Uitwerking -mogelijke varianten voor de locale inbedding van de MEE expertise-

Transcriptie

1 Uitwerking -mogelijke varianten voor de locale inbedding van de MEE expertise- Ontwikkelopdracht CO&MEE 2015 Versie: 1.0 Datum:

2 Inhoud Inleiding Inhoudelijk onderbouwing varianten Financiële onderbouwing varianten Uitwerking varianten Variant 1: Voortzetting gezamenlijke opdracht tot Variant 2: Gedeeltelijke overname cliëntondersteuning per Variant 3: Overname cliëntondersteuning per Bijlage 1. Overzicht toedeling transitiekosten MEE

3 Inleiding Deze notitie gaat over de varianten in het kader van de ontwikkelopdracht waartoe door de 18 deelnemende gemeenten is besloten in de vergadering van Bestuurlijk OGOO/ DB PG&Z van 3 juli 2015 en waarmee door de MEE organisatie is ingestemd. Doel van de opdracht is om vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid, de lokale inbedding van de MEE expertise in de cliëntondersteuning en de kennisontwikkeling te borgen per Door inspanning van alle partijen willen we voorkomen dat er sprake is van (frictie) kosten van de MEE organisatie. In het kader van deze opdracht is na de voorbereidingsfase en de inrichting van de werkorganisatie in november een start gemaakt met de uitwerking en inventarisatie bij de gemeentes om het besluitvormingstraject per af te kunnen ronden. Ten aanzien van de gemeentelijk opbrengsten van de inhoud en de gemeentelijke verwachtingen over de toekomstige bijdrage van de geboden diensten van MEE Groningen zijn er echter verschillen waarneembaar in visie, (infra)structuur, aanpak en tempo. In eerste instantie werd uitgegaan van een tweezijdige inspanningsverplichting om te komen tot overname van medewerkers en toewerken naar een situatie waarin er geen kosten overblijven, die als frictiekosten voor rekening van de gemeenten kunnen komen. Er is er geen eenduidig beeld van het gewenste eindplaatje bij de 18 gemeenten waardoor de opdracht lijkt te blokkeren. Tijdens het ingelaste bestuurlijk overleg OGOO en DB PG&Z van 29 maart jl. is de meerwaarde van de MEE expertise voor de cliëntondersteuning bevestigd en zijn een aantal varianten met inhoudelijke, financiële en juridische consequenties besproken om te onderzoeken op welke wijze de opdracht wel gerealiseerd kan worden. Deze varianten zijn: Variant 1: Voortzetting gezamenlijke opdracht tot om ontwikkelruimte te creëren Variant2: Voorzetting subsidierelatie met een deel van de gemeenten tot , de overige gemeenten kiezen voor overname per Variant 3: Vasthouden aan de huidige opdracht en stoppen per Een vervolgopdracht tot (variant 1) ligt in de rede mits de opdracht voor alle partijen duidelijk is, het eigenaarschap belegd is, de voortgang door gemeenten wordt bewaakt en de besluitvorming niet op de lange baan wordt geschoven. Bovendien lijkt ook een logische datum gezien de ontwikkelingen ( RIGG, Inkoopprocedures WMO, ontwikkelingen basisteams, gemeentelijke herindeling, kerntakendiscussie) en de complexiteit van deze transitie. Het risico is anders aanwezig dat we niet tot een werkbare oplossing komen voor alle partijen. De variant 1, voortzetting gezamenlijke opdracht tot , werken we in deze notitie uit in twee deelvarianten: 1a. Ontwikkelen inkooprelatie voor cliëntondersteuning en 1b. voortzetting subsidie relatie cliëntondersteuning. We hebben de variant inkoop toegevoegd om daadwerkelijk een volgende stap in dit traject te kunnen maken waarbij de gemeenten hun regie rol kunnen versterken als opdrachtgevers en de MEE organisatie toe kan werken naar een marktpartij die vergelijkbaar wordt met andere aanbieders in het sociaal domein. De wijze van inkoop is in deze notitie nog niet uitgewerkt omdat nog nader onderzocht moet worden via welke inkoop dit het beste kan gebeuren en onder welke juridische voorwaarden. De variant waarbij alle of een deel van de gemeenten besluiten tot overname van de cliëntondersteuning per zijn toegevoegd. Gemeenten hebben aangegeven per regio af te willen stemmen over de gewenste vervolgstappen om in het OGOO en DB PG&Z van 29 april 2016 tot besluitvorming te kunnen komen. 3

