Behorende bij de openbare aanbesteding Uitbesteding ICT-beheerdiensten van Veiligheidsregio Kennemerland

Transcriptie

1 NOTA VAN INLICHTINGEN, versie 4 Behorende bij de openbare aanbesteding Uitbesteding ICT-beheerdiensten van Veiligheidsregio Kennemerland Mevrouw, meneer, In aansluiting op bovengenoemde Europese aanbesteding, berichten wij u het volgende. Legenda Nota van Inlichtingen, versie 4 Nota van Inlichtingen, versie 3 Nota van Inlichtingen, versie 2 Nota van Inlichtingen, versie 1 Bij tegenstrijdigheid tussen antwoorden prevaleert het antwoord met het hoogste nummer. Haarlem, 19 december 2014 Mededelingen Nr. Bericht 1 In aanvulling op het gestelde in paragraaf van het Beschrijvend Document berichten wij dat de voorlichtingsbijeenkomst op woensdag 3 december 2014 tussen en uur zal plaatsvinden op het aangegeven adres in Hoofddorp. De bijeenkomst wordt gehouden in zaal 2.29 en 2.30 (kantine). Voor het overige geldt het gestelde in genoemde paragraaf. 2 De op 3 december 2014 gegeven presentatie is 5 december 2014 op gepubliceerd. Met betrekking tot het Beschrijving Document Nr. Vraag Antwoord 1 Pagina 6, paragraaf Het uitgangspunt voor toekomstige werkplekken is mobiel, tenzij. De toekomstige werkplek zal gaande weg het traject meer worden doorgevoerd nadat eerst is bepaald wat de nieuwe werkplek exact gaat inhouden. Voor dit moment geldt mobiel 1

2 Vanaf wanneer mag de toekomstige werkplek geïmplementeerd worden? 2 Pagina 6, paragraaf VRK stelt een aantal eisen aan toekomstige applicaties. Vanaf wanneer worden alle applicaties webbased geleverd? 3 Pagina 10,Paragraaf Wat betreft de aanschaf van de hardware voor werkplekken is de VRK gebonden aan recent uitgevoerde aanbestedingen, dit geldt ook voor server hardware en overige netwerkapparatuur. Wat is de looptijd van de aanbestedingen en zijn er afname verplichtingen? 4 Pagina 10,Paragraaf Huidige situatie Wat is de resterende afschrijving periode van de huidige hardware? 5 Pagina 10,Paragraaf Resume; Beheer Storage; Valt onder deze aanbesteding, is een lopend contract voor. Kan de VRK aangeven welke activiteiten vallen onder het huidige contract voor storage en tot wanneer dit contract loopt? 6 p9, Hoe waarborgt u dat bestaande leverende partijen geen voordeel hebben ten opzichte van nieuwe aanbieders? tenzij, maar hoe dit verder gaat worden ingericht moet nog worden uitgezocht. Van de Inschrijver wordt ter zake van dit vraagstuk expertise verwacht. Webbased is een in ieder geval een uitgangspunt voor NIEUWE applicaties. Of alle huidige applicaties ooit webbased zullen worden is nu niet te zeggen. Er geldt geen kwantitatieve afnameverplichting, maar wel een kwalitatieve (als er wordt besteld, dan moet dat wel bij de contractant gebeuren). Het contract loopt in ieder geval tot april 2017 met daarna de optie voor VRK om nog tweemaal met 1 jaar te verlengen. Beantwoording van deze vraag is niet relevant voor deze aanbesteding (er wordt geen hardware in eigendom overgedragen). De verplichting betreft het maken van back ups naar een extern datacentrum. Het contract loopt nog 1 jaar door. Dat partijen die eerder een opdracht bij VRK hebben uitgevoerd en/of partijen die op dit moment een opdracht bij VRK uitvoeren, al of niet vergelijkbaar met de opdracht die onderwerp van de aanbesteding is, mogelijk een kennisvoorsprong hebben is inherent en niet te voorkomen. 2

