de vitale partners. Dat betekent niet dat er geen ontmoetingen zijn tussen bestuurlijk portefeuillehouders en voorzitters raden van bestuur / directies van vitale partners maar deze zijn niet expliciet gepland om te spreken over samenwerking binnen de crisisbeheersing. Netwerkbijeenkomsten In 15 regio s wordt jaarlijks een netwerkbijeenkomst georganiseerd. In negen regio s worden themabijeenkomsten/trainingen voor liaisons COPI/ROT georganiseerd. Eén regio koppelt de jaarlijkse netwerkbijeenkomst aan de update van het risicoprofiel. Twee regio s geven aan (nog) niet de mogelijkheid te hebben gehad om een netwerkdag of themabijeenkomst te organiseren. 3.4 Informatie en alarmering Vragen: Hebben partijen inzicht in elkaars crisisorganisatie en werkprocessen. Zijn afspraken gemaakt over de wijze van alarmering en de actualisatie van de bereikbaarheidsgegevens? De convenanten beogen in de koude fase tot samenwerkingsafspraken te komen tussen de veiligheidsregio en de vitale partner teneinde gedurende de warme fase op effectieve wijze op te kunnen treden. Daarvoor is inzicht vereist in elkaars werkwijze, verantwoordelijkheden en crisisorganisatie. Eén van de acties in de actielijsten is het organiseren van werkbezoeken dan wel workshops voor beide partijen om kennisdeling tot stand te brengen. Op de vraag of door regio s een werkbezoek, workshop of informatiebijeenkomst is georganiseerd met de vitale partner kan op basis van de respons worden gesteld dat in 17 regio s hieraan invulling is gegeven. Voor de kennisdeling over zowel de crisisorganisatie van het drinkwaterbedrijf als de crisisorganisatie van het waterschap of Rijkswaterstaat. In 14 regio s is een bijeenkomst geweest waarbij kennis is gedeeld over de crisisorganisatie van het energiebedrijf. Eveneens hebben 14 regio s een bijeenkomst georganiseerd over de crisisorganisatie van Defensie. Wederom laten de resultaten zien dat bij Defensie door de 14/28

15 veiligheidsregio s de waarde van dergelijke bijeenkomsten niet zozeer wordt gezien omdat de afstemming en kennisdeling plaatsvindt via de OVR. Alle 25 regio s geven aan dat er over en weer inzicht is in de wijze van melding en alarmering bij een incident ramp of crisis. Concreet betekent dit dat bereikbaarheidsgegevens van de vitale partners (en crisispartners) bekend zijn bij de veiligheidsregio. Dit geld ook voor de crisispartners waar geen convenant mee is afgesloten. Twee regio s merken op hier nog wel extra op te willen investeren. 23 regio s hebben met de vitale partner afspraken vastgelegd over de wijze van alarmeren. Deze afspraken zijn een verdieping op de bekendheid van de bereikbaarheidsgegevens en zijn veelal alleen gemaakt met de vitale partners waar een convenant mee is afgesloten. Uit de resultaten van de scan blijkt dat deze afspraken op verschillende wijzen worden vastgelegd. Veel regio s hanteren daarvoor wel een protocol wat is vastgelegd in bijvoorbeeld: de netwerkkaart, het coördinatieplan, werkinstructie of interne piketboekjes. In 20 regio s zijn de alarmering- en bereikbaarheidsgegevens van betrokken partijen bekend op de meldkamer en is daar ook de verantwoordelijkheid voor het actualiseren van de gegevens belegd. 