Aan de slag met Visma.net AutoInvoice in AccountView

Transcriptie

1 Aan de slag met Visma.net AutoInvoice in AccountView Een product van Visma Software BV

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Word, Outlook en.net zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. AccountView versie 9.6a SP B, februari Visma Software BV

3 Inhoud 1. Aan de slag met Visma.net AutoInvoice in AccountView Inleiding Informatie vooraf Inloggen in AutoInvoice 6 2. AutoInvoice-koppeling inrichten Algemene inrichting van AccountView voor AutoInvoice-koppeling Inrichting van AccountView voor het ontvangen van facturen Aanmelding voor AutoInvoice Scan- en herkenservice van AutoInvoice AutoInvoice-koppeling gebruiken Elektronische facturen via AutoInvoice naar debiteuren versturen Elektronische facturen via AutoInvoice van crediteuren ontvangen Facturen als PDF-bestand naar de scan- en herkenservice sturen AutoInvoice-koppeling onderhouden Extra ondernemingen aanmelden Extra gebruikers aanmelden 18 Index 20

4

5 5 1. Aan de slag met Visma.net AutoInvoice in AccountView 1.1 Inleiding In deze handleiding leest u hoe u de module AutoInvoice-koppeling van AccountView inricht en gebruikt. Deze module is nodig om in AccountView met Visma.net AutoInvoice te kunnen werken. In de rest van dit document wordt Visma.net AutoInvoice kortweg AutoInvoice genoemd. Let op: U moet beschikken over AccountView versie 9.6a SP B. Na inrichting van de module kunt u: elektronische facturen versturen; elektronische facturen ontvangen; facturen die u als PDF-bestand of op papier ontvangt, door de scan- en herkenservice van AutoInvoice laten omzetten in elektronische facturen. Na het doornemen van dit document weet u: hoe u AccountView moet inrichten voor AutoInvoice. hoe u met de module AutoInvoice-koppeling moet werken. hoe u AutoInvoice kunt onderhouden. Voordat u met AutoInvoice kunt werken, moet u: uw licentie voor Visma.net-diensten hebben geactiveerd. Maakt u al gebruik van een of meer andere Visma.net-diensten, dan is uw licentie al geactiveerd en hoeft u dit niet opnieuw te doen. Als AutoInvoice uw eerste Visma.net-dienst is, dan kiest u in AccountView Opties > Visma-diensten activeren en neemt u op de tab Licentie van de wizard de gegevens van uw licentieformulier over. Hierna kunt u de wizard sluiten. zich voor de dienst AutoInvoice hebben aangemeld. Dat betekent dat u bij AutoInvoice een account moet hebben. Dit aanmelden en aanmaken van een account is een stap tijdens het inrichtingsproces dat in deze handleiding is beschreven; dat hoeft u dus niet vooraf te doen. 1.2 Informatie vooraf Wie kunt u elektronisch factureren via AutoInvoice Debiteuren die zich hebben aangemeld bij AutoInvoice of een soortgelijke dienst, hebben een elektronisch factuuradres. Dit adres is wereldwijd uniek. Zij kunnen uw elektronische facturen, als zij dat willen, als elektronische facturen ontvangen en die in hun administratie verwerken. Overheidsinstanties kunnen een OIN (overheidsidentificatienummer) hebben. Dit nummer is als elektronisch factuuradres te gebruiken. Let op: Overheden stellen extra eisen aan de elektronische facturen die zij ontvangen. Zie voor meer informatie: Overheidsinstanties elektronisch factureren (8). Ook debiteuren die geen elektronische facturen kunnen ontvangen, kunt u via AutoInvoice een elektronische factuur sturen. Zij ontvangen een bericht met een link naar de website van AutoInvoice. Daar kunnen ze uw factuur bekijken en downloaden. Er moet dan wel in AccountView informatie beschikbaar zijn waarmee het adres van de debiteur is te achterhalen. Elektronisch factureren gebeurt niet automatisch, ook niet bij debiteuren met een elektronisch factuuradres. In de stamgegevens van elke debiteur afzonderlijk legt u vast of u deze elektronische facturen wilt sturen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Debiteuren aanmerken voor facturering via AutoInvoice (9). Elektronische factuuradressen en het veld El. Inv. Address Verschillende nummers waarmee een organisatie te identificeren is, kunnen als elektronisch factuuradres worden gebruikt. In AccountView wordt het veld El. Inv. Address gebruikt om elektronische factuuradressen in te voeren. In dit veld moet het nummer worden voorafgegaan door een voorloopcode. De voorloopcode is afhankelijk van het soort nummer; zie de tabel hieronder.