4 1. Inhoudelijk onderbouwing varianten Het doel van de gemeenten is om te komen tot een duurzaam houdbare afspraak over de inrichting van uitvoering en kwaliteitsborging van cliëntondersteuning bij complexe vragen van cliënten met beperkingen. Door zorg te dragen voor de lokale inbedding van de MEE expertise in de cliëntondersteuning en voor de borging van de kennisontwikkeling, willen gemeenten in toenemende mate sturen op de kwaliteit van de zorg en ondersteuning, de beschikbare menskracht en middelen. In de uitwerking van de varianten hebben we rekening gehouden met de toegekende waarde van de MEE expertise, de borging van kennisontwikkeling, de gemeentelijke infrastructuur en het perspectief voor cliëntondersteuning. a. MEE expertise De MEE expertise bestaat uit kennis over specifieke doelgroepen, kennis over de leefgebieden, gecombineerd met ervaring in het integraal werken. De expertise wordt sinds 2015 lokaal ingezet voor onafhankelijke cliëntondersteuning, algemene en specialistische cliëntondersteuning als basisvoorziening voor info en advies, kortdurende begeleiding, casemanagement en soms specialistisch casemanagement bij complexe problematiek. Hierdoor wordt continuïteit in de zorg en ondersteuning voor een risicovolle doelgroep geboden en kan door effectieve doorverwijzing, stapeling van zorg worden voorkomen. Daarnaast worden, specifiek voor Jeugd, integrale producten van MEE ingekocht zoals VET (Vroeg erbij team), levensloopbegeleiding bij autisme en diverse netwerken. Voor WMO zijn dit diverse maatwerktrajecten bij 14 gemeenten. Al deze expertise is sterk gekoppeld aan de MEE professionals en nog niet vrij op de markt verkrijgbaar. b. Infrastructuur voor kennisontwikkeling Kennisontwikkeling maakt nog een integraal onderdeel uit van de MEE organisatie, omdat er geen eenduidig beeld van het gewenste eindplaatje door de gemeenten gegeven kan worden en MEE haar verantwoordelijkheid neemt als werkgever en als partner voor deze kennisontwikkeling. Dit wordt door opleiding, trainingen, kennisnetwerken, consultatie, certificering en registratie van professionals door MEE vorm gegeven. De kennisontwikkeling is integraal in de kostprijs opgenomen. c. Gemeentelijke infrastructuur en perspectief Alle gemeenten werken op dit MEE dossier samen, vooruitlopend op de gemeentelijke herindeling en hebben de ambitie om tot een integrale aanpak te komen voor ondersteuning van inwoners van 0 tot Het zoeken naar evenwicht tussen de wens om op een andere manier te gaan werken ( ontkokering, rol professional, leren en ontwikkelen, maatwerk in zorg en ondersteuning) en de wens om het overzicht te behouden en te sturen, is nog in volle gang. Een gedeeld standpunt is dat de uitvoering van de cliëntondersteuning lokaal is geïntegreerd in het werk van krachtig functionerend basisteams of netwerken. De voorkeur voor de vormgeving is verschillend; onder brengen in de eigen organisatie of bij een lokale welzijnorganisatie of inkoop bij een kennisorganisatie. Als gemeenten of een lokale welzijnorganisatie medewerkers over nemen zullen de arbeidsrechtelijke afspraken van die medewerkers gelden ( contract, omvang en salaris). De integratie vraagt om een planmatige voorbereiding rondom opdrachtgeversschap en opdrachtnemerschap, budgetten en formatie, cao en inpassing, informatie en cliëntgegevens en de communicatie. 4

