Bijlage 1: Technische specificaties. Bijlage 4: Toepassing kasregister (zip formaat) Bijlage 5: Infrastructuurstandaarden Stad Gent

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Bestek nummer CDG Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot raamovereenkomst cashautomaten Wijze van gunnen Vereenvoudigde onderhandeling met bekendmaking (BE) Indiening van de offertes Tav Digipolis Gent Onthaalbalie Bellevue 1 B-9050 Ledeberg (Gent) Geopend alle werkdagen van 08:30 uur tot 16:30 uur Uiterlijk tegen 02-feb-2015 om 11:00 Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden. Bijlagen bestek: Bijlage 1: Technische specificaties Bijlage 2: Kwaliteit Bijlage 3: SLA/onderhoud Bijlage 4: Toepassing kasregister (zip formaat) Bijlage 5: Infrastructuurstandaarden Stad Gent Dit bestek wordt ter beschikking gesteld in het e-notification platform op Indien dit bestek op een andere wijze werd verzonden neemt Digipolis of de verzender geen enkele verantwoordelijkheid op mbt de correctheid van dit elektronisch document, noch kan dit bestek of enige bepaling eruit Digipolis of de verzender juridisch verbinden. De enige juridisch geldige versie van het bestek is de ter beschikking gestelde versie op Pagina 1

2 Inhoudsopgave Wettelijke en reglementaire bepalingen Toepasselijke Wetgeving Afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels (AUR)... 5 Administratieve bepalingen Aard, voorwerp, opdrachtgever... 6 Wijze van gunning... 6 Opdrachtgevend bestuur... 6 Leiding van de opdracht... 6 Voorwerp en duurtijd van de opdracht... 6 Verloop van de onderhandelingen... 7 Plaats van uitvoering... 8 Doelgroep van de opdracht Selectie en gunning... 9 Kwalitatieve selectie-criteria... 9 Selectie-criteria Gunningcriteria De offerte en indiening Opmaak van de offerte Ondertekening van de offerte Indienen van de offerte Prijsbepaling Verbintenis termijn Inzage documenten & plaats- bezoeken Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing Borgtocht Facturatie Betalingstermijnen Voorschotten Prijsherziening Voorlopige oplevering Definitieve oplevering Wijzigingen opdracht Algemene bepalingen Vertrouwelijkheid Intellectuele eigendom Aansprake-lijkheid & overmacht Verweer-middelen, boete clausule Taal 26 Beëindiging Geheimhoudingsovereenkomst Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Inhoudelijk-technische bepalingen Inhoudelijke bepalingen Doel van de opdracht Doelgroep van de opdracht Omschrijving van de opdracht Omschrijving van het onderhoud Technische bepalingen Technische specificaties Specificaties onderhoud / SLA Pagina 2

3 Formulieren Inschrijvingsbiljet Inventaris Verklaring op erewoord Verklaring onderaanneming Pagina 3

4 Wettelijke en reglementaire bepalingen 1. Toepasselijke Wetgeving Op deze opdracht zijn volgende bepalingen van toepassing: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna Wet Overheidsopdrachten ); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna KB Plaatsing ); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna KB Uitvoering ); Alle latere aanvullingen en wijzigingen van voormelde wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde wetten besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. Geldende internationale en Europese normen, inbegrepen deze die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen, en geldende Belgische, regionale en lokale normen; Regelgeving met betrekking tot LIMOSA (Sinds 1 april 2007 moeten buitenlandse werkgevers een limosa-aangifte doen indien zij tijdelijk of gedeeltelijk werknemers in België tewerkstellen). Alle informatie is beschikbaar via Alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen, waaronder het Decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001, het Gemeentedecreet dd. 15 juli 2005 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, de organieke OCMW-wet dd. 8 juli 1976 en het Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW-decreet) van 19 december 2008, de bepalingen inzake de nieuwe OCMW-boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het M.B. van 23 december 1997), het M.B. van 20 juni 2001 en de bijlagen, de VZW-wetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidie en begroting, boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving, en politiewetgeving; Zijn ook van toepassing: De bepalingen van het Bestek en alle andere documenten waarnaar het Bestek verwijst; De rechtzettingen op het Bestek en de terechtwijzende berichten. Deze worden per aangetekend schrijven verzonden naar de aangemelde partijen en / of inschrijvers; Alle andere op het voorwerp van de opdracht van toepassing zijnde internationale, nationale, regionale en lokale richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, voorschriften, normen, standaarden en reglementen. Alle voormelde normen, reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente en gecoördineerde of geconsolideerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen in hoofde van de opdrachtnemer die van toepassing zijn op deze opdracht. In geval van tegenstrijdigheid, heeft dit Bestek voorrang. De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle op de opdracht van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. De in de uitvoering van dit Bestek te sluiten deelovereenkomsten (inbegrepen de bijhorende onderhoudscontracten) met betrekking tot deze opdracht, kunnen voorrangsbepalingen bevatten ten opzichte van dit Bestek. De inschrijvers en deelnemers aan deze opdracht kunnen zich hier niet tegen verzetten. Pagina 4

5 2. Afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels (AUR) Overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering zal desgevallend omwille van de bijzondere eisen van de onderhavige opdracht, worden afgeweken van een aantal Algemene Uitvoeringsregels zoals bepaald in het KB Uitvoering. Wat betreft deze artikelen waarvan, overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering, de afwijkingen uitdrukkelijk moeten worden gemotiveerd, is de mogelijke afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels gerechtvaardigd omwille van de hierna genoemde motieven: De opdracht wordt gegund op basis van een onderhandelingsprocedure. Om tot de economisch meest voordelige overeenkomst te kunnen komen, is een graad van flexibiliteit voor de invulling van de contractsbepalingen essentieel om (i) Digipolis en de dienstverlener toe te laten een duurzaam samenwerkingsverband tot stand te brengen, (ii) de contractsbepalingen in overeenstemming te brengen met de specifieke vereisten van een dergelijke omvangrijke en langdurige opdracht en (iii) tot een marktconforme overeenkomst te leiden. In het kader van de voorliggende opdracht wordt er afgeweken van de Algemene Uitvoeringsregels zoals opgenomen in het KB Uitvoering : Artikel 19 en 20 van het KB Uitvoering (Intellectuele rechten) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Gebruik van de resultaten en Methodes en know how Artikel 44 van het KB Uitvoering (in gebreke blijven) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten In gebreke blijven en sancties Artikel 62 van het KB Uitvoering (Verbreking) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Verbreking Artikel 120 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 5 Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen Nazicht van de levering Artikel 156 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 6 Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten Oplevering van de opdracht Artikel 45 van het KB Uitvoering (Boetes) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Straffen Artikel 122 van het KB Uitvoering (Aansprakelijkheid) : zie Hoofdstuk 5 Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen Aansprakelijkheid leverancier Artikel 152 en 153 van het KB Uitvoering (Aansprakelijkheid) : zie Hoofdstuk 6 Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten Aansprakelijkheid dienstverlener Pagina 5

