samen voorbereid op de toekomst

Transcriptie

1 oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen samen voorbereid op de toekomst

2 oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen samen voorbereid op de toekomst

3 INHOUD 4. Voorwoord door Bernard Wientjes 6. Inleiding 9. Samen bouwen aan de vereniging van de toekomst 13. Kennis- en informatiemanagement als basis voor het collectief geheugen 20. Het speelveld van cocreatie 26. Succes met sociale media 34. Social CRM a way of life 40. Netbeheer Nederland Professioneel en vol power 44. Nederlandse Vereniging Diervoederindustrie Slimme ICT is het krachtvoer voor Nevedi 48. Brancheorganisatie Kinderopvang Brancheorganisatie Kinderopvang werkt aan de toekomst 52. Nederlandse Vereniging voor Psychotherapie Koppie erbij 56. Nederlandse Vereniging Medische Beeldvorming en Radiotherapie NVMBR werkt aan uitstraling 60. Innoveren begint met initiëren Ronde tafel discussie 64. Literatuurlijst Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 3

4 VOORWOORD Nederland en verenigingen zijn onlosmakelijk met elkaar De vereniging is actief, maar qua dynamiek ook afhankelijk verbonden. Het recht op verenigingen is zelfs vastgelegd van externe factoren. in artikel 8 van onze Grondwet. Het is een groot goed en recht waar branche- en beroepsverenigingen de afgelopen De wereld om ons heen verandert. Door de aanwezigheid van onder meer het internet neemt het belang van een goede informatie- en kennisvoorziening toe. Daarnaast vereniging, haar bestuur en haar leden niet achterover ontstaan er nieuwe netwerkvormen. De vereniging zal in kunnen leunen, maar altijd actief moeten zijn in het essentie haar activiteiten blijven uitvoeren. Echter er is wel speelveld waarin zij opereren. En dit speelveld is groot. Iedere een nieuwe dimensie aan het krachtenveld toegevoegd. Als dag maken verenigingen het nieuws en spelen zij een rol in vereniging dien je nog alerter te zijn op hetgeen er in de het nieuws. Verenigingen hebben in de loop van de jaren wereld om je heen gebeurt. Het vraagt zeven dagen per een belangrijke positie verworven in het maatschappelijk week 24 uur per dag aandacht. Polderen vindt niet meer middenveld. alleen face-to-face plaats maar ook online. Verenigingen worden gezien als organisaties met een»» Als vereniging dien je nog alerter te zijn op hetgeen er in de wereld om je heen gebeurt. zekere mate van invloed. Ik gebruik hier bewust het woord Verenigen is een vak apart. Maar door de komst van nieuwe invloed, aangezien het door de media om ons heen ook wel elementen in het krachtenveld moet je als vereniging ook op wordt bestempeld als macht. En dat is in essentie niet juist. zoek naar samenwerking op andere vlakken. In dit boek kunt Invloed omdat verenigingen onze maatschappij beïnvloeden u een aantal boeiende cases en artikelen lezen over de wijze en onderdeel zijn van het poldermodel. waarop informatie en kennis ons krachtenveld beïnvloeden. Informatie, kennis en cocreatie zijn elementen die onlos- Toch zijn verenigingen niet in de positie om achterover te makelijk zijn verbonden met het werk dat de vereniging leunen en te denken dat zij het eeuwige bestaansrecht heb- uitvoert. Ik feliciteer S2B van harte met haar lustrum en wens ben. Verenigingen zijn een spin in het web. Met hun bagage u inspiratie toe bij het lezen van dit boek. in de vorm van de juiste kennis en informatie spelen zij een belangrijke rol in het krachtenveld. Het krachtenveld van leden, stakeholders en ook de nationale en internationale Bernard Wientjes overheden. Het vraagt continue aandacht en bezinning. Het Voorzitter vereniging VNO-NCW vergt constante afstemming tussen de vereniging en haar achterban. Het leidt tot positionering en herpositionering. Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 5 decennia goed mee omgaan. Verenigen is ook een werkwoord; het betekent dat de

