Werkveld Datum Instemming/Advies GMR Vastgesteld CvB

Transcriptie

1 Werkveld Datum Instemming/Advies GMR Vastgesteld CvB Financiën 8 november mei april Inkoopbeleid Aves

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Definities 4 2. Visie op inkoop 6 3. Doelstellingen inkoopbeleid 7 4. Uitgangspunten Algemeen juridisch kader Aves leeft de relevante wet- en regelgeving na Mandaat en volmacht Integriteit Duurzaam inkopen MKB en lokale leveranciers Inkoopsamenwerking Inkoopsynergie ICT-toepassingen Innovatie E-procurement Kostenvergoeding Aanbestedende dienst Organisatie Organisatie inkoop Stichting Aves Rollen en verantwoordelijkheden Budgethouder Coördinatie inkoop Inkoopteam in opdracht van het CvB College van Bestuur Proces Inkoopproces Voortraject/inventariseren Bepalen opdrachtwaarde Bepalen procedure Specificeren Aanbesteden en gunning Selecteren Klachtenregeling 16 2

3 6.5 Contracteren Implementatie Bestellen Bewaken Contractbeheer Nazorg Toetsing en monitoring In werking treden Bijlagen Inkoopregels Aves Algemene inkoopregels Aanvullende regel voor meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen Overzicht inkoop/aanbestedingsprocedures 23 3

4 1. Inleiding In dit document (inclusief bijlagen) is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Aves weergegeven. Het beleid geeft aan wat de kaders zijn en op welke manier Aves leveringen, diensten en werken inkoopt. Het beleid is bedoeld om intern de medewerkers een leidraad te bieden, maar ook om externe leveranciers duidelijk aan te geven hoe Aves haar inkoopproces heeft vormgegeven. Naast duidelijkheid over hoe Aves wil inkopen, is het doel van dit beleid om kosten te reduceren en de kwaliteit te verhogen voor het gehele inkoopproces. De inkoopdoelstellingen zijn een afgeleide van de organisatiedoelstellingen. De uitvoering van dit beleid wordt centraal door het CvB van Aves gecoördineerd met medewerking van stafmedewerkers in het bestuurskantoor. Het inkoopbeleid dient uiteindelijk periodiek getoetst te worden aan de wijzigingen in wetgeving, algemeen beleid enzovoorts. Binnen het onderwijs wordt gewerkt met publiek geld. Dat vraagt om extra prudent omgaan met de middelen. De waarden voor de inkoper zijn: Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen. Een voorbeeldrol van integriteit uitstralen en continu handelen in zowel de letter als de geest van het beleid. Zorgen voor objectieve en transparante verantwoording. 1.1 Definities In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Stichting Budgethouder Contractant Contractbeheer Stichting Aves te Emmeloord zoals geregistreerd onder KvK nummer , met alle onder dit nummer geregistreerde scholen. Degene die verantwoordelijk is voor de (juiste) besteding (en beheersing) van de aan hem toegekende budgetten en te bereiken doelstellingen. De in de overeenkomst genoemde wederpartij van Aves. Het (administratieve) proces van het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Naar eigen inzicht te gebruiken 4

5 Coördinatie inkoop * en Diensten Inkoop Leveringen Offerte Offerteaanvraag Ondernemer Raamovereenkomst Werken Degene die verantwoordelijk is voor een efficiënte organisatie, administratie planning van de inkoopprocessen. Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. (Rechts)handelingen van Aves gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben. Dit wordt ook wel aanbesteden genoemd Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Aves voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Een overeenkomst met een of meer leveranciers of aannemers, die ten doel heeft de voorwaarden met name inzake prijs en, in voorkomend geval, hoeveelheid, van in de loop van een bepaalde periode 1 te plaatsen opdrachten vast te stellen. Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. 1 Maximaal 4 jaar 5

6 2. Visie op inkoop Aves is een integere en betrouwbare opdrachtgever die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt; Aves streeft naar een langdurige samenwerking met haar leveranciers; Aves streeft naar een juiste prijs-kwaliteitverhouding; Aves leeft de relevante wet- en regelgeving na; De kernwoorden kwaliteit, innovatie, doelmatigheid, betrouwbaarheid, kostenbeheersing en subsidiariteit zijn leidend bij de visie op de inkoopfunctie. 6

