iprova Suite Release notes

Transcriptie

1 iprova Suite Release notes

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Impact van deze update Belangrijke acties vóór en ná de update naar iprova Documenten en processen (idocument/iprocess) Document vergelijken met vorige versie nu ook voor lezers Verbeteringen HTML-editor Webshare: documenten uitwisselen inclusief metagegevens Wijziging m.b.t. bibliotheek van processhapes Overige verbeteringen Kaartenbak (i+data) Relaties tussen kaarten Overige verbeteringen Melden en verbeteren (itask) Vernieuwde user interface voor coördinatoren en actienemers Aantrekkelijker overzicht van meldingen Acties en voortgang Formulieren Extra info Relaties Toewijzen van meldingen en actiepunten Genereren van documenten en brieven vanuit een melding Verbeteringen voor applicatiebeheerders Beheerders per meldingstype Berichtgeving naar gatekeeper en meldingstypebeheerder Keuze uit meerdere workflowsjablonen Overige verbeteringen m.b.t. applicatiebeheer Portalen en verzamelingen (iportal 5) Nieuwsberichten Beheer van verzamelingen Overige verbeteringen iportal Planning en taakschema s (iplan en i+schedule) iplan - Een compleet planningsoverzicht op ieder organisatieniveau Wijzigingen in i+schedule Vragenlijsten (icheck) Ontwerpen van vragenlijsten Plannen, starten en stoppen van vragenlijstonderzoeken Rapportage en export Overige wijzigingen & verbeteringen icheck iprova Suite algemeen Normkaders, eisenkaders, doelstellingen etc Audits en auditplanning Beheer van de organisatiestructuur Verbeteringen m.b.t. gebruiksgemak Copyright 2017 Infoland

3 11 Techniek Actuele systeemeisen s verstuurd door iprova Cloud editor Integratie met andere systemen Bugfixes Compliance (icompliance) Documenten en processen (idocument en iprocess) Portalen en verzamelingen (iportal 5) Kaartenbak (i+data) Melden en verbeteren (itask) Risicomanagement (irisk, i+pra) Taakschema's (i+schedule) Vragenlijsten (icheck) iprova algemeen Copyright 2017 Infoland

4 1 Inleiding Dit document bevat de release notes voor versie van de iprova Suite. Deze release is een servicepack. In deze release introduceren we een geheel vernieuwde user interface voor itask: de iprova module voor melden, analyseren en verbeteren. Hiermee maken we het voor medewerkers van uw organisatie nog eenvoudiger om hun weg te vinden en snel een aan hen toegewezen taak te kunnen uitvoeren. In hoofdstuk 6.1 gaan we hier uitgebreid op in. Ook introduceren we een nieuwe iprova module: iplan. Deze module biedt een compleet planningsoverzicht op ieder organisatieniveau. Zie hoofdstuk 8.1 voor meer informatie. Met de komst van iprova nemen we afscheid van het oude iportal. De overgangsfase, waarin het oude iportal en de nieuwe portalen die zijn geïntroduceerd in iprova 5.0 naast elkaar konden bestaan, wordt hiermee beëindigd. Daarnaast is in deze release weer een groot aantal functionele verbeteringen doorgevoerd, met name in de modules icheck, i+data, idocument en iportal. Deze verbeteringen zijn in belangrijke mate direct voortgekomen uit úw feedback. Tot slot hebben we in deze update een aantal verbeteringen doorgevoerd om de look & feel, stabiliteit en prestaties van iprova 5 verder te optimaliseren. 4 Copyright 2017 Infoland

5 2 Impact van deze update Module Audits en auditplanning (iaudit) Compliance (icompliance) Documenten (idocument) Kaartenbak (i + Data) Meldingen (itask) Portalen en verzamelingen (iportal 5) Portalen (oude iportal) Processen (iprocess) Risico s (irisk) Taakschema s (i + Schedule) Vragenlijsten (icheck) Overkoepelende functionaliteiten van de iprova Suite Techniek Impact Laag De functionaliteit is ongewijzigd; de benaming van deze modules in het Ga naar menu is gewijzigd. Zie hfd Laag Geen wijzigingen Laag Kleine verbeteringen in functionaliteit; bugfixes Laag Kleine verbeteringen in functionaliteit; bugfixes Hoog De user interface van deze module is significant gewijzigd. Na de update zijn aanpassingen aan de inrichting van uw meldingstypen benodigd om de nieuwe user interface optimaal tot zijn recht te laten komen. Coördinatoren en actienemers dienen geïnstrueerd te worden over de wijzigingen, bijvoorbeeld middels het door Infoland beschikbaar gestelde e-learning materiaal. Laag Verbeterde en nieuwe functionaliteit met lage impact op bestaande inrichting; bugfixes Hoog Met ingang van deze versie maakt het oude iportal geen onderdeel meer uit van iprova. De overgang naar het nieuwe iportal 5 moet volledig afgerond zijn alvorens u kunt updaten naar iprova Zie hfd. 3. Middel Kleine wijzigingen in functionaliteit; bugfixes. Een specifieke functionaliteit m.b.t. bibliotheekshapes is verwijderd. Zie hfd. 3. Laag Uitsluitend bugfixes Laag Kleine verbeteringen in functionaliteit; bugfixes Laag Kleine verbeteringen in functionaliteit; bugfixes Laag Kleine verbeteringen in functionaliteit; bugfixes Laag Ondersteuning voor Windows Server 2016 is toegevoegd; voor bestaande installaties van iprova wijzigt er niets. 5 Copyright 2017 Infoland

6 3 Belangrijke acties vóór en ná de update naar iprova Alvorens men de update naar iprova kan doorvoeren, moet aan een aantal voorwaarden voldaan zijn: Het oude iportal moet volledig uitgeschakeld zijn voorafgaand aan de update. Als gevolg van het uitschakelen van het oude iportal moeten eventuele koppelingen met intranet/extranet/sharepoint gecontroleerd en eventueel aangepast worden. In iprocess moet een bepaalde instelling uitgeschakeld worden voorafgaand aan de update. Indien gebruik wordt gemaakt van het on-premises back-end voor de idocument editor moet hiervoor een update worden doorgevoerd voordat u iprova kunt updaten naar versie Daarnaast adviseren wij organisaties die gebruik maken van itask om zich voorafgaand aan de update alvast voor te bereiden op de komende wijzigingen: u kunt alvast inrichtingskeuzes maken voor de nieuwe functionaliteiten in deze update, en u kunt medewerkers alvast opleiden middels onze gratis e-learning materialen. Gelieve de Checklist voor applicatiebeheerders te gebruiken om alle benodigde checks en acties vóór en ná de update te doorlopen. De checklist is er in twee varianten: Checklist voor iprova on-premises en iprova op basis van dedicated hosting Checklist voor iprova op basis van shared hosting 6 Copyright 2017 Infoland

