Code blauw. Bouwstenen voor een regionaal implementatieplan. Code Blauw

Transcriptie

1 Code blauw Bouwstenen voor een regionaal implementatieplan Code Blauw Grafisch Ontwerp Meester Ontwerpers, Amsterdam boekje Code blauw 7,3 x 10,5 cm Augustus 2007 Auteurs Basya Berends Politieacademie Marja Visser Landelijk Programma HRM politie

2 Inleiding Implementeren is het daadwerkelijk doorvoeren en inbedden in een organisatie van een beleid, een instrument of een verandering. Daarbij speelt acceptatie een grote rol en is het verkrijgen van draagvlak essentieel. Doel is uiteindelijk dat het doorgevoerde onderdeel wordt van het professionele gedrag van de medewerkers en/of de normale bedrijfsvoering. Het implementatieplan beschrijft alle activiteiten die kunnen worden uitgevoerd om Code Blauw zorgvuldig in te voeren in het korps. Belangrijke activiteiten bij het implementeren zijn: Het organiseren van betrokkenheid, draagvlak en acceptatie. Het vertalen van de abstracte waarden naar concreet gedrag in de werksituatie (aanbrengen van couleur locale ) bijvoorbeeld door de implementatie van Code Blauw te koppelen aan lopende trajecten gericht op het professionele gedrag. Het borgen en verankeren van het resultaat. Code Blauw zal alleen werken als het voor de politie medewerkers duidelijk is dat zij moeten, het ook kunnen (de mogelijkheden hebben) en willen (drijfveren). Dit betekent communicatie vanuit de leiding ( top-down ) over de aanleiding voor Code Blauw. Maar vooral ook dat de code er niet alleen is voor de organisatie, maar juist een bruikbaar hulpmiddel voor de medewerker zelf bij het professioneel uitoefenen van de werkzaamheden. Concreet wordt aangegeven op welke wijze de medewerkers het instrument kunnen toepassen in de praktijk. Daarbij wordt de gelegenheid geboden om in een veilige omgeving over het gedrag, zoals dat in Code Blauw is uitgewerkt, te kunnen praten. Zo wordt gewerkt aan een verankering binnen de organisatie vanuit de basis (bottom-up). 2

3 Inhoud implementatieplan in het korps Het implementatieplan omvat de volgende onderwerpen 1 Achtergrond 2 Doel 3 Vertrekpunten 4 Doelgroepen en rolverdeling 5 Aanpak implementatie in het korps 6 Plannen 7 Middelen 8 Communicatie 9 Rol medezeggenschap 10 Borging 3

4 1 Achtergrond 2 Doel In het korps implementatie plan kan bij deze paragraaf een samenvatting worden opgenomen van de tekst zoals in het onderdeel Context Code Blauw (zie de toolkit bij het onderdeel Context Code Blauw). Doel van de implementatie van Code Blauw is het versterken van de morele competentie en het bevorderen van een cultuur waarin professionals staan voor hun eigen verantwoordelijkheid. Dit leidt tot de volgende subdoelstellingen: bewustwording op en inkleuring van de genoemde integriteitswaarden; bespreekbaarheid van en aanspreekbaarheid op houding en gedrag; nemen van de eigen verantwoordelijkheid bij integriteitsvraagstukken. Uiteindelijk dient dit alles te resulteren in integer gedrag, gericht op de burger, maar ook op de collega s en de organisatie. Iedereen heeft baat bij integere politieambtenaren: burgers, het korps, het bevoegd gezag, leveranciers en afnemers, stakeholders, collega-politieambtenaren, familie en vrienden. De implementatie van Code Blauw wil onder andere als effecten bewerkstelligen: Een bijdrage te leveren aan het creëren van een gewenst imago van de Nederlandse politie. Het behalen van de gestelde organisatiedoelstellingen. Het vergroten van medewerkertevredenheid. Het vergroten van burgertevredenheid over bejegening door de politie en over het werk van de politie. Code Blauw zal bijdragen aan een betrouwbare invulling van de politietaak en daarmee zal het vertrouwen van de burger in de politie toenemen. 3 Vertrekpunten De volgende vertrekpunten voor de implementatie van Code Blauw gelden voor de meeste korpsen, eventueel aangevuld met regionale uitgangspunten: De waarden beschreven in Code Blauw zijn herkenbaar en feitelijk niets nieuws voor de Nederlandse politie. Het is een explicitering van wat de politie al behoort te doen. Code Blauw is bedoeld als bron voor verandertrajecten gericht op het (professionele) gedrag. Integriteit is een basisvoorwaarde voor goed politiewerk, zowel voor executief als ondersteunend personeel. Integriteitsbewaking is naast de eigen verantwoordelijkheid een lijnverantwoordelijkheid (voorbeeldgedrag, sturen op, controleren, coachen). Commitment van de top én dit expliciet uitdragen is de kritische succesfactor voor het welslagen van het traject. Interpersoonlijke, open communicatie in een veilige omgeving - door lijn en medewerkers - is cruciaal wat betreft houding en gedrag. Inbreng van medewerkers verhoogt het draagvlak, mits de kaders duidelijk zijn aangegeven. 4

