Betekenis van de kleuren van de stickers op de verhuisdozen:

Transcriptie

1 Stroomschema voor opruimdagen FdR Dit schema ondersteunt bij het opruimen en selecteren van te bewaren materiaal op werkkamers. Voor informatie en/of vragen: Pagina 1: Onderwijsmateriaal Pagina 2: Onderzoeksmateriaal Pagina 3: Overig papier (bijvoorbeeld vergaderstukken, administratie, richtlijnen of brochures) Pagina 4: Boeken Pagina 5: Artikelen Plak op iedere verhuisdoos een sticker met je naam, kamernummer en beschrijving inhoud; indien van toepassing naam van de docent/onderzoeker en naam van vak/onderzoek. NB: de stickers en verhuisdozen worden door de archiefprofessionals uitgedeeld tijdens de opruimdagen. Betekenis van de kleuren van de stickers op de verhuisdozen: GROEN: voor onderzoeks- en onderwijsmateriaal dat (voorlopig) bewaard moet blijven. Gebruik hiervoor een (onderwijs of onderzoek). ZWART: voor onderzoeksmateriaal dat vernietigd mag worden met toestemming van de onderzoeker. Een medewerker van DIV loopt dit materiaal nog na. WIT: voor boeken die mee naar huis worden genomen voor persoonlijk gebruik.

2 V1 A: Geef/gaf je colleges? V1 B: Zijn er tentamens, papers of essays van studenten V1 C: Zijn er bachelor- of masterscripties Ga door naar vraag 2 (Ga door naar V1 C) Vraag 1: Is er onderwijsmateriaal Zijn de tentamens, papers of essays geschreven voor het kalenderjaar 2015? GROENE STICKER met je naam en de vaknaam. Vul het in en plaats dat in de (Ga door naar V1 C) een GROENE Schrijf je naam en de vaknaam op de sticker. (Ga door naar V1 F) Bewaar ze op je werkplek of maak een digitale kopie en plaats de papieren versie in de verhuisdozen met een GROENE Schrijf je naam en de vaknaam op de sticker. (Ga door naar V1 F) Raadpleeg de ondersteuners van DIV tijdens de Opruimdag of mail naar (Ga door naar V1 D) Bachelorscripties van voor 2009 hoeven niet bewaard te worden (vanaf 2010 zie onder nee ). Zijn de masterscripties geschreven voor 2010? Gebruik je ze nog voor het maken van nieuwe tentamens? een GROENE Schrijf je naam en de betreffende master op de sticker. (Ga door naar V1 D) (Ga door naar vraag V1 E) V1 D: Zijn er getekende papieren cijferlijsten van tentamens Dateren ze van voor 2007 (bachelor) of 2010 (master)? een GROENE Schrijf je naam en de vaknaam op de sticker. (Ga door naar V1 E) V1 E: Heb je tentamenopgaven/ antwoordmodellen die niet digitaal beschikbaar zijn? V1 F: Heb je nog ander soort papierwerk gerelateerd aan onderwijs met uitzondering van boeken, artikelen en readers? m contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de Opruimdag of mail naar Ga door naar vraag 2

3 V2 A: Ben/was je betrokken bij onderzoeksprojecten, -groepen, - programma s, etc? V2 B: Zijn de primaire data verzameld op papier (vragenlijsten, notities van veldonderzoek, etc.)? V2 C: Heb je kopieën van artikelen, conferentiepapers of andere secundaire data die behoren tot afgeronde onderzoeksprojecten? Ga door naar vraag 3 Plaats het materiaal in de een GROENE Schrijf je naam op de sticker en vul het Wens je de data te behouden/opslaan voor toekomstige onderzoek/ academische doeleinden? Plaats het materiaal in de een ZWARTE Vraag 2: Is er onderzoeksmateriaal Zijn de data gebruikt in een publicatie die gepubliceerd is voor 2007? Zijn de data verwerkt (bijv. Excel/SPSS, etc)? Behoud de data op je werkplek of neem contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de Opruimdag of mail naar archiefbeheerdiv@uva.nl. Plaats de data in de GROENE voor onderzoek in en plaats dat in de m contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de Opruimdag of mail naar Plaats ze in een verhuisdoos met een ZWARTE (Ga door naar V2 D) Geen papieren versie meer nodig? Plaats het materiaal in de ZWARTE (Ga door naar V2 E) V2 F: Heb je nog andere papieren documenten die aan onderzoek gerelateerd zijn, met uitzondering van boeken en tijdschriften? Ga door naar vraag 3 Is dit materiaal ook digitaal beschikbaar (bijv. Jstore)? Behoud ze op je werkplek en neem contact op met de bibliotheek om te informeren naar de mogelijkheden voor digitale beschikbaarheid. (Ga door naar V2 E) V2 D: Heb je kopieën van artikelen, conferentiepapers of andere secundaire data die tot huidige onderzoeksprojecten behoren? V2 E: Heb je papieren documenten die gerelateerd zijn aan (project)administratie? Is het persoonlijke administratie (bijv. treinkaartjes, declaraties, etc.)? Plaats het materiaal in de GROENE STICKER met je naam en informatie over de inhoud erop. (Ga door naar V2 F) Zijn het kopieën? Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een ZWARTE Schrijf je naam en informatie over de inhoud op de sticker. (Ga door naar V2 F) Plaats het materiaal in de papiercontainers of neem het mee naar huis. (Ga door V2 F)

