Personeelsbeleidsplan: GMR Instemming CvB vaststelling Aanpassing hoofdstuk 8.2 Ziekteverzuim GMR instemming CvB

Transcriptie

1 Personeelsbeleidsplan: GMR Instemming CvB vaststelling Aanpassing hoofdstuk 8.2 Ziekteverzuim GMR instemming CvB vaststelling Aanpassing hoofdstuk 4.7 Scholing: GMR instemming Aanpassing hoofdstuk 7.2.Mobiliteitsbeleid: GMR instemming Aanpassing hoofdstuk 5 Taakvervulling: GMR Instemming CvB vaststelling Aanpassing hoofdstuk 3 Werving en selectie GMR instemming Artikel CvB vaststelling

2 1

3 Inhoudsopgave blad 1. Inleiding 3 2. Algemene Informatie 1. Werkgever 4 2. Bestuursbureau CBO Meilân 4 3. Voorwaarden voor een aanstelling bij CBO Meilân 5 1. Grondslag 5 2. Doel 5 3. Missie 5 4. Visie 5 5. Leidende principes 6 4. Vragen en problemen 7 5. Salariskwesties 7 6. Wijzigingen in de persoonlijke sfeer 7 7. Veiligheid instructies 7 3. Werving en selectie 1. Sollicitatiecode 8 2. Sollicitatieprocedure leerkracht 8 3. Sollicitatieprocedure onderwijs ondersteunend personeel Sollicitatieprocedure schooldirecteur Bekwaam zijn en bekwaam blijven 1. Competentiegericht ontwikkelen De gesprekkencyclus Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek P.O.P Het bekwaamheidsdossier (na)scholing Begeleiding nieuwe personeelsleden Taakvervulling 1. Taakbeleid Taakomvang Taakverdeling Taakuitvoering Taakbelasting Deeltijdarbeid Loopbaan en werkgelegenheid 1. Loopbaanoriëntatie Mobiliteitsbeleid Werkgelegenheidsbeleid CBO Meilân Positie korttijdelijk personeel 74 2

4 8. Arbeidsomstandigheden 1. Arbeidsomstandigheden regelgeving Ziekteverzuim en (ziekte)verzuimbegeleiding Beeldschermwerk Code tegen discriminerend gedrag Protocol omgaan met agressieve ouders Medezeggenschap en besluitvorming 94 Bijlage 4.3 Formulier functioneringsgesprek 96 Bijlage 4.4 Formulier beoordelingsgesprek 99 Bijlage 6 Scholingsovereenkomst 103 Bijlage 7 Evaluatieformulier invalleerkrachten 107 Bijlage 8 Arbo beleidsplan 112 Data besluitvorming 119 3

5 1. Inleiding Het voorliggende personeelsbeleidsplan is opnieuw samengesteld vanwege de fusie van PCO Tsjûkemar en VCO Heerenveen. Het personeelsbeleidsplan is besproken met de GMR en de (P)GMR heeft instemming verleend. Daarbij is opgemerkt dat het personeelsplan een ontwikkeldocument is dat in de loop van de komende vier jaar in delen opnieuw ter bespreking wordt gegeven. Aangepast of nieuw zijn de volgende onderwerpen: Hoofdstuk 2: Algemene regels voor personeelsleden in dienst van CBO Meilân. Hoofdstuk 4.1. Competentiegericht ontwikkelen Hoofdstuk en Functioneringsgesprek Hoofdstuk Beleid scholing omgezet in een (na)scholingsreglement Hoofdstuk Beleid mobiliteit omgezet in een reglement mobiliteitsbeleid Hoofdstuk 7.3. Werkgelegenheidsbeleid We hebben besloten om het personeelsbeleidsplan opnieuw in te delen in een overzichtelijk document. We plaatsen het complete document op de website van CBO Meilân onder de gebruikerscode van het personeel en de GMR zodat het voor alle personeelsleden is in te zien. Op de school is een papieren versie aanwezig. Dit document vervangt het bestaande personeelsbeleidsplan. Het personeelsbeleidsplan wordt aangepast wanneer wet- en regelgeving of CAO afspraken daartoe aanleiding geven. Voor alle beleidsstukken, dus ook het personeelsbeleidsplan, geldt dat deze periodiek worden geëvalueerd. Minimaal eens per vier jaar vindt deze evaluatie plaats. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het INK model. De waardering van betrokkenen is daarbij van groot belang. Het College van Bestuur beoogt met dit personeelsbeleidsplan om voor zowel bestuur als personeelsleden een helder en consistent beleid te voeren. Het beleid vertoont samenhang waardoor met recht kan worden gesproken over integraal personeelsbeleid. 4

6 2. ALGEMENE INFORMATIE Het is van belang dat al onze personeelsleden kennis kunnen nemen van algemene informatie die van belang is als je werkt bij CBO Meilân Werkgever CBO Meilân is de werkgever voor het personeel. Het werkgeversnummer is CBO Meilân is de werknaam van de Stichting voor Christelijk Basisonderwijs in de gemeenten Lemsterland en Skarsterlân en de plaats Heerenveen. De bestuursstructuur: College van Bestuur (2 leden) en een Raad van Toezicht (minimaal 5 en maximaal 9 leden). Het College van Bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid binnen de organisatie. In een bestuurstatuut is vastgelegd wat de bevoegdheden zijn van het College van Bestuur en zijn de taken van de Raad van Toezicht vastgelegd. De schooldirecteur is eindverantwoordelijk voor het onderwijs, personeelsbeleid en interne organisatie van de eigen school. Hij/zij legt verantwoording af aan het College van Bestuur Bestuursbureau CBO Meilân De Stichting CBO Meilân is gevestigd te Joure. Het bestuursbureau van CBO Meilân is gevestigd aan de E.A. Borgerstraat 27. Postadres: Postbus 125, 8500 AC Joure Bezoekadres: E.A. Borgerstraat 27 te Joure. 5

7 2.3. Voorwaarden voor een aanstelling bij CBO Meilân Personeelsleden die in dienst zijn bij CBO Meilân moeten de grondslag en de doelstelling van de stichting onderschrijven. a. Personeelsleden van CBO Meilân onderschrijven de missie, visie en kernwaarden van de organisatie en dragen deze uit en geven hieraan invulling in hun dagelijks werk. b. Werken aan een Protestants Christelijke school vraagt van bestuur en personeelsleden om samen de identiteit van het onderwijs vorm en inhoud te geven Grondslag: De Bijbel als Gods Woord De stichting heeft als grondslag voor haar handelen de Bijbel als Gods Woord Doel 1. De stichting stelt zich ten doel werkzaam te zijn tot oprichting en instandhouding van scholen voor Christelijk Basis Onderwijs binnen de huidige gemeenten Lemsterland, Skarsterlân en de plaats Heerenveen. 2. De Bijbel is onze inspiratiebron; het verhaal van God en mensen, de verhalen van Jezus die ons voorleefde. Vanuit die bron willen we de kinderen op onze scholen onderwijzen, vertellen, begeleiden en relaties leggen, want geloven heeft alles te maken met het leven van alle dag. In de omgang met elkaar proberen iets te laten zien en door te geven van wat wij denken dat Gods bedoeling is met mensen. Iedere school is verantwoordelijk om dat vorm en inhoud te geven en zichtbaar te maken in de praktijk. Dit is door iedere school beschreven in het eigen schoolconcept in samenhang met de pedagogische en didactische uitgangspunten Missie: Echt Bijzonder! De stichting stelt zich ten doel werkzaam te zijn tot oprichting en instandhouding van scholen voor Christelijk Basis onderwijs in de gemeenten Lemsterland, Skarsterlân en de plaats Heerenveen. Wij doen dat vanuit de slogan: Echt bijzonder! We geven daarmee aan dat we op alle terreinen meer dan gewoon willen zijn. CBO Meilân richt zich op zowel goed bijzonder onderwijs als op bijzonder goed onderwijs waar inspirerende mensen werken die op een bijzondere en eigentijdse manier met elkaar en de kinderen omgaan, midden in de samenleving staan en daar actief deel van uitmaken Visie 1. CBO Meilân een kwalitatief hoogwaardige organisatie. CBO Meilân hecht grote waarde aan de kwaliteit van het onderwijs, de kwaliteit van het personeel, de kwaliteit van de prestaties en de kwaliteit van de faciliteiten en ondersteunende voorzieningen. CBO Meilân streeft er naar om continue actief, planmatig en eigentijds het onderwijs en de onderwijs-ondersteunende processen te verbeteren. Transparantie en meetbaarheid zijn hierin centrale begrippen. 1. CBO Meilân een lerende organisatie. Een positieve mensvisie gericht op leren en ontwikkelen, staat hoog in ons vaandel. De kerntaak van de scholen van CBO Meilân is het inrichten van het onderwijs op een zodanige wijze dat elk kind de kans krijgt zich optimaal te ontwikkelen. Om dit te kunnen realiseren is er binnen CBO Meilân continue aandacht voor permanente ontwikkeling van mens en organisatie, voor samenwerkend leren, voor open communicatie, voor een veilige leer- en werkomgeving, voor een professionele cultuur waarbij aanspreken op resultaat en gedrag gewoon is. 2. CBO Meilân een inspirerende organisatie en zichtbare organisatie met een eigen gezicht. CBO Meilân heeft een eigen koers en is zelfstandig en onafhankelijk. Juist het besef van het hebben van een eigen innerlijke opdracht maakt het mogelijk een zichtbare bijdrage te leveren aan een duurzame samenleving voor allen. We zijn ondernemend in onze dienst aan de samenleving. Dat maakt ons creatief en inventief; het schenkt ons geloof in eigen kunnen. We 6

8 nemen en dragen verantwoordelijkheid en zijn daar altijd op aanspreekbaar. Leraren, ouders en leerlingen herkennen zich in de wijze waarop de CBO Meilân scholen vormgeven aan identiteit: geworteld in de christelijke traditie, normen en waarden CBO Meilân een ondernemende organisatie. De scholen zijn ook partner in opvoeding en zorg, waarbij de ouder/verzorger primair verantwoordelijk is voor de opvoeding van het kind. Rekening houdend met die kerntaak speelt CBO Meilân een ondernemende en initiërende rol in de schoolomgeving en worden contacten onderhouden met gemeentes en organisaties op het terrein van buitenschoolse opvang, sociaal cultureel werk, jeugdzorg en sport, centra voor jeugd en gezin. Op alle niveaus individuele leerkrachten, scholen en College van Bestuur worden contacten gelegd met andere organisaties in de keten van onderwijs, opvoeding en zorg Leidende principes CBO Meilân heeft ervoor gekozen om te werken vanuit leidende principes. Deze principes zijn de basis voor de verdere uitwerking van de verschillende onderwerpen. De leidende principes geven richting aan de inhoudelijke keuzes en zijn in onderstaand figuur 1. gevisualiseerd. In het fusierapport Deel 1, bijlage F is een verdere uitwerking van de leidende principes opgenomen. Figuur 1. De leidende principes voor CBO Meilân Ambitieus en ondernemend Christelijke identiteit; saamhorigheid en solidariteit Kwalitatief goed onderwijs waarin kinderen zich optimaal kunnen ontwikkelen Actief midden in de samenleving Actief leren met en van elkaar in open sfeer en met heldere communicatie Diversiteit in scholen, teams en leerlingen Gedreven professionals ontwikkelen zich Ouderbetrokkenheid die mede vorm geeft aan het profiel van de school Elke school heeft een eigen profiel De organisatorische basis is goed op orde 1 Teksten uit manifest Christelijk Onderwijs (Besturenraad PCO) 7

