Crisiscommunicatieplan

Transcriptie

1 Crisiscommunicatieplan waterschap Hollandse Delta 2007 Auteurs Henny van Embden (MDco) Niels Robbemont (SPbl) Datum 19 juni 2007 Versie 3.0 Status Definitief

2 INHOUDSOPGAVE Pagina 1. Inleiding Doelstelling Opbouw van crisiscommunicatie Interne crisiscommunicatie Externe crisiscommunicatie Pers en media contacten Actiepunten 09 BIJLAGEN 8. Taakstelling van de afdeling Communicatie bij normale bedrijfsvoering Taakstelling van de afdeling Communicatie bij opschaling naar de 11 calamiteitenorganisatie 10. Taakstelling van het Waterschapsloket/Berichtencentrum bij 13 opschaling naar de calamiteitenorganisatie Crisiscommunicatieplan

3 1. INLEIDING Het Crisiscommunicatieplan maakt deel uit van het Calamiteitenplan van waterschap Hollandse Delta. In het plan zijn de uitgangspunten, doelstellingen en werkwijze van crisiscommunicatie bij waterschap Hollandse Delta geformuleerd. Crisiscommunicatie is de wijze van communiceren in tijden van crisis. Een crisis is een noodsituatie: een onverwachte gebeurtenis die kan leiden tot vergaande materiële en immateriële gevolgen voor het waterschap, waarbij onder tijdsdruk beslissingen moeten worden genomen. De reputatie van het waterschap kan daarbij worden geschaad. Als zich bij de taakuitoefening of bedrijfsvoering van waterschap Hollandse Delta een (dreigende) crisis voordoet vindt opschaling naar de calamiteitenorganisatie plaats, zoals beschreven in het Calamiteitenplan. Crisiscommunicatie wordt daarbij gezien als een essentieel proces in het kader van de calamiteitenbestrijding. Een crisis kan razendsnel uit de hand lopen door speculatie: omdat de tijdsdruk hoog is worden veronderstellingen als reëel aangenomen, en is de beeldvorming niet op feiten gebaseerd. Het gevolg is dat op basis van geruchten oordelen worden gevormd en acties worden bepaald, die op hun beurt weer onjuist zijn. Snel, consequent en duidelijk communiceren, met oog voor zakelijke en menselijke aspecten, is het uitgangspunt bij crisiscommunicatie. Uitgangspunt van crisiscommunicatie bij waterschap Hollandse Delta is dat communicatie van essentieel belang is bij de bestrijding van escalerende incidenten, calamiteiten, rampen en zware ongevallen. Daarnaast geeft crisiscommunicatie waterschap Hollandse Delta de mogelijkheid bij calamiteiten zijn ingezetenen, de pers en niet bij de calamiteitenbestrijding betrokken bestuurders en eigen s adequaat te informeren. Bij crisiscommunicatie wordt naar externen primair over de wijze van calamiteitenbestrijding door het waterschap gecommuniceerd. Crisiscommunicatie over overige onderwerpen laat waterschap Hollandse Delta over aan het betreffende bevoegde gezag. Crisiscommunicatie bij (dreigende) calamiteiten is altijd een activiteit die onder tijdsdruk en onder de druk van de omstandigheden zal moeten worden uitgevoerd. Deze factoren kunnen ertoe leiden dat crisiscommunicatie zal moeten worstelen tussen tijd, kwaliteit, volledigheid en bemoeienis van verschillende partijen. In een crisissituatie ligt voor alle communicatieactiviteiten dan ook het gevaar op de loer dat informatie te laat, onvolledig, onjuist, in een verkeerde context en/of door onbevoegde personen wordt gegeven. Met alle schadelijke gevolgen van dien, zowel voor de ingezetenen als voor de eigen organisatie. Dit geldt voor alle stadia van opschaling naar de calamiteitenorganisatie, maar ook in de fase van nazorg. Bij het beschrijven van processen wanneer een crisis zich manifesteert en de complexiteit of omvang groter is dan Hollandse Delta in het kader van zijn dagelijkse routines hanteert, kan het voorkomen dat crisiscommunicatie ondoelmatig plaatsvindt en er communicatieactiviteiten over het hoofd worden gezien. Goede informatievoorziening over de uitvoering van de kerntaken van het waterschap bij de aanpak van escalerende incidenten, calamiteiten en rampen is steeds het uitgangspunt van crisiscommunicatie. Crisiscommunicatieplan

