Collectie Digitaal: born digital Eindrapport van het NCDD- project Collectie Digitaal N C D D. Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid

Transcriptie

1 Collectie Digitaal: born digital Eindrapport van het NCDD- project Collectie Digitaal N C D D Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid Den Haag, 8 september 2015 Charles Jeurgens, Chido Houbraken Nationaal Archief Koninklijke Bibliotheek Data Archiving and Networked Services Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Meertens Instituut NIOD Instituut

2 Colofon Projectnaam Projectleider(s) Contactpersoon NCDD - Collectie Digitaal Charles Jeurgens Chido Houbraken T chido.houbraken@nationaalarchief.nl Postbus LM Den Haag Onderzoekers/Auteurs J. Weterings / C. Houbraken Versie 0.4 Bijlage(n) 1 Pagina 2 van 60

3 Voorwoord Het voorliggende rapport beschrijft de resultaten van het project Collectie Digitaal: born digital. Dit project is uitgevoerd tussen april 2014 en juni 2015 in opdracht van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). Het is een van de samenwerkingsprojecten die zijn geformuleerd in de strategische agenda van de NCDD en het NCDD-programmaplan Het project maakt onderdeel uit van een reeks van projecten die de basis vormt voor de inrichting van een netwerk van landelijke voorzieningen voor duurzame toegang tot digitale informatie in Nederland. Het eindresultaat is tot stand gekomen in een nauwe samenwerking tussen het Nationaal Archief (Charles Jeurgens en Chido Houbraken), de Koninklijke Bibliotheek (Maaike Napolitano), Data Archiving and Networked Services (Valentijn Gilissen), het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (Hans van der Windt), de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (Karina de Jong), het Meertens Instituut (Douwe Zeldenrust) en het NIOD Instituut (Tim Veken). De projectleiding was in handen van het Nationaal Archief. Over de NCDD De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid is in 2008 opgericht door organisaties uit de publieke sector die de langdurige zorg voor digitale informatie in het publieke domein tot hun kerntaak rekenen. De NCDD fungeert als platform voor het delen van kennis en expertise en coördineert de ontwikkeling van een landelijk netwerk waarin de toegang tot digitale informatie van de publieke sector gegarandeerd is. Pagina 3 van 60

4 Inhoud Versiebeheer 5 Managementsamenvatting 6 1 Inleiding Aanleiding voor het project Collectie Digitaal Doelstelling Verantwoording van de werkwijze Leeswijzer 7 2 De digitale samenleving Hoe ziet de digitale maatschappij er uit? Aandachtspunten voor acquisitie 10 3 Interviews en vragenlijsten Inleiding Samenvattingen Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid DANS Koninklijke Bibliotheek Meertens Instituut Nationaal Archief NIOD Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Museum of the Image (MOTI) LIMA Conclusie 21 4 Best practices & lessons learned Inleiding Onderzoek Voorbeelden 24 5 Conclusies en aanbevelingen Algemene constateringen n.a.v. onderzoek Aanpak uitwerken scenario s Beslisboom Aanbevelingen voor vervolgprojecten/-onderzoeken 30 BIJLAGE 1: Vragenlijsten 31 Beeld en Geluid 31 DANS 35 Koninklijke Bibliotheek 40 Meertens Instituut 43 Nationaal Archief 48 NIOD 51 RCE 55 LiMa 58 Pagina 4 van 60

5 Versiebeheer Versie Datum Inhoud Auteur Verspreiding Opzet structuur rapport, H1 grotendeels geschreven, H2 opzet, H3 gereed (voor de benaderde instanties) H1 aangevuld, H2 ingevuld, H3 aangevuld met nieuwe gegevens, H4 en H5 geschreven, Bijlage 1 toegevoegd. J. Weterings C. Jeurgens, C. Houbraken C. Houbraken H4 en H5 verder uitgewerkt C. Houbraken Aanpassing van H5 n.a.v. de input van de Klankbordgroep op C. Houbraken C. Jeurgens, M. Ras C. Jeurgens, M. Ras, Klankbordgroep C. Jeurgens, M. Ras, Klankbordgroep Pagina 5 van 60

6 Managementsamenvatting Digitalisering leidt tot nieuwe vragen rondom het begrip collectie en collectievorming, vooral vanuit de bestaande infrastructuur, waarbij collectiebeherende instellingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer, behoud en beschikbaar stellen van hetgeen tot de collectie wordt gerekend. De problematiek rond acquisitie van digitaal materiaal komt niet uit de lucht vallen. Collectionerende instanties acquireren dat wat reeds bestaat. Hoe meer elementen van de maatschappij een digitale variant kennen, hoe groter het effect zal zijn op het acquisitiebeleid van de instanties. Dataficatie en virtualisering als maatschappelijke ontwikkelingen versterken dit effect. Allereerst is het van belang om bij alle digitale kunst- en cultuuruitingen in het achterhoofd te houden dat digitale data relatief vluchtig is. Dat kan zijn omdat de drager van de data niet langdurig houdbaar is, maar ook omdat de representatie zelf afhankelijk is van snel verouderende hard- en software. Dit betekent dat acquisitie van digitaal materiaal altijd enige tijdsdruk kent. De overvloed aan digitaal materiaal zal steeds meer leiden tot het maken van gedegen acquisitiekeuzes, in sommige gevallen al bij de creatie van het materiaal, zodat de acquisitie zelf gemakkelijker en wellicht geautomatiseerd uitgevoerd kan worden. Uit de reacties op de vragenlijsten en de gesprekken met de betrokken instellingen, blijkt dat de instellingen een duidelijk beeld, dan wel vrij duidelijke kaders hebben op basis waarvan collecties gevormd worden. De uitdagingen die ze voor zichzelf zien, zijn met name van technische en organisatorische aard en het achter lopen van de wet- en regelgeving (met name het gebruiksrecht binnen het auteursrecht) bij de maatschappelijke ontwikkelingen. Voor voorbeelden van best practices en lessons learned is gekeken naar initiatieven die zich (voor een substantieel deel) richten op acquisitie. Het onderzoek heeft zich alleen gericht op bestaande rapporten en literatuur. Afgaande op de conclusies uit de interviews, enquêtes en vooral de best practices is gekozen om te pleiten voor de ontwikkeling van een beslisboom voor de acquisitie van digitale objecten en concepten. Een rudimentaire fase van deze beslisboom is meegeleverd. Pagina 6 van 60

