Whitepaper. Modernisering rechtspraak: de stap naar digitale documentstromen

Transcriptie

1 Whitepaper Modernisering rechtspraak: de stap naar digitale documentstromen

2 INLEIDING Dat advocaten nog faxen is van de zotte De juridische dienstverlening is een uitdagende business, waar het neerkomt op een balans tussen de juiste mensen, kennis en relaties. Elke dag gaan juridische professionals, advocaten, gerechtsdeurwaarders, advocaat medewerkers en andere juridische beroepsbeoefenaren naar kantoor om juridische kwesties aan te pakken voor klanten. Om ervoor te zorgen dat ze hun werk effectief kunnen uitvoeren staan ze voor meerdere uitdagingen: hoe krijgt de training en ontwikkeling van de professionals vorm? Hoe zorg je voor de juiste tools om het werk efficiënt en effectief uit te kunnen uitvoeren? Hoe maken ze gebruik van de kennis binnen kantoor? Of hoe zorgen ze ervoor dat er zo min mogelijk tijd opgaat in allerlei administratieve taken? Ondanks de digitalisering hebben met name juridische professionals tot op heden nog steeds te maken met een overvloed aan papieren documenten. Daarnaast moeten alle dossierkosten volledig aan hun cliënten worden doorbelast. De Rechtspraak werkt aan een eigentijdse gang naar de rechter. Over een paar jaar kan iedereen online een rechtszaak starten. Voor professionele partijen wordt het verplicht digitaal te procederen. De implementatie van digitaal procederen treedt vanaf 2017 gefaseerd in werking en worden per rechtsgebied uitgerold. De mondelinge behandeling blijft in de rechtszaal. De rechter is gericht op een snelle, goede oplossing van het geschil. In de rechtbanken zal straks geen papieren dossier meer te vinden zijn. De fax wordt afgeschaft en , als onveilig middel, wordt niet gebruikt. Er zal een authentiek digitaal dossier zijn, waarvan de Rechtspraak eigenaar is. De Rechtspraak wil toegankelijk en begrijpelijk zijn voor rechtzoekenden en alle andere betrokken partijen. Het programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) zorgt ervoor dat procedures sneller, eenvoudiger en toegankelijker worden.

