Stichting Prinses Beatrix Spierfonds Algemene subsidievoorwaarden Voorwaarden geldend voor toegekende onderzoeken

Transcriptie

1 Stichting Prinses Beatrix Spierfonds Algemene subsidievoorwaarden Voorwaarden geldend voor toegekende onderzoeken

2 Inhoud ALGEMENE SUBSIDIEVOORWAARDEN 3 1) HET ONDERZOEKSPROJECT 3 2) ADMINISTRATIEVE ZAKEN 3 3) WETTELIJKE VERPLICHTINGEN 4 5) FINANCIËLE AFWIKKELING 5 6) INTELLECTUEEL EIGENDOM/VALORISATIE 6 7) PUBLICATIES EN PUBLICITEIT 6 8) OPSCHORTING OF INTREKKING VAN DE SUBSIDIE/SANCTIEBELEID 7 9) KLACHTENPROCEDURE 7 10) AKKOORD 7 2

3 Algemene subsidievoorwaarden Na toekenning van een subsidieaanvraag volgens de beoordelingsprocedure van het Prinses Beatrix Spierfonds zijn onderstaande voorwaarden van toepassing. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, behoudt het fonds zich het recht voor de financiering stop te zetten of het gehele toegekende bedrag terug te vorderen. Het fonds is niet aansprakelijk voor eventuele rechtspositionele gevolgen voor de werkgever als gevolg van de tijdelijke bijdrage die door het fonds ter beschikking wordt gesteld. Het fonds behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden tussentijds te wijzigen. 1) Het onderzoeksproject Het onderzoeksproject dient te worden uitgevoerd overeenkomstig de goedgekeurde subsidieaanvraag, rekening houdend met eventuele aanbevelingen van de referenten en/of de Wetenschappelijke Adviesraad. De aanvrager dient schriftelijk te bevestigen eventuele aanbevelingen van de Wetenschappelijke Adviesraad zijn opgevolgd. Iedere inhoudelijke of praktische verandering gedurende het onderzoek dient vooraf schriftelijk aan het fonds te worden voorgelegd ter goedkeuring. Wijzigingen mogen pas worden doorgevoerd na schriftelijke goedkeuring van het fonds. 2) Administratieve zaken a) Projectleider & correspondentie De hoofdaanvrager van de subsidieaanvraag wordt door het Prinses Beatrix Spierfonds gezien als de projectleider en is het officiële aanspreekpunt voor het fonds. Correspondentie betreffende multicentrisch uitgevoerd onderzoek dient altijd via de projectleider te lopen. Bij alle correspondentie dient het door het fonds toegekende projectnummer genoemd te worden. Indien de projectleider tijdens de looptijd van het door het fonds gesubsidieerde onderzoek van werkgever verandert, dient dit direct schriftelijk doorgegeven te worden aan het fonds. Het fonds zal in overleg met de Wetenschappelijke Adviesraad beoordelen of de subsidie voortgezet wordt. Voorwaarde hiervoor is dat de continuïteit van het onderzoek en de dagelijkse begeleiding van de aangestelde medewerker worden gewaarborgd. b) Besteding en looptijd van de subsidie Er moet aangetoond worden dat de financiering van het totale onderzoek rond is voordat het onderzoek van start kan gaan. Het fonds verstrekt alleen bijdragen aan subsidieaanvragen met een volledig gedekte begroting. Het onderzoek moet in ieder geval gestart zijn binnen zes maanden na datum van toekenning, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Mocht deze startdatum niet wordt gehaald, dan heeft het fonds het recht de toegezegde subsidie terug te trekken. Als begindatum van de subsidie geldt de datum waarop het eerste personeelslid met het in de subsidieaanvraag beschreven onderzoek start. Deze datum dient schriftelijk door de projectleider te worden doorgegeven aan het fonds. De einddatum wordt onvoorwaardelijk bepaald door de begindatum plus de door het fonds toegewezen subsidieperiode. Indien personeel gedurende de looptijd van de subsidieperiode wordt aangesteld dient men derhalve bij de aanstelling rekening te houden met de einddatum van de subsidieperiode. Voor wijzigingen in de subsidieperiode dient de projectleider vooraf schriftelijk goedkeuring te vragen aan het fonds. c) Personele bezetting Gedurende de gehele looptijd van het onderzoek dient personeel te zijn aangesteld. Een gesubsidieerde personeelsplaats dient in de regel door één en dezelfde persoon te worden bezet 3