7 1 Inleiding 1.1 Aanleiding voor het project Collectie Digitaal Vanuit de bestaande infrastructuur - waarbij collectiebeherende instellingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer, behoud en beschikbaar stellen van hetgeen tot de collectie wordt gerekend zorgt digitalisering voor nieuwe vragen rondom het begrip collectie en collectievorming. De problematiek rondom digitale collectievorming valt grofweg uiteen in twee categorieën: aan de ene kant het digitaal maken van oorspronkelijk analoge collectie-onderdelen (digitaliseren) en aan de andere kant het verwerven en behouden van born digital materiaal (collectievorming). Samen vormen ze de digitale collectie van de instellingen. Dit project richt zich op born-digital materiaal, dat van oorsprong in digitale vorm gecreëerd is. Wanneer we ons beperken tot het born-digital collectievraagstuk, kunnen we vaststellen dat digitalisering in toenemende mate zorgt voor creatie en gebruik van informatie, wetenschappelijke gegevens, kunstuitingen, mediaproducten etc. in andere verschijningsvormen dan we van oudsher gewend zijn. De virtuele wereld is deels de reële wereld geworden. Dat levert ook nieuwe vraagstukken op voor collectiebeherende instellingen. Met andere woorden: wat betekent de digital turn voor de collectionerende praktijken van collectiebeherende instituten? 1.2 Doelstelling Het project moet het voor de collectiebeherende instellingen mogelijk maken om een beredeneerde en te verantwoorden keuze te maken met betrekking tot digitale collectievorming. Een keuze die is afgestemd op de collectievorming bij andere instellingen en binnen andere domeinen. De rol van enerzijds technische en anderzijds maatschappelijke (beleidsmatig, wettelijk, organisatorisch) randvoorwaarden zal hierbij belicht worden. 1.3 Verantwoording van de werkwijze Om in kaart te brengen hoe collectiebeherende instellingen momenteel omgaan met het verwerven van digitale collecties en de vraagstukken die er leven, zijn er vragenlijsten verstuurd naar de instellingen uit het projectteam. De antwoorden op de vragenlijsten zijn met de instellingen besproken. In een inhoudelijk projectleidersoverleg met de projectleiders van de andere NCDD-projecten is gebrainstormd over de vervolgaanpak van het project. Hieruit kwam naar voren, dat men vooral geïnteresseerd is in de vraag welke aspecten van de digitale samenleving nog niet of onvoldoende in beeld zijn binnen de verschillende domeinen. Zo werd het voorbeeld van videogames genoemd. De best practices en lessons learned zijn vooral gebaseerd op literatuuronderzoek en niet zozeer op basis van interviews. 1.4 Leeswijzer Hoofdstuk een is de hierboven geplaatste inleiding. Hoofdstuk twee, de digitale samenleving, is een wat meer beschouwend hoofdstuk op basis van literatuur en wat zo nu en dan in interviews en gesprekken ter sprake kwam. Het beoogt geen complete beschrijving te geven van de digitale maatschappij, maar stipt enkele punten aan die van belang zijn voor de context van het digitale acquisitiebeleid van collectionerende instellingen. Pagina 7 van 60

8 Hoofdstuk drie is de kern van het rapport. Hierin staan de samenvattingen van de enquêtes en interviews die uitgezet en gehouden zijn bij negen instellingen, gevolgd door een algemene conclusie. De best practices en lessons learned van hoofdstuk vier geven een kort, niet uitputtend overzicht van interessante cases in Nederland en daarbuiten. Verdere uitwerking van dit deel vindt plaats in de tweede fase van het onderzoek. Hoofdstuk vijf geeft enkele algemene constateringen, een voorstel voor een aanpak van de tweede fase van het onderzoek en aanbevelingen voor eventuele vervolgprojecten. Tot slot is er nog een bijlage met daarin per instelling alle antwoorden op de enquête. Pagina 8 van 60

9 2 De digitale samenleving De problematiek rond acquisitie van digitaal materiaal komt niet uit de lucht vallen. Collectionerende instanties acquireren dat wat reeds bestaat. Hoe meer elementen van de maatschappij een digitale variant kennen, hoe groter het effect zal zijn op het acquisitiebeleid van de instanties. 2.1 Hoe ziet de digitale maatschappij er uit? Er is nauwelijks nog een onderdeel van de maatschappij te noemen waar digitalisering (in een of andere vorm) geen grip op heeft gekregen. Van de medische wetenschap tot vermaak, van de auto-industrie tot communicatie, van landbouw tot wetgeving; overal wordt gebruik gemaakt van digitale technieken, digitale informatie en digitale representaties van die informatie. Deze digitalisering leidt tot steeds meer informatie. Het creëren en vastleggen van grote hoeveelheden informatie voor gebruik en hergebruik is gemakkelijker in digitale en geautomatiseerde vorm, dan het ooit was in papieren vorm. Gevolg is een versnelde dataficatie van de samenleving: het dataficeren van een verschijnsel houdt dan in dat het in een gekwantificeerde vorm gebracht wordt, waarin het systematisch kan worden vastgelegd en geanalyseerd. 1 Feitelijk is dit niets meer dan wat Kamerlingh Onnes een eeuw daarvoor al benoemde als door meten tot weten, met dit verschil dat het grootschaliger en sneller verwerkt kan worden. Door de relatief goedkope opslag van digitale data en big data technieken, leidt bovenstaande tot een data-overvloed en een hergebruik van data die nog niet eerder vertoond is. Digitalisering en ICT hebben eveneens een groot effect op ons dagelijkse, persoonlijke leven. We communiceren voor een groot deel digitaal, we werken digitaal samen, we luisteren onze muziek digitaal en we nemen digitale foto s en kijken ze vaak terug op een scherm in plaats van een afgedrukte vorm. Maar het gaat verder dan dat: steeds meer apparaten die gebruik maken van ICT en digitale informatie zijn een verlengstuk van onszelf geworden (met de smartphone als meest herkenbare voorbeeld) of nemen lichamelijke en cognitieve functies over (denk bijvoorbeeld aan de zelfrijdende auto van Google). De Europese Commissie vat het in haar OnLife Manifesto 2 als volgt samen: The deployment of information and communication technologies (ICTs) and their uptake by society affect radically the human condition, insofar as it modifies our relationships to ourselves, to others and to the world. The ever-increasing pervasiveness of ICTs shakes established reference frameworks through the following transformations: 1. the blurring of the distinction between reality and virtuality; 2. the blurring of the distinctions between human, machine and nature; 3. the reversal from information scarcity to information abundance; and 4. the shift from the primacy of entities to the primacy of interactions. Zo ook in de kunst en cultuur. De verdergaande digitalisering van de samenleving heeft onder andere geleid tot de opkomst van de elektronische cultuur (e-cultuur). De term wordt in Nederland vermoedelijk voor het eerst gebruikt in 1996 en in 2002 komt het Ministerie van 1 De Big Data Revolutie, blz. 114 (Viktor Mayer-Schönberger en Kenneth Cukier, 2013, Maven Publishing, Amsterdam). 2 (laatst geopend op 28 mei 2015) (laatst geopend op 28 (laatst mei 2015) geopend op 28 mei 2015) 4 (laatst geopend op 28 mei 2015) Pagina 9 van 60

