Perceel 2: levering, onderhoud en ondersteuning van Wifi-apparatuur

Transcriptie

1 Conceptraamovereenkomst behorend bij de Europese aanbesteding van een ICT-netwerk infrastructuur Perceel 2: levering, onderhoud en ondersteuning van Wifi-apparatuur Friesland College Leeuwarden, 24 februari

2 DE ONDERGETEKENDEN: De Ondergetekenden: Stichting voor Algemeen Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Friesland College, handelend onder de naam ROC Friesland College, inschrijfnummer KvK , waarvan de zetel is gevestigd te Leeuwarden, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer C. G.C.G. Segers MA, voorzitter College van Bestuur en de heer F.J.M. van Hout, lid College van Bestuur, hierna te noemen Opdrachtgever en <naam bedrijf>, inschrijfnummer KvK <invullen>, waarvan de zetel is gevestigd te <adres, postcode, plaats>, ten deze vertegenwoordigd door <naam functionaris>, <functie>, hierna te noemen Opdrachtnemer; OVERWEGENDE DAT: 1. Opdrachtgever voor twee afzonderlijke percelen Raamovereenkomsten wil afsluiten met één Opdrachtnemer in het kader van de Europese aanbesteding van een ICT-netwerk infrastructuur; 2. Van de Raamovereenkomsten een SLA (service-level agreement) onderdeel uitmaakt ten behoeve van onderhoud en ondersteuning; 3. De SLA pas in werking treedt op de dag dat de eerste bestelling wordt afgeleverd, en steeds voor 1 jaar geldt; 4. De SLA een maximale looptijd heeft die gelijk ligt aan de looptijd van de Raamovereenkomst. 5. Opdrachtgever in het kader van perceel 2 een Raamovereenkomst wil afsluiten met één Opdrachtnemer voor de levering, onderhoud en ondersteuning van Wifi-apparatuur met een looptijd van 3 jaren (36 maanden) en een optie op 1x 1 jaar (12 maanden) verlenging. 6. In deze Raamovereenkomst de voorwaarden vastliggen waaronder de Opdrachtnemer Opdracht(en) uitvoert; 7. Opdrachtgever hiertoe op 24 februari 2017 een Europese aanbesteding onder de Aanbestedingswet 2012 zoals gewijzigd per 1 juli 2016 heeft uitgeschreven met nummer 2017/S-. 8. Opdrachtnemer op 7 april 2017 in het kader van perceel 2 van deze aanbesteding een offerte met kenmerk / referentie <invullen> heeft uitgebracht aan Opdrachtgever; 9. Opdrachtnemer de laagste prijs voor perceel 2 heeft uitgebracht; 10. Opdrachtgever daarom perceel 2 aan Opdrachtnemer heeft gegund en met hem een Raamovereenkomst wil afsluiten die loopt van 1 juni 2017 tot 1 juni 2020 met een optie tot verlenging tot 1 juni KOMEN OVEREEN: In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 2016 (ARBIT-2016). In aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen in deze Raamovereenkomst verstaan: 2

3 Aanbestedingsdocument: aanbestedingsdocument met de daarbij behorende bijlagen voor de Europese aanbesteding van een ICT-netwerkinfrastructuur, perceel 2: levering, onderhoud en ondersteuning van Wifi-apparatuur d.d. 24 februari Diensten: onderhoud en ondersteuning op diverse soorten licenties, Access Points en Controllers alsmede diensten in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen zoals beschreven in het Programma van Eisen en vastgelegd in de definitieve SLA voor onderhoud en ondersteuning. Leveringen: het leveren van Access Points, Mounting kits (montage-onderdelen), Controllers en diverse soorten licenties zoals omschreven in tabel 1 van het Aanbestedingsdocument. Opdracht: een order tot Levering of Dienstverlening. Programma van Eisen: Programma van Eisen en Wensen d.d. 24 februari 2017 behorend bij de Europese aanbesteding van een ICT-netwerk infrastructuur, perceel 2: levering, onderhoud en ondersteuning van Wifi-apparatuur. Raamovereenkomst: deze raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin de voorwaarden zijn vastgelegd die van toepassing zijn op de uitvoering van de Opdracht(en). SLA voor onderhoud en ondersteuning: definitieve SLA. Wifi-apparatuur: Access Points, Mounting kits, Controllers, diverse soorten licenties zoals aangegeven in tabel 1 van het Aanbestedingsdocument. 1 Reikwijdte en toepasselijkheid 1.1 De bepalingen in het kader van deze Raamovereenkomst zijn steeds van toepassing op alle Opdrachten die in het kader van deze Raamovereenkomst worden uitgevoerd. 1.2 De aantallen Wifi-apparatuur zoals aangegeven in tabel 1 in van het Aanbestedingsdocument zijn indicatief. Opdrachtnemer kan er geen rechten aan ontlenen. Opdrachtgever heeft daarom ook geen afnameverplichting voor de genoemde aantallen. 1.3 Opdrachten verlopen volgens het bepaalde in het Aanbestedingsdocument, het Programma van Eisen, de Offerte van Opdrachtnemer, de definitieve SLA en hetgeen Partijen op basis daarvan zijn overeengekomen. 1.4 Onderstaande documenten worden geacht onderdeel uit te maken van deze Raamovereenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde. - Deze Raamovereenkomst; - Tweede Nota van Inlichtingen d.d. 27 maart 2017 met de daarbij gewijzigde aanbestedingsstukken; - Eerste Nota van Inlichtingen d.d. 15 maart 2017 met de daarbij gewijzigde aanbestedingsstukken; - ARBIT-2016 en addendum bij ARBIT 2016 d.d. 24 februari 2017; - Programma van Eisen en Wensen; - Aanbestedingsdocument; - SLA voor onderhoud en ondersteuning; - Offerte van Opdrachtnemer d.d. 7 april Opdrachtgever wijst de toepasselijkheid van koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van de Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand. In plaats daarvan gelden de bepalingen uit deze Raamovereenkomst en de ARBIT-2016 en het daarbij behorende addendum d.d. 24 februari