6 Administratieve bepalingen 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever Wijze van gunning Deze opdracht is, in de zin van artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking wordt gebruikt ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen. Ondernemingsnummer BTW nr. BE Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Leiding van de opdracht Het toezicht op de uitvoering van de opdracht gebeurt door Digipolis, Gent, Bellevue 1. Het toezicht gebeurt onder leiding van de leidend ambtenaar. De leidend ambtenaar is Conny Van Achte, Dienstverleningscoördinator, tel: , fax: , overheidsopdrachten.gent@digipolis.be. Het mandaat van de leidend ambtenaar dekt enkel de opvolging van de diensten tot en met de definitieve oplevering. De projectleider is Michael Matthijs, tel: , michael.matthijs@digipolis.be, die eveneens: contactpersoon is voor alle vragen in verband met dit bestek. inhoudelijk-technische toelichting kan verschaffen. instaat voor de eerstelijnscommunicatie met de leverancier toezicht zal uitoefenen op de uitvoering van de opdracht. Digipolis behoudt zich het recht voor om eenzijdig de leidend ambtenaar te vervangen in de loop van de gunningsprocedure, dan wel tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht. De leverancier wijst een persoon aan ( de projectleider leverancier ) die hem kan en zal vertegenwoordigen ten aanzien van het opdrachtgevend bestuur. De contacten tussen het opdrachtgevend bestuur en de leverancier verlopen uitsluitend via de projectleiders van beide partijen. Voorwerp en duurtijd van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is: Raamovereenkomst met 1 leverancier voor aankoop en implementatie van cashautomaten voor diverse loketten Er zijn geen percelen. Onderhoud : Er wordt onderhoud gevraagd (zie hoofdstuk 8 : inhoudelijke bepalingen) De duurtijd van de opdracht bedraagt: 4 jaar raamovereenkomst + onderhoud telkens Pagina 6

7 stilzwijgend met 1 jaar te verlengen. De omschreven opdrachten betreffen steeds vermoedelijke hoeveelheden. Ze kunnen uitgebreid of verminderd worden overeenkomstig de noden van het bestuur en binnen het kader van dit bestek. Onderaanneming is toegestaan.. De opdrachtnemer blijft aansprakelijkheid ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid acht zich door geen enkele contractuele band met die derden verbonden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe alle onderdelen van de dienstenopdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde personeelsleden en onderaannemers. Verloop van de onderhandeli ngen Hierbij wordt een beknopt overzicht van het verloop van de gunningprocedure weergegeven. 1. Verzending van het Bestek aan deelnemers en uitnodiging voor het indienen van een eerste offerte 2. Mogelijkheid tot schriftelijke vraagstelling aan de Aanbestedende Overheid 3. Antwoord van Digipolis op de schriftelijke vraagstelling per Algemene of Bijzondere Verduidelijking 4. Indiening Eerste Offerte 5. Beoordeling regelmatigheid en kwalitatieve selectie van de eerste offerte. Aan de hand van deze beoordeling worden er minimum 3 inschrijvers geselecteerd. Deze worden uitgenodigd tot onderhandelingen met de deelnemers die een regelmatige eerste offerte hebben ingediend 6. Onderhandelingen met de deelnemers, o.m. over voorgestelde SLA 7. Demo van de toepassing in samenwerking met het kasregister! 8. Finalisering en vaststelling van het Bestek voor de indiening van de beste en finale offertes ( BAFO ) 9. Indiening BAFO 10. Beoordeling BAFO s en rangschikking deelnemers, keuze voor Voorkeursbieder, uitnodiging aan Voorkeursbieder voor finale contractbesprekingen 11. Finale contractbesprekingen 12. Contractsluiting (Gunning van de Opdracht) De inschrijvers kunnen tijdens de onderhandelingsfase op verschillende ogenblikken en wijzen uitgenodigd worden om bijkomende documenten over te maken aan de aanbestedende dienst. De termijn, die alleszins redelijk zal zijn, om deze documenten over te maken aan de aanbestedende dienst en de gecommuniceerde indieningswijze is bindend. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de inschrijvers die de gevraagde documenten niet of onvolledig aanleveren binnen de vooropgestelde termijn uit de onderhandelingsprocedure te weren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van de Pagina 7

8 onderhandelingen te wijzigen. Plaats van uitvoering De dienstverlening in het kader van de individuele dienstverleningsopdrachten gebeurt in de kantoren van Digipolis in Antwerpen en/of in Gent, en/of in de lokalen van de betrokken diensten of verzelfstandigde entiteiten van de besturen van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en het OCMW Gent. De plaats van de dienstverlening resulteert niet in additionele kosten voor Digipolis of de afnemer. Doelgroep van de opdracht Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. Pagina 8

9 4. Selectie en gunning Kwalitatieve selectiecriteria Toegangs recht Overeenkomstig artikel 61 1 van het KB Plaatsing moet in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, waarvan het Opdrachtgevend Bestuur kennis heeft, veroordeeld is voor: 1. Deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324bis van het Strafwetboek; 2. Omkoping als bedoeld in art. 246 van het Strafwetboek; 3. Fraude als bedoeld in art. 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4. Witwassen van geld als bedoeld in art. 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Overeenkomstig artikel 61 2 van het KB Plaatsing kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die : 1. Die in staat van faillissement of vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2. Die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure in andere nationale reglementeringen; 3. Die, bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. Die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5. Die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de bepalingen van art. 62 van het K.B. van 15 juli 2011; 6. Die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het K.B. van 15 juli 2011; 7. Die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van de opeisbare inlichtingen of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Het bewijs dat de inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: verklaring op erewoord waarin de inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in artikel 61 van Pagina 9

