Project- & programma management

Transcriptie

1 Project- & programma management

2 Projectmanagement belangrijk? 68% van de IT-projecten wordt niet op tijd en binnen budget gerealiseerd

3 Subsetvragen Op welke wijze kan de beheersbaarheid van projecten vormgegeven worden versus de behoefte en noodzaak aan standaardisatie en flexibiliteit? In hoeverre kunnen suggesties aangereikt worden waar de analogie tussen technische projecten (bouw, engineering) en IT projecten van toepassing is?

4 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

5 Een opgave kan op drie manieren worden uitgevoerd (en gemanaged) Improvisatie - Ad hoc - Procesaanpak - Onzeker - Vaag - Nieuw Project Routine - BiBu - Procedure-aanpak - Zeker - Duidelijk - Bekend Toenemende voorspelbaarheid van: - het (project)resultaat - de (project)weg

6 Improvisatie scoort op heel wat kenmerken anders dan routine Werkwijze Kenmerk - Voorspelbaarheid - Zekerheid - Haalbaarheid - Doelmatigheid - Beheersbaarheid - Doeltreffendheid - Flexibiliteit - Creativiteit - Nieuwheid -... Improviseren - Laag - Laag - Laag - Laag - Laag - Laag - Hoog - Hoog - Hoog -... Routematig werken - Hoog - Hoog - Hoog - Hoog - Hoog - Hoog - Laag - Laag - Laag -...

7 Bepalen van APDRA helpt om van idee tot project te komen - Aanleiding (situatie, aannames) - Probleemstelling (wat gaat niet goed) - Doelstelling (de gewenste eindsituatie) - Resultaat / deliverable / product (wat er klaar is als het klaar is) - Afbakening (wat niet opgeleverd wordt door het project) Eisen aan de resultaatomschrijving: - concreet object (materieel / immaterieel) - haalbaar / beloofbaar / feasible - afdwingbaar Een projectopdracht: - heeft een relatie met de organisatie-strategie - heet soms business case

8 Een project vergt duidelijkheid over inhoud en management Initiëren, onderbouwen & opstarten Gebruiken, beheren & onderhouden De beschrijving van de opgave - Achtergrond (situatie en aannames) - Probleemstelling (ongewenste situatie) - Doelen (het waarom cq de gewenste situatie) - Resultaat (welk product levert het project) - Afbakening (wat valt buiten het project) T G K I O Projectopdracht De beschrijving van de inhoudelijke activiteiten: - gedetailleerd voor de eerstkomende fase - globaler voor de volgende fasen (inclusief - gebruik/onderhoud en beheer) De vijf beheersplannen: - de beheerseis (-norm) met marge - de beheersplanning - de voortgangsbewakingssystematiek

9 Projecten bestaan niet; je moet ze maken - Definieerbaar begin en eind - Resultaatgericht - Uniek - Multidisciplinair - Ingewikkeld - Onzeker - Kostbaar - Essentieel voor de betrokkenen - Vanuit één punt beheersbaar - Eén klant of opdrachtgever

10 Het centrale dilemma Voorspelbaarheid Keuzevrijheid 100% Voorspelbaarheid 0% 0 t Keuzevrijheid tijd

11 De project-aanpak bevordert: voorspelbaarheid 100% Zo laat mogelijk voorspelbaar Zo snel mogelijk voorspelbaar 0% 0 t tijd

12 De project-aanpak vereist: keuzes 100% Zo lang mogelijk keuzevrijheid Zo vroeg mogelijk kiezen 0% 0 t tijd

13 Succes van een project wordt verschillend gedefinieerd Projectomgeving: - maatschappelijk relevant - positieve publieke kosten/baten - organisatorisch relevant -... Projectwerk: - plezierig - leerzaam -... Projectresultaat: - zoals beloofd - beheerst op TGKIO -... Projectdoelen: - mate waarin behaald - strategische inpassing - gebruikt zoals bedoeld -...