3.5 Planvorming Vraag: Leveren de vitale partners input voor het regionaal risicoprofiel en is er overeenstemming over een voorlichting/communicatiestrategie alsmede over de inzet bij een grensoverschrijdende crisis? Conform het bepaalde in de convenanten worden de vitale partners door de veiligheidsregio s betrokken bij het opstellen van het regionale risicoprofiel. Dit geldt voor alle vitale partners en andere crisispartners. Enkel één regio heeft hier nog geen invulling aan gegeven. De respondenten hebben in de interviews aangegeven hier veel waarde aan te hechten en bij de actualisatie van het regionale risicoprofiel in 2014/2015 de vitale partners hier weer actief voor te zullen benaderen. Bij het maken van afspraken over regiogrensoverschrijdende incidenten/crises wordt door 24 regio s conform het gestelde in het convenant gehandeld. Dit geldt wederom voor alle vitale partners. Dat betekent dat de lijn GRIP 5 /Grip Rijk wordt gevolgd (eenheid in verscheidenheid). De Zuid-Hollandse regio s hebben hiervoor tevens een bestuurlijk convenant op provinciaal niveau vastgesteld. In de convenanten wordt als actie het opstellen van een voorlichting- en communicatiestrategie voorgesteld. In tien regio s is deze strategie vastgesteld waarbij in twee van deze tien regio s deze strategie zich beperkt tot crisis bij bedreiging drinkwater. In de overige 15 regio s is (nog) geen strategie vastgesteld. In zes regio s wordt aangegeven dat communicatie op een andere wijze is ingericht en een aparte strategie niet noodzakelijk wordt geacht. In alle regio s zijn afspraken gemaakt over de inzet van liaisons van de vitale partners tijdens een crisis/crises en is ondersteuning (werkplek/logistiek in het ROT) geregeld. 15/28

16 3.6 Oefenen Vragen: Is in de periode van door de regio s geoefend met scenario s gericht op uitval of calamiteiten binnen vitale sectoren? Worden vitale partners betrokken bij het regionaal oefenbeleid? De respondenten erkennen het belang van het oefenen omdat oefenen het ultieme middel is om inzicht te verkrijgen in elkaars werkwijzen en processen en de kennismaking onderling bevordert. In de interviews is door de regio s aangegeven dat de oefendruk als hoog wordt ervaren. Al hoe graag regio s gehoor willen geven aan de wens van de vitale partners om jaarlijks te oefenen; dat is niet haalbaar. Inde interviews zijn meerdere malen initiatieven benoemd die worden ondernomen om de oefenlast te verlichten. Bovenregionale samenwerking kan hierin bijvoorbeeld een oplossing bieden. Een voorbeeld is het roulatieschema voor de voorbereiding en uitvoering van oefeningen in de Oost 5 regio s. In een aantal regio s staat deze ontwikkeling nog in de initiatiefase maar vinden wel concrete gesprekken plaats om het oefenen gezamenlijk op te pakken. Een ander perspectief dat vanuit regio s is meegegeven in de interviews is dat het risicoprofiel leidend is voor het oefenbeleid en dat dat ook als basis dient voor de inzet op de relatie met de crisispartners. Het oefenen van de vitale partners is gericht op uitval van vitale infrastructuur (drinkwater, energie), bedreiging van de vitale infrastructuur (overstromingen) en de inzet van noodvoorzieningen (Defensie). Dat wil zeggen: wat is het effect van de uitval van levering van (schoon) drinkwater of uitval van de stroomvoorziening op de samenleving? Welke maatschappelijke en economische gevolgen treden op en welke maatregelen moeten worden genomen. Defensie heeft als crisispartner een verantwoordelijkheid in de levering van bijstand (mens en middelen) en is een belangrijke partner in het oefenen van de vitale partners. Uit de scan blijkt ook dat Defensie niet zozeer zelf wordt geoefend maar wel mee oefent met de regio in een scenario gericht op dreiging of uitval van vitale infrastructuur. In de periode is door 13 regio s de nooddrinkwatervoorziening beoefend. Eveneens is in 13 regio s een scenario gericht op uitval stroom geoefend. In 9 regio s is het thema overstromingsgevaar / hoogwater met het waterschap geoefend. In regio s met een militair vliegveld wordt jaarlijks door Defensie een oefening georganiseerd waar de veiligheidsregio bij betrokken wordt. In de Zuid-Hollandse regio s heeft bijvoorbeeld de oefening Samen sterker plaatsgevonden gericht op het oefenen van de inzet van bijstand van Defensie. Tien regio s hebben in de afgelopen vier jaar meer dan één keer een scenario geoefend gericht op uitval van de vitale infrastructuur. 3.7 Informatiemanagement Vraag: Hebben de vitale partners in de regio toegang tot de netcentrische applicatie? 16/28