10 het KB Plaatsing. Hiertoe dient de inschrijver het formulier zoals opgenomen in bijlage bij dit bestek te gebruiken. RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art van het KB Plaatsing) : Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. Het attest waaruit blijkt dat de inschrijver heeft voldaan aan de fiscale verplichtingen in de zin van art. 63, 2 van het KB plaatsing; voor wat betreft inschrijvers die gevestigd zijn in België zal Digipolis zelf dit attest opvragen. een document waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar om de inschrijver te verbinden (bv. uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of uit delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksels ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen). Financieeleconomisch Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: het bewijs van een verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van begin- en einddatum Technisch Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: door de lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren : o indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd ; o indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener door opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. Pagina 10

11 De inschrijver(s) waarvan de juridische situatie bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht en wiens economisch, financiële en technische bekwaamheid voldoende bewezen wordt rekening houdend met onderstaande selectiecriteria, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De volgende selectiecriteria worden gehanteerd: referenties omzet Toelichting van de selectiecriteria: De criteria zullen geëvalueerd worden aan de hand van de aangeleverde documenten overeenkomstig de hierboven verlangde stukken. Referenties: De leverancier kan referenties opgeven van minstens drie uitgevoerde opdrachten in de laatste vijf jaar ( ), met omschrijving en contactpersoon. Omzet: De leverancier heeft een minimum gemiddelde omzet van gelijkaardige opdrachten over de laatste 3 boekjaren van Selectiecriteria Gunningcriteria De inschrijver(s) waarvan de financiële, economische en technische draagkracht bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht, en die voldoen aan de selectiecriteria komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De opdracht zal toegewezen worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria: Gunningcriteria Gewicht 1. Prijs 40% 2. Kwaliteit (totaal) - gebruiksgemak perspectief loketmedewerker - gebruiksgemak perspectief gebruiker 40% 10% 10% - cashautomaat 10% 10% - vormgeving 3. Onderhoud & SLA 10% 4. Leveringstermijn 5% 5. Minimalisering van de ecologische impact 5% TOTAAL 100% Toelichting van de gunningcriteria Prijs (40%): De prijs zal beoordeeld worden d.m.v. de volgende formule: Gewicht gekoppeld aan criterium prijs x (laagste prijs / prijs van de inschrijver) Prijs = de totale aannemingssom voor de maximale looptijd van de opdracht, inclusief alle directe en indirecte kosten nodig voor de realisatie van deze opdracht. Voor opdrachten of delen van opdrachten van onbepaalde duur wordt er rekening gehouden met een prijs over 4 jaar. Er mag ervan uitgegaan worden dat er 1 server wordt voorzien door Digipolis die kan gebruikt worden om rapporteringssoftware op te installeren. Pagina 11

12 De randapparatuur moet mee opgenomen worden in de inventaris. Deze randapparatuur moet optioneel worden aangeboden. De aanbestedende overheid is niet verplicht deze af te nemen maar heeft wel de mogelijkheid om ze af te nemen. De prijzen die worden opgegeven worden wel opgenomen in de gunningscriteria. Indien er bij de loketten een mogelijkheid is om bepaalde randapparatuur gemeenschappelijk te gebruiken dan zal enkel de randapparatuur die we effectief gebruiken in rekening worden gebracht. Toelichting: er zijn 30 loketten in scope. Indien er bijvoorbeeld enerzijds wordt aangeboden met netwerkticketprinters kunnen er minder worden aangekocht; Nl. 19 ipv 30. Indien er anderzijds met RFID technologie wordt aangeboden dan zal er naar alle waarschijnlijkheid per loket één RFID lezer-writer nodig zijn nl. 30. Indien er wordt aangeboden met RFID mag er rekening gehouden worden met een aankoop van 300 RFID badges/sleutels. De aanbestedende overheid gaat er ook van uit dat in de opgegeven prijs rekening is gehouden met levering, plaatsing, installatie software en eventuele fine tuning. De leverancier is vrij om in te dienen met welke technologie dan ook. Hierboven staan voorbeelden zodat we het project beter kunnen duiden. Kwaliteit (Totaal: 40%): De kwaliteit zal als volgt worden beoordeeld. Gebruiksgemak perspectief loketmedewerker (10%) Toon aan hoe je het gebruiksgemak van de loketmedewerker kan verhogen. Onder meer: comfort, snelheid apparaten, snelheid proces, handleidingen in het Nederlands, aantal handelingen. Gebruiksgemak perspectief gebruiker (10%) Toon aan dat de automaat een hoog gebruiksgemak heeft voor de klant. Onder meer: comfort, snelheid automaat, pictogrammen, aantal handelingen. De volgende 2 criteria cashautomaat en vormgeving worden als volgt beoordeeld: In de bijlage 2 werd aan elk item een maximum te behalen score verbonden (score staat onder kolom 'CO'). Een onderlinge vergelijking van de voorstellen bepaalt dan welke score er wordt toegekend. Het totaal van de behaalde scores, wordt dan herberekend in verhouding tov de maximum te behalen score. Cashautomaat (10%) Rapporteringsmogelijkheden 5 punten Opleiding personeel inbegrepen 5 punten Worden er extra koffers ter beschikking gesteld zodat het geld gewisseld kan worden 5 punten. Kan de automaat geluidssignalen produceren 3 punten Beschikt de automaat over een voorleesfunctie 3 punten Werking van het veiligheidssysteem 3 punten Kan de taal van het instructiescherm gewijzigd worden door de klant (minimum Nederlands, Frans, Engels) 3 punten. Quota manager (bv. Melding sturen indien een bepaalde hopper bijna leeg is) 3 punten Vormgeving (10%) De grootte van scherm wordt als volgt beoordeeld scherm 10 inch 1 punt Pagina 12