14 Projectmanagement doet recht aan mens én methode Faseren Beslissen Doelen Beheersen Werk Resultaat Afstemmen Samenwerken

15 Projectresultaat Plan (van aanpak) Concept / versie Visie Voorstel Nota / notitie / rapport Advies Systeem...

16 Case

17 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

18 Projectmanagement: veel benaderingen met dezelfde kenmerken (1) Denken en handelen vanuit een resultaat (deliverable of product) Scheiding van de verantwoordelijkheid voor doel en resultaat Evenwicht tussen mens en methode Eerst denken (van grof naar fijn) dan doen Gericht op samenwerking i.p.v. op onderhandeling Planmatig initiëren, uitvoeren, beheersen en overdragen van een project De centrale rol van de opdrachtgever (klant, afnemer) Vroegtijdig betrekken van gebruikers en beheerders bij het project

19 Projectmanagement: veel benaderingen met dezelfde kenmerken (2) Vooraf bepalen en vastleggen van het uit te voeren (inhoudelijk) werk Vooraf opstellen beheersplannen met marges voor risico s (onzekerheden) Tussentijds kiezen voor stoppen of doorgaan Toetsing van de voortgang van het project op een startdocument (business case) Heldere delegatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Beheerst wijzigingsmanagement door bijsturing bij (dreigende) afwijkingen Betrokkenheid van belanghebbenden op het juiste moment en over de juiste onderwerpen Communicatie tussen de projectorganisatie, de rest van de organisatie(s) en de omgeving

20 Een project is resultaatgericht Project in ruime zin Project in ruime zin Nu Problemen Bedreigingen Motieven Ideeën Kansen Idealen Gestelde doelen Beoogd resultaat Werk Doel(stelling): dat waarnaar men streeft Project in enge zin Wat is / doet het? Resultaat: dat wat klaar is, als het klaar is Resultaat - Oplossing - Middel - Deliverable - Output -... Gebruik Effecten - Bereikte doelen - Spinn-off - Uitkomsten -... Straks Werk: dat wat gedaan moet worden ten behoeve van R

21 De PMW methode bestaat uit faseren, beheersen en beslissen Faseren Beslissen Beheersen

22 Faseren is wat anders dan beheersen Faseren (inhoudelijk werk) - Van nature nodig t.b.v. R - Direct; door de lijn - Uniek (per fase) - Werk met toegevoegde waarde - Bestuurd systeem - Pmw ers - Object (b.v. auto) - Met mening - Met bepaalde opvatting - Met verstand van zaken Beheersen (niet-inhoudelijk werk) - Niet absoluut nodig t.b.v. R - Indirect; door de staf - Continu (door alle fasen heen) - Werk zonder toegevoegde waarde - Besturend systeem - OG + PL - Subject (b.v. chauffeur) - Zonder mening - Zonder bepaalde opvatting - Zonder (te veel) v v z

23 Elke fase heeft een unieke opdracht Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg (Idee) (Wat) (Hoe) (Hoe te maken) (Maken) (In stand houden) - Eerst denken dan doen - Van grof naar fijn - Van nu naar straks en terug

24 Elke fase heeft een unieke bedoeling Fase Bedoeling Initiatief Bedenken wat het project(resultaat) wel en wat het niet moet zijn; alle betrokkenen hebben een gelijk beeld Definitie Bedenken wat het (project)resultaat moet doen (eisen / wensen / prestaties) Ontwerp Bedenken hoe het project(resultaat) er uit moet zien; een gedetailleerd uitgewerkte oplossing / het ontwerp Voorbereiding Bedenken hoe het project(resultaat) er, gemaakt, uit zal gaan zien; met een druk op de knop kan het resultaat er vlekkeloos komen Realisatie Uitvoeren, invoeren, of maken van het project(resultaat) zodat het projectresultaat er ook helemaal is Nazorg Gebruiken, beheren, onderhouden en vernietigen van het project(resultaat)