6 Aan de slag met Visma.net AutoInvoice in AccountView 6 Stel, het KvK-nummer van een Nederlandse organisatie is De voorloopcode van een Nederlands KvK-nummer is 0106:. In het veld El. Inv. Address combineert u dit tot 0106: U vindt het veld El. Inv. Address op twee plaatsen in AccountView: in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf) Dit is voor uw eigen elektronisch factuuradres. Dit veld hoeft niet in alle gevallen te zijn ingevoerd als u met AutoInvoice werkt. Voor facturatie aan overheidsinstanties is dat wel nodig; zie daarvoor Overheidsinstanties elektronisch factureren (8). in het venster Stamgegevens debiteur Dit is voor het elektronisch factuuradres van uw debiteur. Het nummer hoeft niet te worden ingevoerd om een debiteur elektronisch te kunnen factureren. Zie voor voorwaarden waaraan wel moet zijn voldaan Debiteuren aanmerken voor facturering via AutoInvoice (9). Soort nummer IBAN Nederlands KvK-nummer Nederlands BTW-nummer OIN (Overheidsidentificatienummer) Belgisch BTW-nummer Duits BTW-nummer D-U-N-S Nummer (Dun and Bradstreet Ltd) GLN (Global Location Number) EAN (International Article Number, European Article Number) Voorloopcode 9918: 0106: 9944: 9954: 9925: 9930: 0060: 0088: 0088: Tabel 1.1. Veelgebruikte nummers en hun voorloopcode Bijlagen meesturen met de factuur U kunt bijlagen met uw verkoopfactuur meesturen naar AutoInvoice. Daarvoor gebruikt u de tab bijlagen van de verkoopfactuur. De documenten die daar (als documentkoppelingen) zijn toegevoegd, worden meegestuurd. Na het versturen worden de documentkoppelingen automatisch overgebracht naar de tab Documenten. De bijlagen moeten aan de volgende eisen voldoen: Elk bestand mag niet groter zijn dan 10 Mb. Het bestandsformaat is PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TIF, JPG, GIF, TXT, XML, XSL, HTML of HTM. Als u bekijkt wat er is verstuurd, zult u zien dat de bestandsnamen van de bijlagen zonder de extensie (dus zonder het deel van de naam dat achter de (laatste) punt komt) als omschrijvingen ervan zijn gebruikt. AutoInvoice voor meerdere ondernemingen en/of meerdere gebruikers Tijdens de inrichting van AutoInvoice-koppeling maakt u een bedrijf aan in AutoInvoice dat u koppelt aan de bijbehorende onderneming in AccountView. Ook maakt u voor uzelf een AutoInvoice-gebruiker van dat bedrijf aan die u koppelt aan uw AccountView-gebruiker. In het hoofdstuk AutoInvoice-koppeling onderhouden (18) leest u hoe u daarna meer bedrijven en gebruikers kunt aanmaken in AutoInvoice en die aan andere ondernemingen in AccountView kunt koppelen. Als u beschikt over de Solo-uitvoering van AccountView, is het aanmelden van meerdere gebruikers niet mogelijk. U kunt wel meerdere ondernemingen aanmelden. 1.3 Inloggen in AutoInvoice Tijdens het doorlopen van deze gids maakt u voor uzelf en eventueel voor anderen afzonderlijke gebruikersaccounts voor AutoInvoice aan en deze koppelt u aan de desbetreffende AccountView-gebruikersaccounts. Daarna kunnen deze AccountView-gebruikers op verschillende manieren AutoInvoice starten: direct vanuit AccountView; met de link met de activeringslink uit het bericht dat zij hebben ontvangen toen hun AutoInvoice-account werd aangemaakt. De eerstgenoemde mogelijkheid (direct vanuit AccountView) is de eenvoudigste. Het navigatievenster van AccountView bevat (voor wie AutoInvoice-gebruiker is) in de groep Visma-diensten de optie Visma.net AutoInvoice. Daarmee wordt AutoInvoice geopend als een tab in AccountView. Als voor deze gebruiker Single Sign On is gerealiseerd, is zelfs apart nog inloggen in AutoInvoice niet nodig. Single Sign On realiseert u door in het AccountView-venster Stamgegevens gebruiker het adres en de voor- en achternaam vast te leggen.

7 Aan de slag met Visma.net AutoInvoice in AccountView 7 Afbeelding 1.1. Visma.net AutoInvoice als tab geopend in AccountView In AutoInvoice kunt u onder andere: controleren waar uw verstuurde elektronische facturen zich in de keten bevinden; zien hoeveel facturen er klaar staan om in AccountView te worden ingelezen.

8 AutoInvoice-koppeling inrichten 8 2. AutoInvoice-koppeling inrichten Het inrichten van de module AutoInvoice-koppeling en het uitvoeren van andere voorbereidingen bestaat uit een aantal onderdelen. Deze worden hier eerst kort genoemd, waarna ze verderop uitgebreid worden beschreven: Algemene inrichting van AccountView voor AutoInvoice-koppeling Dit betreft de inrichting voor het versturen van facturen via AutoInvoice. Aanvullende inrichting van AccountView voor het ontvangen van facturen vanuit AutoInvoice Deze stap is alleen relevant als u ook facturen wilt gaan ontvangen. Aanmelding voor Visma.net AutoInvoice Bij deze stap maakt u een bedrijf en een (eerste) gebruiker aan in AutoInvoice. Scanaccount aanmaken Deze stap is alleen relevant als u de scan- en herkenservice van AutoInvoice wilt gebruiken. 2.1 Algemene inrichting van AccountView voor AutoInvoice-koppeling Voor het werken met de module AutoInvoice-koppeling moet een administratie aan een aantal eisen voldoen. Afhankelijk van uw huidige processen is mogelijk aan een deel daarvan al voldaan. Aan de algemene inrichting van de administratie worden deze eisen gesteld: Er moeten een of meer sjablonen voor verkoopfacturen zijn aangemaakt. Als u één sjabloon gebruikt, moet u die vastleggen in de taalcode van de administratie (venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf)). Als u meerdere sjablonen gebruikt, moet u de sjablonen elk vastleggen in de stamgegevens van de juiste taalcode. Die taalcodes legt u vast in de stamgegevens van debiteuren en/of verkoopfacturen. In de stamgegevens van elke taalcode die u gebruikt, legt u ook het dagboek van de te gebruiken bankrekening vast in het veld Bankgeg elektr fact op de tab Facturering. Als u elektronische facturen naar overheidsinstanties wilt sturen, moet uw administratie aan meer eisen voldoen. Zie Overheidsinstanties elektronisch factureren (8). De administratie moet aan een onderneming zijn gekoppeld en niet zijn geblokkeerd. Zie Ondernemingen aanmaken (9) In die administratie moeten debiteuren die u via AutoInvoice wilt factureren, daarvoor zijn aangemerkt. Zie Debiteuren aanmerken voor facturering via AutoInvoice (9). Overheidsinstanties elektronisch factureren Overheidsinstanties stellen specifieke eisen aan de elektronische facturen die ze ontvangen. Ze hebben bovendien een overheidsidentificatienummer dat als elektronisch factuurnummer wordt gebruikt. In deze paragraaf staat welke gegevens in uw administratie moeten zijn ingevoerd om een overheidsinstantie elektronisch te kunnen factureren. De gegevens van de verkooporder: het ordernummer: in het venster Verkoopfactuur in het veld Omsch verk.factuur Uw eigen gegevens: uw KvK-nummer: in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf) uw elektronisch factuuradres: in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf). Dit moet uw KvK-nummer zijn. In het veld El. Inv. Address, voert u uw KvK-nummer in voorafgegaan door 0106:. Voorbeeld: als uw KvK-nummer is, dan voert u 0106: in. Pas op: Als u zich verderop in dit inrichtingproces aanmeldt voor AutoInvoice wordt in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf) mogelijk de inhoud van het veld El. Inv. Address overschreven. Corrigeer dat dan overeenkomstig bovenstaande informatie. uw adresgegevens: in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Adres) uw adres: in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Adres) het dagboek van de te gebruiken bankrekening: in het venster Stamgegevens taalcode (veld Bankgeg elektr fact) Als u één taalcode gebruikt, moet deze taalcode zijn ingevoerd in Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf). Gebruikt u meerdere taalcodes, dan gaat het om de taalcode die u hebt ingevoerd in het venster Stamgegevens debiteur van de overheidsinstantie, of van de desbetreffende verkoopfactuur.