4 2. DOELSTELLING Doelstelling van crisiscommunicatie bij waterschap Hollandse Delta is het snel, consequent en duidelijk communiceren van relevante informatie die van belang is voor doelgroepen die betrokken zijn of kunnen worden door het voordoen, dan wel de aanpak van escalerende incidenten, (dreigende) calamiteiten of rampen door het waterschap in samenwerking met andere overheden en diensten. Doelgroepen van crisiscommunicatie zijn: - eigen s en bestuurders (interne communicatie) - bij de calamiteitenbestrijding betrokken gemeenten en andere overheidsdiensten waarmee de wijze van crisiscommunicatie moet worden afgestemd (externe communicatie); - burgers en bedrijven (externe communicatie/publieksinformatie) - pers en media (externe communicatie/pers- en mediacontacten) Uitgangspunt bij elke uiting van crisiscommunicatie is dat het waterschap zich blijft richten op zijn kerntaken (core business), anders geformuleerd: de waterschap gerelateerde aspecten en of activiteiten bij de calamiteiten- en/of rampenbestrijding. De overige onderwerpen laat waterschap Hollandse Delta over aan de betreffende bevoegde gezagen. Crisiscommunicatie bij waterschap Hollandse Delta beperkt zich dus tot communicatie over de eigen taken, waarbij gezorgd wordt voor de afstemming met crisiscommunicatie van andere betrokken overheden en netwerkpartners. RIJKSOVERHEID KABINET - Minister-president (woordvoerder) DCC NCC DCC Departementaal Coördinatiecentrum Nationaal Coördinatiecentrum Departementaal Coördinatiecentrum Ministerie van Verkeer en Waterstaat Ministerie BZK Ministerie VROM - Minister van V&W - Minister van BZK - Minister van VROM (bestuurlijk woordvoerder) (bestuurlijk woordvoerder) (bestuurlijk woordvoerder) PROVINCIE ZUID-HOLLAND PCC Provinciaal Coördinatiecentrum - Commissaris van de Koningin (bestuurlijk woordvoerder) GEMEENTE(N) WATERSCHAP HULPVERLENINGSDIENSTEN HOLLANDSE DELTA GRS/GVS RCC/RVS Gemeentelijke Rampenstaf Regionaal Coördinatiecentrum * Gemeentelijk beleidsteam (GBT) * Waterschaps Beleidsteam (WBT) * Regionaal Beleidsteam (RBT) - burgemeester - dijkgraaf - coördinerend burgemeester (bestuurlijk woordvoerder) (bestuurlijk woordvoerder) (bestuurlijk woordvoerder) Gemeentelijk Management Team * Waterschaps Operationeel Team * Regionaal Operationeel Team (GMT) (WOT) (ROT/RegOT) - gemeentesecretaris - algemeen directeur - operationeel leider * Regiovoorlichter (ambtelijk woordvoerder) Gemeentelijke Actiecentrum * Waterschaps Actiecentrum * Commando Plaats Incident Communicatie (GAC) (WAC) (CoPI) * Gemeentevoorlichter * Communicatieadviseur * Politievoorlichter (ambtelijk woordvoerder) (ambtelijk woordvoerder) (ambtelijk woordvoerder) Crisiscommunicatieplan