3 7 p10, U geeft een resume van de scope. Die is aanbieder echter niet helemaal duidelijk ten aanzien van de prijsstelling. Om een zo passend mogelijke aanbieding te kunnen doen verzoeken wij u per onderwerp (met extra aandacht voor de diensten die nu ingevuld worden door externe leveranciers) toe te lichten of deze in de all-in prijs/plafondprijs dienen te worden meegenomen/overgenomen of niet. Kunt u aangeven, indien de dienst overgenomen dient te worden, hoe hoog de kosten zijn? 8 p 9, Binnen Nederland gelden de 'mens volgt werk' regels conform TUPE. Kunt u aangeven of er sprake is van het overnemen van personeel? 9 p 6, U benoemt als uitgangspunt 'mobiel, tenzij'. Ziet u een tablet als een vervanging van een vaste werkplek? 10 p 5, De samenstelling en type van de gebruikers bepaalt mede de gebruikerswensen. Kunt u uw organisatie beschrijven b.v. met een organogram dat meer gedetailleerd is dan dat, van uw website. Daarnaast zijn we geïnteresseerd in de detailorganisatie van de brandweer, hoe zijn de diverse korpsen VRK zal uiteraard geen handelingen verrichten die verstoring van het level playing field bevorderen. Het resumé is ons inziens duidelijk genoeg. De dienstverlening die binnen scope is geformuleerd dient binnen de plafondprijs te vallen. Er is geen sprake van overname van personeel. In sommige gevallen kan een tablet een vervanging voor een vaste werkplek zijn. Bij mobiel moet echter ook aan laptops worden gedacht. Vragensteller wordt verzocht aan te geven waarom een meer gedetailleerd overzicht van de organisatie vereist is om een goed aanbod te kunnen doen, gelet op de bijzondere aanpak via prestatie-inkoop. Bij afdoende antwoord wordt deze vraag in de volgende versie van de Nota van Inlichtingen beantwoord. 3

4 opgebouwd qua personeel (verhouding vrijwilligers en vaste medewerkers ) 11 p 21, 4.4 U vraagt "een all-in totaalprijs", welke wij in de aanbiedingsbrief moeten vermelden. Inschrijver vraagt zich af hoe hij prijs efficiëntie door de jaren heen kan weergeven in één bedrag. Daarnaast is ons niet duidelijk hoe de prijs voor 'n' moet voldoen aan de eis dat de prijs per budgetjaar niet hoger mag zijn dan het plafondbedrag. Kunt u de gevraagde prijs toelichten? 12 p 22, 4.5 U spreekt in de eerste zin over een demo. Kunt u bevestigen dat een demo niet van toepassing is, of deze toelichten? 13 p 22, 4.5 Valt de rol van Contractmanager in uw optiek onder de sleutelpersonen die geïnterviewd kunnen worden? 14 p6, Volgt de veiligheidsregio het advies zoals gesteld in de RWO (Rijks Werk Omgeving, juli 2014). Zo ja, valt u onder categorie De verdere onderbouwing en verbijzondering van de prijsstelling is wenselijk, maar komt eerst in de concretiseringsfase aan de orde. Met n is de periode van de migratie bedoeld. Deze moet efficiënt en effectief worden uitgevoerd maar VRK wenst hiervoor geen termijn te stellen waarbinnen deze moet zijn uitgevoerd (dit wordt aan de expertise van de inschrijver overgelaten). Daarmee is de termijn niet reeds benoemd. De kosten voor 2015 bestaan uit kosten voor migratie en kosten voor beheer (exploitatie) deze mogen bij elkaar opgeteld in 2015 het aangegeven plafondbedrag niet overschrijden. In 2016 geldt een overeenkomstig uitgangspunt waarbij er echter voornamelijk kosten voor beheer worden verwacht. Hier is sprake van een erratum. De laatste zin van paragraaf wordt als volgt aangepast: Aan VRK kunnen geen kosten in rekening worden gebracht in verband met het uitbrengen van een offerte, eventuele aanvullingen c.q. verduidelijkingen daarop, de daarvoor uit te voeren werkzaamheden, het deelnemen aan interviews en het gedurende zes weken opstellen van een plan van aanpak. De eerste zin van paragraaf 4.5 is onjuist en komt te vervallen. Het is aan inschrijver om te bepalen wie hij als sleutelpersonen afvaardigt voor de interviews. Dit advies wordt door VRK niet gevolgd. VRK hanteert een volstrekt zelfstandig ICT-beleid en volgt geen andere beleidsopvattingen dan VERA. 4