9 AutoInvoice-koppeling inrichten 9 De gegevens van de overheidsinstantie: de adresgegevens: in het venster Stamgegevens debiteur het overheidsidentificatienummer (OIN): in het venster Stamgegevens debiteur Pas op: Voer het OIN in het veld El. Inv. Address in voorafgegaan door de voorloopcode 9954:. Voorbeeld: als het OIN is, voert u 9954: in El. Inv. Address in. Ondernemingen aanmaken Om met AutoInvoice te werken moet de administratie in het venster Ondernemingen aan een onderneming zijn gekoppeld. Als dat nog niet het geval is, maakt u in AccountView een onderneming aan. Meer informatie over ondernemingen vindt u in het hoofdstuk Administraties en ondernemingen inrichten ( AccountView-handleiding 'Installatie'. Zo maakt u een onderneming aan: 1. Kies Bestand > Administraties en selecteer de administratie die u wilt gebruiken voor AutoInvoice. 2. Kies Document > Onderneming aanmaken. ) in de Afbeelding 2.1. De wizard Onderneming aanmaken 3. Voer de Ondernemingcode en de Omschr onderneming in. 4. Kies Aanmaken. Deze wizard koppelt automatisch de juiste boekjaren (administraties) aan de onderneming. U ziet nu hoeveel administraties er zijn gekoppeld. 5. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen 6. Selecteer de zojuist aangemaakte onderneming en kies Bewerken > Stamgegevens (F6 / Enter). 7. Ga naar de tab Invoer en voer de volgende controles uit: Klopt het KvK-nummer? Klopt het BTW-nummer? Zijn de gekoppelde boekjaren gedeblokkeerd? Boekjaren kunt u deblokkeren door de markering in de kolom Blk te verwijderen en de onderneming te bewaren. Debiteuren aanmerken voor facturering via AutoInvoice Om een debiteur elektronisch te kunnen factureren, moet die aan een van deze voorwaarden voldoen: De debiteur moet een elektronisch factuuradres hebben. De debiteur (overheidsinstantie) moet een OIN (overheidsidentificatienummer) hebben. De debiteur moet via een bekend of te achterhalen adres bereikbaar zijn. Deze debiteuren kunt u voor facturering via AutoInvoice aanmerken. AccountView kan voor u nagaan welke debiteuren een elektronisch factuuradres hebben. Wanneer u het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken uitvoert, wordt aan de hand van verschillende stamgegevens nagegaan of een debiteur bij een dienst voor elektronisch factureren is geregistreerd. AccountView baseert zich daarbij op deze stamgegevens van uw debiteuren: het KvK-nummer het BTW-nummer de ingevoerde bankrekeningnummers het elektronisch factuuradres El. Inv. Address

10 AutoInvoice-koppeling inrichten 10 Let op: Met dit rapport kunnen alleen partijen worden gevonden die zich bij OpenPEPPOL of AutoInvoice hebben geregistreerd voor het ontvangen van facturen. Let op: Het is niet verplicht om een elektronisch factuuradres in de stamgegevens in te voeren of over te nemen, als een of meer van de andere gegevens al zijn ingevoerd. Afbeelding 2.2. Het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken Als u een overheidsinstantie met een OIN als debiteur hebt, kunt u deze organisatie met behulp van het OIN factureren. De overheid stelt aanvullende eisen aan inkomende elektronische facturen. Zie daarvoor Overheidsinstanties elektronisch factureren (8). Een debiteur is via een adres bereikbaar als in AccountView minstens een van de volgende gegevens is ingevoerd: het zakelijk in de stamgegevens van de debiteur zelf of van diens factuurdebiteur; het BTW-nummer en/of KvK-nummer in de stamgegevens van de debiteur. Zo maakt u het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken aan: 1. Kies Bestand > Debiteuren. 2. Kies Rapporten > Elektronisch factuuradres opzoeken. Het rapport toont alle debiteuren waarvoor een elektronisch factuuradres is gevonden. De debiteuren uit dit rapport merkt u aan voor facturering via AutoInvoice. Zo merkt u debiteuren aan voor facturering via AutoInvoice: 1. Kies Bestand > Administraties. 2. Open de administratie waarin u met AutoInvoice wilt werken en die aan een onderneming is gekoppeld. 3. Kies Bestand > Debiteuren. 4. Selecteer een debiteur die u via AutoInvoice wilt factureren. 5. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6). 6. Controleer of de debiteur voor elektronisch factureren in aanmerking komt. In Debiteuren aanmerken voor facturering via AutoInvoice (9) leest u aan welke voorwaarden moet zijn voldaan. Als niet aan een van de voorwaarden is voldaan, slaat u deze debiteur over. 7. Ga naar de tab Instellingen. 8. Markeer Facturen elektronisch versturen. 9. Markeer vervolgens ook Facturering via AutoInvoice. 10. Ga naar de tab Algemeen. 11. Controleer of de juiste taalcode is ingevoerd. Zie ook Algemene inrichting van AccountView voor AutoInvoice-koppeling (8). 12. Herhaal de stappen 6 t/m 11 voor andere debiteuren die u via AutoInvoice wilt factureren.

