Communicatieconvenant

Transcriptie

1 Communicatieconvenant Versie Tussen studentenverenigingen Civitas Studiosorum Reformatorum Delft, Delftsche Studenten Bond, Delftsch Studenten Corps, D.S.V. Sint Jansbrug, K.S.V. Sanctus Virgilius en de Technische Universiteit Delft Communicatieconvenant

2 Inhoud 1. Inleiding Transparantie Code of Ethics Communicatie tussen studentenverenigingen en TU Delft met betrekking tot activiteiten bij studentenverenigingen Activiteiten Kennismakingstijd en introductieperiode Incidenten Maatregelen Media Communicatie tussen studentenverenigingen en TU Delft met betrekking tot klachten Communicatie tussen de studentenverenigingen VeRa ITA Slot en contactgegevens Ondertekening Communicatieconvenant

3 1. Inleiding Evenals de TU Delft onderstrepen de studentenverenigingen C.S.R., Delftsche Studenten Bond, Delftsch Studenten Corps, D.S.V. Sint Jansbrug en K.S.V. Sanctus Virgilius dat transparantie en een duidelijke communicatie tussen de TU Delft en de studentenverenigingen van essentieel belang is om hun maatschappelijke rol verantwoord uit te voeren. Studentenverenigingen zijn besloten verenigingen die evenementen en vormende activiteiten organiseren voor hun leden waarvan een groot deel studeert aan de TU Delft. Het communicatieconvenant heeft als doel de transparantie en communicatie tussen de TU Delft en de studentenverenigingen te bevorderen. De betrokken partijen zijn: Technische Universiteit Delft; Civitas Studiosorum Reformatorum Delft; Delftsche Studenten Bond; Delftsch Studenten Corps D.S.V. Sint Jansbrug; K.S.V. Sanctus Virgilius. De VerenigingsRaad Delft (VeRa), de Delftse kamer van Verenigingen, is het overkoepelende orgaan van studentengezelligheidsverenigingen. De VeRa tekent ter kennisneming dit document. Dit document bevat afspraken met betrekking tot de wijze waarop invulling kan worden gegeven aan de transparantie en communicatie vanuit de verenigingen richting de TU Delft en vice versa. In het bijzonder wordt er aandacht besteed aan de kennismakingstijd/introductieperiode. Deze periode kenmerkt zich door de vele activiteiten die de studentenverenigingen organiseren om de nieuwe studenten op een verantwoorde wijze te integreren in het studentenleven van Delft. 1.1 Transparantie De TU Delft heeft een belangrijke relatie met de studentenverenigingen in Delft; lidmaatschap van een studentenvereniging wordt door de TU Delft gezien als een kans voor haar studenten om zich snel thuis te voelen in Delft en om een stabiel sociaal netwerk op te bouwen. Bovendien bieden studentenverenigingen mogelijkheden om vaardigheden op te doen die van waarde kunnen zijn voor een volwaardig en een veelzijdig ingenieur. Studenten kunnen bij de vereniging bijvoorbeeld ervaring op doen in besturen, commissies of deelnemen aan sport-, cultuur- en carrière evenementen. Hoewel de verantwoordelijkheid voor het goede verloop van studentenactiviteiten bij de organiserende studentenvereniging ligt, zal door de (morele) steun aan de studentenvereniging door de TU Delft een buitenstaander (ouders, media, etc.) deze twee organisaties met elkaar associëren. Het is in het belang van de TU Delft en studentenverenigingen dat activiteiten op studentenverenigingen op goede en veilige wijze verlopen. Enerzijds vanuit het perspectief van het onderwijs, anderzijds vanuit het perspectief van maatschappelijke acceptatie en het welzijn van haar studenten respectievelijk (aspirant) leden. We zien de laatste jaren dat er expliciet aandacht is van leden, ouders en media voor de studentenverenigingen, met name betreffende kennismakingstijd. Hierbij is het duidelijk dat de kennismakingstijd maatschappelijk verantwoord dient plaats te hebben. Transparantie over activiteiten van studentenverenigingen is van belang om een goede samenwerking met en wederzijds vertrouwen tussen de TU Delft en de studentenverenigingen te kunnen realiseren. De studentenverenigingen geven de TU Delft duidelijkheid over de kaders van hun activiteiten en hoe zij deze voor en tijdens de kennismakingstijd communiceren (zie hoofdstuk 2.2). Een jaarlijkse reflectie op deze activiteiten zal in een gesprek worden gerealiseerd. Communicatieconvenant