3 DIGITAAL PROCEDEREN DE HUIDIGE SOFTWARE TOOLING Einde aan de stapels papier Wat betekent digitaal procederen voor u als juridische professional? Digitaal procederen wordt verplicht voor professionals, zoals advocaten, gerechtsdeurwaarders, bestuursorganen en rechtspersonen. De nieuwe wetgeving heeft grote gevolgen voor de rechtspraak. Er komen nieuwe procesreglementen, werkprocessen en opleidingsprogramma s voor rechters en juridische en administratieve medewerkers van gerechten. Overal in het land worden digitale zittingzalen ingericht. Advocaten hebben een eigen bewaarplicht en moeten dus zelf een eigen dossier bijhouden. Op de website staat een informatieve video over hoe de werkprocedures moeten worden ingericht. Deurwaarder niet altijd meer nodig Een eiser die een vordering heeft moet nu de dagvaarding altijd door een deurwaarder laten betekenen (overhandigen). In de nieuwe KEI-wetgeving hoeft dat niet meer. De eiser kan ervoor kiezen om de pocesinleiding te bezorgen bij de andere partij. Zijn de eiser en de verweerder (schuldenaar) het erover eens dat ze naar de rechter moeten met hun geschil? Dan is de eiser niet langer verplicht om de deurwaarder in te schakelen voor de betekening. Verschijnt de verweerder na de informele bezorging van de procesinleiding niet in de procedure? Dan is de tussenkomst van de deurwaarder alsnog verplicht. Anders verleent de rechter geen verstek tegen de verweerder. Nieuwe basisprocedure in civiele zaken In civiele zaken staat de mondelinge behandeling centraal. Er komt een nieuwe basisprocedure: schriftelijke ronde (indienen van een eis en indienen van een reactie door de wederpartij); mondelinge behandeling; uitspraak. Extra stappen zoals re- en dupliek of pleidooi zijn niet langer standaard onderdeel van de procedure. Starten van de procedure Om digitaal te kunnen procederen moeten advocaten, gerechtsdeurwaarders en bedrijven minimaal een computer met internetverbinding hebben, waarmee PDF s kunnen worden gemaakt. Gerechtsdeurwaarders en bedrijven krijgen een digitaal dossier Mijn Zaak op het Digitaal loket rechtspraak. Daarnaast moet men beschikken over een kleurenscanner, printer en een tablet of laptop waarmee digitaal processtukken tijdens zittingen geopend kunnen worden. Tot slot moet er beveiligd inlogd worden, wat geen probleem zal zijn voor advocaten met de Advocatenpas. Overige rechtspersonen starten de procedure met een digitaal formulier dat ingediend moet worden met eherkenning. De meest voorkomende software voor de advocatuur en andere legal professionals. Software voor tijdschrijven / urenregistratie Om op de hoogte te zijn van de tijd die advocaten besteden met klanten, projecten en andere taken is er software voor tijdschrijven of urenregistratie. Deze software genereert facturen en verkrijgt inzicht in de werkzaamheden die onderhanden zijn. Daarnaast kan de prestatie van het kantoor gemeten worden. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen factureerbare en niet-factureerbare uren, verschillende tarieven en afrekenmodellen en het hebben van een goedkeuringsproces voordat de factuur de deur uit gaat. Software voor dossiers en correspondentie (documentbeheer) Deze software maakt het mogelijk om effectief zaken en taken te organiseren. Documenten kunnen veilig worden opgeslagen en op cliëntniveau kunnen taken, notities, tijdschema s en agenda s worden bijgehouden. Customer Relationship Management (CRM) Met CRM software kan proactief worden omgegaan met relaties. Van het bijhouden van klantgegevens tot het opschrijven van alle interacties. Deze software helpt om goed te blijven communiceren met klanten. Human Resource Management (HRM) Software dat alle zaken rondom personeelsbeleid beheert. Met deze software blijft HR op de hoogte van al uw medewerkers, de opleidingen en punten, schema s ontwikkelen voor persoonlijke ontwikkeling en het stroomlijnen van het wervingsproces. Geïntegreerde Business Management oplossingen (PSA, ERP, Practice Management) Om alle aspecten van de juridische praktijk te beheren met één geïntegreerd systeem is er software beschikbaar. Meestal modulair voor specifieke functies als kosten, project management, CRM, HRM en urenregistratie. Het kan voor groeiende of grote kantoren de moeite waard zijn te investeren in een geïntegreerde oplossing. Veel voorkomende softwareleverancies in de juridische dienstverlening Fidura/DLex, Fortuna, Urios, BaseNet, AdvocaatCentraal, Legal Eagle, Elite, Legalsense en Aderant.