13 scherm 12 inch 3 punten scherm groter dan 12 inch 5 punten Het scherm van de automaat is een kleurenscherm 3 punten Is er extra verlichting voorzien in de: gleuf munten 3 punten gleuf biljetten 3 punten Vormgeving van het betalingsbewijs 5 punten Indelingsmogelijkheden van het scherm in de automaat 3 punten Uitvoeringsmogelijkheden automaat (kleur, opbouw) 3 punten Onderhoud & SLA (10%): Het gunningcriterium "onderhoud/support" wordt beoordeeld op type ondersteuning, functionaliteiten en dienstverlening. De leverancier mag voor de berekening van het onderhoudscontract ervan uitgaan dat remote toegang tot de systemen mogelijk is. De werkwijze die hiervoor wordt toegelaten staat in bijlage 5 (Infrastructuurstandaarden onder 2. Identificatie, authenticatie en autorisatie ). De inschrijver dient bijlage 3 met betrekking tot de SLA / onderhoudscontractspecificaties, gevoegd bij het inschrijvingsformulier, enkel in te vullen in de tabel en geen wijzigingen aan te brengen. Wanneer er meer informatie wordt verwacht gelieve dit onderaan het document te doen. De support moet ENKEL onderverdeeld worden in 3 fasen: "kritiek", "dringend" en "normaal". De leverancier dient aan te geven voor elke fase na hoeveel klokuren de probleemoplossing gestart wordt en na hoeveel klokuren het probleem opgelost is. De leverancier dient voor deze formule zelf de correcte prijs van het onderhoudscontract te bepalen. Een standaard SLA wordt NIET aanvaard. Beoordelingsmethode: In de bijlage 3 werd aan elk item (uitgez verplichte eisen) een maximum te behalen score verbonden (score staat onder kolom 'CO'). Een onderlinge vergelijking van de voorstellen bepaalt dan welke score er wordt toegekend. Het totaal van de behaalde scores, wordt dan herberekend in verhouding tov de maximum te behalen score. Voorbeeld: max score = 10p, Y krijgt Y/100 x 10p Leveringstermijn in kalenderdagen (5%): Kalenderdag Punten 1d 40d 10 41d 50d 7 51d 60d 2 +61d 0 Minimalisering van de ecologische impact (5%): Hebben de toestellen een mogelijkheid om in een standby modus te gaan? Omschrijving Punten Pagina 13

14 Gaat in standby na inactiviteit van x aantal minuten Toestel kan via een beheersmodule in standby worden gezet Toestel kan automatisch in standby worden gezet wanneer de loketten gesloten zijn Energieverbruik 5 Totaal 20 Pagina 14

15 5. Het verloop van de gunningprocedure Mogelijkheid tot schriftelijke vraagstelling De inschrijvers hebben de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen aan Digipolis over het Bestek. Deze vragen dienen uiterlijk op 16 januari 2015 via het forum op e-notification te zijn ingediend. Eventueel antwoord van Digipolis op de vraag Digipolis zal op vragen als volgt kunnen reageren: (i) Digipolis beslist niet in te gaan op de vraag en zal dit ook als dusdanig meedelen. (ii) Digipolis geeft een Algemene Verduidelijking (iii) Digipolis geeft een Bijzondere Verduidelijking. - Een Algemene Verduidelijking wordt als volgt begrepen: Algemene Verduidelijkingen zijn voor ieder van de inschrijvers geldende aanpassingen van of toelichtingen bij het Bestek. Digipolis is gerechtigd in iedere stand van de procedure Algemene Verduidelijkingen te geven. Voor zover de schriftelijke vragen van de inschrijvers betrekking hebben op onduidelijkheid over de inhoud van het Bestek c.q. over de achterliggende bedoeling van Digipolis, c.q. over mogelijkheden tot aanpassing van het Bestek, worden ze beschouwd als verzoeken om Algemene Verduidelijkingen. Indien Digipolis daarop wil reageren zal Digipolis deze schriftelijke vragen zonder vermelding van de identiteit van de inschrijver weergeven en beantwoorden op een voor alle inschrijvers toegankelijke wijze, door middel van Algemene Verduidelijkingen. Een schriftelijke vraag zal automatisch als een verzoek om een Algemene Verduidelijking beschouwd worden tenzij de inschrijver uitdrukkelijk stelde dat het om een verzoek tot Bijzondere Verduidelijking gaat. Algemene Verduidelijkingen kunnen leiden tot wijziging van het Bestek. - Een Bijzondere Verduidelijking wordt als volgt begrepen: Voor zover de schriftelijke vragen van de inschrijvers betrekking hebben op oplossingen die zij overwegen aan te dragen, maar die - bijvoorbeeld in verband met bescherming van intellectuele eigendomsrechten van de inschrijvers - naar het oordeel van de inschrijvers niet tot Algemene Verduidelijkingen zouden mogen leiden, kunnen de inschrijvers Digipolis verzoeken deze te behandelen als Bijzondere Verduidelijkingen. Digipolis beslist over de gegrondheid van een dergelijk verzoek. Indien de inschrijver een vraag als Bijzondere Verduidelijking kwalificeert, deelt Digipolis de vraag niet mee aan de andere inschrijvers, zonder voorafgaande instemming van de inschrijver die de schriftelijke vraag heeft ingediend. Indien Digipolis de vraag niet als Bijzondere Verduidelijking kwalificeert, kan het de inschrijver om zijn instemming vragen om de vraag, in een anonieme versie, als een Algemene Verduidelijking te kwalificeren en te behandelen. Indien de inschrijver daar niet mee instemt, beantwoordt Digipolis de vraag niet. Indien een in een vraag tot Bijzondere Verduidelijking voorgestelde oplossing uitsluitend mogelijk is mits aanpassing van het Bestek en Digipolis van mening is dat een dergelijke aanpassing in het belang van de procedure en/of Digipolis is, dan zal Digipolis toch een Pagina 15