5 werkplekken en telefonie, welke vrijheden heeft u daarin? Als u niet onder de categorie werkplekken en telefonie valt, waaronder dan wel? 15 P7 1,3,2 is de Servicedesk in scope van de uitbesteding 16 Presentatie. Tijdens de presentatie is gesproken over het veranderen van de rollen van de huidige beheer functionarissen kunt u dit toelichten? Bv. Beheerder X gaat in de toekomst de rol van service manager vervullen 17 p10, hier benoemt u dat tal van zaken zijn geüpgraded naar de heden ten dage geldende standaarden. Kunt u dit verder beschrijven. 18 p10, Bij het functionele deel beschrijft u dat een aantal elementen zijn uitbesteed aan derde partijen. Kunt u een overzicht van deze elementen en de betreffende partijen verstekken incl. de einddatum van het bijbehorende contract? 19 p31, 5.4 Deze vraag betreft het template voor de kwaliteitsdossiers. In onze ervaring blijkt de tabel de beschikbare ruimte voor ons antwoord flink te beperken. Wilt u partijen toestaan, de randen van de tabel te wijzigen. Dit in combinatie met de volgende opmaak: papierformaat A4, lettergrootte 10pt. Nee. Echter, de vragen steller wordt verwezen naar de zin in paragraaf 1.4.4: Het staat de inschrijver vrij om ook voor het onderdeel Servicedesk een advies dan wel ideeën aan te leveren (al of niet als Kans) hoe hier in de toekomst mee om te gaan. Omdat het technisch beheer onderwerp van de opdracht is zal de nadruk binnen VRK meer op functioneel beheer en contract- en leveranciersmanagement komen te liggen. Dit is verder een interne aangelegenheid binnen VRK. Hierover wordt in deze fase geen informatie verstrekt anders dan de informatie die reeds is opgenomen in Appendix 5.1 bij het Beschrijvend Document. In de concretiseringsfase komt dit nader aan de orde. Nee. De sjablonen dienen te worden ingevuld in de opmaak zoals ze zijn verstrekt, dus inclusief lettertype en lettergrootte. De marges voor kop- en voetteksten en zijmarges mogen eventueel worden aangepast maar de documenten dienen in portrait te worden gehandhaafd. Het is toegestaan voor (uitsluitend) de prestatieonderbouwing meer dan twee pagina s A4 aan te leveren (dit wijkt derhalve 5