25 Elke fase eindigt en start met een beslisdocument Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg (Idee) (Wat) (Hoe) (Hoe te maken) (Maken) (In stand houden) T G K I O T G K I O T G K I O T G K I O T G K I O Nazorgprogramma Projectopdracht Projectprogramma Projectontwerp Realisatieprogramma - In volgorde van belangrijkheid - Gericht op acceptatie en commitment - Haalbaar - Contracterend

26 Twynstra Gudde ProjectManagement de methode Faseren Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg (Idee) (Wat) (Hoe) (Hoe te maken) (Maken) (In stand houden) Beslissen T G K I O T G K I O T G K I O T G K I O T G K I O Projectopdracht Projectprogramma Projectontwerp Realisatieprogramma Nazorgprogramma T Tijd Beheersen G K I Beheersaspecten Geld Kwaliteit Informatie O Organisatie

27 ProjectManagement kent ook een antimethode Proberen Alles willen Alles moeten Alles mogen Alles kunnen Alles doen Alles willen Niets moeten Niets mogen Niets kunnen Niets doen Niets willen Niets hebben Ontwijken T G K I O Enthousiasme Ontnuchtering T G K I O T G I O T K I O Paniek Verzet Berusting T Dat duurt te lang Blokkeren G K I Dooddoeners Dat kost te veel Dat moet beter Dat moet anders O Dat doe ik niet

28 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

29 In een project moeten drie rollen zijn ingevuld OG PL Pmw er Kan Zal Doet - Projectmatig werken vereist ragfijn rollenspel - Per project moet dit spel worden afgesproken - Dit spel wijkt af van dat in de permanente organisatie - De spelers moeten zich betrokken (kunnen) voelen Spelers moeten elkaar vertrouwen en respecteren

30 Een project kan niet zonder een betrokken opdrachtgever OG PL Pmw er + Wil het hebben + Straalt betrokkenheid uit + Beschikt over M3 + Kan, mag, wil beslissen + Delegeert bevoegdheden + Ervaart lasten en lusten +... Maar: - OG = PL - Laat project niet zweven - Is geen veelkoppig monster -...

31 De projectleider houdt van managen OG PL Pmw er + Zal het waarmaken + Voelt zich verbonden + Initieert en integreert + Test grenzen + Krijgt het voor elkaar + Staat ten dienste van +... Maar: - Is inhoudelijk niet de beste - Is geen rommelaar - Is geen slavendrijver -...

32 Een deskundige projectleider heeft voor- en nadelen Inhoudelijk deskundig Deskundig in projectmanagement Voordelen: - kent het klappen van de zweep - kan meedoen als voorman - kan oplossingen aandragen - kan bijdragen inhoudelijk beoordelen - is geloofwaardig voor de OG -... Nadelen: - verdacht van eenzijdigheid - kan verdrinken in de inhoud - verwaarloost het management -... Voordelen: - neemt de tijd om te managen - is onpartijdig qua discipline - bezit vergelijkingsgegevens - kan bijdragen op projectniveau beoordelen - weet hoe te managen Nadelen: geen sparringpartner voor OG - kan bedrogen worden - kost zichtbaar extra -...

33 De projectmedewerker voelt zich betrokken en wil meewerken OG PL Pmw er + Maakt het + Houdt van zijn werk + Is deskundig + Levert bijdrage + Stemt af op hét project + Wil samenwerken +... Maar: - Is geen belangenbehartiger - Is geen afwachter - Is geen slaaf -...

34 Projectteamleden hebben verschillende motieven om mee te werken (Naar Hardjono) Medewerker Deskundige Huurling Groeier Slachtoffer Werker Groepsdier Strateeg Waarnemer Vertegenwoordiger Motief Erkenning Soldij Ontplooiing Overleven Plicht Gezelligheid Status Nieuwsgierigheid Belangenbehartiging Inbreng Kennis Menskracht Gedrevenheid Aanwezigheid Inzet Sfeer Tactieken Meningen Afstandelijkheid

35 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

36 De actoren bij een project Beslissers Leveranciers Financiers Sponsors Toetsers Intern Extern Opdrachtgever Chefs van Toetsers medewerkers Gebruikers Projectleider Toeleveranciers Slachtoffers Beheerders Gebruikers Toetsers Medewerkers Derden Klanten Uitvoerders

