Inleiding. In dit voorstel komt aan de orde:

Transcriptie

1 Nr: Schipluiden: 11 april 2007 Onderwerp: Programma van eisen nieuwbouw gemeentehuis Midden-Delfland / inrichting vervolgtraject. Aan de Raad Inleiding Bij de vorming van de gemeente Midden-Delfland in 2004 is door de gemeenteraad aan het college van B&W opdracht gegeven om zorg te dragen voor een optimale dienstverlening. Daarbij is vastgesteld dat daarvoor én voor een adequate werkomgeving voor de gemeentelijke organisatie de bouw van een nieuw gemeentehuis noodzakelijk is. Het college van B & W is samen met de gemeenteraad van oordeel dat optimale dienstverlening van groot belang is voor de burgers van de gemeente. Daarom is gekozen om bij het op te stellen programma van eisen als eerste stap een heldere visie te ontwikkelen voor de publieke dienstverlening van onze gemeente. In de tweede helft van 2006 is die visie ontwikkeld en in uw vergadering van 31 oktober 2006 heeft u het nieuwe model voor de publieke dienstverlening en het daarbij behorende programma van eisen voor het publiekscentrum vastgesteld. De ruimtelijke consequenties van publiekscentrum zijn opgenomen in het integrale Programma van Eisen (PVE) en investeringskostenraming voor het nieuwe gemeentehuis dat thans aan u ter vaststelling wordt voorgelegd. Er is in de afgelopen maanden door alle betrokkenen zoals medewerkers, ondernemingsraad, management, directie, B&W en uiteraard de begeleidingscommissie bestaande uit twee fractievoorzitters en twee raadsleden, een flinke inspanning geleverd om het PVE te realiseren. Dankzij die enorme inspanningen is er nu een voorstel met een breed draagvlak voor een nieuw gemeentehuis. U, als raad, bent tijdens de informatiebijeenkomst op 8 februari 2007 uitvoerig geïnformeerd over alle aspecten van het PVE. Op 15 maart 2007 is uitgebreid ingegaan op het vervolgtraject (architectenselectie, werkplekinrichting, bouworganisatie, financieringsvorm) van de ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis. In dit voorstel komt aan de orde: PVE nieuwbouw gemeentehuis Midden-Delfland en huisvesting brandweer Financierings- en ontwikkelvorm Financiële paragraaf Vervolgtraject dienstverleningsmodel Vervolgtraject nieuwbouw gemeentehuis Samenvattend voorstel

2 PVE nieuwbouw gemeentehuis Midden-Delfland en huisvesting brandweer In het PVE is de gewenste kwaliteit van het nieuwe gemeentehuis en de brandweerpost omschreven. Aangegeven wordt waaraan het gebouw bij oplevering moet voldoen en de randvoorwaarden waarmee tijdens het ontwerpproces en de uitvoeringsfase rekening moet worden gehouden. Het PVE vormt het werkdocument voor het ontwerpteam en is een toetsingsinstrument voor de opdrachtgever tijdens het ontwerpproces. Het nieuwe gemeentehuis dient aan te sluiten bij de cultuurdoelstellingen van de gemeente Midden- Delfland. Die doelstellingen zijn: een efficiënte en klantvriendelijke organisatie, vergroten van de externe gerichtheid, bieden van een prettige en professionele werkomgeving, versterken