6 20 p22, 4.6 Kunt u bevestigen dat de inschrijfprijs de all-in totaalprijs is? Kunt u bevestigen dat beide inclusief BTW opgegeven dienen te worden? 21 p9, Kunt u aangeven of de prijsstelling van de storage dienst (back-up) die door een externe partij wordt geleverd en waarvan de marktpartij de oplossing dient over te nemen, moet worden meegenomen in de all-in prijs/plafondprijs? Zo ja hoe hoog zijn deze kosten? 22 p9, Deze vraag betreft het beheer van de WAN omgeving. Bestaat dit WAN netwerk uit zowel het VRK netwerk als het gescheiden WIFI netwerk? Hoe is het beheer op dit moment ingeregeld? Wordt de WAN dienstverlening bij KPN en Ziggo/UPC afgenomen als een "bundled" dienstverlening (Verbinding + router)? 23 p11, In relatie tot de beschreven randvoorwaarde dat de VRK-werkplek geschikt moet zijn voor bellen en voic s. Hoe ziet de huidige telefonie omgeving eruit? Door welke partij wordt deze ingevuld en dient deze ook in beheer genomen te worden inclusief het overnemen van de beheerkosten? Zo ja, hoog zij deze (contractuele) kosten. 24 P6, Bij het laatste uitgangspunt wordt een verwijzing gemaakt naar punt We zien af van de eerdere gegeven instructie). De plafondprijs omvat alle in het Beschrijvend Document beschreven diensten die in scope van de opdracht zijn aangeduid en het plafondbedrag is inclusief BTW. Prijzen dienen om die reden inclusief BTW te worden opgegeven. Zoals duidelijk aangegeven valt het beheer van de storage binnen de scope van de opdracht (dus inclusief het maken van een backup naar een extern datacenter). Zie tevens de beantwoording van vraag 20. VRK beschikt over een VRK wan wat technisch in beheer is bij KPN en VRK beschikt over een apart Wifi netwerk waarvan de verbindingen technisch (de lijnen) in beheer zijn bij UPC/Ziggo en het functionele beheer is belegd bij een 3e partij. De aansturing qua beheer, voor alle partijen hierboven genoemd wordt uitgevoerd door een medewerker van de VRK. Het beheer van de telefonieomgeving (VOIP en traditioneel) is in beheer bij een medewerker va VRK, deze medewerker stuurt ook de leverancier van de telefooncentrale (KPN) aan. Het overnemen van deze zaken is geen onderdeel van de aanbesteding. Hier is sprake van een erratum. Er dient te worden verwezen naar paragraaf

7 dit punt echter niet terug komen in het beschrijvend document. Kunt u hier duidelijkheid over geven? 25 P20, 4.1 Om de objectiviteit in de beoordeling te vergemakkelijken dient binnen de methodiek Prestatie Inkoop de prestatie-onderbouwing door de opdrachtnemer anoniem geschreven worden. Kunt u dit bevestigen? 26 P20, 4.2 Om de objectiviteit in de beoordeling te vergemakkelijken dient binnen de methodiek Prestatie Inkoop het risicodossier door de opdrachtnemer anoniem geschreven worden. Kunt u dit bevestigen? 27 P21, 4.3 Om de objectiviteit in de beoordeling te vergemakkelijken dient binnen de methodiek Prestatie Inkoop het kansendossier door de opdrachtnemer anoniem geschreven worden. Kunt u dit bevestigen? 28 P21, 4.3 U wordt in dit kader in staat gesteld om een aantal extra s aan te bieden zonder dat dit van invloed is op een eventueel bijbehorende hogere prijs. Deze zin is ons niet duidelijk. Kunt u aangeven wat u bedoeld met zonder dat dit van invloed is op een eventueel bijbehorende hogere prijs? 29 P22, 4.5 Er wordt aangegeven dat direct na afloop van Nee, de leden van het beoordelingsteam zullen de offertes volstrekt objectief beoordelen. Nee, de leden van het beoordelingsteam zullen de offertes volstrekt objectief beoordelen. Nee, de leden van het beoordelingsteam zullen de offertes volstrekt objectief beoordelen. Dit betekent dat extra s binnen de plafondprijs moeten vallen. Zie de beantwoording van vraag 12. 7