4 Daarnaast is het voor de studentenverenigingen van belang dat de TU Delft openheid van zaken geeft over klachten en vice versa. Zo kunnen de verenigingen adequaat inspringen en maatregelen nemen bij activiteiten om incidenten in het vervolg te voorkomen en kan de TU Delft hierop eventueel acteren. Deze wederzijdse transparantie zorgt ervoor dat de Delftse student zo goed mogelijk aan zijn studie kan werken of beginnen en de TU Delft en de studentenverenigingen een goede relatie met elkaar hebben. Daarbij dient in acht te worden genomen dat studentenverenigingen zelfstandige, besloten verenigingen zijn. 1.2 Code of Ethics Een document dat naast dit convenant relevant is betreft de 'Code of Ethics' zoals afgesproken tussen de studentenverenigingen. Hierin wordt door de studentenverenigingen gezamenlijk beschreven wat hun kernwaarden, doelen en kernactiviteiten zijn. Uit de Code of Ethics volgt dat studentenverenigingen streven naar een academische en persoonlijke ontwikkeling van hun leden. Deze 'Code of Ethics' dient als leidraad voor de studentenverenigingen zelf en dient de transparantie naar de buitenwereld te bevorderen, waaronder naar de TU Delft. Als kernwaarden komen aan de orde: respect, integriteit en rechtvaardigheid. Als doelen komen aan de orde: verbondenheid, ontwikkeling en maatschappelijke betrokkenheid. Communicatieconvenant

5 2. Communicatie tussen studentenverenigingen en TU Delft met betrekking tot activiteiten bij studentenverenigingen De TU Delft heeft er baat bij op de hoogte te zijn van wat er gebeurt op de studentenverenigingen of binnen/tijdens de activiteiten van de verenigingen, omdat zij geassocieerd kan worden met incidenten die bij de studentenverenigingen plaatsvinden. De studentenverenigingen en de TU Delft hebben doelstellingen die overkoepelend en gelijkluidend zijn: de ontwikkeling en ontplooiing van de Delftse student. Hiervoor heeft iedere vereniging zijn eigen interpretatie en middelen, dus worden deze doelstellingen op verschillende manieren nagestreefd. Het communicatieconvenant legt een aantal communicatiemomenten tussen studentenverenigingen en de TU Delft vast, om daarmee transparantie tussen beide partijen te bevorderen. 2.1 Activiteiten Activiteiten op of van de studentenvereniging hebben, buiten de kennismakingstijd of introductieperiode bij sommige studentenverenigingen om, geen verplichte aard. Er zullen nooit activiteiten plaatsvinden waarbij er sancties opgelegd worden aan een lid bij afwezigheid bij deze activiteit. Buiten de kennismakingstijd wordt er verwacht dat leden zich op vrijwillige basis inzetten voor het draaiende houden van de vereniging. Binnen een studentenvereniging worden er hechte vriendengroepen gecreëerd. Binnen deze groepen is het normaal om samen aan activiteiten deel te nemen en te studeren. Er zal dus enige vorm van sociale druk zijn wanneer iemand uit zo'n groep zonder geldige reden veel activiteiten mist. Deze druk wordt niet uitgeoefend door bestuurlijke organen binnen de verenigingen. In de activiteiten, die door de studentenvereniging georganiseerd worden, zal altijd rekening gehouden worden met de studieverplichtingen behorende bij de studie die de (aspirant) leden zijn aangegaan bij de TU Delft. Studieverplichtingen prevaleren boven studentenactiviteiten. Zo wordt ernaar gestreefd grote activiteitenweken (zoals een diesviering) buiten de tentamenperiode te plannen. Veel activiteiten gehouden op studentenverenigingen komen voort uit tradities die voor een buitenstaander niet altijd op het eerste gezicht duidelijk zijn. De studentenverenigingen zullen proberen deze tradities en gebruiken uit te leggen en indien nodig aan te passen. De fysieke (fysiologische) en psychische gesteldheid van de studenten mag daarbij niet in het geding komen. Communicatieconvenant