11 AutoInvoice-koppeling inrichten Inrichting van AccountView voor het ontvangen van facturen Als u wilt, kunt u ook inkoopfacturen elektronisch vanuit AutoInvoice ontvangen. Zo maakt u AccountView geschikt voor het ontvangen van elektronische facturen: 1. Voer in het veld Inkoopfacturen in het venster Administratie-instellingen - Financieel (AutoInvoice) een dagboek in. 2. Voer ook de diverse velden in het venster Administratie-instellingen - Financieel(Financieel II) in. 2.3 Aanmelding voor AutoInvoice Als u zich aanmeldt voor AutoInvoice, doet u dat met een onderneming uit AccountView. Er wordt dan voor die onderneming in AutoInvoice een bedrijf aangemaakt en er wordt voor u in AutoInvoice een gebruikersaccount toegevoegd dat is gekoppeld aan dat bedrijf. Ook worden er uit AutoInvoice automatisch instellingen in AccountView overgenomen om te realiseren dat u in AccountView voor die ene onderneming facturen via AutoInvoice kunt versturen en eventueel kunt ontvangen. Als u in AccountView meerdere ondernemingen hebt, kunt u na uw aanmelding nieuwe bedrijven toevoegen en die handmatig koppelen aan die ondernemingen. Ook kunt u per bedrijf in AutoInvoice andere gebruikersaccounts toevoegen en die koppelen aan gebruikers in AccountView. Let op: Als u beschikt over de Solo-uitvoering van AccountView, is het toevoegen van meerdere gebruikers niet mogelijk. U kunt wel meerdere ondernemingen aanmelden. Let op: Degene die zich aanmeldt voor AutoInvoice, krijgt een AutoInvoice-gebruikersaccount met de rol Admin. Dat houdt in dat deze gebruiker beheerdersrechten heeft. Bij het aanmaken van nieuwe gebruikers kan worden gekozen tussen de twee beschikbare rollen. Naast Admin (met beheerdersrechten) is er de rol User voor wie minder rechten nodig heeft. Hier wordt de eerste aanmelding voor AutoInvoice beschreven. Zie voor het aanmaken van nieuwe bedrijven en gebruikers AutoInvoice-koppeling onderhouden (18) verderop in deze handleiding. Zo meldt u zich aan voor AutoInvoice: U kunt zich pas aanmelden voor AutoInvoice als uw licentie is geactiveerd voor Visma.net-diensten. Krijgt u tijdens de aanmelding voor AutoInvoice een melding waaruit blijkt dat deze activatie nog niet is gebeurd? In de Inleiding (5) staat wat u dan eerst moet doen. 1. Kies Bestand > Administraties. 2. Selecteer een administratie die is gekoppeld aan de onderneming waarmee u zich wilt aanmelden voor AutoInvoice. 3. Kies Document > Aanmelden voor AutoInvoice. Afbeelding 2.3. De wizard Aanmelden voor AutoInvoice

12 AutoInvoice-koppeling inrichten Doorloop de wizard. Druk op F1 voor meer informatie over de verschillende velden, maar let ook op het volgende: Markeer Wachtwoord door AutoInvoice laten genereren. Een van de velden is Ook registreren voor het ontvangen van facturen; markeer dit veld als u ook inkomende facturen via AutoInvoice wilt kunnen ontvangen. U komt in het adresboek van AutoInvoice te staan met de gegevens die u voor de administratie invoert. Ze worden gebruikt om ontbrekende factuurgegevens aan te vullen. Daarnaast zijn ze van belang voor anderen die u proberen te vinden als ze met u elektronisch facturen willen uitwisselen. 5. Log in bij AutoInvoice met de activeringslink en het wachtwoord uit de die u ontvangt. Na het doorlopen van de wizard zijn in AccountView de volgende velden ingevoerd of gemarkeerd: API-sleutel (admin) en AutoInvoice-onderneming op de tab AutoInvoice van het venster Onderneming De sleutel in het eerste verbindt de onderneming met het bedrijf in AutoInvoice. Het tweede veld geeft aan dat facturen worden uitgewisseld met AutoInvoice. API (gebr) AutoInv op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens gebruiker van uzelf Dit verbindt uw AccountView-gebruikersaccount met uw AutoInvoice-gebruikersaccount. El. Inv. Address in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf) Dit is het adres van uw bedrijf voor ontvangst van elektronische facturen. Dit is een wereldwijd uniek adres. Eventueel beschikbare extra informatie over deze velden kunt u opvragen door in het desbetreffende veld of venster op F1 te drukken. 6. Als u overheidsinstanties elektronisch wilt factureren, kiest u nu Opties > Instellingen > Administratie > Bedrijf, en vervangt u de inhoud van het veld El. Inv. Address door uw KvK-nummer, voorafgegaan door 0106:. Voorbeeld: als uw KvK-nummer is, voert u 0106: in. Pas op: Deze wijziging is noodzakelijk om te voldoen aan de eisen die de overheid stelt aan de elektronische facturen die zij ontvangt. 7. Herhaal desgewenst de stappen 3 tot en met 6 voor administraties die zijn gekoppeld aan een onderneming die nog geen sleutel bevat in het veld API-sleutel (admin). 2.4 Scan- en herkenservice van AutoInvoice AutoInvoice biedt een aanvullende service: de scan- en herkenservice. Door hiervan gebruik te maken, kunt u facturen die u op papier of als PDF-bestand ontvangt, toch als elektronische factuur in uw boekhouding verwerken. Papieren facturen moet u wel eerst zelf scannen en opslaan als PDF-bestand. De PDF-bestanden verstuurt u via een specifiek adres (scan-adres) naar AutoInvoice dat u hebt gekregen bij het aanmaken van een scanaccount in AutoInvoice. Als u AutoInvoice voor meerdere bedrijven (ondernemingen) gebruikt, dan hebt u voor elk van die bedrijven een apart scanaccount met scan-adres nodig. De scan- en herkenservice zal de PDF-bestanden scannen en de gegevens interpreteren. Met de gegevens wordt van elk PDF-bestand een elektronische factuur aangemaakt. U ontvangt deze facturen op dezelfde manier als andere elektronische facturen die u via AutoInvoice ontvangt. Als een aangeleverd PDF-bestand onverhoopt niet in een elektronische factuur kan worden omgezet, wordt dit bestand aan u geretourneerd. Zo activeert u een scan-account in AutoInvoice: 1. Ga naar en log in met een gebruikersaccount met de rol Admin. 2. Open het bedrijf waarvoor u het scan-account wilt activeren met Start > Bedrijf selecteren. 3. Kies Instellingen > Scan-account. 4. Voer een adres in bij adres voor niet in te lezen documenten. Dit is het retouradres voor PDF-bestanden die niet in elektronische facturen konden worden omgezet. 5. Accepteer de voorwaarden. 6. Klik op Aanvragen. U ziet nu het elektronisch scan-adres. Dit is als volgt opgebouwd: <Bedrijfs-ID>@autoinvoice.nl. Dit scan-adres gebruikt u hierna om de PDF-bestanden met facturen naar de scan- en herkenservice te versturen. In Facturen als PDF-bestand naar de scan- en herkenservice sturen (16) leest u hoe u dat doet. Let op: Het Bedrijfs-ID is uw KvK- of BTW-nummer. Dit kunt u controleren op de pagina Bedrijfsgegevens (Instellingen > Bedrijfsgegevens). Let op: Het kan een dag duren voordat het scan-account is geactiveerd en u het scan-adres kunt gebruiken.