8 de demo tevens de interviews plaatsvinden. Er wordt in het beschrijvend document verder niet gesproken over een demo. Kunt u aangeven wat deze demo inhoudt? 30 Pagina 10, paragraaf VRK heeft momenteel een viertal Servicedesk medewerkers, twee vaste beheermedewerkers, twee tijdelijke beheerders en een coördinator. Staan jullie open voor een overname van huidige ICT medewerkers (tijdelijk/vast) naar de nieuwe beheerorganisatie? Zo nee, moeten wij er vanuit gaan dat deze medewerkers na de aanbesteding in dienst blijven (tijdelijk en vast)? 31 Pagina 9, paragraaf Ervaren de huidige gebruikers problemen binnen de huidige ICT omgeving, en zo ja, wat zijn hiervan de belangrijkste ergernissen? 32 Pagina 9, paragraaf Ervaren de ICT beheerders problemen binnen de huidige ICT omgeving, en zo ja, wat zijn hierbij de belangrijkste problemen/zorgen? 33 Pagina 11, paragraaf Is de servicedesk van VRK op dit moment 24x7 bereikbaar voor de (alle) medewerkers? 34 Pagina 25, paragraaf Kan VRK een overzicht geven van de lopen support contracten op de hardware die momenteel in gebruik is, inclusief de leeftijd van deze hardware (bijv. NetApp, HP blade servers en Er is geen sprake van overname van personeel. VRK zegt geen antwoorden voor en beantwoordt deze vraag derhalve niet. Zie de beantwoording van vraag 31. Vragensteller wordt verwezen naar de beschrijving in paragraaf onder het kopje Functioneel deel van het ICTdomein. Hieruit blijkt dat de servicedesk op dit moment niet gedurende 24*7 bereikbaar is voor (alle) medewerkers. Zie de beantwoording van vraag 21. De storage in het huidige datacenter van VRK wordt in beginsel niet vervangen en vormt om die reden het uitgangspunt voor inschrijver bij het maken van zijn offerte. 8

9 netwerk apparatuur)? Of moeten wij er vanuit gaan dat alle hardware vervangen dient te worden? 35 Pagina 25, paragraaf Er wordt geen beschrijving gegeven van de faciliteiten van het data center van VRK. Kunnen wij aannemen dat het data center voldoet aan de eisen van VRK op gebied van noodstroom voorziening, koeling, brandveiligheid en toegangscontrole? 36 Pagina 10, paragraaf Beheer van de WAN omgeving valt onder de aanbesteding. Kan VRK inzicht geven in de looptijden van de contracten op de huidige WAN verbindingen, zoals vermeld op pagina 26 (paragraaf 5.1.2)? Hoe gaan jullie om met de kosten van de bestaande contracten t.o.v. het plafond bedrag? 37 NOTA VAN INLICHTINGEN, versie 2, vraag 4 Gegadigde past haar (migratie) planning graag aan op de bestaande situatie bij haar klanten. Gegadigde zou daarom in deze graag vernemen wat de resterende afschrijvingsperiode van de bestaande server/storage hardware is zodat gegadigde dit moment als milestone in haar planning op kan nemen. Kan de aanbestedende dienst, vanuit dit oogpunt, de vraag beantwoorden? 38 Beschrijvend Document pagina 10 Valt levering van het WAN binnen de scope van deze aanbesteding? Ja, dat mag worden aangenomen. Zie de beantwoording van vraag 22. Het overnemen van apparatuur valt vooralsnog buiten de scope van de opdracht en daarom is het niet zinvol deze vraag te beantwoorden. Nee, wel het beheer erop. 39 Beschrijvend Document pagina 22 / 4.5 Zie de beantwoording van vraag 12. 9