10 OC&W met de Beleidsbrief ecultuur. 3 Kort gezegd gaat het over de relatie tussen ICT en digitale media enerzijds en de productie en consumptie van kunst en cultuur anderzijds. Door de intrede van digitale media in de kunst en cultuursector ontstonden nieuwe kunstvormen en nieuwe mogelijkheden voor de productie, presentatie en archivering van kunst- en cultuurproducten. Digitalisering (en ICT) verandert de wijze waarop we cultuur maken, verspreiden, bewaren en eraan deelnemen. 4 Gevolg is dat men rekening moet houden met kunst en cultuur dat wezenlijk andere verschijningsvormen kent dan men tot nu toe gewend was. Het kan bijvoorbeeld virtuele kunst zijn, waarbij mens en machine een moeten worden om het als persoon waar te nemen of beter gezegd, tot zich te nemen. 2.2 Aandachtspunten voor acquisitie Allereerst is het van belang om bij alle digitale kunst- en cultuuruitingen in het achterhoofd te houden dat digitale data relatief vluchtig is. Dat kan zijn omdat de drager van de data niet langdurig houdbaar is, maar ook omdat de representatie zelf afhankelijk is van snel verouderende hard- en software. Dit betekent dat acquisitie van digitaal materiaal altijd enige tijdsdruk kent. De overvloed aan digitaal materiaal zal steeds meer leiden tot het maken van gedegen acquisitiekeuzes, in sommige gevallen al bij de creatie van het materiaal, zodat de acquisitie zelf gemakkelijker en wellicht geautomatiseerd uitgevoerd kan worden. Uitgaande van de hierboven door de EU beschreven vier transformaties, is het van belang om het cultuurterrein en het thema waarbinnen de instantie acquireert, opnieuw onder de loep te nemen. Is er materiaal dat wel in het collectieprofiel past, maar niet wordt opgenomen met het huidige acquisitiebeleid? Is er een totaal nieuw thema ontstaan dat wel interessant is, maar niet beschreven is in het collectieprofiel? Moet en kan er samengewerkt worden met andere instellingen? Kan of moet een deel aan de maatschappij overgelaten worden? Samengevat zou acquisitie een taak kunnen worden (zijn!) die steeds sneller herijking behoeft en steeds verder naar voren schuift in het creatieproces. 3 (laatst geopend op 28 mei 2015) 4 (laatst geopend op 28 mei 2015) Pagina 10 van 60

11 3 Interviews en vragenlijsten 3.1 Inleiding Onderstaande beschrijvingen zijn gebaseerde op de door bevraagde instelling ingevulde enquêtes en geïnterviewde medewerkers van dezelfde instellingen. In een enkel geval is er alleen een interview afgenomen of alleen een enquête ingevuld. 3.2 Samenvattingen Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid Beeld en Geluid is het nationale audiovisuele geheugen van Nederland. Beeld en Geluid verzamelt voor AV professionals, scholieren, studenten en onderzoekers, culturele instellingen en het algemene publiek. Het instituut heeft een collectiebeleid waarin kaders voor acquisitie en selectie staan beschreven. De grondslag voor dit beleid ligt in de Mediawet, die bepaalt dat er een nationaal archief moet bestaan dat publiek audiovisueel erfgoed duurzaam beheert. Bij het verwerven van dit materiaal wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en analoog materiaal, aangezien acquisitie plaatsvindt op basis van inhoudelijke criteria. De wijze waarop de werken zijn vastgelegd (analoog en digitaal) doet doorgaans niet ter zake. Sinds 2007 acquireert Beeld en Geluid het born digital materiaal van de publieke omroepen digitaal. Tegenwoordig betekent dit dat er op jaarbasis 8000 uur TV en uur radio materiaal wordt gearchiveerd. Daarnaast legt Beeld en Geluid jaarlijks in twee weken (10 en 43) de integrale uitzendingen van Nederlandse radio en TV landelijke publieke en commerciële netten vast, en door het jaar heen wordt nog eens 500 uur materiaal van commerciële televisiekanalen vastgelegd. Beeld en Geluid verzamelt internetvideo (webonly content).de instroom van het digitale materiaal is een geautomatiseerd en continue proces. Dagelijks ontvangt het archief born digital materiaal: websitearchieven, fotobestanden, videomateriaal, audiomateriaal. Beeld en Geluid verzamelt materiaal van internet en commerciële omroepen op basis van eigen inzicht en opdracht. Beeld en Geluid is pilots gestart met verschillende omroepen om websites te archiveren en benadert daarnaast actief producenten van AV materiaal (denk aan documentaire producenten, onafhankelijke producenten, STER etc.) voor het verwerven van dat materiaal. Het collectiebeleid van Beeld en Geluid is afgestemd met EYE Filminstituut. Op inhoudelijk gebied zijn afspraken gemaakt om te voorkomen dat dingen dubbel gebeuren denk aan speelfilmmateriaal, animatiefilm en amateurfilm. Wanneer materiaal wordt aangeboden dat beter binnen de collectie van de ander past wordt doorverwezen. Beeld en Geluid voert daarnaast overleg over de acquisitie van amateurfilm en regionale televisie met NORAA (Netwerk organisatie audiovisuele archieven), LIMA (opvolger NIMk over videokunst), ROOS (Regionale omroepen) en met diverse archieven (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, over materiaal van regionale en lokale televisie) Beeld en Geluid is een cultuurhistorische instelling die het audiovisueel erfgoed dat uit historisch of cultuurhistorisch oogpunt van nationaal belang is verzamelt, conserveert, ontsluit en presenteert voor zoveel mogelijk gebruikers: AV professionals, scholieren, studenten en onderzoekers, culturele instellingen en het algemene publiek. Het AV materiaal uit de 20 ste eeuw is grotendeels veiliggesteld, de aanwas geschiedt voornamelijk in het digitale domein Beeld en Geluid is in 2013 begonnen met het actief archiveren van websites (omroepen, programma s, AV domein, mediahistorisch), in aanvulling Pagina 11 van 60