7 3. Doelstellingen inkoopbeleid Onderwijs is de primaire taak van Aves. De kwaliteit van het onderwijs en de continuïteit van Aves staan in relatie tot een goede bedrijfsvoering. De samenhang tussen onderwijs, organisatie en financiën is hierbij van essentieel belang. Aves wil in het verlengde hiervan goederen, werken en diensten afnemen van een goede kwaliteit, afgestemd op de feitelijke behoefte van de scholen in combinatie met een betrouwbare levering tegen een optimale prijs. Het inkoopbeleid is een afgeleide van het strategisch beleid. Het beleid beschrijft dat het subsidiariteitsbeginsel in het DNA zit van Aves. Dat betekent dat het CvB samen met de directeur voortdurend zoekt naar het evenwicht tussen sturing en autonomie waarbij duurzaamheid en efficiëntie niet uit het oog verloren worden. Het inkoopbeleid kan standaarddocumenten voorschrijven. Door het gebruik van contractbeheer, centrale inkoop en aanbestedingen streeft Aves een efficiënte inzet van middelen na, die zo effectief mogelijk aangewend worden voor de primaire taak van Aves: het bieden van kwalitatief goed onderwijs. Aves wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren: Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat (gemeenschaps)gelden op controleerbare en maatschappelijk verantwoorde wijze worden aangewend en besteed Aves leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Aves efficiënt en effectief in waarbij het beheersen en zo mogelijk verlagen van kosten centraal staat. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Het streven naar professionaliteit komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen Aves en de contractant. Inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding Bij het inkopen speelt het verkrijgen tegen de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding een belangrijke rol. Aves kan ook interne en andere (externe) kosten in de afweging betrekken. De (aan)geboden kwaliteit speelt een belangrijke rol. Realiseren van inkoopvoordelen op basis van schaalgrootte door bundeling van de vraag Aves tracht waar mogelijk schaalvoordelen te creëren door de interne vraag te bundelen. Daarnaast probeert Aves bij inkoop de samenwerking met collega-instellingen te zoeken. 7

8 Administratieve lasten verlichten voor zowel Aves als voor marktpartijen. Zowel Aves als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Aves verlicht deze lasten door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Aves maakt daarbij waar gewenst gebruik van externen. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van Aves. Inkoop moet faciliterend zijn aan het gehele prestatieniveau van Aves en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de organisatiedoelstellingen van Aves. Om deze doelstellingen te realiseren zijn (juridische, maatschappelijke, economische en organisatorische) uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. 8

9 4. Uitgangspunten 4.1 Algemeen juridisch kader Aves leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012: Door middel van deze wet zijn de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Recht beschermingsrichtlijn ) geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Naast de aanbestedingswet kan een interpretatie van de Europese Richtlijnen volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Onder de Aanbestedingswet hangt het Aanbestedingsbesluit. Hierin zijn richtsnoeren opgenomen: Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012: Het ARW dient verplicht toegepast te worden bij opdrachten voor werken onder de Europese aanbestedingsdrempels. Richtlijnen Leveringen en Diensten: Het is aan te bevelen om de Richtsnoeren voor het plaatsen van leveringen en diensten toe te passen bij opdrachten voor leveringen en diensten onder de Europese aanbestedingsdrempels. Gids Proportionaliteit: De Gids Proportionaliteit geeft aanwijzingen met betrekking tot te stellen eisen, voorwaarden en criteria. Deze dienen in redelijke verhouding te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten. 4.2 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van Aves. Aves wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Hierbij wordt verwezen naar de vastgelegde tekenbevoegdheid van Aves. Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit door het College van Bestuur van Aves. 4.3 Integriteit De personen die namens Aves handelen zijn loyaal aan Aves; zij handelen integer, zakelijk en objectief. Zij letten met name op het voorkomen van belangenverstrengeling. 4.4 Duurzaam inkopen Aves zal in haar inkoop- en/of aanbestedingsdocumenten duurzaamheidscriteria opnemen. Duurzaam inkopen is het hanteren van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk producten, diensten of werken geleverd worden die aan deze criteria voldoen. 9