17 Zes regio s geven aan dat vitale partners (nog) niet zijn aangesloten op de netcentrische applicatie. Als argument hiervoor is aangegeven dat regio s willen werken volgens een landelijke richtlijn. Deze wordt vanuit het IFV (programma netcentrisch werken) aangeleverd. Het merendeel van de regio s geeft daarnaast aan liaisons van vitale partners een training alvorens zij toegang krijgen tot de netcentrische applicatie. In 18 regio s heeft Defensie toegang tot de netcentrische applicatie. In negen regio s heeft het waterschap toegang en in zeven regio s is dat gerealiseerd voor het drinkwaterbedrijf. In vier regio s heeft het energiebedrijf een account. Ten tijde van een groot ongeval of ramp kunnen vitale partners een gastaccount krijgen of werken onder toezicht van een informatiemanager. 3.8 Implementatie en Toekomst Vragen: Op welke wijze heeft de regio de implementatie van de convenanten opgepakt. Is de actielijst gehanteerd en/of is capaciteit vrijgemaakt? Waar gaat de regio de komende twee op investeren op het dossier vitaal? Structureel fte toegekend aan dossier vitaal Onderdeel reguliere taken Jaarlijks vastgesteld in jaarplan regio Geen capaciteit dossier wordt incidenteel / ad hoc opgepakt. Aantal regio s In 18 regio s wordt jaarlijks structureel capaciteit ingezet op het dossier vitaal. Deze capaciteit is gericht op de implementatie en de actualisatie van de convenanten en het relatiebeheer met de vertegenwoordigers van de vitale partners. Dit verhoudt zich goed met het onder 4.3. beschreven resultaat dat in zeker 20 regio s jaarlijks in samenspraak met de vitale partner de actielijst wordt gecheckt op de actualiteit van de afspraken. In zeven regio s is beperkt capaciteit aanwezig en wordt ad hoc ingezet op het dossier vitaal. De respondenten hebben aangegeven de actielijst te hebben gebruikt bij de implementatie van het betreffende convenant (NB: zie vraag 4.1 niet alle regio s hebben alle convenanten vastgesteld). Op de vraag of regio s iets missen in het convenant antwoordt één regio dat het wenselijk is in het convenant meer aandacht te schenken aan het leren en evalueren. Eén regio is van mening dat er meer aandacht voor risicobeheersing moet komen/zijn en een andere regio vraagt aandacht voor het anticiperen op de ontwikkeling van de landelijke meldkamerorganisatie in de afspraken met de vitale partners. Eén regio heeft de doorontwikkeling van de actielijst opgepakt en maakt een splitsing van operationele afspraken en niet-operationele afspraken. Op de vraag waar de regio s de komende twee jaar op dit dossier zullen investeren wordt in brede zin geantwoord dat de regio s door willen gaan met het versterken van het netwerk en de relaties en het aangaan van convenanten met andere vitale partners. Vier regio s geven aan graag aan de slag te willen met de convenanten Telecom en ICT. Voor een aantal regio s is de scan aanleiding om te spreken over de wens om structureel capaciteit vrij te 17/28