16 Algemene Verduidelijking kunnen geven, m.i.v. een aanpassing van het Bestek. Digipolis kan over de formulering van de Algemene Verduidelijking overleg voeren met de inschrijver die de desbetreffende vraag heeft gesteld. Digipolis zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheids- en transparantiebeginsel. De wijzigingen zullen niet van die aard zijn dat de beoordeling op grond waarvan de inschrijvers werden uitgenodigd tot een fase, niet meer geldig zou zijn. Dergelijke wijziging kan wel vergen dat in een volgende fase ingediende offertes aangepast dienen te worden. Digipolis behoudt zich het recht voor om inhoudelijk verbonden vragen te clusteren. Bilaterale onderhandelingen De betreffende kandidaat maakt uiterlijk drie werkdagen voor de start van de onderhandelingen een voorstel voor de agenda voor de bilaterale besprekingen over. De te behandelen onderwerpen moeten zeer duidelijk gespecificeerd en gedocumenteerd worden. Uiteindelijk stelt Digipolis de agenda vast. Zij voegt aan de agenda de door haar gewenste gespreksonderwerpen toe en beslist of de door de kandidaten voorgedragen onderwerpen al dan niet behandeld worden. Elke bespreking zal plaatsvinden in de voormiddag. Digipolis verbindt er zich toe om de informatie aangaande de door de kandidaat overwogen voorstellen niet aan derden mee te delen. Indien uit de onderhandelingen onderwerpen naar voren komen die van gemeenschappelijk belang zijn of reden tot aanpassing van het Bestek zouden blijken, dan zullen deze schriftelijk aan de weerhouden kandidaten worden meegedeeld. Zo nodig zal Digipolis, het Bestek en de bijlagen erbij kunnen wijzigen en kunnen aangeven of en welke antwoorden deel uitmaken van het Bestek (deze antwoorden zullen dan ook de vorm aannemen van Terechtwijzende Berichten). Demo Tijdens de bilaterale onderhandelingen zal er een demo plaatsvinden in de kantoren van Digipolis Gent, tijdens de volgende periode telkens in de voormiddag. Hierbij zal elke geselecteerde kandidaat een voorstelling geven van de toepassing. Tijdens deze demo toont de kandidaat aan dat hij een koppeling kan maken met de toepassing kasregister. Finalisering en vaststelling van het Bestek en uitnodiging tot het indienen van een BAFO Nadat de onderhandelingen met elke hiertoe uitgenodigde kandidaat zijn afgelopen, en vermoedelijk uiterlijk op 6 maart 2015, zal Digipolis alle Terechtwijzende Berichten en andere preciseringen bij het Bestek in het Bestek integreren. Dit als dusdanig afgewerkt en vastgesteld Bestek zal vermoedelijk uiterlijk op 11 maart 2015 aan alle tot de BAFO fase uitgenodigde kandidaten worden overgemaakt, en deze zullen uitgenodigd worden om een (B)est (A)nd (F)inal (O)ffer in te dienen conform dit vastgesteld Bestek. In elk geval zal de BAFO mogen afwijken van de ingediende eerste offerte op die punten die aangepast, gewijzigd of gepreciseerd zijn in het vastgestelde Bestek tegenover de eerste versie van het Bestek. Digipolis kan te alle tijde schriftelijk bijkomende inlichtingen en informatie opvragen bij de inschrijvers. De inschrijvers dienen deze vragen om verduidelijking of bijkomende informatie te beantwoorden binnen de 3 werkdagen. Pagina 16

17 Beoordeling van de BAFO De beoordeling van de BAFO s behelst een volledig onderzoek van de voorstellen. Op basis van deze beoordeling wordt een rangschikking opgemaakt. Digipolis zal aan de kandidaat met de hoogste score op basis van de gunningscriteria bepaald in dit bestek de opdracht toewijzen. Sluiting Digipolis stelt vast of met de Voorkeursbieder volledige overeenstemming is bereikt. De Aanbestedende Overheid en de Voorkeursbieder zullen in onderling overleg de datum van Contractsluiting bepalen. De datum van de contractsluiting komt overeen met de verzenddatum van de sluitingsbrief. Pagina 17

18 6. De offerte en indiening Opmaak van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat uit het inschrijvingsbiljet en alle andere bij te voegen bijlagen, in de volgorde hierna aangegeven: Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5. Bijlage 6. Bijlage 7. Bijlage 8. Ingevuld inschrijvingsbiljet volgens aangeleverd sjabloon; Ingevulde inventaris volgens aangeleverd sjabloon; Formulier verklaring op erewoord volgens aangeleverd sjabloon; Desgevallend RSZ attest met droogstempel; Mandaat ondertekenaar; Bewijs van verzekering; Verklaring met betrekking tot de totale omzet; Documenten met betrekking tot alle selectie en gunningscriteria; De inschrijver is ertoe gehouden de offerte, de bijlagen en alle briefwisseling alsook alle documentatie - in het Nederlands op te stellen, en dient het verplichte inschrijvingsbiljet te gebruiken. Enkel voor de zuiver technische bijlagen en folders, publicaties en bedrijfsreclame mag het Engels of Frans gebruikt worden. De inschrijver dient zijn offerte als volgt op te stellen: De offerte dient goed gestructureerd en ondubbelzinnig te zijn samengesteld op A4 formaat. Per bijlage die aan de offerte toegevoegd dient te worden, dient een apart hoofdstuk te worden voorzien. De pagina s zijn op volgende wijze genummerd: pagina x van y. Dit geldt ook voor de bijlagen. Het bijvoegen van folders, publicaties, bedrijfsreclame, enz. is toegestaan, maar maakt geen deel uit van het dossier en dient apart te worden opgenomen. Illustraties mogen opgenomen worden, maar dienen in een bijlage opgenomen te worden, tenzij de illustratie essentieel is om de tekst te ondersteunen. Elke inschrijving, of inventaris die op een ander document (bv. computerlijsten) is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die bovenaan zijn document volgende formule moet vermelden: "Ik, ondergetekende (...), verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door Digipolis verstrekte inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij". Indien de inschrijver beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten. Ondertekening van de offerte De volledige offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. Elk elektronisch aangeboden offertedocument moet correct elektronisch zijn ondertekend. Pagina 18

19 Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie mandaat). De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, aan te duiden. Indienen van de offerte Iedere offerte dient bij Digipolis vóór 02-feb-2015 om 11:00 uur toe te komen. Offertes worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren offerte in te dienen; om meer dan een (1) elektronische offerte in te dienen. De capaciteit voor het opladen van offertes of aanvragen tot deelneming is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige offerte. De offertes, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 52 van het KB Plaatsing worden opgesteld. De offertes worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De offertes moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving toelicht van de voorwaarden van artikel 52 van het KB Plaatsing. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Prijsbepaling De basiseisen van het bestek moeten worden uitgevoerd via een prijslijst. De eenheidsprijzen voor de verschillende posten zijn forfaitair en de hoeveelheden zijn vermoedelijk. De opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, met name administratie- en secretariaatskosten, verplaatsings-, vervoers-, en verzekeringskosten, de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, de kosten voor verpakking, de keurings- en de opleveringskosten de recupelbijdrage (zie en alle andere mogelijke kosten, tenzij deze uitdrukkelijk gevraagd worden in de inventaris in bijlage. De inschrijvers dienen in hun offerte afzonderlijk te vermelden het bedrag exclusief BTW de aanslagvoet en het bedrag van de BTW het bedrag inclusief BTW De inschrijvers dienen - indien gevraagd door Digipolis door middel van een inventaris - Pagina 19

20 ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud ervan op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk gemaakt worden. De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Digipolis in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Verbintenis termijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag van de uiterste indiening van de offertes. De hierboven vermelde verbintenistermijn wordt steeds hernieuwd bij het indienen van een nieuwe offerte tijdens de onderhandelingsprocedure. Inzage documenten & plaatsbezoeken Niet van toepassing Pagina 20

