AFWEGINGSKADER COFINANCIERING PROJECTEN

Transcriptie

1 AFWEGINGSKADER COFINANCIERING PROJECTEN Dit afwegingskader is een aangescherpte actualisering van de tekst uit het Uitvoeringsplan 2013, naar aanleiding van een financieel-juridische analyse van de bekostigingssystematiek van Archief 2020 door het Programmabureau in samenwerking met het ministerie van OCW. Inleiding Archief 2020 hanteert dit afwegingskader voor de beoordeling van projectvoorstellen en cofinanciering. Het laat initiatiefnemers zien welke voorstellen wel en niet kansrijk zijn om te worden ondersteund door Archief Het afwegingskader is een uitwerking van paragraaf 3.4 van het Programmaplan , dat de overwegingen geeft voor prioritering van activiteiten binnen het programma als geheel. Het programma stuurt op doelen. Voor de beoordeling van projectvoorstellen zijn de onderstaande criteria van kracht. Een voorstel moet aan al deze criteria voldoen om als project te worden gerealiseerd binnen het programma. Als achtergrond is van belang te weten dat Archief 2020 geen subsidieregeling start. Cofinanciering Voor uitvoering van decentrale initiatieven/projecten wordt nadrukkelijk uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van overheden om activiteiten en bestedingen te bekostigen binnen de eigen begroting en met eigen mensen. Dit vloeit direct voort uit het Archiefconvenant Vanuit Archief 2020 kan worden voorzien in een stimuleringsbijdrage als een project voorziet in een relevante bijdrage aan de doelen van Archief 2020 en als de uitvoerende partij van het decentrale project ten minste 50% van de begrote projectkosten dekt in de eigen begroting. Voor landelijke projecten is na overleg een andere verdeelsleutel mogelijk. De matchingsbijdrage kan bestaan uit geld, maar ook uit de inzet van mensen (uren). Dit is zo afgesproken in het Archiefconvenant. Inhoudelijke criteria 1. Relevantie. Het project draagt concreet bij aan het bereiken van een of meer programmadoelen. Daarbij is een voorstel kansrijker wanneer het betrekking heeft op een geprioriteerde programmalijn (voor 2014 zijn dat de programmalijnen digitale duurzaamheid (1) en toegankelijkheid (3). Aanbeveling: als het project aansluit bij doelen van verwante programma s, neemt de relevantie toe. Voorbeelden: Digitaal 2017 (BZK); Open Government Paretnership (BZK) / open data beleid (BZK/ELI); Europeana (OCW). 2. Synergie. Het project wordt uitgevoerd in een samenwerkingsverband van verschillende overheidspartijen, waarbij sprake is van bundeling van behoeften en synergie. Aanbeveling: als partijen samenwerken die elkaar nog niet eerder (op dit terrein) hebben gevonden en/of wanneer samenwerking plaatsvindt met partijen buiten de archiefsector, neemt de synergie toe. 1

2 3. Bruikbaarheid. Het project levert een voor de archief- en informatiesector herbruikbaar resultaat op en/of heeft als beoogd effect een uitstraling naar anderen in de sector. Een vast bestanddeel van het resultaat van een proefproject is kennis ( lessons learned ), die wordt gedeeld met de sector. Daarom wordt in de voorbereiding van een pilot in overleg met het programmabureau altijd een kennisagenda opgesteld. Een project kan naast specifieke kennis ook een of meer producten opleveren. Daarvoor geldt dat deze zoveel mogelijk kunnen worden hergebruikt of vrijelijk doorontwikkeld. Denk hierbij ook aan open standaarden en licenties. Producten moeten niet te contextspecifiek zijn en geen commercieel product. Om die reden wordt bijvoorbeeld het maken van specifieke apps niet ondersteund. Aanbeveling: zorg ervoor dat producten bijdragen aan standaardisatie, generieke oplossingen en/of interoperabiliteit. Voor beoogde effecten geldt hetzelfde: landelijke doorwerking en dito leereffecten zijn goed mogelijk. 4. Communicatie en implementatie. Als het project gericht is op ontwikkeling van een product, moet het ook de implementatie daarvan bevorderen. In alle gevallen moet een project verankering van de effecten binnen de archiefsector stimuleren. Uitvoerder(s) van een project dienen zich al tijdens het project in te spannen om mee te werken aan de overdracht van resultaten en lessons learned. Dit betekent dat communicatie van uitkomsten en voorlichting/instructie over geleverde producten als activiteiten moeten worden meegenomen in het project. Ook dient er in het project aandacht te worden geschonken aan het toekomstig beheer van opgeleverde producten. Dat houdt in dat er aandacht is voor de vraag welke partij een geleverd product in beheer neemt, waarbij ook gekeken wordt naar exploitatiekosten. Aanbeveling (speciaal voor pilots): maak communicatie niet alleen onderdeel van de afronding van een project, maar ruim ook plaats in voor inhoudelijke communicatie met geïnteresseerde professionals tijdens de uitvoering van de pilot. Een best practice of een succesverhaal kan vrijwel nooit simpel worden overgenomen of gekopieerd. Leereffecten voor anderen worden vooral bereikt door tijdens een project met hen van gedachten te wisselen over keuzes en dilemma s die zich onderweg voordoen. Archief 2020 kan ook daarbij ondersteuning geven. Praktische checklist Naast het cofinancieringsprincipe en de vier inhoudelijke criteria hanteert het programmabureau een praktische checklist voor het beoordelen van projectvoorstellen. Het voorstel: a) wordt ingediend door niet-commerciële partij(en); b) wordt (mede) gedragen door een of meer organisaties binnen de archiefsector; c) heeft het expliciete mandaat van betrokken overheden of biedt anderszins garantie dat de nodige capaciteit zal worden ingezet; d) voorziet in een gekwalificeerde 1 projectleider, een stuurgroep en gaat uit van een projectmatige aanpak en aansturing 2 ; e) beschrijft (technische) afhankelijkheden van andere projecten; 1 Conform kwaliteitsprofiel Rijk voor functiegroep projectleider 2 Een en ander conform PRINCE2 of soortgelijke systematiek. 2