18 maken voor dit dossier. Gesteld kan worden dat alle regio s op dit dossier investeren in bovenregionale samenwerking. De aard van deze bovenregionale samenwerking is op dit moment nog verschillend maar feit is wel dat de regio s perspectief zien in de doorontwikkeling van deze bovenregionale samenwerking. Het gaat dan niet alleen over samenwerking op het terrein van oefenen en opleiden maar ook het gezamenlijk organiseren van netwerkbijeenkomsten en het bevorderen van eenduidigheid in de afspraken met de vitale partners. In het verlengde van de vraag over waar de regio s op willen investeren binnen het dossier vitaal is door regio s ook aangegeven welke ondersteunende rol het IFV daarbij kan spelen. In brede zin beantwoorden de regio s deze vraag met de wens dat het IFV landelijk relatiebeheer voert met de top (voorzitters raden van bestuur/directies) van de vitale partners. Het belang daarvan is het optreden als belangenbehartiger van de veiligheidsregio s en het inzetten op verwachtingenmanagement tussen beide werelden. Daarnaast zien de veiligheidsregio s een belangrijke taak weggelegd voor het IFV waar het gaat om het ontwikkelen en delen van kennis en expertise. In het bijzonder waar het gaat om scenario- en evaluatiemethoden voor oefeningen, onderzoek naar de effecten en aanpak van grootschalige uitval binnen de samenleving en onderzoek naar de onderlinge afhankelijkheden tussen de vitale partners en de effecten van deze afhankelijkheden. Alle regio s vinden het belangrijk dat wordt gewerkt op een eenduidige wijze. Dat vraagt een landelijke monitor om deze eenduidigheid te borgen. 18/28

19 4 Conclusies Deze quickscan is gericht op de implementatie in de veiligheidsregio s van de door het Veiligheidsberaad vastgestelde convenanten. Uit de interviews komt nadrukkelijk naar voren dat de veiligheidsregio s veel waarde en belang hechten aan de relatie met de crisispartners en daar ook veel in investeren. Dat beperkt zich daarmee niet tot de vitale partners maar tot crisispartners in brede zin. Samenwerking met de crisispartners wordt als vanzelfsprekend ervaren. In de interviews wordt nadrukkelijk gewezen op het regionale risicoprofiel welke leidend is voor de inzet op relatiebeheer en samenwerkingsafspraken. De regio s hebben aangegeven dat het convenant als instrument duidelijk zijn meerwaarde heeft laten zien. Het heeft de regio s een middel in handen gegeven om concreet invulling te geven aan de samenwerkingsafspraken met de vitale partners. Kijkend naar de resultaten in hoofdstuk 3 van deze rapportage kan met tevredenheid worden gekeken naar het aantal vastgestelde convenanten. De betrokkenheid in de regio s op dit dossier is groot. Dat laten de resultaten op inbedding in de organisatie en relatiebeheer goed zien. In 23 regio s vindt jaarlijks een bijeenkomst plaats waarbij de relatie en de samenwerking met de vitale partners extra aandacht krijgt via een netwerk, thema of liaisonbijeenkomst. In meer dan de helft van de regio s wordt op multidisciplinaire wijze invulling gegeven aan planvorming en oefenen. In multidisciplinaire overleggen zitten Defensie en waterschap vaak als vaste leden of agenda lid aan tafel. Voor de overige vitale partners geldt dat de betrokkenheid invulling krijgt op basis van behoefte. Dat kan bijvoorbeeld betekenen: indien het oefenplan daartoe aanleiding geeft en wanneer het risicoprofiel geactualiseerd moet worden. Vitale partners worden proactief betrokken bij het opstellen en actualiseren van het regionaal risicoprofiel. De veiligheidsregio s ervaren de oefenlast in het algemeen als hoog. Regio s geven in de interviews aan dat het voor hen niet mogelijk is om jaarlijks met alle vitale partners te oefenen. Een oplossing hiervoor kan een toenemende mate van bovenregionale samenwerking zijn. In de Oost-5 regio s en in Zuid-Holland zijn hiertoe al initiatieven genomen en wordt ook structureel invulling