Infobundel. Aanwervingsprocedure en wervingsreserve van 2 jaar. Administratief deskundige Personeelszaken Voltijds (38/38u) Contractueel

Transcriptie

1 Infobundel Aanwervingsprocedure en wervingsreserve van 2 jaar Administratief deskundige Personeelszaken Voltijds (38/38u) Contractueel Na het verstrijken van een contract van bepaalde duur van 12 maanden en op grond van een gunstige evaluatie, volgt een aanstelling in een contract van onbepaalde duur. Hierbij vindt u de werktijden, de functiebeschrijving, de indeling van niveaus, de toelatingsvoorwaarden, de algemene aanwervingsvoorwaarden, de aanwervingsprocedure en beoordelingscriteria en info in verband met de wervingsreserve. 1

2 Werktijden De arbeidsduur wordt vastgesteld op 38/38 aan de hand van de hieronder beschreven werktijden: Weekdag glijtijd kerntijd 1 glijtijd kerntijd 2 glijtijd maandag uur uur uur uur uur dinsdag uur uur uur uur uur woensdag uur uur uur uur uur donderdag uur uur uur uur uur vrijdag uur uur uur uur De verplichte middagpauze is minimum dertig minuten en maximum anderhalf uur. ADMINISTRATIEF DESKUNDIGE PERSONEELSZAKEN Functiebeschrijving Team Leidinggevend/ Niet-leidinggevend Directe leidinggevende en eerste evaluator Graad Functie Niveau Rang Weddecategorie Personeelszaken Niet-leidinggevend Teamverantwoordelijke Personeelszaken Administratief deskundige Administratief deskundige Personeelszaken B Bv B1-B2-B3 Hoofddoel van de functie - Het formuleren van adviezen, het ontwikkelen van initiatieven en het uitvoeren van diverse ondersteunende administratieve en technische taken teneinde bij te dragen tot een optimale en efficiënte werking van de dienst. - Kan door de teamverantwoordelijke binnen het team flexibel ingezet worden om zo een tijdelijke grotere werklast op te vangen en de dienstpermanentie te verzekeren. Dit na overleg tussen de teamverantwoordelijke en de medewerker. 2

3 Resultaatsgebieden Resultaatgebied 1 Werving en selectie - Opmaak, opvolgen en afronden dossiers bij de aanwervingsprocedures; - Opmaak, opvolgen en afronden dossiers bij de bevorderingsprocedures; - Opmaak, opvolgen en afronden dossiers van jobstudenten, monitoren, animatoren en vrijwilligers; - Opmaak, opvolgen en afronden van dossiers van tewerkstellingen van stagiairs in het kader van onderwijs; - Opmaak, opvolgen en bijsturen van de onthaalbrochure; - Onthaal nieuwe personeelsleden; - Opvolgen ontslagprocedures; - Opvolging ontslagname wegens pensioenleeftijd; - Opvolgen pensioendossiers; Resultaatgebied 2 Sociale documenten - Opmaak van sociale documenten van de RVA (C131A, C131B, C4, jeugdvakantie...), GSD-V (aanvraag geboortepremie, huwelijkspremie...), ziektedocumenten van de mutualiteiten (via de site van de Sociale Zekerheid), RSZPPO (kraamgeld, kinderbijslag...); - Interne communicatie aan het personeel over sociale wetgeving; Resultaatgebied 3 Arbeidsovereenkomsten - Besluit gemeentesecretaris opmaken voor de jaarweddebepaling bij indiensttreding; - Besluit gemeentesecretaris opmaken voor de valorisatie van anciënniteit van vorige werkervaringen; - Besluit gemeentesecretaris opmaken voor de vaststelling van het arbeidsrooster; - Organiseren van een medische controle bij de arbeidsgeneesheer bij indiensttreding; - Organiseren van de periodieke medische controles; - Opmaak arbeidscontracten conform de geldende wetgeving; Resultaatgebied 4 Loonberekening - Voorbereiden en opvolgen dossiers dagelijks personeelsbeheer; - Opmaak personeelsbudgetten; - Beheren loonadministratie; - Beheren vakantiegeld, eindejaartoelage en alle andere vergoedingen; - Vaststellen en opvolgen verlofdagen; - Terugvorderingen vertrekvakantiegeld vorige werkgevers; - Presentiegelden mandatarissen; 3

