ALGEMEEN ZIEKENHUIS JAN PALFIJN GENT AV

Transcriptie

1 ALGEMEEN ZIEKENHUIS JAN PALFIJN GENT AV Henri Dunantlaan Gent Tel Fax Bankrekening: BTW: BE Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Raamovereenkomst voor het onderhoud en het technisch beheer van de infrastructuur en de installaties van het AZ Jan Palfijn Gent AV site I AD Selectieleidraad Indienen kandidatuurstellingen: Uiterlijk op maandag 21 december 2015 om 09u30 in de bestuurlijke zetel van FARYS, Stropstraat 1 te 9000 Gent. De kantoren zijn geopend op werkdagen, van 8u tot 16u.

2 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Aanbestedende overheid Voorwerp van de opdracht Procedure Aard van de opdracht Verloop van de procedure Wetgeving Kandidatuurstelling Opmaak kandidatuurstelling Indienen kandidatuurstelling Selectie Toegangsrecht Kwalitatieve selectie Communicatie... 7 DEEL 2 BILJET VAN KANDIDATUURSTELLING... 8 Pagina 1

3 DEEL 1 ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1. Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Algemeen Ziekenhuis Jan Palfijn Gent AV (hierna AZJP), Henri Dunantlaan 5 te 9000 Gent, opdrachtgevend bestuur, vertegenwoordigd door mevrouw M. Porto-Carrero, bestuurder-directeur, voor wie optreedt als leidend ambtenaar, in opdracht: FARYS, Stropstraat 1 te 9000 Gent, vertegenwoordigd door de heer L. Modderie, gedelegeerd bestuurder. De administratieve entiteit, belast met de opvolging van deze opdracht, is de Divisie Aankoop van FARYS TMVW. Voor inlichtingen m.b.t. de procedure kunnen de inschrijvers terecht bij de heer Michiel Seeuws, (Michiel.Seeuws@farys.be, tel ). De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om alleen die vragen te beantwoorden die relevant zijn voor de kandidatuurstelling. Relevante informatie zal aan alle geïnteresseerde firma s worden meegedeeld. Vragen die betrekking hebben op zaken die buiten de scope van deze kandidatuurstelling vallen, zullen niet worden beantwoord. 2. Voorwerp van de opdracht De onderhavige opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst voor het onderhoud en het technisch beheer van de infrastructuur en de installaties van het AZ Jan Palfijn Gent AV site I. Voor het uitvoeren van de opdracht wordt beroep gedaan op een dienstverlener met doorgedreven ervaring in het onderhoud en beheer van infrastructuur en installaties binnen een complexe (ziekenhuis)omgeving. De dienstverlening kan in het algemeen, niet-limitatief het onderhoud en technisch beheer van onderstaande omvatten: koeling; verwarming; warmte-krachtkoppeling (WKK); stoom; gas; luchtbehandeling; technische lokalen; elektriciteitsvoorzieningen; veiligheidsinstallaties; verlichting; signalisatie; medische gassen; sanitair; legionellabeheer; liften; keukeninstallaties. Aan de opdracht wordt in twee fasen invulling gegeven: In een eerste fase zal de dienstverlener worden verzocht om een onderhouds- en beheersplan voor de infrastructuur en installaties op te stellen. Deze fase wordt uitgevoerd aan forfaitaire prijs. De plannen dienen voldoende gedetailleerd te worden uitgewerkt om als grondslag te dienen voor het uitvoeren van het onderhoud en het technisch beheer, dat in een tweede fase kan worden opgenomen door de dienstverlener. Voor het opstellen van een onderhouds- en beheersplan wordt aan de dienstverlener een uitvoerige documentatie (as built, technische fiches, ) ter beschikking gesteld. Pagina 2