9 2.4. Vragen en problemen De directeur van de school is in eerste instantie verantwoordelijk voor het personeel. Voor alle vragen en eventuele problemen moet het personeel zich richten tot de directeur. Voor vragen van rechtspositionele aard neemt de directeur contact op met het bestuursbureau van CBO Meilân. Indien het personeelslid in een conflictsituatie terechtkomt, wendt het personeelslid zich in eerste instantie tot de directeur van de school. Indien dat geen oplossing biedt, kan het personeelslid zich wenden tot een lid van het College van Bestuur Salariskwesties Indien een personeelslid van mening is dat het salaris niet juist wordt uitbetaald, wendt het personeelslid zich in eerste instantie tot de schooldirecteur. De schooldirecteur is verantwoordelijk voor het doorgeven van de gewerkte uren aan het bestuursbureau. Bij andere salarisvragen richt het personeelslid zich rechtstreeks tot het bestuursbureau Wijzigingen in de persoonlijke sfeer Adreswijzigingen en wijzigingen van de burgerlijke staat, moeten worden doorgegeven aan de schooldirecteur en aan het bestuurskantoor. Wijzigingen in belastingtarieven en beschikkingen loonbelasting moeten rechtstreeks worden doorgegeven aan het bestuursbureau Veiligheid Instructies Personeelsleden moeten kennis hebben van maatregelen die genomen zijn in het kader van veiligheid en gezondheid van de leerlingen en de medewerkers. Op de website van CBO Meilân staat onder het wachtwoord personeel een document omtrent veiligheid. 8

10 3. Werving en selectie 3.1. Sollicitatiecode De CAO bepaling, artikel 11.8 werving en selectie: De werkgever stelt ten behoeve van werving en selectie een sollicitatiecode vast conform bijlage XII van de CAO CBO Meilân hanteert de sollicitatiecode genoemd in de CAO Sollicitatieprocedure leerkracht Inleiding Benoemingen worden in principe per schooljaar gedaan. Tussentijdse benoemingen zijn payroll benoemingen, tenzij uit de meerjarenbegroting blijkt dat met grote zekerheid is vastgesteld dat een payroll benoeming niet nodig is. Een personeelslid die nieuw in dienst komt bij CBO Meilân moet een volledige sollicitatieprocedure doorlopen of hebben doorlopen. Een volledige sollicitatiecommissie brengt een benoemingsadvies uit aan het College van Bestuur 2. Voor de interne procedure wordt verwezen naar hoofdstuk 7.2.3, artikel 6, 7, 8a en 8b. Payroll medewerkers die 1,5 jaar onafgebroken in dienst zijn geweest en benoemd zijn na een volledige sollicitatieprocedure worden gelijk gesteld aan medewerkers die een contract hebben bij CBO Meilân wanneer vacature ruimte ontstaat. Bij een interne procedure vindt altijd overleg plaats tussen de betrokken directeuren. Degene die gebruik wil maken van interne mobiliteit moet minimaal een positieve beoordeling hebben. Op basis van voordracht van de beide directeuren neemt het College van Bestuur een besluit. Indien een vacature niet vervuld kan worden door middel van interne mobiliteit wordt de vacature extern opengesteld. Voor een externe procedure wordt een sollicitatiecommissie ingesteld. De sollicitatiecommissie heeft een duidelijk taakstelling: benoemingsadvies uitbrengen aan het College van Bestuur. Uitgangspunt is dat de sollicitatiecommissie komt met een benoemingsvoorstel waarbij één kandidaat wordt voorgedragen. Het College van Bestuur besluit. Bij een externe sollicitatieprocedure wordt altijd een profielschets gemaakt van de functie en de functie eisen. De HRM medewerker stelt in overleg met de schooldirecteur de profielschets op. De schooldirecteur raadpleegt het team m.b.t. de inhoud van de profielschets. In de profielschets is opgenomen: a. omschrijving van de aard en de omvang van de functie; b. eisen en wensen op basis van onderwijskundige argumenten (specialisaties, ervaring etc.); c. eisen en wensen op het persoonlijke vlak i.v.m. toekomstige samenwerking. 2 Soms kan er voor worden gekozen om bij een benoeming van een medewerker die via payroll bij CBO Meilân gaat werken toch de volledige sollicitatieprocedure te laten volgen omdat de kandidaat mogelijk kan doorstromen naar en reguliere benoeming bij CBO Meilân. Wanneer daar sprake van zou zijn is niet opnieuw een volledige procedure nodig, maar kan op basis van een positieve beoordeling de payroll benoeming worden omgezet in een benoeming bij CBO Meilân. Er dient een voordracht te zijn aan het College van Bestuur. 9

11 De sollicitatiecommissie Er wordt een sollicitatiecommissie ingesteld door de HRM medewerker bij een externe sollicitatieprocedure voor leerkrachten. In deze commissie hebben zitting: 1. 1 ouder uit de oudergeleding van de MR 2. de directeur/bestuurder onderwijs of door hem aangewezen afgevaardigde 3. 1 personeelslid (wanneer het gaat om een duo baan, de duo partner) 4. schooldirecteur Afspraken sollicitatiecommissie a. Voorzitter sollicitatie commissie b. heeft o.a. tot taak de procedurele bewaking van de gang van zaken. Tevens onderhoudt en legt de voorzitter het contact met de kandidaten. Dit betekent dat de voorzitter van de sollicitatiecommissie in principe bij elk persoonlijk contact met de kandidaten aanwezig moet (kunnen) zijn. De voorzitter van de sollicitatiecommissie zorgt er tevens voor dat bij afsluiting van de sollicitatieprocedure de relevante stukken aan de HRM medewerker worden overgedragen. c. Tussentijdse mededelingen over de stand van zaken zijn naar alle geledingen eensluidend. De inhoud van deze berichten wordt door de sollicitatiecommissie vastgesteld. Aangesloten moet worden bij de sollicitatiecode. d. De leden van de sollicitatiecommissie vervullen hun taak binnen deze commissie geheel onafhankelijk. Over de kandidaten mag dientengevolge niet met anderen (inclusief de eigen achterban ) worden gesproken. De privacy van sollicitanten vereist strikte geheimhouding! e. De diverse secretariaatswerkzaamheden t.b.v. de sollicitatiecommissie worden verzorgd via de HRM medewerker van het bestuursbureau. f. Alle benoemingen moeten centraal worden afgehandeld door de HRM medewerker Werkwijze van de sollicitatiecommissie 1. De sollicitatiecommissie neemt uitvoerig kennis van de profielschets die als uitgangspunt dient bij de beoordeling van de kandidaten. De selectie van kandidaten geschiedt op grond van de bekend gemaakte functie-eisen. Voorafgaand aan het beoordelen van sollicitatiebrieven en het voeren van gesprekken met kandidaten worden duidelijke criteria vastgesteld (bijvoorbeeld door het hanteren van een matrix). 2. De sollicitatiecommissie maakt intern bindende afspraken over de afwikkeling van de procedure. Data van bijeenkomsten dienen te worden vastgesteld, evenals het tijdstip waarop een benoemingsadvies zal worden uitgebracht. Stelregel: hoe vlotter, hoe beter. Ook de sollicitanten worden op de hoogte gebracht van het tijdschema De advertentie 1. Het College van Bestuur bepaalt in samenspraak met de schooldirecteur hoe en waar de vacature wordt bekend gemaakt. Afwegingsfactoren hierbij zijn: a. omvang van de vacature; b. functie en belang van de vacature; c. toekomst en perspectief van de vacature. 2. De HRM medewerker stelt in samenspraak met de schooldirecteur een advertentie op. Er wordt een korte wervende advertentie geplaatst in de gekozen media met een verwijzing naar de website van de stichting CBO Meilân. Op de website staat een uitgebreide advertentie. 10

12 3. In de advertentie op de website moet relevante informatie worden opgenomen daaronder wordt verstaan: o informatie m.b.t. de school en de stichting o informatie m.b.t. de vacature: naam en omschrijving van de functie, functie eisen, omvang van de functie, benoeming voor bepaalde of onbepaalde tijd, salarisschaal o Informatie inzake de te volgen procedure: sollicitatietermijn, wijze van inzenden van de sollicitatie, eisen waaraan de sollicitatie moet voldoen 4. De termijn voor het inzenden van de sollicitaties dient te worden vastgesteld en moet in de advertentie vermeld worden. Sollicitaties dienen te worden gericht aan het College van Bestuur. 5. In de in de advertentie wordt ook vermeld: - contactperso(o)n(en) voor het verstrekken van informatie - de sollicitatiecode; - dat de sollicitant de statuten en de grondslag van de stichting moet kunnen onderschrijven en vorm en inhoud wil geven - aan de benoeming worden voorwaarden gesteld inzake mobiliteit De eerste selectie 1. Van de binnengekomen sollicitatiebrieven worden door het secretariaat kopieën gemaakt en een lijst t.b.v. beantwoording en ter controle. Elk lid van de sollicitatiecommissie ontvangt een set kopieën. De originelen worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie beheerd. 2. Na ontvangst van de sollicitatie wordt per ommegaande een ontvangstbevestiging gestuurd. 3. Na sluiting van de sollicitatietermijn ontvangen brieven worden voorlopig terzijde gelegd. Wordt tijdens de procedure daaraan behoefte gevoeld, dan kan op deze brieven alsnog worden ingegaan. Zo niet, dan worden deze met begeleidend schrijven geretourneerd. 4. Een eerste beoordeling van sollicitatiebrieven wordt door de leden van de sollicitatiecommissie persoonlijk gedaan 5. In de voltallige sollicitatiecommissie dienen de eerste beoordelingen geïnventariseerd en besproken te worden. In deze fase dient een aantal mogelijk geschikte kandidaten geselecteerd te worden. Te denken valt aan 2 tot 4, maar overigens is het aantal ter beoordeling van de sollicitatiecommissie zelf. 6. De sollicitanten ontvangen een ontvangstbevestiging waarin tevens is aangegeven wanneer de sollicitatieprocedure start en een tijdspad m.b.t. afronding 7. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een 1 e sollicitatiegesprek. De voorzitter van de sollicitatiecommissie arrangeert de afspraken met betrokkenen. Hij of zij doet dit schriftelijk of telefonisch. De voorzitter kan dit delegeren naar een ander lid van de sollicitatiecommissie of de schooldirecteur. Binnen de Sollicitatiecommissie dient vooraf te worden bepaald welke relevante vragen aan de orde dienen te komen en door wie ze worden gesteld. Sollicitanten die voor een gesprek worden uitgenodigd ontvangen bij de uitnodiging de voor de functie en functievervulling relevante informatie en een exemplaar van de sollicitatiecode. 11