gegeven aan bovenregionaal oefenen. In de andere regio s is deze wens aanwezig en worden stappen gezet om tot onderlinge afspraken te komen. Deze bovenregionale samenwerking wordt in een aantal regio s toegepast bij het organiseren van netwerkbijeenkomsten. Ook hierin ligt een grote meerwaarde voor andere regio s. Uit de interviews blijkt dat regio s op verschillende wijze uitvoering geven aan de informatie-uitwisseling en kennisdeling met de vitale partners over de eigen crisisorganisatie. Op dit thema is een versterking wenselijk. Bovenregionale samenwerking kan daar aan bijdragen maar ook het intensiveren van het oefenen is daarbij van belang (daarbij wordt nadrukkelijk ook gekeken naar het leveringsgebied (is in veel gevallen regiogrensoverschrijdend) van het drinkwaterbedrijf of het energiebedrijf). 19/28

20 De resultaten ten aanzien van de netcentrische werkwijze en de aansluiting op de netcentrische applicatie laten zien dat partijen die dicht bij de veiligheidsregio staan (Defensie) een account hebben voor de netcentrische applicatie. Andere partijen moeten eerst een training volgen of onder verantwoordelijkheid van een informatiemanager werken met het systeem. Een aantal regio s wacht op de richtlijn die vanuit het IFV hiervoor wordt opgesteld. Deze resultaten zijn gedeeld met de medewerkers van het programma netcentrisch werken bij het IFV. Zij hebben aangegeven dat deze richtlijn in juni 2014 aan de regio s zal worden toegezonden. 20/28

21 5 Aanbevelingen Het organiseren van samenwerking is geen statische, maar vooral een dynamische opgave en vraagt om blijvende aandacht. Het IFV kan de veiligheidsregio s stimuleren en faciliteren bij de implementatie van de samenwerkingsafspraken (in beginsel) en het onderhouden van een duurzame relatie (in vervolg). De wijze waarop invulling kan worden gegeven aan de wijze van dit faciliteren kan verschillend worden benaderd. 5.1 Aanbevelingen Op basis van de interviews en de conclusies in hoofdstuk 5 kunnen de volgende rollen worden beschreven die het IFV ten aanzien van het dossier vitaal zou kunnen oppakken. a. ontwikkeling en borging expertise en kennis over dreiging en risico s van grootschalige uitval vitale infrastructuur (scenario-ontwikkeling, oefeningen, evalueren, onderzoek naar o.m. onderlinge afhankelijkheden vitale partners); b. landelijk onderhoud netwerk met de vitale partners (aanspreekpunt en verwachtingenmanagement, creëren draagvlak); c. ontwikkeling andere convenanten (ICT, Telecom, regionale omroepen); d. borging eenduidigheid en standaardisatie (monitoren). Ad a. ontwikkeling en borging expertise en kennis over dreiging en risico s van grootschalige uitval vitale infrastructuur (scenario-ontwikkeling, oefeningen, evalueren, onderzoek naar onder meer onderlinge afhankelijkheden vitale partners); Van belang is dat de continuïteit van het ingezette proces om de samenwerking tussen de veiligheidsregio s en de vitale partners te bevorderen wordt geborgd. Het IFV kan daarin voorzien door haar rol als expertisecentrum nader in te vullen. Naast het inrichten van een kennisbank met ervaringsgegevens uit de veiligheidsregio s valt daarbij concreet te denken aan ontwikkeling oefenscenario s. Verder is onderzoek naar de dreiging en gevolgen van uitval van vitale sectoren en de onderlinge afhankelijkheden van deze sectoren bij een grootschalige uitval mogelijk. Voorgesteld wordt om in samenwerking met het expertisecentrum fysieke veiligheid nader invulling te geven aan deze rol. Ad b. landelijk onderhoud netwerk met de vitale partners (aanspreekpunt en verwachtingenmanagement, creëren draagvlak); Jaarlijkse afstemming met de vitale partners op landelijk niveau is van belang. Deze afstemming zou kunnen plaatsvinden met de commissie vitaal welke functioneert onder verantwoordelijkheid van VNO/NCW. Voorgesteld wordt dit nader te verkennen met deze commissie. 21/28

