LEERPUNTENVERSLAG SIMULATIE

Transcriptie

1 LEERPUNTENVERSLAG SIMULATIE SOCIAAL DOMEIN AAN: Deelnemers bijeenkomst Sturen op transformatie 30 juni 2016 DATUM: 6 juli 2016 VAN: Harry ter Braak en Alinda van Bruggen (WagenaarHoes) BETREFT: Leerpuntenverslag simulatie Sturen op transformatie in het sociaal domein, regio Noord Limburg PAGINA S: 5 Op donderdagochtend 30 juni 2016 is in het MFC te Leunen een simulatiebijeenkomst over sturen op transformatie in het sociaal domein gehouden. Aan deze bijeenkomst namen deel de portefeuillehouders en ambtelijk adviseurs van de gemeenten van de regio Noord Limburg, enkele vertegenwoordigers van gecontracteerde zorgaanbieders, een vertegenwoordiger van de zorgcoöperatie Kessel en twee vertegenwoordigers van de MGR SD Noord Limburg. De bijeenkomst vond plaats op initiatief van de regiocoördinatoren. Doel van de simulatie was het vergroten van het inzicht en het stimuleren van het gezamenlijke gesprek rond twee aspecten: de wijze waarop door de gemeenten gestuurd wordt en kan worden op transformatie en de mechanismen die daarbij aan de orde zijn; en de richting waarheen de gemeenten willen sturen: wat past wel en niet binnen de beoogde transformatie? OPZET VAN DE BIJEENKOMST De bijeenkomst werd geopend door Leo Bosland, namens de regiocoördinatoren. Na een voorstelronde volgde een korte uitleg van het programma en de simulatie. Voor de simulatie werden de deelnemers verplaatst naar april 2017, in een fictieve regio Westmond, bestaande uit 7 fictieve gemeenten, die qua structuur en samenwerkingsarrangement in veel opzichten op Noord Limburg leek. De simulatie bestond uit twee ronden. In de eerste ronde, die in twee parallelle groepen werd gespeeld, stond de vraag hoe gemeenten sturen op transformatie centraal. De setting voor deze ronde was een overlegtafel zoals die ook in de werkelijkheid in Midden Limburg wordt gebruikt om samen met zorgaanbieders te bespreken wat nodig is om de gewenste resultaten te bereiken. In deze ronde werden de portefeuillehouders van de gemeenten in de rol van zorgaanbieder geplaatst, en vervulden zorgaanbieders, ambtenaren en medewerkers van de MGR de rol van de gemeentelijke adviseurs. Daarmee ontstond de mogelijkheid om vanuit elkaars perspectief in te voelen wat verschillende manieren van sturen kunnen betekenen. In de tweede ronde stond de vraag waarheen de gemeenten willen sturen centraal. Per ronde ontvingen de deelnemers een situatiebeschrijving, een agenda en toelichting op de casus, en rolinformatie voor de eigen rol. VERSLAG SIMULATIE STUREN OP TRANSFORMATIE SOCIAAL DOMEIN

2 Situatieschets simulatie RONDE 1: FYSIEKE OVERLEGTAFEL REGIO WESTMOND De eerste ronde van de simulatie speelde zich af op 6 april De gemeenten van regio Westmond en de gecontracteerde aanbieders voor toegang en jeugdhulp zijn door MGR Sociaal Westmond uitgenodigd voor een overleg aan de Fysieke Overlegtafel over de opgave om het gebruik van de kortdurende residentiele jeugdhulp (vrijwillig kader) terug te dringen. In 2015 en begin 2016 is gebleken dat het feitelijke gebruik van de kortdurende residentiele jeugdhulp het aanvankelijk geraamde gebruik ver overschreed, zodanig zelfs dat er wachtlijsten ontstonden omdat de gecontracteerde instelling haar capaciteit niet verder kon uitbreiden. Er is toen door de regiogemeenten besloten extra middelen vanuit de risicoreserve beschikbaar te stellen voor het wegwerken van de wachtlijst door inkoop van extra plaatsen bij een instelling voor kortdurende residentiele jeugdhulp in buurregio Reiderwieden, en tijdelijke inkoop van extra capaciteit voor ambulante begeleiding. Omdat dit een noodmaatregel was, is in juli 2016 aan de overlegtafel van de MGR Westmond met de gecontracteerde partners gesproken over de noodzaak om het aantal verwijzingen naar de kortdurende residentiele jeugdhulp terug