21 7. Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing De uitvoering van de opdracht vangt aan op de dag van verzending van de kennisgeving van de toewijzing of op de datum die vermeld is in de brief van de toewijzingsbeslissing van Digipolis aan de gekozen dienstverlener. Digipolis is niet verplicht de opdracht toe te wijzen en kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen - indien nodig op een andere wijze -, zonder dat een inschrijver aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. Borgtocht De opdrachtnemer is verplicht een borg te stellen overeenkomstig de bepalingen van het KB Uitvoering. Berekeningsbasis bedrag van de opdracht Raamcontracten (prijslijst) : Indien het geraamd bedrag gedurende de looptijd van het contract (of in het geval van een contract van onbepaalde duur gedurende 4 jaar) > wordt de borg bepaald op 5% van de jaarlijkse geschatte kost. De dienstverlener moet binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de dag van sluiting van de opdracht, het bewijs leveren dat hij de voorgeschreven borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van borgstelling dient toegestuurd te worden aan: Digipolis Gent Onthaalbalie Bellevue 1 B-9050 Ledeberg (Gent) Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de termijn van 30 kalenderdagen, wordt hij in gebreke gesteld per aangetekend schrijven. Deze ingebrekestelling geldt als proces-verbaal. Wanneer hij de borgtocht niet stelt binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan het opdrachtgevend bestuur : 1 hetzij overgaan tot een ambtshalve borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen. In dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; 2 hetzij een ambtshalve maatregel toepassen. In elke geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of vertragingsboetes uit. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de opdrachtnemer nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan het opdrachtgevende bestuur van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende, afhouden en deze aanwenden om de borgtocht opnieuw aan te vullen. De borgtocht wordt in zijn geheel vrijgegeven na definitieve oplevering op schriftelijk verzoek van de dienstverlener. Wanneer de opdracht met vertraging, wegens laattijdige uitvoering, dan wel geheel of ten dele niet wordt uitgevoerd, zelfs al gaat het om ontbinding of verbreking van de opdracht, houdt Digipolis ambtshalve de haar toekomende bedragen van de borgtocht af. Facturatie De facturen of creditnota s dienen buiten de wettelijke voorschriften voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen. Verwijzing naar dit bestek door vermelding van het CD-contractnr. Verwijzing naar het inkooporder van Digipolis door vermelding van het IOR-nr. Pagina 21

22 Per levering en/of geleverde dienstverlening: datum en plaats gedetailleerde beschrijving hoeveelheid eenheidsprijs totaalprijs Elke factuur moet vergezeld zijn van de levernota, prestatiestaat of PV van voorlopige oplevering met vermelding van de naam van de ondertekenaar, en getekend voor goedkeuring door de inschrijver en Digipolis of diens gemachtigde. De facturen worden bij voorkeur per in pdf formaat verstuurd aan Op vraag van Digipolis, moet het mogelijk zijn om de facturen rechtstreeks naar de stad Antwerpen, het OCMW Antwerpen, de stad Gent, het OCMW van Gent of andere verzelfstandigde entiteiten van deze administraties te sturen. Betalingen gebeuren binnen de dertig (30) dagen te rekenen vanaf de datum waarop Digipolis in het bezit is van de regelmatig opgemaakte en goedgekeurde factuur. Het opdrachtgevend bestuur kan een kortere betalingstermijn toestaan indien daar een korting (voor contante betaling) tegenover staat. De inschrijver kan hieromtrent een voorstel bij zijn offerte voegen. Met een eventuele korting voor contante betaling wordt geen rekening gehouden voor de beoordeling van het gunningscriterium prijs. Voorschotten Deze zijn niet toegestaan. Betalingstermijnen Prijsherziening Een prijsherziening zal zowel in stijgende als in dalende zin worden toegepast. Deze kan slechts éénmaal per jaar plaatsvinden op de vervaldag van het sluiten van het contract. Volgende formule voor prijsherziening is van toepassing: P her = P off x (0,2 + (0,8 x S agg /S off )), waarbij P her = geldend tarief na prijsherziening P off = contractueel tarief zoals vermeld in de offerte S agg = index (consumptieprijzen) van kracht in maand januari voorafgaand aan de herziening S off = index (consumptieprijzen) van kracht in maand januari voorafgaand aan de opening van offertes De consumptieprijsindex kan geconsulteerd worden op (Economische informatie consumptieprijzen indexcijfers indexcijfer der consumptieprijzen) Prijsverhogingen zijn slechts mogelijk voor zover Digipolis uiterlijk twee maanden voor het in voege treden van de nieuwe tarieven via aangetekend schrijven op de hoogte werd gebracht. Indien de leverancier verzuimt aan deze verplichting zal Digipolis geen prijsherziening aanvaarden voor de eerstvolgende contracttermijn van het onderhoudscontract/sla. Pagina 22

23 Voorlopige oplevering Projecten De leverancier verzoekt het opdrachtgevend bestuur schriftelijk om de voorlopige oplevering. Binnen de vijftien dagen na ontvangst van dit verzoek, gaat het opdrachtgevend bestuur over tot de opmaak van een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering. De waarborgtermijn gaat in op de datum van de voorlopige oplevering van de laatste bestelling? en bedraagt één jaar. Individuele aankopen uit inventaris Digipolis ziet de leveringen na op de leveringsplaats binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn toegekomen voor zover Digipolis in het bezit is gesteld van de factuur. Digipolis verleent de voorlopige oplevering geheel op de plaats van levering door goedkeuring van de factuur of stelt bij gebreken in de levering een proces-verbaal van weigering op. Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn van 1 jaar te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering van de laatste bestelling. Tijdens de waarborgperiode heeft Digipolis het recht om op kosten van de leverancier de producten te laten vervangen wanneer ze gebreken vertonen die geen gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. Op de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende de waarborgtermijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven. Wijzigingen opdracht In de loop van de uitvoering van de opdracht zal Digipolis de mogelijkheid hebben om inhoudelijke aanpassingen aan te brengen in functie van de behoeften van Digipolis mits niet wordt afgeweken van de basisomschrijving van de opdracht overeenkomstig artikel 37 van het KB Uitvoering. Indien onderaanneming wordt toegelaten overeenkomstig dit bestek (zie 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever - Voorwerp van de opdracht) dan kan vervanging van de in de offerte vermeldde onderaannemer(s) slechts na voorlegging aan en goedkeuring door Digipolis. Pagina 23

