Datum: 27 maart 2014 Agendapunt nr: 6.h.

Transcriptie

1 1. Voorblad Datum: 27 maart 2014 Agendapunt nr: 6.h. Aan de Verenigde Vergadering Rekenkamercommissie Jaarverslag 2013 en Jaarplan 2014 Aard voorstel Informerend stuk Aantal Bijlagen 3 Voorstel behandeld door Datum Verenigde Vergadering 27 Maart 2014 Commissie MBH 12 Maart 2014 College Dijkgraaf en Heemraden 18 Februari 2014 Voorstel geparafeerd door Naam Paraaf Datum Secretaris-Directeur Arnoud vanvliet Akkoord Dijkgraaf Jan Geluk Akkoord Ridderkerk, 27 maart Dijkgraaf en heemraden voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf, drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk. Bijlagen: Voorstel: Voorstel_1210.docx Bijlage: Aanbiedingsbrief VV jaarverslag 2013 en JP 2014.pdf Bijlage: Jaarverslag 2013 en JP 2014 definitief voor VV.pdf Stukken ter inzage:

2 2. Voorstel_1210.docx Jaarverslag 2013 en programma 2014 van de Rekenkamercommissie 1. Aanleiding Op 31 januari 2014 is door de Rekenkamercommissie haar jaarverslag 2013 en onderzoeksprogramma 2014 aangeboden. 2. Voorstel Ter kennisgeving 3. Motivering De Rekenkamercommissie is onafhankelijk, hetgeen tot uitdrukking wordt gebracht in de Verordening van de Rekenkamercommissie. De Verordening bepaalt dat zowel het jaarverslag als het onderzoeksprogramma ter kennisname aan de VV worden aangeboden. Het college heeft met waardering kennis genomen van het jaarverslag Op 15 januari 2014 heeft de RKC met de fractievoorzitters van gedachten gewisseld over het onderzoeksprogramma De leden van de RKC hebben, mede naar aanleiding van de gegeven input door de fractievoorzitters, in de vergadering van 20 januari jl. besloten om het eerste onderzoek te richten op: de samenwerking in de afvalwaterketen. Gestart zal worden met een kort vooronderzoek om tot een heldere formulering van de onderzoeksvraag en de onderzoeksopdracht te komen. Na de uitwerking hiervan zullen de vraag en opdracht voor reactie aan de fractievoorzitters worden voorgelegd. In het overleg van 15 januari bleek er als tweede onderwerp ook belangstelling te zijn voor onderzoek naar kostenverdeling van WSHD met derden. Aantekening daarbij was dat het dan niet alleen om de kostenverdeling van wegen zou moeten gaan. De RKC heeft besloten om de definitieve keuze voor dit tweede onderwerp voor 2014 vooruit te schuiven tot later in het jaar. Daar onderzoeken gefaseerd in de tijd plaatsvinden, kan eerst de budgettaire consequentie naar het onderzoek in de afvalwaterketen worden bezien. Daarnaast biedt vooruit schuiven van de keuze de ruimte om ook op de actualiteit in te kunnen spelen. Met de fractievoorzitters is een 6-maandelijks overleg afgesproken. Op incidentele basis bijeenkomen is altijd mogelijk. In ieder geval zal na het zomerreces weer over de voortgang en de keuze van onderzoeksonderwerpen worden gesproken. 4. Risico s Geen. 5. Financiële aspecten Van het totaal beschikbare budget voor 2013 ad ,00 is ,00 uitgegeven. De RKC stelt vast dat in het crisisjaar 2013 gepast met de gegeven middelen is omgegaan en dat het niet gebruikte budget voor de RKC zélf en de ambtelijke ondersteuning, totaal

3 naar de algemene middelen kunnen terugvloeien. De RKC heeft binnen het beperkte beschikbare budget toch twee onderzoeken kunnen doen daar één onderzoek in eigen beheer is uitgevoerd. 6. Personele aspecten Niet van toepassing. 7. Juridische aspecten Niet van toepassing. 8. duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing. 9. Communicatieve aspecten (in-en extern) Niet van toepassing. 10. Wijze van publiceren Kies één of meerdere items: Intranet Internet Terinzagelegging Pers 11. Verdere aanpak/ procedure Niet van toepassing. 12. Evaluatie Niet van toepassing.