5 Indien er voor inkoop wordt gekozen zal op het product cliëntondersteuning in 2017 een gemeenschappelijk inkoopproces worden ingericht (voor alle gemeenten of per cluster gemeenten). Gemeenschappelijk om het werkbaar te maken, te leren en om versnippering te voorkomen. Daarna kan dit worden voortgezet of worden overgenomen door de individuele gemeenten. 2. Financiële onderbouwing varianten In de uitwerking van de varianten zijn de volgende financiële punten meegenomen: a. Transitiekosten We hanteren in de uitwerking het begrip transitiekosten. Dit zijn de kosten die redelijkerwijs door MEE Groningen gemaakt worden bij de realisatie van één van de oplossingen. In juridische zin is er geen sprake meer van frictiekosten, maar wel van kosten die te maken hebben met de afbouw van de gemeentelijke financiering voor cliëntondersteuning van MEE Groningen en inhoud te geven aan de opdracht om de transitiekosten zoveel mogelijk te beperken en het realiseren van een zachte landing. b. Inspanningen MEE Groningen in 2015 en 2016 voor beperken transitiekosten MEE Groningen realiseerde in 2015 en 2016 een kostenreductie van 26% op de niet directe personeelskosten. MEE Groningen is er in geslaagd om door de kostenreductie de personele overhead en de daaraan verbonden kosten van 21 % in 2014 terug te brengen naar 19% van de totale kosten in Onder voorwaarden is het hoofdkantoor in de stad Groningen verkocht, waardoor de huisvestingskosten per 1 januari 2017 worden teruggebracht. In toenemende mate worden nieuwe diensten voor diverse opdrachtgevers opgestart en geleverd. Door het genereren van deze extra inkomsten kan de noodzakelijke omvang van de overhead van MEE Groningen gehandhaafd blijven en kan de kostprijs voor cliëntondersteuning in 2017 op het huidige niveau van 2016 gehandhaafd blijven. c. kostprijs per fte De kostprijs is als volgt opgebouwd: Prijsopbouw per fte Directe personeelskosten Materiële kosten Overhead Totaal Kosten consulenten 39,9 fte Kosten per fte In %

6 3. Uitwerking varianten De variant voortzetting gezamenlijke opdracht tot zijn uitgewerkt in een deelvariant ontwikkelen inkooprelatie voor cliëntondersteuning en een deelvariant voortzetting subsidie relatie cliëntondersteuning. De variant waarbij een deel van de gemeenten besluit tot overname van de cliëntondersteuning en per en de variant waarbij alle gemeenten besluiten tot overname per zijn toegevoegd. 3.1 Variant 1: Voortzetting gezamenlijke opdracht tot Deelvariant 1A: Ontwikkeling inkooprelatie gemeenten Om meer gemeentelijke sturing te geven op de inrichting van de locale gemeentelijke infrastructuur en de risico s voor alle partijen te beperken, is het aangaan van een inkooprelatie van de 18 gemeenten (of de clusters van gemeenten) met MEE vergeleken met de huidige subsidierelatie een werkbare variant. Zo kan in 2017 verder toegewerkt worden naar de versterking van de regie van de gemeenten ( zowel bij de inkoop van de producten als bij het inzetten in de basisteams is lokale sturing mogelijk) en de inrichting van een lokale geïntegreerde cliëntondersteuning. De MEE organisatie kan zich ontwikkelen als een wendbare, marktgerichte kennisorganisatie. Om het inkoopproces gecontroleerd te laten verlopen en de MEE organisatie niet voor een onmogelijk opdracht te plaatsen zal dit inkoopproces door de gemeenten eenvoudig, transparant en gezamenlijk moeten worden ingericht. Onderzocht moet worden via welke inkoop dit het beste kan gebeuren en onder welke juridische voorwaarden. Daarnaast vraagt deze variant dat de inkoop van de cliëntondersteuning in 2017 gegarandeerd wordt op het niveau van Een variabel deel bij de inkoop kan worden ingericht voor expertise ontwikkeling en aanvullende capaciteit. In 2017 zal via het gezamenlijk gereguleerde inkoopproces toegewerkt worden naar een relatie tussen MEE en de gemeenten die vergelijkbaar wordt met andere aanbieders in het sociaal domein. In deze variant kunnen gemeenten in 2017 gefundeerd beoordelen of voortzetting van een inkooprelatie (gemeenten individueel of collectief of en/en) of overname per 2018 de voorkeur heeft. Gemeenten maken dit uiterlijk voor MEE zal in deze variant de producten definiëren met een transparante kostprijs en zorg dragen voor aanpassingen in de organisatie en verlaging van de overhead waardoor de transitie kosten in 2018 niet ten laste van de gemeenten komen. Voordelen De kostprijs van een fte cliëntondersteuner blijft op hetzelfde niveau als 2016 en geen onzekerheid over risico s en transitiekosten in Groninger gemeenten kunnen de cliëntondersteuning onder brengen in de lokale ondersteuningsinfrastructuur Nadelen Gemeenten hebben in 2017 geen vrije keuze voor de inkoop van cliëntondersteuning. Ambtelijke inzet om de migratie naar inkoop voor te bereiden Gemeenten geven sturing aan de productontwikkeling en vraag d.m.v. gerichte inkoop Geen zekerheid over uiteindelijke transitiekosten per 1/1/18 en de verevening van deze kosten. MEE Groningen krijgt de mogelijkheid om zich verder te ontwikkelen als marktpartij en heeft de vrijheid om strategische partners te zoeken. Gemeenten moeten bij een inkooprelatie de resultaten specifiek benoemen. Dit vergt kennis van de producten van MEE en de bijdrage van deze producten aan de gemeentelijke sociale infrastructuur. Gemeenschappelijk overzicht van het samenwerken gemeenten op de ontwikkelingen van de transitie doelstellingen bij WMO en Jeugd. 6