24 8. Algemene bepalingen Vertrouwelijkheid De dienstverlener en Digipolis verzekeren het vertrouwelijke karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen deze opdracht. Zij verspreiden deze informatie niet onder derden zonder het geschreven akkoord van de andere partij. De dienstverlener gebruikt deze opdracht niet als referentie of organiseert geen enkele communicatie naar pers en/of publiek mbt deze opdracht zonder het geschreven akkoord van Digipolis. De dienstverlener verbindt zich er bovendien toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Digipolis. De dienstverlener en Digipolis zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van deze geleverde goederen. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Intellectuele eigendom Bij de voorlopige oplevering komen alle resultaten van de onder deze opdracht gepresteerde diensten zoals bijvoorbeeld maar niet noodzakelijk beperkt tot specifieke documentatie, analysedocument, specifieke website(s) en specifieke ontwikkelde software in volle en exclusieve eigendom van Digipolis. Bij de ontwikkeling van specifieke software en/of websites voor Digipolis komen zowel de broncode als de rechten op de ontwikkeling en distributie, op de vormgeving en grafische en tekstuele elementen in volle en exclusieve eigendom van Digipolis. De contracterende partijen hebben de uitdrukkelijke wil en intentie om de Digipoliseigendomsrechten maximaal te commercialiseren en een financiële return te bewerkstelligen. De contracterende partijen werken samen als partners en leggen de uitvoeringsmodaliteiten vast op basis van onderhandeling. Onder specifieke documentatie wordt verstaan: op maat van Digipolis geschreven documentatie die geen standaarddocumentatie van de dienstverlener of leverancier is. Onder specifieke website wordt verstaan: op maat van Digipolis ontwikkelde website die geen standaardwebsite van de dienstverlener of leverancier is. Onder specifiek ontwikkelde software wordt verstaan: In geval van SAAS ( software as a service ofte cloud computing ): de op bestelling van Digipolis ontwikkelde software die evenwel op de servers van de dienstverlener of leverancier draait, dan wel elke in opdracht van Digipolis uitgevoerde customisatie van de standaard - SAAS. In geval de SAAS niet op maat en op bestelling van Digipolis werd ontwikkeld (i.e. standaard SAAS) blijft de intellectuele eigendom bij de dienstverlener of leverancier en verkrijgt Digipolis een gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. In beide van voormelde gevallen blijft de door Digipolis aangeleverde informatie, documentatie, multimediabestanden, teksten, dewelke op de servers van de dienstverlener of leverancier worden geupload en gehost, volle en exclusieve eigendom van Digipolis, zonder hier ooit op enige wijze een overdracht ten voordele van de dienstverlener of leverancier kan voortvloeien. Zo de door Digipolis aangeleverde informatie, documentatie, multimediabestanden, teksten, bewerkingen ondergaan bij bijv. het uploaden, plaatsen, hosten, opvragen e.a. op de servers van de dienstverlener of leverancier zal de volle en exclusieve eigendom van deze metadata toebehoren aan Digipolis, zonder de dienstverlener of leverancier hier enig recht of aanspraak uit kan putten. Pagina 24

25 In geval van On-Premises Software: op maat Digipolis ontwikkelde software die buiten gebruikelijke standaardsoftware valt. In geval van levering van standaardsoftware blijft de intellectuele eigendom bij de dienstverlener of leverancier en verkrijgt Digipolis een gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. Aansprakelijkheid & overmacht De dienstverlener is - behoudens in geval van overmacht - aansprakelijk voor elke mogelijke schade, zowel materiële als immateriële schade (inclusief mogelijke sancties ten laste van Digipolis en/of haar klanten) die Digipolis en/of haar klanten lijdt of aan derden verschuldigd is als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van vertragingen of tekortkomingen van de dienstverlener in de uitvoering van de opdracht. Behoudens in het geval van opzet, bedrog of zware fout is de aansprakelijkheid van de dienstverlener onder deze opdracht beperkt tot maximaal de totale waarde van deze opdracht waarbij ook de langdurige en weerkerende kosten in aanmerking worden genomen. Ook als er onderaannemers zijn, blijft de dienstverlener persoonlijk en rechtstreeks aansprakelijk voor alle verbintenissen die hij aanging met Digipolis. De dienstverlener verbindt zich ertoe zijn verplichtingen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het slagen van de opdracht. Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de dienstverlener of Digipolis, die niet kon worden voorzien noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de opdracht of een deel ervan met zich brengt. Noch Digipolis noch de dienstverlener is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zal Digipolis evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten, leveringen of werken die niet of niet conform de opdracht werden geleverd of uitgevoerd ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen binnen de onderneming van de dienstverlener of een onderaannemer, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de diensten, het niet beschikken over eventueel vereiste vergunningen, wanprestatie van door dienstverlener ingeschakelde derden, en/of liquiditeit- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van dienstverlener. Onder overmacht wordt wel verstaan: oorlog, opstand, onlusten, volksbewegingen, acties vanwege de burgerlijke of militaire overheden, embargo's, terrorisme, overstromingen, algemene elektriciteitspannes. Pagina 25

26 Verweermiddelen, boete clausule De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van zijn opdracht in gebreke gesteld: indien de geldig geschreven schriftelijke bevelen van Digipolis niet worden nageleefd. indien de diensten niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek. indien de diensten niet volledig voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn. De verweermiddelen die Digipolis ter beschikking heeft zijn deze die voorzien zijn in de artikelen 44 t.e.m. 49 van het KB Uitvoering en de artikelen 123 en 124 van het KB Uitvoering (leveringen)/de artikelen 154 en 155 van het KB Uitvoering (diensten) (onder meer ingebrekestelling, straffen, boeten wegens laattijdige uitvoering, maatregelen van ambtswege, compensatie (artikel 72 van het KB Uitvoering), uitsluitingen, korting wegens minwaarde, verbrekingen (61 t.e.m. 63 van het KB Uitvoering)). Voor elke gebrekkige uitvoering door de leverancier waarvoor de overeenkomst geen specifieke modaliteiten bepaalt, kan Digipolis toepassing maken van de maatregelen van ambtswege, met inbegrip van een boeteclausule. De boeteclausule is vastgelegd op 0,07% per kalenderdag vertraging met een maximum van 10% van de waarde van de leveringen waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde. De boetes worden automatisch in mindering gebracht van de factuur die de leverancier opmaakt. Taal De taal waarin deze gunningprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het Bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Digipolis het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Digipolis indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in de oorspronkelijke taal ingediend worden. Digipolis behoudt zich steeds het recht voor van die documenten een kosteloze, beëdigde Nederlandse vertaling te vragen. De inschrijver is verantwoordelijk voor eventuele fouten in de vertaling. Beëindiging Beëindiging ingevolge het niet behalen van de serviceniveaus In geval de dienstverlener de serviceniveaus vastgelegd in de SLA niet behaalt en de dienstverlener er niet in slaagt om deze tekortkoming binnen een redelijke termijn te corrigeren, dan heeft Digipolis het recht om de overeenkomst, naar keuze, geheel of gedeeltelijk als ontbonden van rechtswege te beschouwen. Digipolis brengt de dienstverlener van de beëindiging aangetekend op de hoogte. In geval van (gedeeltelijke) beëindiging, kan Digipolis van de dienstverlener vereisen om de Exit te doorlopen en de Bijstand na beëindiging te leveren voor wat betreft het beëindigde gedeelte, waarbij een opzegtermijn kan worden toegekend van maximum drie maanden. Beëindiging ingevolge wanprestatie Indien de dienstverlener in gebreke blijft één of meerdere van de essentiële verplichtingen van de overeenkomst na te leven en voor zover de dienstverlener binnen een termijn van tien (10) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of indien de dienstverlener minimaal drie (3) maal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot geleverde prestaties ongeacht correcties en/of indien de dienstverlener eenmaal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst dan wel, naar keuze van Digipolis, enkel de betrokken dienst(en) als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende partij en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. Beëindiging ingevolge faillissement of intrekking vergunning Ingeval de dienstverlener in staat van faillissement of welkdanige samenloop van Pagina 26