onderling contact en samenwerking, en één organisatie met een informeel karakter. Het nieuwe kantoorconcept moet optimaal afgestemd zijn op de bedrijfsprocessen die zich binnen de organisatie afspelen. Het nieuwe gebouw moet aangenaam en uitnodigend zijn, herkenbaar en overzichtelijk, functioneel en duurzaam en het moet passend zijn in de omgeving. Voor meer gedetailleerde informatie over de werkplekfilosofie, de huisvestingsvisie, en de kwantitatieve en kwalitatieve eisen van het gemeentehuis en de wensen/eisen voor de hoofdpost van de brandweer, verwijzen u naar het bijgevoegde PVE. In december 2006 hebben wij het eerste concept met de begeleidingscommissie besproken. Op dat moment was de huisvesting van de brandweer nog niet opgenomen in het programma van eisen. Herhuisvesting van de brandweer Schipluiden is noodzakelijk omdat handhaving op de huidige locatie herontwikkeling van deze locatie kan belemmeren. Tevens voldoet de huidige huisvesting niet aan de heden ten dage te stellen eisen (Arbo-wetgeving). Bovendien wordt gebruik gemaakt van ruimten in het gemeentehuis. Dat betekent dat bij handhaving op de huidige locatie niet alleen de garage blijft staan, maar ook andere noodzakelijke voorzieningen, zoals kantine/oefenruimte (nabespreking van de inzet), kantoorruimte e.d. beschikbaar moeten blijven dan wel worden gerealiseerd. Voor de herhuisvesting van de brandweer hebben we alternatieve locaties bezien. Geen van die locaties biedt echter de voordelen van de locatie Keenenburg III. Deze locatie heeft als pluspunt de gunstige ligging ten opzichte van de rondweg wat een betere dekking van het verzorgingsgebied waarborgt. Daarnaast biedt de integrale huisvesting natuurlijk het financiële voordeel van de gecombineerde ontwikkeling in plaats van twee aparte projecten. Zoals we in de beantwoording van de vragen van de OGP-fractie hebben aangegeven, noodzaakte de voortvarende ontwikkeling van het PVE ons tot een snellere keuze over de herhuisvesting van de brandweer. Wij onderkennen dat door de snelle voortgang bespreking in begeleidingscommissie voorafgaand aan de presentatie op 8 februari 2007 helaas niet mogelijk was. In de vergadering van de begeleidingscommissie van 6 maart 2007 is de gang van zaken toegelicht. Financierings- en ontwikkelvorm Vanuit uw raad / begeleidingscommissie is gevraagd te onderzoeken welke de meest geschikte financierings-/ontwikkelingsvorm voor het nieuwe gemeentehuis is. Wij hebben dat laten onderzoeken en met de begeleidingscommissie op 6 maart 2007 besproken. De uitkomst daarvan is dat uit een oogpunt van kosten, flexibiliteit en organisatie exploitatie in eigendom voor de hand ligt. Voor wat betreft de ontwikkeling, hechten wij er aan om veel invloed te hebben op het ontwerp en aan de kwaliteit. Door het inhuren van expertise/projectmanagement van buiten, zijn risico s voldoende afgedekt. Onze voorkeur gaat dan ook uit naar het ontwikkelen in eigen beheer. In de informatiebijeenkomst van 15 maart 2007 zijn deze punten toegelicht.