4 gedurende de gehele subsidieperiode. Veranderingen in de invulling van personeelsplaatsen binnen de looptijd van de subsidie dienen onmiddellijk doorgegeven te worden aan het fonds. d) Rapportage(s) Elk jaar dient aan het fonds te worden gerapporteerd over het verloop van het onderzoek en de resultaten van de voorafgaande periode. Het fonds stuurt u hiervoor het benodigde formulier toe en vermeldt de exacte termijn waarbinnen de rapportage ingediend moet zijn. De voortgangsrapportage moet de volgende onderdelen bevatten: Niveau, omvang en aanstellingsduur per personeelsplaats. Een overzichtelijk verslag van de behaalde resultaten, inbedding van het onderzoek en de verwachte resultaten voor de toekomst, voorzien van een tijdsplanning. Alle publicaties die het onderzoek heeft voortgebracht (artikelen, posterpresentaties e.d.). Een korte lekensamenvatting van het onderzoek. In bijzondere situaties kunnen extra rapportages gevraagd worden. Het fonds is gerechtigd daarnaast op ieder gewenst moment informatie te vragen over de uitvoering en voortgang van het onderzoek, ook door middel van werkbezoeken. De eindrapportage van het onderzoek dient binnen drie maanden na de vastgestelde einddatum bij het fonds ingeleverd te zijn. De eindrapportage moet de volgende onderdelen bevatten: Een overzichtelijk verslag van de behaalde resultaten, inbedding van het onderzoek en de verwachte resultaten voor de toekomst. Alle publicaties die het onderzoek heeft voortgebracht (artikelen, posterpresentaties e.d.). Een korte lekensamenvatting van het onderzoek. Een financiële eindverantwoording (zie de Regeling Subsidieverlening van het fonds). 3) Wettelijke verplichtingen Onderzoek dat onder de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) en/of de Embryowet valt, moet voor de start van het project ter goedkeuring worden voorgelegd aan een erkende medisch-ethische toetsingscommissie (METC) of de Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO). De toetsende commissie toetst onderzoeksprotocollen overeenkomstig de regels van de WMO. Zonder positief oordeel van deze onafhankelijke commissie is het uitvoeren van WMO-plichtig onderzoek verboden. Onderzoek dat valt onder de Wet op de Dierproeven moet voor de start van het project ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Dierenexperimentencommissie (DEC) en de Centrale Commissie Dierproeven (CCD). Zonder positief oordeel van de DEC en de CCD is het uitvoeren van onderzoek met dierproeven verboden. Indien van toepassing, dient het fonds een kopie van deze verklaring(en) te ontvangen alvorens tot definitieve toekenning over te kunnen gaan. Indien er een gegronde reden is om met een onderzoek te starten zonder desbetreffende goedkeuring(en), dient een schriftelijk verzoek met een uitleg van de situatie te worden ingediend. Dit verzoek zal worden beoordeeld door het fonds in overleg met de Wetenschappelijke Adviesraad. Als het aanvragen van de goedkeuring door de aangestelde medewerker dient te worden gedaan of voorbereidend werk voor het onderzoek kan aanvangen voordat goedkeuring is verkregen, kan een voorwaardelijke toekenning worden gedaan. Wanneer de goedkeuring niet wordt verkregen, zal de voorwaardelijke toekenning worden ingetrokken. Als de eerste fase van het onderzoek op zichzelf staat en resultaten op kan leveren waarbij geen goedkeuring vereist is, kan dit gedeelte van het onderzoek definitief worden toegekend; het overige gedeelte van het onderzoek wordt dan voorwaardelijk toegekend. 4

