E-nieuwsbrieven met CRM

Transcriptie

1 Inleiding Met deze mogelijkheid kunt u nieuwsbrieven versturen, waarbij automatisch per relatie een selectie kan worden gemaakt uit de onderwerpen. U maakt één groot document (=mailscript) en automatisch kiest en stuurt CASH alleen de onderwerpen behorend bij een trefwoord naar de relaties met die trefwoorden. Onderstaand zal achtereenvolgens worden behandeld: Wat is een Mailscript Onderwerpen De indeling van de nieuwsbrief Trefwoordselecties Stuurcodes RGB kleurencodes Antwoordmails Voorbeeld mailscript Wat is een mailscript precies? Een mailscript is een document dat u maakt met Word of willekeurig welke andere tekstverwerker. In dit document tikt of plakt u als het ware de teksten van alle onderwerpen achter elkaar. Aan het begin van de nieuwsbrief kunt u 'algemene' stuurcodes (zie het kopje Stuurcodes) plaatsen, welke o.a. de opmaak, zoals kleur, lettertype, etc. regelen. Hier kunt u ook stuurcodes toevoegen om de relaties te selecteren, die deze nieuwsbrief moeten ontvangen. Na deze stuurcodes kan een onbeperkt aantal onderwerpen worden opgenomen. Zie voor verdere uitleg hierover het kopje 'Onderwerpen' LET U OP: Als het document klaar is, dient u het document op te slaan als een tekstbestand (van het type.txt).

2 Onderwerpen Ieder onderwerp in de nieuwsbrief moet beginnen met een stuurcode, welke bepaalt bij welke relaties het betreffende onderwerp moet worden meegenomen. Deze stuurcode is dus verplicht en wordt gezien als het begin van een nieuw onderwerp. *TREFWOORD= gevolgd door één of meerdere trefwoordselecties. Indien u voor dit onderwerp regels wilt toevoegen in het antwoordformulier, dan kunt u dat doen door één of meerdere stuurcodes op te nemen als: *BOX= NAAM tekstregel voor het antwoordformulier. Deze tekstregel wordt opgenomen in het antwoordformulier, voorafgegaan door een aanklikbaar vierkantje, maar uitsluitend dan wanneer het onderwerp wordt opgenomen in de nieuwsbrief. Op de plaats van NAAM zet u een goed herkenbaar woord van maximaal 25 tekens, dat in de retourmail wordt opgenomen, nadat de lezer van de nieuwsbrief op 'verzenden' heeft geklikt. Binnen een nieuwsbrief moet u unieke waardes voor NAAM gebruiken. Daarna komt de regel die het 'kopje' is van het onderwerp. Deze regel moet beginnen met een '!' (uitroepteken). Deze regel wordt opgenomen in het linkervlak (de Index) en als kopje boven het onderwerp in het rechtervlak. Daarna komt de werkelijke tekst van het onderwerp. Zodra de tekst op een nieuwe regel begint, wordt deze ook op een nieuwe regel in de nieuwsbrief vermeld. Lege regels worden als lege regels weergegeven. Als u in de tekst van een onderwerp de stuurcode *TITLE opneemt (op een aparte regel) dan wordt hier de aanhef van de relatie neergezet. De aanhef wordt gegenereerd op basis van de naam in de t.a.v.-rubriek. Dus 'De heer J. Jansen' wordt omgezet naar 'Geachte heer Jansen,'. Indien de rubriek 'Aanhef' gevuld is, zal de inhoud van deze rubriek worden opgenomen, bijvoorbeeld 'Beste Johan'. Voor de duidelijkheid kunt u een onderwerp steeds afsluiten met een lege regel, alvorens u begint met het volgende onderwerp.

3 In de tekst kunt u ook html-codes opnemen om specifieke effecten te bewerkstelligen, zoals het gebruik van 'bullet-lists', kleureffecten of het opnemen van plaatjes in de tekst. Binnen het kader van deze beschrijving gaat het echter te ver om een volledig overzicht van de mogelijkheden op te nemen. De indeling van de nieuwsbrief De nieuwsbrief is vast ingedeeld in een viertal vlakken: in het bovenste vlak (N-vlak) komt de naam van de nieuwsbrief te staan. het linker vlak (L-vlak) bevat de inhoudsopgave, uitgevoerd als linkjes naar de onderwerpen. het rechter vlak (R-vlak) bevat de onderwerpen. het onderste vlak (F-vlak) kan een antwoordformulier bevatten, dat gebruikt kan worden om de lezer direct te laten responderen op de nieuwsbrief. Dit vlak komt alleen voor als bij de betreffende relatie onderwerpen zijn geselecteerd die een *BOX stuurcode hebben. Trefwoordselecties Op een aantal niveaus kunnen trefwoordselecties worden gedefinieerd om te bepalen welke relaties moeten worden geselecteerd. Onder een trefwoordselectie wordt verstaan: Een constructie als A*-B* (alle relaties met een trefwoord dat met een A begint, maar die geen trefwoord hebben dat met een B begint). Of een constructie als A*+B* (alle relaties met een trefwoord dat met een A begint en ook een trefwoord hebben dat met een B begint). Als er meerdere van deze constructies achter elkaar staan, met een spatie gescheiden, dan betekent dat en/en. Dus A* B* betekent: alle relaties met een trefwoord dat met een A begint EN alle relaties met een trefwoord dat met een B begint. Een selectie van een * als selectie betekent 'alle relaties'. Een selectie van *-B* wil zeggen, alle relaties behalve wanneer een trefwoord voorkomt dat met een B begint. Een selectie van KLANT (of ieder ander enkelvoudig trefwoord) wil zeggen dat het trefwoord KLANT moet voorkomen. Een selectie van *-KLANT wil juist zeggen: alle relaties, behalve die waarbij het trefwoord KLANT voorkomt.