4 DE CONTROLE KRIJGEN Printmanagement en kostendeclaratie met follow-me oplossingen Het beheren van het printerpark op kantoor is niet altijd even eenvoudig. Printmanagementoplossingen bevorderen het beperken van het printvolume, het eenvoudiger inrichten van het beheer van de printers, het afdrukken en scannen met mobiele apparaten en het bijhouden van prints, scans, kopieën en faxen ten behoeve van de doorbelasting aan cliënten. Juridische professionals brengen gemaakte kosten voor hun dienstverlening in rekening, zoals: onkosten voor juridisch onderzoek, koerierdiensten, catering, afdrukken, kopiëren, telefoneren en faxen. Kantoren die een vast bedrag hiervoor in rekening brengen, kunnen potentiële omzet en door te belasten kosten laten liggen. Een kostendoorbelastingssysteem met functies voor gedetailleerde en onderbouwde tracering en facturering van alle kosten voor cliënten/zaken. Controle krijgen houdt ook in dat de eindgebruiker goed beveiligde documenten vanuit elke locatie en op elk moment kan afdrukken en deze waar en wanneer kan ophalen. Er blijven geen persoonlijke of niet-opgehaalde documenten meer bij de printer liggen en inefficiënte workflows behoren tot het verleden. Zo neemt de beveiliging van vertrouwelijke cliëntgegevens toe en wordt papier, hulpmiddelen en tijd bespaart. Zelfs als de klant/prospect werkt met een combinatie van MFP s en netwerkprinters is een juiste controle noodzakelijk. Juridische professionals die een vast tarief hanteren, hebben inzicht nodig in de kosten van hun dienstverlening om de hoogte van dit tarief nauwkeurig te kunnen bepalen. Een printmanagementoplossing die de kosten van een reeks veel voorkomende werkzaamheden bijhoudt en dit in gedetailleerde rapporten weergeeft. De afdrukkosten per medewerker bedragen gemiddeld 37 per maand of 441 per jaar. Voor een bedrijf met 100 medewerkers betekent dit een totaalbedrag van De afdrukkosten bedragen 1-3% van de jaaromzet. Met printmanagementsoftware kan 30% op afdrukkosten bespaard worden. In het voorbeeldbedrijf met 100 medewerkers is dit een besparing van jaarlijks Wat zijn de voordelen? Kosten besparen: verborgen kosten en verbruik inzichtelijk maken. Hierdoor kunnen kosten worden verminderd op stroom, papier, onderhoud en apparatuur. Doorbelasten van gemaakte kosten op het gebied van printen, scannen, kopiëren en faxen aan cliënten. Milieubesparing rekening houdend met duurzaam ondernemen. 63% van de bedrijven erkent één of meerdere afdrukgerelateerde beveiligingslekken. De twee grootste zorgen voor bedrijven die met een beveiligingslek te maken hebben gehad zijn de boetes voor het niet naleven van de richtlijnen voor gegevensbescherming en imagoschade. Een oplossing met functies als follow-me of Pull Print vereist fysieke aanwezigheid van een medewerker om de afdruk vrij te geven. Bijgehouden wordt wanneer en door wie de printer wordt gebruikt. Tevreden gebruikers door een gebruiksvriendelijk printerpark. Cliëntgegevens altijd beveiligd afgedrukt, dus geen datalekken meer bij de printers.