37 De actoren bij een project hebben verschillende bijdragen Beslissers Meeweten Meedenken Meebeslissen Leveranciers Meedoen Gebruikers Uitvoerders

38 Ja Tussen vriend en vijand Opponenten (Toon respect) Vrienden (Wees openhartig) Onderling vertrouwen Opportunisten (Vraag hun mening) Twijfelaars (Wees duidelijk) Vijanden (Wees zakelijk) Coalitiegenoten Nee Gelijke belangen Ja

39 De zeven gouden (project)teamregels Elk teamlid: komt afspraken na: smoezen, excuses, uitvluchten en ja maren, hebben geen waarde draagt een eigen verantwoordelijkheid: dus niet wachten op de ander, afschuiven, weg delegeren of zich verschuilen achter anderen heeft altijd gelijk vanuit het eigen gezichtspunt: meteen roepen dat iets niet kan, mag, past, klopt, is niet toegestaan respecteert de ander(en): tekeer gaan, negeren, onderbreken en ondermijnen, zijn verboden brengt bezwaren meteen ter sprake: stilzwijgend aanhoren, pocket veto s en nakaarten, horen er niet bij mag fouten maken: dus geen zwarte pieten en indekken, want vergissen is menselijk en het is efficiënter om fouten te herstellen dan te verdoezelen bereidt zich voor op bijeenkomsten: dus geen smoezen als ik had geen tijd, ik ben er niet aan toegekomen ; mijn baas zei. (Naar Klaus Tumuscheit)

40 Projectaudit Individueel: Neem een project binnen jou organisatie Vul de projectaudit in Speeddating: wat zijn de lessons learned ten aanzien van de audit? Hoe zit het met de volwassenheid van het projectmatig werken. Denk aan de volgende aspecten (Hubert Kros): Is er een duidelijke relatie met de (strategische) doelstellingen? Is er een opdrachtgever, (eind)verantwoordelijke gebruiker en leverancier? Is er kwaliteitscontrole en zo ja door wie? Is er sprake van een gefaseerde aanpak? Hoe verlopen (gebruikers)acceptatietest en implementatiebegeleiding (opleiding en training)? Is er een gestructureerde werkwijze voor het omgaan met incidentele foutmeldingen (help desk etc), behoefte aan nieuwe functionaliteiten, etc?

41 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

42

43 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

44 Waarom mislukken grote ICT-projecten? Complexiteit Begrensde rationaliteit Door omvang ontbreekt stabiliteit in de rest van de organisatie (bijna alles wordt geraakt) Lange duur waardoor: - omgeving verandert - aandacht verslapt - prioriteit niet hoog te houden is Projectbeheersing: - ver doorgevoerde taakverdeling, waardoor niemand het totaaloverzicht heeft - 10% of meer voor voortgang/documentatie, etc. NPbKN

45 Waarom mislukken grote ICT-projecten? Vervolg van de projectbeheersing: - verschillende overlegvormen (zowel subproject als aspectbenaderingen) - verschuivende verwachtingen Enkele informatietechnische oorzaken: - strategic alignment - legacy-systemen:. veel onderhoud, zeer omvangrijk/star. spaghetti-structuren. geen documentatie - methoden en technieken - culture gap: ontwikkelaars en gebruikers NPbKO