10 Duurzaam inkopen wordt zoveel mogelijk nagestreefd, maar is afhankelijk van het beschikbare budget. 4.5 MKB en lokale leveranciers Aves wil de regionale economie stimuleren en lokale leveranciers opdrachten gunnen. Door de Europese richtlijn is dit niet altijd mogelijk. Uitgangspunt van de Europese regelgeving is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Aves houdt echter bij de inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan Aves doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. 4.6 Inkoopsamenwerking Aves hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere stichtingen/partners, instellingen of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, onderwijsactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. De argumenten voor inkoopsamenwerking zijn: inkoopvolumes bundelen, vermindering transactiekosten en risico s, een tegenwicht bieden aan een geconsolideerde markt en kennis delen. De intensiteit in de samenwerking kan per aanbestedingstraject verschillen. 4.7 Inkoopsynergie Aves wil doelmatig en rechtmatig inkopen waarbij recht wordt gedaan aan de wensen van de uiteindelijke gebruiker. Daarbij zal gekeken worden naar mogelijkheden van het verlagen van de inkoopkosten, het verminderen van belevingsrisico s, het verhogen van de product- en leverancierskwaliteit. Waar het CvB van Aves dit verstandig of relevant vindt zal ze haar inkoopkracht van de onder haar ressorterende scholen bundelen. Aves streeft naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding. 4.8 ICT-toepassingen Aves streeft ernaar ten aanzien van ICT gerelateerde inkoop altijd eigenaar te zijn van haar eigen bestanden, data en/of beeldmerken. Systemen dienen compatibel te zijn. 4.9 Innovatie Aves wil innovatie stimuleren. Zij staat open voor nieuwe ontwikkelingen waarvan zowel het proces als het eindresultaat van te voren nog niet geheel vast staan. Aves moedigt daarom waar mogelijk innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. 10

11 4.10 E-procurement Electronic procurement betekent dat Aves zoveel mogelijk gebruik maakt van internettechnologie in het inkoopproces ter bevordering van effectiviteit en efficiency Kostenvergoeding Inschrijver heeft i.h.a. geen recht op vergoeding van enigerlei kosten in het kader van de aanbesteding ongeacht of de aanbestedingsprocedure leidt tot het afsluiten van een overeenkomst. Alle bijkomende kosten als verzekering, bankgaranties enz. en de kosten voor het opstellen van de offerte zijn voor rekening van inschrijver Aanbestedende dienst In organisatorisch opzicht is Aves één aanbestedende dienst bij gezamenlijke inkoop. Voor in te kopen diensten, werken en leveringen voor alle scholen samen wordt gekeken welke aanbestedingsprocedure doorlopen moet worden. 11

12 5. Organisatie 5.1 Organisatie inkoop Stichting Aves Aves hanteert een gecombineerde inkoopvorm van centraal en decentraal inkopen waarbij inkoopactiviteiten verankerd zijn in een doelmatige, doelgerichte en transparante inkooporganisatie. Het CvB bepaalt per onderdeel of zij centraal sturing geeft aan een inkoopproces; decentrale budgethouders bepalen zelf hun keuzes en verrichten bestellingen, binnen de gestelde kaders. Omvangrijke inkooptrajecten en aanbestedingen worden centraal op stichtingsniveau uitgevoerd. Nationale en Europese aanbestedingsprocedures vinden altijd op centraal niveau plaats binnen Aves. De enkelvoudige en een deel van de meervoudige onderhandse procedures vinden decentraal in de organisatie plaats. Uitgangspunt van Aves voor inkopen is dat er centraal wordt ingekocht, dan wel centraal mantelcontracten worden aangegaan als hier in overleg met het directeurenberaad meerwaarde wordt ingeschat van deze centrale inkoop. Binnen de kaders van het budgethouderschap (zie beleidsstuk 4.2 Financieel handboek Aves) en de procedure bij het aangaan van verplichtingen kunnen op schoolniveau bestellingen worden gedaan (bij voorkeur) binnen de mantelcontracten die Aves aangaat. 5.2 Rollen en verantwoordelijkheden Alle inkoopactiviteiten van Aves die via een (Nationale of Europese) aanbesteding verlopen, worden centraal binnen het bestuurskantoor van Aves belegd. De verantwoordelijken binnen Aves die bij de centraal gecoördineerde aanschaf/ (Nationale of Europese) aanbesteding van een inkooppakket betrokken zijn, worden in beginsel zodanig gekozen, dat het inkooptraject aansluit op de taken en verantwoordelijkheden van de desbetreffende persoon. 5.3 Budgethouder De verantwoordelijken bij decentrale inkopen zijn veelal de schooldirecteuren als budgethouders op de scholen. Aves heeft het bestelproces belegd bij schooldirecties en medewerkers die gemandateerd zijn tot het plaatsen van bestellingen al dan niet voortvloeiend uit de op stichtingsniveau afgesloten inkoopcontracten. In dat kader zorgen zij voor een adequate administratieve en interne organisatie die correcte nakoming van de verplichtingen c.q. afspraken, neergelegd in contracten, borgt. 5.4 Coördinatie inkoop De coordinatie van inkoop kan en zal per onderwerp of onderdeel belegd worden bij verschillende functionarissen. Voor het ene product of dienst is dat een lid van het CvB voor een ander onderdeel kan dit een stafmedewerker zijn. Het CvB bepaalt dit. De coördinatie inkoop is verantwoordelijk voor het ondersteunen, implementeren en bewaken van de procesgang bij 12