3 Financiële paragraaf In het verleden werd voor de nieuwbouw van een gemeentehuis een bedrag genoemd van 11,1 miljoen. Dat was echter zonder de kosten van de grond (kosten 1,9 miljoen), zonder brandweerpost (kosten 1,1 miljoen), zonder renteverliezen, en was bovendien gebaseerd op het prijspeil 2003/2004. Thans worden de investeringskosten voor het nieuwe gemeentehuis geraamd op 14,8 miljoen. Met bijkomende kosten voor de 5% van de BTW die niet kan worden teruggevorderd, de advieskosten inzake het dienstverleningsconcept, de inrichting van het gebouw, en verhuiskosten e.d., zullen de totale kosten naar raming 15,9 miljoen gaan bedragen. Er wordt reed 1,8 miljoen gedekt door inkomsten uit rioolrechten, afvalstoffenheffing, grondexploitaties en verhuur van de bedrijfskantine. Er resteert dan een bedrag van 14,1 miljoen dat gefinancierd moet worden. Voor de wijze waarop verwijzen wij u naar de notitie verkorte tussentijdse update financieel perspectief. De exploitatiekosten (excl. kapitaallasten) zullen naar voorlopige inschatting maximaal per jaar gaan bedragen. Dat is weliswaar circa hoger dan de exploitatiekosten die nu in de meerjarenbegroting zijn opgenomen, maar daarbij dient bedacht te worden dat zonder nieuwbouw deze exploitatiekosten ook fors hoger zouden gaan worden door beduidend hogere onderhoudskosten (is nu minimaal in afwachting van de nieuwbouw) en noodzakelijke uitbreiding van het gebouw voor de noodzakelijke personeelsuitbreidingen waartoe reeds is besloten. Tevens dienen onderdelen van het bestaande gebouw binnen enkele jaren vervangen te worden. Overeenkomstig de wens zoals die tijdens de informatiebijeenkomst op 15 maart 2007 werd geuit, zijn de financiële effecten van het nieuwe gemeentehuis en enkele financiële effecten die daarmee verband houden - verwerkt in een tussentijdse update van het vorig jaar bij de begrotingsbehandeling gepresenteerde financieel perspectief. Kortheidshalve mogen wij u daarnaar verwijzen. Wat echter niet uit de update blijkt omdat dit zich afspeelt binnen de reserves is dat door het versnelde sparen voor het gemeentehuis vanaf 2009 reservemiddelen vrij gaan vallen. Op dit moment wordt namelijk de rente van een deel van de reserves gedeeltelijk (het deel dat uitgaat boven de inflatie/prijsstijging) jaarlijks toegevoegd aan de reserve nieuw gemeentehuis. Door het versnelde sparen is dat vanaf 2009 niet meer nodig. Het rentesurplus kan vanaf dat moment worden aangewend voor verdere versterking van de financiële structuur of andere doeleinden. Hoewel in de update van het financieel perspectief ons voornemen t.a.v. de dekking van de investeringskosten van het nieuwe gemeentehuis reeds blijkt, zullen wij bij de Voorjaarsnota 2007 daar het concrete voorstel toe doen. Bij de behandeling van de meerjarenbegroting 2008 t/m 2011 zullen wij aangeven op welke wijze de hogere exploitatiekosten binnen een sluitende meerjarenbegroting kunnen worden opgevangen. Vervolgtraject invoering dienstverleningsmodel In het vervolgtraject nieuwbouw gemeenthuis zijn twee deeltrajecten te onderscheiden. Het ene traject is gericht op de feitelijke invoering van het nieuwe dienstverleningsmodel en het andere omvat de realisering van het nieuwe gemeentehuis. Op basis van een door ons college, in april 2007, vast te stellen projectplan wordt begonnen met de werkzaamheden voor de feitelijke invoering van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarin worden de te leveren resultaten, te verrichten activiteiten, de organisatiestructuur en de verantwoordelijkheden omschreven. Het opdrachtplan zal, nadat dit is besproken in de begeleidingscommissie, en definitief is vastgesteld door ons college, leidend zijn voor de invoering van het dienstverleningsmodel. Naar verwachting kan begin 2008 gefaseerd de nieuwe werkwijze worden ingevoerd. Het huidige gebouw kent zijn fysieke beperkingen. In de feitelijke uitwerking wordt daarom uitdrukkelijk aandacht