22 In 2012 is in de vergadering van het Veiligheidsberaad de eindrapportage Vitale partnerschappen in Veiligheid besproken. In deze eindrapportage is als één van de aanbevelingen voorgesteld een platform op te richten dat fungeert als centraal punt voor alle betrokken partijen. Dit platform zou moeten worden gevormd door een vertegenwoordiging van een aantal veiligheidsregio's, de betrokken vitale sectoren, het ministerie van Veiligheid en Justitie en de politie. Op deze wijze ontstaat er een georganiseerd verband waarin relevante ontwikkelingen, kennis en ervaringen kunnen worden gedeeld. Dit is belangrijk om de continuïteit van de samenwerking te waarborgen en om de samenwerking op maat van de vitale sectoren en de veiligheidsregio s aan te kunnen bieden. Deze aanbeveling is door het Veiligheidsberaad bij vaststelling van de eindrapportage aangehouden. Voorgesteld wordt om vast te stellen of de meerwaarde van zo n platform wordt gezien door betrokken partijen of dat aansluiting bij de commissie vitaal voldoende is. Ad c. Ontwikkeling andere convenanten (ICT, Telecom, regionale omroepen); Blijkens de quickscan hebben vier veiligheidsregio s uitgesproken te willen investeren in het aangaan van convenanten de telecompartners. Tevens bestaat bij deze regio s de behoefte om samenwerkingsafspraken aan te gaan ten aanzien van grootschalige uitval ICT. Voor Telecom ligt er reeds een modelconvenant. De voorzitter van ROOS (overleg regionale omroepen) heeft gevraagd te verkennen of het zinvol is om convenanten tussen de veiligheidsregio s en de regionale omroepen af te sluiten. NB: naast de resultaten van deze quickscan is van belang mee te nemen dat de minister van Veiligheid en Justitie eind 2014 de Tweede Kamer zal informeren over de resultaten van de herijking Vitaal. Dit programma is binnen de directie NCTV gestart om kritisch te kijken naar de definiëring van de vitale partners met als doel op basis van dreiging en risico s partijen te benoemen waarmee afspraken gemaakt moeten worden ter bescherming van de vitale infrastructuur. Deze herijking kan belangrijk zijn voor de veiligheidsregio s en kan leiden tot een bredere scope van samenwerkingsafspraken met vitale partners. Voorgesteld wordt om met de telecompartners de besluitvorming over het modelconvenant Telecom af te ronden. Daarnaast wordt voorgesteld om als IFV te onderzoeken hoe de veiligheidsregio s zich kunnen voorbereiden op grootschalige uitval ICT. Is een convenant daarvoor het gewenste middel of is er een andere aanpak vereist. Belangrijk is te spreken met de Nationale politie en met de NCTV (cyber security center) over hun kennis en ervaringen op dit terrein. Tenslotte de resultaten van het programma herijking vitaal meenemen in de mogelijke verbreding van samenwerkingsafspraken met andere vitale of crisispartners. Ad d. borging eenduidigheid en standaardisatie (monitoren). Met de start van het opstellen van de model-convenanten in 2009 is niet alleen de samenwerking tussen de veiligheidsregio s en de vitale partners bevorderd maar is ook beoogd om deze samenwerking op eenduidige wijze in te richten. Deze eenduidigheid heeft een meerwaarde naar beide werelden. De veiligheidsregio s richten de samenwerkingsafspraken op eenzelfde wijze in waardoor bovenregionale samenwerking vergemakkelijkt wordt. De vitale partners beleven deze eenduidigheid als zeer effectief. 22/28