12 op wat reeds gebeurt, en als context bij AV items. Over webarchivering wordt afstemming gezocht met KB/NCDD. De knelpunten rond het documenteren van de digitale samenleving die Beeld en Geluid constateert, hebben vooral te maken met vraagstukken over het eigenaarschap/ auteursrecht (wie is de rechthebbende van het materiaal en wat mag er mee gebeuren?), de kosten voor de duurzame opslag en het beheer van het materiaal en de technische aspecten. Bij het produceren van born digital materiaal wordt archiveringsvraagstuk vaak niet meegenomen. De nieuwste formaten en software worden omarmd zonder dat archivering voor lange termijn is onderzocht. Omdat internetplatforms (YouTube, Vimeo) inmiddels zo n enorm aanbod verspreiden is de verwachting onder gebruikers groot. Nu tegenwoordig iedereen via internet kan uitzenden, is er in veel gevallen geen contact tussen producenten van AV media en Beeld en Geluid, waardoor het ook onmogelijk is om afspraken te maken over het bewaren of beschikbaar stellen ervan. Gezien auteursrechtelijke beperking kan Beeld en Geluid veel van het verzamelde digitale AV materiaal (en contextmateriaal) niet online verspreiden. Binnen speciale onderwijsplatforms kan Beeld en Geluid een groot deel aanbieden aan scholieren, studenten en onderzoekers. Met andere woorden: de knelpunten hebben niet zozeer te maken met de vraag wat er geacquireerd zou moeten worden. Wel ziet Beeld en Geluid een witte vlek op het gebied van acquisitie van social media. De aanpak hiervan staat nog steeds in de kinderschoenen, en er is ook geen gemeenschappelijk beeld over welke instelling wat zou moeten verwerven DANS DANS richt zich met name op de data vanuit de alfa en gammawetenschappen. Er is specifieke expertise aanwezig voor de Alfa- en Gamma-wetenschappen; de grootste collecties zijn de collecties voor Archeologie, Geschiedenis en de Sociale wetenschappen; daarnaast bevinden zich andere collecties uit diverse geesteswetenschappen en humaniora in het archief. Ook bezit DANS digitaal kaartmateriaal waaronder kaarten van het Kadaster; gescande en gedigitaliseerde historische volkstellingen en divers ander materiaal. Een bijzondere collectie zijn de interviews (oral history). Deze laatste zijn bruikbaar voor sociale wetenschappers, historici en taalkundigen, alsmede een algemeen publiek. Er zijn verschillende kaders, afspraken en beleidsregels van toepassing bij DANS. Voor de collectievorming is bij DANS in de eerste plaats de (nieuwe) strategie bepalend. Deze legt vast dat DANS zich primair richt op digitale onderzoeksgegevens uit de geesteswetenschappen en maatschappij- en gedragswetenschappen. Wetgeving is niet van toepassing. Wel zijn er enige sectorale afspraken. Met NWO is er een afspraak dat onderzoeksgegevens gecreëerd in door NWO gesubsidieerd onderzoek in principe bij DANS ondergebracht moeten worden. DANS heeft een bijzondere taak voor het beheer van de resultaten van archeologisch onderzoek in samenwerking met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Zo wordt in de landelijke regelgeving de deponering van archeologische onderzoeksdata bij DANS, na afronding van een project, verplicht gesteld. Daarnaast stelt DANS op technisch gebied eisen waaraan de databestanden moeten voldoen. Dit zijn minimumeisen op het gebied van bestandsformaten (preferred formats en metadata. DANS is uitsluitend een archief voor digitale onderzoeksdata. Het maakt daarbij echter niet uit of het gaat om een born digital bestand of een scan van een analoog document. Effectief zal gedigitaliseerd materiaal hetzelfde worden behandeld als born digital materiaal. In principe verwerven DANS en haar voorgangers al vijftig jaar born-digital bestanden. In het begin waren dat alleen sociaal-wetenschappelijke bestanden, later uitgebreid met de humaniora / Pagina 12 van 60

13 archeologie. Verwerving van digital-born bestanden is in principe (inhoudelijk) niet anders dan van analoge bestanden. Technisch zijn er uiteraard grote verschillen. De volgende type data is beschikbaar bij DANS: - (Opgemaakte) tekstbestanden (bijvoorbeeld rapporten, verslagen, metadata) - Foto s (bijvoorbeeld veldfoto s van sporen en profielen van een archeologische opgraving) - Tabulaire data en spreadsheets (bijvoorbeeld volkstellingen, (sociaal-)economische data, specialistische tabellen archeobotanisch onderzoek) - Databases (bijvoorbeeld historische handel, scheepsreizen, crimineel; archeologische veldlijsten: sporenlijsten, vondstenlijsten) - Statistische data (bijvoorbeeld sociaal-wetenschappelijke survey s, ecomisch-historische gegevens, lonen/prijzen) - GIS-materiaal (bijvoorbeeld kadastrale kaartbestanden; ge-georefereerde kaartafbeeldingen; raster grid hoogtekaarten) - CAD-tekeningen (bijvoorbeeld archeologische profieltekeningen) - Vector-tekeningen (bijvoorbeeld opgemaakte afbeeldingen voor publicaties) - 3D-materiaal (bijvoorbeeld gemodelleerde dynamische objecten) - Audio/Video bestanden (bijvoorbeeld interviews, in het bijzonder oral history) DANS is actief bezig met de acquisitie van nieuwe data. DANS streeft ernaar dit in toenemende mate met behulp van instellings- of organisatie-afspraken te doen. Acquisitie managers onderhouden bestaande relaties (community support) en zoeken nieuwe datastromen. Dit kan gaan via persoonlijke contacten tot het uitvoeren van acquisitiebeleid op organisatorisch niveau. Er vinden verkennende gesprekken plaats, er wordt voorlichting gegeven, workshops georganiseerd, cursussen gegeven, presentaties gehouden, maar ook grotere mailingen worden uitgezet. DANS neemt deel aan nationale en internationale dataprojecten; dit leidt ook tot nadere verwerving van gegevens. DANS is betrokken bij het sturen van nationale onderzoeksprocessen om data deponering een standaard onderdeel van wetenschappelijk onderzoek te maken: bijvoorbeeld door deponering als onderdeel van NWO-projectsubsidies via datamanagement contracten; erkennen van databronnen als wetenschappelijke referenties (gebruik van Persistent Identifiers). DANS heeft veel contact met andere instellingen en zal vaak op de hoogte zijn van eventuele dubbele deponeringen. Dit doet zich in de praktijk wel voor bij archieven en onderzoeksinstellingen. Sommige bestanden zijn zowel bij DANS als bij een archief (Nationaal Archief bijvoorbeeld) of een onderzoeksinstituut beschikbaar. Maar het wordt niet bijgehouden: het staat onderzoekers volledig vrij om hun gegeven zowel via DANS als via een andere instelling toegankelijk te maken. Wel is het zo dat DANS beschikt over het Data Seal of Approval en het daarmee gecertificeerd is als trusted repository waardoor niet alleen de toegankelijkheid maar ook de duurzaamheid gewaarborgd wordt. DANS ziet een witte vlek op het gebied van onderzoeksdata uit Life Sciences (inclusief medische data). Dit is een nog niet duidelijk terrein wat betreft onderbrenging (wie is er verantwoordelijk voor?). DANS is wel een partner in de discussies hierover. Er zijn afspraken binnen de RDNL (Research Data Netherlands). Deze betreffen vooral de taakverdeling tussen DANS (geesteswetenschappen en humaniora) en 3TU.Datacentrum (exacte en technische wetenschappen). Voor sommige beta data, bijvoorbeeld data uit de sterrenkunde, zijn andere, soms internationale, repositories beschikbaar. DANS werkt samen met het 3TU.Datacentrum (Technische Universiteiten van Twente, Eindhoven en Delft) waarbij DANS en 3TU als twee lokketten direct klanten naar elkaar kunnen doorverwijzen. DANS ziet als verantwoordelijkheid voor zichzelf het in kaart brengen wat voor soort data binnen welke wetenschappelijke disciplines wordt gebruikt; daarnaast: Pagina 13 van 60