7 4 Documenten en processen (idocument/iprocess) 4.1 Document vergelijken met vorige versie nu ook voor lezers Als uw organisatie beschikt over de add-on i+compare dan zal het straks ook voor lezers van documenten mogelijk zijn om eenvoudig te vergelijken wat er is gewijzigd t.o.v. de vorige versie van een document. Tot nu toe was deze functionaliteit enkel beschikbaar voor beoordelaars en documentbeheerders. NB: De vergelijkfunctie van i+compare is beschikbaar voor HTML documenten van het type Vrij webdocument en alle HTML documenttypen met een vaste structuur. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W4338 / W913 / W Verbeteringen HTML-editor In de HTML-editor wordt spellingscontrole-terwijl-u-typt voortaan standaard geactiveerd. Voorheen moest dit handmatig ingeschakeld worden via het menu Controle. Voorts is de mogelijkheid toegevoegd om in te stellen in welke taal de spellingscontrole moet worden uitgevoerd. De gekozen taal wordt toegepast op het volledige document. 7 Copyright 2017 Infoland

8 Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W4396 Wanneer een bewerksessie in de HTML-editor (op ongewenste wijze) wordt beëindigd (bijvoorbeeld door een browser crash) en u gaat vervolgens opnieuw het document bewerken, dan zal idocument u voortaan vragen of u een automatisch gemaakte reservekopie van het document wilt terugzetten. 4.3 Webshare: documenten uitwisselen inclusief metagegevens Het was reeds mogelijk om via Webshare sets van documenten te delen met andere organisaties. Nieuw daarbij in iprova is dat zelf gedefinieerde metavelden 'meereizen' met de documenten die u deelt. Als in de bron bepaalde metavelden zijn aangemaakt en zijn ingevuld voor de gedeelde documenten, dan kunt u nu als ontvanger bij het abonneren op die Webshare aangeven of u die metavelden wilt ontvangen in uw eigen idocument. Als u daarvoor kiest, dan kunt u de ontvangen metavelden gebruiken, bijvoorbeeld om zoekresultaten mee te verfijnen in iportal of om filters mee op te bouwen ten behoeve van portalen en rapportages. Aanbieder: Bepalen welke documenten gedeeld worden Webshare synchronisatie naar de cloud Ontvanger: Abonneren op een Webshare & bepalen doelmap & over te nemen metavelden Ontvanger: Instellen van informatieballon, verfijners, filters e.d. op basis van metavelden Welke metavelden reizen mee met een Webshare Titel De titel reist mee en kan niet worden gewijzigd in de ontvangende idocument: de bron bepaalt. Wijzigingen sinds vorige versie Mits gevuld reist deze informatie mee; deze kan niet worden gewijzigd in de ontvangende idocument: de bron bepaalt. Samenvatting Mits gevuld reist deze informatie mee; deze kan niet worden gewijzigd in de ontvangende idocument: de bron bepaalt. Auteur Voor een document dat via de Webshare wordt ontvangen wordt het Auteur veld automatisch gevuld met de naam van de aanbiedende organisatie. Hierdoor is gemakkelijk te herkennen dat het om een document gaat dat niet binnen uw organisatie is geschreven. 8 Copyright 2017 Infoland

9 Vervaldatum Mits ingesteld reist deze informatie mee; deze kan niet worden gewijzigd in de ontvangende idocument: de bron bepaalt. Als het document vervalt in de bron, zal het per diezelfde datum dus ook vervallen in alle ontvangende iprova s. Zelf gedefinieerde metavelden van de volgende types: o Lijst o Lijst (met getalwaarden) o Hiërarchische lijst o Tekst o Tekst met opmaak o Getal o Datum De informatie in deze velden reist mee; de inhoud van deze velden kan niet worden gewijzigd in de ontvangende idocument. Wel kan in de ontvangende idocument worden bepaald óf u deze velden wilt ontvangen, welke benaming moet worden gehanteerd voor deze velden, en op welke plaatsen u deze velden wilt tonen/gebruiken. Ontvangen metavelden gebruiken in de ontvangende idocument 1 Bij het abonneren op een Webshare kunt u aangeven welke velden u wilt overnemen van de bron, en onder welke naam. 2 Vervolgens ziet u de overgenomen velden terug in het veldenbeheer van uw idocument. U herkent ze aan het symbool. 9 Copyright 2017 Infoland

10 3 Voor deze velden kunt u aangeven of ze wel of niet doorzoekbaar zijn (via portalen). 4 Om een veld zichtbaar te maken bij de eigenschappen van een document, bewerkt u de veldinstellingen op mapniveau. Voor een ontvangen veld kunt u niet aangeven of het Verplicht is (het is immers de bron die bepaalt) maar wel of u het wilt tonen. 5 De velden verschijnen nu bij de Eigenschappen van het document (in de beheeromgeving). Hier ziet u ook de systeemkenmerken die automatisch meekomen met het ontvangen document: titel, samenvatting, auteur enzovoorts. 10 Copyright 2017 Infoland

11 6 En datzelfde geldt voor het scherm Documentgegevens dat raadplegers kunnen oproepen. 7 Als u wilt dat ontvangen velden worden getoond in de informatieballon bij het zoeken in of bladeren door portalen 8 Dan gaat u naar Applicatiebeheer > Portalen en opent u het tabblad Zoekinstellingen van uw portaal. Daar voegt u de betreffende velden toe aan de tooltip. 9 En in hetzelfde scherm kunt u tevens aangeven of u de velden wilt gebruiken om zoekresultaten te kunnen verfijnen 10 Met het volgende resultaat: 11 Copyright 2017 Infoland

12 11 U kunt de ontvangen metagegevens ook gebruiken voor het bepalen van de inhoud van verzamelingen (middels een filter). 12 En tot slot: U kunt de ontvangen metagegevens ook: Als kolom laten weergeven in lijsten, en filters toepassen op die kolom. Opnemen in rapportages, en gebruiken als filter in rapportages. Met deze toevoegingen wordt het nog beter mogelijk om documenten die u ontvangt van een partij waarmee u samenwerkt op perfecte wijze te integreren in uw eigen iprova. Let op: úw organisatie én de aanbiedende organisatie dienen allebei te beschikken over iprova om metagegevens van documenten te kunnen uitwisselen. Wanneer een van beide nog beschikt over een oudere iprova versie dan zal het uitwisselen van documenten functioneren, maar zullen daarbij niet de metagegevens meereizen. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W3046 Voor organisaties met een abonnement op Vilans KICK protocollen Als uw organisatie reeds gebruik maakt van de mogelijkheid om Vilans KICK protocollen te ontvangen in uw eigen iprova (via Webshare), dan zult u vanaf begin 2017 de mogelijkheid krijgen om de door Vilans toegekende kenmerken Onderwerp en Soort document te ontvangen. U kunt daar vervolgens gebruik van maken op alle hiervoor benoemde wijzen. 12 Copyright 2017 Infoland