4 Resultaatgebied 5 Dimona-aangifte - Onmiddellijke aangifte van elke tewerkstelling; - Onmiddellijke aangifte van elke uitdiensttreding; Resultaatgebied 6 RSZ en belastingen - RSZPPO aangifte en opvolging; - RSZPPO-controle begeleiden; - Maandelijks de bedrijfsvoorheffing controleren en ter betaling doorgeven aan team Financiën; Resultaatgebied 7 Sociale voordelen - Hospitalisatieverzekering opvolging en nieuwe aansluitingen, beheer van de polis; - Maaltijdcheques opvolgen; - Geschenkpremies met vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen; - Vergoedingen van de kosten voor het woon- werkverkeer (fiets of openbaar vervoer); - Begrafenisvergoeding; - GSM, smartphone, tablet en PC voor werknemers; Resultaatgebied 8 Opvolgen functioneringsgesprekken en evaluaties - Ondersteuning geven aan de leidinggevenden in het voeren van functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken; - Bijhouden van een klassement van alle functionerings-, opvolgings- en evaluatieverslagen en de evaluatieresultaten; - Vanuit de functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken reflecteren naar de vormingsbehoeften; Resultaatgebied 9 Functiebeschrijvingen - Opmaken van uniforme, kernachtige, accurate en herkenbare functiebeschrijvingen; - Opmaak van een functie-invulling die het belang van organisatie en individu maximaal combineert; - Het afstemmen van de functiebeschrijvingen met het competentiewoordenboek; - Zorgen voor de integratie van de functiebeschrijvingen binnen het proces van de functionerings-, opvolgingsen evaluatiegesprekken; 4

5 Resultaatgebied 10 Competentiewoordenboek - Opmaken van competentieprofielen per functie om gericht te werken aan de versterking van de competenties van medewerkers door een goed uitgangspunt te bieden voor de beoordeling van medewerkers in hun functioneren; - Het koppelen van de juiste competenties aan de verschillende functies en neerschrijven in een competentiewoordenboek; - Competenties zodanig beschrijven in een competentiewoordenboek zodat ze verwijzen naar het concreet toepassen van kerncompetenties, functiespecifieke competenties, kennis (expertise), gedrag, inzet en attitude en dit zowel in algemene zin als op beroepsgericht vlak; Probleemanalyse Gedragscompetenties Stelselmatig ontleden van situaties, oorzaken opsporen en verbanden zien in complexe probleemgebieden. Oordeelsvorming Problemen en situaties in een meer omvattend kader plaatsen waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat. Omgevingsbewustzijn Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappij, politieke en economische ontwikkelingen en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie. Flexibel gedrag Indien zich problemen of kansen voordoen de eigen gedragsstijl veranderen teneinde het gestelde doel te bereiken. Kwaliteitsgerichtheid Hoge eisen stellen aan kwaliteit van producten en diensten en daarnaar handelen. Voortgangsbewaking Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken en activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen. Klantgerichtheid Denken en handelen vanuit de wensen en behoeften van de klant waarbij een hoge prioriteit wordt geven aan servicebereidheid en klantentevredenheid(extern en intern). Procedures en procesbeheer Vaktechnische competenties * kan een procedure lezen en toepassen * kent de procedures van de entiteit in grote lijnen en weet waar ze terug te vinden zijn 5

6 Projectmatig werken * kan meedraaien in een project * kan van tevoren vastgestelde resultaten centraal plaatsen * kan binnen de vooropgestelde timing werken Gemeentedecreet * kent de grote lijnen van de huidige wetgeving en kan zelfstandig informatie verzamelen Beginselen van behoorlijk bestuur en openbaarheid van bestuur * kent de grote lijnen van de huidige wetgeving en kan zelfstandig informatie verzamelen Overheidsopdrachten * kan de wetgeving en regelgeving correct toepassen Sociale wetgeving, rechtspositieregeling en vakbondsstatuut * kent de grote lijnen van de huidige wetgeving en kan zelfstandig informatie verzamelen Tekstverwerking * kan werken met: kop- en voettekst, alinea, paginanummering, opsomming, tabellen, tekstrichting, tabs * kan bestanden zoeken en beveiligen * kan taaleigenschappen in een tekst gebruiken: spellingscontrole, autocorrectie, zoeken en vervangen * kan werken met inhoudstafels Outlook * kan een leesbevestiging vragen * kan mailberichten door automatische herinnering opvolgen * kan een mailing versturen * kan terugkerende afspraken maken * kan een taakverzoek aanmaken, lezen, erop reageren * kan notities maken, groeperen, indelen in categorieën * kan een distributielijst opmaken, kan een adressenlijst maken en beheren * kan contactpersonen aan mailberichten, taken of afspraken koppelen * kan persoonlijke mappen aanmaken, beheren en archiveren * kan items gestructureerd opslaan Software eigen aan de functie * kan vlot werken met alle functies van de software eigen aan de functie 6