5 Informeren, cocreëren en innoveren. Drie termen die op verschillende doelgroepen met toevoeging van kennis zeer het eerste oog geen verbintenis met elkaar hebben. Echter, gedetailleerd en op maat kunt bieden. Het gaat hierbij dus niets is minder waar. Het zijn drie begrippen die in elkaars niet alleen maar om informatie die overal verkrijgbaar is, verlengde staan en niet zonder elkaar kunnen. maar juist om de kennis die de vereniging aan deze informatie kan toevoegen. Door inhoudelijke kennis toe te voe- Infobesitas vs. informeren gen aan bijvoorbeeld parlementaire informatie, Europese Verenigingen nemen een bijzondere plaats in binnen onze wet- en regelgeving en beleidsvraagstukken, krijgt deze samenleving. Het zijn organisaties zonder winstoogmerk informatie meerwaarde. en daarnaast hebben zij leden. Een vereniging opereert op drie terreinen, te weten: Cocreatie als hulpmiddel»» Strategische belangen positioneren een hypeterm. Het is een activiteit die voor het eerst werd»» Het collectief organiseren ontplooid binnen de publieke sector. Cocreëren betekent dat»» Individueel profiteren. alle belanghebbende partijen betrokken zijn bij de agendering, ontwikkeling en uitvoering van beleid. Vanuit dit perspectief INLEIDING»» Erik van Laar & Therèse de Bijl Deze drie functies, voortkomend uit het propellermodel is het nauw verbonden met het begrip beleidsvorming; als van Tack en Beusmans (2002), kunnen niet zonder speci- één van de werkterreinen van een vereniging. Cocreatie kan fieke kennis en informatie. niet zonder informatie en is een nieuwe vorm van samen- In 2010 doet een nieuw begrip haar intrede infobesitas. Door werken. Juist door een veelzijdigheid aan participanten, met de komst van zoekmachines als Google heb je makkelijk en ieder zijn eigen kennis en informatie, kan door middel van snel toegang tot informatie. Daarnaast zorgt de online aan- cocreatie het beleidsvormingsproces van de vereniging een wezigheid van sociale netwerken niet alleen voor een groei nieuwe impuls krijgen. Er wordt samengewerkt om infor- van de informatie maar ook de snelheid en verspreiding van matie te delen, kennis te ontwikkelen en te verrijken, om te informatie en kennis neemt toe. Hierdoor wordt het vinden innoveren. Dat kan op alle terreinen, zowel online als offline, en van de juiste informatie en kennis binnen het totaalaanbod wellicht met iedereen: zoals bureau en leden, leden onderling, steeds lastiger. stakeholders en collega-branche- en beroepsorganisaties. Infobesitas is een kans voor branche- en beroepsverenigin- Cocreatie is een proces dat gestart en gestuurd wordt door gen. Want informatie en kennis zijn twee zaken waarmee de alle spelers op de markt. vereniging zich nu en in de toekomst kan profileren. Juist door de groei en wellicht ook overvloed aan informatie, zal Innovatie de waarde van betrouwbare kennis alleen maar toenemen. Informatie en cocreatie kunnen leiden tot nieuwe ideeën Door intelligente toepassingen op basis van ICT kunnen en innovatieve concepten. Omdat er meer mensen met informatiestromen gekanaliseerd worden. Dit betekent verschillende brillen betrokken zijn bij het beleidsvormings- dat je als vereniging in staat bent om informatie aan de proces. Dit kan nieuwe inzichten geven in brancheontwikkeling Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 7 Cocreatie is een relatief nieuw begrip, maar inmiddels ook

6 maar daarnaast ook zorgen voor kwaliteitsverbetering. Deze kwaliteitsverbetering onstaat doordat kennis tussen de vereniging en haar leden wordt gedeeld. Deze gedeelde kennis kan tijdens het beleidsvormingsproces gebruikt worden om de inhoud te verrijken. Door een diversiteit aan ideeën en oplossingen kan het te vormen beleid een hogere waarde bereiken en innovatiever zijn. Het kan daarnaast een positieve bijdrage leveren aan de beleidslegitimiteit. Door de komst van sociale media kan een bredere en wellicht meer diverse doelgroep dan anders bereikt worden, die mede het beleid van de vereniging