5 VAN PAPIER NAAR DIGITALE OMGEVING Efficiënt en snel scannen Multifunctionele systemen beschikken over alle functionaliteiten die nodig zijn voor de juridische dienstverlener van nu, waaronder de functie scannen. Met slimme software is het eenvoudig om papieren documenten te scannen en gelijk als PDF-document te kunnen plaatsen op de juiste plek in de bedrijfsapplicatie, mappenstructuur of cloud. Voordeel; de administratie op orde en efficiënt, veilig en snel werken. Ook documenten die reeds digitaal beschikbaar zijn kunnen eenvoudig omgezet worden naar het door de Rechtbank vereiste PDF-formaat. Het gebruik van om gegevens te versturen is standaard en onveilig. s kunnen door andere ontvangen en gelezen worden. De komt onderweg naar de eindbestemming meerdere internetknooppunten en servers tegen. Het is zaak deze veel gebruikte communicatie zo veilig mogelijk te laten verlopen. Bijvoorbeeld door documenten die gescand en verstuurd moeten worden naar cliënten of collega s al tijdens het scannen te voorzien van een wachtwoord en encryptie. Dit zorgt ervoor dat alleen de juiste ontvanger de beveiligde scan kan openen en gebruiken. Voordelen: Bespaart tijd en zorgt voor optimale efficiëntie, omdat informatie altijd direct beschikbaar is op de juiste plek en in het juiste formaat. Scannen naar elk apparaat, dus ook mobiele systemen als tablets, waar en wanneer gewenst. Beveiligde documenten: alleen geautoriseerde gebruikers krijgen toegang tot hun documenten. EFFICIËNT DIGITAAL ARCHIEF OPZETTEN Snel, efficiënt, veilig en betrouwbaar documentbeheer Onder druk van de nieuwe regelgeving met betrekking tot digitaal procederen is het hebben van een geordend digitaal archief van uiterst belang om (vertrouwelijke) documenten veilig te kunnen bewaren en efficiënt te kunnen werken. Bovendien is het gewenst dat medewerkers de meest actuele informatie altijd en overal beschikbaar hebben. Door de verplichting van het digitaal procederen moeten juridische dienstverleners over naar digitale PDF-documenten. De gemiddelde juridische kantoormedewerker is momenteel tot 50% van zijn tijd bezig met de afhandeling van papieren documenten en de gegevensinvoer. Ieder bedrijf gebruikt een ander backoffice-systeem. Het invoeren van hardcopy-gegevens in deze systemen kan kostbaar en tijdrovend zijn. Met een scanoplossing kunnen gegevens worden gedigitaliseerd en direct worden gekoppeld aan backoffice-systemen, zoals systemen voor dossier- en documentbeheer. Digitaliseren van informatie spaart tijd op documentafhandeling en gegevensinvoer. De Toshiba scanoplossingen scannen naar het voor de rechtbank vereiste PDF-formaat alsook naar Word- en Excelformaat. Een scanoplossing die compatibel is met de gangbare juridische backofficesystemen. Hardcopygegevens kunnen dan worden gedigitaliseerd en rechtstreeks naar de multifunctional in het backoffice-systeem worden geïntegreerd. Voordelen: Nooit meer dubbele documenten: voortaan altijd de juiste en meest recente versie van een document beschikbaar. Betere mappenstructuur waardoor documenten eenvoudiger te beheren en te organiseren zijn. Zo raken documenten nooit meer zoek. Een back-up van de belangrijkste bedrijfsinformatie is altijd digitaal voor handen. Efficiënter werken, omdat documenten zijn gedigitaliseerd en centraal worden beheerd. Documenten altijd beschikbaar, waar en wanneer dan ook, ook in de rechtbank.

6 DIGITALE DOSSIERS BEHANDELEN Een mappenstructuur als digitaal archief brengt risico s met zich mee: - wildgroei aan mappen, waardoor het overzicht gauw kwijt is - bestanden raken zoek door foutief opslaan of overschrijven onder dezelfde naam - minder betrouwbare informatie, omdat informatie kwijt kan raken - lastig te beveiligen en te beheren. Vertrouw niet op de archieffunctie van een programma, zoals Outlook. Outlook is geen archief en voldoet niet aan de archiefwet Document management systeem (DMS) koppelen; software waarmee je het maken en beheren van elektronische documenten organiseert. Het DMS zorgt namelijk dat veel gebruikers op eenvoudige wijze toegang krijgen tot een digitaal archief. De basis voor het intelligent inrichten van informatie is het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot de informatie van klanten, projecten of een werkstroom, allemaal op één centrale locatie georganiseerd. Visuele digitale dossierstukken Met de omslag naar digitale dossiers kan beeldschermcommunicatie, ook wel Digital Signage genoemd, helpen in de voorbereiding van een case in de rechtszaal. Eenvoudig en praktisch worden de verschillende dossierstukken visueel gemaakt via beeldschermen. Een zorgvuldig ingerichte bespreekruimte biedt aanzienlijke meerwaarde. Of het nu gaat om een bespreking van 10 minuten of van meer dan een uur, met een cliënt of met vijf collega s, een overlegruimte moet comfortabel aanvoelen en zijn voorzien van de juiste audiovisuele apparatuur voor de weergave van beeld en geluid. Daarbij maakt het niet uit of het gaat om een simpele PDF-sheet of PPT presentatie, of dat het gaat om informatie uit een database of document management systeem. Digitale dossiers eenvoudig en praktisch delen tijdens de voorbereiding van een case Met een draadloos presenteren pakket van een effectieve bespreekruimte. Met één druk op de knop deelt de klant letterlijk alle bestanden vanaf de laptop, tablet of smartphone op één of meerdere grote schermen. In een traditioneel werkproces besteedt de kantoormedewerker gemiddeld 30 tot 40% van de tijd aan het zoeken naar documenten. Bovendien besteedt deze medewerker gemiddeld 7% van zijn tijd aan het opnieuw creëren van documenten die niet meer gevonden kunnen worden. Met een digitaal archiefsysteem vindt de medewerker altijd het originele en meest recente bestand terug. Daarnaast zorgen indexvelden voor een zoekvriendelijk archiefsysteem en wordt altijd alles onder de juiste naam en op de juiste plek opgeslagen.