4 De tweede fase van de opdracht omvat het effectief uitvoeren van het onderhoud en het technische beheer van de infrastructuur en de installaties, waarbij de uitvoering verloopt volgens het voorgelegde en door het opdrachtgevend bestuur goedgekeurde onderhouds- en beheersvoorstel. Deze tweede fase wordt opgenomen als een voorwaardelijk gedeelte. Dit betekent dat de opdracht na de eerste fase op eenzijdige beslissing van de opdrachtgever en zonder recht op schadebeding kan stopgezet worden, zij het dat verderzetting wel de bedoeling is. De overeenkomst zal worden gesloten voor een periode van vier jaar vanaf sluiting van de opdracht en is door het opdrachtgevend bestuur jaarlijks éénzijdig opzegbaar, mits vooropzeg en zonder enig verhaal. Desgevallend zal een opzegtermijn van 90 kalenderdagen worden gerespecteerd. Zoals eerder vermeld kan de overeenkomst eveneens na het beëdigen van het vaste gedeelte, m.a.w. na het opstellen van het onderhouds- en beheersplan, worden stopgezet, zij het dat verderzetting wel de bedoeling is. 3. Procedure 3.1 Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht van diensten waarbij wordt geopteerd voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Deze procedure vindt haar motivatie in de complexiteit van de opdracht, gezien de oplossende inbreng van de inschrijvers wordt verwacht. Het gaat hier immers om een opdracht waarbij de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening en het plan van aanpak een kritische factor vormen om tot goede uitvoering te komen. De inschrijver krijgt hierbij de vrijheid om dit zelf in te vullen. Het is dan ook aangewezen om de inbreng van de inschrijver binnen het kader van de onderhandelingen, met oog op het vastleggen van de meest optimale oplossing. 3.2 Verloop van de procedure De procedure bestaat uit 2 fasen: 1) Selectiefase De eerste fase van de procedure is gericht op het selecteren van de kandidaat-inschrijvers. Hierbij wordt rekening gehouden met hun betrouwbaarheid, hun economische en financiële draagkracht en hun technische bekwaamheid. In onderhavig document, de selectieleidraad, worden de criteria bepaald aan de hand waarvan de voor de gunningsfase in aanmerking te nemen kandidaat-inschrijvers zullen worden geselecteerd. 2) Gunningsfase Tijdens de tweede fase van de procedure ontvangen de geselecteerde kandidaat-inschrijvers de gunningsleidraad, waarin zowel de verdere procedure voor de onderhandelingen als het voorwerp van en de voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht zullen worden beschreven, en worden ze uitgenodigd tot het indienen van een offerte. 4. Wetgeving - De Wet van 15 juni 2006 inzake overheidsopdrachten; - Het KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; - Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Pagina 3