10 Waarvan en wanneer verwacht de opdrachtgever een demo? 40 pag ; Overzicht huidige ICTomgeving Wat is het aantal gebruikersaccounts dat gebruik maakt van de genoemde werkplekken en laptops? 41 pag ; Overzicht huidige ICTomgeving Kunt u inzicht geven in het aantal en type Microsoft licenties waarover VRK op dit moment beschikt? 42 Pag. 10, Huidige situatie Vallen de kosten voor de Microsoft licenties ook onder de aanbesteding en de plafondprijs? 43 Pagina 6, par1.3.1 In hoeverre wil men Mobiel tenzij... doorvoeren? Moet de gebruiker mobiel zijn, of het device mobiel zijn. Of anders beide? 44 Pagina 11, Par Staan de crisis werkplekken in één ruimte? Hoe moeten we de Plaats onafhankelijk interpreteren? 45 Pagina25, par Kunt u ook aangeven hoe de verdeling is van de werkplekken op de locaties 46 Pag 25, par ESX servers: Wat is de verwachte termijn dat de Windows Er zijn ongeveer gebruikersaccounts die gebruik kunnen maken van de VRK ICT-omgeving. Het leveren van licenties valt uitdrukkelijk niet binnen de scope van deze Europese aanbesteding. Dit geldt zowel voor werkpleksoftware (KA) als bedrijfsapplicaties. Zie de beantwoording van vraag 41. Dit betreft het device waardoor de gebruiker automatisch mobieler wordt. Let wel, dit kan uiteraard niet altijd. Nee, die staan in verschillende ruimtes en op verschillende locaties. Deel 2 van de vraag is ons niet geheel duidelijk. VRK hanteert voor dit project een aanpak die is gebaseerd op een aantal belangrijke uitgangspunten: een veilige, geproportioneerde en plaats- en tijd onafhankelijke toegang tot gegevens. VRK beschikt over tal van vestigingen waarbij het varieert van één werkplek tot een 400-tal werkplekken per vestiging, en allerlei aantallen daartussen. Zo snel als mogelijk. VRK is echter afhankelijk van de applicatie/database die hierop draait, of deze applicatie eruit 10

11 server 2003 wordt uitgefaseerd 47 pagina 28, par City GIS: Hoeveel voertuigen ontvangen updates en hoe is de verdeling over de locaties? 48 pagina 28, par Ademlucht: Op welk van de 42 locaties bestaat er een ademlucht op de werkplek? 49 Pagina26, par Hoe is Citrix ingezet. Published apps of published desktop 50 Pag 27, par Heeft er een rationalisatie van de applicaties plaatsgevonden? 51 Algemeen Wat is het aantal incidenten dat er per maand wordt gemeld bij de servicedesk? Zowel binnen als buiten kantoortijden? 52 Pagina 7 Wat is de visie ten aanzien van de regierol vanuit VRK, welke rollen spelen de gegeven functionarissen hierin? MER-ruimte Op welke wijze is de noodstroomvoorziening ingericht op de MER-locatie? MER-ruimte Voor welke applicaties is er een uitwijkvoorziening getroffen? En ja hoe ziet deze er dan uit? 55 Pagina 10 Kunt u een indicatie geven van de leeftijd van kan over of kan worden overgezet naar een nieuwe server. Dit antwoord volgt in de laatste versie van deze Nota van Inlichtingen (9 januari 2015) Op dit moment beschikt VRK over tien ademlucht werkplekken op vijf verschillende locaties. Published desktop. Nee, dit heeft nog niet plaatsgevonden. Buiten kantoortijden is dit minimaal tot zelfs 0 omdat de servicedesk buiten kantoortijden niet beschikbaar is. Tijdens kantoortijd varieert dit sterk, van 20 telefoontjes per dag tot een enkele keer 100 per dag hoewel dit laatste bijna niet meer voor komt. Deze vraag wordt op 9 januari 2015 beantwoord. Er is een no break aanwezig, deze schakelt na een half uur automatisch over naar een dieselaggregaat. De meeste bedrijfs-kritische applicaties zijn web based, draaien om die reden al extern. Aparte uitwijk is dus niet nodig. Voor de overige applicaties is geen uitwijk geregeld. Dit varieert van enkele maanden oud tot een paar jaar oud. Wellicht ten overvloede: de levering van alle apparatuur wordt 11