4 1.6 Opdrachtgever is gerechtigd van Opdrachtnemer te verlangen dat hij de Opdracht zal uitvoeren volgens de van toepassing zijnde documenten uit artikel Afwijkingen van deze Raamovereenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. 1.8 Indien één of meer bedingen van deze Raamovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bedingen onverkort van kracht. In dat geval treden Partijen in overleg teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige en/of vernietigde bedingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling in acht wordt genomen. Ingeval Partijen er niet in slagen tot een oplossing te komen, geldt het bepaalde in artikel 8 (geschillen en toepasselijk recht). 2 Inwerkingtreding en duur van de Raamovereenkomst en SLA 2.1 Deze Raamovereenkomst treedt na ondertekening door beide Partijen in werking op 1 juni 2017 en heeft een looptijd van 3 jaren (36 maanden) tot 1 juni 2020 met een optie tot 1 jaar (12 maanden) verlenging. De duur van deze Raamovereenkomst loopt derhalve tot maximaal 1 juni De SLA is onderdeel van deze Raamovereenkomst. De SLA treedt in werking op 21 augustus 2017 en heeft een looptijd die gelijk ligt aan die van de Raamovereenkomst. Dat wil zeggen dat de duur van de SLA tot maximaal 1 juni 2021 loopt. 2.3 Opdrachtgever zal Opdrachtnemer uiterlijk drie maanden voor het aflopen van de looptijd van de Raamovereenkomst, dat wil zeggen uiterlijk 29 februari 2020, schriftelijk berichten of er wel of geen verlenging van de Raamovereenkomst plaats vindt. Verlenging vindt plaats onder gelijkblijvende voorwaarden. 2.4 Deze Raamovereenkomst mag door Opdrachtgever op elk moment tussentijds worden opgezegd met in achtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Indien tussentijdse opzegging plaats vindt, vergoedt Opdrachtgever de gemaakte kosten. Opdrachtgever is niet gehouden Opdrachtnemer op enigerlei wijze anderszins schadeloos te stellen voor de eventuele gevolgen van tussentijdse opzegging. 2.5 Indien de rechter na ondertekening van deze Raamovereenkomst op grond van artikel 4.15 lid 1 Aanbestedingswet 2012 (AW 2012) besluit tot vernietiging van deze Raamovereenkomst, kan Opdrachtnemer geen aanspraak maken op vergoeding van kosten en/of schadevergoeding. 2.6 Indien de rechter na ondertekening van deze Raamovereenkomst op grond van artikel 4.19 lid 1 AW 2012 niet besluit tot vernietiging, maar tot het opleggen van een verkorting van de looptijd, kan Opdrachtnemer geen aanspraak maken op vergoeding van kosten en/of schadevergoeding. 2.7 De beëindiging of ontbinding ontslaat Partijen niet van hun lopende verplichtingen uit hoofde van deze Raamovereenkomst die naar hun aard bestemd zijn om ook daarna voort te duren. 3 Wijzigingen 3.1 Opdrachtgever is, uitsluitend met inachtneming van het bepaalde in het Pressetext-arrest (HvJ EG C-454/06 d.d. 19 juni 2008) en artikel AW 2012, bevoegd in overleg met Opdrachtnemer de omvang en/of hoedanigheid van de Opdracht te wijzigen. Wijzigingen kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen. 3.2 Indien Opdrachtgever gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst, inclusief verlenging, in het kader van uitvoering van de Opdracht(en) andere Wifi-apparatuur nodig heeft waarin niet is voorzien in tabel 1 van het Aanbestedingsdocument, maar die wel noodzakelijk zijn om de opdracht te voltooien, dan wel wegens onvoorziene externe omstandigheden noodzakelijk zijn 4