5 - De Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (BS van 18 september 1996) en alle verdere wijzigingen; - De vigerende milieuwetgeving, zijnde het Besluit van de Vlaamse regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne (VLAREM II); - Het Besluit van de Vlaamse Regering van 4 mei 2007 betreffende het voorkomen van de veteranenziekte of legionellose op voor het publiek toegankelijke plaatsen; - De Belgische normen, Europese normen en Belgische technische goedkeuringen; - De bouw- en woonverordeningen en de politiereglementen; - De technische en administratieve bepalingen van de plaatselijke distributiemaatschappijen voor water, gas, elektriciteit, telefonie; - De meest recente versie van het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (ARAB); - De meest recente versie van het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI); - De CE-voorschriften; - De publicaties, technische voorlichtingsnota s (TV) en Codes voor Goede Praktijk, uitgegeven door het WTCB; - Het besluit van de Vlaamse Regering van 19 november 2010 houdende algemene bepalingen over het energiebeleid; - Het EPB-decreet van 22 december 2006; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de kandidatuurstellingen. Opmerking! Indien deze opdrachtdocumenten bepalingen bevatten die afwijken, tegenstrijdig zijn met of aanvullend zijn op bovenstaande wetgeving, regelgevingen,, dan hebben de bepalingen van de opdrachtdocumenten voorrang voor zover de afwijking, tegenstrijdigheid of aanvulling door deze wetgeving, regelgeving, toegelaten is. 5. Kandidatuurstelling 5.1 Opmaak kandidatuurstelling De kandidatuurstelling, inclusief bijlagen, dient te worden opgemaakt in het Nederlands. Alle verdere communicatie in de loop van de procedure dient eveneens in het Nederlands te gebeuren. De kandidatuurstelling dient te worden ondertekend door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de kandidaat-inschrijver te verbinden. Dit voorschrift geldt voor alle deelnemers als de kandidatuurstelling wordt ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid. De deelnemers zijn dan hoofdelijk verbonden en zijn verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie zal vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid. Opmerking! Om het overzicht op het ingediende dossier te behouden, dient de kandidatuurstelling volgens de hieronder opgegeven volgorde te worden aangeleverd. 1. Volledig ingevuld en ondertekend biljet van kandidatuurstelling (zie Deel 2 van onderhavige selectieleidraad); 2. Bewijs van ondertekeningsbevoegdheid; 3. Documenten aangaande het toegangsrecht (zie verder voor details): - uittreksel strafregister rechtspersoon; - uittreksel strafregister ondertekenaar; 4. Documenten aangaande de kwalitatieve selectie (zie verder voor details): - lijst met referenties met toevoeging van minstens 3 tevredenheidsattesten; - nota aangaande de capaciteit en organisatorische bekwaamheid. De aandacht van de kandidaat-inschrijver wordt erop gevestigd dat indien andere formulieren gebruikt worden bij het indienen van de kandidatuurstelling dan deze voorzien in onderhavig bestek, hij de volle verantwoordelijkheid draagt voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het betreffende formulier. Pagina 4

6 5.2 Indienen kandidatuurstelling De kandidatuurstelling dient in een definitief gesloten envelop te worden gestoken waarop de uiterste datum voor de indiening van de kandidatuurstelling en het besteknummer worden vermeld, namelijk: Uiterste datum indiening kandidatuurstelling: 21/12/2015 om 09u30 Besteknummer: AD De kandidatuurstelling bestaat uit één schriftelijk exemplaar en één duplicaat, alsook een volledige kopie van de kandidatuurstelling op digitale drager (CD-ROM of geheugenstick). De bestanden op digitale drager dienen in PDF formaat te worden aangeleverd. De kandidatuurstelling dient te worden bezorgd aan FARYS, Divisie Aankoop, Stropstraat 1 te 9000 Gent, overhandigd aan de bediende van het onthaal (openingsuren van 8u tot 16u) of verzonden via een postdienst. Bij verzending via een postdienst, dient de definitief gesloten envelop in een tweede envelop te worden gestoken waarop duidelijk kandidatuurstelling, alsook het besteknummer AD worden vermeld. De kandidatuurstellingen worden geopend in gesloten zitting. 6. Selectie 6.1 Toegangsrecht Door een offerte in te dienen voor deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden volgens art. 61 van het KB van 15 juli Conform art van het KB van 15 juli 2011 zal FARYS binnen de 48u na het uiterste tijdstip voor het indienen van de offertes controleren of de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt door het digitaal opvragen van het attest van de FOD Financiën m.b.t. de fiscale verplichtingen. Conform art van het KB van 15 juli 2011 zal FARYS eveneens controleren of de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt door het digitaal opvragen van de attesten m.b.t. nietfaillissement en rsz. Gezien de uittreksels uit het strafregister door het opdrachtgevend bestuur niet digitaal kosteloos kunnen opgevraagd worden, dient de inschrijver volgende attesten toe te voegen aan zijn offerte: - een uittreksel uit het strafregister (of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst) niet ouder dan 6 maand op de uiterste datum van indiening van de offertes, waaruit de professionele integriteit blijkt van de zaakvoerder of de afgevaardigd bestuurder en/of de gemachtigde ondertekenaar van de offerte; - een uittreksel uit het strafregister (of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst) niet ouder dan 6 maand op de uiterste datum van indiening van de offertes, waaruit de professionele integriteit blijkt van de inschrijver (indien inschrijving van rechtspersoon). Opmerking! Buitenlandse inschrijvers die zelf, of hun personeel, niet onderworpen zijn aan de Belgische regelgeving, dienen bij hun offerte alle bewijsstukken te voegen dat zij hun verplichtingen (inzake niet-faillissement, fiscale verplichtingen en sociale verplichtingen, ) hebben vervuld: - een attest waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement, liquidatie, gerechtelijk akkoord of een soortgelijke toestand bevindt, niet ouder dan 6 maand op de uiterste datum van indiening van de offertes; - een attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is (zoals bepaald in art. 63 van het KB van 15 juli 2011), niet ouder dan 6 maand op de uiterste datum van indiening van de offertes; Pagina 5