13 13 3. AutoInvoice-koppeling gebruiken 3.1 Elektronische facturen via AutoInvoice naar debiteuren versturen Facturen voor debiteuren die u daardoor hebt aangemerkt, kunt u via AutoInvoice versturen op het moment dat u die definitief maakt. Bestanden die als documentkoppeling zijn opgenomen op de tab bijlagen van een factuur, worden als bijlagen meegestuurd. Zie ook Bijlagen meesturen met de factuur (6). Het bankrekeningnummer dat hoort bij het dagboek dat u hebt ingevoerd in Bankgeg elektr fact, komt ook in de factuur. Zo verstuurt u facturen via AutoInvoice: 1. Kies Document > Verkoopfacturen. 2. Controleer desgewenst of de tab bijlagen de juiste bestanden bevat. 3. Markeer de facturen die u definitief wilt maken. 4. Kies Rapporten > Definitieve facturen. 5. Doorloop de wizard (druk eventueel op F1 voor meer informatie), maar zorg ervoor dat u in het tweede venster Elektronisch versturen markeert. Afbeelding 3.1. De optie Elektronisch versturen in het rapport Definitieve facturen De facturen worden naar AutoInvoice verstuurd. De documenten op de tab bijlagen worden verplaatst naar de tab Documenten. Als u inlogt in AutoInvoice (zie Inloggen in AutoInvoice (6)), kunt u de status van de facturen volgen. 3.2 Elektronische facturen via AutoInvoice van crediteuren ontvangen Deze informatie is alleen relevant als u hebt aangegeven ook facturen vanuit AutoInvoice te willen ontvangen. Als er in AutoInvoice een factuur is die u kunt ophalen, krijgt u daarvan een bericht. Als u dergelijke berichten niet wilt ontvangen, kunt u dat in AutoInvoice instellen bij Bedrijfsinstellingen > Bedrijfsgegevens. Afbeelding 3.2. Schematische weergave van het ontvangen en verwerken van inkoopfacturen met AutoInvoice Facturen die u uit AutoInvoice ontvangt, haalt u in AccountView op als dagboekberichten. De berichten worden in een aantal stappen verwerkt tot dagboekbladzijden. In bovenstaande afbeelding ziet u de schematische weergave van dit proces. In deze handleiding is ervan uitgegaan dat u in dit proces het venster Boekingsvoorstellen gebruikt dat in AccountView 9.6a is geïntroduceerd.

