INFOBROCHURE. Consulent personeel (B1-B3) Selectieprocedure met het oog op een onmiddellijke aanstelling en met aanleg van een werfreserve van 2 jaar

Transcriptie

1 INFOBROCHURE Consulent personeel (B1-B3) Selectieprocedure met het oog op een onmiddellijke aanstelling en met aanleg van een werfreserve van 2 jaar Voltijdse, contractuele functie Niveau B1-B3 Bachelordiploma Solliciteren uiterlijk op: zondag 4 juni 2017 Datum selectieproeven: schriftelijke proef op 12 juni 2017 om 18u, mondelinge proef eind juni

2 Organigram Stad en OCMW Lier

3 A. Korte voorstelling Het pittoreske Lier is gelegen aan de samenvloeiing van de Grote en de Kleine Nete, op een boogscheut van Antwerpen en Brussel. De stad telt iets meer dan inwoners. Bezienswaardigheden die je niet mag missen, zijn de Sint-Gummaruskerk, het Begijnhof en de Zimmertoren. Ook het indrukwekkende stadhuis, met belfort, in het midden van de vernieuwde Grote Markt is een ommetje waard. Het stadsbestuur van Lier en het OCMW van Lier werken al een tijdje samen, onder een gemeenschappelijke secretaris. Geleidelijk aan worden alle processen gestroomlijnd zodat we naar één organisatie evolueren. De missie van stad Lier: De stad Lier is een historische, kleinschalige (in de zin van gezellig ) en bruisende stad met regionale uitstraling. Het stadsbestuur zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening aan iedere inwoner, werknemer, ondernemer en bezoeker opdat het goed is om er te leven, te wonen, te werken en te vertoeven. De missie van OCMW Lier: Het OCMW Lier beoogt op lokaal niveau duurzaam en in partnerschap met andere actoren op het terrein de sociale grondrechten van de burgers te realiseren en dit in een voortdurend veranderend sociaal landschap. Het OCMW werkt hierbij niet enkel curatief, maar ook preventief en opteert resoluut voor een integrale aanpak van het lokaal sociaal beleid; prioritaire aandacht gaat naar kansarmen en zorgbehoevende ouderen. Bij stad en OCMW Lier zorgen meer dan 600 medewerkers voor een klantvriendelijke dienstverlening aan inwoners en het realiseren van de beleidsbeslissingen. Daarvoor hebben we medewerkers met verschillende kwaliteiten nodig. We staan beslist open voor een grote verscheidenheid in de organisatie. Daarom moedigen we ook personen uit minderheidsgroepen aan om te solliciteren. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, afkomst, cultuur, seksuele geaardheid of geloof. Meer informatie over stad en OCMW Lier vind je op en