5 3. OPBOUW VAN DE CRISISCOMMUNICATIE Crisiscommunicatie betreft niet alleen de interne en externe communicatie en het pers- en mediabeleid tijdens (dreigende) calamiteiten, maar geeft is ook adviserend en ondersteunend in uitvoerende zin aan bestuurders en alle s van waterschap Hollandse Delta over hoe zij met de communicatieve aspecten van de situatie moeten omgaan. Het ontvangen van juiste betrouwbare informatie op het juiste tijdstip garandeert te allen tijde dat er geen verkeerd beeld ontstaat van de situatie tijdens een incident of calamiteit. Goede en open informatievoorziening en strikte afspraken over externe communicatie en pers- en mediabeleid zijn van dan ook van wezenlijk belang. Dit betekent in de praktijk van de calamiteitenzorg in overleg met de beleidsadviseur calamiteitenzorg een werkinstructie crisiscommunicatie zal moeten worden opgesteld die steeds actueel moet worden gehouden en geoefend met de afdeling communicatie van waterschap Hollandse Delta. Deze werkinstructie (uitvoeringsregel) crisiscommunicatie zal zowel intern als extern in breder verband opgesteld, geactualiseerd en geoefend moeten worden. Voor bestuurders en s die bij de calamiteitenzorg betrokken worden moet duidelijk zijn welke informatie niet openbaar is en alleen in het kader van de operationele calamiteitenbestrijding met andere overheden en betrokken diensten uitgewisseld en kan worden, en welke informatie openbaar is en extern gecommuniceerd kan worden. Contacten met pers en media zijn bij crisiscommunicatie aan regels gebonden, waarbij eenduidige woordvoering vanuit het waterschap uitgangspunt is. De coördinatie van de interne en externe communicatie door het waterschap is een taak van het hoofd van de afdeling MDco die daartoe, afhankelijk van de mate van opschaling van de calamiteitenorganisatie, deel uit maakt van het Waterschaps Operationeel Team (WOT) of Waterschaps Beleids Team (WOT). Indien alleen een Waterschaps Actiecentrum (WAC) wordt ingesteld, maakt een communicatieadviseur daarvan standaard deel uit om, op basis van de situatierapportages die in het WAC worden opgesteld de interne en externe communicatiebehoefte te inventariseren en hierover te adviseren. De afstemming van de operationele informatievoorziening binnen het waterschap en van het waterschap met bij de calamiteitenbestrijding betrokken overheden en diensten is de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het WOT, WBT en/of coördinator van het WAC. Voor de uitvoering van de Crisiscommunicatieplan is scheiding van beleid en uitvoering, evenals bij de uitvoering van het Calamiteitenplan, het uitgangspunt. Crisiscommunicatie krijgt vorm op beleidsniveau. Dat betekent in de praktijk dat de crisiscommunicatie naar inhoud opgesteld wordt in het WBT onder andere op grond van informatie vanuit WOT en op basis van situatierapportages vanuit de Waterschaps Actiecentra (WAC s). Van essentieel belang is het goed functioneren van genoemde teams. De s van de afdeling MDco kunnen opereren vanuit een Ondersteuningsgroep Communicatie. Het afdelingshoofd van de afdeling MDco, maar dat kan ook een communicatieadviseur zijn die daartoe door het afdelingshoofd is aangewezen, maakt afhankelijk van de mate van opschaling altijd deel uit van het WBT of WOT. Crisiscommunicatieplan

6 Het Waterschapsloket wordt door de Ondersteuningsgroep Communicatie gevoed ten aanzien van zijn taak om bij calamiteiten, waarbij veel inkomende meldingen bij het waterschapsloket kunnen binnenkomen, betrouwbare laagdrempelige publieksinformatie te geven. Ook bij het communicatieve nazorgtraject vervult het Waterschapsloket een belangrijke functie. Vanuit het WBT of WOT beschikt het afdelingshoofd MDco communicatie danwel de daartoe aangewezen communicatieadviseur over een totaalbeeld van de situatie en kan daarmee de crisiscommunicatie handen en voeten geven, waarbij in overleg met het afdelingshoofd RLhh wordt bezien of ook het Waterschapsloket voor laagdrempelige publieksvoorlichting wordt ingezet, waarmee veel inkomende meldingen aan het waterschap door de s van het Waterschapsloket zelf direct kunnen worden afgedaan.. Berichtgeving via intranet en internet is eveneens een operationeel aspect van crisiscommunicatie die via de Ondersteuningsgroep Communicatie wordt verzorgd. Vanuit de Ondersteuningsgroep Communicatie zal ook het pers- en mediabeleid worden uitgevoerd, overeenkomstig besluitvorming hierover in het WBT. Uitgangspunt bij crisiscommunicatie is dat persinformatie uitsluitend per of per fax wordt verzonden. 4. INTERNE CRISISCOMMUNICATIE Bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie zal de de Ondersteuningsgroep Communicatie vanuit het WBT opdracht van het afdelingshoofd MDco krijgen om de interne communicatie op te starten. Operationeel is de Ondersteuningsgroep Communicatie verantwoordelijk voor de verspreiding van interne communicatie via intranet, en mobiele telefonie (sms) naar collegeleden, leden van algemeen bestuur en s. Vragen van collegeleden, leden van algemeen bestuur en s die (nog) niet direct bij de calamiteitenbestrijding betrokken zijn kunnen aan de Ondersteuningsgroep Communicatie worden gesteld. Het hoofd van de afdeling MDco zal er op toezien dat de interne communicatie niet gelijktijdig met de externe communicatie plaatsvindt. Voorkomen moet worden dat bestuur en s van Hollandse Delta van externe media vernemen wat er aan de hand is. Het hoofd van de afdeling MDco zorgt er ook voor dat rapportages vanuit de Waterschaps Actiecentra (WAC s), WOT en WBT direct naar de Ondersteuningsgroep Communicatie gaan en daar via de daartoe beschikbare middelen in de eigen organisatie worden verspreid. Updates in situaties waarbij de calamiteitenorganisatie reeds is geactiveerd worden voorzien van een toelichting voordat ze in de organisatie worden verspreid. Dit om interpretatiefouten te voorkomen. Crisiscommunicatieplan

