Voldoet uw ERP-pakket nog?

Transcriptie

1 SAP white paper Voldoet uw ERP-pakket nog? Uw ERP-systeem veranderen of upgraden heeft een grote impact op uw organisatie. Het is dan ook normaal dat u dat zo lang mogelijk wilt uitstellen. Maar als u er te lang mee wacht, heeft dat ook gevolgen: u verliest uw voorsprong op uw concurrenten, u brengt de continuïteit van uw organisatie in gevaar en uw werknemers ervaren uw ERP-systeem meer als een last dan als hulp. Het is dus zaak om op tijd op te merken dat uw organisatie door uw ERP-systeem afgeremd wordt. In deze whitepaper leest u tien waarschuwingssignalen die u maar beter in het oog houdt. Tien aanwijzingen dat u een nieuw ERP-systeem nodig hebt 1. Kennis van uw ERP-systeem is moeilijk te vinden Toen u uw ERP-systeem aankocht, was het gloednieuw. U kreeg support van de leverancier en u vond genoeg werknemers met kennis van het pakket. Maar ondertussen is de leverancier misschien failliet of ondersteunt hij uw oude versie niet meer. Of u hebt nog slechts één of twee werknemers die het systeem voldoende kennen om onderhoudstaken en aanpassingen uit te voeren. Zo n situatie brengt de continuïteit van uw bedrijf in gevaar. Want wat als die weinige werknemers die nog de benodigde kennis hebben op pensioen gaan of ziek worden? 2. Uw ERP-systeem is niet meegegroeid met uw bedrijf Toen u uw ERP-systeem introduceerde, was uw bedrijf heel wat kleiner of had het heel wat minder bedrijfsonderdelen. Ondertussen bent u jaar na jaar sterk gegroeid, bent u misschien zelfs op overnamepad geweest, zijn uw activiteiten heel wat diverser en zijn uw behoeften veranderd. Het wordt dan tijd om eens uw ERP-systeem te evalueren. Dekt uw huidige systeem bijvoorbeeld ook de nieuwe bedrijfsonderdelen? Bestaat het pakket in alle talen van uw vestigingen in verschillende landen? En ondersteunt het wel nieuwe technologieën die u doorheen de jaren omarmd hebt of al lang wilt omarmen, zoals een webwinkel of mobility?

2 Vooral overnames zorgen wel eens voor lastige situaties. Daardoor hebt u nu misschien verschillende ERPsystemen die niet of niet optimaal samenwerken. De diverse ERP-systemen moeten dan op elkaar afgestemd worden, en waarschijnlijk bent u zelfs beter af met een consolidering van die diverse systemen in één bedrijfsbreed ERP-systeem. 3. Voor rapportering moet u uw bedrijfsgegevens uit diverse systemen verzamelen Als u geen geïntegreerd ERP-pakket gebruikt of als u diverse pakketten gebruikt in uw verschillende vestigingen, hebt u te maken met losse systemen die met elkaar communiceren om hun gegevens uit te wisselen. Dat zal niet zo snel optimaal gebeuren, omdat de verschillende systemen niet op elkaar afgestemd zijn. Bij een upgrade van één systeem kunnen er problemen opduiken in de gegevensuitwisseling, die u misschien niet altijd onmiddellijk opmerkt. Bovendien kunnen de verschillende systemen een eigen version of the truth hebben. Door dit alles is de betrouwbaarheid van uw gegevens niet gegarandeerd en hebt u niet vanuit één systeem een overzicht op al uw relevante bedrijfsgegevens. Rapporteringen vormen dus een stevige uitdaging. 4. U worstelt met uw financieel beheer Als uw jaarafsluitingen en rapporteringen grote inspanningen vereisen van uw financiële administratie, loopt er iets mis, want dat is hét domein waarin u met een ERP-systeem zou moeten uitblinken. Als uw prognoses en cashbeheer er vaak naast zitten, kijk dan eens na of u wel een overzicht hebt van alle mogelijke kosten. En is uw debiteuren- en crediteurenbeheer wel geïntegreerd met uw klantenopvolging? Indien niet, dan is het tijd om eens uw ERP-systeem onder de loep te leggen.