13 (centraal gecoördineerde) inkooptrajecten. De coördinatie inkoop is verantwoordelijk voor de inkoop en controleert -centraal en decentraal- deze op rechtmatigheid. 5.5 Inkoopteam in opdracht van het CvB Bij complexe en/of strategische inkooppakketten en bij school overstijgende inkooptrajecten kan het CvB een multidisciplinaire projectgroep, een inkoopteam, samenstellen. Deze projectgroep wordt tijdelijk geïnstalleerd en is o.a. verantwoordelijk voor het opstellen van het pakket van eisen (bestek) op basis van de door het CvB (mede) gedefinieerde uitgangspunten. De samenstelling van deze groep kan variëren en kan naast externe adviseurs, verantwoordelijken uit management, materiedeskundigen en CvB-leden bestaan. Na het afronden van een inkooptraject wordt de tijdelijke projectgroep opgeheven. 5.6 College van Bestuur Het College van Bestuur is integraal verantwoordelijk voor het inkoopbeleid en namens Aves verantwoordelijk voor de contractondertekening en de uiteindelijke totstandkoming van een nieuwe overeenkomst. 13

14 6. Proces Inkopen en aanbesteden zijn twee begrippen die nauw met elkaar verweven zijn. Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot contractering van een geschikte contractspartner met het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest gunstige prijs, waarbij de prijs-kwaliteitverhouding een belangrijke factor is. Europees aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. 6.1 Inkoopproces Het inkoopproces vormt het hart van de inkoopfunctie. Het proces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject tot en met het beheren van een overeenkomst. In onderstaand schema wordt dit weergegeven. tactische inkoop operationele inkoop inventariseren specificeren selecteren contracteren bestellen bewaken nazorg aanbesteden/inkoop Voortraject/inventariseren Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze offerteaanvraag Bepalen opdrachtwaarde Voor het inkopen van werken, goederen of diensten zal Aves een raming maken van de opdrachtwaarde. Bij deze raming wordt gekeken naar de totale inkoopwaarde voor Aves en al haar scholen en of dergelijke zaken vaker worden ingekocht binnen de organisatie. De waarde wordt berekend over de totale contractduur, inclusief opties en verlengingen. Regelmatig terugkerende identieke en/of gelijksoortige opdrachten zullen zoveel mogelijk gebundeld en aanbesteed worden door raamovereenkomsten te sluiten met een looptijd van maximaal 4 jaar. 14