7 5. EXTERNE CRISISCOMMUNICATIE Evenals bij de interne crisiscommunicatie zal het hoofd van de afdeling MDco vanuit het WBT de Ondersteuningsgroep Communicatie voor wat betreft de externe crisiscommunicatie laten opstarten. Operationeel wordt een communicatieadviseur verantwoordelijk gesteld voor pers- en mediabeleid en publieks-crisiscommunicatie die, na overleg met het afdelingshoofd RLhh, ook via het Waterschapsloket kan verlopen. Het opstarten van de calamiteitenorganisatie is ook het moment dat voor wat betreft de crisiscommunicatie telefonische publieksinformatie kan worden gegeven door het call center te activeren op basis van de overeenkomst van waterschap Hollandse Delta met het call center. Het opstarten van de calamiteitenorganisatie is het moment dat de interne en de externe crisiscommunicatie wordt opgestart. Bij veiligheidsdreigingen onderscheiden we wat externe crisiscommunicatie betreft als directe externe doelgroepen: burgers, bedrijven, getroffen gemeenten, regionale hulpverleningsdiensten, andere waterbeheerders en provincie. Uitgangspunt bij de externe crisiscommunicatie is dat het waterschap de regie voert en houdt over de informatiestroom. Voorkomen moet worden dat derden (media en belangengroepen) de boodschapper worden van informatie. Daarom snel met de berichtgeving worden gestart. Ook al is nog niet alles bekend. Daarna zal met een regelmaat de berichtgeving plaatsvinden. Als leidraad geldt dat ook als er niet altijd nieuws is te melden, de voortgang wordt gecommuniceerd. Hollandse Delta wil immers laten weten dat de aanpak van de calamiteit steeds alle aandacht krijgt. Bovendien krijgen anderen niet de kans in het informatiegat te springen. Met een constante berichtgeving bij crisiscommunicatie voorkomt Hollandse Delta geruchten, onzekerheid, ongeloof. Met bedanken voor hulp, medewerking, begrip en het opheffen van de calamiteitenorganisatie raakt de externe crisiscommunicatie tot in de fase van de nazorg. Tot deze fase van crisiscommunicatie rekent waterschap Hollandse Delta ook de mogelijke communicatie rondom eventuele schade-aansprakelijkheid, het herstellen van mogelijk imago-verlies. De fase van nazorg zal voor wat crisiscommunicatie worden afgesloten met een evaluatie van de gevoerde crisiscommunicatie. Voorlichting en waarschuwing bevolking Op grond van de Wet rampen en zware ongevallen is de gemeente, c.q. de burgemeester, verantwoordelijk voor het proces voorlichting en waarschuwing bevolking. Waterschap Hollandse Delta zal ten behoeve van dit proces ondersteunend zijn voor wat betreft het aanleveren van de relevante waterstaatkundige informatie die ten behoeve van een goede voorlichting en waarschuwing van de bevolking in de betreffende gemeente(n) nodig is. Het afdelingshoofd MDco zal daartoe contact leggen met het hoofd, danwel de hoofden Communicatie van de betreffende gemeente(n) met als doel de eigen en de gezamenlijke communicatiestrategie te bepalen. Crisiscommunicatieplan