3 5. U verliest veel tijd met manuele stappen Als uw gegevens manuele stappen moeten doorlopen, mist u heel wat efficiëntiewinst. De gegevens verzamelen en omzetten in een bruikbare vorm voor uw ERP-systeem neemt immers heel wat tijd in beslag. En wat als het enige personeelslid dat toegang heeft tot die gegevens of weet welke manuele stappen er nodig zijn niet aanwezig is wegens ziekte of vakantie? Manuele verwerking vergroot bovendien de kans op fouten, met als risico dat u uw bedrijf runt op basis van de verkeerde cijfers. 6. Uw ERP-systeem bestrijkt niet al uw activiteiten Een ERP-systeem helpt u normaal om al uw bedrijfsprocessen te organiseren. Als niet al die processen geautomatiseerd zijn, verloopt niet alles even efficiënt. U merkt dan bijvoorbeeld dat uw voorraadbeheer tekortschiet, dat u vertragingen in de productie niet goed kunt opvangen, dat u uw klanten en prospecten slechts fragmentarisch opvolgt, of dat u moeite hebt om offertes te maken op basis van actuele productiekosten. Dit zijn allemaal activiteiten die door een ERP-systeem afgehandeld zouden moeten worden. 7. U kunt uw concurrentie niet volgen Het handelsmerk van bedrijven met een goed draaiend ERP-systeem is dat ze heel wat competitiever zijn dan hun concurrenten. Merkt u dat u uw concurrenten niet kunt volgen? Lijkt u opdrachten altijd te verliezen aan een concurrent met net iets scherpere offertes? Kunnen ze strakkere leveringstermijnen beloven en halen ze die ook telkens? Hun geheim ligt wellicht in goed gesmeerde processen die door hun ERP-systeem optimaal afgehandeld worden.

4 8. Uw klanten en leveranciers klagen over de integratie met uw ERP-systeem Uw grote klanten of leveranciers eisen integratie van uw ERP-systeem met hun ERP-systeem om kostenefficiënter te kunnen werken (EDI of Electronic Data Interchange). Bestelbonnen en facturen worden dan automatisch uitgewisseld, wat zowel hun als uw administratieve team tijdwinst oplevert. Maar als uw ERP-systeem dat niet ondersteunt, krijgen die klanten of leveranciers met extra werk te maken. In het beste geval morren ze wat, maar in het slechtste geval rekenen ze u een extra marge aan of stappen ze naar uw concurrenten. 9. Uw ERP-systeem vormt een keurslijf Een ERP-systeem moet flexibel zijn, zodat het zich mettertijd aan uw veranderende noden aanpast. Als u merkt dat u constant uw bedrijfsprocessen aan de beperkingen van uw ERP-systeem aan het aanpassen bent, is het systeem duidelijk niet flexibel genoeg. Uw werknemers zijn dan meer bezig met workarounds uit te zoeken dan met het optimaal plannen van uw bedrijfsprocessen. Als dat regelmatig gebeurt, wordt uw bedrijf minder en minder efficiënt en moet u even een stap terug doen en zich afvragen of uw ERP-systeem wel zo heilzaam is voor uw bedrijf. 10. Uw werknemers vermijden uw ERP-systeem Als uw ERP-systeem te inflexibel is en uw werknemers daarvan teveel weerstand ondervinden in hun dagelijkse werkzaamheden, proberen ze manieren te vinden om het ERP-systeem te vermijden. Als u dus merkt dat uw werknemers hun eigen manieren van werken beginnen te ontwikkelen, plots met nieuwe tools komen aandraven of terugkeren naar uw oude software of eigen spreadsheets of databases, dan is het tijd om in te grijpen. Ze creëren daardoor immers gegevenseilanden en vergroten de kans op fouten, iets wat het ERP-systeem juist uit de wereld moest helpen.

5 (2013/08) 2013 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase Inc. Sybase is an SAP company. Crossgate, EDDY, B2B 360, and B2B 360 Services are registered trademarks of Crossgate AG in Germany and other countries. Crossgate is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be constructed as constitution an additional warranty. Besluit Als u er vroeg bij bent en één van de waarschuwingssignalen uit deze whitepaper opmerkt, kunt u reageren op de rem van uw ERP-systeem op uw organisatie nog voor er te grote schade is berokkend. Identificeer dan de pijnpunten en laat uw volledige ERP-gebruik eens doorlichten. Als daaruit blijkt dat uw ERP-systeem uw organisatie echt tegenhoudt in zijn groei, dan is het tijd voor een upgrade of een nieuw ERP-systeem. Over de auteur ERP is al 20 jaar de passie van Johan Mine. De auteur is momenteel werkzaam als business developer bij SAP voor KMO s. U kan hem steeds met uw vragen bereiken op johan.mine@sap.com.