13 Het sollicitatiegesprek Tijdens het sollicitatiegesprek moeten in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde komen: 1. De sollicitant wordt geacht zijn functie te vervullen in overeenstemming met de grondslag en het doel van de stichting, zoals deze zijn vastgelegd in de statuten (zie akte van benoeming FBS artikel 2 lid 1). Alvorens tot een benoeming van een personeelslid over te gaan zal het bestuur zekerheid moeten hebben dat de betrokkene instemt met de grondslag en het doel van de stichting, zoals die zijn omschreven in de artikelen 3 en 4 van deze statuten. 2. De visie op levensbeschouwelijke vorming en het zichtbaar maken daarvan in de schoolpraktijk. 3. De visie op onderwijs en opvoeding van kinderen en vertaling daarvan 4. De sollicitant moet de onderwijskundige visie van de school kunnen onderschrijven. 5. De visie op zorg voor leerlingen en de vertaling daarvan 6. De visie op ouderbetrokkenheid en de vertaling daarvan 7. De visie op team functioneren en de vertaling daarvan 8. Leerkracht competenties vermeld in de wet BIO Referenties en proefles Naar aanleiding van het eerste gesprek kunnen eventueel referenties worden ingewonnen. 1. Dit gebeurt op basis van een gerichte vraagstelling. Bij voorkeur gebeurt dit door de voorzitter van de sollicitatiecommissie indien naar meerdere kandidaten wordt geïnformeerd, gebeurt dit door één en dezelfde persoon. 2. In voorkomende gevallen wordt de kandidaat bij voorkeur op zijn of haar huidige school bezocht voor een proefles c.q. uitgenodigd voor het geven van een proefles. 3. Direct aansluitend aan de proefles kan met de kandidaat een bespreking van de les plaatsvinden. 4. Kandidaten die voor een gesprek en/of proefles worden ontvangen, dienen gemaakte reis- en verblijfkosten vergoed te krijgen Advies van de sollicitatiecommissie De sollicitatiecommissie bespreekt het sollicitatiegesprek, wordt geïnformeerd door enkele leden van de sollicitatiecommissie inzake de proefles die gezien is en de ervaringen bij een eventueel schoolbezoek. Ook worden de referentiegegevens besproken. De profielschets wordt gebruikt als checklist om te bepalen welke kandidaat het beste past in het profiel. De sollicitatiecommissie komt daarna met een voordracht waarin wordt aangegeven in welke mate de sollicitant beantwoordt aan de profielschets en de motivatie waarom de kandidaat wordt voorgedragen Wel dient bij het benoemingsvoorstel vermeld te worden of dit al of niet unaniem is. Het advies wordt schriftelijk uitgebracht aan de het College van Bestuur Indien er geen geschikte kandidaten zijn beraadt de sollicitatiecommissie zich op: a. nogmaals adverteren; b. nieuwe selectie uit de sollicitatiebrieven De feitelijke benoeming 1. Indien er een unaniem benoemingsvoorstel tot stand komt wordt neemt de het College van Bestuur het besluit voor benoeming. 2. Indien er niet een unaniem benoemingsadvies tot stand is gekomen treedt de bestuurder in overleg met de sollicitatiecommissie. Indien de deze de voordracht van de sollicitatiecommissie niet overneemt is het noodzakelijk dat de hij schriftelijk en met redenen omkleed, hier van melding maakt aan de sollicitatiecommissie. 12

14 3. De kandidaten met wie een gesprek is gevoerd en die niet in aanmerking komen worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie op de hoogte gebracht met opgaaf van redenen. 4. De sollicitant ontvangt een aanstellingsbrief waarin wordt aangegeven dat hij/zij wordt benoemd. Vermeld worden de functie, werktijdfactor en salarisschaal en soms aanvullende afspraken. 5. De sollicitant dient een schriftelijke verklaring af te geven waaruit blijkt dat de benoeming wordt aanvaard. 6. Zodra aan de vereisten is voldaan ontvangt de kandidaat die benoemd is een akte van benoeming de daarbij behorende overige voorwaarden en alle andere benodigde stukken Afsluiting sollicitatieprocedure 1. Alle sollicitanten ontvangen schriftelijk bericht van de afwijzing, binnen twee weken na de daartoe genomen beslissing. Het secretariaat van het bestuursbureau verzorgt deze correspondentie. De ontvangen informatie wordt teruggezonden of vernietigd. 2. De gevolgde procedure wordt binnen de sollicitatiecommissie geëvalueerd. 3. Kopieën van sollicitatiebrieven alsmede notities e.d. worden vernietigd. Aandachtspunten In samenhang met de schriftelijke bevestiging van de benoeming gelden nog de volgende aandachtspunten: 1. Bewijzen van bekwaamheid moeten gecontroleerd worden, een kopie moet in het schoolarchief bewaard worden; 2. Een geldige VOG-verklaring moet overhandigd worden (niet ouder dan een half jaar); 3. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs moet overhandigd en gecontroleerd worden 4. Recentste salarisstrook van voorgaande werkgever indien van toepassing 13

15 3.3. Sollicitatieprocedure onderwijs ondersteunend personeel Inleiding Voor de interne procedure wordt verwezen naar hoofdstuk 7.2.3, artikel 6, 7, 8a. Voor een externe procedure wordt een sollicitatiecommissie ingesteld. De sollicitatiecommissie heeft een duidelijke taakstelling: benoemingsadvies uitbrengen aan de directeur/bestuurder personeelszaken. Uitgangspunt is dat de sollicitatiecommissie komt met een benoemingsvoorstel waarin één kandidaat wordt voorgedragen. Het College van Bestuur besluit. Bij een externe sollicitatieprocedure wordt altijd een profielschets gemaakt van de functie en de functie eisen. De schooldirecteur stelt de profielschets op en deze wordt overlegd aan de directeur bestuurder. De schooldirecteur raadpleegt het team m.b.t. de inhoud van de profielschets. In de profielschets is opgenomen: omschrijving van de aard en de omvang van de functie; eisen en wensen op basis van onderwijskundige argumenten (specialisaties, ervaring etc.); eisen en wensen op het persoonlijke vlak i.v.m. toekomstige samenwerking De sollicitatiecommissie Er wordt een sollicitatiecommissie ingesteld door de directeur/bestuurder personeelszaken voor onderwijsondersteunend personeel wanneer het gaat om een functie op bovenschoolsniveau (situatie a). In deze commissie hebben zitting: de directeur/bestuurder onderwijs 2 schooldirecteuren Indien het een functie betreft op één school wordt een sollicitatiecommissie ingesteld door de schooldirecteur (situatie b) In deze commissie hebben zitting: 1 of 2 personeelsleden schooldirecteur Afspraken sollicitatiecommissie 1. Voorzitter sollicitatiecommissie situatie a: De voorzitter van de sollicitatiecommissie is de directeur/bestuurder onderwijs of de door hem aangewezen afgevaardigde. 2. Voorzitter sollicitatiecommissie situatie b: de voorzitter is de schooldirecteur. 3. De voorzitter van de sollicitatiecommissie heeft o.a. tot taak de procedurele bewaking van de gang van zaken. Tevens onderhoudt en legt de voorzitter het contact met de kandidaten. Dit betekent dat de voorzitter van de sollicitatiecommissie in principe bij elk persoonlijk contact met de kandidaten aanwezig moet (kunnen) zijn. Indien op grond van dit laatste het voorzitterschap niet mogelijk is, is in overleg binnen de sollicitatiecommissie een andere voorzitter aan te wijzen. De voorzitter van de sollicitatiecommissie zorgt er tevens voor dat bij afsluiting van de sollicitatieprocedure de relevante stukken aan het secretariaat worden overgedragen. 4. Tussentijdse mededelingen over de stand van zaken zijn naar alle geledingen eensluidend. De inhoud van deze berichten wordt door de sollicitatiecommissie vastgesteld. Aangesloten moet worden bij de sollicitatiecode. 14

16 5. De leden van de sollicitatiecommissie vervullen hun taak binnen deze commissie geheel onafhankelijk. Over de kandidaten mag dientengevolge niet met anderen (inclusief de eigen achterban ) worden gesproken. De privacy van sollicitanten vereist strikte geheimhouding! 6. De diverse secretariaatswerkzaamheden t.b.v. de sollicitatiecommissie worden verzorgd via de directeur/bestuurder personeelszaken door het secretariaat van het bestuursbureau. 7. Alle benoemingen moeten centraal worden afgehandeld door het secretariaat van het bestuursbureau Werkwijze van de sollicitatiecommissie 1. De sollicitatiecommissie neemt uitvoerig kennis van de profielschets die als uitgangspunt dient bij de beoordeling van de kandidaten. De selectie van kandidaten geschiedt op grond van de bekend gemaakte functie-eisen. Voorafgaand aan het beoordelen van sollicitatiebrieven en het voeren van gesprekken met kandidaten worden duidelijke criteria vastgesteld (bijvoorbeeld door het hanteren van een matrix). 2. De sollicitatiecommissie maakt intern bindende afspraken over de afwikkeling van de procedure. Data van bijeenkomsten dienen te worden vastgesteld, evenals het tijdstip waarop een benoemingsadvies zal worden uitgebracht. Stelregel: hoe vlotter, hoe beter. 3. Ook de sollicitanten worden op de hoogte gebracht van het tijdschema De advertentie 1. Het College van Bestuur bepaalt in samenspraak met de schooldirecteur hoe en waar de vacature wordt bekend gemaakt. 2. Afwegingsfactoren hierbij zijn: a. omvang van de vacature; b. functie en belang van de vacature; c. toekomst en perspectief van de vacature. 3. Het directeur/bestuurder personeelszaken stelt in samenspraak met de schooldirecteur een advertentie op. Er wordt een korte wervende advertentie geplaatst in de gekozen media met een verwijzing naar de website van de stichting CBO Meilân. Op de website staat een uitgebreide advertentie. 4. In de advertentie op de website moet relevante informatie worden opgenomen daaronder wordt verstaan: a. informatie m.b.t. de school en de stichting b. informatie m.b.t. de vacature: naam en omschrijving van de functie, functie eisen, omvang van de functie, benoeming voor bepaalde of onbepaalde tijd, salarisschaal c. Informatie inzake de te volgen procedure: sollicitatietermijn, wijze van inzenden van de sollicitatie, eisen waaraan de sollicitatie moet voldoen 5. De termijn voor het inzenden van de sollicitaties dient te worden vastgesteld en moet in de advertentie vermeld worden. Sollicitaties dienen te worden gericht aan het College van Bestuur. 6. In de in de advertentie wordt ook vermeld: - contactperso(o)n(en) voor het verstrekken van informatie - de sollicitatiecode; - dat de sollicitant de statuten en de grondslag van de stichting moet kunnen 7. onderschrijven en vorm en inhoud wil geven - aan de benoeming worden voorwaarden gesteld inzake mobiliteit. 15

17 De eerste selectie 1. Van de binnengekomen sollicitatiebrieven worden kopieën gemaakt en een lijst t.b.v. beantwoording en ter controle. Elk lid van de sollicitatiecommissie ontvangt een set kopieën. De originelen worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie beheerd. 2. Na sluiting van de sollicitatietermijn ontvangen brieven worden voorlopig terzijde gelegd. Wordt tijdens de procedure daaraan behoefte gevoeld, dan kan op deze brieven alsnog worden ingegaan. Zo niet, dan worden deze met begeleidend schrijven geretourneerd. 3. Een eerste beoordeling van sollicitatiebrieven wordt door de leden van de sollicitatiecommissie persoonlijk gedaan 4. In de voltallige sollicitatiecommissie dienen de eerste beoordelingen geïnventariseerd en besproken te worden. In deze fase dient een aantal mogelijk geschikte kandidaten geselecteerd te worden. Te denken valt aan 2 tot 4, maar overigens is het aantal ter beoordeling van de sollicitatiecommissie zelf. 5. De sollicitanten ontvangen per ommegaande een ontvangstbevestiging waarin tevens is aangegeven wanneer de sollicitatieprocedure start en een tijdspad m.b.t. afronding 6. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een 1 e sollicitatiegesprek. De voorzitter van de sollicitatiecommissie arrangeert de afspraken met betrokkenen. Hij of zij doet dit schriftelijk of telefonisch. De voorzitter kan dit delegeren naar een ander lid van de sollicitatiecommissie of de schooldirecteur. Binnen de Sollicitatiecommissie dient vooraf te worden bepaald welke relevante vragen aan de orde dienen te komen en door wie ze worden gesteld. Sollicitanten die voor een gesprek worden uitgenodigd ontvangen bij de uitnodiging de voor de functie en functievervulling relevante informatie en een exemplaar van de sollicitatiecode Het sollicitatiegesprek Tijdens het sollicitatiegesprek moeten in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde komen: 1. De sollicitant wordt geacht zijn functie te vervullen in overeenstemming met de grondslag en het doel van de stichting, zoals deze zijn vastgelegd in de statuten (zie akte van benoeming FBS artikel 2 lid 1). 2. Alvorens tot een benoeming van een personeelslid over te gaan zal het bestuur zekerheid moeten hebben dat de betrokkene instemt met de grondslag en het doel van de stichting, zoals die zijn omschreven in de artikelen 3 en 4 van deze statuten. 3. De visie op levensbeschouwelijke vorming en het zichtbaar maken daarvan in de schoolpraktijk. 4. De visie op onderwijs en opvoeding van kinderen en vertaling daarvan 5. De sollicitant moet de onderwijskundige visie van de school kunnen onderschrijven. 6. De visie op team functioneren en de vertaling daarvan Referenties en proefles Naar aanleiding van het eerste gesprek kunnen eventueel referenties worden ingewonnen. Dit gebeurt op basis van een gerichte vraagstelling. Bij voorkeur gebeurt dit door de voorzitter van de sollicitatiecommissie. Indien naar meerdere kandidaten wordt geïnformeerd, gebeurt dit door één en dezelfde persoon. 16