te dringen. Partijen hebben toegezegd daar hun best voor te zullen doen. Inmiddels zijn de realisatiecijfers van 2016 bekend, en blijkt dat nauwelijks sprake is van een afname van het gebruik van deze dure 2 e lijnszorg. Om in 2017 niet opnieuw een forse budgetoverschrijding tegemoet te gaan, zijn dus meer en wellicht andere maatregelen nodig. De Fysieke Overlegtafel van vandaag heeft dit als belangrijkste agendapunt. De deelnemers beschikten over een memo met analyse van de oorzaken van de overschrijding, realisatiecijfers 2016 en 2017 en een samenvatting van de tot dusver ingezette interventies. Op basis daarvan werden de volgende vragen besproken: 1. Hoe kunnen wij het totale gebruik van de residentiele jeugdhulp in regio Westmond terugdringen tot hetgeen op basis van populatiekenmerken reëel is? 2. Wat kunt u als zorgaanbieder daaraan bijdragen? 3. Wat heeft u daarvoor nodig? RONDE 2: ALGEMEEN BESTUUR MGR SOCIAAL WESTMOND 20 april De portefeuillehouders sociaal domein van de regio Westmond zijn bijeen voor een vergadering van het algemeen bestuur van de MGR Sociaal Westmond. Op de agenda staat onder meer een update en discussie over het terugdringen van het aantal doorverwijzingen naar kortdurende residentiele jeugdhulp in het vrijwillig kader. Het AB heeft bij de vaststelling van het Uitvoeringsprogramma 2017 aangegeven dat zij na het eerste kwartaal van 2017 geïnformeerd wil worden over de voortgang van en eventuele nieuwe oplossingen voor het terugdringen van het gebruik van de kortdurende residentiele jeugdhulp, aangezien daarop in 2016 sprake is geweest van een grote overschrijding en noodoplossingen. Er ligt een voortgangsnotitie voor van de MGR waarin naast de actuele stand van zaken ook drie oplossingsvoorstellen worden beschreven. In het overleg wordt verkend of deze drie oplossingsvoorstellen, alle drie out of the box, passen in de gewenste transformatie. VERSLAG SIMULATIE STUREN OP TRANSFORMATIE SOCIAAL DOMEIN REGIO NOORD LIMBURG PAGINA 2 VAN 5

3 Na de eerste simulatieronde werd er onder begeleiding van Harry ter Braak en Alinda van Bruggen gereflecteerd op hetgeen zich in de simulatie had voorgedaan en de betekenis daarvan in de eigen werkelijke praktijk. In de tweede ronde ontstond binnen de simulatie na enige tijd een discussie en dynamiek die veel meer over de werkelijkheid ging dan over de fictieve situatie van de simulatie. De vraag ontstond of dit misschien bewust in de simulatie was gestopt. Voor ons als begeleiders was het onvoorzien dat op enig moment buiten de gegeven rollen werd geacteerd. Blijkbaar was de eigen praktijk sterker dan de aangeboden simulatie. Enkelen waren hier blij mee, anderen minder. De echte problemen werden onwillekeurig bespreekbaar. Op het moment dat dat door de deelnemers werd herkend is geconcludeerd dat het nodig is nog eens verder met elkaar over de regie op de gezamenlijke processen van gedachten te wisselen. Robert Halffman zal als coördinerend gemeentesecretaris nadere voorstellen doen over de structuur waarin voldoende duidelijkheid kan worden geboden. Als afsluiting zijn de belangrijkste leer- en aandachtspunten naar aanleiding van de simulatie benoemd. LEER- EN AANDACHTSPUNTEN Hieronder noemen we de belangrijkste leerpunten die tijdens de bijeenkomst naar voren kwamen. Er lijkt een neiging te bestaan om vooral te sturen door middel van het inhoudelijke gesprek, door elkaar te overtuigen. Ondanks de handvatten die daarvoor in de rollen werden aangereikt werd in de simulatie (eerste ronde) nauwelijks aandacht besteed aan sturing door middel van financiële prikkels. Andere sturingsmechanismen, zoals door middel van informatie of door actoren te positioneren in het proces, kwamen in de simulatie wel naar voren maar lijken in de eigen praktijk niet heel gericht te worden ingezet. Wij hebben op basis van wat in de