7 - een attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan de vereisten inzake betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de bepalingen uit art van het KB van 15 juli 2011), niet ouder dan 6 maand op de uiterste datum van indiening van de offertes. Bovenstaande bepalingen m.b.t. het toegangsrecht zijn toepasselijk op alle deelnemers van feitelijke verenigingen of tijdelijke handelsvennootschappen, alsook op andere entiteiten (vb. onderopdrachtnemers) waarvan de draagkracht wordt ingeroepen om te voldoen aan onderstaande kwalitatieve selectiecriteria. 6.2 Kwalitatieve selectie Economische en financiële draagkracht De financiële en economische draagkracht van de kandidaat-inschrijver zal worden geëvalueerd op basis van het Eurogate Risico. Hiervoor zal FARYS een rapport opvragen bij Graydon of gelijkwaardig. De kandidaat-inschrijver dient een score van 3,4 of 5 voor de Graydon Eurogate Risicoclassificatie te behalen of een overeenkomstige score van een gelijkwaardig ratingbureau. Technische bekwaamheid De kandidaat-inschrijver dient zijn technische bekwaamheid aan te tonen door het voorleggen van: een lijst van referenties van gelijkaardige opdrachten. De ingediende referenties dienen te voldoen aan volgende vereisten: uitvoeringsperiode: de voorgelegde referenties dienen betrekking te hebben op projecten die werden uitgevoerd of in uitvoering zijn: indien referenties van opdrachten in uitvoering worden voorgelegd, dienen deze opdrachten minstens één jaar in uitvoering te zijn en dit tot tevredenheid van de opdrachtgever op het moment van publicatie van onderhavige opdracht; indien referenties van afgeronde opdrachten worden voorgelegd, dienen deze opdrachten minstens twee jaar te zijn uitgevoerd binnen de laatste vijf jaar voorafgaand aan de publicatie van onderhavige opdracht. uitvoeringsbedrag: De gemiddelde waarde van elk van de referenties op jaarbasis dient, gesommeerd over alle referenties, een tegenwaarde van tenminste op jaarbasis te vertegenwoordigen. opdrachtinhoud: het geheel van de referenties dient aan te tonen dat: de dienstverlener doorgedreven ervaring heeft met het onderhoud en het beheer van infrastructuur en installaties binnen een complexe omgeving. De complexiteit wordt aangetoond door de aanwezigheid van voldoende elementen van, nietlimitatief: koeling, verwarming, WKK, stoom, gas, luchtbehandeling, technische lokalen, elektriciteitsvoorzieningen, veiligheidsinstallaties, verlichting, signalisatie, medische gassen, sanitair, legionellabeheer, liften, grootkeukens, ; bovenstaande ervaring onder andere betrekking heeft op een ziekenhuisomgeving of omgevingen met vergelijkbare veiligheidsvoorschriften; een wacht- en interventiesysteem kan aangereikt worden en dat ervaring inzake opzet en exploitatie ervan beschikbaar is. Ongeacht het aantal ingeroepen referenties om de globale ervaring aan te tonen (zie hiervoor), dienen minstens 3 tevredenheidsattesten in dat verband aangebracht te worden. Van elk voorgelegd tevredenheidsattest dient de kandidaat-inschrijver minstens de volgende elementen bij de offerte te voegen: een uitgebreide beschrijving van de inhoud van de opdracht; totaal uitvoeringsbedrag; uitvoeringsperiode; identificatie van de opdrachtgever met duidelijke opgave van naam en of telefoonnummer van de contactpersoon bij de opdrachtgever. Pagina 6