18 Advies van de sollicitatiecommissie De profielschets wordt gebruikt als checklist om te bepalen welke kandidaat het beste past in het profiel. De sollicitatiecommissie komt daarna met een voordracht waarin wordt aangegeven in welke mate de sollicitant beantwoordt aan de profielschets en de motivatie waarom de kandidaat wordt voorgedragen Wel dient bij het benoemingsvoorstel vermeld te worden of dit al of niet unaniem is. Het advies wordt schriftelijk uitgebracht aan de het College van Bestuur. Indien er geen geschikte kandidaten zijn beraadt de sollicitatiecommissie zich op: a. nogmaals adverteren; b. nieuwe selectie uit de sollicitatiebrieven De feitelijke benoeming 1. Indien er een unaniem benoemingsvoorstel tot stand komt wordt neemt de het College van Bestuur het besluit voor benoeming. 2. Indien er niet een unaniem benoemingsadvies tot stand is gekomen treedt de directeur/bestuurder personeelszaken in overleg met de sollicitatiecommissie. Indien de deze de voordracht van de sollicitatiecommissie niet overneemt is het noodzakelijk dat de hij schriftelijk en met redenen omkleed, hier van melding maakt aan de sollicitatiecommissie. 3. De kandidaten met wie een gesprek is gevoerd en die niet in aanmerking komen worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie op de hoogte gebracht met opgaaf van redenen. 4. De sollicitant ontvangt een aanstellingsbrief waarin wordt aangegeven dat hij/zij wordt benoemd. Vermeld worden de functie, werktijdfactor en salarisschaal en soms aanvullende afspraken. 5. De sollicitant dient een schriftelijke verklaring af te geven waaruit blijkt dat de benoeming wordt aanvaard. 6. Zodra aan de vereisten is voldaan ontvangt de kandidaat die benoemd is een akte van benoeming met de daarbij behorende overige voorwaarden en alle andere benodigde stukken Afsluiting sollicitatieprocedure 1. Alle sollicitanten ontvangen schriftelijk bericht van de afwijzing, binnen twee weken na de daartoe genomen beslissing. Het secretariaat van het bestuursbureau verzorgt deze correspondentie. De ontvangen informatie wordt teruggezonden of vernietigd. 2. De gevolgde procedure wordt binnen de sollicitatiecommissie geëvalueerd. 3. Kopieën van sollicitatiebrieven alsmede notities e.d. worden vernietigd. Aandachtspunten In samenhang met de schriftelijke bevestiging van de benoeming gelden nog de volgende aandachtspunten: 1. Bewijzen van bekwaamheid moeten gecontroleerd worden, een kopie moet in het schoolarchief bewaard worden; 2. Een geldige VOG-verklaring moet overhandigd worden (niet ouder dan een half jaar); 3. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs moet overhandigd en gecontroleerd worden 4. Recentste salarisstrook van voorgaande werkgever indien van toepassing 5. Het administratiekantoor moet ingelicht worden d.m.v. een formulier personeelsgegevens. 6. De akte van benoeming moet opgesteld worden 17

19 3.4. Sollicitatieprocedure schooldirecteur Inleiding Pas nadat de volgende stappen in de benoeming directeur school zijn doorgelopen wordt een externe procedure opgestart. d. mobiliteit e. benoemingsverplichtingen (7.3.5.) Voor een externe procedure wordt een sollicitatiecommissie ingesteld. De sollicitatiecommissie heeft een duidelijke taakstelling: benoemingsadvies uitbrengen aan het College van Bestuur. Uitgangspunt is dat de sollicitatiecommissie komt met een benoemingsvoorstel waarin één kandidaat wordt voorgedragen. Het College van Bestuur besluit. Bij een externe sollicitatieprocedure wordt altijd een profielschets gemaakt van de functie en de functie eisen. Het CvB stelt in overleg met de oudergeleding van de school en het team van de school de profielschets op. Daarin is opgenomen: d. Omschrijving van de aard en de omvang van de functie; e. Eisen en wensen op basis van onderwijskundige argumenten (specialisaties, ervaring etc.) f. Eisen en wensen op het persoonlijke vlak i.v.m. toekomstige samenwerking. De profielschets wordt voorgelegd aan het College van Bestuur. Het College van Bestuur toetst de profielschets met het toetsingskader: strategisch beleidsplan en beleid leidinggeven e.a. relevante beleidsstukken. Vervolgens wordt de profielschets vastgesteld De sollicitatiecommissie Er wordt een sollicitatiecommissie ingesteld door de directeur/bestuurder personeelszaken bij een externe sollicitatieprocedure voor directeur van een school. In deze commissie hebben zitting: 1. 1 ouder uit de oudergeleding 2. 1 personeelslid uit het team 3. 1 lid van het College van Bestuur Bij voorkeur is één van de leden van de sollicitatiecommissie ook lid van de MR. De sollicitatiecommissie kan externe adviseurs, zonder stemrecht toevoegen aan de commissie. Hierbij valt te denken aan een collega directeur, een tweede personeelslid. De sollicitatiecommissie kan gebruik maken van externe adviseurs. Daarbij valt te denken aan ervaringsdeskundigen op het terrein van personeelswerving en selectie (bijvoorbeeld psychologische onderzoek / assessment) Afspraken sollicitatiecommissie 1. Voorzitter sollicitatie commissie: De voorzitter van de sollicitatiecommissie een lid van het College van Bestuur. De voorzitter van de sollicitatiecommissie heeft o.a. tot taak de procedurele bewaking van de gang van zaken. Tevens onderhoudt en legt de voorzitter het contact met de kandidaten. Dit betekent dat de voorzitter van de sollicitatiecommissie in principe bij elk persoonlijk contact met de kandidaten aanwezig moet (kunnen) zijn. De voorzitter van de sollicitatiecommissie zorgt er tevens voor dat bij afsluiting van de sollicitatieprocedure de relevante stukken aan het secretariaat van het bestuursbureau worden overgedragen. 18

20 2. Het lid van de sollicitatiecommissie die afgevaardigde is van het personeel en tevens zitting heeft in de MR van de school heeft tot taak te waken voor de procedure. Hij/zij zal na afloop moeten aangeven aan de andere MR leden hoe de sollicitatieprocedure is verlopen. Het College van Bestuur vraagt namens het bestuur aan de MR instemming met de gevolgde procedure. 3. De sollicitatiecommissie gaat aan de slag na de sluitingstermijn. De sollicitatiecommissie neemt kennis van de advertentie en de profielschets. Deze vormen de basis voor de sollicitatiegesprekken. 4. Tussentijdse mededelingen over de stand van zaken zijn naar alle geledingen eensluidend. De inhoud van deze berichten wordt door het College van Bestuur vastgesteld waarbij de sollicitatiecode in acht wordt genomen. 5. De leden van de sollicitatiecommissie vervullen hun taak binnen de commissie geheel onafhankelijk. Over de kandidaten mag dientengevolge niet met anderen (inclusief de eigen achterban ) worden gesproken. De privacy van sollicitanten vereist strikte geheimhouding! 6. De diverse secretariaatswerkzaamheden t.b.v. de sollicitatiecommissie worden verzorgd door het secretariaat van het bestuursbureau. 7. Alle benoemingen worden afgehandeld door het secretariaat van het bestuursbureau De advertentie 1. De vacature wordt provinciaal en landelijk bekend gemaakt. Het College van Bestuur bepaalt hoe en waar de vacature wordt bekend gemaakt. De advertentie moet vooral wervend zijn en verwijzen naar een uitgebreide advertentie op de website van de stichting. 2. Het directeur/bestuurder personeelslzaken stelt in overleg met het team en oudergeleding een advertentie op voor: a. plaatsing in gekozen media b. plaatsing op de website van de stichting. In de advertentie op de website wordt een uitgebreide beschrijving gegeven met: a. Functie, functie eisen c.q. profiel van de kandidaat waaronder een zinsnede over identiteit b. de aard en omvang van de vacature en toekomst perspectief en salarisschaal c. informatie over de school en CBO Meilân. d. contactperso(o)n(en) waar informatie kan worden verkregen. e. de sollicitatiecode; f. een assessment deel uit maakt van de procedure. g. de termijn voor het inzenden van de sollicitaties. h. Waar en hoe gesolliciteerd kan worden: sollicitaties dienen te worden gericht aan het College van Bestuur. i. Mogelijkheid voor aanvraag voor een informatiepakket bestaande uit profielschets en functie omschrijving De eerste selectie 1. De leden van de sollicitatiecommissie krijgen een kopie van de sollicitatiebrieven. Van de binnengekomen sollicitatiebrieven worden door het secretariaat van het bestuursbureau kopieën gemaakt en een lijst t.b.v. beantwoording en ter controle. Elk lid van de sollicitatiecommissie ontvangt een set kopieën. De originelen worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie beheerd. 2. Na ontvangst van de sollicitatie wordt per ommegaande een ontvangstbevestiging gestuurd. 3. De na de sluiting van de sollicitatietermijn ontvangen brieven worden voorlopig terzijde gelegd. Wordt tijdens de procedure daaraan behoefte gevoeld, dan kan op deze brieven alsnog worden ingegaan. Zo niet, dan worden deze met begeleidend schrijven geretourneerd. 19

21 4. Een eerste beoordeling van sollicitatiebrieven wordt door de leden van de sollicitatiecommissie persoonlijk gedaan 5. In de voltallige sollicitatiecommissie dienen de eerste beoordelingen geïnventariseerd en besproken te worden. In deze fase dient een aantal mogelijk geschikte kandidaten geselecteerd te worden. Te denken valt aan maximaal 5 personen, maar overigens is het aantal ter beoordeling van de sollicitatiecommissie zelf. 6. De geselecteerde kandidaten worden in uitgenodigd voor een 1 e sollicitatiegesprek. De voorzitter van de sollicitatiecommissie arrangeert de afspraken met betrokkenen. Hij of zij doet dit schriftelijk of telefonisch. De voorzitter kan dit delegeren naar een ander lid van de sollicitatiecommissie. 7. De sollicitanten ontvangen een ontvangstbevestiging waarin tevens is aangegeven wanneer de sollicitatieprocedure start en een tijdspad m.b.t. afronding. 8. Binnen de Sollicitatiecommissie dient vooraf te worden bepaald welke relevante vragen aan de orde dienen te komen en door wie ze worden gesteld Informatie voor kandidaten ter voorbereiding op het gesprek: Ter voorbereiding op het sollicitatiegesprek ontvangen de kandidaten relevante informatie: 1. sollicitatiecode 2. planning van de sollicitatieprocedure 3. De schoolgids van de school en op verzoek het schoolplan 4. Relevante beleidsstukken w.o. het strategisch beleidsplan Het sollicitatiegesprek Tijdens het sollicitatiegesprek moeten in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde komen: 1. De sollicitant wordt geacht zijn functie te vervullen in overeenstemming met de grondslag en het doel van de stichting, zoals deze zijn vastgelegd in de statuten (zie akte van benoeming FBS artikel 2 lid 1). 2. Alvorens tot een benoeming van een personeelslid over te gaan zal het bestuur zekerheid moeten hebben dat de betrokkene instemt met de grondslag en het doel van de vereniging, zoals die zijn omschreven in de artikelen 3 en 4 van deze statuten. 3. De sollicitant moet de visie en missie en schoolplan en het strategisch beleidsplan van de stichting onderschrijven en daar vorm en inhoud aan kunnen geven in de school. 4. Bevoegdheid: van de nieuw te benoemen directeur moet volledig bevoegd zijn de opleiding schoolleider Primair Onderwijs hebben gevolgd. Hij/zij moet voldoen aan de NSA competenties. 5. De visie op levensbeschouwelijke vorming en het zichtbaar maken daarvan in de schoolpraktijk. 6. De visie op onderwijs en opvoeding van kinderen en vertaling daarvan. 7. De sollicitant moet de onderwijskundige visie van de school kunnen onderschrijven. 8. De visie op zorg voor leerlingen en de vertaling daarvan. 9. De visie op ouderbetrokkenheid en de vertaling daarvan 10. De visie op coachend leidinggeven en de vertaling daarvan. 11. De visie op team functioneren en de vertaling daarvan. 12. De organisatie structuur van CBO Meilân en het management statuut. 13. Parttime functie en aantal werktijden verspreid over drie dagen. 20