5 4) Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening Het Prinses Beatrix Spierfonds hanteert de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening, die is opgesteld door de Vereniging van Universiteiten VSNU, als leidend principe voor haar integriteitsbeleid. Deze code bevat regels voor wetenschappelijk onderwijs en onderzoek aan de Nederlandse universiteiten. De aanvrager dient bekend te zijn met de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening. Deze code is te vinden op de website van de VSNU. 5) Financiële afwikkeling a) Aangevraagde subsidie versus toegekend subsidiebedrag De definitieve vaststelling van het subsidiebedrag gebeurt door het Prinses Beatrix Spierfonds ten tijde van de subsidietoekenning. Het is mogelijk dat het toegekende bedrag afwijkt van het bedrag dat u aanvraagt. Het toe te kennen subsidiebedrag kan echter nooit hoger zijn dan het maximum subsidiebedrag dat voor de subsidieronde geldt. Het toegekende subsidiebedrag wordt gedurende het onderzoek niet verhoogd. De verantwoordelijkheid om de beschikbare middelen optimaal in te zetten zodat het onderzoek zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd, wordt gelegd bij de projectleider. Als daarvoor verschuivingen tussen de vergoedingen voor personele en materiële kosten nodig zijn dan zal het fonds dat in de regel toestaan. Voorwaarde is wel dat de projectleider hiervoor vooraf toestemming vraagt. Aan het einde van de projectduur vraagt het fonds een financiële verantwoording waaruit blijkt wat de werkelijke omvang en aanstellingsduur per personeelsplaats is geweest. Als daaruit blijkt dat de werkelijke omvang en duur minder is dan de aangevraagde personeelsplaatsen, kan het fonds besluiten om de te veel betaalde subsidie terug te vorderen. Het is daarom belangrijk dat u voor wijzigingen in de besteding vooraf toestemming. b) Subsidiecomponenten Personeel: Het fonds hanteert vaste maximale bedragen per functie, de vergoedingen worden gedurende de gehele projectduur niet aangepast. Eventuele meerkosten, bijvoorbeeld door (onvoorziene) salarisstijgingen van personeel aangesteld op de subsidie, worden door de subsidieontvangende instelling gedragen. Ten tijde van de subsidieaanvraag wordt beoordeeld welke wetenschappelijke functie aangewezen is gezien de aard van het onderzoek. Voorwaarde hierbij dat alle personeelsplaatsen ingevuld worden en dat de personele invulling van het onderzoek daadwerkelijk op het niveau plaatsvindt waarop wordt toegekend. De namen van wetenschappelijk en ondersteunend personeel dienen bij het fonds bekend te worden gemaakt. Als deze gegevens niet worden doorgegeven, is uitbetaling van de subsidie niet mogelijk. Budget voor materieel en proefdieren: Aparte budgetten worden toegekend ter dekking van materiële kosten en proefdieren. Verschuivingen tussen de budgetten voor materiële kosten en proefdieren zijn toegestaan. De verantwoordelijkheid voor verschuivingen in budget ligt bij de projectleider. Hiervoor is geen toestemming vereist van het fonds. c) Kwartaalbetalingen Aan het eind van ieder kwartaal wordt door het fonds een bijdrage uitbetaald. De driemaandelijkse betalingen dragen het karakter van terugvorderbare voorschotten. De hoogte van de driemaandelijkse betaling wordt bij start van de subsidie vastgesteld door het fonds en is gebaseerd op het totaal toegezegde subsidiebedrag. Uiteraard is in bijzondere omstandigheden, als bijvoorbeeld verwacht wordt dat de bestedingen niet gelijkelijk over de subsidieperiode verdeeld zijn, overleg over de hoogte en samenstelling van het voorschot mogelijk. 5