23 Vitale partners bedienen vaak een gebied dat regiogrensoverschrijdend is en hebben geen baat bij afwijkende werkprocessen tussen verschillende veiligheidsregio s. Een concreet voorbeeld van eenduidig samenwerken is het werken volgens de netcentrische werkwijze. Het aansluiten van vitale partners op LCMS verschilt op dit moment per regio in aantal en in criteria. In 2014 wordt het referentiekader netcentrisch werken aan de regio s verzonden om te hanteren bij het aansluiten van vitale partners op LCMS. Het programma netcentrisch werken pakt vanuit haar verantwoordelijkheid de implementatie van dit referentiekader op. Door de medewerkers van dit programma is aangegeven dat het belangrijk is te oefenen met de netcentrische werkwijze. Het inzicht hebben in de aard, inhoud en aanpak van het delen van specifieke informatie is iets waar veiligheidsregio s en vitale partners door oefenen mee vertrouwd moeten raken. Om de samenwerking tussen vitale partners en veiligheidsregio s te blijven stimuleren is naast het investeren in kennis en expertise het ook belangrijk de inzet in de regio s op het dossier vitaal te monitoren. Deze monitor functie kan het IFV zelfstandig of mogelijk in samenwerking met de inspectie Veiligheid en Justitie oppakken. Voorgesteld wordt om de verantwoordelijkheid voor de eenduidigheid en standaardisatie van samenwerkingsafspraken tussen vitale partners en veiligheidsregio s te beleggen bij het IFV. Dat betekent onderzoeken met welke middelen deze eenduidigheid en standaardisatie kan worden bevordert. Het continueren van het werken met de modelconvenanten draagt hier aan bij evenals het monitoren van de actualiteit van de samenwerkingsafspraken en het monitoren van de inzet (capaciteit) van de regio s op het dossier vitaal. 5.2 Voorstel inzet IFV op dossier samenwerking vitale partners Resumerend leidt voornoemde tot het voorstel de volgende onderwerpen voor uitwerking neer te leggen bij het IFV. De verwachting is dat door de centraal ondersteunende en faciliterende rol van het IFV hier een toegevoegde waarde wordt bereikt: 1. Oppakken van de expertiserol en kennisbank door het IFV. a. Verzamelen ervaringsgegevens uit de regio s; b. Onderzoeksvraag oppakken naar onderlinge afhankelijkheden vitale partners en de effecten op de samenleving; c. Het ontwikkelen van oefenscenario s en opleidingen ter bevordering van het oefenen tussen veiligheidsregio s en vitale partners. Hierbij het oefenen met de netcentrische werkwijze betrekken; d. Gewenste aanpak op effecten grootschalige uitval ICT onderzoeken; e. Verbreding samenwerkingsafspraken met andere vitale of crisispartners. 2. Landelijke (belangenbehartigers)rol oppakken in de relatie met de huidige vitale partners en toekomstige vitale partners: a. Verkennen of de aansluiting van het IFV in de commissie Vitaal een antwoord geeft op de gewenste belangenbehartigersrol van de Veiligheidsregio s in de relatie naar de vitale partners. Vertegenwoordiger dagelijks bestuur IFV en vertegenwoordiger directie IFV zijn op donderdag 5 juni uitgenodigd voor een bespreking met de commissie vitaal; 23/28

24 b. Of inrichten landelijk platform om continuïteit en samenwerking te waarborgen. 3. Borging huidige samenwerkingsafspraken door regulier monitoren van de eenduidigheid van de samenwerkingsafspraken tussen de veiligheidsregio s en de vitale partners en monitoren van de inzet (capaciteit) in de veiligheidsregio s op het dossier vitaal. 