8 6. PERS EN MEDIA Parallel aan de interne en externe crisiscommunicatie start de pers en media crisiscommunicatie. Waterschap Hollandse Delta informeert de pers zelf. Operationeel is het afdelingshoofd MDco verantwoordelijk voor het daadwerkelijk effectueren van de pers en media crisisinformatie. Het kan voorkomen dat de media een incident eerder oppikken dan het waterschap en direct een reactie van het waterschap vragen. Het opstellen van een persverklaring ligt dan voor de hand. Pers en media zullen zich concentreren op: - de plaats van de ramp, ooggetuigen, getroffenen; - het beleidscentrum dat de bestrijding op zich neemt; - het verifiëren van berichten per telefoon en per mail; - het publiek en de belangengroeperingen. De dijkgraaf is woordvoerder van het waterschap. Eventueel kan de dijkgraaf een woordvoerder aanstellen. Alle perscontacten blijven echter via het afdelingshoofd MDco lopen. Stelregel bij crisiscommunicatie is dat het waterschap het communicatiebeleid vaststelt en dat dat niet de journalisten zijn. Alle persmedia hebben toegang tot het eventueel in te richten perscentrum dat veelal in het waterschapshuis wordt ingericht. Wel moet de pers zich aan de richtlijnen houden van de Ondersteuningsgroep Communicatie. Niet alleen voor hun eigen veiligheid maar ook om hulpverleners en s van Hollandse Delta niet te hinderen. Voor commentaar verwijzen de s van het waterschap naar de Ondersteuningsgroep Communicatie. Een persconferentie wordt alleen maar gegeven als er werkelijk belangrijke zaken te melden zijn. De dijkgraaf geeft de persconferentie. Aan tafel zitten zo weinig mogelijk mensen. Het afdelingshoofd MDco opent de persconferentie en houdt de regie, en zal beginnen met het voorlezen van een persverklaring. Kaarten, tekeningen kunnen als steun worden gebruikt. Het inrichten van een perscentrum heeft alleen zin als de calamiteit omvangrijk is. Aan te raden is om de vergaderruimte van het WBT niet pal naast het perscentrum te situeren. Ondanks de extreme situatie is het toch altijd makkelijk om algemene informatie van het waterschap in het perscentrum voorradig te hebben, als naslagwerk. Verzoeken voor interviews worden via de Ondersteuningsgroep Communicatie naar het afdelingshoofd MDco geleid. Bij opschaling ligt het voor de hand dat de eindverantwoordelijkheid op beleidsniveau elders komt. En dat de burgemeester of coördinerend burgemeester in de betreffende regio de crisiscommunicatie op zich neemt. De crisiscommunicatie van waterschap Hollandse Delta zal dan hiermee door of vanwege het afdelingshoofd MDco worden afgestemd. De externe communicatie over de operationele calamiteitenbestrijding door het waterschap zelf, en de interne communicatie blijven daarbij echter als taken voor de Ondersteuningsgroep Communicatie van het waterschap Hollandse Delta bestaan. Crisiscommunicatieplan

9 7. ACTIEPUNTEN Actiepunten voor het voorbereiden op crisissituaties en het ondersteunen van de calamiteitenorganisatie met crisiscommunicatie. 1. Plaats algemene, maar steeds actuele, instructies voor bestuurders en s ten tijde van calamiteitenzorg op het intranet. 2. Maak goede afspraken met bestuurders over de informatiestroom via intranet bij het opschalen naar de calamiteitenorganisatie. 3. Houdt geplastificeerde telefoonkaarten beschikbaar voor alle bij calamiteitenzorg betrokken bestuurders en s. 4. Houdt het Actiecentrum Communicatie springlevend, dit is een taak van de afdeling MDco, c.q. de Ondersteuningsgroep Communicatie zelf. 5. Adviseer en ondersteun de voorzitters van het WBT en WOT voortdurend over ontwikkelingen voor wat betreft crisiscommunicatie, dit is een taak van het afdelingshoofd MDco of een een daartoe door het afdelingshoofd gemandateerde communicatieadviseur. 6. Crisiscommunicatie wordt in het kader van de calamiteitenzorg periodiek beoefend, er is daarbij sprake van opfrisbijeenkomsten, herhalings- en verdiepingstrainingen. 7. Om de kwaliteit van crisiscommunicatie optimaal te kunnen houden is het noodzakelijk om uitvoeringsregels vast te stellen over de gewenste bereikbaarheid en beschikbaarheid van het afdelingshoofd en communicatieadviseurs van de afdeling MDco buiten kantooruren. Crisiscommunicatieplan