6 2.2 Kennismakingstijd en introductieperiode Zoals hierboven al werd genoemd, zijn de kennismakingstijd en introductieperiode bij sommige studentenverenigingen verplicht. Bij elke studentenvereniging is dit een intensieve periode die veel vraagt van de (veelal) eerstejaars. Elke studentenvereniging wil graag openheid bieden over het programma en doel van deze periode. Omdat deze periode per studentenvereniging sterk verschilt, zal elke studentenvereniging hier zelf een document voor opstellen en plaatsen op haar website, zodat derden (eerstejaars, ouders van eerstejaars en ook de TU Delft) dit document online kunnen raadplegen. In dit document zal de globale planning en doel van de KMT uitgelegd worden. Om enige mystiek van de kennismakingstijd te behouden is het van belang voor de studentverenigingen dat de precieze inhoud van een aantal activiteiten niet vooraf bij de aspirant leden bekend is. Een opmerking van die strekking zal bij de beschrijving van de globale planning worden opgenomen. De (aspirant) leden zullen in ieder geval op geen enkele wijze belemmerd worden in het geven van openheid over deze activiteiten. Aspirant leden staan vrij om te praten over hun ervaringen. Communicatieconvenant Elk jaar zal er voordat de zomer aanvangt een formele bijeenkomst georganiseerd worden waarin het gesprek wordt aangegaan met de studentenverenigingen en de TU Delft om de kennismakingstijd en de introductieperiode door te spreken. Het gesprek dient ertoe om de spanning tussen de introductie van nieuwe studenten bij de studentenverenigingen en de start met de studie van deze studenten te minimaliseren. Deze afspraak zal gemaakt worden op initiatief van de studentenverenigingen, maar kan onderdeel vormen van andere besprekingen die reeds plaatsvinden. 2.3 Incidenten Wanneer er op een studentenvereniging of tijdens een van haar activiteiten een incident plaatsvindt, zal het College van Bestuur in vertrouwen op de hoogte worden gesteld van de aard en de omstandigheden van het incident. Er is in ieder geval sprake van een incident wanneer medische hulp is ingeschakeld, een hulpdienst is opgeroepen of wanneer de fysieke of psychische gesteldheid van de student in het geding was. De studentenverenigingen worden geacht zelf een juiste inschatting te maken van de ernst van het incident. Bij twijfel hierover dient altijd melding gedaan te worden. Wanneer de brandweer uitrukt voor een loze melding, wordt dit niet gemeld. Elk bestuur van een studentenvereniging kent haar verantwoordelijkheid als bestuurder en als burger en zal nooit schromen hulpdiensten in te schakelen wanneer dit volgens eigen inzicht nodig is. Communicatieconvenant Na een incident zal, naast het CvB, tevens de woordvoerder van de TU Delft worden geïnformeerd. Na elk incident zal er uiterlijk binnen twee werkdagen per mail informatie worden verstrekt aan de TU Delft betreffende: de aard van het incident, de toestand van de slachtoffers, de omstandigheden tijdens het incident en een zo goed mogelijke verklaring. Ook zal, waar mogelijk, een voorlopige oplossing beschreven worden om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. Voor deze mail is een format opgesteld. De studentenvereniging zal hierbij de een zo groot mogelijke transparantie nastreven. Communicatieconvenant

7 2.4 Maatregelen De TU Delft wordt door de verenigingen op de hoogte gesteld van de maatregelen die de studentenverenigingen treffen om incidenten te voorkomen en de veiligheid van leden te waarborgen. Het gaat hierbij om risico-inventarisatie en -beheersingsplannen, planmatig toezicht en advies- en, liefst onafhankelijke, toezichthoudende organen, protocollen ter voorbereiding van activiteiten en procedures om incidenten af te handelen. De TU Delft is bereid de verenigingen op hun verzoek te adviseren waar het de veiligheid in brede zin betreft. Communicatieconvenant Aan het begin van het collegejaar en aan het begin van de zittingsperiode van nieuwe besturen van studentenverenigingen zullen de studentenverenigingen en de TU Delft een kennismakingsgesprek hebben waarbij onder andere bovenstaande maatregelen kunnen worden besproken. Deze afspraak zal gemaakt worden op initiatief van de studentenverenigingen. 2.5 Media De TU Delft zal op de hoogte gebracht worden wanneer een studentenvereniging op een positieve dan wel negatieve manier media-aandacht ontvangt. De TU Delft streeft ernaar om studentenverenigingen te helpen om op professionele wijze om te gaan met media-aandacht. Communicatieconvenant Nadat een studentenvereniging in de media is gekomen (anders dan als gevolg van een incident) zal er binnen twee werkdagen contact opgenomen worden met de TU Delft. Hierbij zal tenminste de volgende informatie worden vermeld: het onderwerp waarmee de studentenvereniging in de media is gekomen en het medium waarin of waarop het is verschenen. Hiervoor is een format opgesteld. De TU Delft kan beslissen om het bericht te delen op haar eigen kanalen. Communicatieconvenant

8 3. Communicatie tussen studentenverenigingen en TU Delft met betrekking tot klachten Het komt voor dat een klacht over een studentenvereniging wordt ingediend bij de TU Delft. Om klachten goed te kunnen afhandelen is het van belang dat studentenverenigingen tijdig op de hoogte worden gesteld van de aard van een klacht en dat indien mogelijk de identiteit van de persoon (student) waarop de klacht betrekking heeft, bij de studentenvereniging bekend gemaakt wordt. Communicatieconvenant De TU Delft zal de indiener vragen of 1) contact opgenomen mag worden met de studentenvereniging van de student en 2) zal nagaan of de contactgegevens van de student en/of de indiener mogen worden gedeeld met die studentenvereniging. De TU Delft en de studentenverenigingen streven naar een optimale behandeling van de klacht, zodat enerzijds de privacy van de student wordt gewaarborgd en anderzijds de studentenvereniging voldoende informatie ontvangt om de klacht te onderzoeken en zo nodig maatregelen te nemen. De betrokken studentenvereniging verleent haar volledige medewerking aan het onderzoeken van de klacht en reageert voortvarend op een verzoek van TU Delft. TU Delft kan zich bij het onderzoek laten bijstaan door een extern bureau. Communicatieconvenant