27 schuldeisers verkeert of dreigt te verkeren waardoor de dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, of indien de dienstverlener niet meer beschikt over de voor de dienstverlening benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de dienstverlener en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de dienstverlener. Beëindiging ingevolge zeggenschapswijzigingen Indien binnen de dienstverlener of binnen de groep van ondernemingen waar de dienstverlener deel van uitmaakt belangrijke zeggenschapswijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de dienstverlener Digipolis hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Digipolis van mening is dat de nakoming van de overeenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Digipolis gerechtigd tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven plaats. Beëindiging door de dienstverlener De overeenkomsten zijn jaarlijks opzegbaar mits kennisgeving van de opzeg zes (6) maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de overeenkomst. Beëindiging door Digipolis De overeenkomsten zijn jaarlijks opzegbaar zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de dienstverlener, mits kennisgeving van de opzeg drie (3) maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de overeenkomst. Overige bepalingen De beëindigingmogelijkheden van Digipolis zoals hierboven aangeduid, doen geen afbreuk aan het recht van Digipolis om schadevergoeding en/of prijscorrecties te bekomen (binnen de grenzen van de aansprakelijkheidsbeperkingen zoals vastgelegd in het Bestek) uit hoofde van de eerdere uitvoering van de overeenkomst en/of uit hoofde van de beëindiging ervan. Geheimhoudi ngsovereenk omst Digipolis beoogt door middel van een geheimhoudingsovereenkomst haar medewerkers bewust te maken van hun specifieke rol als informatiebeheerder; te voorkomen dat ongeoorloofde (strafbare) of lasterlijke feiten worden gepleegd met de ter beschikking gestelde telematicamiddelen; te voorkomen dat door het gebruik van telematica schade wordt berokkend, van welke aard dan ook, aan de organisatie of aan derden; de dienstverlening aan de klant te garanderen; de belangen van de organisatie te beschermen; de veiligheid en de goede technische werking van het netwerk te garanderen; en kostenbewustzijn te stimuleren bij het gebruik van de telematicamiddelen. De inhoud van deze code is raadpleegbaar bij Digipolis na afspraak. Contactpersoon: leidend ambtenaar. Door de ondertekening van de verklaring bij het inschrijvingsbiljet gaat de inschrijver met deze tekst akkoord en staat hij garant dat deze overeenkomst ook door zijn ter beschikking gestelde consultants gekend is, nageleefd wordt en zich indirect akkoord verklaart met de controlemogelijkheden die Digipolis heeft, zoals beschreven in de overeenkomst, op de naleving ervan. Pagina 27

28 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver dat het Belgische Recht toepasselijk is. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de dienstverlener de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Antwerpen. Pagina 28

29 Inhoudelijk-technische bepalingen 9. Inhoudelijke bepalingen Doel van de opdracht Een raamovereenkomst (met een (1)) leverancier voor de aankoop en levering van cashautomaten voor verschillende loketten van de stad Gent. Doelgroep van de opdracht Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, SOGent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten, leveringen, werken die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. Pagina 29

30 Omschrijving van de opdracht Aan de loketten van de dienst Burgerzaken kan er op dit ogenblik worden betaald met cash geld en via betaalterminals. Stad Gent wil dat er een automatisering voor het verwerken van cash geld komt. Dit willen ze bekomen met het plaatsen van cashautomaten. We voorzien een aankoop van 3 cashautomaten in In 2016 en 2017 is er voorzien om telkens 2 extra cashautomaten aan te kopen. Deze automaten moeten kunnen connecteren met de huidige kassasoftware (kasregister). Deze connectie moet in 2 richtingen kunnen gaan. Kassasoftware naar automaat Automaat naar kassasoftware De 3 automaten die zullen aangekocht worden in 2015 zouden een autonomie moeten hebben van minimum 2 weken en dit betreffende het wisselen van hoppers. De inschrijver kan zich hier baseren op cijfers van de eerste 6 maand van Op de drukste dag waren er 61 cash betalingen op 1 van de 3 locaties. Gemiddeld waren er in deze periode 21 cash betalingen per dag. Betreffende de aankoop van 4 automaten verspreid over 2016 & 2017 kan men zich baseren op volgende cijfers. Hier zou er ook een autonomie van minimum 2 weken in acht worden genomen. Hier heeft 1 locatie de volgende cashcijfer statistieken Op de drukste dag waren er 48 cash betalingen op Gemiddeld waren er in deze periode 15 cash betalingen per dag. De andere 3 locaties hebben de volgende cijfers Op de drukste dag waren er 29 cash betalingen op Gemiddeld waren er in deze periode 9 cash betalingen per dag. In de onderhandelingsronde wordt er tijd voorzien om aan te tonen dat er kan gekoppeld worden met het kasregister via een demo. De toepassing kasregister kan je terugvinden in het zip bestand bijlage 4. De plaatsing is voorzien in het diensten Centrum AC zuid. 1 toestel: blok A gelijkvloers 7 loketten 1 toestel blok B gelijkvloers 13 loketten 1 toestel blok A eerste verdieping 10 loketten Pagina 30