7 De indeling van niveaus De functies worden ingedeeld in vijf niveaus. De niveaus stemmen, met uitzondering van de niveaus D en E, overeen met een diplomavereiste van een bepaald onderwijsniveau. De niveaus en de daarmee overeenstemmende diploma s of getuigschriften zijn: 1 niveau A: ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs ofwel een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs; 2 niveau B: ofwel een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs; 3 niveau C: een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs; 4 niveau D: geen diplomavereiste, behalve wanneer in de functiebeschrijving specifieke vereisten zijn opgenomen; 5 niveau E: geen diplomavereiste. De toelatingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een betrekking (functie) bij het gemeentebestuur Stekene moeten de kandidaten: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. a. voor een statutaire functie: Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondstaat. b. niet tegenstaande punt a: voor een statutaire of contractuele betrekking (functie): Belg zijn als de uit te oefenen functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de vrijwaring van de belangen van het bestuur. De volgende functies zijn voorbehouden voor Belgen: gemeentesecretaris, financieel beheerder, leden van het managementteam, stedenbouwkundig ambtenaar, milieuambtenaar, interne preventiedeskundige en informaticus 4. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid op het werk. De algemene aanwervingsvoorwaarden De kandidaten dienen het bewijs te leveren dat zij voldoen aan deze algemene aanwervingsvoorwaarden. Het passende gedrag, vermeld in punt 1, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maanden oud is. Als daarop ongunstige vermeldingen voorkomen, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen die hij samen met het uittreksel aan het gemeentebestuur bezorgt. De aanstellende overheid oordeelt over de inhoud van het uittreksel en neemt de opmerkingen van de sollicitant in overweging. Bij de beoordeling houdt de aanstellende overheid rekening met het dienstbelang, de waardigheid van de desbetreffende openbare functie en de aard van de te begeven betrekking (functie). 7

8 De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 4, moet voorafgaand aan de indiensttreding vastgesteld worden. Om in aanmerking te komen voor aanwerving moeten de kandidaten: 1 Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2 Slagen voor de selectieprocedure. Bovendien moeten de kandidaten voor de functies in de administratieve en technische basisgraad van niveau A, B en C: voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is. De aanwervingsexamens en beoordelingscriteria De algemene regels voor de selectietechnieken zijn: 1. Een schriftelijk selectiegedeelte bestaande uit drie proeven: a) Het samenvatten en kritisch becommentariëren van een tekst over een onderwerp van algemene aard op het peil van de te begeven functie. b) Grondige kennis van specifieke wetgeving voor de functie binnen het publiek-, administratief- en/of burgerlijk recht c) Een geïntegreerde gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitvoering van de functie kan voordoen waarbij onder andere het financieel inzicht, de planning- en rapporteringsvaardigheden worden beoordeeld. 2. Een assessment gedeelte Hierbij worden aan de hand van een competentiegericht, gedragsgericht interview, persoonlijkheidsvragenlijsten en vaardigheidsproeven en assessmentoefeningen, die toelaten het gedrag van de kandidaat te observeren en in kaart te brengen, nagegaan in welke mate de kandidaten over de voor de functie van belang zijnde competenties beschikken. De geslaagde kandidaten van het schriftelijk gedeelte worden aan dit selectiegedeelte onderworpen. 3. Een mondeling selectiegedeelte Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn/haar motivatie en zijn/haar interesse voor het werkterrein. De geschikt bevonden kandidaten van de assessment gedeelte worden aan dit selectiegedeelte onderworpen. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten voor elk selectiegedeelte zestig procent van de punten behalen. Indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien vijftig procent van de punten behalen op elk van die proeven. Bij de selectie wordt een selectiegedeelte, zijnde het beoordelen van competenties via een assessment center voorzien. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten de vermelding geheel geschikt of geschikt bekomen. De kandidaten worden in een volgorde opgenomen volgens puntenaantal binnen de beoordelingsmogelijkheden geheel geschikt, daarna geschikt en daarna niet geschikt voor het assessmentgedeelte. Het assessmentgedeelte is uitsluitend. 8

9 Niet vergelijkende selectieprocedure De niet vergelijkende selectieprocedure resulteert in een vorm van alfabetische rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten op basis van hun eindresultaat. De aanstellende overheid kiest een kandidaat uit de geschikt bevonden kandidaten die de gevraagde bewijsstukken bezorgd hebben, op basis van een vergelijking van de titels en verdiensten in het licht van het competentieprofiel. Bij de toepassing kiest de aanstellende overheid de meest geschikte kandidaat op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten worden in de wervingsreserve opgenomen in alfabetische volgorde met vermelding van het behaalde resultaat. Na een vacature worden telkens de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten van de wervingsreserve schriftelijk geraadpleegd om de vacature te vervullen. Onder de kandidaten die binnen de vooraf vastgestelde termijn schriftelijk te kennen geven dat ze de betrekking (functie) willen aanvaarden, wordt een kandidaat gekozen op basis van een vergelijking van de titels en verdiensten voor die betrekking (functie). Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Een geraadpleegde kandidaat kan éénmaal een aangeboden statutaire betrekking (functie) of contractuele betrekking (functie) van onbepaalde duur weigeren zonder zijn plaats in de wervingsreserve te verliezen, op voorwaarde dat hij zijn kandidatuur naar aanleiding van de weigering binnen de veertien dagen schriftelijk bevestigt. Bij een tweede weigering van een aangeboden betrekking (functie) wordt de kandidaat automatisch uit de wervingsreserve geschrapt. Hij wordt daarvan op de hoogte gebracht. Kandidaten opgenomen in een wervingsreserve, die definitief en schriftelijk een aanstelling verzaken, verliezen hun aanspraken en worden in de reserve geschrapt. Hetzelfde geldt voor de kandidaten die hun kandidatuur niet bevestigen binnen de veertien dagen wanneer zij daartoe door het gemeentebestuur, naar aanleiding van een vacature, worden uitgenodigd. 9