22 14. Competenties die nodig zijn voor de functie. Van de nieuw te benoemen directeur worden de volgende competenties gevraagd: We vinden het belangrijk dat de schooldirecteur: - Een coachende leiderschapsstijl hanteert en daarvoor de benodigde communicatieve vaardigheden heeft. - Visionair kan denken en de visie kan omzetten in strategische, tactische en operationele plannen op schoolniveau. - Doelgericht en planmatig het onderwijs organiseert en evalueert (planning en control). - Inzicht heeft in leerprocessen van kinderen en mede zorg draagt voor een pedagogisch klimaat waarin optimale resultaten kunnen worden behaald. - Weten wat er speelt in de school (onderwijs, organisatie, personeel, ouders) en adequaat daarop inspeelt. - Leiding geeft aan één of meer verantwoordelijk- en samenwerkend onderwijsteam(s). - Zorg draagt voor teamvorming en welzijn van personeelsleden. - Open, eerlijk en duidelijk communiceert intern/extern. - Op een duidelijke en respectvolle manier om kan gaan met verschillen tussen mensen (kinderen, ouders en personeelsleden). - Veranderingsprocessen kan begeleiden. - Zorg draagt voor het managen van de interne organisatie van de school/afdeling - Kan reflecteren op eigen functioneren. Na afloop van de sollicitatiegesprekken wordt de tweede selectie gemaakt en blijven twee of drie kandidaten over. Met deze kandidaten wordt de procedure vervolgd Gesprek met het team van de school De kandidaten die na de tweede ronde geselecteerd zijn door de sollicitatiecommissie hebben een gesprek met zo mogelijk alle teamleden van de school. Het gesprek van de sollicitant is bedoeld als een uitbreiding van de kennismaking met de werkomgeving door de potentiële toekomstige directeur en voor het team met de directeur. Over en weer kunnen vragen worden gesteld zodat schoolspecifieke zaken helder worden gemaakt zoals de visie, de manier van werken, omgaan met kinderen, ouderparticipatie e.d. Dit gesprek is niet een sollicitatiegesprek, maar een elkaar informerend gesprek zodat zowel het team als de kandidaat zich een beeld kunnen vormen van elkaar. Naar aanleiding van het gesprek kunnen zowel de kandidaat als het team (als geheel of individueel) schriftelijk aangeven hoe zij het gesprek hebben ervaren en wat eventuele kritische punten zijn waar de sollicitatiecommissie rekening mee moet houden. Het gesprek kan voor de sollicitant aanleiding zijn om zich uit de procedure terug te trekken. Het gesprek kan ook aanleiding geven voor individuele personeelsleden om eventuele bezwaren te uiten bij de voorzitter van de sollicitatiecommissie binnen een van te voren afgesproken termijn. Het personeel wordt niet om een benoemingsadvies gevraagd maar om een reactie. De leiding van het gesprek met het team is in handen van een lid van het College van Bestuur die niet deel uitmaakt van de sollicitatiecommissie Gesprek met de oudergeleding Zie gesprek met team van de school Referenties en schoolbezoek/proefles Naar aanleiding van het eerste gesprek worden eventueel referenties worden ingewonnen. 1. Dit gebeurt op basis van een gerichte vraagstelling. Bij voorkeur gebeurt dit door de voorzitter van de sollicitatiecommissie indien naar meerdere kandidaten wordt geïnformeerd, gebeurt dit door één en dezelfde persoon. 21

23 2. In voorkomende gevallen wordt de kandidaat bij voorkeur op zijn of haar huidige school bezocht voor een proefles wanneer de directeur ook lesgevende taken vervuld. De sollicitatiecommissie wil zich een beeld vormen van de school waar de kandidaat werkt en hoe hij/zij daarin een plaats heeft. Wanneer e.e.a. niet mogelijk is wordt de kandidaat uitgenodigd voor een proefles. 3. Kandidaten die voor een gesprek en/of proefles worden ontvangen, dienen gemaakte reis- en verblijfkosten vergoed te krijgen Assessment De geselecteerde kandidaten voor de tweede ronde ondergaan een assessment. Het assessment wordt uitgevoerd door een extern bureau. De kandidaat moet van te voren instemmen (als voorwaarde genoemd in de advertentie) om de assessment rapportage ter beschikking te stellen aan de sollicitatiecommissie, tenzij hij/zij zich terugtrekt n.a.v. het assessment. Nadat het bureau het assessment rapport heeft opgesteld krijgt de kandidaat eerst de gelegenheid om het te lezen en zijn/haar visie op het rapport te geven. Ook moet de kandidaat toestemming geven het rapport door te sturen. Wanneer de toestemming niet wordt gegeven stopt daarmee de kandidatuur van de betrokkene. De voorzitter van de sollicitatiecommissie ontvangt het assessment rapport en kopieert het rapport t.b.v. de sollicitatiecommissie. Na afloop van de procedure worden alle rapporten ingenomen en vernietigd met uitzondering van het originele rapport van de kandidaat die benoemd wordt omdat het rapport een instrument vormt voor ontwikkeling. Het wordt in het personeelsdossier opgeborgen Advies van de sollicitatiecommissie De sollicitatiecommissie heeft indien noodzakelijk een vervolg gesprek met de kandidaten. Wanneer dat niet nodig wordt gevonden wordt een bijeenkomst belegd waarop alle relevante informatie wordt besproken: a. sollicitatiegesprek met de sollicitatiecommissie b. verslaggeving van bijeenkomst met het team en eventuele schriftelijke opmerkingen die gemaakt zijn door respectievelijk team, teamleden en de kandidaat. c. idem schoolraad d. informatie door leden van de sollicitatiecommissie inzake de het schoolbezoek of proefles; e. Referenties die zijn ingewonnen f. Assessment rapport De profielschets wordt gebruikt als checklist om te bepalen welke kandidaat het beste past in het profiel. De sollicitatiecommissie komt daarna met een schriftelijke voordracht waarin wordt aangegeven in welke mate de sollicitant beantwoordt aan de profielschets en de motivatie waarom de kandidaat wordt voorgedragen Wel dient bij het benoemingsvoorstel vermeld te worden of dit al of niet unaniem is. Het advies wordt schriftelijk uitgebracht aan het bestuur. Indien er geen geschikte kandidaten zijn beraadt de sollicitatiecommissie zich op: a. nogmaals adverteren; b. nieuwe selectie uit de sollicitatiebrieven. De sollicitanten worden niet op de hoogte gesteld van het benoemingsadvies omdat er verwachtingen worden gewekt. Pas na definitieve besluitvorming door het bestuur worden de kandidaten op de hoogte gebracht Advies van de medezeggenschapsraad De medezeggenschapsraad heeft conform artikel 26 lid F adviesrecht inzake aanstelling/benoeming of ontslag van schoolleiding. Het lid van de sollicitatiecommissie, die tevens lid is van de MR doet verslag van de gevolgde procedure, het advies van de sollicitatiecommissie en de motivatie. 22

24 Het MR lid informeert de MR of het benoemingsadvies wel/niet unaniem is. Het MR lid moet er voor waken dat hij/zij vertrouwelijke informatie uit de sollicitatiecommissie naar buiten brengt. De MR toetst of de procedure is verlopen conform het vastgestelde beleid. De MR leden (personeelsgeleding) die niet in de sollicitatiecommissie zit(ten) kunnen verslag doen van de reactie die het team heeft gegeven aan de sollicitatiecommissie (9.5.9). Het advies van de MR wordt schriftelijk neergelegd bij het College van Bestuur De feitelijke benoeming 1. Het College van Bestuur toetst of voorgedragen kandidaat past in de vastgestelde profielschets. Dit moet blijken uit de schriftelijke verslaggeving van de sollicitatiecommissie. Wanneer de kandidaat niet op alle onderdelen past in de profielschets moet uit de motivatie van de sollicitatiecommissie blijken waarom de kandidaat toch benoemd kan worden. Het College van Bestuur neemt kennis van het advies van de medezeggenschapsraad. 2. Het College van Bestuur neemt n.a.v. een unaniem benoemingsadvies van de sollicitatiecommissie en het advies de medezeggenschapsraad een besluit. Wanneer het benoemingsadvies niet unaniem is, treedt het lid van het College van Bestuur die geen zitting had in de sollicitatie commissie in overleg met de sollicitatiecommissie. Indien het College van Bestuur na dit overleg met de sollicitatiecommissie besluit om het benoemingsadvies van de sollicitatiecommissie niet over te nemen laat het College van Bestuur dit schriftelijk en met redenen omkleedt weten aan de sollicitatiecommissie. 3. De kandidaat wordt door de voorzitter van de sollicitatiecommissie eerst telefonisch en daarna schriftelijk op de hoogte van de benoeming gebracht. De kandidaten met wie een gesprek is gevoerd en die niet in aanmerking komen worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie op de hoogte gebracht, zo met opgaaf van redenen. 4. De sollicitant dient een schriftelijke verklaring af te geven waaruit blijkt dat de benoeming wordt aanvaard. 5. Zodra aan de vereisten is voldaan ontvangt de kandidaat die benoemd is een akte van benoeming de daarbij behorende overige voorwaarden en alle andere benodigde stukken Afsluiting sollicitatieprocedure 1. Alle afgewezen sollicitanten ontvangen schriftelijk bericht van de afwijzing, binnen twee weken na de daartoe genomen beslissing. De directeur/bestuurder personeelszaken zal de correspondentie verzorgen. De door de afgewezen kandidaten verstrekte en over de afgewezen kandidaten verkregen informatie wordt teruggezonden of vernietigd. 2. De gevolgde procedure wordt binnen de sollicitatiecommissie geëvalueerd. 3. Kopieën van sollicitatiebrieven alsmede notities e.d. worden ingeleverd bij het secretariaat van het bestuursbureau en vernietigd. 4. Geheimhouding over uitsluitend de benoeming worden opgeheven. Aandachtspunten In samenhang met de schriftelijke bevestiging van de benoeming gelden nog de volgende aandachtspunten: 1. Bewijzen van bekwaamheid moeten gecontroleerd worden, een kopie moet in het schoolarchief bewaard worden; 2. Een geldige VOG verklaring moet overhandigd worden (niet ouder dan een half jaar); 3. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs moet overhandigd en gecontroleerd worden 4. Recentste salarisstrook van voorgaande werkgever indien van toepassing 5. Het administratiekantoor moet ingelicht worden d.m.v. een formulier personeelsgegevens. 6. De akte van benoeming moet opgesteld worden 23