15 6.1.3 Bepalen procedure Europese- en Nederlandse wetgeving maar ook interne richtlijnen en afspraken bepalen de kaders en randvoorwaarden waarbinnen het inkoopproces bij Aves zich afspeelt. De keuze tussen de verschillende aanbestedingsprocedures is onderhevig aan een veelheid van factoren en vergt maatwerk. Bij het inkopen en aanbesteden wordt een aanbestedingsprocedure gekozen op basis van de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor Aves en de leveranciers, het aantal potentiële leveranciers, het gewenste resultaat, de complexiteit van de opdrachten, het type opdracht en het karakter van de markt. Bij het volgen van de procedure wordt rekening gehouden met de wettelijk voorgeschreven minimumtermijnen, waarbij overwogen wordt om ruimere termijnen dan de minimumtermijnen te hanteren. Afhankelijk van het totaal van de geraamde kosten (exclusief BTW) wordt de te hanteren procedure bepaald. Bij aanbestedingen onder het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen kan bij uitzondering van de voorgeschreven werkwijze worden afgeweken indien hier zwaarwegende argumenten voor zijn Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag In deze fase gaat het om het uitzoeken welke goederen/diensten nodig zijn en wat de precieze wensen zijn. Specificatie van de gewenste producten of diensten is één van de belangrijkste stappen in het inkoopproces. Dat komt omdat in deze fase de meeste invloed op de integrale kosten van het product of de dienst is uit te oefenen. Producten en diensten worden zoveel mogelijk gestandaardiseerd en/of gebundeld en in mantelcontracten ondergebracht. De gebruiker specificeert aan welke eisen het product of de dienst moet voldoen. Daartoe wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van checklists en standaarden. Indien intern beschikbaar, kunnen materiedeskundigen bij het keuzeproces tot aan de besluitvorming betrokken worden. Indien deze intern niet aanwezig zijn kan, afhankelijk van het product of de dienst, gebruik worden gemaakt van externe deskundigheid. De afweging daartoe wordt gemaakt door het CvB. Bij grote aanbestedingen en, in elk geval, bij Europese aanbestedingen kan gebruik worden gemaakt van daartoe gespecialiseerde bureaus. Bij de specificatie van onderhoudsgevoelige technologie wordt rekening gehouden met de eisen ten aanzien van installatie en onderhoud en de vraag of daarvoor de noodzakelijke capaciteit intern aanwezig is of dat deze in een aanvullende dienstverlening moet worden gecontracteerd. De budgethouder wordt zoveel mogelijk betrokken bij deze fase. 15

16 In de offerteaanvraag en/of andere aanbestedingsstukken wordt een exacte omschrijving gegeven van de aan te besteden opdracht, ook wel bestek genoemd, met de procedure van de aanbesteding en de criteria voor selectie en gunning. 6.2 Aanbesteden en gunning Tijdens het specificeren worden door Aves alle voorbereidingen getroffen om een aanbesteding te kunnen doorlopen, partijen te selecteren en te contracteren, evenals de bestelling te kunnen doen, de naleving van de overeenkomst te bewaken en de nazorg te geven die benodigd is. In deze fase wordt door Aves invulling gegeven aan de verschillende onderwerpen die in dit aanbestedingsbeleid aan bod komen. Het daadwerkelijk aanbesteden heeft vervolgens betrekking op het door Aves selecteren en contracteren van een opdrachtnemer. Het gaat daarbij met name om de vraag hoe door Aves een opdracht in de markt wordt gezet. Met andere woorden: welke procedure van toepassing is, of er uitzonderingen mogelijk zijn, welke reglementen van toepassing zijn en hoe Aves uiteindelijk een opdrachtnemer selecteert. 6.3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website of Tenderned Offertes evalueren Gunning aan winnende ondernemer Aan de hand van onderzoek wordt gekeken welke leverancier de beste producten tegen de beste prijs levert. De selectie vindt plaats volgens de richtlijnen van het inkoopbeleid. Op basis van de wet- en regelgeving wordt bepaald hoe en, indien mogelijk, welke leveranciers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Er is openheid over de criteria die in de beschouwing worden betrokken en hoe deze onderling worden afgewogen. De leveranciers worden van de selectiecriteria en de wegingsfactoren op de hoogte gebracht. De offrerende leveranciers worden eenduidig getoetst. Deze processtap wordt gedocumenteerd om controle op naleving van de wet- en regelgeving mogelijk te maken. 6.4 Klachtenregeling In alle aanbestedingsstukken, voor zowel meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen, wordt aangegeven hoe ondernemers een klacht over de betreffende aanbesteding kunnen melden. De klachtenprocedure die vervolgens in werking treedt, verloopt als volgt: 16

