Handreiking voor gemeenten over de digitalisering van het CJG

Transcriptie

1 Handreiking voor gemeenten over de digitalisering van het CJG Doel van deze handreiking is gemeenten inzicht te geven in de verschillen tussen systemen voor een online CJG met opvoedingsinformatie en systemen ter ondersteuning van de interne CJG processen, de zogenaamde CJGi. De informatie helpt bij het formuleren van systeemfuncties die voor uw CJG noodzakelijk zijn. Daarmee biedt deze factsheet een handreiking bij de keuze voor een aanbieder van een CJGi. In de afgelopen maanden heeft een groot aantal gemeenten advies en ondersteuning gevraagd aan de landelijke CJG-ondersteuners van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het ministerie van VWS over de digitalisering van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). Deze handreiking probeert tegemoet te komen aan een aantal van deze vragen. Concreet gaat het om de volgende thema s: 1. Wat moet of kan precies verstaan worden onder een online CJG of een CJG informatiesysteem (CJGi)? In de praktijk worden deze termen door elkaar gebruikt, in veel gevallen ook als merknaam van aanbieders van digitale producten. 2. Wat zijn de te onderscheiden functies en doelgroepen die door de CJG s worden onderkend en hoe worden deze door de genoemde aanbieders vertaald in functionaliteiten (automatiseringssystemen ter ondersteuning van de informatievoorziening voor het CJG)? Het antwoord op de laatste vraag kan gemeenten helpen bij het beoordelen van de mate waarin de producten en diensten van ICT-leveranciers aansluiten bij hun behoeften. Voor nadere toelichting en vragen kunt u zich wenden tot het ondersteuningsteam CJG via de website Mei 2011