vormgeeft en bepaalt. mee te maken krijgt. Het zorgt er voor dat het collectief geheugen van de vereniging steeds belangrijker wordt. Het collectief geheugen brengt informatie en kennis samen op thema s die de vereniging bezighoudt. Dit gebeurt op basis van contentintegratie. Het collectief geheugen groeit door de cocreatie; samenwerking tussen bureau en leden om zo informatie en kennis te delen en te ontwikkelen. Als basis hiervoor dient kennismanagement; de routekaart waarmee kennis binnen de vereniging en haar leden inzichtelijk wordt gemaakt. En tot slot kunnen slimme ICT-oplossingen het proces ondersteunen waardoor informatie op maat geleverd kan worden, kennis aan informatie kan worden toegevoegd en vervol-»» Een gesprek met Erik van Laar gens kan deze eenvoudig verspreid worden. Denk hierbij aan een website, maar ook aan toepassingen op mobiele devices als smartphones en tablets. Kennis en praktijk zijn in dit boek onlosmakelijk met elkaar verbonden. In dit boek worden begrippen als collectief geheugen, kennismanagement en cocreatie verder toegelicht en gerelateerd aan de verenigingswereld. Daarnaast komen verenigingsprofessionals aan het woord. Zij vertellen aan de hand van concrete projecten hoe zij de verenigingsactiviteiten ontplooien binnen hun verenigingsportaal dan wel door de ondersteuning met de juiste kantoorautomatisering. We hopen dat dit boek zal leiden tot nieuwe ideeën binnen verenigingen op het gebied van informeren, cocreëren en innoveren!»» Vooruitgang kan pas geboekt worden als er balans is tussen mensen, processen en techniek. S2B bestaat vijf jaar. Een periode waarin veel branche- en beroepsorganisaties de omslag hebben gemaakt van een reactieve naar een proactieve organisatie. Leden zoeken voortdurend naar meerwaarde, ook in relatie tot de vereniging. En dus treden ledenorganisaties nadrukkelijker op de voorgrond en investeren zij in hun primaire processen: communicatie en informatie op maat. Zij vinden Erik van Laar, directeur van S2B, aan hun zijde. Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 9 samen bouwen aan de vereniging van de toekomst En dan? Informeren, cocreëren en innoveren zijn drie begrippen waar de vereniging dagelijks

7 We schrijven 2007 wanneer Erik van Laar een belangrijke route uit te stippelen en dat heeft inmiddels vele verenigin- conclusie trekt. Er zit een wereld van verschil tussen de gen een forse stap verder gebracht. bedrijfsvoering van profit organisaties en die van brancheen beroepsverenigingen. Ieder doet het op zijn eigen Gat in de markt manier goed, met een geheel andere manier van werken. Erik van Laar springt in 2007 met S2B in dat spreekwoorde- MENSEN PROCES De branche- en beroepsvereniging stond in die periode lijke gat in de markt en viert in 2012 zijn eerste lustrum. In echter op een keerpunt. Leden begonnen veeleisender te zijn visie zullen verenigingen hun dienstverlening naar een worden, begonnen zich hardop af te vragen wat een lid- hoger plan moeten tillen door hun informatie- en bedrijfs- maatschap eigenlijk voor toegevoegde waarde had. Kijk processen te verbeteren. naar het bedrijfsleven, waar wordt afgerekend nadat een Er wordt dan direct gekeken naar relatiebeheer, docu- Om in die positie te komen en daar te blijven, stelt Erik van aan het verenigingsportaal met content management, dienst of een product is geleverd. Bij een vereniging gaat ment- en web content managementsystemen. ICT speelt Laar, zul je moeten werken aan het collectieve geheugen maken het mogelijk informatie aan leden te koppelen en TECHNIEK inderdaad een belangrijke rol, maar voert niet de boventoon van de vereniging. Dat behoeft enige uitleg: Het begint vice versa. Het is dé manier om participatie van leden in de propositie van S2B. Dat was in 2007 niet zo, en dat is met een verenigingsportaal dat bestaat uit een publieke te stimuleren. Juist omdat je met behulp van innovatief dan ook rijst, is of leden nog vanzelfsprekend