4 3. Aanbiedingsbrief VV jaarverslag 2013 en JP 2014 DATUM 31 januari 2014 CONTACTPERSOON Mr. N. van Eck UW BRIEF VAN DOORKIESNUMMER UW KENMERK ONS KENMERK RKC AANTAL BIJLAGEN 1 ADRES nvaneck@zonnet.nl INGEKOMEN NR. ONDERWERP Jaarverslag 2013 en onderzoeksprogramma 2014 Rekenkamercommissie Verenigde Vergadering van waterschap Hollandse Delta T.a.v. Dhr. A. van Vliet, secretaris - directeur Postbus GC Ridderkerk Geachte mevrouw, heer, Het is ons een genoegen u hierbij het jaarverslag van de Rekenkamercommissie over het jaar 2013 aan te bieden. Naast de verantwoording over het afgelopen jaar heeft de RKC, na afstemming met het overleg van fractievoorzitters, ook het eerste onderzoeksonderwerp voor 2014 vastgesteld. Kortheidshalve verwijzen wij u naar de inhoud van het bijgaande document. Desgewenst zij wij gaarne bereid het verslag toe te lichten in de commissie MBH. Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamercommissie, Mr. N. van Eck

5 4. Jaarverslag 2013 en JP 2014 definitief voor VV Jaarverslag 2013 en onderzoeksprogramma 2014 van de Rekenkamercommissie Waterschap Hollandse Delta Ridderkerk, februari

6 Inhoud Inhoud... 1 Hoofdstuk 1 Inleiding De leden van de rekenkamercommissie Lidmaatschap NVRR en deelname conferentie waterschappen... 4 Hoofdstuk 2 Activiteiten en onderzoeken Overleg met fractievooorzitters cq. hun vertegenwoordiging Afwikkeling onderzoek 2012 naar Prioritering van Projecten Voortaan ontwerpbesluit bij onderzoeksbespreking Onderzoek administratief vastgoed beheer Quickscan P&C-cyclus... 6 Hoofdstuk 3 Budgetoverzicht Hoofdstuk 4 Onderzoeksprogramma

7 Hoofdstuk 1 Inleiding In 2008 was WSHD een van de eerste waterschappen die op vrijwillige basis tot de oprichting van een eigen rekenkamer kwam. In het verslagjaar 2013 is gebleken dat het bestaansrecht van een rekenkamercommissie bij WSHD echter niet vanzelfsprekend is. Twee punten voerden de boventoon in de discussie over het voortbestaan en de positie van de RKC: de gemengde samenstelling van de commissie met interne en externe leden én de wijze van afstemming met de VV over de keuze van onderzoeksonderwerpen en de onderzoeksopzet. Uiteindelijk was de uitkomst van de discussie dat de rekenkamercommissie in een andere opzet verder zou gaan. Door de VV werd besloten dat de RKC voortaan alleen externe leden zal kennen. Over de afstemming van de onderzoeksagenda werd vastgesteld dat er periodieke afstemming met de fractievoorzitters zal plaatsvinden. Een eerste overleg in deze nieuwe opzet werd gehouden op 15 januari Met de wijzigingen zal de RKC in 2014 wederom voor de VV een nuttig instrument zijn voor het vervullen van de controlerende taak. Als rekenkamercommissie (RKC) oude stijl van het waterschap Hollandse Delta (WSHD) wordt al weer voor de zesde keer een jaarverslag opgesteld. Daar beknoptheid wordt gewaardeerd, is deze lijn daarom voortgezet. De RKC heeft ondanks (of wellicht dankzij) de gevoerde discussies en de veranderingen in de samenstelling een vaste plek gekregen in de waterschapsorganisatie Hollandse Delta. De verordening van de rekenkamercommissie zal voorafgaand aan de waterschapsverkiezingen worden geëvalueerd. 1.1 De leden van de rekenkamercommissie Samenstelling van de Rekenkamercommissie tot december 2013: Naam Functie Periode benoeming Mr. N. van Eck Voorzitter, extern t/m april 2016 Drs. J. W. Verheij Lid, extern t/m september 2016 Vacature Lid, extern L. A. Overwater Lid, intern Ing. M.Schurg Lid, intern G. Gijzendorffen MCM Ambtelijk extern secretaris In 2012 hebben er personele wisselingen in het lidmaatschap van de rekenkamercommissie plaatsgevonden. Twee leden zijn in dat jaar met ontslag gegaan. Eén vacature is daarna opgevuld door de heer Verheij. Bij de behandeling van het jaarverslag 2012 van de RKC is er door de Commissie MBH op aangedrongen dat de andere nog openstaande vacature voor een extern lid ook zou worden vervuld. De sollicitatieronde van medio 2013 heeft 41 kandidaten opgeleverd. Een uitgebreide selectieronde heeft twee direct benoembare kandidaten opgeleverd. Aan de vrouwelijke kandidaat is wegens de samenstelling van de commissie in eerste instantie de voorkeur gegeven. Wegens diverse omstandigheden is het benoemingsvoorstel van deze kandidate vervolgens ingetrokken. De procedure voor benoeming van de andere (mannelijke) kandidaat is inmiddels in gang gezet. 3

