Raad van Bestuur AG Stedelijk Onderwijs Zitting van 24 juni 2016

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie Raad van Bestuur AG Stedelijk Onderwijs Zitting van 24 juni 2016 Besluit GOEDGEKEURD A-punt AG Stedelijk Onderwijs Samenstelling de heer Koen Daniëls; mevrouw Freya Piryns; mevrouw Fauzaya Talhaoui; mevrouw Mie Branders; mevrouw Peggy Pooters; mevrouw Carine Leys; de heer Koen Laenens; mevrouw Lisa Geets; de heer Claude Marinower; mevrouw Leen Verbist de heer Alex Tanguy; de heer Bavo Smits mevrouw Carine Sneyers Iedereen aanwezig, behalve: mevrouw Ann Van Dyck _RVBAGSO_00100 PAT_Zakelijke rechten - Gemengde locaties AG SO en stedelijke diensten. Gebruiksovereenkomst. principeovereenkomst - Goedkeuring Beknopte samenvatting De raad van bestuur van het AG Stedelijk Onderwijs keurt het voorstel van gebruiksovereenkomst rond het samen-gebruik van infrastructuur door de stad en het AG Stedelijk Onderwijs en het sjabloon voor de concrete toepassing ervan op locatieniveau (specifieke gebruiksovereenkomst) goed. Motivering Aanleiding en context Op 16 april 2010 (jaarnummer 4553) keurde het college de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het AG Stedelijk Onderwijs met bijlage 5 erfpachtregeling en bijlage 6 patrimoniumlijst goed. Het gemeenteraadsbesluit 1225 van 20 september 2010 regelt de overdracht van stedelijk patrimonium, waarin het stedelijk onderwijs is gehuisvest, naar het autonoom gemeentebedrijf. De beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het AG Stedelijk Onderwijs van 19/12/2014 geeft aan dat het Stedelijk Onderwijs gebruiksovereenkomsten afsluit : met andere leden van de Groep stad die gebruik maken van de panden waarop het agentschap een zakelijk recht heeft verworven of waarvoor het een gebruiksovereenkomst heeft. voor de gebouwen en percelen van de stad waarop om specifieke redenen geen zakelijk recht kan worden gevestigd Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en -advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed. Stedelijk Onderwijs Antwerpen 1 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen

2 Het directiecomité van AG SO keurde op 14 maart 2016 de uitgangspunten goed van het samen-gebruik van infrastructuur door de stad en het AG Stedelijk Onderwijs (2016_DCAGSO_00091) Op 30 mei 2016 keurde het directiecomité van AG SO de concrete vertaling goed van deze uitgangspunten in het voorstel van gebruiksovereenkomst en de generieke gebruiksovereenkomst. Juridische grond nvt Argumentatie De organisatie van het gemengd gebruik vertrekt vanuit een kostenbewust, efficiënt gebouwbeheer. Dit voorstel van gebruiksovereenkomst is een engagementsverklaring waarbij elke partij zijn verantwoordelijkheden opneemt en bij betwisting zich akkoord verklaart steeds een compromis te zoeken dat voor alle betrokkenen aanvaardbaar is. Het voorstel van gebruiksovereenkomst bestaat standaard uit twee luiken: in het eerste wordt een uniform afsprakenkader vastgelegd om het gemengd gebruik tussen het Stedelijk Onderwijs en de leden van de Groep stad zo efficiënt & effectief mogelijk te laten verlopen (taakverdeling en financiële afspraken). Het tweede luik is een sjabloon waarbij deze afspraken concreet gemaakt kunnen worden op niveau van het specifieke gebouw of de locatie: specifieke gebruiksovereenkomst. Het departement Patrimonium heeft dit voorstel van gebruiksovereenkomst opgesteld in nauw overleg met de dienst ruimtebeheer van de stad Antwerpen. Financiële gevolgen Nee Strategisch kader Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten: 4 - Lerende en werkende stad 1SLW03 - Door het organiseren en aanbieden van kwalitatief onderwijs biedt het Stedelijk Onderwijs eerlijke ontplooiingskansen, die elke lerende grijpt om talenten en competenties te ontwikkelen en door te groeien tot een verantwoordelijke wereldburger 1SLW Een innovatieve, duurzame, goed onderhouden infrastructuur in een warme, nette en toegankelijke omgeving biedt plaats aan alle huidige en toekomstige leerlingen, cursisten, personeel, ouders, partners, externe gebruikers en bezoekers 1SLW De schoolinfrastructuur staat breed ter beschikking voor interne en externe gebruikers Besluit Artikel 1 De raad van bestuur keurt het voorstel van gebruiksovereenkomst en het sjabloon van specifieke gebruiksovereenkomst goed om het gemengd gebruik van infrastructuur door de stad en het AG Stedelijk Onderwijs te regelen. Artikel 2 Stedelijk Onderwijs Antwerpen 2 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen

3 Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen. Bijlagen 1. gebruikersovereenkomsten_agso_stad_generiek_algemeen.pdf 2. specifieke_gebruikersovereenkomst_agso_stad_sjabloon.pdf Stedelijk Onderwijs Antwerpen 3 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen

4 De Specifieke Gebruiksovereenkomst (sjabloon) Inhoud Artikel 1 Identificatie van de locatie... 2 Artikel 2 Overlegteam: samenstelling... 2 Artikel 3 Het ruimtegebruik... 3 Artikel 4 Verdeelsleutel... 3 Artikel 5 Wie doet wat... 3 Artikel 6 Wie betaalt wat... 3 Artikel 7 Locatie specifieke afspraken... 4 Stedelijk Onderwijs Antwerpen 4 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen 1