3 f) is SMART geformuleerd en heeft een doorlooptijd van hooguit één jaar (eventueel met optie voor een vervolgproject); g) dubbelt niet met een project dat al is of wordt beproefd in het programma Archief 2020; h) past binnen de budgettaire kaders van het jaarlijks uitvoeringsplan; i) bevat een heldere begroting (ook wat betreft inzet van eigen mensen) en maakt de gevraagde stimuleringsbijdrage inzichtelijk. Bekostigingsvormen De programmamanager Archief 2020 beziet per situatie in overleg met de uitvoeringspartner(s) hoe de compensatie voor kosten het beste in goede banen te leiden. Hierbij kan worden gedacht aan de constructie publiek-publieke samenwerking 3, inkoop/uitbesteding (door het NA) maar ook bijvoorbeeld aan het regelen van extra capaciteit via detachering. De betaling van de overeengekomen bijdrage voor een decentraal project geschiedt bij voorkeur na voltooiing van het project. Dat is dus uiterlijk in het begrotingsjaar volgend op dat waarin een project is gestart. Beoordeling van projectvoorstellen Het programmabureau Archief 2020 kent geen subsidieregeling voor projecten. Daarom wordt hieronder beschreven hoe het proces van beoordeling van projectvoorstellen voor ondersteuning door Archief 2020 verloopt. De programmamanager Archief 2020 is verantwoordelijk voor de budgetverdeling van het programma. De algemene rijksarchivaris neemt het definitieve besluit over de door de programmamanager voorgestelde inzet van middelen Geïnteresseerden wordt aangeraden om reeds als een idee voor een project in ruwe vorm als voorstel is geformuleerd, contact te zoeken met het programmabureau. De contactgegevens staan in het colofon van dit document. 2. Als het voorstel volgens het programmabureau past binnen de programmadoelen, gaat de programmamanager met de initiatiefnemer(s) in gesprek. Daarin zal worden bekeken of het idee langs de lat van de inhoudelijke criteria kansrijk is. Zo zal de programmamanager willen ontdekken waar in het voorstel het element van synergie zit, wat de bruikbaarheid is van een product, etc. Hierbij kan de programmamanager zich laten ondersteunen door advies 5. Een belangrijk onderdeel van elk proefproject is een kennisagenda: welke specifieke kennis gaat het project opleveren, wat zijn de leerdoelen en hoe kan deze kennis het beste worden gedeeld? Een voorstel hoeft nog niet te zijn uitgewerkt tot een plan dat alle punten van de praktische checklist afdekt. Ook dat is een zaak van overleg. Daarbij wordt ook gekeken naar eventuele afhankelijkheid van andere projecten, en naar eventuele overlap of synergie met andere projecten, alsmede de budgettaire kaders. 3 Bij publiek-publieke samenwerking kan de bijdrage in de kosten vanuit budget Archief 2020 alleen worden aangewend voor compensatie inzet personeel (P-& M-kosten) van de partner. De partner mag van die gelden niet op de markt inkopen. Wel is toegestaan om personeel in te huren vanuit de markt om de inzet van eigen personeel op de opdracht / het project te compenseren. Tijdelijk aanstellen van (vervangend) personeel behoort ook tot de mogelijkheden. 4 De algemene rijksarchivaris is verantwoordelijk voor de besteding van de programmamiddelen die door de minister van OCW zijn toegekend en neemt een besluit in mandaat van de minister van OCW. 5 Hiervoor zijn het programmaberaad en convenantspartners aangewezen. In 2014 zal worden bezien of het nuttig is een onafhankelijke inhoudelijke adviescommissie voor de beoordeling en prioritering van projectvoorstellen in het leven te roepen. 3