lid moeten het nog steeds niet. Het was en is mijn stellige overtuiging website en een ledennet, dat alleen toegankelijk is voor relatiebeheer in staat bent bij te houden wat de voor- worden van hun specifieke koepel, zoals in vroeger dat professionele verenigingen weliswaar behoefte hebben leden. Via die twee sites (met mogelijk één interface) voor keuren en interesseprofielen zijn van leden, kun je per thema tijden ambachtslieden zich aansloten bij het gilde. Het aan laagdrempelige en gebruiksvriendelijke software voor verschillende doelgroepen, kun je informatie ontsluiten. content aan afzonderlijke leden toewijzen. Geheel auto- roer moest om, zo blikt Erik van Laar terug. In de praktijk relatiebeheer, web content- en document management De juiste content voor de juiste ontvanger op het juiste matisch uiteraard. Voeg je daar nog wat elementen van blijkt dat de solidariteitsgedachte in belang afneemt. De zoals S2B deze biedt. Maar waar het om draait is een visie, moment. Wat je moet zien te bereiken is dat de informatie- social media aan toe, om discussie en meningsvorming maatschappij individualiseert en dat merken verenigingen zijn de mensen en de processen die een rol spelen in de stromen twee kanten op gaan. De kennis die bij leden zit, teweeg te brengen, dan sluit je als vereniging goed aan op de belevingswereld van het moderne lid. ook. Leden denken steeds vaker: What s in it for me?. Het organisatie. Daar is nog altijd veel winst te behalen als je of bij vrijwilligers, moet ergens worden opgeslagen. betekent niet automatisch dat branche- en beroepsorga- dat plaatst in de context van de branche- en/of beroepsor- Dat moet worden geborgd voor de toekomst, want weg nisaties geen toegevoegde waarde leveren. Integendeel. ganisatie die zich moet bewijzen, aldus Van Laar. is weg. Als je in staat bent dit collectieve geheugen op te Meer dan ICT bouwen, en dit vervolgens ook goed weet te verkopen aan Wat Van Laar dus deed was ervoor zorgen dat er een reeks de achterban, dan ben je op de goede weg. softwareoplossingen werd ontwikkeld die aansloot op Maar uit onze praktijk komt naar voren dat verenigingen moeite hebben die toegevoegde waarde zichtbaar maken. Collectief geheugen Zij worden dan ook min of meer gedwongen nadrukkelijker S2B gaat met een vereniging aan tafel zitten om gezamen- de wensen en eisen van branche- en beroepsorganisa- te laten zien wat hun meerwaarde is. Dat ligt vaak in het lijk een visie en een strategie te bepalen die toegevoegde Participatie en Cocreatie ties, van klein tot groot. In de loop van de afgelopen vijf verschaffen van informatie over de sector of in het leveren waarde gaat opleveren. Voor de leden, als voor de vereni- Wanneer het borgen en delen van kennis goed is georgani- jaar werden de softwaresuites voor onder andere relatie- van toegesneden diensten. Maar ook het samenbrengen ging zelf. Deze visie zal ertoe leiden dat bestaande leden seerd dan is het mogelijk communities te maken. Van Laar beheer en document management verder geperfectioneerd. van leden en mogelijkheden creëren zodat leden kunnen inderdaad waarde voor hun investering, in tijd en geld, merkt op dat leden van branche- en beroepsorganisaties Web content management functionaliteit werd uitgebreid samenwerken, dat zij bijv. documenten kunnen uitwisse- in een vereniging terugzien. Dat is goed voor de retentie, op een meer informele wijze willen samenwerken, maar om een verenigingsportaal zo uit te rusten dat informatie- len. Er wordt van hen verlangd dat ze output leveren en wij leden blijven lid en zullen als ambassadeur optreden voor wel op kwalitatief hoog niveau. Het verenigingsportaal voorziening inderdaad op maat kon worden gemaakt. De zagen en zien dat die manier van werken voor vele branche- bedrijven of mensen die nog geen lid zijn maar die het wel zoals S2B dat inricht, met een keur aan functionaliteit voor ICT zit dus goed in elkaar, weet Van Laar. Maar S2B is