46 Voorbeeld resultaat faseren en structureren van een informaticaproject ^ééäáå~íáéj ëçñíï~êé e~êçï~êé eìáëîéëíáåö f å á í á ~ íá É Ñ a É Ñ á å á í á É däçä~~ä çåíïéêé j~êâíj îéêâéååáåö eìáëîéëj íáåöëéä~å aéí~áäçåíïéêé ^~åëåü~ñ Ü~êÇï~êÉ sççêäéêéáj ÇáåÖ Äçìï _çìï léäéj îéêáåö _çìï fåëí~ää~íáé Ü~êÇï~êÉ f å î ç É ê á å Ö déäêìáâi ÄÉÜÉÉê Éå çåçéêj ÜçìÇ lêö~åáë~íáé fåîéåí~êáë~íáé çêö~åáë~íçêáëåüé ÅçåëÉèìÉåíáÉë cìååíáéj ÄÉëÅÜêáàîáåÖ léäéáçáåöëéä~å sççêäéêéáçáåö êéçêö~åáë~íáé låíïáââéäáåö çéäéáçáåö léäéáçáåö ÖÉÄêìáâÉêë `çåîéêëáé `çåîéêëáééä~å sççêäéêéáçáåö ÅçåîÉêëáÉ `çåîéêëáé NUqd^jUñ NPaKNR

47 RAD heeft een evolutionaire of incrementele benadering NPaKNV

48 Als een IT project sneller meer functionaliteit moet opleveren.. Kosten per mensdag 600 Aantal werkdagen per jaar 200 Functiepunten per mensmaand 15 Begroot Snellere Meer functionaliteit Beide oplevering Functiepunten Productiviteit (uren per functiepunt) 7,5 17,2 8,5 24,6 Doorloptijd realiseren (in maanden) Aantal mensuren Kosten

49 Onderwerpen Definitie projectmatig werken Aspecten van een project Methode Hoofdrolspelers Omgeving Verschillende methoden IT projecten Project, multiproject & programmamanagement

50 Een programma is wat anders dan een project of een permanente organisatie Project Programma Permanente organisatie Waarom Behalen van vooraf Nastreven van vooraf Blijven werken aan overeengekomen en overeengekomen en een missie (de doelen gedefinieerd resultaat gedefinieerde doelen / de strategie) Tijdshorizon Eindig, tevoren Tijdelijk, stoppen zodra Eeuwig qua bedoeling bepaald mogelijk en nodig Besluitvorming Per fase-overgang, Op afgesproken Periodiek, gebaseerd gebaseerd op momenten, gebaseerd op termijnplannen beslisdocumenten op programmaplannen

51 0 Programmamanagement (PGM) vergeleken met Multiprojectmanagement (MPM) PGM MPM Waarom Tijdshorizon Besluitvorming Sturen op samenhang (m.b.t. de doelen, inspanningen en middelen) Tijdelijk, stoppen zodra mogelijk en nodig Op afgesproken momenten, gebaseerd op programmaplannen Sturen op capaciteitsbronnen (mensen, middelen, energie, motivatie, draagvlak etc.) Eeuwig qua bedoeling Vaste regelmaat (cyclus van de permanente organisatie dominant)

52 Een voorbeeld van een DIN ER-doelen MeER toeschouwers bij wedstrijden LanglopendER contracten hoofdsponsors GroteERe naamsbekendheid club in de regio SMARTdoelen 50% thuiswedstrijden 1e team met showband Positie 1e team bij de eerste vijf van klasse A Twee spelers uit 1e team in nationale team 20% meer overdekte zitplaatsen Contracten met een looptijd van 3 jaar (i.p.v. 0,5 jaar) Inspanningen Contracteren van een goede amateurband Organiseren van tweejaarlijkse regionaal toernooi Behalen internationaal diploma (USA) van trainer en assistent trainer Verwerven van belangstelling bij (oud-) leden en het bedrijfsleven

53 Programmabesturingsvragen Criteria Tempo Haal- Efficiëntie Flexibilliteit Doel- Objecten baarheid gerichtheid Doelen In welke mate In welke mate In welke mate In welke mate In welke mate komen welke zijn welke zijn welke zijn welke zijn welke doelen doelen doelen de doelen bij te doelen dichterbij? haalbaar? moeite waard? stellen? belangrijk(er)? Inspanningen In welke mate In welke mate In welke mate In welke mate In welke mate lopen welke zijn welke voegen welke zijn welke dragen welke inspanningen inspanningen inspanningen inspanningen inspanningen voldoende snel? haalbaar? waarde toe? aan te passen? bij?