13 4.4 Wijziging m.b.t. bibliotheek van processhapes In processen kan gebruik gemaakt worden van een bibliotheek met shapes. Shapes uit de bibliotheek kunnen eenvoudig worden ingevoegd in processen, terwijl centraal beheer mogelijk blijft: als u de eigenschappen van een bibliotheekshape aanpast, dan wordt die wijziging zichtbaar in alle processen waarin die bibliotheekshape was ingevoegd. Voorheen kon u inschakelen of beheerders lokaal (binnen een proces) mochten afwijken van veldwaarden die waren gedefinieerd in een bibliotheekshape. Deze functionaliteit werd in de praktijk zeer zelden gebruikt en had een negatief effect op de onderhoudbaarheid van het product iprocess. Infoland heeft daarom besloten deze functionaliteit te verwijderen. Als gevolg hiervan is de systeeminstelling Wijzigen van veldwaarden bij gebruik van een shape in een proces, in plaats van op de bibliotheekshape, toestaan. verwijderd. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie. 4.5 Overige verbeteringen In de documentbeheer-omgeving is het nu mogelijk om de breedte van het linkerpaneel (mappenboom) naar wens aan te passen door de scheidingslijn tussen de panelen naar links of naar rechts te verslepen. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W707 Bij het raadplegen van een document was er al langer de mogelijkheid om snel een hyperlink naar een document te mailen of naar het klembord te kopiëren. De mogelijkheid om een link naar het (gepubliceerde) document te verkrijgen is nu ook toegevoegd aan de documentbeheeromgeving. 13 Copyright 2017 Infoland

14 Bij het raadplegen van een HTML-document wordt aan de linkerkant van het scherm een index-paneel getoond. Het vastpinnen van het paneel in geopende toestand werd door veel gebruikers als lastig ervaren; een kleine uitschieter met de muis kon ervoor zorgen dat het paneel al weer gesloten werd alvorens men de punaise-knop had kunnen bereiken. Dit gedrag is aangepast. Bij het instellen van de beoordelaars en de autorisator voor een document, wordt nu ook voor het kiezen van de autorisator een opzoek-veld aangeboden in plaats van een eenvoudige uitklaplijst. Hiermee wordt het maken van een keuze uit veel autorisatoren eenvoudiger. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W787 / W2980 / W Copyright 2017 Infoland

15 5 Kaartenbak (i+data) 5.1 Relaties tussen kaarten In de module i+data is het mogelijk om relaties te leggen tussen verschillende kaartenbakken. Bijvoorbeeld: u heeft een kaartenbak met leveranciers, en een kaartenbak met toestellen. Door een relatie te leggen tussen beide kaartenbakken kunt u dan bij een toestel aangeven wie de leverancier is van dat toestel en daarbij een leverancier kiezen uit de betreffende kaartenbak. Krachtige functionaliteit, maar in sommige gevallen nog niet krachtig genoeg: met name als er een behoefte was om de relatie in twee richtingen te definiëren dan kon dit leiden tot een moeilijk te onderhouden administratie. We lichten dit toe aan de hand van een voorbeeld. Voorbeeld Een concertgebouworkest heeft een aantal musici onder contract maar werkt daarnaast samen met een groot aantal andere musici waarop men een beroep kan doen voor specifieke concerten. Om de voorbereiding op een nieuwe concertreeks soepel te laten verlopen, maakt men gebruik van een kaartenbak met musici en een kaartenbak met instrumenten. Door een relatie te leggen vanuit Musici naar kaarten in de bak Instrumenten kan men per musicus aangeven welke instrumenten die bespeelt: Bij het voorbereiden van een concertreeks is men echter geïnteresseerd in het omgekeerde: ik heb een pianist nodig, welke musici heb ik daarvoor in mijn bestand? Die vraag kan worden beantwoord door een relatie te leggen vanuit Instrumenten naar kaarten in de bak Musici, men kan dan per instrument aangeven welke musici vaardig zijn op dat instrument: 15 Copyright 2017 Infoland

16 Op deze manier kan in de volledige informatiebehoefte worden voorzien: zowel vanuit de ingang Musici als Instrumenten is de gerelateerde informatie te vinden en kan daar op worden gefilterd ( geef mij alleen de musici die piano spelen ). De beperking van de functionaliteit (in iprova 5.3 en eerder) wordt duidelijk wanneer een contract wordt gesloten met een nieuwe musicus. We moeten die nu toevoegen aan de kaartenbak Musici en daarbij aangeven welke instrumenten die bespeelt, maar daarmee is de relatie pas in één richting gelegd. We moeten vervolgens ook nog ieder instrument wat deze musicus bespeelt afzonderlijk openen, en de musicus daar toevoegen bij de beschikbare musici voor het instrument. Dat maakt de oplossing erg bewerkelijk. Met ingang van iprova 5.4 is het handmatig in twee richtingen onderhouden van de relatie niet meer nodig. Wanneer u een relatie in twee richtingen heeft gelegd, krijgt u nu namelijk de optie om de overeenstemmende velden in de twee kaartenbakken aan elkaar te koppelen. Zodra u die koppeling heeft gelegd, zorgt i+data er automatisch voor dat wanneer u een kaart bewerkt, automatisch de bijbehorende kaarten in de andere kaartenbak worden bijgewerkt. In het voorbeeld: Zodra we een musicus toevoegen en aanvinken welke instrumenten die bespeelt, wordt dit automatisch ook zichtbaar in het veld Beschikbare musici bij de betreffende instrumenten. 16 Copyright 2017 Infoland

17 Spelregels die hieraan verbonden zijn: U dient eerst op beide kaartenbakken in te schakelen dat relaties met andere kaartenbakken toegestaan zijn. U dient in beide kaartenbakken een veld aan te maken en bij veldtype te kiezen voor de corresponderende kaartenbak. De optie Selecteren van meerdere keuzes toestaan moet zijn ingeschakeld voor zowel het veld in de eerste kaartenbak als het bijbehorende veld in de andere kaartenbak. Let op: Het is mogelijk om de nieuwe instelling Velden koppelen te activeren voor reeds gevulde kaartenbakken. i+data zal vervolgens automatisch controleren of de gegevens in de bestaande kaarten bijgewerkt moeten worden, en dit waar nodig automatisch uitvoeren. In het voorbeeld: Stel dat u in het verleden een musicus had toegevoegd, en had aangegeven dat hij piano speelde, maar dat u vergeten was om ook bij het instrument Piano aan te geven dat er een extra musicus voor beschikbaar was dan zal i+data, zodra u de instelling inschakelt, deze musicus alsnog toevoegen bij het instrument Piano. 5.2 Overige verbeteringen Wanneer u een kaart geopend heeft, kunt u deze voortaan met één druk op de knop toevoegen als favoriet, zodat u de kaart daarna via het "Favorieten" paneel in het portaal snel opnieuw kunt oproepen. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W4223 Het is nu mogelijk om een bestaande kaart te kopiëren. Handig als u bijvoorbeeld een registratie voert van apparaten, waarbij u meerdere exemplaren van elk apparaat heeft. Bij aanschaf van een nieuw exemplaar kunt u dan eenvoudig de kaart van een bestaand apparaat kopiëren; deze kaart wordt vervolgens aan u getoond in bewerkmodus zodat u direct de waarden die afwijken voor het duplicaat kunt aanpassen naar de juiste waarden. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W Copyright 2017 Infoland