25 4. Bekwaam zijn en bekwaam blijven 4.1. Competentiegericht ontwikkelen Het werken met competenties is een aspect van het integraal personeelsbeleid. Competenties hebben een duidelijke relatie met wat de schoolorganisatie wil realiseren (verticale integratie). Daarnaast staat het in relatie met andere aspecten met betrekking tot het personeelsbeleid, zoals hieronder in het schema aangegeven is. Verder geeft het sturing aan de invulling van loopbaanbeleid door richting te geven aan scholing en begeleiding (horizontale integratie). Koppeling: Werving & Selectie Introductie Talbeleid beloningsdifferentiatie functiedifferentiatie Kerncompetenties Competentieprofielen 360º feedback Beoordelings- Functioneringsgesprekken IPB gesprekken "het leren" organiseren P.O.P. schoolontwikkelingsplan In een competentieprofiel zijn de eisen waaraan iemand moet voldoen om een bepaalde functie goed te kunnen vervullen opgenomen. Deze eisen, de competenties, zijn opgebouwd op grond van aspecten met betrekking tot kennis, vaardigheden, houden en persoonskenmerken. Elke school van CBO Meilân heeft op basis van haar visie en missie een organisatiemodel gemaakt, waarin de school specifieke functies en competenties benoemd worden. CBO Meilân breed worden voor leerkrachten de SBL competenties gehanteerd, voor schooldirecteuren de NSA competenties en voor onderwijsondersteunend personeel zijn specifieke competenties geformuleerd. In het functiebouwwerk van CBO Meilân worden de verschillende functies met daarbij de resultaatgebieden, kennis en vaardigheden beschreven De gesprekkencyclus CBO Meilân wil de kwaliteit van het onderwijs continue verbeteren en daarom is het van groot belang dat personeelsleden zich voortdurend als professional in hun werkzame leven als professional blijven ontwikkelen, om zich (nieuwe) competenties eigen te maken en om competenties te verbeteren die nodig zijn om in een specifieke situatie succesvol te kunnen zij. (verbeterperspectief). Door of namens de werkgever worden periodiek met elke werknemer gesprekken gevoerd over het (toekomstig) functioneren van de werknemer. Dat gebeurt door middel van de gesprekkencyclus. Goed functionerende medewerkers zijn van cruciaal belang voor het succes van een organisatie: de resultaten van de medewerkers bepalen immers het organisatieresultaat. We willen sturing geven aan de ontwikkeling van medewerkers om daarmee doelgericht te werken aan persoonlijke ontwikkeling en de resultaten van het onderwijs. Om structuur te geven aan de ontwikkeling van een medewerker wordt een persoonlijk ontwikkelingsplan opgesteld. Jaarlijks wordt het persoonlijk ontwikkelingsplan geactualiseerd. 24

26 Context In het kader van personeelsbeleid in het onderwijs zijn een aantal trends duidelijk waarneembaar. Deze zijn o.a. verwoord in: a. Wet Beroepen in het onderwijs (wet BIO), waarin wettelijk is vastgelegd aan welke competenties een leerkracht moet voldoen. b. Convenant LeerKracht, waarin afspraken zijn gemaakt tussen besturenorganisaties, vakorganisaties en het Ministerie van OC&W over: o Een sterker beroep o Een professionele school o Een goede beloning c. Uitwerkingen in de CAO-PO 2009 met aandacht voor: o Gesprekkencyclus o Functiebouwwerk o Functiedifferentiatie In het beleid gesprekkencyclus vorm een 360 graden feedback het uitgangspunt is van persoonlijke ontwikkeling. Het POP wordt jaarlijks afgesloten met een beoordelingsgesprek. De beoordeling van medewerkers richt zich op de concrete afspraken die worden gemaakt tussen de direct leidinggevende en de medewerker over het POP. Beoordelingsgesprekken vormen een onderdeel van de gesprekkencyclus. In het kader van bovengenoemde trends en de uitwerkingen daarvan is het houden van beoordelingsgesprekken noodzakelijk. Beoordelingsgesprekken hebben rechtspositionele gevolgen Start: 360 graden feedback We starten de gesprekkencyclus met een meting door middel van een 360 graden feedback. De 360 graden feedback bestaat uit een vragenlijst m.b.t. het functioneren van de medewerker en wordt door hem/haar zelf ingevuld, door de direct leidinggevende en door een aantal collega s, eventueel een aantal ouders en een aantal leerlingen. De reflectanten worden door het personeelslid zelf uitgezocht. De bedoeling van de 360 graden feedback is om zicht te krijgen op het eigen functioneren waarbij je ook feedback krijgt van mensen die iets over je functioneren kunnen zeggen. De 360 graden feedback is gebaseerd op de SBL competenties voor leerkrachten en op de NSA competenties voor directeuren. Het invullen van de vragenlijsten wordt digitaal gedaan en digitaal verwerkt. Alleen de medewerker en de direct leidinggevende hebben inzicht in alle gegevens. Op het formulier wordt aangegeven of de verschillende aspecten 1. niet worden waargenomen 2. in geringe mate worden waargenomen 3. in voldoende mate worden waargenomen 4. in zeer ruime mate worden waargenomen Wanneer er niets over gezegd kan worden wordt het item open gelaten. De 360 graden feedback resulteert in een rapportage waarin naar voren komt wat de sterke en minder sterke punten zijn van de medewerker Doelstellingen gesprek Bepalen van ontwikkelingsdoelen door medewerker en direct leidinggevende. In het doelstellingen gesprek geeft het personeelslid in eerste instantie aan welke aspecten hij/zij in de komende periode wil versterken. Dat kunnen aspecten zijn waarin de medewerker al heel goed in is en waarin hij/zij zich nog verder in wil bekwamen en die een bijdrage leveren aan het versterken van de schoolorganisatie. 25

27 Dat kunnen aspecten zijn waarin de medewerker en mogelijk ook de reflectanten aangeven dat deze nog onvoldoende zijn en waar aan gewerkt moet worden. De direct leidinggevende kan vanuit zijn/haar verantwoordelijkheid ook ontwikkelpunten aandragen die nodig zijn voor het goed functioneren van de medewerker als individueel teamlid of in het team van de school Het schrijven van een POP door het personeelslid Naar aanleiding van het doelstellingengesprek maakt het personeelslid zijn/haar Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP). Het POP wordt geschreven in het digitale personeelsdossier. Het is heel belangrijk dat het doel en het te bereiken resultaat meetbaar (SMART) wordt beschreven. De leidinggevende heeft n.a.v. het POP een beoordelingsgesprek met de medewerker over de resultaten. Deze moeten objectief waarneembaar zijn voor degene die een beoordeling moet geven. Mogelijkheden voor leeromgeving: Een lerende organisatie: wanneer ieder personeelslid zijn eigen profiel beschrijft kunnen kennis en vaardigheden benut worden t.b.v. andere personeelsleden. Het is de moeite waard om het kapitaal van CBO Meilân nog meer te benutten. Dat kan binnen de eigen school, maar wellicht ook school overstijgend. Op deze manier kan gebruik gemaakt worden van aanwezige expertise. Ook willen we mogelijkheden onderzoeken om in het kader van persoonlijke ontwikkeling gebruik te maken van een digitale leeromgeving. Natuurlijk kunnen de geijkte middelen in het kader van persoonlijke ontwikkeling ingezet worden: scholing en begeleiding, coaching, zelfstudie e.d Vaststellen van een POP Nadat het personeelslid zijn/haar POP heeft geschreven wordt deze ter beoordeling en goedkeuring voorgelegd aan de direct leidinggevende. In deze beoordeling zal met name gekeken worden naar de SMART formulering en de relevantie van het ontwikkeltraject voor de medewerker zelf en voor de schoolorganisatie. Omdat de leidinggevende aan het eind van het traject een beoordeling moet geven over het behaalde resultaat zal hij/zij met name ook kijken naar de M van meetbaar. Het resultaat moet objectief waarneembaar zijn voor de direct leidinggevende. Het POP is daarmee niet vrijblijvend, maar een must waaraan uiteindelijk ook rechtspositionele gevolgen zijn verbonden Voortgangsgesprekken tussen personeelslid en leidinggevende De direct leidinggevende voert op afgesproken tijdstippen (SMART) voortgangsgesprekken met de medewerker over het verloop van het ontwikkelproces. Indien nodig wordt het POP aangepast wanneer het proces anders verloopt dan verwacht. Het initiatief daartoe ligt bij de medewerker. Voortgangsgesprekken kunnen in combinatie met een nagesprek van een klassenbezoek worden gehouden. Het functioneringsgesprek is één van de vormen van voortgangsgesprekken. De direct leidinggevende zal ook tijdens informele gesprekjes informeren naar de voortgang en de behaalde resultaten zodat hij/zij steeds goed op de hoogte blijft van ieders ontwikkelingproces Resultaatgesprek = Beoordelingsgesprek Iedere POP wordt afgesloten met een resultaatgesprek. Het beoogde resultaat in het POP wordt beoordeeld op grond van de resultaatafspraken die bij het opstellen van het POP zijn gemaakt. Het beoordelingsgesprek is gericht op het verleden, waarbij gekeken wordt naar een periode van 1 jaar voorafgaand aan het voorgaande beoordelingsgesprek. Het beoordelingsgesprek is formeel en eenzijdig van karakter, dat wil zeggen dat er geen sprake is van wederkerigheid. De beoordeelde krijgt wel de gelegenheid om op het oordeel te reageren, maar heeft daar geen invloed op. 26

28 Bekwaamheidsdossier De verslagen van de verschillende gesprekken worden opgeslagen in het INTEGRAAL bekwaamheidsdossier van het personeelslid De circel rond. Na het resultaat gesprek volgt een nieuw doelstellingengesprek voor de komende periode. Opnieuw dient de 360 graden feedback als uitgangspunt. De gesprekkencyclus loopt zo een aantal malen rond. Na ca. 4 jaar wordt de 360 graden feedback herhaald om opnieuw een beeld te krijgen van het functioneren van de medewerker. 27

29 4.3. Functioneringsgesprek Inleiding Een centrale taak van het management is personeelszorg. Het functioneringsgesprek is één van de gesprekken die deel uitmaakt van de gesprekkencyclus. Samen met het gesprek rond het Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) en het beoordelingsgesprek wordt vorm gegeven aan het integraal personeels beleid (IPB). Cyclus: o Doelstelling gesprek mogelijk n.a.v. 360 graden feedback o POP opstellen o Voortgangsgesprek(ken) w.o. functioneringsgesprek o Beoordelingsgesprek doelstelling POP Wat is een functioneringsgesprek Functioneringsgesprekken spelen een belangrijke rol in de relatie tussen de leidinggevende en de personeelsleden en de relaties tussen het bestuur en de leidinggevende, doordat metn elkaar functioneren bespreekt en tijd problemen kan signaleren. Hoewel tijden een functioneringsgesprek wel een oordeel uitgesproken kan worden over het functioneren van de deelnemende partij (wederzijds), is een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek. Aan het gesprek zijn geen directe rechtspositionele consequenties verbonden. Het functioneringsgesprek is gericht op het bespreken van de (kwaliteit van de) arbeidssituatie van de betrokkenen, op eventuele problemen die zich voordoen en op het aanpakken van die problemen. De gesprekken zijn ook een middel om verbinding te leggen tussen de schooldoelen en de belangen van de individuele personeelsleden en tussen het beleid van het bestuur en de uitvoering daarvan. Functioneringsgesprekken zijn alleen zinvol wanneer er een open communicatie is tussen betrokkenen. Dat wil zeggen wanneer men elkaar kan en wil vertrouwen. Als er problemen zijn moeten die in alle openheid ter sprake gebracht worden met de bedoeling samen oplossingen te zoeken. Functioneringsgesprekken vervangen het normale overleg en de vergaderingen niet, maar vormen hierop een noodzakelijke aanvulling. Artikel 1. Begripsbepaling Voor zover in dit reglement hij en andere mannelijke persoonlijke en bezittelijke voornaamwoorden worden gebruikt en daarmee personen worden aangeduid, verstaan we daaronder teven de vrouwelijke medewerker. Bevoegd gezag Het college van bestuur van CBO Meilân, stichting voor Christelijk Basis Onderwijs in de gemeenten Lemsterland en Skarsterlân en de plaats Heerenveen Personeelslid Alle personen in vaste dan wel in tijdelijke dienst bij CBO Meilân Gespreksfunctionaris De door het bevoegd gezag aangewezen functionaris, die het functioneringsgesprek voert met het personeelslid in de organisatie. Functioneringsgesprek Een gesprek tussen het personeelslid en de gesprekfunctionaris volgens het Reglement Functioneringsgesprekken over alle aspecten die van invloed zijn op het functioneren van het personeelslid in de organisatie en de invloed van de organisatie zelf hierop. 28