geen en beroepsverenigingen vreemd was, aldus Van Laar. worden. Kortom, als je alle zaken op orde hebt ben je een content- en kennismanagement, leent zich daar uitstekend ICT-leverancier. Door onze diepgaande kennis en ervaring S2B schuift graag bij hen aan tafel om gezamenlijk een aantrekkelijke partner en als je wint, heb je vrienden. voor. Geïntegreerd document- en relatiebeheer, gekoppeld over de belangrijkste processen in een vereniging, over hoe Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 11 het andersom. De contributie wordt afgedragen, maar de tegenprestatie moet nog geleverd worden. De vraag die

8 communicatie verloopt met en tussen leden, hoe moderne aangevuld en wellicht vervangen door communities waarin informatievoorziening eruit ziet helpen we verenigingen leden en niet-leden participeren op basis van hun exper- hun doelstellingen te realiseren. En ICT helpt daarbij. tise. Er zullen nieuwe (ad-hoc) overlegvormen haar intrede Informeren, Cocreëren, innoveren eerste stap. Het collectief geheugen zal dus nog belang- Ten slotte blikt Erik van Laar vooruit. Nu S2B vijf jaar bestaat, rijker worden en de basis worden voor interactie. De infor- is een toekomstverwachting immers op zijn plaats. Wat zijn matiestromen en tools zullen daarin geïntegreerd moeten de trends waar verenigingen op kunnen inspelen? Wat zijn worden. Vijf jaar geleden kenden we Twitter nog niet eens de technologische ontwikkelingen waar zij van kunnen profi- en nu is het een belangrijke tool om leden en stakeholders doen, virtueel en papierloos vergaderen zijn daarbij een aan ons te binden. Tools en technieken zullen waarschijnlijk prominentere rol binnen verenigingen gaan spelen. Nu zij veranderen maar de visie blijft staan: het collectief geheu- de juiste tools in handen hebben, kunnen verenigingen zich Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 13 teren? Van Laar verwacht dat informatie en kennis een nog gen biedt een platform voor raadpleging, interactie en participatie. Wanneer je er als vereniging in slaagt een hoge»» Tools en technieken zullen waarschijnlijk veranderen maar de visie blijft staan: het collectief geheugen biedt een platform voor raadpleging, interactie en participatie. participatiegraad te realiseren, kun je leden zo ver krijgen dat zij gezamenlijk innovatie van informatie bewerkstelligen. Het gaat om het faciliteren van een vergaande vorm van samenwerking tussen leden onderling en eventueel met mensen van het bureau. Dat moet wel goed worden afgestemd met de doelstellingen van een vereniging. Daar waar leden sterk concurreren moet je voorzichtig zijn met cocreatie. Maar als het gaat om gedeelde belangen kunnen deze partijen wellicht wel goed samenwerken. Ik ben er zeker van dat cocreatie voor erg veel verenigingen een grote stap vooruit zal zijn. S2B heeft de tools en de beter profileren en inspelen op individuele behoeften. Ook kennis in huis om dit in te richten, aldus Van Laar. zal informatie op een ander vlak een belangrijke rol spelen, namelijk in de vorm van management informatie. Doordat En dan is de cirkel rond. Wat Erik van Laar schetst is pure je weet wat er bij je leden en in het krachtenveld speelt, kun innovatie, de kracht van S2B. S2B luistert goed naar haar je deze informatie ook analyseren en meetbaar maken. Het klanten en vertaalt wensen, voor nu en in de toekomst, in maakt integraal onderdeel uit van het collectieve geheugen goede adviezen en nieuwe technologieën. Dat is wat S2B van de vereniging. Daarnaast is zijn verwachting dat de over- onderscheidend maakt en dat leidt tot de conclusie dat legstructuren van verenigingen veranderen. Mede dankzij S2B in vijf jaar is uitgegroeid tot dé partner die oplossingen de komst van sociale media zullen communities daarbij een biedt voor de vragen van nu en meedenkt over de vragen belangrijke rol spelen. Traditionele vergadergroepen worden van morgen. Kennis- en»»therèse de Bijl informatiemanagement als basis voor het collectief geheugen