14 - bevorderen van zoveel mogelijk Open Access tot onderzoeksdata en wetenschappelijke publicaties - bevorderen van lange termijn bewaring van relevante onderzoeksdata - wat voor bestandsformaten en significant properties (kenmerken en eigenschappen van bestanden) binnen specifieke disciplines in gebruik en/of van belang zijn. Zoals hierboven aangegeven zijn er voor enkele belangrijke wetenschappelijke disciplines (nog) geen goede en duidelijke infrastructurele voorzieningen: life sciences, medische data. Informatie die uitsluitend via websites beschikbaar is wordt niet of onvoldoende verworven. Daarnaast onderkent DANS met name technische knelpunten: datasets/collecties zijn vaak voorzien van onvoldoende inhoudelijke bestandsmetadata. Voor elk bestand zou beschreven moeten worden waar dit bestand voor bedoeld is (wat de inhoud is) om het herbruikbaar te houden. Het bewaren en beschikbaar stellen is voor wetenschappelijke onderzoekers geen core business ; zij krijgen hier ook geen credits voor. Dat levert de volgende problemen op: - data op de harde schijf van de onderzoeker of universiteit zijn niet duurzaam opgeslagen, - onderzoekers willen zelf vaak nog iets met de data doen voordat een ander ermee aan de haal gaat. - er is een gebrek aan tijd en geld om tot goede selecties/samenstelling van de dataset te komen en deze voldoende te documenteren. - angst om veel werk op de hals te halen, of te weinig digitale kennis. - afwachtende houding, volgende onderzoeksproject loopt vaak al. DANS werkt aan een front office/back office model op met enkele universiteiten. De onderzoeker heeft contact met het front office wat bij de universiteitsbibliotheek ondergebracht is en deze verwijst door naar DANS voor de duurzame opslag. Relaties: - DANS is lid van de NCDD (nationaal) Digital Preservation Coalition (DPC) met andere instellingen die omgaan met digitale collecties. - DANS is aangesloten bij de RDA (Research Data Alliance), APARSEN - DANS is onderdeel van drie Europese e-infrastructuren die ieder voor hun eigen discipline digital-born data beheren: CESSDA (sociale wetenschappen), CLARIN (taalkunde), DARIAH (humaniora). - DANS neemt deel in diverse nationale en internationale projecten, waarin contacten worden gelegd met andere instellingen. CLARIAH, ARIADNE, EHRI zijn enkele voorbeelden. - DANS heeft een goede relatie met het Britse Archaeology Data Service (ADS). Het archeologisch e-dopt bij DANS is opgezet met als voorbeeld het ADS; andersom heeft het ADS ook inspiratie van DANS opgedaan, zoals het aanbieden van een self-deposit service. - Het hierboven genoemde e-depot Nederlandse archeologie is een samenwerkingsinitiatief van DANS en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). DANS werkt samen met de RCE om de gegevens nader te ontsluiten Koninklijke Bibliotheek De KB heeft een collectiebeleidsplan waarin beschreven is wat wel en niet wordt opgenomen. Dit is een wettelijke taak, die voortvloeit uit de Bibliotheekwet. De KB verzamelt primair alle publicaties uit en over Nederland (Nederland Collectie). Daarnaast verzamelt de KB ook een aantal bijzondere collecties, waarvoor de selectiecriteria deels buiten de Nederlandse grenzen vallen. Tot slot biedt de KB toegang tot een grote set (voornamelijk digitale) publicaties: de Context- en Referentiecollectie, die dient om de Nederlandse geschiedenis, taal en cultuur in brede internationale samenhang te kunnen bestuderen. De KB heeft een voorkeur voor verwerving van digitale publicaties (born digital) boven fysieke publicaties; mits deze digitale publicaties aan bepaalde randvoorwaarden voldoen. Focus ligt Pagina 14 van 60

15 op boeken, kranten, tijdschriften en overheidspublicaties. De KB heeft een digitaal magazijn waarin born digital materiaal van een aantal uitgevers wordt geladen. De KB is voor aanlevering van materiaal afhankelijk van de werkprocessen van uitgevers. Aansluiting van nieuwe digital born collecties is maatwerk. Het blijkt zeker voor kleine uitgevers vaak niet haalbaar om te voldoen aan de technische duurzaamheidseisen. Diversiteit (ook als gevolg van wijzigingen in werkprocessen van al aangesloten uitgevers) moet aan de kant van de KB worden afgevangen. Dit komt beheersbaarheid niet ten goede en brengt op lange termijn duurzaamheidsrisico s met zich mee. In de werkpraktijk blijkt het dus lastig om doelstellingen van het collectiebeleidsplan te realiseren. In toenemende mate wordt alleen digitaal uitgegeven en is opname van een fysiek exemplaar geen alternatief meer. Bij het failliet gaan van uitgevers bestaat een reëel risico op gaten in de Nederland Collectie. Met name door het maken van samenwerkingsafspraken met individuele uitgevers en de koepelorganisatie voor uitgevers (NUV). In samenwerking met de Universiteitsbibliotheken is Delpher ontwikkeld als centrale full-tekst toegang op gedigitaliseerde boeken, kranten en tijdschriften. Delpher wordt gevoed vanuit een centrale (KB)infrastructuur. De wens van een aantal UB s is om op de wat langere termijn geen eigen infrastructuur meer in de lucht te houden voor opslag, en beschikbaarstelling van dergelijke collecties. Op termijn is het de ambitie om gedigitaliseerde collecties toe te voegen aan de centrale infrastructuur. Dit vergt echter een kostbare conversieslag. Momenteel loopt een haalbaarheidsonderzoek om samenwerking uit te breiden met bijzondere collecties die niet full-tekst doorzoekbaar zijn. Digitalisering van collecties die worden ontsloten via Delpher loopt voornamelijk via conserveringsprogramma Metamorfoze en public-private partnership (Google/Proquest). Ook DBNL wordt de komende jaren op de centrale infrastructuur aangesloten. Voor Born Digital boeken, kranten en tijdschriften is nauwelijks sprake van overlap. Er vindt slechts beperkt collectievorming plaats door andere instellingen. Webarchief: de KB streeft voor het webarchief geen volledigheid na. Dit is praktisch niet haalbaar. Voor het webarchief vindt op uitvoerend niveau (beperkt) afstemming plaats met andere instellingen die ook websites verzamelen om een zo representatief mogelijke selectie te harvesten. De KB heeft een wettelijke taak om publicaties duurzaam te bewaren. Dit is onafhankelijk van de vorm waarin deze verschijnen en geldt dus ook voor het digitale domein. Websites en uitingen op sociale media vallen ook onder de definitie van publicatie. Om praktische redenen streven we niet naar volledigheid, maar beperken we ons tot een selectie uit het Nederlandse domein. Deze selectie kan zowel op leveranciersniveau (per uitgever of aanbieder) als op het niveau van de individuele publicatie plaatsvinden. De principes waarop deze selectie wordt gebaseerd zijn de representativiteit dan wel uniciteit, de informatiewaarde, de mate van gebruik, en efficiency en kosten Meertens Instituut Het Meertens Instituut heeft in het Collectieplan, dat loopt in de periode , het beleid inzake de collectie beschreven 5. Binnen de kaders om zaken al dan niet in de collectie op te nemen, staat er dat de te verwerven publicaties, (digitale) collecties en archieven relevant moet zijn voor het lopend of toekomstig onderzoek aan het Meertens Instituut. Dat gaat tevens op voor het digitaliseren materiaal 6. In het Onderzoeksplan van het Meertens Instituut, dat eveneens loopt van 2013 tot 2018, staat welke onderzoeksthema s relevant zijn Idem, blz Pagina 15 van 60