14 AutoInvoice-koppeling gebruiken 14 Let op: U kunt ook het venster Dagboekberichten gebruiken, maar dat is minder inzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Voor meer informatie raadpleegt u dan het hoofdstuk Dagboekberichten ( ) van de AccountView-handleiding 'Algemeen'. In een boekingsvoorstel legt u het verband vast tussen uw AccountView-administratie en de gegevens in de factuur. Zo'n voorstel lijkt op een dagboekbladzijde en voor elke regel zijn de boekingsgegevens al zo veel mogelijk ingevuld. U kunt de gegevens verder aanvullen of wijzigen zoals u dat ook in een dagboekbladzijde doet. Zolang een boekingsvoorstel van een factuur onvoldoende gegevens bevat om de factuur te kunnen boeken, zijn er meldingen die u helpen de gegevens aan te vullen. Bij elke aanvulling en wijziging krijgt u de vraag of die alleen op die ene factuur moet worden toegepast, altijd moet worden toegepast bij facturen van dezelfde leverancier of als de combinatie van de leverancier en het artikel op de desbetreffende regel voorkomt. Dit leidt tot een zelflerend systeem; in de praktijk wordt het aantal facturen waarvan u het boekingsvoorstel moet nalopen al snel kleiner. Let op: Dat er voldoende gegevens zijn om een factuur te kunnen boeken, hoeft niet in te houden dat u zelf vindt dat het voorstel compleet is. Als u in een projectorganisatie werkt, wilt u bijvoorbeeld nog projectcodes toevoegen. Voor het verwerken van AutoInvoice-facturen met het venster Boekingsvoorstellen zijn de volgende stappen nodig: 1. Dagboekberichten uit AutoInvoice ophalen De facturen komen binnen in de vorm van dagboekberichten. In eerste instantie staan ze in het venster Dagboekberichten (systeem). Dat is een venster op systeemniveau, waardoor in dit venster berichten voor meerdere administraties kunnen worden opgehaald. Bij het ophalen kunt u de facturen ook in de vorm van PDF-bestanden laten meekomen. Deze PDF-bestanden vindt u uiteindelijk terug op de tab Documenten van de dagboekbladzijden. 2. Dagboekberichten verdelen over administraties De dagberichten worden overgebracht naar het venster Boekingsvoorstellen van de juiste administratie. Ze verdwijnen dan uit het venster Dagboekberichten (systeem). Als u een elektronische inkoopfactuur hebt ontvangen met een factuurnummer dat langer is dan tien tekens, dan krijgt deze factuur een vervangend factuurnummer toebedeeld. Het oorspronkelijke factuurnummer wordt, voorafgegaan door de tekst Factuur:, toegevoegd aan het veld Betalingsreferentie. Als eenmaal een vervangend factuurnummer is gebruikt, wordt dit opgenomen in het venster Volgnummers (Opties > Instellingen > Volgnummers). 3. Boekingsvoorstellen (per administratie) controleren U gebruikt de meldingen in de boekingsvoorstellen om de gegevens aan te vullen en brengt andere wijzigingen aan als dat nodig is. 4. Boekingsvoorstellen verwerken tot dagboekbladzijden Boekingsvoorstellen zonder meldingen kunt u tot dagboekbladzijde verwerken. Daarbij verdwijnen ze uit het venster Boekingsvoorstellen. Drie stappen in dit proces kunt u automatiseren. U hebt bij het ophalen en bij het overbrengen naar de juiste administratie namelijk de mogelijkheid om de facturen direct tot dagboekbladzijden te laten verwerken en hoeft dan de tussenliggende drie stappen niet handmatig uit te voeren. In de schematische afbeelding van het proces (zie vorige afbeelding) zijn die drie stappen blauw gekleurd: Dagboekberichten verdelen over administraties Boekingsvoorstellen controleren Boekingsvoorstellen verwerken tot dagboekbladzijden Let op: Uiteraard is het automatiseren alleen mogelijk als de administratie kan worden gevonden en de gegevens die nodig zijn om de factuur te kunnen boeken, aanwezig zijn. Het rapport kan daarom vermelden dat niet alle berichten zijn verwerkt. In dat geval opent u de verschillende lijstvensters om te controleren of daar facturen zijn achtergebleven. Zo haalt u facturen op uit AutoInvoice: 1. Kies Bestand > Sluiten als u een administratie open hebt. 2. Kies Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem). 3. Kies Document > Berichten ophalen. 4. Selecteer bij Bereik of u de berichten voor één of alle ondernemingen wilt ophalen. In het geval u ze voor één onderneming ophaalt, voert u ook de Ondernemingcode in. 5. Selecteer AutoInvoice bij Berichttype.

15 AutoInvoice-koppeling gebruiken Markeer desgewenst Direct verwerken in dagboeken. Afbeelding 3.3. De wizard Berichten ophalen vanuit venster Dagboekberichten (systeem) 7. Kies Volgende. 8. Voer de Begindatum en Einddatum in van de periode waarvan de berichten moeten worden opgehaald. 9. Markeer desgewenst Facturen ook als PDF's ophalen. De berichten met factuurinformatie uit AutoInvoice worden nu in het venster gezet, of voor zo ver mogelijk direct verwerkt tot dagboekbladzijden in de desbetreffende administratie. Zo brengt u facturen over naar de juiste administratie: 1. Kies zo nodig eerst Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem) om het venster Dagboekberichten (systeem) te openen. 2. Kies Document > Berichten verdelen over administraties. 3. Selecteer bij Bereik welke berichten u wilt verdelen. 4. Markeer desgewenst Direct verwerken in dagboeken. De berichten worden overgebracht naar het venster Boekingsvoorstellen van de administratie waartoe ze behoren, of voor zover mogelijk direct verwerkt tot dagboekbladzijden. Zo controleert u boekingsvoorstellen en brengt u wijzigingen aan: 1. Kies Bestand > Administraties. 2. Open een administratie waar dagboekberichten naar toe zijn overgebracht. 3. Kies Document > Stamgegevens administratie > Boekingsvoorstellen om het vensterboekingsvoorstellen te openen. Achter de boekingsvoorstellen die nog niet kunnen worden verwerkt, staat een markering in de kolom Meldingen. Afbeelding 3.4. Een boekingsvoorstel met markering in de kolom Meldingen