5 (bv. uitbreiding van het aantal locaties) en deze extra Leveringen en/of Diensten niet meer uitmaken dan 50% van de oorspronkelijke prijsaanbieding voor perceel 2, dan is Opdrachtgever gerechtigd deze Leveringen en/of Diensten bij Opdrachtnemer af te nemen zonder dat sprake is van een wezenlijke wijziging en daarmee van een nieuwe aanbesteding (vgl. artikelen sub d en e AW 2012). 3.3 Indien de Raamovereenkomst wordt ontbonden op grond van de artikelen 30.1, 30.3 en/of 30.4 ARBIT 2016, is Opdrachtgever gerechtigd om met de als tweede in rangorde geëindigde inschrijver in de aanbesteding, de Raamovereenkomst voort te zetten voor de resterende looptijd van de Raamovereenkomst, inclusief verlenging. In een dergelijk geval zal de Raamovereenkomst worden voortgezet op basis van de (prijs)offerte van de inschrijver die als tweede in rangorde is geëindigd. Indien de als tweede in rangorde geëindigde inschrijver dit niet wenst, zal de als derde in rangorde geëindigde inschrijver worden gevraagd om de tijdelijk de periode te overbruggen totdat op basis van een nieuwe aanbesteding perceel 2 opnieuw is gegund en de daarbij behorende raamovereenkomst in werking is getreden. 3.4 Indien een wijziging naar het oordeel van Opdrachtnemer gevolgen heeft voor de uitvoering van de Opdracht, is hij verplicht, alvorens aan een wijziging gevolg te geven, Opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. 3.5 Opdrachtnemer is verplicht Opdrachtgever tijdig en schriftelijk te informeren over wijzigingen die het gevolg zijn van gewijzigd beleid of nieuwe wettelijke voorschriften. 4 Uitvoering van de opdracht 4.1 Opdrachtgever zal de eerste bestelling plaatsen in juni 2017 conform tabel 1 uit het aanbestedingsdocument. Deze eerste bestelling dient op 21 augustus 2017 te worden afgeleverd. 4.2 Overige bestellingen worden afgeleverd in onderlinge afstemming tussen Partijen. 4.3 Alle bestellingen worden afgeleverd op het volgende adres: Postkamer, Antillenweg 3, 8931 BV Leeuwarden. 4.4 Tot het moment van ondertekenen van een pakbon door een medewerker van Opdrachtgever, ligt het risico op beschadiging of verlies bij Opdrachtnemer. Eigendom van de Wifi-apparatuur gaat over op Opdrachtgever na het ondertekenen van de pakbon. 4.5 Onderhoud en ondersteuning op door Opdrachtnemer te leveren componenten, alsmede MVO wordt uitgevoerd volgens het bepaalde in het Programma van Eisen en de definitieve SLA die Opdrachtnemer uiterlijk 29 mei 2017 aanlevert. De definitieve SLA is als bijlage bij deze Raamovereenkomst opgenomen. 4.6 Gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst wijzen Partijen een vaste contactpersoon alsmede een plaatsvervanger aan. 4.7 Contactpersoon voor Opdrachtgever is: Ronald Kollen, telefoonnummer: , r.kollen@fcroc.nl Vervangend contactpersoon voor Opdrachtgever is: Foeke Hoekstra, telefoonnummer: , f.hoekstra@fcroc.nl 4.8 Contactpersoon voor Opdrachtnemer is: <naam>, telefoonnummer <invullen>, adres <invullen> Vervangend contactpersoon voor Opdrachtnemer is: <naam>, telefoonnummer <invullen>, e- mailadres <invullen> 4.9 (Vervangende) contactpersonen van Partijen kunnen Partijen binden in de uitvoering van deze Raamovereenkomst. 5

