Inschrijving RBB-AWARD 2017

Transcriptie

1 Van tegenstand tot medewerking Hoe samenwerken met partners en bedrijven én open communicatie zorgde voor betrokken en tevreden burgers bij de renovatie van de Velsertunnel. RBB Award 2017 Inschrijving Rijkswaterstaat Samen met Platform IJmond Bereikbaar en vele andere organisaties april 2017 RWS Bedrijfsinformatie 1

2 Organisatie: Rijkswaterstaat Contactpersoon voor de RBB over deze good practice: Nancy Scheijven, directeur netwerkmanagement RWS WNN adres: mobiele telefoon: Akkoord lid Raad van Participanten RBB Groep: Jaap Slootmaker, CFO Rijkswaterstaat Doel: Realiseren van zeer verschillende doelstellingen door samenwerking Titel good practice: Van tegenstand tot medewerking Hoe samenwerken met partners en bedrijven én open communicatie zorgde voor betrokken en tevreden burgers bij de renovatie van de Velsertunnel. Sinds wanneer wordt ermee gewerkt/toegepast? Sinds de voorbereiding van het project velsertunnel, vanaf januari 2014 RWS Bedrijfsinformatie 2

3 Beantwoord de volgende 5 vragen (maximaal 4 A4) 1. Wat houdt de good practice in? De Velsertunnel moest in 2016 negen maanden dicht voor renovatie. De omgeving was in rep en roer, want het was ondenkbaar dat de tunnel (dagelijks goed voor voertuigen) dicht moest en dat verkeer omgeleid moest worden. De IJmond zou onbereikbaar worden. Tegelijkertijd speelde er in de IJmond (Omgevingsdienst IJmond) de wens om meer fietsmobiliteit te creëren (vanwege slechte luchtkwaliteit in het gebied). Hiervoor was Platform IJmond Bereikbaar opgericht. Dit is een samenwerkingsverband tussen de Omgevingsdienst IJmond, gemeente Velsen, gemeente Beverwijk en ondernemersvereniging. Rijkswaterstaat en Platform IJmond Bereikbaar hebben de handen ineengeslagen om tot meer fietsmobiliteit te komen door werkgevers rechtstreeks te benaderen. En in samenwerking met allerlei omgevingspartijen, waaronder IJmond Bereikbaar, tal van lokale ondernemers en de transportsector, werkte Rijkswaterstaat in focusgroepen samen om tot creatieve oplossingen voor het beter verdelen van verkeersstromen te komen. Alle registers werden samen opengetrokken. In totaal sprak Rijkswaterstaat met zo n 300 bedrijven. Dit heeft in 2014 geresulteerd in een gedragen bereikbaarheidsplan. Bijzonder is dat alle tijdens de tunnelsluiting genomen bereikbaarheidsmaatregelen conform dit plan werden uitgevoerd. (Zie bijlage Infographic bereikbaarheidsmaatregelen) De good practice houdt in dat je je eigen doelstelling (in dit geval de Renovatie van de Velsertunnel) verbindt met doelstellingen van partners en samen op zoek gaat naar creatieve oplossingen. 2. Hoe werkt de good practice? Na aanvankelijk grote scepsis (Rijkswaterstaat luistert toch niet) van overige betrokkenen (gemeente, Tata, Omgevingsdienst, bedrijven, transportsector, Provincie NH) is veel energie gestoken in het met elkaar samen bedenken aan welke doelstelling de bereikbaarheid moest voldoen en hoe we dat samen konden bereiken. Zo hebben we samen de krachten gebundeld en elkaars expertise optimaal gebruikt EN samen geëxperimenteerd met zaken die we allemaal nog niet goed in de vingers hadden. De bereikbaarheidsmaatregelen bestonden uit drie onderdelen: maatregelen op de weg; spits mijden en informeren van alle weggebruikers. (Zie bijlage Infographic bereikbaarheidsmaatregelen) Rijkswaterstaat zorgde onder andere voor de keerlussen, calamiteitenbogen en een derde rijstrook in de Wijkertunnel waardoor het verkeer omgeleid kon worden. Platform IJmond Bereikbaar heeft zich ingezet om het meer fietsen tot een succes te maken (ze hadden al een bureau, Rijkswaterstaat had toegang tot veel grote bedrijven vanwege ons stakeholder management) en Rijkswaterstaat maakte de urgentie duidelijk. Samen hebben we voor het eerst grootschalig social media ingezet en gebruikt om ook actualiteiten te monitoren en vragen te beantwoorden. Rijkswaterstaat zette twitterende RWS Bedrijfsinformatie 3