17 De melder van een klacht ontvangt binnen twee werkdagen na melding een bevestiging van ontvangst. Een klacht wordt binnen een werkweek na ontvangst onderzocht. De melder ontvangt binnen zes werkdagen een inhoudelijke reactie op de klacht of een mededeling van de termijn waarbinnen een inhoudelijke reactie zal volgen. Indien het onderzoek naar en het formuleren van een inhoudelijke reactie op een klacht meer tijd in beslag nemen dan zes werkdagen volgt een inhoudelijke reactie binnen de aan melder gecommuniceerde termijn. Indien een klacht wordt ingediend na en/of naar aanleiding van een gunningsbesluit dient de klacht te worden behandeld binnen een termijn die de mogelijkheid voor het maken van formeel bezwaar in acht neemt. 6.5 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen ondernemers Deze fase betreft het contracteren van de juiste leverancier en tevens het onderhandelen over de condities. Aves heeft algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld. Dit document is te vinden op de website. Potentiële leveranciers wordt bekend gemaakt wie binnen Aves geautoriseerd is om het contract aan te gaan. Nieuwe contracten worden onder verantwoordelijkheid van de coördinatie inkoop digitaal geregistreerd en bewaard en zijn toegankelijk (alleen lezen) voor de bestelbevoegden. De coördinatie inkoop communiceert over de inhoud van de contracten naar alle bestelbevoegden en andere belanghebbenden zoals de financiële administratie. Onderhandelingen met leveranciers over contracten van ,- of hoger worden gevoerd door de coördinatie inkoop al dan niet in aanwezigheid van een lid van het bestuurskantoor. Bij contracten over lagere bedragen wordt gebruik gemaakt van de expertise van de coördinatie inkoop. In alle gevallen worden de contracten geregistreerd en bewaard onder verantwoordelijkheid van de coördinatie inkoop. Contracten worden getekend door de budgethouder. 6.6 Implementatie Na ondertekening start de implementatiefase. In deze periode wordt door Aves de basis gelegd voor een goede samenwerking gedurende de totale contractperiode, zowel op kwalitatief, communicatief, financieel en administratief vlak. Tijdens de implementatiefase worden de aanbestede werkzaamheden of diensten opgestart. 17

18 6.7 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen In deze fase worden de goederen die nodig zijn zoals gespecificeerd in stap 2 daadwerkelijk besteld. Voorafgaand wordt bij de budgethouder gecheckt of er een toereikend budget beschikbaar is. Budgethouderschap is niet gelijk aan bevoegdheid om te bestellen. De bevoegdheid om te bestellen is geregeld in het beleidsstuk 4.1 Financieel handboek. Een medewerker die niet geautoriseerd is om namens Aves of een van haar scholen te bestellen en toch namens Aves een verplichting aangaat, wordt geacht dit als natuurlijk persoon te hebben gedaan. De bestelling is dan voor eigen rekening en bezit. 6.8 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen Deze fase betreft het bewaken van de naleving van het contract inclusief de controle van de inkoopfacturen. Controleren van eventuele aanvullende bestellingen bovenop het bestaande contract. Het bewaken van contracten heeft als doel om de interne organisatie voldoende inzicht te geven in lopende overeenkomsten en de juiste contractuele afspraken. 6.9 Contractbeheer Contractbeheer is binnen Aves belegd bij de inkoopfunctie, contracteigenaren en het secretariaat van het bestuurskantoor van Aves. Het bestuurskantoor draagt hierbij zorg voor de uitvoering van het aangaan van overeenkomsten, het bewaken en evalueren van overeenkomsten en het beëindigen van overeenkomsten die bovenschools op bestuursniveau zijn vastgelegd. Het beheer van de door de scholen afgesloten overeenkomsten vindt decentraal plaats d.w.z. bij de scholen. Voor de registratie van contracten wordt door Aves gebruik gemaakt van een op de organisatie toegespitst contractregistratiesysteem 2. Hierdoor wordt zichtbaar wat de contractafspraken zijn, welke middelen gemoeid zijn bij de uitvoering, wat de looptijd is, wie de contractpartners zijn en welke voorwaarden zijn opgenomen in het contract. Door accuraat contractbeheer weet Aves beter te sturen op beëindiging van een overeenkomst op een voor Aves zo gunstig mogelijk moment en impliceert een tijdige aanvang (maximaal 1 jaar voor het verstrijken van de looptijd) van een nieuwe aanbestedingsprocedure. 3 2 Bijvoorbeeld door de contracten te uploaden in het contactenregister in Tobias of in een share-point-omgeving en te delen met de coördinator inkoop. 3 Zie in dit verband ook Informatie A t/m D 18