4 V3 A: Heb je nog ander papieren materiaal, met uitzondering van boeken, tijdschriften, artikelen, readers of andere vormen van literatuur? V3 B: Zijn het documenten van formele vergaderingen (examencommissie, opleidingscommissie, etc.)? V3 C: Is het administratie (bijv. declaraties)? V3 D: Heb je papierwerk gerelateerd aan de afdeling (richtlijnen, brochures, etc.)? Ga door naar vraag 4 Plaats het materiaal in de GROENE STICKER met je naam en informatie over de inhoud erop. Heb je de documenten nog nodig? Vraag 3: Overig papier (met uitzondering van boeken, tijdschriften, artikelen, readers of andere vormen van literatuur)? Beoordeel kritisch of je een papieren exemplaar nodig hebt. Geen papieren versie meer nodig? Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een GROENE STICKER met je naam en informatie over de inhoud erop. Is het een kopie of print van een digitale versie (bijv. print van e- mail)? een ZWARTE STICKER met je naam en informatie over de inhoud erop. een GROENE STICKER met je naam en informatie over de inhoud erop. Dateren de documenten van voor 2007? Heb je de documenten nog nodig? Zijn de documenten gerelateerd aan financiële zaken? Zijn het originele documenten? Zijn ze gerelateerd aan een project (bijv. onderzoeksproject)? Behoud ze op je werkplek. Behoud ze op je werkplek. Voor persoonlijke administratie: beoordeel kritisch of je een papieren exemplaar nodig hebt. Heb je het document nog nodig? (Ga door naar V3 E) m contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de Opruimdag of mail naar Is er een digitale kopie (op de p- schijf, internet/ intranet, etc.)? Beoordeel kritisch of je een papieren exemplaar nodig hebt op je werkplek en informeer bij de afdeling over digitale beschikbaarheid. Geen papieren versie meer nodig? Plaats het materiaal in de (Ga door naar V3 E) V3 E: Heb je nog ander papieren materiaal, met uitzondering van boeken, tijdschriften, artikelen, etc? Ga door naar vraag 4

5 V4 A: Heb je boeken op je werkplek? V4 B: Heb je de boeken nodig voor je huidige werkzaamheden? V4 C: Heb je de boeken regelmatig nodig? Ga door naar vraag 5 V4 B1: Gaat de afdeling een gezamenlijke bibliotheek opzetten? Behoud de boeken op je werkplek. Vraag 4: Zijn er boeken Wanneer je het boek momenteel niet nodig hebt, graag de volgende opties overwegen: 1: meenemen naar huis. Wil je gebruik maken van de verhuisdienst? Dan graag aanmelden bij archiefbeheerdiv@uva.nl (plaats de boeken in dat geval in een doos met een WITTE STICKER). 2: als ze van waarde kunnen zijn voor collega s of studenten, plaats het materiaal in de boekenkast in de centrale hal (OMHP). Is het boek beschikbaar voor die gezamenlijke bibliotheek? Kunnen deze boeken een relevante bijdrage leveren (=ondersteuning aan onderzoek en onderwijs) aan de bibliotheek? m contact op met de ondersteuners van DIV en de bibliotheek tijdens de Opruimdag of mail naar Graag overwegen om het boek mee naar huis te nemen. Wil je gebruik maken van de verhuisdienst? Dan graag aanmelden bij archiefbeheerdiv@uva.nl (plaats de boeken in dat geval in een doos met een WITTE STICKER).

6 V5 A: Heb je artikelen op je werkplek? V5 B: Heb je de artikelen nodig voor je huidige werkzaamheden? Bedankt voor je tijd. Zijn de artikelen digitaal beschikbaar? Zijn de artikelen digitaal beschikbaar? Beoordeel kritisch of je het artikel nog nodig hebt. Je kunt de artikelen mee naar huis nemen. Papieren versie niet meer nodig? Plaats het materiaal in de Overweeg het behouden/opslaan van een digitale versie en/of neem de papieren versie mee naar huis. Papieren versie niet meer nodig? Plaats het materiaal in de Beoordeel kritisch of je een papieren versie nodig hebt. Papieren versie niet meer nodig? Plaats het materiaal in de Bewaar het materiaal. Vraag 5: Zijn er artikelen Bedankt voor de tijd.