16 AutoInvoice-koppeling gebruiken Selecteer een boekingsvoorstel dat u wilt controleren en kies Bewerken > Stamgegevens (F6). Het venster Boekingsvoorstel wordt geopend met onderin het veld Meldingen. Afbeelding 3.5. Een boekingsvoorstel met de melding dat er een grootboekrekening moet worden vastgelegd. 5. Vul de regels van het voorstel aan of wijzig die. Na elke aanvulling of wijziging wordt het venster Voorstelwaarde koppelen geopend. Daarin geeft u aan of de wijziging of aanvulling alleen geldt voor het voorstel dat u open hebt, of altijd. Het veld Meldingen moet leeg zijn voordat u verdergaat. Let op: Als u ervoor kiest om de wijziging of aanvulling 'altijd' toe te passen, wordt deze toegepast op alle relevante regels in alle boekingsvoorstellen die op dat moment in het venster Boekingsvoorstellen staan, dus ook in voorstellen die u eerder hebt bekeken. Daarnaast worden ze toegepast op toekomstige boekingsvoorstellen, al kunt u daarin opnieuw aanpassingen doen. 6. Kies OK om het gewijzigde voorstel op te slaan. 7. Kies Document > Boekingsvoorstellen controleren of klik bovenin op het pictogram. In het venster Boekingsvoorstellen verdwijnen de markeringen achter boekingsvoorstellen die door de wijzigingen of aanvullingen verwerkbaar zijn geworden. Zo verwerkt u de dagboekberichten tot dagboekbladzijden: Onderstaande stappen voert u uit voor elk van de administraties waarvoor berichten zijn opgehaald en verdeeld. 1. Kies zo nodig eerst Document > Stamgegevens administratie > Boekingsvoorstellen om het venster Boekingsvoorstellen te openen. Bij voorstellen waarvoor de gegevens die nodig zijn voor het boeken, aanwezig zijn, bevat de kolom Meldingen geen markering. Deze kunnen worden verwerkt. 2. Kies Document > Boekingsvoorstellen verwerken. 3. Markeer desgewenst het veld Ontbrekende koppelingen verdichten en/of het veld Niet-verplichte koppelingen tonen. Met deze velden beïnvloedt u de inhoud van het rapport dat na afloop beschikbaar is. Het rapport is het uitgebreidst als u Ontbrekende koppelingen verdichten niet merkeert, maar Niet-verplichte koppelingen tonen wel. 4. Markeer desgewenst Workflow voor bladzijde direct uitvoeren. Dit kan relevant zijn als u beschikt over Visma.net Approval. 5. Kies Verwerken. Voor elk boekingsvoorstel wordt een dagboekbladzijde aangemaakt die u nu kunt gaan controleren. Het boekingsvoorstel verdwijnt uit dit venster. Als u het veld Workflow voor bladzijde direct uitvoeren hebt gemarkeerd, wordt er een workflow voor de bladzijde gestart. 3.3 Facturen als PDF-bestand naar de scan- en herkenservice sturen Bij het aanmaken van een scan-account bij AutoInvoice (zie Scan- en herkenservice van AutoInvoice (12)) hebt u een scan-adres voor uw bedrijf (onderneming) gekregen. Dat is een adres dat specifiek voor de facturen van dat bedrijf is. Inkomende facturen die u wilt laten omzetten in elektronische facturen stuurt u als bijlagen in een naar dat adres. Na 4 tot 8 uur kunt u de elektronische facturen ophalen, op dezelfde manier als andere elektronische facturen.

17 AutoInvoice-koppeling gebruiken 17 Let op: U kunt uw scan-adres geven aan leveranciers die zelf nog niet elektronisch factureren. Zij kunnen dan hun facturen in PDF-vorm zelf daarheen sturen. Zo stuurt u facturen naar de scan- en herkenservice van AutoInvoice: 1. Scan eventuele papieren facturen en sla deze op als PDF-bestand. Let op: Maak van iedere factuur een apart PDF-bestand. 2. Maak per scan-adres voor elke crediteur een aparte zonder tekst. Voeg daar een of meer PDF-bestanden aan toe met alleen de facturen van die crediteur. 3. Stuur de s naar het scan-adres van uw bedrijf. 4. Controleer of u een met een ontvangstbevestiging ontvangt. U ontvangt na enige tijd een bericht als notificatie als de factuur klaar staat, tenzij u deze functie hebt uitgeschakeld.

18 AutoInvoice-koppeling onderhouden AutoInvoice-koppeling onderhouden Bij uw eerste aanmelding voor AutoInvoice hebt u een bedrijf aangemaakt met uzelf als gebruiker. Dat bedrijf is via het veld API-sleutel (admin) gekoppeld aan een onderneming uit het venster Ondernemingen. Uw gebruikersgegevens in AutoInvoice zijn via API (gebr) AutoInv gekoppeld aan uw gebruikersgegevens (in het venster Stamgegevens gebruiker) in AccountView. In dit hoofdstuk leest u hoe u meer ondernemingen en gebruikers kunt aanmelden. Als u beschikt over de Solo-uitvoering van AccountView, is het aanmelden van meerdere gebruikers niet mogelijk. U kunt wel meerdere ondernemingen aanmelden. Als u nieuwe debiteuren krijgt, kunt u die voor facturering via AutoInvoice aanmerken zoals is beschreven in Algemene inrichting van AccountView voor AutoInvoice-koppeling (8). 4.1 Extra ondernemingen aanmelden Als u in het AccountView-venster Ondernemingen nog andere ondernemingen hebt staan, kunt u ook voor een of meer van die ondernemingen de wizard Aanmelden voor AutoInvoice doorlopen, zodat ook vanuit die administraties kan worden gefactureerd. Houd er wel rekening mee dat u, als AccountView-gebruiker, al bij AutoInvoice bent geregistreerd. Als u bijvoorbeeld zelf de wizard voor alle toegevoegde ondernemingen doorloopt maar een andere AccountView-gebruiker via AutoInvoice gaat factureren, dan moet u die andere gebruiker in AutoInvoice registreren. Zie Extra gebruikers aanmelden (18). Voor elk bedrijf dat u in AutoInvoice hebt, kunt u desgewenst gebruikers toevoegen. Een gebruiker heeft alleen toegang tot de gegevens van het bedrijf waaraan hij is toegevoegd. Een gebruiker die u voor twee van uw ondernemingen rechten voor AutoInvoice wilt geven, moet u dus in beide bedrijven in AutoInvoice apart invoeren. Die twee AutoInvoice-gebruikers zijn echter wel aan hetzelfde AccountView-gebruikersaccount te koppelen. Essentieel daarbij is in dat geval dat u voor de gebruiker in AutoInvoice steeds hetzelfde adres invoert. 4.2 Extra gebruikers aanmelden Als u een andere AccountView-gebruiker de mogelijkheid wilt geven om facturen via AutoInvoice te versturen of te ontvangen, dan voegt u deze persoon als gebruiker toe aan het desbetreffende bedrijf in AutoInvoice. Deze persoon kan: kan inloggen in AutoInvoice en de factuurinformatie daar bekijken. heeft alleen toegang tot de gegevens van het bedrijf waaraan hij is toegevoegd. kan rechten krijgen voor meerdere bedrijven als u hem of haar als gebruiker voor elk bedrijf apart toevoegt. Nadat u voor een AccountView-gebruiker een gebruiker aan een bedrijf in AutoInvoice hebt toegevoegd, ontvangt deze gebruiker een . Met de gegevens daaruit koppelt hij zelf zijn AutoInvoice-gebruikersaccount aan zijn AccountView-gebruikersaccount. Zo voegt u een gebruiker aan een bedrijf toe: 1. Log in AutoInvoice in met uw inloggegevens. 2. Klik eventueel (rechts bovenin) op Ander bedrijf kiezen en selecteer het bedrijf waarvoor u de gebruiker wilt toevoegen. 3. Klik (rechts bovenin) op Instellingen. 4. Klik (links, in het verticale menu) op Gebruikers.