simulatie en de reflectie daarop naar voren kwam de indruk dat de gemeenten hun sturingsmogelijkheden slechts beperkt benutten en dat de effectiviteit van de sturing kan winnen bij het bewust inzetten van een breder repertoire. Naar partijen waarvoor de gemeente geen formele positie vervult zoals bijvoorbeeld de huisartsen is het inzetten van overtuiging als sturingsinstrument de enige mogelijkheid. De neiging bestaat om ook aan de overlegtafel vooral over inhoud te spreken. In de reflectie op de simulatie werd aangegeven dat dit ook in de werkelijkheid het geval is. Naast het hierboven beschreven aspect van beperkte inzet van sturingsrepertoire is daarbij ook gebrek aan scherpte over de bedoeling en rol van de overlegtafels aan de orde. Op dit moment bestaan daarover verschillende beelden en interpretaties. In het opdrachtgever-opdrachtnemer overleg tussen gemeenten en uitvoerende partijen, dat in zekere mate plaatsvindt aan de overlegtafels, is het nodig aandacht te hebben voor de belangen van de partijen. Door meer oog te hebben voor de belangen van gecontracteerde partners kunnen betere oplossingen en prikkels worden ingezet om de gewenste veranderingen te realiseren. De risico s van bepaalde keuzes werden niet besproken. Het verdient aanbeveling meer oog te hebben voor de risico s die voortvloeien uit de keuzes die gemaakt worden bij de gesprekken hoe de sturing en regie aan te vliegen. VERSLAG SIMULATIE STUREN OP TRANSFORMATIE SOCIAAL DOMEIN REGIO NOORD LIMBURG PAGINA 3 VAN 5

4 In de simulatie kwam scherp naar voren dat er verschillende beelden en verwachtingen bestaan ten aanzien van de (regie)rol van de MGR. Die verschillen maken het onmogelijk voor de MGR om naar ieders tevredenheid te opereren. Vanuit de MGR is er behoefte aan meer duidelijkheid over de rol en opdracht. In het gesprek hierover werd zichtbaar dat niet louter sprake is van onvoldoende heldere formulering van rol en opdracht, maar dat ook sprake is van serieuze verschillen in bestuurlijke visies. Bijvoorbeeld: o Sommigen ervaren een gebrek aan cijfers en analyses; aan informatie die nodig is om te kunnen sturen. Anderen zien dat juist niet als oplossing en pleiten ervoor minder instrumenteel te denken en meer de processen in de samenleving hun loop te laten gaan. o Ook ten aanzien van noodzaak en mogelijkheden voor sturing op professionals lopen de visies uiteen. Er is weinig gezamenlijkheid in perspectieven. Voor het functioneren van de MGR (en mogelijk ook andere onderdelen van de regionale samenwerking) is het van belang om die verschillen bespreekbaar te maken en mee te nemen in het formuleren van heldere verwachtingen en een eenduidige opdracht aan de MGR. Ook over de rol en functie van de ontwikkeltafels bestaat geen eenduidig beeld. Een deel van de bestuurders ziet de ontwikkeltafels louter als een overleg tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers ten behoeve van de contractering, terwijl anderen verwachten dat de ontwikkeltafels ook fungeren als verbetertafel. In het verlengde hiervan is er bij een deel van de deelnemers zorg over de vraag wie de regie heeft in het samenspel met de gecontracteerde aanbieders en of überhaupt iemand de regie heeft. De MGR faciliteert het overleg met de zorgaanbieders, de gemeenten zitten aan tafel. In welke mate is sprake van werkelijke regie? Er wordt aan de ontwikkeltafels wel gesproken, maar zonder urgentie. De bestuurders voelen zich te weinig gefaciliteerd, de MGR voelt zich te weinig bestuurd. De MGR wil graag een duidelijker opdracht, met de daarbij behorende bevoegdheden en middelen. De regierol van de MGR kan meer betekenen dan faciliteren: er moet ook gestuurd worden naar een duidelijk doel en gesignaleerd wanneer het niet goed gaat. Dan moet de MGR die rol ook van iedereen krijgen. Waar in het gesimuleerde overleg met de uitvoeringspartners