4 geschonken hoe in de overgangsjaren - totdat de nieuwe huisvesting gereed is het best de fysieke invoering kan plaatsvinden en de kwaliteit kan worden geborgd. Met het nieuwe gemeentehuis kunnen belangrijke stappen gezet worden op het terrein van dienstverlening Zoals wij u bij de vaststelling van het dienstverleningsmodel op 31 oktober 2006 hebben medegedeeld streven wij ernaar binnen twee jaar na ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis, het model volledig ingevoerd te hebben. Vervolgtraject nieuwbouw gemeentehuis Op 6 maart 2007 hebben wij het vervolgtraject met de begeleidingscommissie doorgenomen. De informatiebijeenkomst daarover heeft op 15 maart 2007 plaatsgevonden. Naar aanleiding daarvan hebben we besloten om de architectenselectie Europees aan te besteden. Omdat het honorarium van de architect op basis van de investeringskostenraming van StvD ruim boven het drempelbedrag ligt is Europese aanbesteding van de architectenselectie daarom verplicht. Voorts hebben we voor de niet openbare procedure gekozen. Er zijn 2 proceduremogelijkheden te weten: de openbare of niet-openbare procedure. De niet-openbare wordt het meest toegepast. Daarin wordt de architect getrapt geselecteerd. De niet-openbare procedure geeft de beste waarborg dat een architect wordt geselecteerd die het best past bij de gemeente Midden-Delfland en haar wensen. Wat betreft de bouworganisatie hebben wij gekozen voor het Design&Construct model. De organisatie van een bouwproces wordt met name bepaald door de invloed / verantwoordelijkheden die de opdrachtgever wil hebben op het ontwerp en de daadwerkelijke uitvoering. Het gaat om een complex proces. Wij willen invloed op het ontwerp en veel bemoeienis tijdens de ontwerpfase, maar wat meer afstand tijdens de uitvoering. En verder is prijszekerheid van groot belang. Een bouworganisatie volgens het Design&Construct model past het best daarbij. Ook over de externe begeleiding/ondersteuning bij het vervolgtraject - tot de aanbesteding hebben wij een principebesluit genomen. Gelet op de positieve ervaringen tot nog toe en de kwaliteit van de geleverde producten hebben wij besloten om Stevens en van Dijck hiervoor in te schakelen. Het vervolgtraject, de planuitwerking nieuwbouw gemeentehuis, is gebaseerd op een plan van aanpak. Daarin worden de definitiepunten vastgelegd die de kaders vormen voor de verdere uitwerking. Zo worden de projectstructuur met taken en verantwoordelijkheden daarin vastgelegd, de activiteiten benoemd en verder beschrijft het plan alle procedures van goedkeuring van ontwerpen tot het verstrekken van opdrachten en facturering. Het plan van aanpak of projectplan is het spoorboekje voor het verdere traject. Wij verwachten dit plan van aanpak, nadat het is besproken in de begeleidingscommissie, medio mei 2007 definitief te kunnen vaststellen. Vanwege de constructieve en prettige samenwerking met de begeleidingscommissie zijn wij van mening dat in het vervolgtraject participatie op dezelfde manier kan worden ingevuld. De kosten die dit jaar met de invoering van het dienstverleningsmodel en het vervolgtraject nieuwbouw gemeentehuis gemoeid zijn worden bestreden uit het reeds beschikbare krediet afgerond zoals opgenomen in de begroting 2007 voor het nieuwe gemeentehuis. ADVIES van de raadscommissie Bestuur & Midden-Delfland d.d REACTIE van het college

5 Advies Samenvattend stellen wij u voor: 1. het programma van eisen Nieuwbouw Gemeentehuis Midden-Delfland, zoals opgenomen in de rapportage van Stevens en van Dijck d.d. 21 maart 2007, vast te stellen en te besluiten de nieuwbouw in eigendom te exploiteren en in eigen beheer te ontwikkelen. 2. Kennis te nemen van de informatie over de vervolgtrajecten invoering dienstverleningsmodel en nieuwbouw gemeentehuis. 3. In te stemmen met de uitgangspunten zoals die zijn neergelegd in de notitie verkorte tussentijdse update financieel perspectief. Burgemeester en wethouders van Midden-Delfland, de secretaris, de burgemeester, P.T. Veenman A.J. Rodenburg Bijlagen 1. Programma van eisen nieuwbouw gemeentehuis Midden-Delfland van Stevens en van Dijck d.d. 21 maart Notitie verkorte tussentijdse update financieel perspectief.