18 Wanneer er vanuit een vragenlijst (in de module icheck) correctieve acties zijn voortgekomen die gerelateerd zijn aan een object in de kaartenbak, dan zullen die correctieve acties voortaan automatisch zichtbaar worden bij de kaart, op een nieuw tabblad genaamd Correctieve acties. 18 Copyright 2017 Infoland

19 6 Melden en verbeteren (itask) 6.1 Vernieuwde user interface voor coördinatoren en actienemers In het afgelopen jaar heeft Infoland binnen diverse organisaties (in verschillende branches) onderzoek gedaan naar de gebruikservaringen van medewerkers die vanuit hun functie meldingen en/of actiepunten afhandelen in itask. De conclusie die we hebben kunnen trekken uit die onderzoeken, is dat itask een krachtig instrument is dat zeker voorziet in de behoefte van organisaties, maar dat er ook ruimte voor verbetering is. Met name medewerkers die niet frequent in itask werken, gaven aan het nog wel eens lastig te vinden om een melding of actiepunt af te handelen. De essentie van hun feedback was vaak als er iets aan mij wordt toegewezen, dan is het mij niet duidelijk wát er precies van mij verwacht wordt, en hóe ik dat vervolgens kan doen in het systeem. Geïnspireerd door die feedback én de input die we door de jaren heen hebben ontvangen via de wensenregistratie, is Infoland gestart met het ontwerp voor een vernieuwde opzet van de schermen die coördinatoren en actienemers moeten doorlopen. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Het moet duidelijk zijn voor een gebruiker wat hij/zij moet doen als een melding met een bepaalde status aan hem/haar is toegewezen. Het moet duidelijk zijn voor een gebruiker wat hij/zij moet doen als een actiepunt aan hem/haar is toegewezen. Belangrijke informatie moet direct zichtbaar zijn. De navigatie binnen de details van een melding moet eenvoudig zijn. In het afgelopen jaar is een prototype van het nieuwe ontwerp getoetst bij een aantal representatieve organisaties. Op basis van hun feedback is het ontwerp verder uitgewerkt, en vervolgens wederom getoetst aan de praktijk. Met de release van iprova zijn we op het punt aangekomen dat de nieuwe user interface klaar is om uitgerold te worden naar alle organisaties die itask gebruiken. Op de volgende pagina s worden de belangrijkste vernieuwingen kort toegelicht. Belangrijk hierbij is dat aanvullende inrichting van bestaande meldingstypen nodig is om het maximale uit de nieuwe user interface te halen. Om u als applicatiebeheerder daarbij te helpen, is een stappenplan beschikbaar. Infoland adviseert u om dit stappenplan voorafgaand aan de update naar iprova door te nemen. U kunt dan alvast bepaalde inrichtingskeuzes maken, zodat u kort ná de update snel en eenvoudig de benodigde instellingen kunt doorvoeren. Des te eerder u dat stukje aanvullende inrichting heeft afgerond, des te eerder profiteren de medewerkers van uw organisatie van optimaal gebruiksgemak. Voor eindgebruikers van uw organisatie wordt door Infoland gratis e-learning materiaal beschikbaar gesteld, dat u voorafgaand of gelijktijdig aan de uitrol van iprova in uw organisatie kunt verspreiden: Een korte training voor itask coördinatoren, met bijbehorende kennistoets Een korte training voor itask actienemers, met bijbehorende kennistoets Alle voornoemde materialen vindt u op onze Support site via 19 Copyright 2017 Infoland

20 6.1.1 Aantrekkelijker overzicht van meldingen Het overzicht van meldingen bevat voortaan een aantal extra visuele indicatoren, waardoor het overzicht aantrekkelijker oogt én u meldingen die speciale aandacht vragen er sneller uit pikt. Middels een icoon wordt zichtbaar gemaakt om wat voor type melding het gaat (dit is hetzelfde icoon als in het "Invullen" scherm verschijnt bij het meldformulier). Bij velden van het type "Risicomatrix" wordt de risicoscore niet alleen in tekst getoond, maar voortaan ook middels een kleur-indicator (rood-geel-groen). Het 'deadline' veld kleurt voortaan oranje als de deadline nadert en rood als de deadline van de melding is overschreden. En tot slot kan men nu aan iedere status in de workflow een kleur toekennen. Deze statuskleur wordt vervolgens zichtbaar in o.a. de lijst van meldingen, management-informatie etc., en in het workflow-diagram dat wordt getoond wanneer een melding wordt bekeken. Door betekenisvolle kleuren toe te kennen aan statussen (bijvoorbeeld: afgehandeld = groen, afgekeurd = rood) is sneller herkenbaar wat de status van een melding is. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W Acties en voortgang Wanneer men vanuit het overzicht doorklikt naar de details van een melding, valt op dat meldingen op een andere wijze worden gepresenteerd dan voorheen. Het zijpaneel aan de linkerkant is verdwenen. Alle belangrijke informatie is direct zichtbaar op het nieuwe Acties en voortgang tabblad. We vinden hier niet alleen feitelijke informatie óver de melding, maar ook informatie over het proces: wat wordt er nu van mij verwacht? met daarbij de mogelijkheid om die actie onmiddellijk in gang te zetten. 20 Copyright 2017 Infoland

21 Het Acties en voortgang scherm past zich automatisch aan naar de grootte van uw scherm. Wanneer u beschikt over een breedbeeldscherm dan zullen de panelen zoveel mogelijk náást elkaar worden getoond; scrollen is dan niet of nauwelijks nodig. Bekijkt u de melding op een tablet, dan zullen de panelen onder elkaar gerangschikt worden. Titel van de melding Meldingen hebben voortaan een titel. Deze titel wordt prominent getoond bovenaan het tabblad Acties en voortgang. Per meldingstype kunt u bepalen hoe de titel eruit moet zien. U kunt hiervoor velden uit de melding gebruiken, eventueel in combinatie met vaste tekst. De titel is bedoeld als een korte herkenbare naam voor de melding. Naast de titel blijft ook de samenvatting van de melding nog bestaan. Deze wordt direct onder de titel weergegeven. 21 Copyright 2017 Infoland