6 4.10 Minimaal één keer per jaar, of zo vaak als nodig wordt geacht, wordt tussen de vaste contactpersonen van Partijen en/of diens plaatsvervanger een overleg gevoerd. In onderling overleg wordt twee weken voorafgaand aan het overleg de agenda opgesteld. 5 Prijzen 5.1 Alle prijzen zijn in euro s en exclusief btw. Er vinden geen prijsindexeringen plaats. 5.2 De prijzen voor Leveringen worden voor iedere Opdracht aangeboden in de vorm van listprijzen met een vast kortingspercentage. De listprijzen kunnen wel wijzigen, het aangeboden kortingspercentage op de listprijzen in de offerte van Opdrachtnemer blijft gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst, inclusief verlenging, ongewijzigd. Listprijzen dienen voor iedere Opdracht voor Opdrachtgever objectief controleerbaar te zijn, dat wil zeggen van een bewijs te worden voorzien dat de listprijs op die betreffende datum daadwerkelijk geldt. Het vaste kortingspercentage op de listprijs is vastgelegd in de offerte van Opdrachtnemer: bijlage 14a, tabellen 1 en Voor onderhoud en ondersteuning op de Wifi-apparatuur geldt een vast percentage van de aanschafprijs per jaar dat gedurende de gehele looptijd van de Raamovereenkomst, inclusief verlenging, gelijk blijft. Dit percentage is vastgelegd in de offerte van Opdrachtnemer: bijlage 14a, tabel 3 van de offerte van Opdrachtnemer. 5.4 Voor de eerste bestelling in juni 2017 gelden de prijzen die zijn afgegeven in bijlage 14a, tabellen 1 en 2 met uitzondering van controllers (uit tabel 1). 5.5 Voor onderhoud en ondersteuning in de periode 21 augustus 2017 t/m 20 augustus 2018 gelden de prijzen die zijn afgegeven in bijlage 14a, tabel 3 met uitzondering van onderhoud en ondersteuning op controllers. 5.6 Opdrachtnemer brengt voor ieder jaar opnieuw een prijs uit voor onderhoud en ondersteuning met inachtneming van het bepaalde in artikel Het uurtarief voor externe inhuur / consultancy is een vast all-inclusive tarief dat gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst niet kan wijzigen. Dat wil zeggen dat alle kosten die noodzakelijk zijn in het uurtarief zijn inbegrepen (bv. reistijd, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten). Het uurtarief is vastgelegd in de offerte van Opdrachtnemer: bijlage 14a, tabel 4. 6 Boetes 6.1 Indien Opdrachtnemer de afleverdatum van 21 augustus 2017 voor de eerste bestelling overschrijdt, dan is Opdrachtgever gerechtigd tot het innen van een boete van 1% van het nettobedrag (bedrag exclusief btw) van deze bestelling. 6.2 Iedere keer dat de functiehersteltijden uit de SLA worden overschreden door Opdrachtnemer, is Opdrachtgever gerechtigd tot het innen van een boete van 1% van het jaarlijkse bedrag voor onderhoud en ondersteuning. 6.3 Boetes kunnen worden verrekend met de door Opdrachtgever verschuldigde betalingen voor Leveringen en Diensten. 7 Facturering en betaling 7.1 Opdrachtnemer zendt zijn digitale factuur tezamen met een specificatie, toe aan Opdrachtgever via facturen@fcroc.nl, onder vermelding van: - het projectnummer: EA 2017/ICT/1/p2; 6

7 - het verschuldigde bedrag in euro s (zowel in- als exclusief btw); - datum; - beschrijving van de Levering/Dienstverlening; - de naam van de contactpersoon van Opdrachtgever. 7.2 De tenaamstelling van de factuur luidt: ROC Friesland College, T.a.v. de Financiële Administratie, Postbus 118, 8900 AC Leeuwarden. 7.3 Facturen voor de levering van Wifi-apparatuur kunnen worden ingediend op de dag dat de bestelling daarvoor wordt afgeleverd. 7.4 Onderhoud en ondersteuning wordt jaarlijks vooraf door Opdrachtnemer voor 1 juli gefactureerd. De eerste factuur wordt voor 1 juli 2017 aan Opdrachtgever verzonden. 7.2 Opdrachtgever betaalt facturen 30 dagen na ontvangst daarvan. 8 Geschillen en toepasselijk recht 8.1 Verschillen van mening tussen Partijen worden zoveel mogelijk langs minnelijke weg opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt geacht een geschil te bestaan. 8.2 Ieder geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met de overeenkomst wordt, met uitsluiting van ieder ander forum dan wel andere rechter, voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend Opdrachtgever: Plaats: Leeuwarden Datum:. Stichting voor Algemeen Voortgezet Onderwijs,Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie, de heer C.G.C.G. Segers MA, Voorzitter College van Bestuur.. Plaats: Leeuwarden Datum:. Stichting voor Algemeen Voortgezet Onderwijs,Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie, de heer F.J.M. van Hout, Lid College van Bestuur.. Opdrachtnemer: Plaats: <invullen> Datum:. <naam opdrachtnemer> <naam en functie ondertekenaar>. 7

8 Bijlagen: - Tweede Nota van Inlichtingen d.d. 27 maart 2017 met de daarbij gewijzigde aanbestedingsstukken; - Eerste Nota van Inlichtingen d.d. 15 maart 2017 met de daarbij gewijzigde aanbestedingsstukken; - ARBIT-2016 en addendum bij ARBIT 2016 d.d. 24 februari Programma van Eisen en Wensen; - Aanbestedingsdocument; - definitieve SLA; - Offerte van Opdrachtnemer d.d. 7 april