5 4 Doelgroepen en rolverdeling Code Blauw is voor iedere medewerker van de politie van toepassing. Door dit beleid in de communicatie naar de burgers toe uit te dragen, wordt een duidelijk signaal gegeven waar de politie voor staat. De implementatie van Code Blauw is een eerste verantwoordelijkheid van de korpsleiding. Daarnaast is echter de inzet van diverse groepen binnen het korps nodig om uiteindelijk de implementatie succesvol af te kunnen ronden. Te denken valt aan mensen die in hun werk een verantwoordelijkheid hebben in het integriteitsbeleid en/of ondersteuning kunnen bieden bij de implementatie van Code Blauw. Zoals: Korpsleiding Leidinggevenden Trainers / afdeling Opleidingen Afdeling Personeel en Organisatie Afdeling Communicatie Rol korpsleiding De korpsleiding heeft de eerste verantwoordelijkheid om de discussie in het korps en de gedragsbeïnvloeding te initiëren en te stimuleren. De korpsleiding kan mogelijk op eigen gedrag als voorbeeldfunctie aangesproken worden door andere leden van de Raad van Hoofdcommissarissen. De korpsleiding zal in de korpsgesprekken over de afspraken binnen het Landelijk Kader Nederlandse Politie (invoeren van de 13 basisnormen in 2007) hierop bevraagd worden. Rol leidinggevenden Code Blauw is waardegeoriënteerd. Dat wil zeggen dat Code Blauw geen gewenst gedrag voorschrijft, maar een richtinggevend instrument is. Het proces waarin medewerkers met elkaar spreken over normen en waarden en het daaruit voortvloeiende gedrag geeft invulling aan Code Blauw. Op die manier worden de waarden uit Code Blauw vertaald naar wenselijk gedrag. De voorbeeldrol van leidinggevenden is daarbij essentieel. Zij zijn de belangrijkste gangmakers in het proces waarin medewerkers leren om met elkaar te praten over en elkaar daadwerkelijk aan te spreken op normen en waarden. Code Blauw is daarbij richtinggevend. Code Blauw zal dan wel voor de medewerkers betekenis moeten krijgen in hun eigen praktijksituatie. De leidinggevende ondersteunt dit door met zijn of haar medewerkers Code Blauw toe te passen op concrete werksituaties. Door het voeren van dergelijk gesprekken wordt niet alleen de betekenis van Code Blauw duidelijk. Men leert tegelijkertijd ook om met elkaar, in alle openheid, over normen en waarden te praten. Het lijnmanagement dient zich daadwerkelijk verantwoordelijk te voelen voor dit proces. Daarbij kunnen zij ondersteuning en faciliteiten krijgen van onder andere de afdelingen communicatie en personeel en organisatie. Een geslaagde introductie en borging van Code Blauw is in belangrijke mate afhankelijk van de juiste rol en betrokkenheid van het lijnmanagement. Uiteindelijk worden alle lagen van het management één voor één betrokken bij het implementatieproces. De hiërarchische lijn heeft de eerste verantwoordelijkheid om het gesprek over waarden en normen 5

6 en de gedragsbeïnvloeding te initiëren en te stimuleren. Pas als de hele managementlaag overeenstemming heeft bereikt over het onderwerp en hoe dit uit te dragen, kan het aan de onderliggende managementlaag worden doorgegeven. Bij de communicatie op korpsniveau is het van belang de innerlijke motivatie aan te boren. De kracht zit hem hier niet in het weten (kennis), maar in het bespreekbaar maken van en het aanspreken op (houding en gedrag). De focus in deze aanpak ligt dan ook op dialoog en draagvlak. Om draagvlak te creëren, is een ontwikkelproces door en samen met medewerkers essentieel. Rol afdeling P&O Medewerkers van de afdeling P&O spelen een belangrijke rol in de advisering en ondersteuning van leidinggevenden bij de vertaling van de waarden uit Code Blauw naar concreet gedrag. Het onderwerp kan vanuit diverse invalshoeken worden benaderd (zie het onderdeel in de toolkit Toepassingen Code Blauw binnen het HRMinstrumentarium). Rol afdeling Opleidingen/docenten Medewerkers van de afdeling Opleidingen en docenten kunnen onderwerpen als integriteit, Code Blauw, bejegening et cetera behandelen tijdens IBT-dagen, opleidingen, trainingen, coachen en door middel van briefings. Rol afdeling Communicatie Medewerkers van de afdeling Communicatie hebben een belangrijke adviserende en ondersteunende rol bij de interne en externe communicatie over integriteit, Code Blauw, motto Waakzaam en dienstbaar en aanverwante onderwerpen. Zij kunnen ervoor zorgen dat er korpsbreed een eenduidige en duidelijke boodschap wordt verkondigd. Rol ambassadeurs Kerninstructeur, trekker, inspirator en ambassadeur, het zijn allemaal namen die je kunt geven aan mensen die een leidende rol nemen in het uitdragen van het integriteitsbeleid. Het zijn de mensen die op de een of andere manier opvallen binnen de organisatie, die inspireren en anderen tot voorbeeld zijn. Collega s die andere collega s durven aan te spreken op houding en gedrag, zowel in positieve als in negatieve zin. Bij de implementatie van Code Blauw is het nuttig om ambassadeurs aan te wijzen. Om collega s te inspireren, om te wijzen op gewenst gedrag en houding, om bepaalde dilemma s bespreekbaar te maken en als vraagbaak te dienen voor collega s die worstelen met bepaalde integriteitsvraagstukken. Als ambassadeurs worden ingezet is het verstandig helder te formuleren waar de rol van ambassadeur begint en eindigt ten opzichte van de rol van de leidinggevende. 6