9 een omvangrijk project dat ingrijpt op de organisatiecul- Mogelijke ICT-toepassingen voor kennismanagement zijn tuur en attitude van werknemers. Kennisdeling vindt name- een kennisbank waarin de kennisprofielen van medewerkers lijk vaak plaats op informele wijze. Denk aan netwerkbor- en/of leden zijn ondergebracht en die kunnen worden ont- rels, seminars en regiobijeenkomsten. Daarnaast speelt sloten met een zoekmachine waarmee experts opgespoord ICT vaak ook een rol in het kennismanagementproces. Het worden op basis van hun kennisprofiel. Daarnaast kunnen Zij inventariseren, ontwikkelen en integreren kennis en ze passen deze toe en eva- is een belangrijk instrument om kennismanagement te mensen (met bepaalde expertises) bijvoorbeeld in commu- lueren de resultaten. Dit om de doelen van de organisatie te halen en de leden en faciliteren en de bureauorganisatie in staat te stellen toe- nities met elkaar communiceren. zichzelf tevreden te stellen: toegevoegde waarde te creëren. Naast het toepassen gevoegde waarde te creëren door het: Een vereniging is een kennisintensieve organisatie; medewerkers zijn kenniswerkers.»» Je kunt kennis toegankelijk en vindbaar maken. managementwerkzaamheden, zoals het Bijvoorbeeld wanneer het onduidelijk is welke kennis-»» Door kennismanagement kun je communicatie- opslaan van informatie, verankerd worden. Enerzijds is er sprake van formele informatie afkomstig uit uitdaging. Immers, eigenschappen en verwachtingen van leden kunnen wijzigen. 1 Ondersteunen van interne en Kennis binnen verenigingen is cruciaal, maar daarnaast ook complex. Een vereniging externe communicatie is voor kennis niet alleen afhankelijk van haar eigen medewerkers, maar ook van ICT ondersteunt communicatieprocessen, haar leden, partners, stakeholders en andere spelers in het krachtenveld. bijvoorbeeld in de vorm van een verenigingsportaal zodat meerdere mensen relevante kennis en informatie kunnen uitwisselen. 2 Kortom, kennis is een cruciale productiefactor en dat betekent dat kennismanagement uitermate belangrijk is. Naast het belang van kennis voor het primaire proces zijn er nog domeinen en -experts binnen een vereniging aanwezig zijn. Of als blijkt dat het niet mogelijk is om ervaringen en lessons learned te externaliseren. Kennis bij de leden brengen Organisaties die kennismanagement goed inzetten plukken daarvan de vruchten. Gemotiveerde mensen die gewend Redenen om kennismanagement toe te passen zijn: Professionaliseren van werkprocessen ICT kan werkprocessen stroomlijnen,»» Je kunt kennis en ervaring verenigingsbreed in integreren en waar mogelijk geheel auto- kaart brengen. matiseren. Hiermee kunnen kennis- mogelijkheden creëren of verbeteren.»» Door de bekendheid van kennis kun je dub- het primaire proces. Denk bijvoorbeeld aan vergaderstukken Ontsluiten van opgeslagen kennis en het vastleggen van relatiegegevens. Anderzijds is er ook bel werk en het onnodig inhuren van adviseurs ICT biedt mogelijkheden voor het verzamelen, sprake van informatie in de vorm van externe content, zoals vermijden. vastleggen, toegankelijk maken, toepassen en nieuws en wetgevingsinformatie. Als informatiestroom kan hergebruiken van relevante informatie. ook gedacht worden aan kennis. Kennis bij medewerkers,»» Je kunt op basis van lessons learned fouten vermijden en successen handhaven.»» Je kunt samenwerkingsverbanden faciliteren om 3 ICT vergroot de waarde en bruikbaarheid van maar ook bij leden. De totale set aan informatiestromen de opgeslagen informatie door analyse-, zoek- vormt het collectief geheugen van een vereniging. zijn om kennis te delen zijn niet alleen goed voor de eigen zodoende nieuwe relevante kennis te ontwikkelen en rapportagemogelijkheden. Bijvoorbeeld organisatie, maar ook en vooral voor de leden. Het door- (innovatie). door het doorzoeken van opgeslagen sluizen van kennis via het verenigingsportaal resulteert in