4 Wanneer het een reeds gestart project betreft, waaraan Archief 2020 wordt gevraagd om bij te dragen, zal het hier beschreven beoordelingsproces alleen gericht zijn op de onderdelen van het project die relevant zijn voor het programma Archief Wanneer een voorstel voor ondersteuning is besproken zijn er twee mogelijkheden: het voorstel wordt ofwel in overweging genomen, ofwel afgewezen. Het voorstel wordt in overweging genomen als het voldoet aan de inhoudelijke criteria én als de programmamanager er vertrouwen in heeft dat de punten van de praktische checklist op termijn zullen zijn gerealiseerd. Dat betekent dat de initiatiefnemer zal worden gevraagd het voorstel nader uit te werken tot een projectplan. Hierbij kan het programmabureau vragen dat de initiatiefnemer verbinding legt met andere partijen, de focus bijstelt of andere aanpassingen aan het voorstel verricht. Afwijzing vindt plaats als er volgens de programmamanager geen reële mogelijkheden zijn om op basis van het voorstel tot een projectplan te komen dat past binnen het afwegingskader. Een afwijzing vindt altijd gemotiveerd plaats. Daar er geen sprake is van subsidieregeling, is er geen formele bezwaarprocedure tegen afwijzing van een voorstel. Kan de initiatiefnemer zich niet vinden in afwijzing van een voorstel, dan bestaat de mogelijkheid voor een gesprek met de programmamanager en de algemene rijksarchivaris, als eindverantwoordelijke voor de uitvoering van Archief De initiatiefnemer wiens voorstel in overweging is genomen krijgt dus huiswerk mee. Ook wordt gesproken over de mogelijke bekostigingsvorm voor een financiële bijdrage. Wanneer een projectvoorstel (zo nodig bijgesteld na overleg met de programmamanager) is uitgewerkt tot een projectplan conform het afwegingskader, wordt dit door de programmamanager nogmaals aan de hand van het afwegingskader getoetst. Daarbij wordt ook gekeken naar het financiële plaatje en met name naar aard en omvang van de bijdrage vanuit het programma Archief 2020 en de daaraan te verbinden voorwaarden voor rechtmatige besteding van die gelden. Voldoet het plan in alle opzichten, dan legt de programmamanager dit voor advies voor aan het Beleidsteam archiefconvenant. De programmamanager beslist vervolgens over acceptatie. Bij cofinanciering door Archief 2020 wordt afgesproken dat de programmamanager beoordeelt of de prestaties conform het projectplan worden geleverd. 5. Een projectplan wordt in uitvoering genomen in het jaar waarin dit is geaccepteerd, of het jaar daarop. Financiële ondersteuning vanuit Archief 2020 voor een project kan in de vorm van: betaling op nota s, accepteren van offertes, tijdelijke detacheringsovereenkomsten. De financiële ondersteuning door Archief 2020 wordt in beginsel niet in de vorm van een eenmalige bijdrage overgemaakt aan de uitvoerder (tenzij het gehele project beperkt blijft tot een enkele uitgave). De bijdrage kan zowel betrekking hebben op de inhoud van een project als op het proces daarvan. De programmamanager beoordeelt periodiek de voortgang van een project. Blijven prestaties uit, of blijven deze bij herhaling achter bij de planning, dan zal de programmamanager de betreffende projectleider en stuurgroep/opdrachtgever daarop aanspreken. In het uiterste geval zal de programmamanager de algemene rijksarchivaris adviseren om de ondersteuning van het project vanuit Archief 2020 per direct te beëindigen en reeds verstrekte bijdrage(n) terug te vorderen. 4

5 Kennisdeling in de uitvoering en rol programmabureau Het programmabureau staat gedurende de looptijd van een project niet op afstand, maar wil daar actief bij betrokken zijn en blijven. De contacten worden naar gelang het type project onderhouden door de (nieuwe) coördinator decentrale projecten en de coördinator landelijke projecten. Deze moeten ervoor zorgen dat kennisdeling en communicatie van initiatiefnemers/projectleider naar de archiefsector, specifieke stakeholders en andere geïnteresseerden zo effectief mogelijk verlopen. Dit met het doel leereffecten en implementatie van resultaten zo veel en zo breed mogelijk te laten renderen. Daarvoor wordt bij het begin van een project met de uitvoerende partijen een kennisagenda opgesteld, naast afspraken over communicatie. Daarin wordt op een rij gezet welke momenten, partijen en wegen van belang kunnen zijn om (tussen)resultaten te presenteren en te bediscussiëren. Een projectleider wordt bijvoorbeeld door het programmabureau gevraagd om deel te nemen aan een workshop of intervisiebijeenkomst, of een bijdrage te leveren aan de website. 5