16 Daarnaast heeft het Meertens Instituut in het kader van het Open Access en Digitale Duurzaamheidsbeleid van de KNAW 8 een datanotitie (zie het collectieplan bijlage 9.4). In die datanotitie staat o.a. dat bij elk nieuw te starten onderzoek in het onderzoeksplan moet zijn vastgelegd hoe om gegaan moet worden met de data die in het project zijn gemaakt of verzameld. Aan het einde van het project zal bepaald worden welke onderzoeksdata waar gearchiveerd zullen worden. Ten slotte heeft het Meertens Instituut ook een Data Seal of Approval met daarin eveneens punten die relevant voor het beleid zijn 9. In de werving maakt het instituut daar geen onderscheid in. In de verwerking wel (opslag etc.). Overigens verwacht het Meertens Instituut dat de toestroom van digital born collecties zal toenemen. Dat gaat volgens het beleid. Er ontstaan wel knelpunten bij het verwerven van het materiaal, het wegwerken van de achterstand en de kosten van de opslag. De eerste twee knelpunten worden in 2015 concreet aangepakt (middels een apart project). Inzake het derde punt is een verkenning uitgevoerd en zijn maatregelen getroffen. De collectie bestaat uit: - Audiomateriaal - Scans - Databases - Tekstbestanden - Digitale uitgaven (boeken etc.) - Beeldmateriaal (stilstaand en bewegend) Het Meertens Instituut heeft een audiostudio waar opnames worden gedigitaliseerd. Men ontvangt regelmatig verzoeken om audio te digitaliseren. Dit wordt gehonoreerd als het in dienst staat van het onderzoek en op voorwaarde dat het ook voor de onderzoekers bij het Meertens Instituut toegankelijk is en in de collectie opgenomen kan worden. Verder is er een samenwerkingsverband met het Nederlands Dagboekarchief. Nu zijn de dagboeken nog op papier, maar dat zou ook digitaal kunnen worden. Binnen het beleid wordt gekeken of een collectie die wordt aangeboden reeds elders is, bijvoorbeeld in de aanschaf van boeken en tijdschriften. Buiten de boeken en tijdschriften is het digitale en analoge collectiemateriaal van het Meertens Instituut grotendeels uniek. In de evaluatie van de collecties van het Meertens Instituut beoordeelde een internationale commissie de kwaliteit, relevantie, vitaliteit en de productiviteit van de collecties als zeer goed. De evaluatiecommissie voegde daaraan toe dat de collecties door onderzoekers in en buiten het instituut worden beschouwd als een waardevolle en onmisbare bron. Het Meertens Instituut heeft geen afspraken gemaakt over welke collecties door welke instellingen verworven zouden moeten worden. In projecten zoals CLARIN wordt wel het e.e.a. inzake de toegang tot collecties geregeld. Verschillende groepen in de samenleving kunnen gebruik maken van de collecties van het Meertens Instituut. Het heeft naast een belangrijke wetenschappelijke missie, een daarvan afgeleide maatschappelijke verantwoordelijkheid die zich vertaalt in beleid dat op de verschillende doelgroepen is toegespitst: op de onderzoeksgemeenschap, op studenten en op de geïnteresseerde leek Zie collectieplan, blz. 27 Pagina 16 van 60

17 Witte vlekken ontstaan in de vorm van als digitale brieven en sociale media, vooral met betrekking tot digitale foto s en bewegend materiaal. Niet in alle gevallen is dit een witte vlek. Zo worden bijvoorbeeld tweets inmiddels bewaard door het Amerikaanse Library of Congress. Voor een onderzoeker kan het van belang zijn (digitaal) onderzoeksmateriaal af te schermen tot na publicatie. En zelfs na publicatie kan het zijn dat een onderzoeker het materiaal nog langer (bijv. voor eventuele toekomstige publicaties) wil afschermen. Dat maakt de overdracht soms complex. Daarnaast kan het zijn dat een onderzoeker afspraken heeft gemaakt met de personen die voorkomen in het materiaal. Ook dan kan de overdracht problematisch zijn. Ook de eigendomsverhoudingen kunnen complex liggen en dat kan verwerving ingewikkeld maken Nationaal Archief Als 'nationaal geheugen' beheert het Nationaal Archief de archieven van de landelijke overheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). Daarnaast beschikt het Nationaal Archief over een grote collectie foto's en historische kaarten. De geschiedenis van het Nationaal Archief begint in 1802, wanneer voor het eerst een archivarius der Bataafsche Republiek wordt benoemd in de persoon van Hendrik van Wijn. Sindsdien heeft het Rijk de zorg voor de archieven tot zijn verantwoordelijkheid gerekend. Nadat in 1890 het laatste provinciaal archief was omgezet in een Rijksarchief, werd het landelijke 'Rijksarchief te 's-gravenhage' vanaf 1913 aangeduid als Algemeen Rijksarchief. In de periode werden de provinciale rijksarchieven verzelfstandigd tot Regionale Historische Centra. Alleen het Algemeen Rijksarchief zou als nationale archiefinstelling overblijven, zodat besloten werd om met ingang van 4 juni 2002 de naam te wijzigen in Nationaal Archief. Meer dan 95% van de verwerving wordt bepaald door de Archiefwet Daarnaast speelt het acquisitieprofiel particuliere archieven een rol. Het collectieprofiel voor particuliere archieven wordt wel aangeduid als "archieven van de macht": archiefvormers die een nationale functie van enige importantie vervullen of hebben vervuld. Verder worden aanvullingen geaccepteerd op archieven die eerder verworven zijn toen het collectieprofiel veel breder was. Verwerving van archieven van de rijksoverheid loopt altijd via het Nationaal Archief. Bij aanbod van particuliere en overheidsarchieven dat niet binnen het collectieprofiel passen, wordt altijd verwezen naar andere overheids- of categorale archiefinstellingen waar de aangeboden archieven volgens de specialist van het Nationaal Archief goed of beter op hun plaats zijn. Verder kan het gebeuren dat informatie zowel bij het Nationaal Archief als bij een andere erfgoed- of collectionerende instelling opgenomen wordt, omdat het een ander doel dient in de verschillende instellingen. Op het gebied van born digital materiaal is daar nog weinig ervaring mee, maar het kan betekenen dat het verschil in doel voor acquisitie tot andere beheersmaatregelen bij de verschillende instellingen leidt. De doelgroepen van het Nationaal Archief zijn de (voormalige) archiefvormers, de rijksoverheid zelf en iedereen die archieven wil raadplegen; zowel voor historisch geïnteresseerden als de recht- en bewijszoekende burger. Het Nationaal Archief heeft nadrukkelijk aandacht voor het documenteren van de samenleving. Alhoewel niet specifiek gericht op de I-samenleving, biedt de Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd (Belangen in Balans) 11 een aantal mogelijkheden om ontwikkelingen in de samenleving te waarderen voor acquisitie. Met name de Hotspot-monitor is hier geschikt voor. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Het doel van de periodieke hotspot-monitor is om er voor te zorgen dat de archiefbescheiden die 11 Pagina 17 van 60