6 De kwartaalbetalingen zijn afhankelijk van de voortgang van het project. Indien een opgevraagde voortgangsrapportage nog niet is ingediend of goedgekeurd, worden de kwartaalbetalingen stilgelegd. d) Financiële afronding onderzoek Gedurende de looptijd van de subsidie wordt tot maximaal 80% van het toegezegde bedrag uitbetaald. De eindafrekening vindt plaats na afloop van de subsidie, nadat een inhoudelijke rapportage door de projectleider is ingediend en door het fonds is goedgekeurd. Indien de eindrapportage niet wordt goedgekeurd, wordt het laatste deel van de subsidie niet uitbetaald. Na afloop van het onderzoek dient uw instellingsaccountant een financiële verantwoording te verstrekken waaruit blijkt wat de werkelijke omvang en aanstellingsduur per personeelsplaats is geweest en waarin wordt verklaard dat de verstrekte subsidie overeenkomstig de subsidievoorwaarden is besteed. Als daaruit blijkt dat de werkelijke omvang en duur minder is dan de aangevraagde personeelsplaatsen, kan het fonds besluiten om de te veel betaalde subsidie terug te vorderen. Het is daarom belangrijk dat u voor wijzigingen in de besteding schriftelijk toestemming vraagt aan het fonds. e) Bench fee Voor de duur van het project wordt aan de wetenschappelijk medewerkers werkzaam op het project een bench fee van maximaal 5.000,- ter beschikking gesteld binnen de toegekende subsidie. Deze bench fee wordt uitbetaald nadat hiervoor een separate aanvraag is ingediend. De voorwaarden en het aanvraagformulier kunt u opvragen bij de afdeling Wetenschappelijk Onderzoek van het fonds. De bench fee kan opgevraagd worden tot een jaar na de einddatum van het project. 6) Intellectueel eigendom/valorisatie Resultaten die worden gegenereerd in het onderzoek zijn eigendom van de begunstigde en/of het betrokken instituut. De eigenaar van de resultaten is vrij om deze te gebruiken, mits wordt voldaan aan deze subsidievoorwaarden. Indien tijdens het onderzoek mogelijk resultaten worden gegenereerd die gebruikt kunnen worden voor industriële of commerciële doeleinden, zowel tijdens als na de einddatum van het project, dienen nadere afspraken gemaakt te worden met het Prinses Beatrix Spierfonds over de verdeling van eventuele inkomsten op basis van het onderzoeksproject. Indien uit de aanvraag blijkt dat valorisatie een aspect is van het onderzoek, zullen deze afspraken voorafgaand aan de definitieve toekenning gemaakt worden. 7) Publicaties en publiciteit a) Wetenschappelijke publicaties De resultaten van het onderzoek dienen op de gebruikelijke internationaal toegankelijke wijze te worden gepubliceerd. Het Prinses Beatrix Spierfonds sluit zich hiervoor aan bij het standpunt van de Samenwerkende Gezondheidsfondsen over Open Access. De wetenschappelijke publicaties dienen meegestuurd te worden met de rapportage(s) en de eindrapportage. Voor het vaststellen van de wetenschappelijke output van het onderzoek gelden alleen de publicaties waarin directe resultaten van het onderzoek worden gepubliceerd (dus geen reviews of hoofdstukken in boeken). Wetenschappelijke publicaties van vóór de toekenningdatum van de subsidie worden niet tot de wetenschappelijke output van het gesubsidieerde onderzoek gerekend. Bij alle wetenschappelijke voordrachten en publicaties (inclusief proefschriften en posters) over het onderzoek dient melding gemaakt te worden van de financiële steun van het fonds (inclusief projectnummer) volledig en niet vertaald. Voor het vaststellen en beoordelen van de wetenschappelijke output van het gesubsidieerde project worden uitsluitend die publicaties aangemerkt waarop de steun van het fonds duidelijk is aangegeven. 6

7 Publiciteitsuitingen (zoals persberichten, radio- en televisie-interviews), door de onderzoeker of de instelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd, over (resultaten uit) het door het fonds gesubsidieerde onderzoek worden door de projectleider vooraf gemeld aan de afdeling Wetenschappelijk Onderzoek van het fonds. In iedere publiciteitsuiting vanuit de onderzoekers of instelling zelf, dient melding te worden gemaakt van de steun van het fonds. b) Publiciteit Prinses Beatrix Spierfonds Het fonds heeft het recht om het gesubsidieerde onderzoek en daaruit voortkomende resultaten te gebruiken voor publicitaire, voorlichtings- en of fondsenwervende activiteiten. De betrokken onderzoekers verlenen desgevraagd hun medewerking aan deze activiteiten. Projectleiders wordt verzocht om het fonds tijdig op de hoogte te brengen van promoties, rapportages en publicaties, zodat het fonds hierop in haar communicatieuitingen kan anticiperen. 8) Opschorting of intrekking van de subsidie/sanctiebeleid Het Prinses Beatrix Spierfonds is gerechtigd om de betaling van de subsidie op te schorten of vroegtijdig te beëindigen en/of een financiële sanctie op te leggen. Reeds gedane betalingen kunnen worden teruggevorderd. Aanleidingen voor het fonds om hiertoe over te gaan zijn: de uitvoering van het in de subsidieaanvraag beschreven onderzoek is naar mening van het fonds onvoldoende of het onderzoek wordt niet conform de aanvraag uitgevoerd; de voortgangs- of eindrapportage over het onderzoek voldoet niet aan de maatstaven; het eindresultaat van het onderzoek is onvoldoende; er wordt of is niet aan de bij de subsidie behorende verplichtingen voldaan. De laatste 20% van de subsidie wordt betaald nadat de eindrapportage door het fonds is goedgekeurd. 9) Klachtenprocedure Op alle besluiten van het Prinses Beatrix Spierfonds is een klachtenprocedure van toepassing. De klachtenprocedure is te downloaden op Op verzoek kan de klachtenprocedure toegestuurd worden. 10) Akkoord Hoofd instituut/afdeling of tekenbevoegde (naam en functie): Handtekening: Plaats en datum: Naam projectleider: Handtekening: Plaats en datum: 7