5 De Specifieke Gebruiksovereenkomst (sjabloon) Deze specifieke gebruikersovereenkomst is in uitvoering van de gebruikersovereenkomst bij samengebruik stedelijk patrimonium goedgekeurd door de Gemeenteraad van xxxx (nr xxxxx) op maat van een specifieke locatie. Tussen enerzijds - de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door waarvoor optreden mevrouw Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur Patrimonium, hierna genoemd de stad en anderzijds - het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, Lange Gasthuisstraat 15, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Karl Cools, directeur Patrimonium, hierna genoemd AG SO wordt het volgende overeengekomen: Artikel 1 Adres(sen) Kadastrale gegevens Identificatie van de locatie Beheerder Gebruiker Telefoon identificatie identificatie identificatie identificatie Interne identificatie voor AG SO: code voor Stad: vastgoednummer identificatie identificatie Gebruiker identificatie identificatie Dienst identificatie identificatie Contactgegevens identificatie Identificatie Artikel 2 Overlegteam: samenstelling Overlegteam Beheerder Gebruiker Vertegenwoordiger 1 Identificatie Identificatie Vertegenwoordiger 2 Identificatie Identificatie Voor AG SO: Vertegenwoordigers: directeur van de instelling en LPA/LPM Verslag: AG SO/SCC/PAT/FD Voor Stad: Vertegenwoordigers: verantwoordelijken ter plaatse van de bedrijfseenheid Verslag: vastgoedcoördinatie Stedelijk Onderwijs Antwerpen 5 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen 2

6 Artikel 3 Het ruimtegebruik Ruimten voor exclusief gebruik gemeenschappelijk gebruik gedeeld gebruik Gebruiker [m²] [m²] [m²] Gebruiker [m²] [m²] [m²] Vlekkenplannen in bijlage Artikel 4 Verdeelsleutel Verdeelsleutel Ruimte Gebruiksduur Energie Gebruiker [%] [%] [%] Gebruiker [%] [%] [%] Artikel 5 Onderhoud (eigens- huurders-) Wie doet wat Beheerder Identificatie Gebruiker Identificatie Veiligheid en preventie Identificatie Identificatie Voor AG SO: Onderhoud: gebouwbeheerder Veiligheid en preventie: LPA/LPM Voor Stad: Onderhoud: patrimoniumverantwoordelijke bedrijfseenheid Veiligheid en preventie: individueel te bepalen Nutsvoorziening Identificatienummer Gebruiker Gebruiker SO Gas Identificatie Identificatie Identificatie Identificatie Identificatie Elektra Identificatie Identificatie Identificatie Identificatie Identificatie Water Identificatie Identificatie Identificatie Identificatie Identificatie Artikel 6 Wie betaalt wat Verdeelsleutel ruimte Verdeelsleutel gebruiksduur Verdeelsleutel energie Opmerkingen Gas Elektra Water Schoonmaak Glazenwas Stedelijk Onderwijs Antwerpen 6 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen 3

7 Groenonderhoud Technische keuringen Periodiek onderhoud Eigenaarsonderhoud Huurdersonderhoud Artikel 7 Locatie specifieke afspraken 1. Taakverdeling huurders- eigenaarsonderhoud 2. Taakverdeling exploitatie 3. Toepassen verdeelsleutel op gemeenschappelijke kosten 4. Opgemaakt te Antwerpen op , in twee (2) originele exemplaren, waarbij elke partij verklaart één (1) te hebben ontvangen. Voor kennisname Voor gebruiker Stad Voor AG SO Identificatie, plaatselijke verantwoordelijke Identificatie, directeur van de instelling Voor goedkeuring Voor gebruiker Stad Voor AG SO Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur Patrimonium Karl Cools, directeur Patrimonium Stedelijk Onderwijs Antwerpen 7 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen 4

8 Gebruiksovereenkomst verslag [volgnummer] Datum en uur vergadering: Plaats vergadering: Vaste leden dd/mm/jjjj uu:mm uu:mm waar Beheerder gebruiker Uitgenodigd vervanging Verontschuldigd Organisatie Voorzitter Verslaggever Nr Agendapunt Verantwoordelijke Timing Besproken / afspraken 0 Verslag: goedkeuring Voorzitter uu:mm 1 Vaste agendapunten 1.1 lange termijnvisie en meerjarenbegrotingsvoorstel bij aanvang legislatuur 1.2 jaarlijks begrotingsvoorstel van de gemeenschappelijk te dragen kosten 1.3 jaarlijkse eindafrekening door te rekenen kosten 1.4 jaarlijkse evaluatie van de samenwerking en de opvolging van de specifieke gebruiksovereenkomst 1.5 informeren en afspraken maken over de planning van grote infrastructuurwerken 1.6 afstemmen over wijzigingen/veranderingen in de activiteiten van één van de gebruikers 1.7 vragen tot wijziging van het ruimtegebruik naar het volgende werkjaar voorleggen zodat deze kunnen worden goedgekeurd door de respectievelijk bevoegde beslissingsorganen binnen stad en AG SO 1.8 vastleggen van verdeelsleutels voor het nieuwe werkjaar 2 Aangevulde agendapunten N Varia Voorzitter Stedelijk Onderwijs Antwerpen 8 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen 5

9 Stedelijk Onderwijs Antwerpen 9 / 9 Lange Gasthuisstraat Antwerpen 6