4 weginspecteurs in en waar nodig werden die opgevolgd door een sms-service met de actualiteit van de verkeersopstopping. Rijkswaterstaat was door onderzoek en monitoring goed op de hoogte van het sentiment en IJmond Bereikbaar bracht goede contacten mee, hetgeen door Rijkswaterstaat gebruikt kon worden om relaties op te bouwen. Hierdoor kon Rijkswaterstaat snel aanpassingen doen. Rijkswaterstaat heeft samen met de bedrijven in de omgeving een website gemaakt met de actuele verkeersinformatie, met daarop de verkeersintensiteit van de verschillende routes, zodat vervoerders beter geïnformeerd op weg konden. En dan vooral voor de lokale omgeving. Om dit goed uit te voeren werd op grote schaal data verzameld en gebruikt om deze route informatie te actualiseren. Omdat Rijkswaterstaat tijdens het bouwen van de website voor actuele reisinformatie veel contact had met haar stakeholders, kon de website specifiek op de afzonderlijke stakeholders worden afgestemd, met routebeschrijvingen vanaf het eigen bedrijfsadres. Voor de bestuurders had Rijkswaterstaat een app-groep ingericht om ze op de hoogte te stellen van eventuele bijzonderheden. 3. Geef een voorbeeld van de werking van de good practice. Een voorbeeld voor de werking van de good practice is dat de transportsector aan Rijkswaterstaat begin 2016 liet weten behoefte te hebben aan een kaart met daarop de omleidingsroutes. In overleg en samen met deze transportsector maakten we een routekaart met daarop ook bepalingen voor gewicht en breedte. Deze extra service zorgde voor veel goodwill. Zie voor meer voorbeelden punt 2. We hadden met de partijen vrijwel dagelijks contact en hadden ook de communicatie helemaal op elkaar afgestemd. Van een verwacht drama in IJmond is geen sprake geweest. Mensen voelden zich goed geïnformeerd. En we kregen veel goodwill door snel, open en eerlijk online te reageren. 4. Beschrijf waarom de good practice voldoet aan onderstaande 4 eisen - Origineel We hebben evenveel aandacht aan de communicatie en samenwerking als aan de techniek (van de tunnel) gegeven. Dat heeft geresulteerd in complimenten van vrijwel alle omgevingspartijen. Bedrijven stuurden na afloop van de renovatie taart, i.p.v. nadeel compensatie claims. We hebben van de gelegenheid gebruik gemaakt om te laten zien wat het werk van Rijkswaterstaat inhoudt en we hebben laten zien dat we dat alleen maar kunnen EN willen met andere partijen samen. Het succes zat niet in het goed renoveren van de tunnel maar ook dat het buiten de tunnel goed geregeld was. - Actueel Rijkswaterstaat heeft gebruik gemaakt van nieuwe technologie (data inwinning) om verkeers- RWS Bedrijfsinformatie 4

5 intensiteiten te analyseren. We hebben Facebook, Twitter en YouTube ingezet op nieuwe manieren om dicht bij de mensen te kunnen komen. Door naast het traditionele persbericht kleine zogenoemde snacks te verspreiden zoomden we op specifieke onderwerpen in. (Zie video plafondknabbelaar) Door op deze manier te werken hielpen we partners in de regio om informatie te delen met klanten, achterban of personeel. Facebook groeide uit tot de online vraagbaak, bracht met ruim 15 duizend volgers een schat aan informatie naar het project en bood ons een zeer snel en effectief communicatiemiddel. Het zorgde ervoor dat Rijkswaterstaat heel actueel konden zijn, snel berichtgeving konden brengen en niet afhankelijk waren van anderen. Er kwam een dialoog op gang met de weggebruikers. Zo gaven volgers net na de tunnelsluiting via Facebook door dat de bebording op een paar plaatsen niet helemaal duidelijk was. Rijkswaterstaat heeft toen de bebording aangepast. Daarnaast faciliteerde Rijkswaterstaat stakeholders die zelf ook berichtten over de sluiting van de Velsertunnel. Denk aan websites van samenwerkingspartijen als gemeenten, facebookpagina s van weggebruikers of ondernemers, regionale kranten en huis-aan-huisbladen. Zo bevorderden we dat vele monden een gelijk verhaal vertelden over de sluiting. Bijeenkomsten bleken gedurende het hele project waardevol. Met de Kom in de tunnel tijdens onderhoudsavonden, de Instawalk en de druk bezochte Open Monumentendag lieten we velen de noodzaak van de renovatie ervaren en wisten we zorgen weg te nemen. Communicatie heeft steeds het initiatief genomen of ondersteund bij bewonersbijeenkomsten in Velsen en Beverwijk, presentaties op verzoek, stakeholdermeetings, de ANWB- Velsertunnelcheck en Sail. Daarnaast ondersteunden we de gemeente Velsen bij het organiseren van een groot hardloopevenement door de tunnel en organiseerden we publieksdagen, zodat vlak voor de opening en nog voor het verkrijgen van de openstellingsvergunning ca omwonenden een kijkje konden nemen in de Velsertunnel. We hebben laten zien dat we midden in de samenleving staan en dat we het doen VOOR de samenleving en MET de samenleving. - Samenwerking over organisaties heen De gemeente Velsen moest erop vertrouwen dat Rijkswaterstaat nu wel een keer ging luisteren. We hebben samen met Platform IJmond Bereikbaar bereikt dat we veel meer fietskilometers konden maken en dat hielp meerdere partijen (schonere lucht, meer auto s uit de spits, beter voor de gezondheid van de werknemers). Werkgevers (Tata), IJmond Bereikbaar, de gemeente Velsen, de gemeente Beverwijk maar ook de Provincie Noord Holland hebben (onder andere door inzet van bussen) er samen voor gezorgd dat de regio bereikbaar is gebleven ten tijde van de renovatie (9 maanden lang). Alle maatregelen (calamiteitenbogen, keerlussen, derde rijstrook Wijkertunnel, extra spitspont) heeft Rijkswaterstaat samen met de omgeving en aannemerscombinatie Hyacint uitgedacht. RWS Bedrijfsinformatie 5