4 B. Functie De job in het kort Als consulent personeel kom je terecht in een team van 13 medewerkers die zich ontfermen over het personeelsbeleid, het personeelsbeheer en de interne communicatie van stad en OCMW Lier. In je functie ondersteun je het departementshoofd en de teamcoördinator bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van het HR- beleid, de HR- planning en bepaalde toegewezen HR-projecten. De verschillende consulenten zijn verantwoordelijk voor een welbepaalde groep personeelsleden ( klantengroep ). In jouw functie fungeer je als een HR-partner voor de leidinggevenden van je klantengroep en ben je verantwoordelijk voor het beheer van een aantal HR-kernprocessen binnen deze groep. Je staat in voor werving en selectie, ontfermt je over het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers en geeft gehoor aan de leer- en ontwikkelingsbehoeften van de medewerkers. Je ondersteunt de leidinggevende inzake het welzijn van medewerkers, als ook met betrekking tot het proces van functioneren en evalueren. Daarnaast ben je op regelmatige basis aanwezig op de verschillende locaties waar het personeel werkzaam is en ben je hun aanspreekpunt voor allerhande HR-gerelateerde vragen. Naast je rol als verantwoordelijke voor een klantengroep krijg je als consulent enkele projecten toegewezen. Voorbeelden hiervan zijn: - VTO beleid en beheer: uitwerken van het vormingsbeleid, vertalen naar een concreet vormingsactieplan en het praktisch organiseren van opleidingen - Tijdsregistratie: verdere technische ondersteuning van het (nieuwe) tijdsregistratiesysteem en verder uitrollen van de planningsmodule in verschillende teams - Werving- en selectieproces: optimaliseren en uniformiseren van het werving- en selectieproces - Proces van functioneren en evalueren: herwerken naar aanleiding van recente wijzigingen - Rechtspositie en arbeidsreglement: Up to date houden Tevens verzeker je als consulent mee de continuïteit van de dienstverlening op de personeelsdienst door waar nodig te assisteren inzake personeelsadministratie en/of informatieverlening aan het personeel. Plaats in de organisatie Departement: Personeel Team: Personeelsbeleid Rapporteert aan: Teamcoördinator Personeel en Departementshoofd Personeel Resultaatgebieden RESULTAATGEBIED 1 : HR-partner van de leidinggevenden van de klantengroep Doel : Ondersteunen van de leidinggevende in zijn HR-rol en zorgen voor de afgesproken en professionele dienstverlening Dit omvat onder meer volgende taken : - Begeleiden en coachen van de leidinggevenden rond leiderschap en in hun taken als 'personeelsmanager' van hun entiteit - Zorgen dat leidinggevende voldoende HR-informatie heeft zodat deze als eerstelijnscontact kan fungeren naast het intranet - Zorgen voor tweerichtingscommunicatie met de klantengroep - Organiseren van een periodieke zitdag voor het personeel van de klantengroep - Beleidsmatige zaken die uit het overleg komen, bespreken met het departementshoofd Personeel, zodat organisatiebreed de lijn kan worden bewaakt - Behandeling van dossiers en hierbij de procedure en timing bewaken zodat de dossiers tijdig en correct worden afgehandeld

5 - De klant op een vlotte en begrijpbare wijze informeren en adviseren, zowel mondeling als schriftelijk met een correct taalgebruik; proactief zoeken naar oplossingen o. RESULTAATGEBIED 2 : Uitvoeren van de HR-kernprocessen voor de klantengroep Doel 1: Voorbereiden, coördineren, opvolgen, uitvoeren, ondersteunen en beheren van het wervings- en selectieproces, opdat stad & OCMW Lier gemotiveerde, enthousiaste en competente medewerkers kan aanwerven - In samenspraak met het departementshoofd en teamcoördinator afstemmen van personeelsplanning, - budget en de timing van wervingsprocedures met de betrokken leidinggevenden en de in dit proces noodzakelijke beslissingen voorbereiden voor de beleidsorganen (openverklaring, samenstelling selectiecommissie, beoordeling van de kandidaturen) - Voorbereiding, beheer en uitvoering van het rekruterings- en selectieproces volgens de afgesproken kwaliteitsnormen - Registreren van de afgesproken indicatoren zoals o.m. de instroom- en uitstroomcijfers Doel 2 : Ondersteunen van leer- en ontwikkelingsbehoeften - Begeleiden van de leidinggevenden in zijn HR-rol bij de ontwikkeling van de competenties van de medewerkers - In samenspraak met de leidinggevende en de vormingsverantwoordelijke zoeken naar leer-en ontwikkelingsbehoeften - Zoeken van de talenten van de medewerkers loopbaanbegeleiding - Registreren van de afgesproken indicatoren Doel 3 : Ondersteunen van de leidinggevenden in zijn HR-rol bij het proces van functioneren en evalueren (ontwikkelcirkels) - Begeleiden van de leidinggevenden in de toepassing van het proces van ontwikkelcirkels volgens de afgesproken kwaliteitsnormen en timing - Registreren van de afgesproken indicatoren Doel 4 : Ondersteunen van de leidinggevenden in zijn HR-rol bij het proces van onthaal, integratie en socialisatie in de organisatie overeenkomstig het onthaalbeleid - Het sociaal-juridische en administratieve deel van het onthaal verzorgen - Het verder begeleiden, bewaken en opvolgen van het integratieproces en begeleiden van de leidinggevenden in zijn rol Doel 5 : Ondersteunen van de leidinggevenden in zijn HR-rol bij het welzijn van hun personeel - Begeleiden van leidinggevenden in het toepassen van het aanwezigheidsbeleid en hen ondersteunen bij de analyse van de oorzaken van verzuim - Zorgen voor een betrouwbare registratie van de verzuimcijfers op maand-, kwartaal- en jaarbasis - Stimuleren van leidinggevenden tot deeltijdse werkhervatting van zieke medewerkers of tot aangepaste opleiding of tot aanpassingen van de werkplek en het werk in overleg met de preventieadviseur en/of de arbeidsgeneeskundige dienst (Sociaal-Medisch Team) - Mee bewaken van de integrale benadering teneinde het collectief en individueel welzijn te bevorderen (acties ter sensibilisering en ter preventie van arbeidsongevallen; acties voor een motiverend en positief aanwezigheidsbeleid ( er wel zijn ) - Medewerkers ontvangen, beluisteren en begeleiden door hen (correct) door te verwijzen en/of te adviseren bij werkgerelateerde problemen (grensoverschrijdend gedrag, psychosociale belasting, stress, conflicten, burn-out, werkdruk ) - Ondersteunen van de leidinggevenden bij conflicten in zijn team Doel 6 : Ondersteunen van de leidinggevenden in zijn HR-rol bij het beëindigen van de overeenkomst van een medewerker