8 1.2 Lidmaatschap NVRR en deelname conferentie waterschappen De Rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissie (NVRR). De informatie over de ontwikkelingen in rekenkamerland en de publicaties van de NVRR worden nauwgezet gevolgd. Al in 2012 werd door de rekenkamers van Rijnland en Zuiderzeeland is in samenwerking met de NVRR is een conferentie georganiseerd voor alle RKC s van waterschappen. Dit initiatief heeft in 2013 een vervolg gekregen. In navolging van de opzet bij gemeentelijke rekenkamers is er onder de paraplu van de NVRR een zogenaamde kring gevormd. In kringverband zullen regelmatig ontmoetingen tussen rekeningcommissies en rekenkamercommissies van waterschappen worden georganiseerd. Er wordt in de kring informatie over onderzoeksonderwerpen uitgewisseld en er worden ervaringen met onderzoeksbureaus gedeeld. Tevens komen themabesprekingen aan de orde. In 2013 hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden waaraan leden van de RKC van WSHD hebben deelgenomen. Naast de bijeenkomsten onder de vlag van de NVRR komen ook de voorzitters van de rekenkameren rekeningcommissies apart bijeen om ervaringen uit te wisselen. Hoofdstuk 2 Activiteiten en onderzoeken 2.1 Overleg met fractievooorzitters cq. hun vertegenwoordiging Voor de oriëntatie op onderzoeksonderwerpen en het onderzoeksprogramma nodigde de RKC op 9 september 2013 de fractievoorzitters van de VV uit voor een gesprek. Net als in de vorige jaren was het doel om inbreng vanuit de VV te verkrijgen voor het samenstellen van het komende onderzoeksprogramma van de RKC. Ook werd gevraagd om feedback over het functioneren van de RKC. Wat gaat goed, wat kan er beter? De aanwezigen werden uitgenodigd uit om eventuele wensen en kritiek naar voren te brengen. De discussie in september leverde op dat er draagvlak is voor het combineren van onderzoek naar het aan- en verkopen van eigendommen en eigendommenbeheer, de eventuele doorrekening van kosten naar derden of het overeenkomen van een afkoopsom met een andere partij. Voor een onderzoek naar de vraag of wordt voldaan aan de NBW was geen draagvlak. Afgesproken werd om een aantal onderwerpen als pm op de groslijst te plaatsen. Dit betreft: het voldoen aan de NBW, inhuur derden, Prince II, samenwerking in de afvalwaterketen, het functioneren van het projectbureau, integer handelen en verbonden partijen. 2.2 Afwikkeling onderzoek 2012 naar Prioritering van Projecten Voor het einde van 2012 is door de RKC het onderzoeksrapport, de RKC-brief met de conclusies en aanbevelingen en de positieve reactie van D&H daarop, voor behandeling door de Cie. Water en de VV aangeboden. Het rapport Prioritering van Projecten en de conclusies en aanbevelingen van de RKC werden gepresenteerd en besproken in de vergaderingen van de Commissie Water van 7 en 14 januari D&H heeft de aanbevelingen van de RKC overgenomen en aan de VV van 24 januari 2013 een Plan van aanpak voor de Programmasturing Watersysteem voorgelegd. Een werkgroep van VV-leden is met de aanbevelingen aan de slag gegaan. Het doel hierbij is om vanuit de controlerende rol van de Verenigde Vergadering meer te kijken naar beoogde effecten van een aanpak dan naar de resultaten van een afzonderlijke projecten. In de VV van januari 2014 legt de werkgroep voorstellen voor. 4