6 - Toegevoegde waarde Dit is een voorbeeld hoe je door de doelstellingen met elkaar te delen samen verder kunt komen. Daarvoor is nodig: - dat je elkaar vertrouwt, - dat je geen spelletjes speelt en - dat je geen verborgen agenda s erop na houdt. De toegevoegde waarde was met name voor de omgeving groot. Vooraf werd het project gezien als een niet te overzien drama. Het begint met goede bereikbaarheidsmaatregelen om het verkeer te laten doorstromen. Een verkeersdrama is het door goede alternatieven en een goede voorlichting nooit echt geweest. We hebben wel spannende momenten gehad en dan konden we terugvallen op wat we al klaar hadden staan (excellente informatievoorziening). De toegevoegde waarde blijkt uit de complimenten die Rijkswaterstaat maar ook Platform IJmond Bereikbaar en de gemeente Velsen hebben ontvangen uit de regio en daar ver buiten. Wethouder R. Vennik (BG) zegt over de samenwerking met Rijkswaterstaat het volgende: De wijze waarop RWS met alle bij het project betrokken partijen in de omgeving is omgegaan, is een groeiproces geweest en heeft, na een aarzelende start, geleid tot draagvlak en begrip bij die partijen. De overlast voor het verkeer is beperkt gebleven door de getroffen maatregelen, waarbij het een sterk punt is dat die maatregelen in overleg en samenspraak met alle partijen tot stand zijn gekomen. - Toepasbaar bij andere organisaties Als het hier kan KAN het dus ook echt, als je maar WILT. Dat maakt het kopieerbaar. Het gaat om deze vier leerpunten: - Houd belangen van partners altijd voor ogen, neem hun doelstellingen mee en werk aan creatieve oplossingen voor doelstellingen van alle partijen. Dat schept vertrouwen. Dan kijk je over je eigen doelstellingen heen en gun je elkaar successen. - Bedenk oplossingen samen met burgers en gebruikers. Benut hun inzichten en creativiteit. Maak gebruik van social media om met burgers in contact te komen. - Zorg voor uitstekende methoden van data inwinning, zodat je de voortgang van de doelstellingen kunt monitoren en deel deze informatie. Dan kan iedereen volgen wat er gebeurt ook als het tegen zit of als het niet zo loopt als verwacht of beoogd. - En tot slot: zorg dat het primair proces (in dit geval renovatie van een tunnel) perfect verloopt: binnen tijd en budget, met de vereiste kwaliteit en open informatie. 5. Geef in een slotpleidooi aan waarom deze good practice de RBB Award 2017 verdient. De Renovatie van de Velsertunnel begon als een drama met veel weerstand, wantrouwen en weerzin in de omgeving van de IJmond. Uiteindelijk werd het tot een soort knuffel project van die omgeving en zelfs ver daarbuiten. RWS Bedrijfsinformatie 6