2 Aanleiding Gemeenten hebben veel vrijheid bij de inrichting van hun Centrum voor Jeugd en Gezin. Het staat ze ook vrij om al dan niet zogenaamde online functies op te nemen. De meeste gemeenten gaan daar inderdaad toe over om voor de hand liggende redenen: In de informatiesamenleving groeit het aantal ouders dat actief bezig is op het internet sterk en er is dan ook een duidelijke vraag naar online opvoedingsinformatie. Bovendien is digitale opvoedingsinformatie zo dicht bij huis en zo laagdrempelig als je maar kunt wensen. Hetzelfde geldt voor verschillende manieren om online ondersteuning te bieden, hetzij door ouders onderling, hetzij door digitale vraagbaken bij professionals of zelfs virtuele hulpverlening. In het CJG staat samenwerking tussen professionals centraal en die samenwerking gaat altijd gepaard met een toename in informatiestromen, of het nu gaat om inhoudelijke uitwisseling, agendaafstemming of coördinatie van hulpverlening. Het spreekt voor zich dat bij deze informatiestromen in toenemende mate gebruik gemaakt wordt van digitalisering. De overheid heeft zelfs een wettelijke basis gegeven aan informatiesystemen als het Digitale Dossier JGZ en de Verwijsindex, maar ook in de lokale (en regionale) praktijk van de CJG-samenwerking wordt er een toenemend beroep gedaan op informatiesystemen. Uit deze beide ontwikkelingen is een duidelijke vraag ontstaan vanuit gemeenten naar systemen die ondersteuning kunnen bieden in het streven naar efficiënte instrumenten voor informatievoorziening en coördinatie. Diverse aanbieders, zowel uit de publieke sector (GGD, Bibliotheken) als uit de commerciële sector hebben een aanbod ontwikkeld. Gemeenten zien door dit overweldigende aanbod vaak door de bomen het bos niet meer. Zij hebben behoefte aan criteria bij de keuze van programma s die zaken als casusoverleg en uitwisseling van informatie binnen het CJG ondersteunen. Deze handreiking voorziet hierin door de gewenste functionaliteiten te benoemen. Hieronder wordt in paragraaf 1 ingegaan op de algemene structuur van de informatievoorziening in en rond een Centrum voor Jeugd en Gezin. In paragraaf 2 worden de diverse functionaliteiten in kaart gebracht met betrekking tot de CJG informatiesystemen ten behoeve van de interne informatievoorziening. Het CJG-referentiemodel Het referentiemodel geeft een generieke weergave van een CJG, ongeacht de wijze van inrichting, grootte van de gemeente, aantal partners of het ontwikkelingsniveau van het CJG. Het wordt gebruikt om de samenhang van de verschillende CJG functies in relatie tot het online CJG en de CJG informatiesystemen op eenduidige wijze weer te geven. De drie luiken omvatten met elkaar de functies die in het CJG zijn ondergebracht. In de drie luiken zijn de onderdelen geschetst en zijn per luik een aantal elementen benoemd die onderdeel zijn van de functie (niet uitputtend). Daarbij blijkt dat er vaak sprake is van een tussenpositie : de drie luiken zijn geen strikt van elkaar gescheiden hokjes, maar onderdelen van een proces dat van vraag naar dienstverlening loopt. Het referentiemodel is een generiek model, dat niets zegt over de fysieke inrichting van de functies. 2 Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3 Functie Onderdelen Voorlichting, advies, instructie uit basispakket JGZ; Informatie en advies als Wmo prestatieveld 2; Toeleiding naar hulp als Wmo-functie prestatieveld 2 Monitoring en signalering; Inschatten zorgbehoefte; Screening en vaccinaties; Beïnvloeden van gezondheidsbedreigingen. Signalering; Toeleiding naar hulp; Licht pedagogische hulp Samenwerking betrokken partijen; Netwerken/overleg; Coördinatie van zorg 1 Online CJG of CJG-informatiesysteem? Online CJG (informatie en advies) In de informatie- en adviesfunctie van het CJG gaat het om te beginnen om het aanbieden van bestaande informatie aan de doelgroep van het CJG, ouders en jongeren. Dit zogenaamde online CJG voorziet in een online gevalideerde informatiebron voor ouders en jeugdigen die vragen hebben over gezondheid, opgroeien en opvoeden. Met validatie wordt bedoeld dat de informatie gestandaardiseerd, betrouwbaar, toegankelijk en begrijpelijk voor de doelgroep wordt geformuleerd en beoordeeld door een landelijke redactieraad als de landelijke kennis- en themainstituten. Deze informatie onderscheidt zich in de toekomst door een soort (kwaliteit/validatie) keurmerk. Deze informatiebron is overigens ook beschikbaar voor de CJG-medewerker wanneer een vraag aan het loket wordt gesteld. Het online CJG is daarmee in feite de digitale variant van het CJG inloop-of informatieadviespunt. Ouders en jongeren kunnen immers ook digitaal inlopen door het stellen van vragen per mail. Ook hier geldt dat de professionals, die deze vragen beantwoorden, gebruik kunnen maken van de gedigitaliseerde verzamelde kennis via de (landelijke) database. Minder bekend is tenslotte dat de online publieksfunctie ook interactief gestalte kan krijgen: net zoals er op tal van CJG s in het land gespreksgroepen tussen ouders georganiseerd worden, kunnen ouders in principe ook gesteund worden met inrichting en onderhoud van digitale chatfora of structurele digitale oudergroepen. De Stichting Opvoeding.nl, heeft tot taak om in de bovengenoemde behoefte aan gevalideerde informatie te voorzien en deze door te ontwikkelen met gebruikers. De Stichting Opvoeden.nl die ook nauw samenwerkt met het ondersteuningsteam CJG zal zich richten op het ter beschikking stellen van opvoedinformatie aan alle gemeenten. Dit is van belang omdat de overheid daarmee niet alleen garant staat voor de zogenaamde contentinformatie, maar ook de kosten voor het afnemen van die content voorlopig voor haar rekening neemt. De landelijke overheid financiert geen functionaliteiten als de bouw of het onderhoud van websites van online CJG s, het ondersteunen van online antwoordservices, etc. CJG-informatiesystemen (CJGi) Om de interne werkprocessen te ondersteunen zijn er andere systemen, die samengevat kunnen worden onder de noemer van CJG-informatiesysteem (CJGi). Dit is in essentie een automatiseringssysteem dat de samenwerking in het CJG tussen professionals faciliteert en beleids- en stuurinformatie oplevert voor managers en bestuurders. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3