19 6.10 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met contractant In de laatste fase wordt ervoor gezorgd dat de goederen intern op de juiste plek komen en worden geadministreerd. Het bewaken van contracten heeft als doel om de interne organisatie voldoende inzicht te geven in lopende overeenkomsten en de juiste contractuele afspraken. Bij de stap nazorg spelen de contractbeheerders, gebruikers en financiële administratie een belangrijke rol. De gebruikers bewaken of hetgeen is besteld ook daadwerkelijk volgens de eisen, de wensen en verdere afspraken geleverd wordt. Waar nodig zullen ook externe materiedeskundigen worden ingezet om het contract te beoordelen op de inhoudelijk geleverde prestaties (kwaliteitsmetingen). De financiële administratie bewaakt of de gestuurde factuur overeenkomt met de geleverde bestelling en draagt zorg voor betaling. De coördinatie inkoop is verantwoordelijk voor de gehele nazorg. Kennis uit deze stap kan weer worden gebruikt bij het voorbereiden van een nieuwe opdracht Toetsing en monitoring Toetsing en monitoring is het proces waarbij door Aves, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden getoetst, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren. Bij toetsing en monitoring gaat Aves uit van de volgende thema s: juridische kwaliteitszorg en risicobeheersing, informatiebeheer en kostenbeheersing. De coördinatie inkoop van Aves ziet hierbij toe op een juiste weergave van de contractuele verplichtingen die Aves is aangegaan. De coördinatie inkoop van Aves maakt op grond van zijn of haar rol bij het bewaken van budgetten gebruik van rapportages uit het contractregistratiesysteem. Deze informatie is tevens van belang voor de beoordeling door een accountant m.b.t. de goedkeuring van de jaarrekening van Aves. 19

20 7. In werking treden Dit beleid treedt in werking per 1 augustus

21 8. Bijlagen 8.1 Inkoopregels Aves Europese- en Nederlandse wetgeving maar ook interne richtlijnen en afspraken bepalen de kaders en randvoorwaarden waarbinnen het inkoopproces bij Aves zich afspeelt. De keuze tussen de verschillende aanbestedingsprocedures is onderhevig aan een veelheid van factoren en vergt maatwerk. Aves streeft ernaar om een optimale aanbestedingsprocedure toe te passen, rekening houdend met alle factoren. Het bereiken van een optimaal resultaat voor Aves staat hierbij voorop. Optimale marktwerking is daar faciliterend aan. Aves hanteert inkoop/aanbestedingsprocedures en drempelbedragen aan de hand van het totaal van de geraamde kosten (exclusief omzetbelasting). Als blijkt dat de procedure volgens de in het overzicht genoemde bedragen niet aansluit bij de specifieke inkoop en het karakter van de markt, kan Aves kiezen voor een andere procedure. In deze situatie onderbouwt Aves de inkoopprocedure met een inkoopstrategie. De inkoopstrategie leidt in deze situatie tot een bewuste keuze voor een procedure. Ook alle andere relevante beslissingen worden vastgelegd in een inkoopstrategie. Het vaststellen van de inkoopstrategie/werkwijze is voorbehouden aan het bestuur. Het vastgestelde inkoopbeleid krijgt verder invulling door de inkoopregels met het overzicht inkoop/aanbestedingsprocedures. Met deze inkoopregels wordt geborgd dat leveringen, diensten en werken in overeenstemming met de beleidsdoelen van het inkoopbeleid en in overeenstemming met de aanbestedingswetgeving worden aangeschaft. Deze inkoopregels bestaan uit een aantal algemeen geldende regels en een aanvullende regel voor de meervoudige onderhandse aanbestedingsvorm. De regels zijn dwingend van aard. De coördinatie inkoop is verantwoordelijk voor toezicht op de naleving van dit inkoopreglement namens het CvB Algemene inkoopregels Voor alle inkooptrajecten gelden de volgende regels: Er dient gebruik gemaakt te worden van bestaande (raam)overeenkomsten. Inkooptrajecten voor gelijksoortige- en complementaire producten worden gezamenlijk aanbesteed. Ter bepaling van de aanbestedingswaarde wordt een inschatting gemaakt van de te verwachten uitgaven, exclusief btw, voor de gehele looptijd van de overeenkomst. Inkooptrajecten worden niet gesplitst om onder drempelwaarden te blijven. Inkooptrajecten worden niet disproportioneel samengevoegd, bijvoorbeeld om schaalvoordelen te behalen. 21

