NOTULUS. Archivering van het agenderings- - en besluitvormingssysteem van de stad Antwerpen. Willem Vanneste,, consulent stadsarchief Antwerpen

Transcriptie

1 NOTULUS Archivering van het agenderings- - en besluitvormingssysteem van de stad Antwerpen Willem Vanneste,, consulent stadsarchief Antwerpen

2 Archivering NOTULUS Historiek Besluitvormingsproces & Notulus Archivering Dragers & Formaten Archiveringsprotocol Archiveringsstrategie En verder...

3 Historiek : Zebra (Paco( Paco,, Page & Arend) ZoEksysteem Besluiten Raad wp 5.1 & ms-dos 1998: start Notulus EDMS: documentum ms-word 7.0 & windows : Ontwikkeling Notulus 4.0 o.a. geautomatiseerde Archivering

4 Gemeenteraad Bestuursorganen Raadscommissies College Managementcomité Districten Districtsraad Bureau Conferentie

5 Besluitvormingsproces Bedrijfseenheden opmaak Stadssecretariaat agendering Zitting bestuursorgaan bespreking & beslissing Stadssecretariaat verslaggeving Bedrijfseenheden uitvoering

6 verwerking in Notulus (1) Opstellers binnen een bedrijfseenheid Voorontwerpbesluiten Word-sjablonen Samensteller van een bedrijfseenheid Importeren van besluiten en bijlagen in NOTULUS voor Collegezitting. voor Gemeenteraad.

7 verwerking in Notulus (2) Samensteller van een bedrijfseenheid voor Collegezitting voor Gemeenteraad Aanmaken zittingsfolder Verzenden besluiten Aanpassen volgorde Pulish ontwerpbesluiten- bundel Verzenden bundel naar stadssecretariaat Verzenden besluiten naar stadssecretariaat Stadssecretariaat

8 verwerking in Notulus (3) Stadssecretariaat - voorbereiding Collegezitting Zittingsfolder aanmaken Bundel sorteren/besluiten verwijderen Bundels agenderen Ontwerpbesluitenbundels publishen Dagorde aanmaken Collegezitting Gemeenteraad Zittingsfolder aanmaken Bundels sorteren Dagorde aanmaken Bundels agenderen Hoogdringende besluiten toevoegen Besluiten wijzigen Ontwerpbesluitenbundels publishen Gemeenteraad

9 verwerking in Notulus (4) Collegezitting & Gemeenteraadszitting Akkoord Aan te passen Collegezitting Aanmaak verslag Hoogdringende besluiten Akkorderen Afschriften publishen Aangepaste besluiten nakijken Notuleren + publish terug naar samensteller Stadssecretariaat - verwerking Gemeenteraad Verdagen en verplaatsen Akkorderen Afschriften publishen Notuleren + publish Gemeenteblad aanmaken Bedrijfseenheden voor uitvoering

10 Ontsluiting Notulus Raadpleging Notulus via: Intranet stad Antwerpen Het Gemeenteblad Weldra via internet Ontsluiting voor Stadsdiensten Politiek verkozenen en medewerkers Burgers

11 Archivering Notulus Doelstelling Vereistenraamwerk Metadata Archiveringsprotocol Voorgestelde oplossing Gefaseerde aanpak

12 Doelstelling archivering digitale versie van deze belangrijke bestuurlijke documenten die de stedelijke besluitvorming weerspiegelen. ontsluitingsmogelijkheden ingepast in een algemeen archiverings- strategie voor de stad Antwerpen conform het wettelijk kader

13 Vereistenraamwerk Business vereisten Ondernemingsvisie Kerntaken SA Administratieve verantwoordelijkheden Voorwaarden voor overdracht Kerntaken AZ Technische archiveringsvereisten Informatie Formaat Software & Systemen Informatie Drager Archiveringsoplossing & -protocol Kerntaken betrokken diensten: Stafdienst - Algemene Zaken & Stadsarchief Technisch vereisten: formaat & drager Bepalen te volgen strategie

14 Informatiedragers Criteria commerciële ondersteuning stabiliteit: formaat drager, technologie, besturing minimale bewaartermijn 10 jaar (20 C/40%) beschikbaarheid normen en standaard. Niet weerhouden Worm, Tape,...