30 Gespreksformulier functioneringsgesprekken. Het formulier waarop gesprekonderwerpen zijn vermeld en waarop tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken worden genoteerd. Het formulier met in ieder geval de afgesproken onderwerpen is las bijlage bij deze regeling opgenomen. Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) In het POP vindt wederzijdse afstemming plaats tussen de wensen van de werknemer met betrekking tot zijn professionele ontwikkeling en de ontwikkelingsdoelen van de organisatie en worden afspraken gemaakt over zijn toekomstige inzetbaarheid, scholing en doorstroming naar andere interne of externe functies. De in het POP-gesprek gemaakte afspraken zijn één van de gespreksonderwerpen tijdens een functioneringsgesprek. Bewaartermijn Verslagen van functioneringsgesprekken worden maximaal vijf jaar bewaard en vervolgens vernietigd. Artikel 2. Deelnemers aan het functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen het betreffende personeelslid en een door het college van bestuur aan te wijzen gespreksfunctionaris. Uitgangspunt is dat de gespreksfunctionaris de direct leidinggevende van het personeelslid is. Een voorwaarde is in ieder geval dat de gespreksfunctionaris goed op de hoogte is van het functioneren van het personeelslid. Voor onderwijs en onderwijsondersteunend personeel betekent dit dat het gesprek gevoerd wordt door een lid van de directie. Het functioneringsgesprek met de directeuren wordt gevoerd door een lid van het college van bestuur. Het functioneringsgesprek met de medewerkers van het bestuursbureau wordt gevoerd door het College van Bestuur. Onder bijzondere omstandigheden en/of op verzoek van één van de deelnemende partijen kan een derde bij het gesprek aanwezig zijn om de kwaliteit ervan te bewaken (personeelsfunctionaris, bouwcoördinator of een lid van het college van bestuur). Artikel 3 Doel van het functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek is gericht op het optimaliseren van de kwaliteit van de organisatie en de prestaties en ontwikkelingen van de medewerker daarin. Artikel 4. De kenmerken van een functioneringsgesprek Een belangrijk kenmerk van een functioneringsgesprek is dat de gelijkwaardige inbreng van de gesprekspartners en het tweezijdig karakter van het gesprek. Tijdens het gesprek wordt gesignaleerd, gemotiveerd, geïnventariseerd, geconfronteerd/gespiegeld en feedback gegeven. Een incident kan geen aanleiding vormen voor een functioneringsgesprek. Het functioneringsgesprek is toekomst gericht en de onderwerpen zijn deel gerelateerd aan de in het POP vastgelegde doelstellingen. 29

31 Artikel 5. De frequentie van het functioneringsgesprek. o Met medewerkers met een aanstelling in vaste dienst wordt tenminste één keer per jaar een functioneringsgesprek gevoerd. o Met medewerkers met een aanstelling in tijdelijke dienst worden in het eerste aanstellingsjaar tenminste twee functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij het eerste gesprek na drie maanden plaatsvindt. o Indien de leidinggevende dit wenselijk acht, dan wel op verzoek van de medewerker, kunnen meerdere functioneringsgesprekken per jaar worden gevoerd. o Tussen twee opeenvolgende functioneringsgesprekken dient tenminste een periode van drie maanden te liggen. Voorafgaande aan een functioneringsgesprek vindt een POP gesprek plaats. De cyclus wordt afgesloten met een beoordelingsgesprek over de POP. Artikel 6. Procedure a. De datum en het tijdstip waarop het functioneringsgesprek plaatsvindt, wordt minimaal drie weken van tevoren met de medewerker vastgesteld. Ook wordt een datum en tijdstip vastgesteld waarop het verslag wordt besproken. b. Uiterlijk één week voorafgaand aan het gesprek levert de medewerker, indien nodig, aanvullende gespreksonderwerpen aan bij de leidinggevende. c. Het gesprek wordt gevoerd door de leidinggevende en duurt maximaal 1,5 uur. d. blijkt dat meer tijd nodig is, wordt binnen twee weken een vervolgafspraak gemaakt. e. Van het gesprek wordt binnen één week een verslag gemaakt. In het verslag worden onder meer de door de deelnemers te ondernemen acties vastgelegd. Tevens wordt vastgelegd welke informatie over het schoolspecifieke dan wel schooloverstijgende thema door de Wanneer directeur wordt samengevat ter bespreking in een teamvergadering. Degene die het verslag heeft gemaakt, reikt het concept aan de andere gesprekspartner uit. f. Op het vooraf afgesproken moment wordt het verslag besproken en ondertekenen de gesprekspartners het voor gezien en akkoord. g. Het ondertekende verslag wordt door de leidinggevende opgeborgen in het personeelsdossier (INTEGRAAL). De inhoud van het verslag is vertrouwelijk. h. Wanneer de leidinggevende en de medewerker geen overeenstemming bereiken over de inhoud van het verslag inclusief de gemaakte afspraken en conclusies, dan ondertekent de medewerker of leidinggevende het verslag voor gezien. De op- en aanmerkingen kunnen in een aparte bijlage bij het verslag worden gevoegd en opgeborgen in het personeelsdossier (INTEGRAAL). Artikel 7. Welke informatiebronnen kan de leidinggevende gebruiken voor/tijdens het functioneringsgesprek? o eigen zienswijze leidinggevende o reflectie van de medewerker o informatie van derden (zoals ouders, collega s leerlingen) die tot de leidinggevende komt o eigen observaties van de leidinggevende o informatie naar aanleiding van klassenconsultaties o afspraken naar aanleiding van een eerder functioneringsgesprek o informatie uit het personeelsdossier o informatie over de door de medewerker gevolgde nascholing o informatie uit het taakformulier o informatie uit het POP gesprek o het competentieprofiel en eventueel 360 graden feedback. 30

32 Artikel 8. Onderwerpen dit tijdens het functioneringsgesprek aan de orde kunnen komen. Voor alle personeelsleden o afspraken uit het vorige functioneringsgesprek o afspraken uit het POP gesprek o een schoolspecifiek thema/actiepunt 3 o taaktoedeling en taakbelasting o taakwensen en taakvervulling o samenwerking met collega s, ouders, leerlingen en de directie o werkomstandigheden o doelen en afspraken voor de komende periode o functioneren van de leidinggevende in relatie tot de betrokken medewerker o aanvullende gespreksonderwerpen Specifieke punten voor de leidinggevende o geven van leiding aan de instelling o onderhouden van externe contacten (met de MR, ouders etc.) o samenwerking met het college van bestuur, inclusief de wijze van voorbereiding en uitvoering van het bestuurlijk beleid o mede voeren van personeelsbeleid en de in dit kader gemaakte afspraken o uitvoeren van gemandateerde bevoegdheden (bijvoorbeeld het uitvoeren van het financieel beleid) o eigen zienswijze van de directeur o overige aspecten van de directietaken. Artikel 9. Bescherming persoonsgegevens a. Met inachtneming van de Wet Persoonsregistraties en de daarop gebaseerde op de scholen van toepassing zijnde regelingen behandelt de directie als gemandateerde vanuit het bevoegd gezag de persoonlijke gegeven van het personeelslid met zorg. b. Het personeelsdossier is digitaal (INTEGRAAL) en is voorzien van toegangscodes. c. Het personeelsdossier kan worden ingezien door: o de betrokken medewerker o de directie van de school o beperkt door het college van bestuur d. Gaat een personeelslid op een andere school bij hetzelfde bevoegd gezag aan het werk, dan wordt administratief het digitaal personeelsdossier omgezet naar de nieuwe school. Indien het personeelslid bij een ander bevoegd gezag gaat werken dan geldt voor de verslagen van functioneringsgesprekken van de oude school een bewaartermijn van maximaal drie kalenderjaren. Na afloop van deze periode verwijdert de directeur van de oude school de complete inhoud van het personeelsdossier van de betrokken medewerker. e. Bij problemen of disfunctioneren heeft ook een lid van het college van bestuur of een daartoe gemandateerde functionaris nadat de betrokkene instemming hiertoe heeft verleend, inzage in het personeelsdossier. Artikel 10. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bevoegd gezag. 3 Met school specifiek thema wordt een thema bedoeld waarvan de school heeft afgesproken dat hieraan extra aandacht besteed wordt in het functioneringsgesprek in een bepaald jaar. Stel de school heeft een nieuwe methode ingevoerd en neemt dit punt expliciet mee in het gesprek. Ook kan een bovenschools thema centraal staan. 31

33 Artikel 11. Slotbepaling. a. Dit reglement kan worden aangehaald als reglement functioneringsgesprekken en treedt behoudens instemming van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, in werking op 1 augustus b. Het reglement staat op de website van CBO Meilân en is m.b.v. een toegangscode toegankelijk voor ieder personeelslid. 32

34 4.4. Beoordelingsgesprekken Jaarlijks vinden op grond van het vastgestelde reglement beoordelingsgesprekken plaats. Door de direct leidinggevende wordt een beoordeling gegeven over de resultaten van het POP die bij de start gedefinieerd zijn. De beoordeling wordt gegeven in een vierpunt schaal: zie bij 360 graden feedback (bijlage). Wanneer mocht blijken dat tweemaal achter elkaar een negatieve beoordeling is gegeven dan heeft dat consequenties (zie consequenties van beoordeling) Consequenties van beoordeling Een beoordeling kan rechtspositionele gevolgen hebben. Het gaat dan om: 1. Het omzetten van een benoeming voor onbepaalde naar bepaalde tijd. 2. Het toekennen van een toelage wanneer de eindschaal leerkracht wordt bereikt. 3. Het bevorderen naar een hogere functieschaal. 4. Het toekennen van periodieken. 5. Rechtspositionele maatregelen in verband met slecht functioneren. De jaarlijkse beoordelingsgesprekken n.a.v. de afspraken die gemaakt zijn in het POP is een primaire detectie van het functioneren van de leerkracht. Wanneer de beoordelingen steeds positief zijn en de medewerker continue werkt aan zijn/haar eigen ontwikkeling en daarin positieve resultaten boekt worden automatisch periodieken toegekend en zijn rechtspositionele maatregelen niet aan de orde (punt 4 en 5). Wanneer de onder 1 t/m 3 genoemde situaties zich voordoen dan zal een beoordeling worden gevraagd waarbij antwoord wordt gegeven op de vraag of de medewerker in voldoende mate doet wat er van hem/haar verwacht mag worden op grond van de functieomschrijving. Tevens wordt beoordeeld of de medewerker de competenties die nodig zijn voor het vervullen van de functie in voldoende mate beheerst. Criteria voor beoordeling: Het omzetten van een benoeming voor bepaalde tijd naar een benoeming voor onbepaalde tijd: a. Essentiële punten van beoordelingsformulier A t/m F (zwart omrand): minimale score voldoende (3) b. Essentiële competenties 1. Interpersoonlijk competent alle indicatoren minimaal score 3 (vold.) 2. Pedagogisch competent indicatoren 2a, 2b, 2d minimaal score 3 3. Vakinhoudelijk en didactisch competent indicatoren 3b en 3c (m.u.v. lesgeven in strategieën) minimaal score 3 4. Organisatorisch competent alle indicatoren minimaal score 3 5. Reflectie en ontwikkeling: alle indicatoren minimale score Beoordelingsgesprek voorafgaande aan toekenning van toelage leerkracht a. Alle punten van beoordelingsformulier A t/m F moeten minimaal voldoende zijn (3); b. Alle indicatoren van de zeven SBL competentiegebieden moeten minimaal voldoende zijn (3); c. Indien mogelijk moeten de laatste twee beoordelingsgesprekken in het kader van POP ontwikkeling minimaal voldoende zijn (3) Promotie naar een hogere functieschaal. Eén van de benoemingsvoorwaarden om in aanmerking te komen voor een hogere leraarschaal is een positieve beoordeling met de criteria zoals genoemd bij punt 2. 33