een groot gevoel van toegevoegde waarde voor leden en Kennismanagement is geen vanzelfsprekendheid en ook stimuleert interactie. geen doel op zich. De toepassing moet gezien worden als Op dit moment vindt de benadering van de informatie en informatie of het inzichtelijk maken wie over kennis vanuit het gedachtegoed van informatiebronnen welke kennis beschikt (kenniskaart). plaats. De meerwaarde van het aanbieden van informatie aan de verschillende doelgroepen kan geboden worden Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 15 meer redenen voor het toepassen van kennismanagement. Informatiedossiers Vanuit de primaire processen wordt informatie vaak op basis van hun informatiebron beschikbaar gesteld aan de diverse doelgroepen. Het gevolg hiervan is dat gebruikers deze informatie kennis zelf moeten groeperen door middel van het uitvoeren van (verschillende) zoekacties. Een andere benaderingswijze is echter het thematisch aanbieden van informatie en/of kennis op basis van dossiers. Op deze manier kan de vereniging eenvoudig aantonen op welke dossiers zij acteert en is deze informatie voor de bezoekers van het verenigingsportaal eenvoudig vindbaar en raadpleegbaar. Deze manier van informatievoorziening noemen we het zogenaamde collectief geheugen. Binnen een vereniging bestaan er diverse informatiestromen. van bestaande kennis is het creëren van nieuwe kennis (innovatie) een continue

10 door het pro-actief in thema- cq. dossiervorm publice- 3 Het is ook mogelijk om externe content, zoals ren van content. Dit is dé meerwaarde van het collectief RSS-feeds, nieuws en wetgevingsinformatie op geheugen. Echter, deze kennis en informatie worden vaak basis van trefwoorden in de digitale dossiers in al niet meer als voldoende beschouwd. Het is mogelijk om te lezen. Het op deze manier labelen van infor- de set van informatie uit te breiden met externe content matie en het bijeen brengen van informatie- als nieuws en wetgevingsinformatie. Er ontstaan dan digi- stromen uit verschillende bronnen wordt con- tale informatiedossiers die worden ingeleid door de vereni- tentintegratie genoemd. Met behulp van deze integratie is het ook mogelijk om op het verenigingsportaal te werken met zogenaamde inte- voor de toekomst. Naast fysieke informatie zouden binnen resseprofielen, waardoor informatie gericht en een dossier bijvoorbeeld best practices uitgewisseld kunnen op maat beschikbaar kan worden gesteld aan de worden en kunnen er personen gekoppeld zijn, waardoor diverse doelgroepen. Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 17 ging. Denk daarbij aan uitleg over het onderwerp, de huidige stand van zaken in het lobbyproces en de verwachtingen persoonlijke kennisdeling kan plaatsvinden. Er bestaan een aantal basisvoorwaaden om te komen tot een digitaal informatiedossier: 1 Het dossier wordt grotendeels opgebouwd op basis van de informatie die al gegeneerd wordt vanuit het primaire proces van de vereniging (bijv. vergaderdocumenten, circulaires). 2 Binnen de diverse systemen (bijv. relatiebeheer, documentbeheer, content management systeem) bestaat de mogelijkheid om informatie te ontsluiten op basis van trefwoorden. Hierdoor kan informatie uit verschillende bronnen gelabeld worden met een trefwoord waardoor uiteindelijk het document, de persoon en/of het artikel binnen het specifieke dossier op het verenigingsportaal beschikbaar wordt gesteld. Uiteraard wordt hierbij reke- Collectief geheugen contentintegratie. Of het nu gaat om ning gehouden met diverse autorisatiemoge- Een informatiedossier bestaat uit multi-media, sociale media, nieuws lijkheden, waardoor een lid informatie al dan allerlei informatiesoorten. De of parlementaire informatie het kan niet te zien krijgt. Uitgangspunt hierbij is dat afzender cq. inhoud kan per dossier allemaal onderdeel uitmaken van een alle systemen dezelfde trefwoorden hanteren. verschillen. Daarnaast is er sprake van digitaal informatiedossier.