22 Wat moet ik doen Nieuw in iprova 5.4 is de Wat moet ik doen tabel. Een medewerker leest in de tabel wat van hem verwacht wordt in de huidige status van de melding én kan direct de benodigde acties uitvoeren door deze aan te klikken. Denk aan: aanvullende informatie toevoegen aan de melding, of de status van de melding wijzigen. De inhoud van deze tabel kan per status van de melding worden ingericht. Als applicatiebeheerder kunt u er instructies en acties in opnemen voor de betreffende status. Ook de titel van de tabel kan naar eigen inzicht worden ingevuld. Als u met meerdere mensen aan één melding werkt, of als u dat zelf gewoon prettig vindt, dan kunt u aangeven welke van de zaken op dit lijstje u al uitgevoerd heeft door deze letterlijk af te vinken. Acties In het vernieuwde paneel Acties worden alle actiepunten getoond die bij deze melding zijn aangemaakt. Acties die aan mijzelf zijn toegewezen, herken ik snel aan het vlaggetje. Het overzicht van acties toont altijd éérst de nog openstaande acties. Afgesloten acties staan onderaan de lijst. Desgewenst kunt u het overzicht van acties filteren, om het te beperken tot enkel de acties die aan uzelf zijn toegewezen, of tot enkel de acties waarvoor de deadline is verstreken: 22 Copyright 2017 Infoland

23 De wijze waarop acties worden weergegeven is ook aangepast. Centraal staan nu de beschrijving van de gewenste actie en knoppen waarmee het actiepunt in behandeling genomen of direct afgehandeld kan worden. De knoppen die worden getoond zijn afhankelijk van het type en de status van het actiepunt, zodat in elke situatie direct duidelijk is voor de actienemer wat er nú van hem wordt verwacht. Overige kenmerken van het actiepunt worden in het onderste deel van het scherm weergegeven. 23 Copyright 2017 Infoland

24 Voor medewerkers met de rol actienemer zijn de schermen voor het afhandelen van een actiepunt significant vereenvoudigd; zij worden niet langer geconfronteerd met zaken die enkel voor de coördinatoren relevant zijn. Eenmaal afgehandeld verdwijnen de prominente knoppen uit beeld en wordt in één oogopslag duidelijk dat het hier om een voltooide actie gaat. 24 Copyright 2017 Infoland

25 6.1.3 Formulieren Op het tabblad Formulieren vinden we alle formulieren terug die bij deze melding zijn ingevuld. Het meldformulier staat altijd bovenaan, gevolgd door het coördinatorformulier. De volgorde waarin (daaronder) de overige formulieren worden getoond, is voortaan door de applicatiebeheerder zelf in te stellen, per meldingstype. NB: Zolang u geen specifieke volgorde instelt worden deze formulieren in volgorde van invullen getoond, zoals het geval was in eerdere versies van iprova. Ook de wijze waarop de formulieren zelf worden weergeven is verbeterd: Als er foto's zijn bijgevoegd bij een itask melding dan wordt bij het bekijken van die melding voortaan direct een miniatuur van iedere foto zichtbaar op het meldformulier. Hierdoor krijgt men sneller een indruk van de situatie die gemeld is. De foto in origineel formaat kan nog steeds worden opgeroepen door er op te klikken en via het "Extra info" scherm. De weergave van formulieren (in leesmodus) is aangepast; labels en daadwerkelijke veldwaarden zijn nu veel beter van elkaar te onderscheiden. 25 Copyright 2017 Infoland

26 6.1.4 Extra info Op het tabblad Extra info vindt u alle aanvullende informatie die is toegevoegd aan een melding: bijlagen, verwijzingen, notities, documenten en correspondentie. Nieuw is dat deze voortaan in één handzaam overzicht worden getoond, i.p.v. verdeeld over meerdere panelen. Verwante meldingen zijn verhuisd van het tabblad Extra info naar het tabblad Relaties Relaties Een melding staat vaak niet op zichzelf: Een melding kan leiden tot (worden opgevolgd door) een verbetermaatregel Een melding kan worden opgesplitst in meerdere submeldingen. Een melding kan zijn samengevoegd met een andere melding. Een melding kan verwant zijn aan één of meerdere andere meldingen. Een melding van het type verbetermaatregel kan voortkomen uit een oorzakelijke analyse over een reeks incidenten, of uit een risico-analyse. Meldingen kunnen voortkomen uit audits, zelfevaluaties of tracers. Enzovoorts Met ingang van iprova worden de relaties van een melding veel duidelijker gevisualiseerd dan voorheen, op het nieuwe tabblad Relaties. De termen "deeltaak" en "opvolgtaak" zijn in deze update gewijzigd in "submelding" en "opvolgmelding" omdat de term taak verder nergens meer gebruikt werd binnen itask en tot verwarring kon leiden in relatie tot taken in het Mijn taken scherm. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W4342; W3059; W4405; W1037; W Copyright 2017 Infoland

27 6.2 Toewijzen van meldingen en actiepunten Bij het aanmaken van een actiepunt bij een melding was het voorheen altijd zo dat álle ingestelde actienemers het actiepunt moesten uitvoeren. Voortaan krijgt u de keuze: is het voldoende dat één persoon de actie uitvoert (waarna alle anderen dit niet meer hoeven te doen, de actie verdwijnt dan vanzelf uit hun takenlijst) of dat alle ingestelde actienemers de actie moeten uitvoeren. Het is hierbij ook mogelijk om een actiepunt toe te kennen aan een gebruikersgroep. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W234 Wanneer men (als coördinator) een melding gaat toewijzen aan een andere coördinator, is er nu de mogelijkheid om daarbij een korte toelichting te typen. Diegene aan wie de melding wordt toegewezen ziet die toelichting dan terug in de betreffende taak in "Mijn taken" en het bijbehorende bericht. De toelichting wordt ook automatisch als notitie toegevoegd aan het "Extra info" scherm bij de betreffende melding. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W Genereren van documenten en brieven vanuit een melding Zowel vanuit een itask workflow als in het "Extra info" scherm bij een melding is het nu mogelijk om een Word-document te laten genereren op basis van een sjabloon. Hierdoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk om op eenvoudige wijze brieven of andersoortige documenten te genereren. Een voorbeeld uit de praktijk waarbij dit nuttig kan zijn, is wanneer itask wordt ingezet in het kader van de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg). 27 Copyright 2017 Infoland

28 Via Applicatiebeheer > Meldingen > Sjablonen voor en documenten kan men Word sjablonen toevoegen. De wijze waarop men dat kan doen is vergelijkbaar met de bestaande functionaliteit voor het opstellen van sjablonen. Het belangrijkste verschil is dat men de veldcodes niet invoegt in een tekstveld in de browser, maar in een Microsoft Word sjabloon. Een informatieblad met alle benodigde uitleg is te downloaden vanuit het betreffende scherm in het applicatiebeheer. De vormgeving van deze Word sjablonen is volledig naar eigen inzicht te bepalen en kan bijvoorbeeld het organisatielogo bevatten. Nadat u het sjabloon naar wens heeft opgemaakt, kunt u het uploaden in iprova. Tijdens het daadwerkelijk genereren van een document worden de veldcodes die men heeft opgenomen in het sjabloon vervangen door de daadwerkelijke waarden uit de betreffende melding. Het daaruit resulterende Word document wordt toegevoegd aan de Extra info sectie van de melding, en kan daarna gedownload worden om het document af te drukken of te versturen per post of via . Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W Copyright 2017 Infoland