10 BIJLAGEN Taakstelling van de afdeling Communicatie bij normale bedrijfvoering De afdeling MDco levert professioneel communicatie advies, ondersteuning, organisatie en uitvoering. Uitgangspunten hierbij zijn de organisatiedoelen van waterschap Hollandse Delta. Uitgangspunt bij alle communicatieprojecten is: * transparante communicatie; * gebruik van intranet en internet. Daarnaast zorgt de afdeling Communicatie voor communicatieprocessen en het uitbrengen van communicatieadvies aan afdelingen, directies en bestuurders van het waterschap. De taakverdeling (wie-doet-wat) binnen de afdeling is als volgt. Contactpersoon Gijs van Breda Fatima de Bruijn Heiltje Duijster Henny van Embden Ria van Es Monique van den Hoed Caroline van Kooten Niekerk Marije Neggers Nathalie de Rechter Arco van de Ree Ronald Snoei Linda Stok Rich Thomassen Tekstverwerking Joke de Kock Diewertje Mooi Ria Risse Taken - communicatiemanagement internet/intranet - redacteurenteam internet/intranet - financiën MDco - informatiebladen - ondersteuning externe communicatie - rondleidingen - bestuur - verkiezingen crisiscommunicatie - communicatie waterschapshuis Ridderkerk - pers en media - Delta.nu - ondersteuning interne communicatie - relatiegeschenken - accountmanager dijkgraaf, algemeen directeur en DT - afdelingshoofd - organisatie afdeling MDco - accountmanager SPbl - accountmanager Eiland Putten - jaarverslag - positionering WSHD - accountmanager directie Middelen - interne communicatie - Delta.nu - accountmanager regio IJsselmonde - huisstijl - jaarverslag - accountmanager Directie SP - accountmanager regio Hoeksche Waard - waterschapsrubriek - waterschapsloket - accountmanager SPpv, SPvb en SPgd - accountmanager regio Goeree-Overflakkee - accountmanager Directie BO - accountmanager Eiland Voorne - educatie - accountmanager Directie ZB - belastingen/svhw - platform duurzaamheid - adressenbeheer - documenten bewerken (huisstijl, stijl, spelling) *] - typen handgeschreven en ingesproken tekst - verzorgen mailings *] rapporten, brieven, notities, DB-stukken, beleidsbegrotingen, jaarrekeningen, beheersbegrotingen, meerjarenramingen. Crisiscommunicatieplan