9 2.3 Voortaan ontwerpbesluit bij onderzoeksbespreking Bij de behandeling van het onderzoek kwam als discussiepunt naar voren dat er door agendering van het RKC-rapport als ingekomen stuk er voor de VV onvoldoende basis was gelegd om tot een besluit over de uitvoering van de RKC-aanbevelingen te komen. Met een brief van april 2013 heeft de voorzitter van de RKC de leden van de VV geïnformeerd dat bij de behandeling van een RKConderzoek en -aanbevelingen voortaan een ontwerp-besluit met een oplegnotitie door het college van D&H voor behandeling zal worden toegevoegd. Een ontwerp-besluit kan altijd voor het nemen van een definitief besluit door de VV worden geamendeerd maar deze werkwijze schept wel duidelijkheid over standpunten. 2.4 Onderzoek administratief vastgoed beheer Eén van de aanleidingen voor de RKC om onderzoek uit te voeren naar het vastgoedbeheer van WSHD was een publicatie in ondermeer het vakblad Binnenlands Bestuur waarin werd aangegeven dat sommige overheden over onvermoed en vergeten vastgoed beschikken wat mogelijk beter afgestoten kan worden en te gelde kan worden gemaakt. Het voeren van een actief afstotingsbeleid, zo leerden exercities bij sommige gemeenten, kan in tijden van bezuiniging miljoenen opleveren Een oorzaak voor het verliezen van het overzicht over het bezit komt vaak voort uit het gebrek aan coördinatie bij het verwerven en door reorganisaties en/of fusies. Fusieproblematiek is bij WSHD niet onbekend en het zou kunnen zijn dat de registratie van eigendommen bij het waterschap ook tussen wal en schip zijn geraakt. Vandaar het onderzoek. Uit het onderzoek blijkt dat het vastgoedbeheer bij WSHD over het algemeen rechtmatig, doelmatig en effectief door WSHD wordt uitgevoerd. Daarvoor past waardering. Het onderzoek heeft wel verbeterpunten opgeleverd. De RKC heeft 20 aanbevelingen gedaan om het beheer verder te optimaliseren. Van de 20 aanbevelingen geeft het college van D&H aan dat reeds aan 7 aanbevelingen een uitwerking wordt gegeven, 5 aanbevelingen meteen worden overgenomen. 8 aanbevelingen worden terzijde gelegd. De aanbevelingen die direct worden overgenomen betroffen: 1. het registeren van de toekomstwaarden; 2. het aanbrengen van een digitale koppeling tussen de afdelingen BJJE en FIN; 3. het harmoniseren van de beschermingszones van waterkeringen; 4. het wegwerken van registratieverschillen; 5. een vervolgslag op het gebied van gegevensmanagement en kerngegevensbeheer. Het niet opvolgen van aanbevelingen kwam onder andere voort uit het gegeven dat D&H niet herkent dat er bij de medewerkers onvoldoende bekendheid zou bestaan over het vastgoedbeleid, daarnaast is er door D&H bewust voor gekozen om een passief vastgoedbeleid en geen actief vastgoedbeleid te voeren. Ook ziet geen D&H geen taak voor het oplossen van registratieachterstanden daar de oorzaak niet ligt bij WSHD maar bij andere organisaties. Bij WSHD zelf is de registratie op orde. Bovendien vindt op termijn aansluiting plaats op de basisregistratie Kadaster. De VV heeft na behandeling van het rapport in de Cie. MBH van 13 november 2013 ingestemd met de wijze van opvolging van aanbevelingen zoals die werden voorgesteld door het college van D&H. De RKC stelt vast dat hiermee de vraag of WSHD vastgoed in bezit heeft dat ook zou kunnen worden afgestoten, niet beantwoord wordt. 5