35 Toekenning periodieken. Periodieken worden automatisch toegekend tenzij blijkt dat de medewerker zich onvoldoende ontwikkeld in zijn functioneren. Vanaf 1 augustus 2012 geldt dat een periodiek aan de medewerker kan worden onthouden, wanneer hij/zij in de twee voorgaande jaren een onvoldoende beoordeling heeft gehad n.a.v. afspraken over het POP van de medewerker Problemen met functioneren. Indien de beoordelingen van twee jaar of meer n.a.v. het POP onvoldoende blijken te zijn, ---- Indien de leidinggevende waarneemt of signalen krijgt dat de medewerker niet goed functioneert--- dan worden (frequent) periodiek beoordelingsgesprekken gehouden. De criteria zijn dan: d. Alle punten van beoordelingsformulier A t/m F moeten minimaal voldoende zijn (3); e. Alle indicatoren van de zeven SBL competentiegebieden moeten minimaal voldoende zijn (3); f. Indien mogelijk moeten de laatste twee beoordelingsgesprekken in het kader van POP ontwikkeling minimaal voldoende zijn (3). De beoordeling wordt gebruikt voor dossiervorming. Voor leerkrachten worden de SBL competenties gebruikt, voor directeuren de NSA competenties Reglement beoordelingsgesprekken Artikel 1 - begripsbepalingen 1. bevoegd gezag: Stichting Meilân, stichting voor Christelijk Basis Onderwijs in de gemeenten Lemsterland, Skarsterlân en de plaats Heerenveen; 2. werknemer: een persoon, benoemd aan een onder het gevoegd gezag ressorterende school; 3. beoordelaar: de door het bevoegd gezag aangewezen functionaris die namens hem het beoordelingsgesprek voert met de werknemer; 4. beoordeling: de door het bevoegd gezag vastgestelde beoordeling van het functioneren van de werknemer; 5. beoordelingsformulier:het binnen de school gehanteerde formulier, waarop de te beoordelen aspecten van het functioneren van de werknemer zijn vermeld; 6. beoordelingsgesprek: het gesprek tussen de werknemer en de beoordelaar aan de hand van het vooraf ingevulde en uitgereikte beoordelingsformulier. Artikel 2 - doel en karakteristiek van een beoordelingsgesprek 1. Met een beoordelingsgesprek wordt beoogd inzicht te verschaffen in de functievervulling van de werknemer. 2. Het beoordelingsgesprek is tevens bedoeld om inzicht te verschaffen inzake de mogelijkheid c.q. de noodzaak tot het treffen van waarderende of disciplinaire maatregelen. Het betreft hier rechtspositionele en/of arbeidsvoorwaardelijke consequenties. 3. Beoordelingsgesprekken zijn gericht op het verleden, hebben een eenzijdig karakter - dat wil zeggen dat er geen sprake is van wederkerigheid - en zijn gericht op het kunnen treffen van maatregelen door het bevoegd gezag. 4. Een beoordelingsgesprek wordt vooraf gegaan door een functioneringsgesprek, tenzij zwaarwegende redenen of omstandigheden dit verhinderen. 34

36 Artikel 3 - frequentie 1. Werknemers met een dienstverband voor bepaalde tijd, die uitzicht is geboden op een dienstverband voor onbepaalde tijd, worden minimaal drie maanden voor de expiratie- datum van het dienstverband voor bepaalde tijd beoordeeld. 2. Leerkrachten met salarisschaal LA moeten voor het bereiken van de laatste trede van de salarisschaal een beoordeling krijgen. Bij een voldoende beoordeling wordt een vastgestelde uitlooptoeslag op het salaris toegekend. De beoordeling moet minimaal een maand voordat dit punt is bereikt plaats vinden. 3. Werknemers met een dienstverband voor onbepaalde tijd worden minimaal eenmaal per vier jaar beoordeeld. 4. Werknemers met een dienstverband voor bepaalde tijd, anders dan bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden minimaal eenmaal per jaar beoordeeld. 5. Werknemers met een dienstverband, anders dan bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden bij een negatieve beoordeling binnen een jaar na de negatieve beoordeling opnieuw beoordeeld. 6. Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een planning vast van de periode(n) waarin de beoordelingsgesprekken plaatsvinden. Artikel 4 - werkwijze 1. Tenminste 10 werkdagen tevoren bepaalt de beoordelaar na overleg met de werknemer datum en tijdstip van het beoordelingsgesprek 2. Het beoordelingsgesprek vindt plaats aan de hand van een tevoren door de beoordelaar opgemaakte concept-beoordeling, aan de hand van een beoordelingsformulier, waarop de te beoordelen aspecten zijn vermeld. 3. Deze concept-beoordeling wordt de werknemer een week voor het beoordelingsgesprek overhandigd. 4. Tijdens het beoordelingsgesprek wordt de werknemer in de gelegenheid gesteld zijn mening over de concept-beoordeling kenbaar te maken. 5. Indien de benoemde dit wenst kan zijn mening worden toegevoegd aan het beoordelingsformulier. Overigens geldt dat de beoordelaar de mogelijkheid heeft om zijn, in de concept-beoordeling vervatte, mening te herzien naar aanleiding van het gevoerde beoordelingsgesprek en een en ander op het beoordelingsformulier weer te geven. 6. Direct na afloop van het beoordelingsgesprek worden conclusies op het beoordelingsformulier vastgesteld. 7. Het beoordelingsformulier wordt gedateerd, door de werknemer voor gezien getekend en door de beoordelaar getekend. 8. De werknemer ontvangt een afschrift van het beoordelingsformulier. 9. Het beoordelingsformulier wordt binnen 10 werkdagen na datering ter vaststelling voorgelegd aan het bevoegd gezag, tenzij de werknemer bezwaar aantekent als bedoeld in artikel Het beoordelingsformulier wordt bewaard in het papieren personeelsdossier op het verenigingskantoor. Artikel 5 - beoordelaar 1. Beoordelingsgesprekken worden gevoerd door een door het bevoegd gezag aangewezen beoordelaar. 2. Bij beoordelingsgesprekken met een werknemer m.u.v. de schooldirecteur, kan de beoordelaar een door het bevoegd gezag gemandateerd lid van de schooldirectie zijn. 3. Bij beoordelingsgesprekken met een schooldirecteur worden gevoerd door een lid van het College van Bestuur. 35

37 Artikel 6 - bezwaar 1. De werknemer heeft de gelegenheid om binnen 7 werkdagen na dagtekening van het beoordelingsformulier bezwaar aan te tekenen tegen de beoordeling. 2. Het in het eerste lid bedoelde bezwaar dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij het bevoegd gezag. 3. Het bevoegd gezag hoort binnen 10 werkdagen na ontvangst van het bezwaar de werknemer. 4. De werknemer kan zich bij het in het derde lid bedoelde horen laten bijstaan door een raadsvrouw-/man. 5. Uiterlijk binnen 10 werkdagen na het in het derde lid bedoelde horen neemt het bevoegd gezag een gemotiveerde beslissing en deelt dit schriftelijk mee aan de werknemer en de beoordelaar. Artikel 7 - gespreksonderwerpen 1. Tijdens een beoordelingsgesprek met een werknemer komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde: a. afspraken die tijdens het functioneringsgesprek zijn gemaakt; b. wijze waarop de functie wordt verricht (interpersoonlijk en pedagogisch, vakinhoudelijk en didactisch, organisatorisch competent, vormgeving identiteit) c. samenwerken met en functioneren in een team (competent in samenwerking met collega s) d. samenwerken met de direct leidinggevende e. samenwerken/contacten met ouders/verzorgers van leerlingen (competent in samenwerken met de omgeving) f. competent in reflectie en ontwikkeling De beoordeling vindt plaats aan de hand van een lijst met competenties die nodig zijn voor het vervullen van de functie. 2. Tijdens een beoordelingsgesprek met een lid van de schooldirectie komen naast de in het eerste lid van dit artikel genoemde onderwerpen in ieder geval de volgende gespreksonderwerpen aan de orde: a. het leidinggeven aan de school; b. het onderhouden van externe contacten met ouders/verzorgers van de leerlingen, de medezeggenschapsraad, de ouderraad en overige externe contacten; c. samenwerking met het bevoegd gezag; d. samenwerking binnen de directie; e. voorbereiden en (mede) uitvoeren van beleid, al dan niet gemandateerd; f. eventuele overige aspecten van de directietaken. De beoordeling vindt plaats aan de hand van een lijst met competenties die nodig zijn voor het vervullen van de functie van schooldirecteur. Artikel 8 - bescherming persoonsgegevens Het bevoegd gezag behandelt de gegevens met betrekking tot de werknemer zorgvuldig met inachtneming van het gestelde in de Wet persoonsregistraties. Artikel 9 - slotbepaling 1. het bevoegd gezag verstrekt een exemplaar van deze regeling met het daarbij behorende beoordelingsformulier aan elke werknemer. 2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bevoegd gezag. 36

38 4.5. POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) De CAO bepaling: 4.6. Het bekwaamheidsdossier De Cao bepaling: Laat zien wat je in huis hebt Als leerkrachten zich niet ontwikkelen kan een school zich niet ontwikkelen en als de school zich niet ontwikkelt, ontwikkelen leerkrachten zich niet Inleiding Vanaf 2007 moet een school voor iedere medewerker waarvoor bekwaamheidseisen zijn vastgesteld, een bekwaamheidsdossier hebben. Dit volgt uit de Wet Beroepen In het Onderwijs (wet BIO 2004). In het dossier wordt vastgelegd hoe het personeelslid zijn bekwaamheid onderhoudt. Bekwaam: een personeelslid is bekwaam als hij aan de geldende bekwaamheidseisen voldoet. Tijdens zijn loopbaan moet hij die bekwaamheid onderhouden Bekwaamheidseisen De bekwaamheidseisen voor de medewerkers zijn vastgelegd in algemene zin en soms per school. In een 360 graden feedback instrument zijn deze weergegeven. M.b.v. dit reflectie instrument kan de medewerker inzicht verkrijgen in eigen bekwaamheden en competenties. De analyse moet/kan leiden tot het opstellen van een Persoonlijk Ontwikkelings Plan met heldere doelstellingen (resultaat gericht) Doel van het bekwaamheidsdossier 1. Het bekwaamheidsdossier gaat over borgen en ontwikkelen van bekwaamheden die nodig zijn voor het uitoefenen van de functie. 2. Het bekwaamheidsdossier geeft informatie zodat de professionele ontwikkeling van personeelsleden gestimuleerd wordt, in lijn met het beleid van de school. 37