11 Taakstelling van de afdeling MDco bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie Bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie wordt de afdeling Communicatie omgevormd tot een Ondersteuningsgroep Communicatie en bestaan de taken uit: * Bestuursondersteuning en Bestuurscommunicatie - advisering over communicatiestrategie - uitvoering van bestuurscommunicatie * Interne communicatie - informatievoorziening aan s via intranet, , telefoon, mobiele telefoon - informatievoorziening aan bestuurders via die door het bestuurssecretariaat wordt verzonden na ontvangst van de Ondersteuningsgroep Communicatie - informatievoorziening aan door het waterschap betrokken bedrijven via /telefoon * Externe communicatie - informatievoorziening aan (mede)overheden per /telefoon of nationaal noodnet - verschaffen van publieksinformatie via internet/waterschapsloket * Onderhouden van pers- en mediacontacten Bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie worden de werkzaamheden van de afdeling communicatie op de volgende plaatsen geconcentreerd: 1. WBT (in Kamer 505 op de 5 e etage van het hoofdkantoor JDW te Dordrecht); 2. Ondersteuningsgroep Communicatie (op de 4 e etage hoofdkantoor JDW te Dordrecht). Het afdelingshoofd MDco heeft bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie de volgende taken, en neemt daartoe deel aan de vergaderingen van het WBT of WOT: * het beoordelen van de situatie en verzamelen van informatie voor communicatiedoeleinden. * het adviseren van directie en bestuur over het specifiek te voeren (crisis) communicatiebeleid in de betreffende situatie; - woordvoering vanuit het waterschap - organiseren van persconferenties - onderhouden van pers- en mediacontacten - onderhouden van contacten met communicatiecentra van betrokken overheden - onderhouden van contact met de regionale rampenzender * het aansturen van de afdeling als Ondersteuningsgroep Communicatie; * het afstemmen van crisiscommunicatie met andere overheden. De Ondersteuningsgroep Communicatie heeft bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie de volgende taken: * vergaren van informatie bij interne afdelingen of actiecentra t.b.v. de crisiscommunicatie; * onderhouden van contacten met waterschapsloket/berichtencentrum en daarbij signaleren van vragen waarop een antwoord wordt verlangd; * screenen van de berichtgeving in de pers, zowel ten behoeve van het WBT als om zelf eventueel corrigerend te kunnen optreden; * onderhouden van pers- en mediacontacten; * onderhouden van contacten met gemeentelijke, regionale e.a. communicatieafdelingen * verzorgen van publicaties van mededelingen/persberichten op intranet en internet ten behoeve van de interne en externe crisiscommunicatie * vervaardigen van persberichten in opdracht van het hoofd van de afdeling/wbt * verzorgen van woordvoerderschap in opdracht van hoofd van de afdeling/wbt * organiseren van briefings en persconferenties in opdracht van het hoofd van de afdeling/wbt Crisiscommunicatieplan

12 De taakverdeling (wie-doet-wat) bij de Ondersteuningsgroep Communicatie is als volgt. Taak Wie Back-up Informatievergaring (intern/extern) - WAC s - WOT - WBT - Waterschapsloket - Mediascreening Bestuursondersteuning - Bestuursadvisering in WBT - Bestuurscommunicatie (woordvoering) Interne communicatie Medewerkers, bestuurders, bedrijven * Intranet * * Telefoon * Ordonans (BHV) Externe communicatie * Publieksinformatie * Internet Contacten overheden - Gemeenten - Regionale hulpdiensten - Regionale rampenzender RTV Rijnmond - Provincie - Rijkswaterstaat, Ministeries Pers- en mediacontacten - Persberichten - Persbriefings - Persconferenties Afdelingshoofd/ Communicatieadviseur Contentbeheerder Intranet Communicatieadviseurs - Regio GO - Regio VP - Regio IJD - Regio HW/D Contentbeheerder Internet Communicatieadviseur Afdelingshoofd Communicatieadviseurs/ s Communicatieadviseur Crisiscommunicatieplan

13 Taakstelling van het Waterschapsloket Het Waterschapsloket heeft bij opschaling naar de calamiteitenorganisatie de volgende taken: * het signaleren van vragen van het publiek en deze via het hoofd van de afdeling RLhh agenderen voor het WBT. * het beantwoorden van vragen van het publiek aan de hand van de door de Ondersteuningsgroep Communicatie opgestelde Vraag en Antwoordlijst. Het Waterschapsloket informeert via het hoofd van de afdeling RLhh de Ondersteuningsgroep Communicatie regelmatig over de aard en inhoud van de bij het waterschapsloket binnengekomen meldingen, vragen en opmerkingen. Inhoud van informatie die de Ondersteuningsgroep Communicatie z.s.m. aanlevert aan het hoofd van de afdeling RLhh, ten behoeve van het Waterschaploket. 1. Wat is er gebeurd? 2. Waar is het gebeurd? 3. Wanneer is het gebeurd? 4. Wat is de oorzaak? 5. Hoe lang gaat het nog duren? 6. Wat is de omvang van het getroffen gebied? 7. Wat zijn de gevolgen voor de volksgezondheid? 8. Welke maatregelen worden er door het waterschap (en andere overheden) genomen? 9. Welke maatregelen kan de bevolking zelf nemen? 10. Nadere informatie, doorverwijzen naar RTV Rijnmond, enz. Crisiscommunicatieplan