8 Een nota inzake de organisatiestructuur van de dienstverlener, die aantoont de gevraagde opdracht aan te kunnen. De kandidaat-inschrijver heeft in deze uiteenzetting eveneens specifiek aandacht voor: de organisatie van een wachtdienst en een dispatchfunctie; de beroepskwalificaties van het personeel dat kan worden ingezet; een toereikende beschikbare bezetting wanneer meerdere opdrachten tegelijk aan de orde zijn zowel intern het AZ Jan Palfijn Gent AV en extern naast deze opdracht, teneinde te voorkomen dat de uitvoering in het AZ Jan Palfijn Gent AV in een wachtrij terecht komt. Een inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten (bijvoorbeeld onderopdrachtnemer(s)) of kan zich inschrijven als Tijdelijke Vereniging. In deze gevallen dient de inschrijver in zijn geheel te voldoen aan alle selectiecriteria en dient dus niet elke entiteit afzonderlijk aan deze selectiecriteria te voldoen. In deze gevallen moet de inschrijver aantonen dat hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Bovendien dient de inschrijver deze entiteiten uitdrukkelijk te benoemen in het inschrijvingsbiljet, alsook het gedeelte van de opdracht waar hij beroep zal doen op deze entiteiten. 7. Communicatie FARYS staat het gebruik van elektronische middelen toe voor het uitwisselen, in de loop van de procedure, van schriftelijke stukken, andere dan aanvragen tot deelneming en offertes. Aan de inschrijver wordt gevraagd, indien hij dit gebruik eveneens toestaat, dit aan te geven op het inschrijvingsbiljet. Pagina 7

9 DEEL 2 BILJET VAN KANDIDATUURSTELLING 1 Bestek nummer: AD Voorwerp van de opdracht Raamovereenkomst voor het onderhoud en het technisch beheer van de infrastructuur en de installaties van het AZ Jan Palfijn Gent AV site I 3 Identificatie van de kandidaat-inschrijver(s) 3.1 De firma Handelsnaam of benaming:... Rechtsvorm:... Nationaliteit:... Maatschappelijke zetel:... Telefoonnr.:... en/of faxnr.:... Ondernemingsnummer: De ondergetekende(n) OF Na(a)m(en), voorna(a)m(en):... Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:... Telefoonnr.:... en/of faxnr.:... Woonplaats:... OF 3.3 De ondergetekenden (voor elk van hun gegevens als hierboven), die zich tijdelijk verenigd hebben voor deze aanneming: 4 Data van de sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming 5 Contactpersoon Naam Telefoon/GSM... 6 Communicatie tijdens de procedure De inschrijver staat het gebruik van elektronische middelen toe voor het uitwisselen, in de loop van de procedure, van schriftelijke stukken, andere dan aanvragen tot deelneming en offertes: akkoord niet akkoord Pagina 8

10 7 Entiteiten waarvan de draagkracht wordt ingeroepen om te voldoen aan de kwalitatieve selectie (of aparte lijst toevoegen) Naam... Adres... Postcode en woonplaats... Beschrijving van het gedeelte van de opdracht... 8 Ondertekenaar(s) Naam en voornaam:... Hoedanigheid of functie:... Opgemaakt te (plaats):... Datum:... Handtekening(en): 9 Volmachten De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door Hun volmacht blijkt uit: De akte in bijlage. OF Bijlage aan Belg. Staatsblad nr....van... OF Het afschrift van de volmacht in bijlage, neergelegd op... bij... te... Pagina 9