6 - Het sociaal-juridische en sociaal-administratieve deel verzorgen - Het verder begeleiden, bewaken en opvolgen van het beëindigingproces volgens de afgesproken kwaliteitsnormen en rollen (de directe leidinggevende informeren over diens rol en taken, hen inlichten over de verplichtingen; de timing bewaken) RESULTAATGEBIED 3 : Voorbereiden, uitvoeren, coördineren, ondersteunen en opvolgen van het personeelsbeleid, van de verschillende projecten en processen die aan de verschillende consulenten personeel worden toegewezen. De consulenten volgen mee de nieuwe tendensen en inzichten op teneinde het gevoerde beleid te kunnen bijsturen. Zij voeren ook een kwaliteitscontrole Doel 1 : Werving- en selectiebeleid - Voorbereiden, uitvoeren, coördineren, plannen en uitwerken van het werving- en selectiebeleid welke resulteert in een rekruterings- en selectieproces dat de kwaliteitsnormen bevat, tevens rekening houdend met de verschillende personeelsgroepen (bv. studenten, tijdelijke medewerkers.); Doel 2 : Onthaalbeleid - Voorbereiden, uitvoeren, coördineren, plannen en uitwerken van het onthaalbeleid welke resulteert in concrete onthaal, -integratie en begeleidingsprocessen van nieuwe medewerkers dat de kwaliteitsnormen bevat, tevens rekening houdend met de verschillende personeelsgroepen (bv. studenten, tijdelijke medewerkers.) - Regelmatig organiseren interne onthaaldagen voor nieuwe personeelsleden volgens afgesproken kwaliteitsnormen Doel 3 : VTO-beleid en beheer - Voorbereiden, uitvoeren, coördineren, ondersteunen en uitwerken van het vormingsbeleid welke resulteert in een proces dat de kwaliteitsnormen bevat - Opmaken van een strategisch vormingsplan voor de organisatie en voor de medewerkers op basis van competentiemanagement - Opstellen, realiseren en opvolgen van een jaarlijks vormingsactieplan en individuele ontwikkelingsplannen - Organiseren van interne vormingen op vraag van directe leidinggevenden en vanuit organisatiebehoeften - Verantwoordelijk voor het vormingsbeheer - Verantwoordelijk voor budgetbepaling, -opvolging en bewaking - Registreren van de afgesproken indicatoren Doel 4 : Welzijn-, veiligheid- en gezondheidsbeleid Welzijnsbeheer - Voorbereiden, uitvoeren, coördineren, ondersteunen en opvolgen van acties ter bevordering en sensibilisering van het individueel en collectief welzijn op het werk, van de collegialiteit en de samenwerking, het creëren van een gezonde en aangename werkomgeving en het voeren van een actief gezondheids- en welzijnsbeleid via het ontwikkelen en toepassen van een doorgedreven aanwezigheidsbeleid, het creëren van aanpassingen van de werkplek, re-integratie van langdurige zieken - Samenwerken met de interne preventieadviseur, preventieadviseur psychosociale aspecten en de arbeidsgeneesheer (Globaal preventieplan, Jaaractieplan) - Bijwonen van de vergaderingen van het Comité PBW - Medewerkers begeleiden door hen (correct) door te verwijzen en/of te adviseren bij werkgerelateerde problemen (grensoverschrijdend gedrag, psychosociale belasting, stress, conflicten, burn-out, werkdruk ) Doel 5 : Competentiebeheer Loopbaanbeheer evaluatiesysteem - Voorbereiden, uitvoeren, coördineren, ondersteunen en opvolgen van de ontwikkelcirkels (functioneren en evalueren) en bewaken van de kwaliteit - Opmaken en onderhouden van functiebeschrijvingen en bewaken van de kwaliteit Doel 6 : Andere projecten