5.3 Inschatting personele en financiële consequenties Het ontwikkelen van kennis en expertise, het doen van onderzoek en het monitoren is een wettelijke taak voor het IFV. Op basis van deze wettelijke taak kan het IFV kennis, expertise en onderzoek binnen het domein vitaal doen. Deze wettelijke taak wordt gefinancierd vanuit het ministerie van VenJ. Mede gelet op de gegeven prioriteit aan dit domein is het wenselijk dat VenJ hiervoor ook additioneel de financiële middelen beschikbaar stelt. Een inschatting van de gewenste inzet en kosten kan door het hoofd van het expertisecentrum fysieke veiligheid worden gemaakt. Dit geldt ook voor het te verrichten onderzoek naar de effecten van en de gewenste aanpak voor grootschalige uitval ICT. Het ontwikkelen van oefenscenario s en opleidingen voor de veiligheidsregio s moet worden gezien als een gemeenschappelijke taak die door de veiligheidsregio s moet worden bekostigd. Hierin kan samenwerking met en daarmee cofinanciering van de vitale partners worden onderzocht. Met een vertegenwoordiging van de veiligheidsregio s en de vitale partners moeten worden afgebakend op welke wijze het oefenen bevorderd kan worden en welke instrumenten daarvoor nodig zijn. Op basis daarvan kan een inschatting van de kosten worden gemaakt. 24/28

25 Bijlage 1: Vragenlijst quickscan 01 Vaststelling en implementatie convenant Is het convenant vastgesteld door het regionaal bestuur? Op welke datum (ondertekening)? Is de bij het convenant opgestelde actielijst uitgewerkt door samenwerkingsafspraken vast te leggen tussen de veiligheidsregio en de vitale partner? 02 Inbedding thema vitaal in de organisatie van de Veiligheidsregio. a. Wie in de Veiligheidsregio is bestuurlijk verantwoordelijk voor het thema Vitale partners in de Veiligheidsregio? b. Wie in de veiligheidsregio is ambtelijk verantwoordelijk voor het thema vitaal en voor het implementeren van de samenwerkingsafspraken (convenanten) met de vitale partners? c. Wie in de veiligheidsregio is ambtelijk verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer (actualiseren) van de samenwerkingsafspraken (convenanten) met de vitale partners? d. Hoeveel formatie is beschikbaar binnen de organisatie voor het thema vitaal? 03 Relatiebeheer a. Is er sprake van regulier overleg tussen de veiligheidsregio en de vitale partner. Zo ja, wat is de frequentie van overleg? Op welk niveau vindt dit overleg plaats (bestuurlijk, directie, operationeel)? b. Vindt overleg plaats via reguliere overlegvormen? Zo ja, welke overlegvormen? c. Is de vitale partner agenda lid van het regionaal bestuur? d. Vermeld datum en onderwerp van de laatste twee georganiseerde themabijeenkomsten voor de crisispartners en de veiligheidsregio. e. Wordt er nog op andere wijze invulling gegeven aan relatiebeheer. 04 Informatie en alarmering a. Zijn door partijen maatregelen of activiteiten ondernomen om kennis over de eigen crisisorganisatie te delen en uit te wisselen (bijv. workshops, werkbezoeken). b. Is bij beide partijen inzicht in de wijze van melding en alarmering bij een incident, ramp of crisis. c. Zijn er afspraken gemaakt over de wijze van alarmeren van de vitale partner? d. Op welke wijze en waar zijn de alarmering- en bereikbaarheidsgegevens van betrokken partijen bekend en vastgelegd. 05 Planvorming a. Hebben de vitale partners informatie aangeleverd voor het regionale risicoprofiel? b. Is tussen de veiligheidsregio en de vitale partner een voorlichtings- en communicatiestrategie vastgesteld? c. Zijn afspraken vastgelegd tussen de veiligheidsregio en de vitale partner over de inzet en aanpak bij regiogrensoverschrijdende incidenten / crisis? d. Zijn er afspraken vastgelegd over inzet liaisons aan operationele en bestuurlijke overlegstructuren tijdens de warme fase?. e. Zijn er afspraken vastgelegd over adequate ondersteuning van de liaisons tijdens de warme fase (logistiek en materieel) 25/28