4 Bij de voorbereiding van de keuze voor een CJGi is het belangrijk om te weten hoe de informatievoorziening van het CJG moet worden ingericht. De wijze van inrichting van het CJG, het CJG ontwikkelingsmodel en de vraag welke processen ondersteund moeten worden zijn belangrijke vraagstukken om te beantwoorden. Door het bovengemeentelijk werkveld van vele CJG partners (o.m. GGD, BJZ, MW), is er ook behoefte aan harmonisatie van informatie met de verschillende CJG s in een regio. Samenwerking tussen CJG s uit verschillende gemeenten op het gebied van informatievoorziening draagt bij aan eenduidige vorm van registratie en ondersteuning van het CJG proces, zonder dat partners in verschillende systemen moeten registreren. Het samen dragen van de kosten van een systeem is ook een interessante reden om samen te werken. 2 Integratie van informatiesystemen Hierboven werd al een voorbeeld gegeven van de mogelijkheid dat informatie uit het online CJG systeem (de website) en van het CJGi (interne informatievoorziening) ook een samenhang kennen: het bijhouden van bijvoorbeeld de meest gestelde vragen, zowel online gesteld (online CJG) als bij het inlooppunt (CJGi) genereert uiteindelijk ook de beleidsinformatie om strategisch te kunnen sturen. Gegevens over soorten vragen of probleemgebieden, wie de vragen stellen en wat er gebeurt in het CJG met de afhandeling van de vraag, kunnen waardevolle stuur informatie opleveren. Voor het interne proces ondersteunt het CJGi systeem het werkproces door een doorverwijzing van een cliënt middels ICT te registreren, in te plannen en, indien daarvoor gekozen wordt, cliënt informatie met de CJG partners elektronisch te delen. Door beide toepassingen te koppelen of als integraal onderdeel te gebruiken (een aantal leveranciers leveren de online CJG toepassing als onderdeel van hun systeem) is het mogelijk om op alle organisatie niveaus stuur- informatie te generen. Om gemeenten te helpen antwoord te krijgen op bovengenoemde vraagstukken, hebben de CJG ondersteuners een inventarisatie gehouden bij gemeenten die reeds antwoorden hebben gevonden op deze vragen of er op grote schaal (boven gemeentelijk) mee bezig zijn. Op deze wijze is er zicht ontstaan op de vraag naar gewenste functionaliteit van CJGi systemen. Daarnaast is een marktoriëntatie gehouden waarin de geïnventariseerde functionaliteiten zijn getoetst op werkende beschikbaarheid van deze functionaliteiten bij aanbieders in de markt. Het resultaat van deze inventarisatie is uitgewerkt in het referentiemodel dat in de vorm van deze handreiking gemeenten op weg helpt bij de inrichting van de informatievoorziening van hun CJG. In het referentiemodel worden hier per functie mogelijke systeemfuncties beschreven. Bij het inrichten van de informatievoorziening kunnen deze systeemfuncties het CJG inzicht geven in de betreffende CJG functies en de processen daarbinnen. 4 Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5 Functie Onderdelen Systeemfuncties voorlichting, advies, instructie uit basispakket JGZ; informatie en advies als Wmo prestatieveld 2; toeleiding naar hulp als Wmofunctie prestatieveld 2 monitoring en signalering; inschatten zorgbehoefte; screening en vaccinaties; beïnvloeden van gezondheidsbedreigingen. signalering; toeleiding naar hulp; licht pedagogische hulp Koppeling/integratie online CJG Sociale kaart FAQ s Digitaal loket Intake formulier Afspraken maken Aanleg dossier; Probleemomschrijving Doorverwijzing Zorgformulieren, plannen Inzicht in gezinnen Plannen en organiseren van vergaderingen Correspondentie Agenda samenwerking betrokken partijen; netwerken/overleg; coördinatie van zorg multidisciplinair overleg; samenhangend hulpplan (één gezin, één plan); schakel met onderwijs/zat; BJZ? koppeling Verwijsindex; koppeling DDJGZ 3 Referentiemodel: CJG-functies versus systeemfuncties Het referentiemodel is tot stand gekomen uit een inventarisatie bij 40 gemeenten (o.a. Den Haag, Westelijke Mijnstreek, provincie Utrecht en Rotterdam). Deze gemeenten hebben op regionaal of provinciaal niveau onderzocht hoe zij de informatiehuishouding van hun CJG s in een generiek model kunnen beschrijven, zodat deze ongeacht de inrichting en het ontwikkelingsniveau vergelijkbaar zijn en zo systeemfunctionaliteiten kunnen opstellen die alle CJG functies ondersteunen. De lijst systeemfuncties is een niet uitputtende verzameling van wensen en eisen die de CJG s aan een systeem stellen. De lijst kan als basis dienen voor een bestek bij de keuze van een systeem. In onderstaand overzicht zijn de functionaliteiten per CJG functie toegelicht. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5

6 CJG functie Systeemfuncties 1st lijns support (via balie module, de intake module. De meldingen module) registratie vraag registratie hulp registratie P/L gebied Registratie van de vragen die binnenkomen aan de balie, via het internet of telefonisch. De registratie vindt voornamelijk anoniem plaats en zal uiteindelijk inzicht geven in soorten vragen, type bezoekers, probleem en leefgebieden. Intake registratie Vanuit de informatieadvies functie kan een cliënt met een hulpvraag doorverwezen worden naar een professional. Indien gewenst kan de medewerker een intake formulier invullen, dat als basis dient voor het cliëntdossier. Doorzoeken Sociale kaart Sociale kaart is catalogus op het gebied van zorg, welzijn, wonen, sociale activering, inkomen, opleiding en reïntegratie. Deze wordt gebruikt om een instantie bij een casus te betrekken. Doorverwijzen Het elektronisch doorverwijzen van een cliënt naar een professional binnen of buiten het CJG. Overdracht BackOffice Overdracht van gegevens van de frontoffice naar de backoffice. Veelal in combinatie met een intakeformulier. CJG functie Systeemfuncties Basisgegevens (NAW) Basis van een cliënt dossier. Veelal GBA of DDJGZ gekoppeld. Casuïstiek, Procesgegevens, Plannen en formulieren Betrekken van meerdere professionals bij de casus, hulpproces volgen, registratie casusgegevens, toevoegen van maatwerkformulieren aan het dossier. Overdracht/Afsluiting Digitaal overdragen van gegevens na doorverwijzing. Gezin/Groepen Aanvullen van het dossier met inzichten van gezins- groepsituaties. Acties (ToDo), Notificaties op acties (via dashboard) 6 Vereniging van Nederlandse Gemeenten