7 - Opstarten van andere toegewezen projecten, in uitvoering van de BBC en de afgesproken prioriteiten, in nauw overleg met departementshoofd en teamcoördinator personeel bv. retentiebeleid, gedragscode, levensfasebewust personeelsbeleid, nieuwjaarsreceptie, RESULTAATGEBIED 4 : Ondersteuning van het departement Doel: Adviseren en ondersteunen van het departementshoofd om bij te dragen aan de departement- en organisatiedoelstellingen Voeden van de medewerker interne communicatie en mee zorgen voor een optimale informatiedoorstroming en personeelscommunicatie met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening De continuïteit van de dienstverlening helpen verzekeren, o.a. door te ondersteunen bij de organisatie van personeelsevenementen, van andere projecten, zowel administratief, technisch en logistiek Doen van verbeteringsvoorstellen naar de organisatie, naar de collega s die bv. kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening en tot een betere en efficiëntere werking van het departement door o.m. het optimaliseren van processen Op peil houden van kennis en wetgeving Deelnemen aan werkgroepen en overlegmomenten Adviseren van andere teams/departementen Organiseren van transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens Instaan voor optimale en regelmatige informatiedoorstroming naar het departementshoofd Rapporteren aan, informeren en bijstaan van collega s en departementshoofd om opvolging te garanderen en toekomstige beslissingen te ondersteunen Medeverantwoordelijkheid dragen voor de organisatie, de coördinatie, de planning en de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten van het departement Het zelfstandig plannen en uitvoeren van de toegekende taken Duurzaam omgaan met de ter beschikking gestelde middelen bij de uitvoering van de taken Een professionele werkrelatie uitbouwen en onderhouden met collega s, leidinggevende(n), andere organisaties en diensten en met hen overleggen om tot een positieve en harmonieuze werksfeer te komen Zoeken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Signaleren van opgevangen klachten of onregelmatigheden Samenwerken binnen of buiten het beleidsdomein (bv. dienstoverschrijdende projecten) Competenties Kerncompetenties Gradatie Collegialiteit en samenwerking 2 Flexibiliteit 2 Kwaliteit en nauwgezetheid 2 Klantgerichtheid 2 Integriteit 3 Loyauteit (organisatieverbondenheid) 3 Extra competenties Gradatie Analytisch denken 2 Schriftelijke communicatie 2 Veranderingsbereidheid 2 Initiatief 3 Resultaatgerichtheid 3