7 Rol alle medewerkers Iedere medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de kennis over waarden en normen, gedrag en houding. Begin bij jezelf en inspireer anderen hetzelfde te doen vormt een belangrijke boodschap bij de implementatie van de Code Blauw. Daarnaast moet er ruimte en vrijheid zijn om over dilemma s te kunnen spreken zonder dat er consequenties aan verbonden zijn. Ook moet er aandacht zijn hoe collega s elkaar op gedrag aan kunnen spreken. De landelijk aangedragen middelen kunnen worden gebruikt om dit proces verder te ondersteunen. 5 Aanpak implementatie in het korps Het korps beschrijft zelf welke aanpak zij voorstaat. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de suggesties uit de toolkit. De aanpak is in ieder geval gebaseerd op: Startbijeenkomst binnen het MT van het korps. Daar worden de hoofdlijnen van het implementatietraject vastgesteld en een eerste vertaalslag gemaakt van de waarden uit Code Blauw naar de uitvoering in de praktijk (aanbrengen van de couleur locale ). In de toolkit is een suggestie opgenomen op welke wijze dit kan plaats vinden zie de toolkit bij het onderdeel Werkconferentie en opleidingen voor implementatie Code Blauw. Communicatie door de korpsleiding over het te volgen implementatietraject. Faciliteren van leidinggevenden bij het invoeren van Code Blauw (vertaalslag maken naar het vakmanschap door discussies in de teams over integriteit). Ondersteuning vanuit stafafdelingen ( P&O, units Integriteit en veiligheid, ICT et cetera). Zij maken vanuit hun expertise een vertaalslag naar toepassing in de praktijk (introductie nieuwe medewerkers, opleidingen, functioneringsgesprekken, selectie et cetera). Opname van het onderwerp in planning- en controlsysteem. Borging. Belangrijk is duidelijk te benoemen wie verantwoordelijk is voor het traject en welke medewerkers een bijdrage kunnen leveren (beschikbare capaciteit) 6 Plannen 7 Middelen 8 Communicatie Voor een zo goed mogelijke planning is zicht nodig op de activiteiten die uitgevoerd worden en de capaciteit die daarvoor beschikbaar is. Leg vooraf vast welke middelen nodig zijn en hoeveel geld dat gaat kosten (bijvoorbeeld opleidingen, vergaderlocaties et cetera). Het communicatieplan beschrijft op welke wijze er gecommuniceerd gaat worden over de Code Blauw en het implementatietraject (zie de toolkit bij het onderdeel Bouwstenen voor een regionaal communicatieplan). 7

8 9 Rol van de medezeggenschap 10 Borging Formeel gezien is de implementatie van de beroepscode niet advies- of instemmingsplichtig. Gezien het belang van een gedragen implementatietraject is overleg met de OR van grote waarde. Het verdient aanbeveling leden van of namens de OR te betrekken bij de werkgroep(en) waarin de voorbereiding van de implementatie plaats vindt. Om het effect van het doorlopen proces vast te houden, is een goede borging in bestaande (ontwikkel)trajecten binnen de korpsen essentieel. Dit zou onder andere kunnen door de integriteitswaarden structureel in te bedden in: Leiderschap. Training en coaching. HRM-instrumenten, waaronder werving & selectie, opleiding, functionering- en beoordelingsgesprekken (zie de toolkit bij het onderdeel Toepassingen Code Blauw binnen het HRM-instrumentarium). (Communicatie over) andere ontwikkelingen op het vlak van integriteit. Onderdeel van de kwaliteitscyclus. Klanttevredenheidsonderzoek en medewerkerstevredenheidsonderzoek. 8