29 6.4 Verbeteringen voor applicatiebeheerders Beheerders per meldingstype Tot nu toe was het beheer van meldingstypen per definitie centraal. Een medewerker met toegang tot het beheer van meldingstypen mocht álle meldingstypen beheren. In de praktijk was dit niet altijd wenselijk. In diverse organisaties bestond de behoefte om decentraal meldingstypen te laten beheren maar werd daar van afgezien omdat de beheerrechten niet per meldingstype instelbaar waren. Met ingang van iprova kunnen daarom voor ieder meldingstype apart de applicatiebeheerders worden ingesteld. Daarnaast is er een centraal recht wat bepaalt wie er nieuwe meldingstypen mag aanmaken. Wat gebeurt er tijdens de update? Tijdens de update naar gebeurt er het volgende: Het centrale recht Meldingstypen vervalt. Een nieuw recht Nieuwe meldingstypen aanmaken wordt toegevoegd. Alle medewerkers die voorheen het centrale recht Meldingstypen hadden, krijgen automatisch het nieuwe recht Nieuwe meldingstypen aanmaken. Alle medewerkers die voorheen het centrale recht Meldingstypen hadden, worden ingesteld als meldingstypebeheerder bij ieder bestaand meldingstype. U vindt dit terug op het tabblad Rechten van het meldingstype. Na het uitvoeren van de update kunt u de rechten naar eigen wens gaan aanpassen aan de behoeften van uw organisatie. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W Copyright 2017 Infoland

30 6.4.2 Berichtgeving naar gatekeeper en meldingstypebeheerder Als het geautomatiseerd toewijzen van een melding (vanuit de workflow) mislukt, dan wordt de melding automatisch toegewezen aan de gatekeeper van het meldingstype. Nieuw hierbij is dat die gatekeeper voortaan een duidelijker bericht ontvangt, zodat hij ook weet wáárom die melding aan hem is toegewezen. Parallel hieraan wordt voortaan ook automatisch een notificatie naar de meldingstypebeheerder gestuurd. Als een toewijzing herhaaldelijk mislukt, zal dat immers de persoon zijn die iets moet aanpassen aan de instellingen om dit in de toekomst te voorkomen. Iets soortgelijks geldt voor het toewijzen van actiepunten vanuit de workflow: als dit mislukt worden die actiepunten toegewezen aan de eigenaar van de melding, en ook die persoon krijgt voortaan een duidelijker bericht wat aangeeft wáárom het actiepunt aan hem is toegewezen Keuze uit meerdere workflowsjablonen Bij het aanmaken van een nieuw meldingstype is er vanaf nu keuze uit meerdere workflowsjablonen. Na de keuze van een sjabloon kunt u het meldingstype verder op de gebruikelijke wijze naar wens inrichten. De volgende sjablonen, die zijn gebaseerd op best-practices uit de praktijk, worden voortaan meegeleverd: Audits workflow Calamiteiten workflow voor ziekenhuizen Incidenten en ongevallen Klachten 30 Copyright 2017 Infoland

31 Verbetermaatregelen en CAPA s Standaard workflow Let op: de workflowsjablonen bevatten uitsluitend (lege) statussen en statusovergangen. Alle benodigde acties en voorwaarden in de workflow dienen nog door u te worden ingericht Overige wijzigingen en verbeteringen m.b.t. applicatiebeheer In het itask applicatiebeheer zijn enkele wijzigingen doorgevoerd om de acties bij een statusovergang op meer overzichtelijke wijze te tonen. Bij acties van het type "Actiepunt aanmaken (formulier invullen)" wordt voortaan direct getoond om welk formulier het gaat. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W4306 Bij het instellen van rechten op een onderwerp bestaat de mogelijkheid om de nieuwe set rechten ook toe te passen op álle onderliggende onderwerpen. Wanneer men dit per ongeluk activeerde kon dit een grote impact hebben (veel herstelwerk). Daarom wordt voortaan een extra waarschuwing getoond wanneer men deze optie activeert. Mede gerealiseerd dankzij uw stem! Wens W4412 Het beheer van externe bronnen (met name relevant voor organisaties die gebruik maken van de i+odbc en/of i+hl7 add-ons voor itask) is in iprova verplaatst van de applicatiebeheersectie Meldingen naar de sectie Systeeminstellingen. Functioneel is er verder niets gewijzigd. 31 Copyright 2017 Infoland

32 7 Portalen en verzamelingen (iportal 5) 7.1 Nieuwsberichten Sinds iprova is het mogelijk om achteraf alsnog een nieuwsbericht te publiceren bij een document. Daarbij was het verplicht om een begeleidende berichttekst in te voeren, terwijl dat niet verplicht is wanneer men een document gaat publiceren en er dán voor kiest om een bericht te plaatsen. Dit is nu gelijk getrokken; het typen van een berichttekst is altijd optioneel. Sinds iprova is het mogelijk om achteraf een nieuwsbericht bij een gepubliceerd document weer te verwijderen. Nieuw is dat men hierbij de mogelijkheid heeft om in één handeling óók alle berichten over voorgaande versies van het document te verwijderen. De weergave van nieuwsberichten in het 'Nieuws' blok op portalen is verbeterd, met name voor langere berichten en berichten waarbij een doorklik naar een volledig artikel wordt aangeboden. 7.2 Beheer van verzamelingen In het beheer van verzamelingen is het nu mogelijk om een lijst op te roepen van alle inhoud die zich op dat moment in de verzameling bevindt, inclusief de mogelijkheid om die lijst te exporteren naar Excel formaat. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W4310 In het beheer van verzamelingen is het nu mogelijk om de breedte van het linkerpaneel naar wens aan te passen door de scheidingslijn tussen de panelen naar links of naar rechts te verslepen. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W Copyright 2017 Infoland

33 In het beheer van verzamelingen is het nu ook mogelijk om een verzameling te verplaatsen of te verwijderen via het menu onder de rechtermuisknop. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W4494 Het is nu mogelijk om een individueel rapport op te nemen in een verzameling. Tot nu toe konden alleen complete rapportmappen in een verzameling worden opgenomen. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W Overige verbeteringen iportal 5 Op portalen wordt de mogelijkheid geboden om te zoeken in het huidige portaal én om te zoeken in 'alles'. De laatste mogelijkheid werd door gebruikers vaak niet ontdekt. De vormgeving van het zoekelement is aangepast om deze keuzemogelijkheid beter herkenbaar te maken. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W4366 In Management informatie wordt de titel van een diagram nu ook getoond in de grote versie van de diagramweergave Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W4444 In Management informatie is een verbetering doorgevoerd om te voorkomen dat de kleuren voor reeksen veranderen als een bepaalde reeks geen waarde heeft. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W Copyright 2017 Infoland