8 Gradaties: 1. Basisgedrag vertonen binnen een afgebakende context als de situatie of omgeving daartoe directe aanleiding geeft. 2. Zelfstandig en op eigen initiatief het effectieve gedrag vertonen zowel in eenvoudige als eerder complexe situaties. 3. Anderen binnen de eigen werkomgeving en de gehele organisatie tot effectief gedrag stimuleren of inspireren door het scheppen van randvoorwaarden en het vertonen van voorbeeldgedrag. Technische competenties Competentie Gradatie PC-vaardigheden: Algemene PC-vaardigheden 2 Tekstverwerking (Word) 2 Rekenbladen (Excel) 2 PIM (Personal Information Manager)(Outlook) 2 Software eigen aan de functie 3 Wetgeving en regelgeving: M.b.t. de organisatie 2 M.b.t. de functie 3 Werking en werkmiddelen: Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en werkmethodieken 2 Procedures en procesbeheer 2 Projectmatig werken 3 Management Strategisch beleid 1 HR-beheer en beleid Financieel beheer en beleid 1 Communicatiebeheer 2 Gradaties: 1. Elementaire kennis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen (basiskennis). 2. Voldoende kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen (professionele kennis). 3. Grondige kennis: het personeelslid is thuis in het vakdomein, op een hoog niveau, zodanig dat hij volledig zelfstandig kan functioneren en collega s kan ondersteunen in deze materie.

9 C. Voorwaarden In het bezit zijn van een bachelordiploma. D. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit 3 delen. - Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op schriftelijk, 50 % op het mondeling selectiegedeelte en 60% op het geheel van deze 2 delen van de selectie. - De kandidaat neemt deel aan een psychotechnische proef. Deze wordt gevalideerd nadat de kandidaat geslaagd is op het schriftelijke gedeelte. De psychotechnische proef is adviserend voor de selectiecommissie. - De geslaagde kandidaten worden gerangschikt naar resultaat. - De persoon die eerst gerangschikt is, nadat hij geslaagd is in het schriftelijk en het mondeling gedeelte, wordt aangesteld. Er kan een preselectieproef plaatsvinden vanaf het moment dat er meer dan 50 kandidaten zijn. Deel 1: Schriftelijk gedeelte (30/60 te behalen) De kandidaat wordt geconfronteerd met de beschrijving van één of meer situaties en/of praktijkonderwerpen die verband houden met de functie en waarbij een aantal competenties worden getoetst. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. De kandidaat werkt een oplossing uit, om deze aan de hand van een verslag/nota weer te geven. Deel 2: Psychotechnische proeven (adviserend voor jury) Psychotechnische proeven op niveau van de functie dat de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden, attitudes en potentieel beoogt. Kan bestaan uit persoonlijkheidstesten en cognitieve testen. Deel 3: Mondeling gedeelte (20/40 te behalen) Er vindt een gesprek plaats met de selectiecommissie, bestaande uit meerdere juryleden. In het gesprek wordt het profiel van de kandidaat getoetst met de specifieke vereisten van de functie. De motivatie, persoonlijkheid, werkervaring, vakkennis en de interesse voor het werkterrein worden besproken. Ook de competenties worden in het gesprek grondig bevraagd. E. Aanbod Weddeschaal B1-B3. Basiswedde in trap 0: 2.365,20 euro bruto/maand Basiswedde in de 10 de weddetrap: 2.706,99 euro bruto/maand Beide bedragen te verhogen met haardgeld of standplaatstoelage naargelang de gezinstoestand. Werkervaring bij de overheid wordt integraal meegerekend voor de bepaling van de anciënniteit; relevante beroepservaring in de privésector voor maximum 10 jaar. Het salaris wordt aangevuld met heel wat interessante voordelen: Maaltijdcheques van 6 euro Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer Fietsvergoeding Hospitalisatieverzekering Glijdende werktijden 35 dagen vakantie

10 F. Hoe solliciteren? Heb je interesse voor deze functie? Bezorg dan je CV, motivatiebrief en een gescand beeld van je diploma uiterlijk op zondag 4 juni 2017 via jobs@lier.be. Voor meer informatie kan je terecht bij Ute Engelen, departement personeel, tel of via jobs@lier.be. G. Timing Het schriftelijk gedeelte zal plaatsvinden op 12 juni 2017 om 18u. Het mondeling gedeelte zal worden georganiseerd in de laatste week van juni.