11 »» Kennismanagement is het proces Het grootste voordeel van contentgeneratie is dat de doelgroep via één platform van kenniscreatie en alle inhoudelijke informatie kan vinden. Daarnaast vergroot het de zichtbaarheid van de (interne) activiteiten van de vereniging op het gebied van belangenbehartiging en kennisontwikkeling. kennisontsluiting, waarbij Kennis- en informatieprofielen individuele kennis inzichtelijk en Om de kennis en informatie te borgen en te delen, houden medewerkers en vindbaar wordt gemaakt. leden profielen bij. Deze profielen worden verzameld in een kennis- en informatiebank die onafhankelijk van plaats, tijd, kennisvraag en -aanbod bereikbaar bestaat uit:»» - Foto; kennisborging, -verspreiding,»» - NAW-gegevens; kennisdeling en - vermeerdering. De lijst kennis- en interessegebieden wordt samengesteld op basis van de organisatiestructuur, functies, werkgebieden en thema s. In deze lijst kan iedere medewerker of het lid zijn expertises benoemen en terugzien. Daarnaast kan het profiel gebruikt worden als basis voor het op maat beschik-»» - Functie; baar stellen van informatie aan de persoon. Immers op basis van de kenniskaart kan het interesseprofiel van de persoon worden samengesteld.»» - K oppeling met sociale netwerken (Facebook, LinkedIn, Twitter). Succesvol De implementatie van kennismanagement is geen project; het is een manier»» - Kennisgebieden; van werken. Kennis en informatie delen zijn dan onderdeel van het primaire proces van de vereniging. Omdat het een cruciaal onderdeel is, zijn er een aantal»» - Project - inbreng - periode; factoren die benoemd moeten worden om tot een succesvolle implementatie te komen.»» - Interessegebieden; Allereerst is het belangrijk dat kennis- en informatiemanagement als zodanig worden benoemd in de strategie van de vereniging dan wel bureauorganisatie. Kennismanagement is iets dat vanuit de top van de organisatie gestimuleerd moet worden en door iedereen gedragen moet worden. Het advies is dan ook op het te borgen in de jaarcyclus en de beoordelingssystematiek. Van belang is dan ook dat medewerkers en leden de meerwaarde van de toepassing van kennis- en informatiemanagement inzien. Dit geldt niet alleen voor de meerwaarde voor de organisatie, maar ook voor het belang van de individuele persoon.»» - Bereikbaarheidsgegevens. Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 19 Dit proces biedt mogelijkheden tot is. Het persoonlijk profiel wordt samengesteld op basis van een structuur die

12 Er lijkt een nieuw tijdperk te zijn aangebroken, een periode waarin cocreatie een nieuwe trend binnen verenigingsland lijkt te zijn. Maar wat verstaan we onder cocreatie en hoe kun je het als vereniging inzetten ter ondersteuning en verbetering van je werkprocessen? Is cocreatie eigenlijk een nieuw begrip? Cocreatie is een begrip dat al een aantal jaren wordt gebruikt»»therèse de Bijl binnen de publieke sector. Kijkend naar die literatuur is Cocreatie bouwt voort op het idee van interactieve beleids- cocreatie in haar meest basale vorm het creëren van iets vorming. Hierbij kunnen individuen of groepen individuen door meer dan één persoon, aldus Bekkers en Meijer het beleid beïnvloeden, doorgaans in een vroeg stadium. (2010). Zij verfijnen de definitie verder tot: het is de inbreng Bekkers en Meijer (2010) stellen dat cocreatie zich uitstrekt van belanghebbende partijen in de agendering, ontwik- tot alle fasen van de beleidscyclus. De wijze waarop een keling en uitvoering van overheidsbeleid. Deze partijen gebruiker hierin participeert, kan gekoppeld worden aan zijn naast de overheid veelal bedrijven, belangen de verschillende typen participanten die we binnen een organisaties, experts en maatschappelijke organisaties. In vereniging kennen: van inactieve en nauwelijks betrokken deze definitie is cocreatie nauw verbonden met het begrip tot zeer actieve en betrokken leden. Er zijn verschillende beleidsvorming, een van de drie bladen uit het propeller- gradaties van participatie. Dit speelveld kent een rechter- model van Tack (2002) en daarom ook toepasbaar voor en linkerzijde waarop verschillende vormen van beleids- branche- en beroepsorganisaties. De term overheids- vorming plaatsvinden. In het midden treffen de vereniging beleid in de definitie zou dan vervangen moeten worden en de leden elkaar. Aan de linkerzijde kennen we de hierna door verenigingsbeleid. genoemde rollen in de beleidsvorming. Cocreatie van Cocreatie van beleid beleid door leden Oplossingen voor nu en inspiratie voor morgen p. 21 HET SPEELVELD VAN Cocreatie HET SPEELVELD Monopolie op beleid door vereniging en leden door de vereniging LEDEN Vereniging Informeren Afnemende rol van leden Raadplegen Debatteren Beleid Debatteren Raadplegen Informeren Afnemende rol van de vereniging Gradaties van cocreatie en daarbij passende participatie-elementen (Naar Bekkers en Meijer, 2010)