12 de server- en werkplekapparatuur? 56 Pagina 10 In hoeverre vallen het beheer van het LAN- en wifi netwerk binnen de scope van de aanbesteding? 57 Pagina 10 Het uitleveren van mobiele telefoons valt binnen de scope van het bestek, behoort daar ook registratie en bewaking abonnementen bij? 58 Pagina 10 In hoeverre valt de aanschaf en onderhoud van software binnen de scope van de aanbesteding? 59 Pagina 26 Waarom ligt er een separate 10Mb verbinding los van het KPN ONE netwerk? 60 NvI 28 U suggereert met de beantwoording op vraag 28, dat kansen binnen de plafondprijs moeten vallen. Inschrijver kan zich voorstellen dat u toch bedoelde dat de kansen buiten de plafondprijs vallen, zoals ook in de eerste alinea van paragraaf 4.3 van het Beschrijvend Document staat en verder beschreven is in de laatste zin van deze eerste alinea (tussen haakjes). Wellicht wilt u uw antwoord heroverwegen. door VRK zelf verzorgd op basis van bestaande raamovereenkomsten. Er bestaat vooralsnog geen voornemen om dit beleid te wijzigen. Het beheer van LAN/WAN valt binnen scope (alleen het beheer), waarbij VRK er wel vanuit gaat dat leverancier over middelen beschikt om het netwerkbeheer en monitoring uit te voeren. De levering van verbindingen is buiten scope. Het beheer van wifi zit onder contract bij een derde partij en valt buiten scope. Nee, puur en alleen het beheer van en het uitleveren van de devices. Dat valt buiten de scope. Vanwege de beheertaken heeft de leverancier uiteraard wel een adviesfunctie ter zake. Gelet op de scope van de opdracht, namelijk alleen de levering van beheeractiviteiten, lijkt deze vraag niet relevant. Bij vraag 28 is helaas een fout antwoord gegeven. Kansen die geld kosten vallen buiten het plafondbedrag en zijn als zodanig dus niet van invloed op uw prijsstelling. 61 NvI 11 en p11, en p14, In de De all-in prijs bestaat inderdaad in het eerste jaar uit de som 12

13 aanbiedingsbrief dient onder andere de all-in totaal prijs opgenomen te worden. Kunt u bevestigen dat deze prijs bestaat uit de som van de migratiekosten en de prijs voor de dienstverlening in jaar 1, jaar 2 en jaar 3? Indien dit niet het geval is, kunt u uw antwoord toelichten? van migratiekosten en de beheerkosten, en voor de jaren 2 en 3 uit de beheerkosten alleen. Onder migratiekosten wordt in dit kader verstaan het overnemen van de beheeractiviteiten en dus niet het overnemen van infrastructuur c.q. het ter beschikking stellen van infrastructuur door leverancier. U dient een vaste all-in prijs per jaar aan te bieden die per jaar gelijk zal zijn en het (jaarlijkse) drempelbedrag niet zal overschrijden. Schematisch samengevat: 62 NvI 11 en p22, 4.6 Deze vraag betreft de weging van de kwaliteitsdossiers. De all in totaalprijs lijkt te bestaan uit n+3 jaar services. De weging van de inschrijving vindt plaats op basis van de Prijs (all-in totaalprijs?) en kwaliteit obv 75% van het plafondbedrag. In de weging bij het bepalen van de EMVI is echter slechts met het plafondbedrag voor 1 jaar gerekend (met een max van ) om aftrek of bijtelling te bepalen. Hierdoor heeft de totaal prijs op de weging een 3x zo grote invloed als deze misschien zou moeten hebben. Graag uw reactie. 63 NvI 7 enp9, Het blijft de inschrijver onduidelijk wat nu precies de exacte scoop is van de te leveren dienst terwijl dit alles Totale kosten p/j beheerkosten ,- Jaar 1 Kosten inrichten beheer Jaar 2 Beheerkosten ,- Jaar 3 beheerkosten ,- De all-in prijs is de prijs per jaar. Zie beantwoording van 61. De Prijs is derhalve de plafondprijs per jaar. VRK wil naar een situatie waarbij alle beheerwerkzaamheden volledig zijn uitbesteed (er zijn dan geen eigen beheerders meer). Lopende contracten zijn voor de inschrijver gegeven 13