vooral over inhoud werd gesproken (en weinig of niet over prikkels en belemmeringen in de sturing), werd in de gesimuleerde AB-vergadering van de MGR opvallend weinig inhoudelijk ingegaan op de geagendeerde vraag naar de gewenste richting van de transformatie. Dit kan deels een gevolg zijn geweest van de setting in de simulatie, maar in de reflectie werd door meerdere deelnemers aangegeven dat dit ook in werkelijkheid vaak gebeurt. Volgens sommigen is dat omdat het inhoudelijke gesprek plaatsvindt of moet plaatsvinden in het regionaal portefeuillehoudersoverleg, maar daarover was niet iedereen het eens. Bestuurders sturen hier niet, aldus een van de deelnemers. Verheldering van de rol en functie van de verschillende bestuurlijke gremia lijkt dus nodig. Als de focus van de MGR uitsluitend op inkoop gericht is, dan moet het bepalen van de koers van de transformatie elders belegd zijn, evenals het bepalen van een stelselstrategie. Als dat in het PHO Sociaal domein is, dan moet het transformatiebeleid daar ook handen en voeten worden gegeven, onder meer in een duidelijke vertaling naar de inkoopkaders voor de MGR. VERSLAG SIMULATIE STUREN OP TRANSFORMATIE SOCIAAL DOMEIN REGIO NOORD LIMBURG PAGINA 4 VAN 5

5 Daarnaast lijkt er vanuit het principe lokaal wat lokaal kan, en regionaal wat regionaal moet enige huiver te zijn om met elkaar over inhoudelijke visie en beleid te spreken. Bestuurders zitten in het regionaal overleg vooral als portefeuillehouder / opdrachtgever van hun gemeente, en minder als eigenaar (systeemverantwoordelijke)/ bestuur van de GR. Meer duidelijkheid over doel en functie van de GR en van de daar te behandelen zaken is noodzakelijk om de huiver voor verlies van eigen autonomie te verminderen. Ambtelijk wordt gewerkt aan een voorstel dat de rollen en functies van de verschillende gremia in de regionale overlegstructuur moet verhelderen. Wanneer helder wordt wat op welke tafel aan de orde is, kan ook de ambtelijke advisering verbeteren. Er werd ook kort stil gestaan bij de betekenis van arrangementen. Vorig jaar is besloten daar niet mee te gaan werken om te voorkomen dat je daarmee mogelijk innovatieve werkwijzen op voorhand dicht zou timmeren. Dat lijkt een onderwerp om het nog eens over te hebben. Daar word wel heel verschillend over gedacht. Er is behoefte aan ruimte in de regionale overlegstructuur om ook de voorwaarden, de concrete belangen, problemen en ontwikkelingen, maar ook leerervaringen in de gemeenten met elkaar te bespreken, te delen waarmee men bezig is en van elkaar te leren. Dat geldt voor kennisontwikkeling maar bijvoorbeeld ook voor grote bezuinigingsopgaven waarvoor sommige gemeenten zich gesteld zien. De gemeenten van deze regio delen veel in enthousiasme en ontwikkeling en kunnen nog meer aan elkaar hebben door elkaar meer te informeren. Samenvattend: Er is op veel manieren wel regie, maar gezamenlijk wordt dat ervaren als geen of geen duidelijke regie. In het gezamenlijke stelsel moet opgehelderd worden op welke wijze en door wie welk type regie wordt gevoerd Samen loop je als gemeenten veel risico wanneer je niet dezelfde focus hebt in een overleg en niet helder hebt wat je daaruit wilt halen Wat in de MGR en elders aan de orde is moet zich helder tot elkaar gaan verhouden Ook principiële discussies moeten een heldere plek krijgen De gemeenten moeten meer met elkaar delen wat de voorwaarden en belangen zijn van waaruit zij functioneren en ook voldoende zicht ontwikkelen ten aanzien van de partijen (gecontracteerden) waar mee samen gewerkt wordt Tot slot: wij hebben de sfeer in de bijeenkomst als plezierig en leergericht ervaren. Dat biedt een goede basis voor gezamenlijk verbeteren. Driebergen, 6 juli 2016 Harry ter Braak Alinda van Bruggen VERSLAG SIMULATIE STUREN OP TRANSFORMATIE SOCIAAL DOMEIN REGIO NOORD LIMBURG PAGINA 5 VAN 5