7 Door een jaar verlenging van de inkooprelatie kunnen transitiekosten verder worden teruggebracht. Resultaten bij een inkooprelatie zijn meer door gemeenten afdwingbaar Deelvariant 1B: Voortzetting subsidierelatie in 2017 Om ruimte te creëren binnen de ontwikkelopdracht en partijen de ruimte te geven om de lokale inbedding verder vorm te geven wordt de subsidierelatie met de 18 deelnemende gemeenten verlengd met nog één jaar en eindigt Indien voor deze variant wordt zullen, om de sturingskracht van de gemeenten te vergroten ten aanzien van de MEE inzet, de subsidievoorwaarden aangescherpt moeten worden ten aanzien van ziektevervanging, faciliteiten, aansturing, rapportages en de ruimte om lokaal afspraken te maken. Daarnaast is het wenselijk om net als bij de groep 18- ook zorg te dragen voor het realiseren van de beleidsdoelstelling 18+ en de afstemming tussen WMO en Jeugd. Gemeenten maken (regionaal) uiterlijk voor kenbaar op welke wijze zij de relatie met MEE al dan niet voor de cliëntondersteuning voortzetten; inkoop of overname door eigen organisatie of welzijnorganisatie. Indien gemeenten kiezen voor overname gaan we ervan uit dat MEE cliëntondersteuners per 1 januari 2018 door de gemeente of een instelling zijn overgenomen met een zelfde omvang als in Doordat de gemeenten vroegtijdig de voornemens voor overname of voorzetting relatie (inkoop / subsidie) per aangeven ontstaan geen nieuwe verplichtingen omdat MEE de koerswijzing kan incasseren binnen de organisatie. MEE gaat op basis van de afgesproken vervolgontwikkelingen de organisatie hierop inrichten en de transitiekosten te reduceren. Voordelen De kostprijs van een fte cliëntondersteuner blijft op hetzelfde niveau als en geen onzekerheid over risico s en transitiekosten in 2016 Groninger gemeenten krijgen een jaar extra om de cliëntondersteuning onder te brengen in de lokale ondersteuningsinfrastructuur. Gemeenschappelijk overzicht van het samenwerken gemeenten op de ontwikkelingen van de transitie doelstellingen bij WMO en Jeugd. Geen ambtelijke inzet om een migratie naar een andere aanbieder voor te bereiden of een opzet voor een kostenverevening te maken. Kennisontwikkeling kan gezamenlijk en bij MEE worden belegd. Nadelen Gemeenten hebben in 2017 geen vrije keuze voor de inkoop van cliëntondersteuning en hebben beperkte sturingsmogelijkheden. Geen zekerheid over uiteindelijke transitiekosten per 1/1/18 en de verevening van deze kosten. Bij een subsidierelatie zijn de resultaten van MEE Groningen minder afdwingbaar. Risico dat de transitie stagneert omdat de sense of urgency ontbreekt en andere beleidsterreinen prioriteit krijgen. Bij voortzetting van de subsidie via de gemeente Groningen moet voor 1/5/2017 aangegeven. worden dat de subsidierelatie per 1/1/2018 eindigt. 3.2 Variant 2: Gedeeltelijke overname cliëntondersteuning per Een klein aantal gemeenten kiest ervoor om per de cliëntondersteuning van MEE Groningen onder te brengen bij een andere instelling of zelf in dienst te nemen. Bij een teruggang op de totale formatie cliëntondersteuners MEE Groningendoor uittredende gemeenten, stijgt de kostprijs voor de overige gemeenten en blijft bij hen het risico voor de 7