34 8 Planning en taakschema s (iplan en i+schedule) 8.1 iplan - Een compleet planningsoverzicht op ieder organisatieniveau Uw organisaties wil doelstellingen bereiken, de kwaliteit van producten en diensten verbeteren, risico s beheersen en veiligheid voor mens en milieu garanderen. Daartoe voeren medewerkers van uw organisatie allerlei activiteiten en taken uit zoals audits, checks, inspecties, (tevredenheids-) metingen en natuurlijk verbetermaatregelen. Wilt u goed overzicht houden over alle geplande activiteiten op uw afdeling? Of eenvoudig nagaan of u voor een bepaalde norm of kader alle noodzakelijke activiteiten gepland heeft? De nieuwe iprova-module iplan biedt u deze ondersteuning. iplan vormt tevens het hart van de nieuwe auditoplossing van Infoland. In iplan kunnen álle audits op uniforme wijze worden vastgelegd in termen van onderwerp, betrokken organisatie-eenheden en auditteam. Bij iedere audit kunnen bovendien (met gebruik van de module itask) verbetermaatregelen worden geregistreerd en opgevolgd. Meer weten over iplan? Bekijk de brochure en neem contact op met uw accountmanager voor een demonstratie. 34 Copyright 2017 Infoland

35 8.2 Wijzigingen in i+schedule Bij het aanmaken van een nieuw taakschema is de wizardstap Deadline vervangen door de stap Planning. Daarbij wordt nu duidelijker dan voorheen de vraag gesteld óf u een deadline wilt koppelen aan taken die voortkomen uit dit schema, en wordt u niet meteen geconfronteerd met instelmogelijkheden die niet relevant zijn als u geen deadline wilt gebruiken. OUD NIEUW 35 Copyright 2017 Infoland

36 9 Vragenlijsten (icheck) 9.1 Ontwerpen van vragenlijsten Op het tabblad "Ontwerp" van een vragenlijst wordt voortaan een alleen-lezen weergave van het vragenlijstontwerp getoond. Deze weergave neemt de plaats in van de voorbeeldweergave van de vragenlijst die in iprova 5.1 en eerdere versies op dit tabblad werd getoond. Het type vragenlijst "Patiënt/cliënt/bezoeker" is hernoemd naar "Klant/cliënt/patiënt" om beter aan te sluiten op de behoeften van organisaties buiten de zorgsector. Voor bestaande vragenlijsten waarbij was gekozen voor "Bezoeker" blijft de term "Bezoeker" gewoon zichtbaar. Ook blijft het mogelijk om bij dit type vragenlijst te kiezen voor een andere term dan de drie voorgedefinieerde mogelijkheden (bijvoorbeeld "gast", "bezoeker", "leverancier" enzovoorts). In de ontwerpweergave voor vragenlijsten is de functie voor het verwijderen van een vraag beter herkenbaar gemaakt; er wordt nu naast het 'potloodje' ook een kruisje getoond waarmee men de vraag kan verwijderen. Uiteraard kan dit ook nog steeds via de Deletetoets en via het menu onder de rechtermuisknop. Bij vragen waarop (eigen) labels kunnen worden toegepast, kan nu worden gekozen voor: o Specifieke waarden van het labelvel o Alle waarden van het labelveld o Label is niet van toepassing Dit maakt bepaalde extra scenario's in het score rapport mogelijk; men kan er nu bijvoorbeeld voor zorgen dat een vraag in een score rapport (op basis van labels) onder specifieke, alle of juist géén label moet terugkomen. 9.2 Plannen, starten en stoppen van vragenlijstonderzoeken icheck biedt nu betere ondersteuning bij het plannen van vragenlijstonderzoeken. 36 Copyright 2017 Infoland

37 Voorheen moest u een vragenlijstonderzoek altijd handmatig starten. Dat kan uiteraard nog steeds, maar u kunt er nu ook voor kiezen om een startdatum in te stellen. Het systeem zorgt er dan automatisch voor dat als de betreffende datum aanbreekt, het vragenlijstonderzoek wordt gestart en de uitnodigingen worden verzonden. Op soortgelijke wijze kunt u er nu voor kiezen om vooraf een einddatum in te stellen voor het vragenlijstonderzoek. Het vragenlijstonderzoek wordt dan automatisch afgesloten op de bettreffende datum. Bovendien kan het systeem automatisch een herinnering versturen naar de personen die nog niet gereageerd hebben enkele dagen voordat het onderzoek wordt gesloten. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W4253;W Rapportage en export In het rapporttype "Vraagscores" is een nieuwe optie toegevoegd die betrekking heeft op rapportages over normkaders. Wanneer men voorheen koos voor rapportage over een normkader, dan werd in het rapport een score getoond voor iedere individuele paragraaf in het rapport waarvoor vragen waren beantwoord. Er werd in het rapport echter niet zichtbaar wat de totaalscore is voor (bijvoorbeeld) een heel hoofdstuk van het normkader. Met een nieuwe instelling (standaard geactiveerd) kan men aangeven dat men dat wél wil: in het scorerapport worden dan automatisch alle bovenliggende hoofdstukken opgenomen, met daarbij de geaggregeerde scores. Bij het exporteren van ingevulde vragenlijsten naar MS Excel wordt nu ook de naam van de invuller opgenomen als kolom in het Excel bestand. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W Copyright 2017 Infoland

38 9.4 Overige wijzigingen & verbeteringen icheck Als er foto's zijn bijgevoegd tijdens het invullen van een vragenlijst dan wordt bij het bekijken van die ingevulde vragenlijst voortaan direct een miniatuur van iedere foto zichtbaar in plaats van enkele een tekstuele link. Door te klikken op het miniatuur kan de foto in het oorspronkelijke formaat worden bekeken. Bij normparagrafen in een normkader kunnen vragen worden toegevoegd. Nieuw is dat in het overzicht van vragen bij een normparagraaf zichtbaar gemaakt kan worden of er bij die vraag correctieve acties gebruikt kunnen of moeten worden. 38 Copyright 2017 Infoland

39 10 iprova Suite algemeen 10.1 Normkaders, eisenkaders, doelstellingen etc. Binnen iprova kan gebruik worden gemaakt van 'normkaders', bijvoorbeeld met het oog op compliance en audits. De functionaliteit die hiervoor beschikbaar is, is echter ook prima geschikt voor andersoortige 'kaders', denk aan eisenkaders, organisatiedoelstellingen enzovoorts. Met ingang van iprova is de term 'normkader' binnen iprova daarom gewijzigd naar het meer generieke 'kader' (en in de Engelse taal: framework). Als direct gevolg daarvan is ook de term 'normparagraaf' gewijzigd naar 'item' Audits en auditplanning Zoals eerder is gecommuniceerd naar de betreffende organisaties zal de module iaudit in zijn huidige vorm op termijn komen te vervallen. De plaats wordt ingenomen door een nieuwe auditoplossing, waarin o.a. de iprova modules icheck en itask én de nieuwe module iplan een belangrijke rol innemen. In iprova worden als onderdeel van de module iplan nieuwe ingangen voor Audits en Planningsoverzicht zichtbaar in het Ga naar menu. Om verwarring te voorkomen zijn met ingang van deze release de ingangen in het Ga naar menu die leiden naar het oude iaudit hernoemd: 10.3 Beheer van de organisatiestructuur Een nieuwe invoermodus maakt het mogelijk om snel grotere aantallen organisatieeenheden in te voeren. Met name handig voor organisaties die starten met iprova en organisaties die iprova na een kleinschalige start gaan uitrollen naar de gehele organisatie. Bij organisatie-eenheden is het mogelijk om (via Applicatiebeheer > Organisatie > Organisatie-eenheden) een externe sleutel op te geven; dit vereenvoudigt integratievraagstukken waarbij iprova wordt gekoppeld aan een ander informatiesysteem. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W Copyright 2017 Infoland