19 AutoInvoice-koppeling onderhouden Klik op Gebruiker toevoegen. Het venster Nieuwe gebruiker wordt geopend. Afbeelding 4.1. Het venster Nieuwe gebruiker in AutoInvoice 6. Voer de gegevens van de gebruiker in (Voornaam, Achternaam, en Telefoon). Let op: Is dezelfde AccountView-gebruiker in AutoInvoice eerder al aan een ander bedrijf toegevoegd? Dan hebt u daar een adres ingevoerd. Zorg ervoor dat u hier hetzelfde adres invoert. 7. Selecteer de rol die de gebruiker moet hebben: User of, voor een gebruiker met meer rechten, Admin. 8. Klik op Aanmaken. Er wordt een bericht naar het ingevoerde adres gestuurd met gegevens over het nieuwe AutoInvoice-gebruikersaccount. Daarmee kan de gebruiker dit account koppelen aan zijn AccountView-gebruikeraccount. Zo koppelt u uw AutoInvoice-gebruiker aan uw AccountView-gebruiker: Als voor u een gebruiker is aangemaakt in AutoInvoice, ontvangt u een bericht met een activeringslink en een wachtwoord. 1. Klik in het ontvangen bericht op de activeringslink. Er wordt in uw browser een venster geopend. 2. Voer bij Gebruikersnaam (of adres) het adres in waarop u het bericht hebt ontvangen. 3. Voer bij Wachtwoord het wachtwoord in dat in het bericht staat. 4. Klik op Inloggen. 5. Klik (rechts bovenin) op Instellingen. 6. Selecteer de inhoud van het veld API-sleutel en druk op Ctrl+C om die te kopiëren. (Met het veld UUID-sleutel van bedrijf hoeft u niets te doen.) 7. Als u AccountView niet hebt gestart, doet u dat nu. 8. Kies in AccountView Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers. 9. Selecteer uw eigen gebruikersaccount. 10. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6). 11. Zet de cursor in het veld API (gebr) AutoInv en druk op Ctrl+V om het gekopieerde hierin over te brengen. 12. Kies OK om de gewijzigde stamgegevens op te slaan. Uw AutoInvoice-gebruikersaccount is nu gekoppeld aan uw AccountView-gebruikersaccount. Als er hierna nog eens, voor een ander bedrijf, een AutoInvoice-gebruikersaccount voor u wordt aangemaakt, zal de inhoud van API-sleutel gewoonlijk hetzelfde zijn en hoeft u die niet opnieuw naar AccountView te kopiëren. Let op: U kunt de activeringslink uit het bericht blijven gebruiken om op de inlogpagina van AutoInvoice te komen, maar u kunt ook deze link gebruiken:

20 Index 20 Index A AccountView Solo 6 AccountView-versie 5 Adres (eigen) 8 Adres (overheidsinstantie) 9 Adresboek van AutoInvoice 12 API (gebr) AutoInv 12, 18, 19 API-sleutel 19 API-sleutel (admin) 12, 18 Approval 16 AutoInvoice starten/inloggen 6 B Bankgeg elektr fact 8, 13 Bedrijven - ondernemingen 6 Betalingskenmerk 14 Bijlagen bij factuur 6, 13 Boekingsvoorstellen 13 D Dagboek inkoopfacturen 11 Dagboekberichten 13 Dagboekbladzijden 13 Debiteuren met elektronisch factuuradres 5 Debiteuren zonder elektronisch factuuradres 5 Direct verwerken in dagboeken 15 E adres (eigen) 8 adres voor niet in te lezen documenten 12 adressen AutoInvoice-gebruikers 18 berichten van AutoInvoice 13 bijlagen bij factuur 6, 13 sjablonen 8 El. Inv. Address 6, 12 Elektronische adressen invoeren 6 Elektronische adressen van relaties 9 F Facturen in PDF 12, 17 Facturen ontvangen 8, 11 Facturen ook als PDF's ophalen 15 Facturen versturen 8, 13 Factuuradressen invoeren 6 Factuurnummers langer dan 10 tekens 14 G Gebruikers voor bedrijven 18 Geen elektronisch factuuradres 5 I Inloggen in AutoInvoice 6 K KvK-nummer (eigen) 8 L Lange factuurnummers 14 M Meldingen boekingsvoorstellen 14, 15 N Notificaties van AutoInvoice 13 O Omsch verk.factuur 8 Ondernemingen 9 Ondernemingen - bedrijven 6 Ook registreren voor het ontvangen van facturen 12 Overheidsidentificatienummer (OIN) 5, 9 Overheidsinstanties 8 P Papieren facturen 12, 17 R Rechten in AutoInvoice 11 Relaties met elektronisch adres 9 S Scan-adres 12, 16, 17 Scanaccount 8, 12 Schema van proces 13 Single Sign On 6 Solo-uitvoering 6 T Taalcodes 8, 10 U UUID-sleutel van bedrijf 19 V Verkoopfactuur overheidsinstantie 8 Versie AccountView 5 Visma-diensten activeren 5 Visma.net Approval 16 Voorloopcodes 6 W Wachtwoord door AutoInvoice laten genereren 12 Workflow voor bladzijde direct uitvoeren 16