18 betrekking hebben op hotspots in de samenleving worden aangewezen voor blijvende bewaring. De hotspot-monitor resulteert in de identificatie en selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Daar vallen dus ook uitingen onder die specifiek zijn voor de I-samenleving. Het Nationaal Archief heeft nog geen beeld van de aspecten die nu niet of onvoldoende geacquireerd of gedocumenteerd worden. Het Nationaal Archief maakt geen onderscheid tussen analoog en digitaal materiaal. Het proces van verwerven van digitaal archief is wel anders dan dat van papieren archief. Het beleid is in de eerste plaats vastgelegd in het Toekomstplan van het Nationaal Archief, waarvan de focus bijna volledig op het verwerven van born digital archieven ligt. Het Nationaal Archief wil daarvoor zoveel mogelijk vóóraan in de keten zitten, bij de creatie van het document. In 2014 zijn de eerste stappen gezet voor verwerving van born digital materiaal van departementen, de Provincie Zuid-Holland en een particulier archief (grofweg de drie leveranciers van archiefmateriaal bij het Nationaal Archief). Dit is in de vorm van pilots gegaan. Medio 2015 hoopt het Nationaal Archief de inname-kant van een e-depot draaiend te hebben en eind 2015 moet ervaring opgedaan met het nieuwe proces van verwerven. Als het digitale object werkproces-gebonden informatie 12 bevat, is het een archiefstuk. Het Nationaal Archief maakt dan ook geen onderscheid tussen de verschillende objectvormen. Alles dat gedefinieerd kan worden als archiefbescheiden kan deel uit maken van een verwerving. Het Nationaal Archief overlegt met andere collectiebeherende instellingen over de wijze waarop dat het beste kan. Het Nationaal Archief ziet het niet rekening houden met de overdracht van archieven bij de archiefvorming als groot knelpunt. Dat maakt dat born digital materiaal meestal niet in goede (duurzame), geordende en toegankelijke staat kan worden overgebracht. Zonder nabewerking kan de duurzaamheid en toegankelijkheid niet worden gegarandeerd NIOD In 1945 kreeg van NIOD opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen om geschriften, drukwerk, kaarten, afbeeldingen en andere bescheiden en voorwerpen te verzamelen, deze te ordenen en aan de hand daarvan publicaties te doen verschijnen. Het Collectieplan geeft uitvoering aan het Strategisch beleidsplan NIOD/CHGS Het beschrijft de samenstelling en de positionering van de collecties en formuleert de ambities voor de verwerving, het beheer, de toegankelijkheid en het gebruik. De dienstverlening van het NIOD richt zich op professionele gebruikers (onderzoekers, studenten, journalisten, docenten, opiniemakers en medewerkers van verwante instellingen), particulieren met vragen over hun eigen verleden of dat van hun familieleden of met algemeen historische en/of maatschappelijke belangstelling, overheidsinstellingen en andere organisaties in Nederland en daarbuiten. Acquisitie heeft tot doel het verwerven van historische documenten en studies over de Jodenvervolging en de Tweede Wereldoorlog in Nederland en voormalig Nederlands-Indië en de opname van onderzoeksdata als integraal onderdeel van de collecties. De verbreding van de onderzoeksagenda naar het domein van oorlog, Holocaust en genocide vraagt om een verbreding van het acquisitiebeleid. In het Collectieplan wordt in principe geen onderscheid gemaakt tussen analoge en digitale collecties; net zo goed als papieren documenten, worden digitale bestanden verworven, beheerd en beschikbaar gesteld. Uitgangspunt is dat het verwerven van nieuwe archieven en collecties binnen het domein van oorlog, Holocaust en genocide in de 20ste en 12 Dan wel bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, zoals art. 1-c-1 van de Archiefwet 1995 stelt. Pagina 18 van 60