22 Inkooptrajecten kunnen gezamenlijk met andere organisaties (bijvoorbeeld schoolbesturen, kinderopvang) worden uitgevoerd, mits wordt gewaarborgd dat er geen sprake is van disproportioneel samenvoegen van de opdrachten. Uitgangspunt is dat Aves een apart perceel in de aanbesteding is. Aanbestedingsdossiers en originele contractstukken worden centraal gearchiveerd op het bestuurskantoor bij de coördinatie inkoop 4. Inkoopcontracten worden actief beheerd door de coördinatie inkoop. Voor inkooptrajecten en opdrachtverleningen wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van standaard documenten. De coördinatie inkoop adviseert over de wijze van aanbesteden. Het inkooptraject start na het advies van de coördinatie inkoop. Opdrachtverlening vindt schriftelijk plaats door of namens de bestuurder Aanvullende regel voor meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen Naast de regels zoals die gelden voor elk inkooptraject is er bij meervoudig onderhandse, nationaal (niet) openbare en Europese (niet) openbare aanbestedingen de volgende aanvullende regel van kracht: Inkooptrajecten worden door de aanbestedende school vooraf gemeld bij het CvB en onder diens supervisie uitgevoerd. 4 Bijvoorbeeld door de documenten te uploaden naar het contractenregister in Tobias of naar een share-point-omgeving en te delen. 22

23 8.2 Overzicht inkoop/aanbestedingsprocedures Inkoop- Enkelvoudig onderhandse /Aanbestedingsvorm aanbesteding Omschrijving Een aanbesteding op basis van een prijsaanbieding van één leverancier, dienstverlener of aannemer. Contractwaarde (excl. BTW) Levering/dienst Meervoudig onderhandse aanbesteding Een aanbesteding op basis van een prijsaanbieding van een beperkt aantal aannemers/leveranciers, die vooraf door opdrachtgever worden geselecteerd. decentraal tot tot Nationale aanbesteding Een aanbesteding wordt algemeen bekend gemaakt en iedereen kan inschrijven tot Europese aanbesteding Boven bepaalde drempelbedragen geldt de Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten en dienen de procedures als daarin omschreven te worden gevolgd (Europese drempel) Werk (alleen van toepassing bij onroerend goed) tot tot (Europese drempel) Aantal offertes één Minimaal 3 Wordt door markt bepaald Wordt door markt bepaald Specificatie Schriftelijke offerte Een aanbestedingsdocument is vereist met daarin de functionele kwaliteit van het product en een selectie- en gunningsgedeelte. Een uitvoerig aanbestedingsdocument is vereist met selectie- en gunningscriteria. Een uitvoerig aanbestedingsdocument conform de Europese Aanbestedingsrichtlijn is vereist met selectie- en gunningscriteria. 5 Afhankelijk van de afspraken binnen de Stichting. Andere opties zijn: afspraken in het begrotingsproces (meerjarige investeringsbegroting), mantelcontracten of een ander vastgesteld bedrag, 23

24 Inkoop- /Aanbestedingsvorm Enkelvoudig onderhandse aanbesteding Meervoudig onderhandse aanbesteding Uitvoerende 6 De school voert dit zelf uit Afhankelijk van gemaakte keuzes: standaard documenten en na advies en onder supervisie van de coördinatie inkoop centraal uitgevoerde inkoop Nationale aanbesteding In overleg tussen de school en de coördinatie inkoop wordt de uitvoerende bepaald. Europese aanbesteding In overleg tussen de school en de coördinatie inkoop wordt de uitvoerende bepaald, waarbij in beginsel coördinatie inkoop de regie zal voeren. 6 De uitvoerende is afhankelijk van de inrichting van het inkoopproces binnen de Stichting waarbij ook de contractwaarde van belang kan zijn. 24