7 CONCLUSIE De modernisering van de rechtbank zorgt ervoor dat de juridische dienstverlener een slag moet slaan om met digitale dossiers te werken. De invoering van digitale dossiers heeft gevolgen voor de manier van werken. Papieren documenten moeten worden omgezet naar digitale dossiers met als gevolg dat het aantal afdrukken aanzienlijk zal afnemen. Met een kostendoorbelastingssysteem wordt controle verkregen op het doorbelasten van gemaakte kosten op het gebied van printen, scannen, kopiëren en faxen aan cliënten. Met de opbouw van een digitaal archief is alle informatie altijd direct beschikbaar op de juiste plek in het juist formaat, of dit op kantoor is, thuis of in de rechtbank, de juridisch dienstverlener beschikt altijd over de beveiligde dossiers. Ook documenten die reeds digitaal beschikbaar zijn kunnen eenvoudig omgezet worden naar het door de Rechtbank vereiste PDFformaat. Met de omslag naar digitale dossiers kan beeldschermcommunicatie helpen in de voorbereiding van een case in de rechtszaal. Een zorgvuldig ingerichte bespreekruimte biedt aanzienlijke meerwaarde, omdat de verschillende dossierstukken eenvoudig visueel gemaakt worden via beeldschermen. Door informatie op de meest efficiënte manier in te richten bevordert men de snelheid waarop kan worden geprocedeerd. Daarnaast levert men efficiënt digitale PDF-bestanden aan, aan de rechtbank en digitaal procederen is daarmee doelgericht ingericht.

8 De stap naar digitale documentstromen MEER INFORMATIE? Toshiba publiceert regelmatig informatie over het vakgebied van juridische dienstverleners met als doel te informeren over de ontwikkelingen die er binnen dit vakgebied plaatsvindt en te helpen de doelstellingen mede te realiseren. Neem voor meer informatie contact met ons op: TOSHIBA TEC NETHERLANDS Duwboot CD Houten NEDERLAND Telefoon +31 (0) Fax +31 (0) Website Together Information is Toshiba s visie over hoe organisaties data ontwikkelen, opslaan, verwerken, delen en beheren. Op een manier dat deze data efficiënt kunnen worden ingezet en bijdragen aan de kennis binnen organisaties. Het is gebaseerd op onze overtuiging dat de meest succesvolle organisaties die organisaties zijn die informatie op de meest efficiënte manier communiceren. Wij maken dit mogelijk door middel van een geïntegreerd portfolio van branchespecifieke oplossingen, die allemaal Toshiba s inzet voor de toekomst weerspiegelen. Technische gegevens kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Alle bedrijfs- en/of productnamen zijn handelsmerken en/of geregistreerde handelsmerken van de desbetreffende producenten in hun markten en/of landen. Alle rechten voorbehouden. Wij zijn voortdurend bezig om de laatste status van de gegevens aan onze partners te leveren. Specificaties kunnen in de tijd tussen de productie en de verspreiding van deze documentatie veranderen. Productiviteit en papierspecificaties zijn gebaseerd op A4-papierformaat en 80 g/m 2 papiergewicht, tenzij anders vermeld. Copyright 2017 TOSHIBA TEC.