7 - Voor IJmond Bereikbaar, met hun fantastische fietsplan inclusief uitwerking, bood het de mogelijkheid om een duurzame impuls te geven aan fietsen (vanwege milieu en gezondheidsaspecten); (Zie artikel Project goed op weg een groot succes IJmuider Courant ) - Voor de gemeente Velsen bood het de kans om te laten zien dat we met de input van veel van hun bewoners daadwerkelijk de verkeerssituatie konden verbeteren: we hebben geluisterd naar de vele op- en aanmerkingen om het voor de omgeving te verbeteren. En we hebben het mogelijk kunnen maken dat er 2 publieksevenementen plaats konden vinden (Velsertunnelrun en de Publieksdagen van de tunnel). Hierdoor konden ca bezoekers de tunnel bezoeken). Zonder de toewijding van de gemeente, zowel bij de vergunning verstrekking van de tunnel als bij de communicatie, hadden we het project nooit zo goed kunnen doen. - Voor de werkgevers (Tata en vele anderen) en de ondernemersverenigingen die ons hebben geholpen om hun medewerkers op de fiets te krijgen (en dus uit de spits). En voor Rijkswaterstaat was het een prachtige gelegenheid om te kunnen laten zien wat voor mooie indrukwekkende dingen we maken (met mooie films van de werkzaamheden in en rond de tunnel) en hoe ver we gaan om de bereikbaarheid van de omgeving te waarborgen. Velsertunnelrun 27 november 2016 Publieksdag 8 januari 2017 RWS Bedrijfsinformatie 7

8 Project Goed op Weg een groot succes. IJmuider Courant 6 oktober 2016 IJMOND - Het fietsproject Goed op Weg heeft sinds de zomer van werknemers van bedrijven in de IJmond op de fiets geholpen. Door ze een kleine fietsvergoeding te geven, zijn er zo veel automobilisten veranderd in dagelijkse fietsers. Het cijfer van 2540 is het totaal aantal werknemers dat via Goed op Weg is aangemeld. Als de reeds bestaande fietsende werknemers hier van af worden getrokken, zijn er 1764 nieuwe fietsers; mensen die voorheen sporadisch op hun tweewieler naar het werk gingen. Inmiddels zijn er door alle deelnemers samen 1,4 miljoen fietskilometers afgelegd, die anders met een auto zouden zijn verreden. Dat scheelt voor de luchtkwaliteit en de files. Dit zijn cijfers van het einde van het tweede kwartaal van dit jaar. IJmond Bereikbaar, de stichting die het fietsproject Goed op Weg in gang heeft gezet, is verguld met het resultaat. Voorzitter Ton van der Scheer van de stichting wil nu doorpakken, ook omdat in maart een einde komt aan de fietsvergoedingen. Veruit de meeste fietsers hebben in een enquête aangegeven dat zij ook zonder vergoeding blijven fietsen naar hun werk, maar er moeten nog veel meer mensen op de fiets naar werk gaan fietsen, vindt hij. Fietsvergoedingen Dat kan bereikt worden als werkgevers de fietsvergoedingen voor hun werknemers overnemen van de stichting IJmond Bereikbaar. Het gaat meestal om niet meer dan enkele tientjes per maand, maar het is inmiddels wel bewezen dat dit een goede zet is geweest om mensen niet meer met de auto te laten komen. IJmond Bereikbaar is een initiatief van werkgeversvereniging OV IJmond, Omgevingsdienst IJmond en de IJmondgemeenten. De stichting heeft de fietsende werknemers de afgelopen tijd geholpen met allerlei flankerende acties. Zoals een reparatieservice, die op komt draven als een deelnemer onderweg een kapotte fiets heeft. Ook is een smartphone-app geïntroduceerd waarmee het aantal gefietste kilometers automatisch wordt vastgelegd, en waarin de deelnemers informatie wordt gegeven over hun rit. Mensen die het kanaal over moeten, krijgen bijvoorbeeld via de app bericht of de pont uit de vaart is. Van der Scheer geeft aan dat de langdurige sluiting van de Velsertunnel het fietsproject een enorme zet heeft gegeven. Veel mensen vinden het omrijden via calamiteitenbogen maar niets, en zijn in plaats daarvan op de fiets gestapt om aan de overkant van het Noordzeekanaal te komen. De inzet van een extra pont in de spits heeft ook zeker geholpen om mensen ervan te overtuigen dat fietsen een goed idee is. Niemand hoeft meer lang te wachten. Meer flankerende maatregelen zijn gewenst, vindt Van der Scheer. Hij denkt aan betere fietspaden, vooral op industrieterreinen; subsidies voor elektrische fietsen en vooral werkgevers die de fietsvergoeding blijven doorbetalen aan hun werknemers. De resultaten van het project Goed op Weg geven volgens hem volop aanleiding om er als bedrijf zelf mee door te gaan als de subsidie van het ministerie van infrastructuur in maart is opgedroogd. RWS Bedrijfsinformatie 8