15 Informatiedragers (2) DVD-ROM als externe drager verwachte opvolger van CD-ROM grote opslagcapaciteit Universal Disk Format (UDF) CD-ROM alternatief tot stabilisering en standaardisering DVD Harde schijven voor opslag gebruikerskopie Storage Area Network - toekomst?

16 Criteria Bestandsformaten commerciële ondersteuning standaardisatie (open vs de facto) platformonafhankelijkheid mate behoud inhoud/structuur/vorm Inhoud Notulus voornamelijk tekst Gangbare formaten kantoortoepassingen niet weerhouden: vb. Word, WP e.a.

17 XML Bestandsformaten (2) gebaseerd op ISO 8879 (SGML) gebruik ASCII als bouwsteen voor gestructureerde gegevens flexibel in gebruik vereist controle op aanmaak gegevens PDF wijdverspreide de facto standaard bewaard vormelijke kenmerken dood formaat

18 Bestandsformaten (3) Hybride oplossing XML en PDF naast elkaar te gebruiken. In eerste instantie vooral PDF XML aan de invoerzijde opstarten conversie aan de uitvoerzijde vergt te grote investeringen wachten op DTD s van de invoerzijde

19 Metadata Integratie in efloris data Notulus deels overnemen in ISAD(G)- structuur deels toe te voegen aan resp.. archiefbestanden andere relevante data dumpen in XML- bestanden bij resp.. series geen overname van objecttypes en velden specifiek aan Notulus

20 Archiveringsprotocol Hertaling papieren afspraken Selectiewaardering Termijnen Vorm van overdracht Papier Elektronisch op bouwsteenniveau Elektronisch als vormelijk document

21 Selectielijst Problematiek bouwstenen versus gegenereerde documenten Gebruik VB-scripts en Virtuele documenten maakt eigenlijk inhoud moeilijk te doorgronden Pragmatische optie gegenereerde documenten bouwstenen niet beheersbaar goedgekeurde besluiten (afschriften) in Notulus.

22 Selectielijst

23 beheersprotocol Verantwoordelijkheden Regelmatige Audit raadpleegbaarheid upgrades,, nieuwe software Opvolging aanpassingen in structuur Notulus Technologiewacht

24 Voorgestelde oplossing Overwogen alternatieven Formaten : XML & PDF Dragers: harde schijf en DVD-ROM Metadata: in ISAD(G)-model, in bestanden zelf & in XML dumps Bestanden te integreren in algemene ISAD(G)-structuur van efloris Gefaseerde realisatie

25 Fase 1 Overdracht documenten: dagordes, verslag en notulenregister uit Zebra Reorganisatie ontwerpbesluitenbundels Bijlagen Vernietiging Evalutie metadata

26 Fase 2 Analyse conversie naar XML in invoeromgeving Notulus Ontwikkelde DTD s meenemen bij archivering gebruiken voor conversie reeds gearchiveerde bestanden

27 Fase 3 Conversie naar XML van gearchiveerde documenten (1989-) Overdracht geconverteerde ontwerpbesluiten gemeentebladen Extra conversie DTD s

28 Fase 4 Realisatie XML-archief bijkomende DTD te definieren onderzoek naar Toepassing EAD archivering Audio-visuele bestanden

29 Toekomst enkel nog digitaal archiveren? Juridische problematiek aangepaste wetgeving aangepaste procedures Duurzaamheidsvraagstuk Storage Area Network?...

30

31

32 vorm/structuur/inhoud Vorm Presentatie & lay-out Structuur Inhoud Software Hiërarchische opbouw van het document in secties, hoofdstukken, paragrafen en alineas Tekst, grafische voorstelling en afbeeldingen, audio en video in casu Notulus, vnl. tekst Beschikbaarheid van software om de bestanden te lezen Platform & Systeem Operating System (UNIX, NT, Apple, )