19 21ste eeuw het wetenschappelijk onderzoek zal stimuleren en de positie als kenniscentrum zal versterken. Digitalisering wordt als collectievorming beschouwd omdat de eindproducten net als fysieke objecten duurzaam opgeslagen en toegankelijk gemaakt moeten worden. Digitale onderzoeksdata waarop publicaties zijn gebaseerd, worden duurzaam opgeslagen. Voor onderzoeksdata die niet hebben geleid tot een publicatie, geldt dat door het NIOD wordt afgewogen of opslag wenselijk is. Uitgangspunt is dat onderzoeksdata duurzaam worden opgeslagen in DANS-EASY. Bij externe samenwerkingsverbanden kan een andere repository worden gekozen. Onderzoeksdata worden bij voorkeur direct nadat de dataset compleet is, of uiterlijk bij afronding van het onderzoek gedeponeerd in een repository en zijn in principe meteen onder open access beschikbaar. Restricted access is mogelijk als er beperkingen zijn vanwege de Wet Bescherming Persoonsgegevens of openbaarmaking afspraken schendt of de onderzoeker restricted access wenselijk acht vanwege een vervolgpublicatie. In het geval van restricted access wordt altijd een datum vastgelegd wanneer de onderzoeksdata onder open access beschikbaar komen. Begin 2011 is het beleid voor open access en digitale duurzaamheid voor de KNAWonderzoeksorganisaties vastgesteld. In de Datanotitie 2012 beschrijft het NIOD de instituutspecifieke invulling van het KNAW-beleid voor open access en digitale duurzaamheid van onderzoeksdata. Onderzoekers dienen in nieuwe onderzoeksplannen in een dataparagraaf op te nemen welke onderzoeksdata zij zullen produceren en hoe zij hiermee omgaan. Bij de acquisitie houdt het NIOD rekening met het beleid van o.a. het NIMH en de diverse oorlogsmusea verenigd in de actie Niet Weggooien! Er bestaat geen formele afstemming met bibliotheken, maar men kent elkaars acquisitieprofiel en houdt daar rekening mee bij de eigen acquisitie. Er is een strategische alliantie gesloten met het Nationaal Archief voor de verwerving van het archief van het Joegoslavië Tribunaal en oorlogsgerelateerde particuliere archieven over de periode Er zijn geen specifieke afspraken met andere instituten over born digital collecties. Het risico zou kunnen bestaan dat het NIOD informatie over het hoofd ziet, doordat het geen onderscheid maakt tussen analoge collecties en digitale collecties. Het NIOD hecht belang aan de authenticiteit en de integriteit van de informatie hierin. De kennis en inspanning nodig voor duurzaam beheer van digitale informatie worden gezien als een knelpunt Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed De RCE is bevraagd als ware het een collectionerende instelling, maar is dat niet. Daardoor is de opbrengst van de vragenlijst en het interview ten aanzien van de onderzoeksvraag niet geheel relevant. Er wordt wel een en ander verzameld voor de bibliotheek maar dat is een ondersteunende functie voor de eigenlijke opdracht van de RCE. De antwoorden op de vragen hebben hoofdzakelijk betrekking op die bibliotheekfunctie. Er is geen vastgesteld collectie- of acquisitieplan, maar er zijn wel kaders waarbinnen de RCE verzamelt: Er is een nationale collectie op het gebied van monumentenzorg, archeologie, cultuurlandschap en roerend erfgoed. Bij tijdschriftabonnementen is de stelregel: digitaal gaat voor analoog. Foto s worden alleen nog digitaal opgenomen, via de beeldbank. Beleid is niet echt vastgelegd. Veel gaat pragmatisch. Voor archeologische rapporten is er ook een duidelijke workflow: archeologische opgravingsbedrijven zijn wettelijk verplicht hun rapportage digitaal aan te leveren bij de RCE en moeten hun archeologische rapporten uploaden naar Archis (De naam Archis staat voor Archeologisch Informatiesysteem. Archis is een databank waarin allerlei gegevens over archeologische vindplaatsen en terreinen vanaf de Prehistorie tot de Nieuwe Tijd in Nederland zijn opgeslagen.) Pagina 19 van 60

20 Het verzamelen van born digital staat toch nog wel in de kinderschoenen. In een intern onderzoek wordt gekeken naar de toekomstige functie van de bibliotheek. In dat onderzoek wordt ook nagedacht over samenwerkingsverbanden met anderen. Knelpunten worden gezien bij het Auteursrecht (in hoeverre mag iets beschikbaar worden gesteld?) en de techniek (is het materiaal over een aantal jaren nog te gebruiken? Is het platform/software nog beschikbaar/up-to-date?) Museum of the Image (MOTI) MOTI is gevestigd in een van de oudste gebouwen van Breda: De Beyerd. Van 1981 tot medio 2005 fungeerde De Beyerd als centrum voor beeldende kunst, met toonaangevende tentoonstellingen op het gebied van beeldende kunst, fotografie en grafische vormgeving. De transformatie van De Beyerd tot Graphic Design Museum werd ingezet in de jaren negentig van de vorige eeuw. De gemeente Breda, het Rijk en de toenmalige directie bereidden de plannen voor. Sinds 1 januari 2008 is het museum verzelfstandigd als stichting nationaal museum voor grafische vormgeving. Vanaf 9 december 2011 draagt het museum officieel de naam Museum Of The Image, MOTI. Met deze naamswijziging verschuift de nadruk naar beeldcultuur. Via tentoonstellingen, symposia, publicaties en de vaste collectie richt MOTI zich op relevante ontwikkelingen binnen de beeldcultuur op regionaal, nationaal en internationaal niveau. De huidige beeldcultuur heeft een sterke born digital inslag. Dat is ook te merken in de collectievorming van MOTI. Doordat het aandachtsgebied van MOTI (grafische vormgeving en beeldcultuur) zich voor een groot deel verplaatst heeft naar het digitale domein, is er vanzelf veel aandacht voor born digital materiaal en born digital producenten (grafici, kunstenaars). Door in die verschuiving mee te gaan, constateert MOTI geen lacune in het documenteren van de samenleving, voor zover het dat eigen aandachtsgebied betreft. Wel wordt MOTI geconfronteerd met andere vormen van acquisitie en beheer. Zo levert de verwerving van een kunstwerk in (interactieve) websitevorm enkele problemen op met betrekking tot beheer, maar ook op het gebied van het bedienen van de doelgroep, het museumpubliek. Daarvoor worden alternatieven gezocht. Dat kan zijn door bij de acquisitie in conclaaf te gaan met de maker, die meedenkt en werkt aan een museale variant van het object of het werk, maar het kan ook zijn dat de verwerving plaatsvindt door een externe beheeromgeving over te nemen (of te creëren) en in stand te houden. Een fraai voorbeeld daarvan is het interactieve web-based kunstwerk van Rafaël Rozendaal, getiteld Silent Silence. Om het origineel te kunnen acquireren is voor ten minste 10 jaar een domeinnaam 13 en ruimte op een server betaald, zodat het werk online blijft bestaan. Om het museaal aantrekkelijk te maken is de kunstenaar gevraagd een raadpleeg-versie te maken voor in het museum. Met touchpads kan men Rozendaals grafische patronen op drie megaschermen snelheid geven en van kleur laten verschieten. Het effect wordt geïntensiveerd doordat de vloer voor de beeldschermen bezaaid is met spiegelscherven. Dit levert een minimal art installatie op met voldoende zeggingskracht om het werk tot zijn recht te laten komen in een museumzaal. MOTI heeft momenteel 26 digitale kunstobjecten, die weliswaar onderhoudstechnisch veel aandacht vragen, maar nog niet zo veelvuldig zijn dat acquisitie en preservering op elkaar afgestemd moeten worden. Als knelpunten ziet MOTI de houdbaarheid van de apparatuur waarop het kunstwerk zich manifesteert, het gebrek aan kennis en kunde op het gebied van digitale preservering, 13 Pagina 20 van 60