14 bepalend is voor de (plafond) prijs. Ook wordt niet voldoende duidelijk hoe om te gaan met de lopende contracten in de te leveren dienst en wat daarvan in de (plafond)prijs moet worden opgenomen. Ook is het verschil in (technisch/functioneel/operationeel) beheer en welke dienstverlening per beheeractiviteit wordt gevraagd is niet duidelijk. Wij verzoeken u nogmaals helder aan te geven wat de exacte scoop is, wat u onder beheer verstaat bij de verschillende onderdelen en welke dienstverlening u vraagt per onderdeel. Indien er diensten/oplossingen zijn waarvoor een huidig contract is die overgenomen kan/moet worden ziet de inschrijver hier graag een specificatie van contractsduur en kosten tegemoet. Als er beheeractiviteiten door VRK (medewerkers) blijft worden uitgevoerd zien wij graag een specificatie tegemoet op welke (beheer) diensten deze van toepassing zijn en of deze wel of niet binnen de scope van de opdracht en de (plafond) prijs vallen. 64 NvI 22, NvI 38 U schrijft als antwoord op vraag 22 over het WAN; De aansturing qua beheer, voor alle partijen hierboven benoemd wordt uitgevoerd door een medewerker van de VRK. en dat betekent dat alle software, hardware en verbindingen door derden worden geleverd aan VRK en om die reden in economisch eigendom blijven van VRK. U levert dus alleen beheerdiensten op infrastructuur die door VRK ter beschikking wordt gesteld. Er behoeven geen contracten te worden overgenomen. Voor backup heeft VRK een bestaand contract dat met een redelijke opzegtermijn kan worden beëindigd. Bij voorkeur levert inschrijver/contractant een backupdienst als onderdeel van zijn beheeractiviteiten. Hiervoor is dan wel een voorziening nodig van waaruit deze dienst kan worden geleverd. Op termijn overweegt VRK gebruik te maken van een datacentrum van de inschrijver/contractant. Dat is echter nu nog niet aan de orde en zal onderwerp van een major change zijn binnen het contract. Op dat moment maakt VRK een overweging om ook het ter beschikking stellen van hard- en software over te laten aan de dienstverlener. Deze change valt (uiteraard) buiten de plafondprijs. De huidige plafondprijs is gebaseerd op alle kosten die zijn meegerekend om de ICT-voorzieningen aan de VRKorganisatie ter beschikking te stellen. Gelet op de beperkte scope is dit plafondbedrag vrijwel zeker te hoog. Op dit moment wordt het plafondbedrag gerelateerd aan de scope. In het kader van de laatste versie van de Nota van Inlichtingen (9 januari 2015) zal het precieze plafondbedrag nader worden vastgesteld. Het beheer ter zake van het WAN bestaat uit de aansturing van de externe leverancier van het WAN bij incidenten. Onderdeel van het beheer is tevens het netwerkmanagement in bredere zin, gebruik makend van beheertooling van de inschrijver/contractant (dit doet VRK niet zelf). Kosten van 14

15 En in vraag 38, (vrije vertaling). Levering van het WAN valt niet binnen scope van de aanbesteding, het beheer er op wel. Wordt in de nieuwe situatie, het beheer van het WAN (mede) door de medewerker van VRK uitgevoerd of door gegadigde? Vallen de kosten van de huidige verbindingen + routers buiten de scope van deze aansteding en dus ook buiten de (plafond)prijs? verbindingen en routers vallen buiten de scope en daarom ook buiten de plafondprijs. Hoogachtend, Namens Veiligheidsregio Kennemerland Mr. J. Schuilenburg Emtio B.V. 15