9 4. Communicatie tussen de studentenverenigingen Er zijn twee organen om de communicatie tussen de studentenverenigingen te bevorderen in het algemeen en over de kennismakingstijd en de introductieperiode in het bijzonder. 4.1 VeRa VeRa staat voor de VerenigingsRaad. Bij de VeRa zijn 15 verschillende Delftse studentenverenigingen aangesloten, waaronder de vijf bovengenoemde studentenverenigingen. De VeRa heeft een wekelijks overleg. Hier worden zaken zoals politieke ontwikkelingen met betrekking tot studentenverenigingen, activiteiten waar meerdere studentenverenigingen belang bij hebben en ervaringen besproken. Dit orgaan biedt ook mogelijkheden voor studentenverenigingen om een kritische blik te werpen op het beleid van anderen en verbeteringen door te voeren op de eigen gebruiken. 4.2 ITA ITA staat voor Introductiedagen Terugkoppeling en Advies. Het functioneren en instrueren van de ITA valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de verenigingen en niet onder die van de TU Delft. De ITA bestaat uit een afgevaardigde van Delftsch Studenten Corps, Delftsche Studenten Bond, K.S.V. Sanctus Virgilius en D.S.V. Sint Jansbrug. Dit zijn oud-leden van de studentenverenigingen. De ITA draagt geen verantwoordelijkheid over het verloop van de introductiedagen van de studentenverenigingen. De ITA bestaat slechts als controleorgaan. Leden van de ITA kunnen onaangekondigd controleren tijdens de kampen en sociëteitsgedeeltes van de kennismakingstijd. De ITA wordt in de gelegenheid gesteld aanwezig te zijn op alle activiteiten tijdens de kennismakingstijd. De ITA let op grensoverschrijdend gedrag. Wanneer gedrag wordt waargenomen dat in de ogen van de ITA niet wenselijk is, dient de ITA haar feedback zo spoedig mogelijk schriftelijk, per mail of mondeling over te brengen aan het studentenverenigingsbestuur, afhankelijk van de ernst van de situatie. Wanneer er naar de mening van de gehele ITA niet correct gehandeld wordt door de studentenvereniging naar aanleiding van waargenomen grensoverschrijdend gedrag, kan de ITA besluiten professionele instanties in te schakelen. Het functioneren van de ITA en haar terugkoppeling en adviezen worden door de verenigingen betrokken bij het jaarlijks overleg met de TU Delft. Communicatieconvenant

10 5. Slot en contactgegevens Het College van Bestuur zal jaarlijks een kennismakingsgesprek organiseren met de nieuwe voorzitters/nieuwe bestuur van de studentenverenigingen om dit convenant door te nemen en de afspraken te actualiseren en te continueren. Bij een wissel van bestuur van een van de genoemde studentenverenigingen, zal de studentenvereniging er zelf zorg voor dragen dat de kennis over dit document wordt overgedragen. Bij contact naar de TU Delft altijd de woordvoerder in de CC zetten. TU Delft CvB : Anka Mulder Peter Wieringa vicerector-cvb@tudelft.nl (contactpersoon TU Delft) Verenigingen Civitas Studiosorum Reformatorum Delft A: Oude Delft BA Delft T: E: praeses@csrdelft.nl abactis@csrdelft.nl Delftsch Studenten Corps A: Phoenixstraat AL DELFT T: E: presisen@delft.corps.nl archisen@delft.corps.nl Delftsche Studenten Bond A: Oude Delft BE Delft T: E: president@delftschestudentenbond.nl secretaris@delftschestudentenbond.nl D.S.V. Sint Jansbrug A: Oude Delft CD Delft T: E: president@sintjansbrug.nl vicepresident@sintjansbrug.nl K.S.V. Sanctus Virgilius A: Oude Delft BC Delft T: E: vz@virgiel.nl extern@virgiel.nl Verenigingsraad VerenigingsRaad Delft A: Oude Delft CD Delft E: vera@tudelft.nl Communicatieconvenant

11 6. Ondertekening Onderstaande partijen tekenen op 17 augustus 2017 te Delft het communicatieconvenant. Namens TU Delft: getekend Namens C.S.R.: getekend Namens DSB: getekend Namens DSC: getekend Namens Sint Jansbrug: getekend Namens Sanctus Virgilius: getekend Onderstaande partij tekent op 17 augustus 2017 te Delft voor kennisneming van dit document: Namens VeRa: getekend Communicatieconvenant