7 CJG functie Systeemfuncties Vergadermodule Mogelijkheid om vergaderingen te plannen, collega s uit te nodigen, mogelijkheid om agenda s notulen en rapportage online te delen. Actielijsten en Rappels Uitzetten van acties bij collega s met rappels als acties niet tijdig worden opgevolgd. Correspondentie Mogelijkheid om correspondentie met de cliënt via het systeem te laten verlopen. Inlog MDT leden (PP) MDT leden toegang geven tot bepaalde dossiers waar zij bij betrokken zijn. Vereist sterke beveiliging. Algemeen / extra PKI beveiliging Omschrijving Sterke beveiligingstoegang waarbij gebruik gemaakt word van de authenticiteit en identiteit van de gebruikers. Beveilingsprotocolen Toegang tot het systeem via een versleutelde verbinding. Onderscheppen van gegevens wordt zo beduidend moeilijker. Systeem heeft een gelaagd autorisatiemodel. Er kan op (niet uitputtend) naam, functie, rol of organisatie geautoriseerd worden. Uitgebreide rechten (autorisatie op functieniveau inkijk / mutatie / delete) MGT Rapportage Rapportage in PDF/XLS Postvak / Beveiligde Opstellen van management rapportages. Rapportage in leesbaar formaat opstellen: Excel of PDF Het systeem gebruikt een eigen functie is beveiligd. Indien er gegevens worden g d, zal de data worden versleuteld. Tevens kan gedacht worden aan een digitaal ondertekende . Agenda Professional Portal Programma bevat een eigen agenda Mogelijkheid om als professional in te loggen, als je wel betrokken bent, maar geen CJG partner bent. Cliënt Portal Mogelijkheid om als cliënt je eigen gegevens in te zien. Koppelingen BV BSN / GBA Online CJG Sociale kaart FAQ DB Koppeling basis registratie Koppeling met online CJG kennisdatabank Er is een koppeling met een sociale kaart (zie beschrijving hierboven) Het systeem maakt gebruik van een FAQ databank voor het snel kunnen beantwoorden van veel voorkomende vragen van cliënten. Verwijsindex VIR DDJGZ Er is een koppeling met de lokale verwijsindex. Het systeem kan rechtstreeks melden in de VIR Er is een koppeling met het DDJGZ. 4 Gebruikersgroepen Elke professional die betrokken is bij het CJG of te maken krijgt met doorverwijzingen uit het CJG, behoort tot de gebruikersdoelgroep van het CJGi. Tevens zijn bestuurders van zowel de CJG partners als gemeenten afnemers van informatie van het CJGi. De gebruikers en belanghebbenden van een goed ingericht CJGi zijn hierna beschreven. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 7

8 De CJG-medewerker Ontvangt de eerstelijns vragen Legt aard van de vraag vast Vult intake formulier in Maakt afspraak met professional De professional Legt eerstelijns (meervoudige) vraag vast Legt dossier aan Vult formulieren in Plant afspraken en vergaderingen in Verwijst door De coördinator/regisseur Wordt op de hoogte gesteld van openstaande acties Stelt samenhangend hulpplan op Verkrijgt inzicht in de dossiers Zit MDT voor Rapporteert De bestuurder Stelt budgettaire kaders vast Voert regie op het proces van samenwerking Organiseert waar nodig doorzettingsmacht 5 Tot slot De bovenstaande lijst met functies is niet uitputtend, maar helpt u op weg. Net als het CJG in uw gemeente zijn de onderzochte systemen nog volop in ontwikkeling. Daarom worden zowel de systemen als de leveranciers in dit document niet benoemd. Meer informatie? Voor vragen over de actuele stand van zaken van de onderzochte systemen en voor andere vragen over de invoering van de Centra voor Jeugd en Gezin kunt u contact opnemen met onderstaande adviseurs: Landelijke CJG-ondersteuners VNG/VWS Leo Cok Peter Cuyvers leo.cok@vng.nl peter.cuyvers@vng.nl Informatie over stichting Opvoeden.nl Els Verkerk els.verkerk@stichtingopvoeden.nl Voor algemene vragen over het ondersteuningstraject voor de invoering van de Centra voor Jeugd en Gezin kunt u contact opnemen met Wim Hoddenbagh, projectleider landelijke invoering CJG, via cjg@vng.nl. 8 Vereniging van Nederlandse Gemeenten