10 2.5 Quickscan P&C-cyclus Als tweede onderzoek voor het jaar 2013 heeft de rekenkamercommissie in eigen beheer een quick scan uitgevoerd naar de kwaliteit van de Planning & Control cyclus. Er is bij WSHD hard gewerkt aan verbeteringen in de P&C-cyclus. De betrokkenheid van de VV bij het bestuurskrachtonderzoek, de informele behandeling van de kadernota die D&H en ambtenaren voor de VV verzorgden en de uitvoering van twee tranches van het Intern Controleplan zijn goede voorbeelden van het versterken van positie van de VV bij kaderstelling en te maken keuzes. Tegelijk is nog sprake van een zoektocht naar de juiste vorm en inhoud. De verantwoordelijk heemraad sprak bij de behandeling van de kadernota over een leerzaam proces voor D&H. In de inleiding schrijft de dijkgraaf dat het proces rond de vaststelling van een kadernota een instrument is waar wij de komende tijd zowel bestuurlijk als ambtelijk ervaring mee willen opdoen. Ook in een gesprek met de secretaris/directeur kwam deze leercurve ter sprake. De RKC heeft dan ook gemeend met de quick scan een bijdrage te willen leveren aan de invulling van het verdere leer- en verbeterproces. Het college van D&H geef in zijn reactie op de aanbevelingen naar aanleiding van de quick scan van de RKC aan dat zij verheugd is met de constatering dat de VV in algemene zin met de P&Ccyclus de kaderstellende en controlerende taak kan vervullen. De lijn voor het vergroten van de betrokkenheid van de VV bij de P&C-cyclus zal worden voortgezet. Het college neemt de aanbeveling over om de verbondenheid van kapitaalslasten met programma s en beleidsproducten beter inzichtelijk te maken. Het inzichtelijk maken tot op het niveau van de kapitaalslasten vindt D&H echter niet horen bij sturen op hoofdlijnen. Eenzelfde redenering geldt voor D&H bij het opnemen van baten en lasten per subprogramma van de begroting. Over de informatievoorziening betreffende de risicoparagraaf en de treasuryfunctie verschilt het college eveneens van mening met de rekenkamercommissie. De RKC concludeerde over de reactie van de D&H dat er tussen de opvattingen van het college en de rekenkamercommissie vooral een verschil van mening bestaat over de diepgang en het detailniveau van informatievoorziening in de P&C-cyclus. Deze zou volgens de RKC voor het vergroten van inzicht van de VV-leden gestructureerder en een tandje dieper kunnen. De VV heeft na behandeling van het rapport in de Cie. MBH van 13 november 2013 ingestemd met de wijze van opvolging van aanbevelingen zoals die werden voorgesteld door het college van D&H. 6

11 Hoofdstuk 3 Budgetoverzicht 2013 Budget Uitgaven Budgetruimte Vacatiegelden Div kosten, wo werving & selectie Representatie Reis- en verblijfkosten Contributies en bijdragen Onderzoekskosten Subtotaal Ambtelijke ondersteuning Totaal Toelichting De RKC stelt vast dat in het crisisjaar 2013 gepast met de gegeven middelen is omgegaan en dat het niet gebruikte budget voor de RKC zélf en de ambtelijke ondersteuning, totaal naar de algemene middelen kunnen terugvloeien. De RKC heeft binnen het beperkte beschikbare budget toch twee onderzoeken kunnen doen daar één onderzoek in eigen beheer is uitgevoerd. 7

12 Hoofdstuk 4 Onderzoeksprogramma 2014 Op 15 januari 2014 heeft de RKC met de fractievoorzitters van gedachten gewisseld over het onderzoeksprogramma De leden van de RKC hebben, mede naar aanleiding van de gegeven input door de fractievoorzitters, in de vergadering van 20 januari jl. besloten om het eerste onderzoek te richten op: de samenwerking in de afvalwaterketen. Gestart zal worden met een kort vooronderzoek om tot een heldere formulering van de onderzoeksvraag en de onderzoeksopdracht te komen. Na de uitwerking hiervan zullen de vraag en opdracht voor reactie aan de fractievoorzitters worden voorgelegd. In het overleg van 15 januari bleek er als tweede onderwerp ook belangstelling te zijn voor onderzoek naar kostenverdeling van WSHD met derden. Aantekening daarbij was dat het dan niet alleen om de kostenverdeling van wegen zou moeten gaan. De RKC heeft besloten om de definitieve keuze voor dit tweede onderwerp voor 2014 vooruit te schuiven tot later in het jaar. Daar onderzoeken gefaseerd in de tijd plaatsvinden, kan eerst de budgettaire consequentie naar het onderzoek in de afvalwaterketen worden bezien. Daarnaast biedt vooruit schuiven van de keuze de ruimte om ook op de actualiteit in te kunnen spelen. Met de fractievoorzitters is een 6-maandelijks overleg afgesproken. Op incidentele basis bijeenkomen is altijd mogelijk. In ieder geval zal na het zomerreces weer over de voortgang en de keuze van onderzoeksonderwerpen worden gesproken. 8