8 resterende transitiekosten. De uittredende gemeente levert hiervoor ter compensatie een eenmalige vergoeding. Deze variant is werkbaar als in 2017 niet meer dan 20% van de uitvoeringscapaciteit wordt overgenomen. De vergoeding is op basis van de verwachte transitiekosten - vastgesteld op , - per fte op basis van de maximaal te verwachten transitiekosten (zie berekening hieronder) en wordt gebruikt om de transitiekosten van MEE Groningen met betrekking tot het afschalen van haar organisatie te dekken. De transitiekosten zijn als volgt samengesteld; Samenstelling transitiekosten overhead gemeentelijk deel Afbouw/afkoop contracten ICT, huisvesting e.d Transitievergoeding overhead, kennisorganisatie e.d Outplacement overhead, kennisorganisatie e.d Totaal Variant 3: Overname cliëntondersteuning per Deze variant gaat er van uit dat alle of een groot aantal gemeenten ervoor kiezen om de cliëntondersteuning van MEE Groningen onder te brengen bij een andere instelling of zelf in dienst te nemen. Indien alle gemeentes hiervoor kiezen zal de beschikbaarheid van de MEE organisatie waarschijnlijk verloren gaan en zullen gemeenten door MEE aangesproken worden op de transitiekosten. Deze kosten bedragen maximaal: 0,73 miljoen euro (zie schema boven) en kunnen lager uitvallen. Dit is afhankelijk van de afspraken die er tussen de Groninger gemeenten en MEE Groningen gemaakt worden. De mogelijke consequenties per gemeente en per cluster van gemeenten zijn opgenomen in het overzicht toedeling transitiekosten MEE in bijlage1. Voordelen Duidelijkheid over de maximale eenmalige transitiekosten in variant 2 en 3 Gemeenten kunnen het beleid tot het invullen van cliëntondersteuning per 2017 uitvoeren en direct op het resultaat sturen. Nadelen Behoud van expertise m.b.t. tot jeugdhulp voor jeugdigen met een beperking niet geborgd. (Groninger Functioneel Model). Tevens zijn er vraagtekens bij de borging van cliëntondersteuning bij complexe cliëntproblematiek met inwoners met een beperking. Kennisorganisatie van MEE Groningen gaat in zijn geheel verloren bij een groter volume dan 20%. Kans op onrust bij inwoners over continuïteit van de cliëntondersteuning. Veel werk in een korte tijd om zorg te dragen voor zorgvuldige overname van personeel en cliënten. In variant 3 worden een aantal gemeenten gedwongen om de cliëntondersteuners van MEE Groningen over te nemen, terwijl hun voorkeur ligt bij een jaar verlenging. 8

9 Bijlage 1. Overzicht toedeling transitiekosten MEE 9