40 10.4 Verbeteringen m.b.t. gebruiksgemak In eerdere versies van iprova is op veel plaatsen een verbeterd element voor het selecteren van gebruikers en gebruikersgroepen geïntroduceerd. Op een klein aantal plaatsen werd nog de oude variant gebruikt, waarin mogelijkheden zoals het oproepen van extra informatie over een gebruiker ontbraken. Vanaf iprova 5.4 wordt overal in iprova het nieuwe element gebruikt. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W1133; W737 Bij elementen voor het selecteren van gebruikers, functies en organisatie-eenheden is het "..." icoontje vervangen door een potloodje, om het duidelijker te maken dat via die knop de huidige selectie bewerkt kan worden. Op diverse plaatsen in iprova wordt aan de linkerkant van het scherm een index- of navigatiepaneel getoond. Het vastpinnen van het paneel in geopende toestand werd door veel gebruikers als lastig ervaren; een kleine uitschieter met de muis kon ervoor zorgen dat het paneel al weer gesloten werd alvorens men de punaise-knop had kunnen bereiken. Dit gedrag is aangepast. Wanneer een scherm een invulveld (tekstveld) bevat, wordt waar mogelijk nu automatisch de tekstcursor in dat veld geplaatst (of als er meerdere tekstvelden zijn: in het eerste tekstveld). Dit gebeurde voorheen al op een aantal plaatsen in iprova, maar vanaf deze versie is dit gedrag overal aanwezig. Mede gerealiseerd dankzij uw feedback! Wens W Copyright 2017 Infoland

41 11 Techniek 11.1 Actuele systeemeisen De systeemeisen voor iprova zijn gewijzigd t.o.v. iprova 5.3.x. Deze wijzigingen zijn als volgt: Voor de iprova applicatieserver wordt nu ook Windows Server 2016 ondersteund. Voor de iprova databaseserver wordt nu ook Windows Server 2016 ondersteund. Voor de iprova client wordt nu ook Windows Server 2016 (als terminal server oplossing) ondersteund. Bekijk de actuele systeemeisen voor de iprova Suite via voor een volledig overzicht van ondersteunde operating systems, MS Office versies en web browsers s verstuurd door iprova Voor berichten die worden verstuurd door iprova of door de iprova Webshare Cloud kan via de systeeminstellingen worden ingesteld welk 'afzender adres' daarbij moet worden gebruikt. Hiermee kunnen organisaties een afzender adres gebruiken wat 'vriendelijker' oogt dan het default adres wat vaak eindigt Het versturen van met een afzender die afwijkt van het domein van de SMTP-server kan er toe leiden dat verstuurde wordt beschouwd als spam. Er is daarom een extra controle-stap ingebouwd bij deze instelling die verifieert of het versturen van namens het opgegeven domein is toegestaan; hiervoor wordt gebruik gemaakt van het Sender Policy Framework Cloud editor Voor organisaties die gebruik maken van idocument geldt dat zij voor de ingebouwde editor de mogelijkheid hebben om gebruik te maken van het editor back-end wat door Infoland in de cloud wordt gehost, of van een editor back-end on premises. In het geval dat wordt gekozen voor de cloud editor (dit is de standaard) dan wordt wanneer men een document gaat bewerken de inhoud van dat document tijdelijk gekopieerd vanuit uw iprova naar de editor in de cloud. Bij het afsluiten van de editor reist de (bewerkte) content terug vanuit de cloud naar uw iprova en blijft er niets achter in de cloud. De cloud editor wordt ook gebruikt wanneer men versies van HTML-documenten gaat vergelijken (dit vereist de i+compare add-on). De inhoud van beide documentversies wordt dan tijdelijk gekopieerd vanuit uw iprova naar de editor in de cloud alwaar de delta wordt bepaald en de verschillen tussen de oude en de nieuwe versie aan de gebruiker worden getoond. Ook hier geldt dat na het afsluiten van de vergelijksessie, er niets achterblijft in de cloud. Wat verandert in iprova is dat het vergelijken van documentversies nu ook toegankelijk is voor raadplegers (lezers), waar dat voorheen beperkt was tot documentbeheerders en beoordelaars. Als gevolg hiervan zal de frequentie waarmee documenten worden opgestuurd naar de cloud editor toenemen. 41 Copyright 2017 Infoland

42 11.4 Integratie met andere systemen De iprova Suite beschikt over een uitgebreide API (programmeerinterface). Deze wordt o.a. gebruikt door diverse intranet-leveranciers: de API maakt het dan mogelijk dat uw medewerkers op het intranet van uw organisatie in één handeling kunnen zoeken in zowel de inhoud van het intranet als ook de inhoud van iprova. In iprova zijn er diverse verbeteringen doorgevoerd in deze API. Deze verbeteringen stellen intranet-leveranciers in staat om nog gebruiksvriendelijkere en krachtige integraties te bouwen met iprova. Tegelijkertijd vervallen er in deze release ook een aantal functionaliteiten die gerelateerd zijn aan het oude iportal wat met de komst van iprova is verdwenen. In de iprova Webservice API documentatie is een gedetailleerd changelog opgenomen. Deze documentatie vindt u via SharePoint Integration Kit Een aantal instellingen dat nodig is voor het koppelen van iprova met SharePoint of andere informatiesystemen kan nu via de iprova user interface worden aangepast. Tot nu toe moesten deze aanpassingen direct in de database worden doorgevoerd, waardoor vaak ondersteuning van Infoland nodig was. Organisaties die de SharePoint Integration Kit for iprova hebben aangeschaft zien hiervoor na de update naar iprova een nieuw onderdeel in het iprova applicatiebeheer: i+sharepoint instellingen. API sleutels In veel scenario s waarbij andere systemen communiceren met iprova via de webservice API wordt gebruik gemaakt van API sleutels (ookwel: API tokens). Voor het aanmaken van dergelijke sleutels moest men tot nu scripts op de iprova database uitvoeren, waardoor hierbij vaak ondersteuning van Infoland nodig was. Vanaf nu kunnen API sleutels eenvoudig via de user interface worden aangemaakt. Daartoe ziet u in het iprova applicatiebeheer een nieuw onderdeel genaamd API sleutels. De wijze waarop deze functionaliteit gebruikt kan worden, komt aan bod in de iprova Webservice API documentatie welke te vinden is via 42 Copyright 2017 Infoland