4 Stuurcodes Alle stuurcodes moeten op een nieuwe regel staan en beginnen met een '*' (sterretje) en eindigen met een '=' (is gelijk teken). Het gegeven hierachter bepaalt de waarde van de stuurcode. *NAME=. (waarbij. de naam van de nieuwsbrief is). Deze naam wordt nu ingevuld in het bovenste vlak van de nieuwsbrief. Deze stuurcode dient op de eerste regel van het mailscript voor te komen, om te kunnen vaststellen dat het een geldig mailscript is. De waarde, welke hier wordt ingegeven wordt ook gebruikt als 'Subject' bij het versturen van de s. *FROM= het adres van de afzender van de nieuwsbrief. Deze stuurcode is verplicht. Er wordt gecontroleerd of dit adres qua syntax geldig is (dus bijvoorbeeld Er kan helaas niet worden gecontroleerd of het een bestaand adres is. Zorg er dus voor dat u hier het juiste adres invult! *INCLUDE= gevolgd door één of meer trefwoordselecties. Deze stuurcode bepaalt welke relaties een nieuwsbrief ontvangen. Deze selectie gaat dus vóór de selecties, welke bij de onderwerpen staan. *EXCLUDE= gevolgd door één of meer trefwoordselecties. Deze stuurcode bepaalt welke relaties geen nieuwsbrief ontvangen. Deze selectie gaat vóór de selecties die bij de onderwerpen staan. *NBGCOLOR= gevolgd door een RGB-kleurcode, dat de kleur van de achtergrond van het bovenste vlak bepaalt. Zie verderop de uitleg over RGB-kleurcodes. *LBGCOLOR= idem, maar dan voor de achtergrond van het linker vlak (de inhoudsopgave). *RBGCOLOR= idem, maar dan voor de achtergrond van het rechter vlak (de onderwerpen). *FBGCOLOR= idem, maar dan voor de achtergrond van het onderste vlak (het antwoordformulier). *FONT= het lettertype van de nieuwsbrief, bijvoorbeeld Verdana. *NSIZE= een getal om de grootte aan te geven van de letters in het bovenste vlak, bijvoorbeeld 6.

5 *FORM= de naam van het antwoordformulier, bijvoorbeeld ANTWOORDFORMULIER. Het formulier wordt alleen toegevoegd, als er ook daadwerkelijk met de stuurcode *BOX= regels voor het formulier zijn aangemaakt. *MAILTO= het adres waar het antwoordformulier naar toe moet worden g d op het moment dat de lezer op 'verzenden' klikt. Er wordt gecontroleerd of dit adres qua syntax geldig is (dus bijvoorbeeld Er kan helaas niet worden gecontroleerd of het een bestaand adres is. Zorg er dus voor dat u hier het juiste adres invult, anders gaan al uw antwoordmails de mist in! Als u de stuurcode *BOX= gebruikt bent u ook verplicht om *MAILTO= in te vullen. *SKIP= het minimum aantal onderwerpen, dat minimaal in de nieuwsbrief moet staan om te zorgen dat deze ook daadwerkelijk wordt verzonden. Hiermee voorkomt u dat er een mail wordt verstuurd met alleen een 'inleiding' en een 'slot'. *SUBJECT= de waarde, welke wordt toegekend aan het subject van de . Hier kunt u een wervende tekst ingeven om te zorgen dat de ook daadwerkelijk wordt gelezen. Als deze stuurcode leeg is of niet voorkomt, wordt de waarde van *NAME= overgenomen. Let u op, als er geen achtergrondkleuren worden gekozen, blijven deze wit. RGB-kleurcodes Een RGB-kleurcode is 6 cijfers of letters lang. RGB staat voor rood-geel-blauw. Met een RGBcode kan iedere willekeurige kleur worden gedefinieerd. U kunt RGB-kleuren vaststellen bijvoorbeeld op en dan klikken op 'table'. Antwoordmails Zodra u één of meerdere *BOX= commando's heeft opgenomen in uw mailscript, wordt er een formulier ge-upload naar de website Dit formulier is alleen zichtbaar voor de ontvangers van uw mails. Op het moment dat iemand een nieuwsbrief van u ontvangt en klikt op het 'antwoordformulier' onderaan de nieuwsbrief, dan wordt hij doorgeleid naar dit formulier, waarop de vragen staan die hij kan aanklikken. Zodra er op 'verzenden' wordt geklikt wordt de antwoordmail naar het adres gestuurd dat u met *MAILTO= heeft ingesteld.

6 Elementair voorbeeld van een mailscript *NAME=Nieuwsbrief *INCLUDE=KLANT *FONT=Verdana *HSIZE=6 *TREFWOORD=*!Inleiding *TITLE Tekst van de inleiding *TREFWOORD=*!Kopje van het tweede onderwerp Tekst van het tweede onderwerp